Integratie gemeente & OCMW

Transcriptie

1 Integratie gemeente & OCMW 21 juni 2016 Stefan Wuyts 2 1

2 Gemeente en OCMW samenwerken? 1. Stappenplan 2. Netwerken linken 3. Mogelijke projecten 4. Valkuilen 5. Waarom samenwerken? 6. Wat als beide besturen een ICT-er hebben? 7. Adviezen 8. Conclusie 3 1. Stappenplan 1. Leer elkaar kennen: periodiek ICT-overleg 2. Duid raakpunten & verschillen aan 3. Stel een prioriteitenlijst op 4. Stel een samenwerkingsovereenkomst op: kosten, verantwoordelijkheden 5. Duid dezelfde veiligheidsconsulent voor gemeente & OCMW aan 6. Koppel het netwerk om services te delen (zie verder) 7. Vorm 1 ICT-dienst (dus ook 1 servicedesk) + ICT-stuurgroep 8. Optimaliseer contracten: 1 overheidsopdracht voor beide 4 2

3 2. Netwerken linken: verbinding maken (1) Eigen glasvezel (of UTP onder de 80 meter) Of glasvezel laten leggen door externe partner Of straalverbinding Of MPLS-verbinding met telecomprovider 5 2. Netwerken linken: wat is MPLS? (2) Multi Protocol Label Switching Telenet MPLS op Coax, Belgacom Explore, Opgelet: controleer de uploadsnelheid! VPN-verbinding over internet (niet geschikt voor VOIP) 6 3

4 3. Mogelijke projecten Samenwerkingsovereenkomst updaten ivm taakverdeling + kostenverdeling Aankopen samen doen => pad naar standaardiseren Servicedesk tool bij beide besturen Volledige virtualisatiecluster bij gemeente of OCMW + enkel DRP/Off-site back-up bij het andere + behoud van eigen virtuele servers Deel centrale infrastructuur: dezelfde centrale firewall, Microsoft Active directory server, printserver, antivirus oplossing IP-telefonie mogelijkheden (kosteloos bellen met elkaar) Gecentraliseerde boekhouding (elk met eigen database) Gezamenlijke opleidingen (Word, Excel,...) Change management Gezamenlijke website Gezamenlijke verloftoepassing, 1 loketfunctie Agenda s delen en vergaderzalen 7 Voorbeeld: netwerktekening voor samenwerking Backup Loods Bibliotheek INTERNET Rijksregister INTERNET KSZ Firewall Gemeentehuis OCMW Firewall Virtualisatiecluster Server Backup? Grote zorg 8 4

5 Voorbeeld: netwerktekening samenwerking Loods Bibliotheek INTERNET Rijksregister/KSZ Firewall Gemeentehuis OCMW Virtualisatiecluster Backupserver 9 Voorbeeld: servers en applicaties Meeste besturen beschikken over een Microsoft active directory server => maak 2 entiteiten (organizational units), elk met eigen policy s & rechten Deel de fileserver met een duidelijk gescheiden rechtenstructuur Voorzie dezelfde antivirusoplossing Deel de centrale printerserver. 10 5

6 4. Valkuilen Eerst met de applicaties beginnen Te groot verschil in mentaliteit en te snel willen gaan Geen transparantie, zelf nog zaken doen De huisleverancier van elk bestuur gewoon blindelings volgen Politieke spanningen Gebrek aan timing, werken zonder deadlines Angst voor conflicten, opkomen voor eigen belangen Onduidelijke taakverdeling en niet opnemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid Waarom samenwerken: wat zijn de taken? (1) Ondersteunende taken: Servicedesk voor de eindgebruikers Applicatiekennis van de verschillende toepassingen Interne opleidingen personeel Technisch beheer website en e-loket Smartboard, LCD-projectors en uitrusting stemsystemen IT-beheer: Server- & netwerkbeheer Back-upbeheer (restore, controleren, off-site, ) Securitybeheer Liefst ook ervaring om applicaties en processen Algemene taken: Overheidsopdrachten opstellen en leveranciers aansturen Studiedagen en constante bijscholing GIS Hoge eisen tav beschikbaarheid (laat avondopening, bereikbaarheid tijdens verlof ) 12 6

7 5. Waarom samenwerken: win-win? (2) Probleem ICT-medewerker wordt overbevraagd Oplossing: Duidelijke taak- en rolverdeling opmaken Groeipad van ICT uittekenen Budget voor opleidingen ICT-medewerkers en key users Waarom samenwerken: grootte besturen? (3) Kleinere besturen: meestal één ICT-beheerder Grotere besturen of cluster besturen: sneller doorgroeien naar ICT-dienst Gouden regel bij integratie: richten eerst een ICT-werkgroep met alle vertegenwoordigers van beide besturen op! 14 7

8 6. Wat als beide besturen een ICT-er hebben? 1. Motiveer de ICT-medewerkers 2. Wie past best in welke rol 3. Maak duidelijke afspraken & structuur de ICT-dienst 4. Investeren in opleidingen & kennisdeling (van elkaar leren) De ideale ICT-structuur? 16 8

9 Frameworks ITIL (Information Technology Infrastructure Library): Taakverdeling en responsabilisering SFIA (Skill Framwork for the information Age): 6 categorieën: 1. Strategy & architecture 2. Business change 3. Solution development and implementation 4. Service management 5. Procurement & management support 6. Client interface 7 verantwoordelijkheidsniveaus: 1. Follow 2. Assist 3. Apply 4. Enable 5. Ensure and advise 6. Initiate and influence 7. Set strategy, inspire, and mobilize Adviezen Wees open en eerlijk Samenwerken begint bij wederzijds respect Begin niet bij servers of netwerk, maar bij elkaar leren kennen Zoek naar optimalisaties: er zijn zoveel uitdagingen op vlak van ICT dat niemand voor zijn of haar job moet vrezen in de sector Hou vol, ook bij mindere momenten zijn - elkaar helpen is een basis van samenwerken 18 9

10 8. Conclusie Samenwerken = meerwaarde! Neem bij twijfel een neutrale derde onder de arm Technologie = uitdaging geen belemmering VERA begeleidt momenteel 3 lokale besturen (en hun OCMW) bij dit proces Vragen? Spreek ons aan of neem contact op via info@vera.be 19 Vragen? 20 10