Praesidium vergadering 8 19 november 2012

Transcriptie

1 Praesidium vergadering 8 19 november Niet aanwezigen (gemeld) Esther, Janna, T Seyen, Jannes, Meynen, Gert 2. Goedkeuring verslag - aanpassen: zin van Annelies naar Ine over shiften - Sophie: opruimers hebben de laatste shift (omdraaien rollen), nog nooit gehoord zelf shiften kiezen (masterstudenten beter tap omdat ze al zo lang in praesidium zitten), als geen goeie plakshiften ook geen goeie werkshiften op temptation - Goedgekeurd 3. Fotowedstrijd - Weinig respons - Terechte winnaars - Voorbije twee maanden insturen - Enkel insturen foto s van vorige vakantie - Nu niet op facebook minder respons - Winnaars: Daan Stoks & Mart Grommen filmtickets 4. 24urenloop - Winst gemaakt - Quaestoren chemika: nog niks laten weten - Shiften: veel mensen die nog steeds verbaasd zijn van sprinkhanen prijs gewonnen: vat atmosfeer feestje (Maarten BIOS regelen) - Iedereen die meegewerkt heeft mag dan komen 5. Sport - Binnen twee weken Gent (hoe laat weten we nog niet) - Morgen aardbal: bios geeft 2 flessen jenever gratis voor de deelnemers wij mogen dit ook doen als we willen: budget 150euro wel iets voorzien voor die avond mogelijkheid om dit te doen op tijd doorgeven! - OHL: heel leuk, goede sfeer, 50 mensen - Gent: zaalvoetbal Leuven en in Gent ook mensen? Wie blijft hier? bespreken wie hier blijft

2 - Binnen paar weken muurklimmen - 24uren: nog steeds mensen die hun tombola niet binnengedaan hebben als ze een shift van LOKO hebben gedaan - We staan eerste bij veldvoetbal - 24uren: nu minder shiften dan vorig jaar? JA omdat Stéphane vroeg voor minder shiften wegens excursie 6. Cultuur: filmavond - In orde - Minder volk dan eerste keer - Het was gratis - Geld van filmavond is in orde via quiz, fatsoenlijk genoteerd: IN ORDE 7. Doopfeestje - t Vervolg geen probleem - Dik in orde - Medewerkers feest blij: geen shiften - Als kleine zaaltje gemaakt is, terug daarin - Leuker in het café zelf - Quaestor moest achter mensen lopen voor een stempel voor goedkoper drinken andere methode! (iedere feestmedewerker een uur aan de inkom zetten en een stempel geven) 0 gedraaid (buiten het vat) - Niemand wist dat er een stempel was (van de feestvierders) 8. Doop - Klein beetje geld over - Dagdoop heel leuk, maar wel uitgelopen omdat ze het zelf heel goed wilden doen - Heel herkenbaar in Leuven (helden) - 1 ste jaars niet op hun mondje gevallen - 1 e jaars feestje afgesloten 9. Quiz - Winst - Powerpoint schoonheidsfoutje - Niets misgelopen - Prijzentafel zag er heel leuk uit - Goed georganiseerd - Soms iets te veel uitleg, maar wel leuke rondes - Te snel op elkaar gevolgd (vragen) - te lange inleiding voor de vragen

3 - Zaal anders schikken voor de beamer niet mogelijk in deze zaal: eerder centraal plaatsen - Geluid beter regelen - Thema s: niet altijd geschikte vraag stellen (is best moeilijk) 10. Massacantus - Het was tof - Alex: shift doen geen briefing gekregen, het was leuk, maar mocht professioneler: wat mogen we wat niet? Eline heeft vaak g d, pas heel laat terugg d: gewoon daar zien zeiden ze, maar voor volgend jaar wat beter organiseren - Chaotisch 11. AKV - Verdeling kaarten massacantus: weinig, maar toch veel moeite moeten doen om ze verkocht te krijgen - Volgende keer: hoe groot praesidium hoe groot studentenaantal nog simulaties uitgewerkt worden hoe dit juist gaat zijn - Kaarten verdelen via studentenaantallen, mensen die meewerken of shiften doen: gratis binnen - Wina doet moeilijk binnen scientica als zij weg zijn: cudi weg en weinig vertegenwoordiging we hebben ze nodig winst verdelen via studentenaantallen: is het niet beter via aanwezigheid? Is niet mogelijk! goed compromis gevonden samen met Wina - Je mag het altijd zeggen als er vragen zijn over scientica - Leuk dat de praesides vertellen wat er gezegd is op de AKV, want zij vertegenwoordigen ons - Agenda LOKO voor de AV pas laat krijgen, dus onze mening niet vragen o Huisvesting masterplan LOKO Residenties gesubsidieerd en niet gesubsidieerd hebben onderhoud nodig Geld nodig Waar halen we het geld? (10 à 20 jaarr huisvesting) Verhogen huurprijzen met 3% of gratis huurmaand afschaffen? Welk van de twee doen? Asbest verwijderen, nieuwe ramen Elk jaar al opslaan! Als huurmaand weg, helemaal geen opslag in komende maanden???? huisvesting gaat altijd omhoog Gratis huurmaand is enkel luxe, geen noodzaak

4 Gesubsidieerde zeker gratis maand Ookal twee weken zitten, toch maand betalen Voordelig als veel herexamens (extra maand) 1à2 herexamens dan kan je even goed op en neer gaan Ook mensen die vakantiewerk doen in Leuven Stemming: 5 verhogen 3% - 10 gratis huurmaand afschaffen 6 onthouding Resultaat vertegenwoordigen! LOKO geeft advies, ook raad voor studentenvoorzieningen orgaan sociale dienst beslist uiteindelijk Wij hebben enkel een stem, geen beslissing consensus 12. Lokomotion - Donderdagavond - Kaarten 5 - Shift: gratis in zaal waar je werkt - Geld van scientica dus geen quaestoren 13. Themafeestje - M van Merkator - Odil veel shiften! (nadeel) - Zijn er ook andere mensen die nog een shift willen doen dan? - Iedereen van feest moet opruimen! - Steeds de laatste shift nog open: maar feest moet dit doen, want toch opruimen - KAS + 2 mensen dranken achter de toog - Kas kan je enkel op de toog zetten: goed naar de kas kijken!!! - Per anderhalf uur 4 à 5 man nodig (ook stewards) - Shiftenlijst staat op feestgroep op apokalyps zetten - Het gaat wel lukken eventueel qua shiften - Niets geven aan mensen die verkleed zijn, want het thema is heel ruim - Vorig jaar: amaretto shotje (romeins) gratis -> maar voor odil eigen drank: man komt heel vaak controleren, dus gaat moeilijker - 6euro per geopende fles betalen nog geen antwoord hoe het systeem werkt - m&m s op de toog zetten - Croque monsieurs halftime? Staat nog niks vast - Stuarts: vestjes bij loko waarborg betalen per jas! 14. IFR - Supporteren voor Merkator want stemmen tellen - 50% van de stemmen hangen af van het publiek - Inkom 1 euro

5 - Pintjes 0,5 euro - Volgende week donderdag 29 ste MERKATORSITE AANVULLEN VOOR ELKE ACTIVITEIT (minimum maand op voorhand) 15. Sinterklaascantus - Ambiorix - Enkel ledencantus! - Als niet vol, dan mogen er andere mensen zitten - Schachten moeten als pieten komen!! (elk jaar zo geweest) - Nog kannen kopen (waar halen?): KVHV mailen 16. Kerstfeestje - Alles gaat goed - Morgen zaal bekijken of alles in orde is - Menu is geheim, maar staat wel vast! - Vlees of vegetarisch: bij inschrijvingen - Proefmaaltijd is al geweest, maar het was niet helemaal juist want niemand van het kookteam was er nog eentje doen - Veiling: Kesteloot (minikostuum 12jarige), Niels heeft ook nog iets voor de veiling - Boxen besteld - Dj: maarten, die van vorig jaar? dj gekke gijs, zweedje?? - Rondbrengteam uitnodigingen: nog veel mensen die geen uitnodiging gehad o Op feestje uitdelen of cantus o Uitnodigingen niet op naam enkel die van prof en assistent o Nog langs 1 e master en 3 e bach komen!! o Proffen en assistenten zijn uitgenodigd o Wel nog Engelse versie doorsturen ook - Uitnodiging op site en ook eens in weekmail - Kerstboom: oke - Toneel wordt leuk en begint er goed uit te zien 17. Infoboekje - Examenvragen (online) - Geen forum meer - Iedereen in facebookgroep vragen doorposten via systeem op website - Via mail naar bepaald adres en zo toevoegen aan infoboekje - Farma heeft een soort wiki zoals wina - Moet naar een ander adres gaan dan dat van webmaster want anders heeft Niels alles

6 - Nu gewoon alles op facebook zetten en na de examens zien we wel tegen volgende examenperiode heeft men normaal een methode (wiki) - 1 e bach had examen fysica vandaag: 2 punten van de 20 en al de rest in juni, geen examen in januari Maandag 10 dec (geen hele lange pv): overlopen wat gebeurd- laatste update kerstfeestje 18. Internationaal - Heel moeilijk bereikbaar - Samen met VTK en Apolloon activiteiten anders geen volk > masters: grootste deel op kot in Brussel & best in het weekend organiseren: niet zo makkelijk voor ons - Iedereen die iets publiceert op de merkatorsite of facebook: ook in het engels!! (ook kalender) 19. DBS - Deelbureau Sociaal - Alle sociale dingen: mobiliteit, huisvesting, alma, acco, velo, loko - Masterplan (zie hierboven) - Mobiliteitprobleem: stad eerst die straten aanpassen (prioriteit: alma3 stenen heel gevaarlijk wordt asfalt) - Diversiteit: binnen Merkator valt dat nog mee - Music for life vanuit LOKO: kringen willen meedoen? Wel meewerken maar niet zelf organiseren tweede week december acties door studenten voor Music for life: doormailen naar praesides en Bert 20. Integratie - Volgend jaar: alle associaties linken aan universiteit, ook kulak - Industrieel ingenieur W&T integreren - Interieurarchitect - Merkator geen extra studenten - Studentenraad: zelfde opleiding - Campusraad: verschillende plaats studeren - Iedereen krijgt universitair diploma: diploma KUL maar nog steeds professioneel of academisch er is nog een verschil 21. Special events - Fakbartocht: nog een dag kiezen dit semester - Lopen(sport), feestjes, drinken, cultuur alles combineren - Volgend semester: bierproeven

7 - Tegen volgende keer: iets uitwerken! - Piens moet ook eens komen - Merkatorbox? weten ze nog niet - Ontbijt in sem2? 22. Lustrum (wie in wat: mail!) - Zondag: openingsreceptie (Eline verantwoordelijk) proffen, assistenten, alle studenten: welke zaal? (universiteitshallen: boven met uitzicht over de stad) o Stond in subsidies: stadhuis receptie o Hoe sjiek? Toastjes, wraps kostuum & gala o Cava! o Opdelen: deel receptie deel foto s o Samenkomen en praten of echte activiteit? o Soort fotoreportage van 50 jaar Merkator mooi presenteren (idee) met mooie speech Foto s zoeken door praesides te contacteren, o misschien ook buiten praesidium horen wie wil helpen organiseren? o Uitnodigen mensen die willen spreken o Tekstje Vanhoof en Jannes van vorig jaar 50 jaar Merkator o Jill Peeters vragen! - Maandag: cantus (sophie en T seyen verantwoordelijken) o Locatie? o Iedereen kan shiften doen o T Seyen: iets leuk vinden o Oude praesides kiezen o De alleroudste uitnodigen (senior) - Dinsdag: wie wil dit invullen? (Vùche verantwoordelijke) o Eetstandje? (banket) o Viking in een bootje (niet echt lustrum) LUSTRUM: schrale en sjieke dingen! Mensen die hier niet aanwezig zijn, zouden ook wel in een groepje moeten zitten! (regelen via facebook) Tegen de PV na de blok moet er iets op poten staan! Iedereen mag meehelpen! (groepjes gevormd aanvullen) Eindverantwoordelijken van elke activiteit binnen praesidium - Woensdag: alumni wijnproeverij (Debonne verantwoordelijke) o Maximum 60 personen

8 o Proffen, alumni assistenten, ereleden, huidig en oud praesidium, leden (volgorde van toelaten) o Wijnproeverij met uitleg o De geografie van wijn o Fysische geografie linken aan wijn o Oudleden en proffen! o Gastronomisch (hapjes) o Mensen die als ober willen werken o Debonne zijn papa: sommelier (in samenwerking met Kesteloot?: biowijnen Zuid-Amerika) o Betalen: 8 à 10euro per persoon o Geen winst maken op lustrum!! o Zaal: PAVO (ookal staan we op zwarte lijst) normaal wel lukken want rector ook uitgenodigd alternatieven: sportoase, de lodge, faculty club: sjiekere dingen! - Donderdag: TD in de Albatros o Heel praesidium moet werken (zoals temptation) o Opruimen verdeeld door drie (voor de drie TD s) o Flyeren, posters plakken o Uitnodigingen, t-shirts, o Badge? o Ideeën 2uur aan een stuk: pintjes aan 0,50? Sowieso al een vat gegeven (even grote waarde als goedkopere bier) 50 flessen cava uitdelen: glaasje cava aan de inkom in Albatros zelf cava meepakken of hebben ze dat daar? - Publiciteit (Eline verantwoordelijke) o Alumni vereniging o Oud praesides? Lijst tot Jill Peeters Misschien cantus toch dinsdag zetten (zien voor de zaal) Publiciteit: al snel in actie schieten - Niet zoals anders: niet zomaar iedereen normale functie - Groepje publiciteit uitdenken thema - Sophie: zaal - Cantus: sophie zaal,maar invulling mag iedereen doen - Cantus (ons huys) - grote zaal: meer tafels? (ons huys is vrij duur) - 3mei ouw zakkencantus - Meer volk als het een lustrumouwzakkencantus is!!

9 - Als albatros niet vast ligt, kunnen we de TD verplaatsen naar dinsdag cantus naar ouwzakkencantus: vrijdag anders gewoon dinsdag of maandag wisselen opruimshiften tussen temptation 2 en lustrum want 2de bachelor heeft excursie - Niet te veel posters aankopen! - Meeste volk komt omdat ze ons sympathiek vinden - Volgende keer: A2 = groter, dus minder plakken (2posters in 1) - Heverlee niet perse plakken (beetje), vooral het centrum plakken! (ingangen aula s borden) Sophie nadenken wat doen tegen volgende Temptation en lustrum Medewerkers voor elke lustrumactiviteit vind je terug in de lijst op facebook (groep Apokalyps) 23. Quaestoren - Halloweenfamiliecantus o Bedankt aan Debonne voor sponsoring van 50 o 240,20 verlies o 122 mensen aanwezig (ook de laatkomers bij gerekend) - Quiz (cultuur) o 287 winst (vooral op drank) o Goedkope zaal: quaestorisch gezien zeer geschikt voor activiteiten (maar geen cantussen) - Sport algemeen o Nog 150 op te maken - Feest algemeen o Beginbudget: 2600 o Actueel budget: 2230,24 o Relatief weinig opgemaakt met het openingsfeestje (kleine winst), doopfeestje (enkel vaten betalen), openingscantus en halloweencantus veel volk op de cantussen o Goed bezig, jullie mogen meer spenderen - Special events o Beginbudget 250 o Nog niets opgemaakt, tenzij we onthaal 1 e bach meetallen o Actueel budget: 215,36 - Cultuur o Beginbudget: 150 o Actueel budget: 444,93 o Reden: veel winst op de quiz en beetje winst op de filmavond o Inkom IFR betalen door cultuur o Geld genoeg voor de volgende activiteiten

10 24. Varia - Alle verslagen bundelen (dropbox) of op de merkatorsite Verslagen mogen openbaar zijn Jolien alle verslagen bundelen en naar webmaster sturen - Vriendenboekje bij jolien morgen aan sophie geven - Jannes: mail direct juist sturen inclusief bijlage - Handleiding praesidiumwerking maken voor overdracht makkelijker te maken (Debonne) Debonne heeft dit gemaakt, maar elke functie moet dit aanvullen! (huiswerk) Fiche: welke activiteiten, waar aan denken, tips, vragenlijstje invullen Kernpraesidium aanvullen! Draaiboek van PR en Temptation is er al, dit gewoon al doorsturen dan Per functie invullen, niet per activiteit Voor grote activiteiten bestaat dit al! Van eerste keer duidelijk hoe je iets moet doen Kerstfeestje (Liane): na vergadering ook verslag, moet wel lukken Track changes: toevoegingen doen (mail Debonne morgen) - Nieuwe bekers nodig (Piens heeft geen bekers meer, verkocht aan jannes voor 14) Er zijn dozen bekers nodig! (aanvragen bij stella?) poster met stella erop (drie weken op voorhand): bestellen bekers Eerst rondvragen voor bekers? - Idee Sophie: promo avond bieren in t Vervolg voor mindere prijs als daar komen zitten soort fakbaravond met promo van duvel of karmeliet werken met stempels iets tof organiseren, veel volk: vragen of dit mogelijk is? - Data cantussen doorgegeven naar cantuswijzer (aanpassen want foute data) - Probleem wachtwoorden op de sites nog niet opgelost! (Niels zal het manueel oplossen: mail sturen met accountnaam) beter naar iedereen mailen of er problemen zijn? - Posten op homepagina: Sophie geen naam en foto oplossen! - Volgend themafeestje: pyjamafeestje? - Gratis cola i.p.v. gratis vat (voor mensen die geen alcohol drinken) - Quaestoren wisten niet wat ze moesten doen voor het doopfeestje (zelfs woensdag nog niet), pas donderdag stempel & geen kassa week op voorhand laten weten Sophie: dit was eenmalig aangezien we eerst geen zaal hadden, privé bespreken - Themafeestje: onderling regelen om de kas te komen halen bellen naar Marie - Nieuwe regel: allemaal komen naar PV! (schoolwerk gaat voor, maar niet heb dit al afgesproken) goede reden als hier niet zitten Afhankelijk van plaats in het praesidium aanwezigheid! Op tijd weergeven als je niet kan komen

11 1 keer niet kunnen wegens al afgesproken: geen probleem maar meerdere malen niet! - 13december: Depot in Leuven 20 tickets gekregen - wedstrijd organiseren - dj s komen & als je wil draaien kan je meedoen met de voorrondes Beter gewoon posten: komen halen + raadsel (plek waar Ine zit is de uitkomst) - PV is goed georganiseerd volgens Piens - Altijd maandag PV - Gaan we feesten vanavond? - VISkaart is weg Thomas geeft een bak hiervoor omdat hij ze kwijt is De volgende PV zal plaatsvinden op maandag 17 december Goedgekeurd op Leuven, 6 maart 2012 Jolien Roskams