(VGC) Documentencontrole van producten en controle van bijbehorend GDB. code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 1 van 8

Transcriptie

1 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 1 van 8 Goedkeuring Versie datum Wijzigingen ten opzichte van eerdere versie Aanpassing van de tekst, aangegeven d.m.v. kantlijn. Opmaak aangepast aan de voorgeschreven layout 1 Onderwerp Deze procedure beschrijft de documentencontrole (D-controle) en de controle van het bijbehorende gemeenschappelijk veterinair document van binnenkomst (GDB) van partijen producten van dierlijke oorsprong met herkomst een derde land, die worden aangeboden bij een Nederlandse Buitengrens Inspectie Post (BIP) voor invoer, opslag of doorvoer 2 Begrippen Zie definitielijst in werkhandboek. Elektronisch formulier: Formulier dat opgenomen is in het VGC systeem Veterinair Grens Controle Systeem (VGC): computersysteem dat gebruikt wordt bij de Veterinaire Grenscontrole. OTP: Overheidstransactiepoort 3 Werkwijze 3.1 Acceptatie informatie GDB Zeehaven / Luchthaven Aanbieden Elektronisch GDB en controle gegevens. De aanbieder verstuurt het elektronische GDB via het OTP naar het VGC systeem. Het VGC systeem controleert de elektronische vooraanmelding op volledigheid en juistheid van de verstrekte gegevens (Juist wil zeggen rekening houdend met de erkenning van de BIP) Automatisch wordt er een acceptatie- of afwijzingsbericht verzonden naar de aanbieder. In geval van acceptatie ontvangt de aanbieder informatie over het GDB nummer en de RC (Reduced Check) bepaling (indien van toepassing). Tevens wordt bij meercontainer partijen aangegeven welke container(s) voor de O/M controle moet(en) worden aangeboden. De aanbieder dient bij de douanemedewerker of de NVWA-medewerker het originele (veterinair) certificaat of document in met vermelding van het GDB nummer. De douanemedewerker of de NVWA medewerker controleert het GDB en de bijbehorende (veterinaire) certificaten of documenten zoals beschreven in 3.2 en 3.3 Ontbrekende of foutieve gegevens op het GDB kunnen in het VGC systeem worden hersteld door een NVWA-medewerker of douanemedewerker. Het originele (veterinair) certificaat of document wordt, na te zijn gecontroleerd op echtheid en na te zijn voorzien van een GDB nummer, in het VGC gescand en gearchiveerd

2 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 2 van 8 bij de NVWA (m.u.v. VVE en doorvoer partijen: daarvan ontvangt de aanbieder het originele (veterinair) certificaat of document terug). De aanbieder wordt elektronisch vanuit het VGC op de hoogte gebracht van de status van zijn partij Aanbieden Papier GDB en controle gegevens. Sinds 1 april 2008 worden GDB s uitsluitend nog elektronisch afgehandeld door de NVWA. Voor de omstandigheden waarin een papieren GDB kan worden ingediend, zie hiervoor de procedure elektronisch indienen van een GDB op de NVWA-website. 3.2 Documentencontrole Algemeen Bij de D-controle, uitgevoerd door een douanemedewerker of de NVWA-medewerker wordt het volgende vastgesteld: De partij wordt vergezeld van het vereiste juist en volledig ingevulde originele (veterinair) certificaat of document voor de product/land combinatie en de gebruiksbestemming (zie Import Veterinair Online / webdossiers import op internet NVWA / interne instructies). De oorsprong en herkomst van de producten is een derde land of een deel van een derde land, dat gemachtigd is tot aanbieding van dierlijke producten ter invoer, opslag of doorvoer, voor de EU (in geval van geharmoniseerde producten) of voor een bepaalde Lidstaat (in geval van niet-geharmoniseerde producten) (zie Import Veterinair Online / webdossiers import op internet NVWA / interne instructies). Indien de eisen van die Lidstaat niet vooraf bekend zijn gemaakt aan de NVWA, Divisie V&I, TO Import/Export (d.w.z. niet in Import Veterinair Online / webdossiers import op internet NVWA / interne instructies zijn opgenomen), worden de Nederlandse eisen gehanteerd. Ontheffingen van de Nederlandse autoriteit voor een bepaald product en een bepaald derde land, stellen bestaande regelgeving en instructies voor dat product en dat derde land buiten werking. De ontheffingen zijn aanwezig bij dergelijke partijen. Het originele (veterinair) certificaat of document is duidelijk één samenhangend geheel, origineel en tenminste opgesteld in één van de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits of Frans of een beëdigde vertaling in één van deze talen. De beëdigde vertaling moet gepaard gaan met het originele (veterinair) certificaat of document. De datum van afgifte van het (veterinair) certificaat of document rekeninghoudend met het type vervoermiddel is te rijmen met de datum van aanbieding op de BIP. Een veterinair certificaat (of document) kan uitsluitend worden geaccepteerd wanneer dit informatie bevat waarvan duidelijk is dat de certificerend ambtenaar hiervan persoonlijk kennis heeft kunnen hebben en dit heeft kunnen controleren. Het originele document is een (veterinair) certificaat of document dan wel een kapiteinsverklaring, waarbij voor naam, natte handtekening en stempel van de bevoegde autoriteit een andere kleur inkt is gebruikt dan voor de rest van het (veterinaire) certificaat

3 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 3 van 8 of document of de kapiteinsverklaring dan wel dat er gebruik is gemaakt van een droogstempel. Wanneer er correcties zijn aangebracht in het originele (veterinair) certificaat of document, dienen deze te zijn geparafeerd en gestempeld door de bevoegde autoriteit in het land van afgifte. Indien de D-controle wordt uitgevoerd door een Douane medewerker, wordt de vastgestelde omissie vastgelegd in het controlescherm van het VGC systeem. In de BIP Rotterdam wordt het controlescherm uitgeprint en overgedragen aan de officiële dierenarts van de NVWA. Op Schiphol vult de douane een overdrachtsformulier in en doet dit met het certificaat in een envelop. De agent brengt de envelop naar de NVWA op het keurpunt. De officiële dierenarts beoordeelt of de omissie terecht of onterecht is vastgesteld. Bij het vaststellen van een omissie neemt de officiële dierenarts de documentencontrole over. Op dit moment kan de officiële dierenarts besluiten tot een volledige D-, O- en M-controle. Dit wordt door de officiële dierenarts aangegeven in het VGC systeem. Afhankelijk van de bestemming van de partij gelden specifieke aanvullende eisen, zoals beschreven in t/m De bestemming van de partij is invoer De douanemedewerker of de NVWA-medewerker stelt daarnaast bij de D-controle het volgende vast: Vorm en inhoud van het veterinaire certificaat voor geharmoniseerde producten zijn in overeenstemming met het voor dat product en dat Derde Land communautair vastgestelde model. Tevens komt de inrichting van oorsprong en herkomst voor op de lijst van door de EU, voor het betreffende product en derde land, erkende inrichtingen (zie desbetreffende landen- en bedrijvenlijsten en vastgestelde modelcertificaten, zie 5.2). Vorm en inhoud van het (veterinair) certificaat of document voor nietgeharmoniseerde producten zijn in overeenstemming met het voor dat product en dat derde land communautair vastgestelde model. Bij afwezigheid van een communautair vastgesteld model zijn vorm en inhoud in overeenstemming met het door de betreffende Lidstaat van bestemming voorgeschreven model en komt de inrichting van oorsprong en of herkomst voor op de lijst, indien aanwezig, van door de betreffende Lidstaat voor dat product en dat derde land erkende inrichtingen. Indien de eisen voor die Lidstaat niet bekend zijn, worden de Nederlandse eisen gehanteerd. De Nederlandse eisen zijn dat als er vanuit veterinaire communautaire wetgeving geen voorgeschreven certificaat of document is, de partij voor invoer wordt begeleid door een Algemeen Veterinair Document (AVD) Een AVD is afgegeven en ondertekend door de Veterinaire Autoriteit van het land van Oorsprong. In het AVD is minimaal aangegeven wat de aard, hoeveelheid en herkomst is van het veterinaire product. Certificaten vermelden een eenmalig identificatienummer

4 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 4 van 8 Certificaten, die uit meer dan 1 vel papier bestaan, zijn op elk vel voorzien van het identificatie-nummer, het paginanummer( bv. pg 1 van 4), handtekening van ondertekenaar en het officiële stempel van de bevoegde autoriteit van verzending. Het certificaat is afgegeven, voordat de zending waarop het betrekking heeft buiten de controle van de bevoegde autoriteit van het land van verzending komt. Als het certificaatmodel aanwijzingen geeft, hoe het certificaat ingevuld moet worden, dan dient de certificerende instantie in principe aan deze aanwijzingen te voldoen. Eist het certificaat, dat bepaalde mogelijkheden doorgestreept dienen te worden, dan kan in plaats hiervan ook een certificaat aangeboden worden, dat alleen de juiste tekst bevat en waarbij een doorstrepen van overbodige/niet toepasselijke tekst hierdoor niet meer nodig is ( Fax Commissie , ) De bestemming van de partij is doorvoer naar een 3de Land of een zeeschip (al dan niet met tussenopslag in een speciaal erkend entrepot), dan wel opslag in een Veterinair Vrij Entrepot (VVE), evt. met een extra erkenning voor scheepsbevoorrading. De douanemedewerker of de NVWA-medewerker stelt daarnaast bij de D-controle het volgende vast: Het certificaat voor doorvoer/opslag voldoet aan de voor dat product en dat derde land communautair vastgestelde model. Als er vanuit de veterinaire communautaire wetgeving geen voorgeschreven certificaat of document is wordt de partij voor doorvoer/opslag begeleid door een Algemeen Veterinair Document (AVD) Een AVD is afgegeven en ondertekend door de Veterinaire Autoriteit van het land van Oorsprong. In het AVD is minimaal aangegeven wat de aard, hoeveelheid en herkomst is van het veterinaire product. Wanneer op het papieren GDB een aanvraag is gedaan voor zegelcontrole op de terminal (O-controle), en dit wordt goedgekeurd door de officiële dierenarts, dan geeft de officiële dierenarts dit aan op het uitgeprinte resultaat van de D-controle met een stempel Toestemming Zegelcontrole Indien er sprake is van rechtstreekse levering vanuit de BIP aan een zeeschip moet de partij naast het GDB vergezeld gaan van een speciaal certificaat zoals aangegeven in de bijlage van B 2000/571/EG. Indien er sprake is van levering aan een zeeschip mét tussenopslag in een speciaal erkend entrepot, dan dient de partij altijd colliverzegeld te zijn, omdat het speciaal erkend entrepot niet beschikt over een douaneslot. 3.3 Controle GDB Bij de controle van het GDB, uitgevoerd door een douanemedewerker of de NVWAmedewerker wordt het volgende vastgesteld: Het GDB is volledig ingevuld (zie bijlage 1).

5 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 5 van 8 Aan de vooraanmeldingsverplichting is voldaan (vergelijk datum van registratie van het GDB in VGC met datum ETA boot / vliegtuig). Geen vooraanmelding wordt niet standaard afgehandeld als een Omissie. De gegevens vermeld op het originele (veterinaire) certificaat of document zijn in overeenstemming met de overeenkomstige gegevens die door de belanghebbende bij de lading zijn vermeld op het GDB, waarbij de geadresseerde op het originele document (vermelding in vak 3 GDB) mag verschillen van het leveringsadres op het GDB (vermelding in vak 8 GDB) met uitzondering van partijen waarvoor specifieke kanalisatie geldt. De geadresseerde op het GDB is bepalend voor de controles en beslissingen met betrekking tot de partij en is het uiteindelijke bestemmingsadres. De BIP/Subgrensinspectie post (SIP) is erkend voor het soort producten (o.a. HC / N-HC, T / N-T), dat ter keuring wordt aangeboden. In geval van retourpartijen controleert de officiële dierenarts of het land van oorsprong een lidstaat is, het land van herkomst een derde land is en de bestemming EU is. In geval van opslag in een VVE, bij een scheepsbevoorrader of in een speciaal erkend entrepot: controleer of het bestemmingsadres erkend is aan de hand van de lijst in het webdossier Erkende entrepots op internet NVWA (5.2). In geval van meercontainerpartijen: zie Voorschrift Meercontainerpartijen BIPVS Werkzaamheden na het vaststellen van omissies Indien de vastgestelde omissies geen aanleiding zijn tot aanhouden of afkeuren omschrijft de officiële dierenarts zijn argumentatie voor goedkeuring in de verklaring officiële dierenarts VWA/F-BIP-001 Indien de vastgestelde omissies hersteld kunnen worden, wordt gehandeld volgens BPR 21 ((VGC) Aanhouden van producten) Indien de vastgestelde omissies niet hersteld kunnen worden, wordt gehandeld volgens BPR 22 ((VGC)Weigeren van producten). Voor de Rotterdamse haven geldt, de partij moet naar het keurpunt voor een O- en M-controle en wordt vanaf het keurpunt geweigerd, tenzij de aanbieder verzoekt om de partij vanaf de douanepost te weigeren. 3.5 Vastleggen resultaat documentencontrole en GDB-controle Indien de D-controle is uitgevoerd door de NVWA medewerker wordt het registratieformulier D-, O- en M- controle ingevuld. Voor de teams van de afdeling TUI te Rotterdam: VWA/F- BIP-028, voor de overige teams: VWA/F-BIP-013. Dit formulier wordt alleen bij de D- controle gebruikt als VGC niet gebruikt kan worden zie punt 5.5. Het resultaat van de documenten- en GDB-controle v.w.b. overeenstemming met de gegevens op het originele (veterinair) certificaat of document wordt door de douanemedewerker of de NVWA-medewerker die dit heeft uitgevoerd ingevuld in het

6 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 6 van 8 daarvoor bestemde vak op het GDB in het VGC systeem, zie BPR 23 ((VGC)Afhandeling GDB in VGC en vorming van dossier van producten). 4 Arbo, milieu en veiligheid Zie ook de NVWA intranetpagina over ARBO. In dit dossier vind je ARBO informatie en voorschriften over Arbo. 5 Divers 5.1 Eisen De procedure is opgesteld rekening houdend met: EG regelgeving: Richtlijn 96/93/EG Richtlijn 97/78/EG Verordening (EG) 136/2004 Verordening (EG) 854/2004 Verordening (EG) 853/2004 Nationale regelgeving: Warenwet GWVD 5.2 Hulpmiddelen Import Veterinair Online / webdossiers import op internet NVWA / interne instructies VGC 5.3 Registratie Resultaat D- en GDB-controle: het resultaat van de D-controle worden geregistreerd in het VGC en uitgeprint als GDB. Verklaring van officiële dierenarts bij accepteren van een omissie: elektronisch formulier VWA/F-BIP-001 Registratieformulier D-, O- en M-controle voor de teams van de afdeling TUI te Rotterdam(VWA/F-BIP-028) Registratieformulier D-, O- en M-controle voor de overige teams (VWA/F-BIP-013) 5.4 Verantwoordelijkheden De douanemedewerker en de NVWA-medewerker zijn bevoegd om de D-controle uit te voeren. De officiële dierenarts is verantwoordelijk voor alle uitgevoerde handelingen in deze procedure.

7 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 7 van Opmerkingen De formulieren Verklaring officiële dierenarts zoals genoemd bij 3.4 worden door de teamleider met de officiële dierenartsen besproken in een werkoverleg met het doel: uniformiteit van handelingen te verkrijgen binnen het team en de afdeling TUI vast te stellen of er een officiële klacht naar de bevoegde buitenlandse autoriteit en een waarschuwing naar de aanbieders moet worden gestuurd. In dat geval wordt (een kopie van) het dossier door de teamleider overgedragen aan het afdelingshoofd TUI: 1. Verzenden van een officiële klacht naar de bevoegde buitenlandse autoriteit: het afdelingshoofd TUI omschrijft de klacht in een nota gericht aan de Hoofdinspecteur Veterinair & Import en voegt (een kopie van) het dossier bij deze nota en verzoekt de hoofdinspecteur deze nota te versturen. Binnen drie maanden informeert het afdelingshoofd TUI bij de Hoofdinspecteur Veterinair & Import naar de resultaten en verstuurt dit naar de teamleiders van de afdeling TUI. 2. Verzenden van een waarschuwing naar de aanbieder: Het afdelingshoofd TUI informeert per de oorspronkelijke aanbieder en het AIP. Daarbij wordt een termijn aangegeven waarna de omissie niet meer geaccepteerd wordt. Alle teamleiders van de afdeling TUI krijgen hiervan een afschrift. 5.6 Storing Indien VGC uit de lucht is wordt gehandeld volgens BIPVS_17: Noodprocedure Amsterdam Airport Schiphol, BIPVS_18: Noodprocedure BIP Eemshaven of de Noodprocedure elektronisch afhandelen GDB voor de BIP s die niet onder de hiervoor genoemde voorschriften vallen. 5.7 Bijlage: Bijlage 1: Controle GDB

8 code BPR-18 versie 13 ingangsdatum pag. 8 van 8 Bijlage 1: Controle GDB alle gegevens moeten volledig zijn vermeld, De partijgegevens op het GDB zijn volledig ingevuld overeenkomstig het onderstaande: Vak 1: volledige naam, adres en land van verzender Vak 2: BIP van binnenkomst en SIP en SIP locatie TRACES-nr. van de BIP Vak 3: zie certificaat gegevens Vak 4: volledige naam, adres en land ladingbelanghebbende. Vak 5: volledige naam, adres en land importeur. Vak 6: het land waar de partij geproduceerd werd en ISO-code. Vak 7: het derde land van waaruit de partij verzonden werd en ISO-code. Vak 8: Adres in de EU voor EU waardige en niet EU waardige partijen. Vak 9: geraamde datum = ETA. Vak 10: nummer, datum van afgifte, inrichting van oorsprong en veterinair erkenningnummer. Vak 11: via lucht: Vluchtnummer en airway bill nummer, via zee: de naam van het zeeschip en het nummer van de bill of lading, via land auto: Kentekennummer met trailernummer, via land Spoorvervoer: identiteit trein en wagonnummer. Vak 12: Soort en behandeling van het product dat aangeboden wordt cq wijze van conservering. Tevens transport temperatuur, aantal colli, en aard van verpakking aangeven. Vak 13: minimaal 4 cijfers. Vak 14 en 15: in kg; komt overeen met het gewicht vermeld op het (veterinair) certificaat of document dat de partij vergezelt. Vak 16: zegel en containernummer(s), indien relevant. Vak 17: alleen in te vullen bij transhipment zie BPR 002. Vak 18: naam derde land, ISO-code. BIP van uitgang en TRACES-nr. vermelden. Vak 19: aangeven of partij conform of niet conform EU eisen is. Vak 20: invullen bij weder invoer. Vak 21: Voor de interne markt hier de gebruikbestemming aangeven. Vak 22: voor niet EU waardige partijen de gevraagde Sub optie aankruisen en vermelden, betreft partijen met leveringsadres in de EU zie vak 8. Vak 23: naam, plaats, datum en handtekening van ladingbelanghebbende. Doorvoerverklaring is in dit vak al in de tekst opgenomen.