Release Scan Sys 6.1. DBS Financieel

Transcriptie

1 Release Scan Sys 6.1 DBS Financieel VCD Automotive Bediening Scan Sys tbv DBS Financieel Documentversie: 2.0 Datum: 4 juli 2016 VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. De release van ImageCapture Algemene features en verbetering 4 3. ImageCapture Client service 6 4. Praktische voorbeelden: boekingsschermen 7 5. Wilt u de nieuwe versie aanvragen? 13 VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 2

3 1. De release van ImageCapture 6.1 Na een lange periode van ontwikkeling, testen en verder ontwikkelen kunnen wij vanaf nu de release van ImageCapture 6.1 officieel aankondigen! De nieuwste versie van Scan Sys mag met recht een major release heten. Met compleet nieuwe dashboard functionaliteit en een groot aantal nieuwe features brengt versie 6.1 uw ImageCapture omgeving naar een hoger niveau. Slimme navigatie tools en snellere processen zorgen voor nog meer efficiency in het verwerkingsproces van uw documenten en facturen. In dit artikel vertellen wij meer over de meest opvallende veranderingen en nieuwe functionaliteiten. Dit document beschrijft de wijzigingen van Scan Sys op basis van versie 6.1. De handleiding is niet merk specifiek en kan derhalve voor elk automerk worden toegepast. Elke verwijzing naar merken, modellen, autotypes, klanten en leveranciers die gebruikt is in deze handleiding is volstrekt willekeurig en dient louter ter verduidelijking bij de uitleg. Waar nodig wordt aangegeven via welk menu pad een bepaalde functie te benaderen is. Het gebruik van deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 3

4 2. Algemene features en verbetering Look and feel De look and feel oftewel de GUI van versie 6.1 ziet er compleet anders uit in vergelijking met voorgaande versies van de ImageCapture software. Wat direct opvalt is het gebruiksvriendelijke dashboard wat de gebruiker te zien krijgt op het moment dat ImageCapture geopend wordt. Waar voorheen de class eerst geopend moest worden, beschikt de gebruiker nu over een dashboard met overzichten per class. Hierdoor is direct zichtbaar hoeveel documenten er nog verwerkt moeten worden of wanneer er sprake is van een error. De indeling van het dashboard kan per gebruiker ingesteld worden zodat de classes op volgorde van belangrijkheid getoond worden. Ook de namen van de classes zijn vereenvoudigd en bij iedere class ziet de gebruiker aan de omschrijving waar hij of zij deze class voor kan gebruiken. Indeling en gebruik classes Wanneer een class wordt geopend - om bijvoorbeeld kostenfacturen te verwerken - valt de indeling van het scherm meteen op. Het scherm is onderverdeeld in drie kolommen. In de eerste kolom ziet de gebruiker de jobs die bij de class horen. Ook ziet men hier in één oogopslag bij welke stap van het verwerkingsproces documenten klaar staan om verwerkt te worden, geskipped zijn of misschien in error staan. De tweede kolom geeft een weergave van het aantal documenten dat bijvoorbeeld nog verwerkt moeten worden. Door de gefilterde weergave kan er direct worden ingezoomd op de desbetreffende documenten. De derde kolom, tot slot, biedt de mogelijkheid tot het filteren van de documenten. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld heel eenvoudig alle documenten behorend bij een bepaalde administratie of omgeving in één keer worden geselecteerd om te verwerken. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 4

5 Jobs Wanneer u aan de slag wilt gaan met het verwerken van documenten selecteert u uit de eerste kolom de job Scannen of Importeren. De te verwerken documenten worden in één overzicht getoond, voorzien van een scheidingslijn die aangeeft waar het ene document eindigt en het volgende document begint. In dit scherm kunt u met behulp van drag and drop de volgorde en indeling van de documenten eenvoudig wijzigen. Ook ziet u direct wanneer een validatiefout is opgetreden tijdens het importeren, door een duidelijke rode markering van het document. Filters De derde kolom biedt de mogelijkheid tot het toevoegen van een filter. Hierdoor kunnen documenten snel geselecteerd worden om te verwerken. Een aantal filtermogelijkheden zijn: het filteren op administratie/batch of omgeving, maar ook op bedragen tot, of vanaf een bepaalde waarde. Ook kan er gefilterd worden op factuurdatum of een specifieke crediteur. Kortom, de filterfunctie maakt het mogelijk documenten eenvoudig in de gewenste volgorde te verwerken. Boekingsscherm In het boekingsscherm zijn een aantal aanpassingen gemaakt die het controleren en coderen van documenten vereenvoudigd en gebruiksvriendelijker maakt. Zo zijn de icoontjes en de bijbehorende omschrijvingen in het navigatiemenu verduidelijkt, wordt de boekingsregel waarin u op dat moment aan het boeken bent duidelijk gemarkeerd en kunt u, net als in een internet browser, gemakkelijk navigeren naar de vorige of volgende pagina met het pijltje naar links of rechts. Misschien is het even wennen, maar de OK button die rechtsonder in het boekingsscherm stond is vanaf deze versie verdwenen. Deze is vervangen door de Save & Next button bovenin het scherm. Hierdoor is er meer schermruimte beschikbaar gekomen en staan alle navigatieknoppen overzichtelijk bij elkaar. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 5

6 Documents scherm Een andere, belangrijke toevoeging is in het Documents scherm (voorheen datascherm) terug te vinden. In dit scherm is namelijk de mogelijkheid toegevoegd om een document direct te verwerken met behulp van de process button. 3. ImageCapture Client service Vanaf de nieuwste versie van ImageCapture wordt de mogelijkheid van multicore processing door de client service ondersteund voor een groot aantal verwerkingsstappen in ImageCapture. Hierdoor wordt het verwerkingsproces aanzienlijk versneld. Om te voorkomen dat er te veel data in één keer wordt aangeboden aan de achterliggende applicatie, blijft de export van de documenten een single core proces. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 6

7 4. Praktische voorbeelden: boekingsschermen Voor de medewerkers die de facturen moeten controleren en boeken is het volgende scherm aanwezig. Afhankelijk van de inrichting en rechten van de gebruikers zijn één of meerdere classes zichtbaar. De status balk in de classes laat zien hoeveel facturen er zijn en met welke status deze facturen in het systeem staan. Na keuze van de class (bijv. Facturen Kostenboeking) krijgt men volgend scherm. Links ziet u het proces wat u kunt starten door er dubbel op te klikken, of boven in het menu de optie Proces te kiezen In het midden ziet u het aantal facturen met daarbij de status van deze facturen. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 7

8 Rechts ziet u een nieuwe functie waarmee u een selectie kunt maken van de beschikbare facturen. Bijvoorbeeld op crediteur, er zijn meerdere opties voor selectie mogelijk. U kunt nu een keuze maken voor welke facturen u het proces wilt starten. Zonder selectie krijgt u alle facturen één voor één te verwerken. Met selectie alleen de gekozen facturen. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 8

9 Vervolgens klikt u op menu keuze Proces en voor de geselecteerde facturen zal het proces gestart worden. Als u in het midden op het aantal klikt krijgt u een lijst van facturen te zien die in de selectie zitten. Vanuit dit scherm kunt u ook het proces starten. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture 6.1 9

10 Boekings(Proces) scherm Dit scherm ziet er uit zoals u gewend was, echter met één verschil. De OK knop rechts onder is verdwenen en hiervoor is een knop boven in de menu balk gekomen: Save & Next. Deze wordt beschikbaar indien alles juist is ingevuld. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture

11 Fiatteur schermen Scan Sys Ook hier zien we nu classes in plaats van knoppen met daarin de status van de facturen. Bij een klik op de tegels komt het volgende scherm. Hier zien we hetzelfde als bij het boekingscherm. In het midden het aantal facturen met statussen en rechts een selectiescherm om de facturen te filteren. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture

12 Het proces scherm ziet er verder hetzelfde uit, alleen hier is ook de OK button vervangen door Save & Next. adressen Het onderhoud van de gegevens is apart in te richten. Onder het menu item Tools vindt u een lijst met accounts. Deze zijn hier te onderhouden voor wat betreft wachtwoorden en account namen. De toewijzing van de accounts gebeurt nog steeds in het Manager gedeelte. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture

13 5. Wilt u de nieuwe versie aanvragen? Aan klanten met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de 6.1 software kosteloos beschikbaar gesteld. U kunt zich wellicht wel voorstellen dat bij een major release als deze er eerst geïnventariseerd moet worden of u deze update zelf kunt uitvoeren, of dat hier wellicht (remote) ondersteuning bij nodig is. Daarnaast willen wij er zeker van zijn dat de software 100% compatible is met uw huidige ICT infrastructuur. U kunt deze update aanvragen door een te versturen naar binnendienst.automotive@vcd.nl. Wij sturen u dan een update formulier en zullen aan de hand van dit formulier samen met u beoordelen of/en hoe de update uitgevoerd kan worden. Bij (remote) ondersteuning zullen kosten in rekening gebracht worden. VCD Automotive Scan Sys Release ImageCapture