Plan van aanpak herindicaties PGB/ZIN

Transcriptie

1 Plan van aanpak herindicaties PGB/ZIN 30/06/2015

2 1. Inleiding Aanleiding Per 1 januari 2015 zijn gemeenten op basis van de Jeugdwet verantwoordelijk voor vrijwel alle vormen van ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen tot 18 jaar. In het Westerkwartier is er voor gekozen om de uitvoering van deze nieuwe taken en verantwoordelijkheden te beleggen bij het Centrum voor Jeugd en Gezin Westerkwartier (CJG). Dit geldt ook voor de taken die voorheen door de Toegang van Bureau Jeugdzorg werden uitgevoerd, het bepalen van de juiste zorg en ondersteuning en de coördinatie daarvan (triage en casemanagement). In de basis zijn dit voor een deel van de CJG-medewerkers geen nieuwe werkzaamheden maar betreft het wel een andere (complexere) doelgroep en problematiek. Daarnaast krijgen de CJG-medewerkers ook te maken met nieuwe samenwerkingspartners en nieuwe werkwijzen. Door de toename van doelgroepen en problematiek zal het aantal cliënten stijgen waarbij tevens een toename in complexiteit van de dossiers zal optreden. Op grond van het overgangsrecht in de Jeugdwet worden gemeenten verplicht om bij indicaties van vóór 1 januari 2015 op grond van de AWBZ, Zorgverzekeringswet en Wet op de Jeugdzorg gemeenten de zorg onder dezelfde voorwaarden voort te zetten voor de duur van die indicaties tot uiterlijk eind Dit betekent dat de CJG-medewerkers in 2015 alle mensen met een indicatie van vóór 1 januari 2015, voor 31 december 2015 (dan verlopen van rechtswege namelijk alle indicaties) moeten spreken om de ondersteuningsbehoefte opnieuw te beoordelen. Daarnaast zullen zij de nieuwe ondersteuningsvragen in behandeling moeten nemen. De administratieve afhandeling, waaronder het afgeven van beschikkingen, is belegd bij de gemeentelijke Wmo-loketten. Binnen het CJG wordt alle beschikbare formatie plus de beschikbare flexibele inzet ingezet voor de reguliere instroom en de indicaties die regulier aflopen. Er is geen ruimte om de extra werkzaamheden die nodig zijn voor de indicaties die van rechtswege eindigen op te pakken. Door het ontbreken van enkele randvoorwaarden, het toepassen van een nieuwe (gekantelde) werkwijze en werken aan de transformatie wordt al grote werkdruk ervaren en is er een wachtlijst ontstaan op de aanvragen voor een herindicatie. Voor de periode tot 1 augustus, is hiervoor de onderstaande aanpak korte termijn al opgezet. Voor de periode tot 31 december 2015 ligt dit plan van aanpak voor. Aanpak korte termijn De ontstane situatie vraagt om een aantal maatregelen waaronder het creëren van de randvoorwaarden waarmee CJG-medewerkers de instrumenten geboden wordt om hun werk uit te voeren op de door ons gewenste gekantelde wijze. De uitwerking hiervan vergt echter tijd. Om de ruimte te creëren die nodig is om een en ander uit te werken, heeft er reeds besluitvorming plaatsgevonden over de aanpak voor het wegwerken van de ontstane wachtlijst en de herindicaties PGB en ZIN die opgepakt moeten worden tot en met 1 augustus Gelet op de termijn van zes weken voor afloop van de indicatie waarop een indicatie opnieuw beoordeeld moet worden betreft het de indicaties die uiterlijk half september 2015 aflopen. Voor de aanpak hiervan is tijdelijk extra formatie aangetrokken. Middels een verkorte screening wordt gekeken of zich wijzigingen hebben voorgedaan die aanpassing van de individuele voorziening rechtvaardigen. Indien dit niet het geval is dan wordt de indicatie tot uiterlijk 31 2

3 december 2015 verlengd. Deze aanvragen moeten in het tweede deel van 2015 opnieuw beoordeeld worden en worden derhalve ook meegenomen in dit plan van aanpak. Kanttekening Het is goed om te realiseren dat de in dit plan van aanpak aangegeven operatie tot bij inwoners tot onbegrip, weerstand en mogelijk bezwaar en beroep kan leiden. De gesprekken die gevoerd moeten worden zullen niet altijd leiden tot een voor de inwoner bevredigende uitkomst. Zo zal voor een aantal ouders door een aanpassing van het PGB tarief de bijdrage die zij ontvingen lager uit gaan vallen. Het is dan ook zaak om extra in te zetten op communicatie met de inwoners om ze alvast voor te bereiden op de veranderingen die een logisch gevolg zijn van de keuzes die gemaakt zijn. 3

4 2. Doelen en kaders Doelstelling Het voorliggende plan van aanpak is van toepassing op de herindicaties die op grond van het overgangsrecht van de Jeugdwet in 2015 opnieuw beoordeeld moeten worden en die voortkomen uit de verkorte procedures van eerdere herindicaties in In dit plan zal worden beschreven welke randvoorwaarden er gerealiseerd moeten worden voor de aanpak van de herindicaties ZIN en PGB in Hierbij zal de relatie gelegd worden tot de benodigde formatie en de hiermee samenhangende kosten. Met dit plan wordt beoogd de voorwaarden te scheppen voor een adequate aanpak van de herindicaties waarmee CJG-medewerkers ontlast worden en waarmee tegelijkertijd de ruimte gecreëerd wordt om de nieuwe (gekantelde) werkwijze toe te passen en te transformeren. Daarnaast wordt aangegeven op welke wijze inwoners hierin meegenomen worden. Invloed Provinciale afspraken Voor het jaar 2015 hebben de gemeenten er voor gekozen om een verdeling aan te brengen tussen persoonsgebonden budget (PGB) en zorg in natura (ZIN). Bij ZIN is er sprake van algehele solidariteit en de PGB s blijven onder de verantwoordelijkheid van de individuele gemeenten. Geen solidariteit bij het gebruik van de PGB-middelen, maar wel een gezamenlijk gedragen afspraak over hoe de budgetten te verdelen over PGB en ZIN. Omdat een dergelijke verdeling van middelen op veel praktische bezwaren leidt is er tijdens een bestuurlijke bijeenkomst Jeugdhulp op 29 mei j.l. door de aanwezige wethouders uitgesproken dat solidariteit op zowel ZIN als PGB zeer wenselijk is. Een voorstel hiertoe zal op zeer korte termijn aan de colleges worden voorgelegd. Met het oog op solidariteit en uniformiteit, ter voorkoming van willekeur en rechtsongelijkheid én gelet op het grote beroep dat we bij de uitvoering van de herindicaties moeten doen op de aanbieders is het zeer wenselijk om op provinciaal niveau afspraken te maken over hoe om te gaan met de herindicaties. Hiertoe is inmiddels een werkgroep gestart met afvaardiging vanuit de gemeenten en zorgaanbieders met als doel een analyse te maken en met adviezen te komen over hoe om te gaan met de herindicaties. Samen werken en kennis delen leidt tot betere resultaten, waarbij het elke gemeente natuurlijk vrij staat om van de adviezen af te wijken. De volgende vraagstukken worden door de werkgroep opgepakt en moeten uiterlijk eind augustus 2015 uitgewerkt zijn en aangeboden worden aan de gemeenten: - Analyse van omvang vraagstuk door opvragen van benodigde gegevens aanbieders - Afspraken met aanbieders over op welke wijze herindicaties/ verlengingen van ondersteuningstrajecten aangeleverd worden en welke informatie aangeleverd moet worden voor een vlotte afhandeling. - Vaststellen criteria voor korte procedure (telefonische schriftelijke afdoening) of lange procedure (gesprek met ouders en aanbieders, herformuleren ondersteuningsvraag) en hiertoe een beslisboom maken - Afspraken maken over de duur/ termijn van de verlenging van de herindicaties - Rol en taken expertpool en huisartsen - Communicatie met inwoners - Regelen informatievoorziening en werkprocessen binnen de gemeente - Juridische consequenties, privacy (hoe alle verlengingsverzoeken aanleveren) Mede op basis van de uitkomsten van de provinciale werkgroep kan er eind augustus een werkproces worden vastgesteld en de medewerkers worden geïnstrueerd. 4

5 3. Omvang opdracht Algemeen Om te kunnen bepalen wat nodig is voor de aanpak van de herindicaties ZIN en PGB is een beeld nodig van de aantallen waar het om gaat. Hierbij moet opgemerkt worden dat het aantal unieke jeugdigen bepalend is voor dit plan omdat het voorkomt dat één jeugdige meerdere indicaties heeft. PGB-indicaties Uit onderstaande figuur blijkt dat het totaal aantal indicaties fors hoger is dan het aantal unieke jeugdigen. Veel jeugdigen hebben een dubbele en soms zelfs meervoudige indicatie. Daarnaast valt op dat een groot deel van de indicaties afloopt na In totaal loopt van 315 unieke jeugdigen de indicatie af in of na Het betreffen in totaal 652 indicaties. Van 185 jeugdigen loopt de indicaties af na Het overzicht in de bijlage geeft een algemeen beeld van de omvang van het aantal indicaties, in welke maand de indicaties aflopen en geven een beeld van het budget dat ermee gemoeid is Aantal indicaties Unieke personen ZIN-indicaties Uit onderstaande figuur blijkt dat in tegenstelling tot de PGB-indicaties het aantal ZIN-indicaties nagenoeg gelijk is aan het aantal unieke jeugdigen. Het is echter van een groot aantal jeugdigen niet bekend wanneer de indicatie afloopt. Daarnaast valt op dat een groot deel van de indicaties afloopt na In totaal loopt van 1056 unieke jeugdigen de indicatie af in of na Het betreft in totaal 1151 indicaties. Van 54 jeugdigen loopt de indicatie af na 2015 en van 915 jeugdigen is niet bekend wanneer de indicatie afloopt. Verder valt op dat er een behoorlijk aantal indicaties langere tijd geleden is afgegeven. Zo zijn 164 indicaties voor 2010 afgegeven. Het overzicht in de bijlage geeft een algemeen beeld van de omvang van het aantal indicaties, de grondslag en in welke maand de indicaties afloopt. 5

6 Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Na 2015 Onbekend Aantal indicaties Unieke personen 0 Berekening aantal herindicatie gesprekken Zoals hierboven aangegeven betreft het in totaal 315 unieke jeugdigen met een PGB indicatie en 1056 unieke jeugdigen met een ZIN indicatie. Binnen deze groepen hebben 190 jeugdigen zowel een PGB als ZIN indicatie. Deze jeugdigen spreken we in een keer over beide indicaties. Het aantal van 190 kan dus afgetrokken worden van het totaal. Daarnaast loopt van jeugdigen met een pleegzorgindicatie de indicatie niet af. Zij vormen een uitzondering. In het Westerkwartier betreft het 50 jeugdigen. Als er echter naast de pleegzorgindicatie echter ook een tweede indicatie afgegeven is dan zal er wel een gesprek plaats moeten vinden. In 15 gevallen is dit het geval. Als we de PGB en ZIN aantallen optellen en dubbelingen en uitzonderingen er af trekken betreft het ( =) 1145 jeugdigen die één indicatie of meerdere indicaties hebben die op 31 december 2015 (of eerder) van rechtswege aflopen. Einddatum indicatie onbekenden verwijzing en via de huisarts Het aantal van 1145 nemen we als uitgangspunt voor het berekenen van de extra formatie die we voor de herindicatie-operatie nodig hebben. Dit is het maximale aantal. Het werkelijke aantal zal lager liggen. Dit heeft te maken het feit dat bij de aangeleverde gegevens van de jongeren met een ZIN indicatie geen einddatum is vermeld. Aangenomen kan worden dat er in de periode januari 2015 september 2015 indicaties aflopen waarbij er geen noodzaak is om de behandeling voort te zetten en een nieuwe indicatie aan te vragen. Ook met het van kracht worden van de nieuwe Jeugdwet behouden (huis)artsen de mogelijkheid de jeugdige en/of zijn ouder met een hulpvraag door te verwijzen naar alle vormen van jeugdhulp. Dit houdt in dat een deel (met name GGz problematiek) van de jeugdigen op basis van een verwijzing van de huisarts in aanmerking komen voor ondersteuning en daarmee een indicatie hebben. Er zal contact opgenomen worden met de huisartsen om eind augustus 2015 een afspraak te maken over hoe om te gaan met de jeugdigen die via de huisarts een herindicatie aan komen vragen. Het is onduidelijk om hoeveel gevallen het zal gaan maar mogelijk zal dit leiden tot een afname in het aantal herindicaties dat vanuit het CJG zal moeten worden uitgevoerd. Bij de berekening voor de benodigde formatie wordt vooralsnog uitgegaan van 1145 individuele jeugdigen. 6

7 4. Randvoorwaarden Voordat er gestart kan worden met de (herindicatie) gesprekken moet er voldaan zijn aan een aantal randvoorwaarden, te weten: 1. Vaststellen financieel besluit 2. Aanpassen verordening 3. Vaststellen nadere beleidsregels 4. Beschikken over voldoende formatie in het CJG voor het voeren van de gesprekken 5. Beschikken over voldoende formatie bij de WMO-loketten voor administratieve afhandeling 6. Beschrijving werkproces herindicaties Beleidsregels, verordening en financieel besluit (1,2 en 3) De Jeugdwet en daaruit voortvloeiend de gemeentelijke verordening Jeugdhulp 2015 vormen het kader voor de uitvoering binnen het CJG. In de verordening is onder andere vastgelegd hoe het proces in hoofdlijnen verloopt voor toekenning van een individuele voorziening. De verordening biedt echter onvoldoende handvatten om vast te stellen wat de ondersteuningsbehoefte is, zowel qua soort, omvang en duur. Gebleken is dat voor de uitvoering van de nieuwe taken het formuleren van richtlijnen voor dit soort uitvoeringsvraagstukken noodzakelijk is. Dit moet worden uitgewerkt in nadere beleidsregels. In augustus 2015 zullen de beleidsregels ter vaststelling voorgelegd worden aan de colleges in het Westerkwartier. Daarnaast hebben de Westerkwartiergemeenten de tarieven voor jeugdhulp nog niet vastgesteld middels een financieel besluit. Hiermee ontbreekt de juridische basis waarop de hoogte van het toe te passen tarief wordt gebaseerd. Daar komt bij dat in de verordening Jeugdhulp het tarief voor individuele ondersteuning door iemand uit het eigen netwerk is vastgesteld op maximaal 80% van de goedkoopst adequate individuele voorziening in natura. Dit is afwijkend van het binnen de WMO gehanteerde tarief en tevens hoger dan voorheen gebruikelijk. Bovendien is dit fors hoger dan de tarieven die elders in de provincie Groningen worden gehanteerd. Gelet op de financiële risico s van dit hogere tarief is aanpassing van de verordening aan de orde waarbij tegelijkertijd een aantal andere onvolkomenheden gerepareerd kunnen worden. Op 7 juli worden in de colleges in het Westerkwartier het financieel besluit ter vaststelling voorgelegd en een gewijzigde verordening ter goedkeuring waarna deze laatste na advies van de WMO-adviesraden in september te vaststelling zal worden voorgelegd aan de raden. Voldoende formatie in het CJG (4 en 5) Om te kunnen bepalen of en hoeveel tijdelijke formatie er extra aangetrokken moet worden voor de herindicaties ZIN en PGB is gekeken of er binnen de beschikbare formatie in het CJG ruimte is. In het onlangs door uw college vastgestelde Uitvoeringsplan 2015 is vastgesteld dat de huidige in het CJG beschikbare formatie niet voldoende is om de huidige wachtlijsten en herindicaties uit te voeren. Om deze wachtlijsten weg te werken zijn er middelen beschikbaar gesteld om op ad hoc basis externe inzet in te zetten. Zoals al eerder aangegeven is de huidige formatie binnen het CJG niet berekend op het uitvoeren van een dergelijk groot aantal herindicaties dat in het tweede deel van 2015 uitgevoerd zal moeten worden. Externe inhuur is onvermijdelijk. 7

8 Daarnaast zijn er meer redenen om te kiezen voor externe inhuur, namelijk Als alle jeugdigen door een beperkte groep mensen wordt gezien zullen de verschillen in de beoordelingen kleiner zijn waardoor willekeur en rechtsongelijkheid beperkt wordt. De CJG medewerkers krijgen meer tijd en ruimte om zich verder te richten op de nieuwe werkwijze (door het in behandeling nemen van alleen de nieuwe ondersteuningsvragen Met name bij de PGB indicaties bestaat de kans dat de uitkomst van de herindicatie op budget anders zal zijn dan voorheen. De tarieven gaan omlaag en ouders zullen wellicht andere vormen van ondersteuning aangeboden krijgen. Door deze gesprekken door een externe partij uit te laten voeren worden de CJG medewerkers, die wellicht later nog in het gezin komen om ondersteuning te bieden, niet in een lastige situatie gebracht. Benodigde formatie herindicaties Het is lastig om in te schatten hoeveel tijd een herindicatie met toepassing van de nieuwe werkwijze ongeveer zal kosten. De inschatting is echter dat vooralsnog kan worden uitgegaan van de oude situatie waarin de herindicaties nog door Bureau Jeugdzorg werden uitgevoerd. Hierbij werd uitgegaan van gemiddeld 6 uur per herindicatie. In totaal moet er in de periode september 2015 december 2015 van 1145 unieke jeugdigen de indicatie opnieuw moeten worden beoordeeld. Uitgaande van gemiddeld 6 uur per herindicatie is hier uur mee gemoeid zijn. Mogelijk zal gedurende het proces blijken dat dit naar beneden bijgesteld kan worden. Op dit moment wordt bekeken voor welke doelgroepen/ ondersteuningsvraag een verkorte procedure toegepast kan worden. Bij jeugdigen met een forse verstandelijke beperking mag aangenomen worden dat de indicatie gelijk zal blijven en kan volstaan worden met een verkorte procedure. Hier kan op voorhand echter geen rekening mee worden gehouden. Dit zal uit het gesprek moeten blijken en is maatwerk. Uitgaande van een bedrag van 50,- per uur voor de inhuur van externe capaciteit komt dit neer op 50 (euro) x 6 uur x 1145 jeugdigen = ,-. Benodigde formatie Wmo- loketten Naast de inzet binnen het CJG moet er ook voldoende formatie zijn binnen de WMO-loketten van de verschillende gemeenten. Vooralsnog hebben wij de administratieve afhandeling belegd bij de Wmo-loketten van de verschillende gemeenten. Belangrijkste reden hiervoor is dat de beschikking door de gemeente afgegeven moet worden. Tot nog toe was het mogelijk om dit naast de reguliere werkzaamheden op te pakken. Gelet op de grote stroom herindicaties die in het tweede deel van 2015 opgepakt moeten worden is de verwachting dat dit niet langer mogelijk is en zal tijdelijk extra formatie aangetrokken moeten worden voor de afhandeling. Uitgaande van de huidige ervaringen is er gemiddeld 2,5 uur nodig per herindicatie. Dit komt neer op een totale inzet van uur voor alle herindicaties. Uitgaande van een bedrag van 30,- per uur voor de inhuur van externe capaciteit komt dit neer op een investering van ,-. Daarbij wordt aangedrongen op het in gezamenlijkheid (door de vier gemeenten) inzetten van de administratieve krachten. Het is namelijk noodzakelijk dat de uitvoering op dezelfde manier opgepakt wordt. In de huidige uitvoering wordt er tegenaan gelopen dat de (administratieve) uitvoering door de vier Wmo loketten op een verschillende manier uitgevoerd wordt. 8

9 In totaal is er een investering nodig van , ,- = ,- om externe capaciteit in te huren voor het uit kunnen voeren van de herindicaties. Per gemeente komt dit neer op een bedrag van: Grootegast (19,1%) Leek (34,2%) Marum (16,5%) Zuidhorn (30,2%) Nogmaals, het betreft maximum bedragen omdat uitgegaan wordt van 1145 unieke jeugdigen en de normale procedure van 6 uur. Beschrijven werkproces (6) Voor de uitvoering van dit plan van aanpak is het noodzakelijk omhet werkproces goed op papier te zetten. Maatwerk en versterking van de eigen kracht vormen hierbij belangrijke uitgangspunten. Zoals eerder aangegeven is op provinciaal niveau een werkgroep bezig met het uitwerken van een aantal onderwerpen die van invloed zijn op het werkproces. Het gaat daarbij onder andere over: rol van de expertpool bepalen duur indicatie bepalen welke informatie aanbieders aan moeten leveren Wanneer randvoorwaarden zoals het financieel besluit en beleidsregels zijn vastgesteld zullen voor de uitvoering van dit plan van aanpak de betreffende medewerkers een korte instructie moeten krijgen. Dit mede om te borgen dat de wijze van afhandeling eenduidig is en in lijn met het gemeentelijk beleid (vormt immers het kader. Deze scholing zal eind augustus/ begin september gegeven moeten worden. Communicatie Formeel moeten een aanvraag voor een herindicatie uiterlijk zes weken voor afloop van de indicatie ingediend zijn. Het is in eerste instantie een eigen verantwoordelijkheid om tijdig een verzoek in te dienen voor herindicatie. Tegelijkertijd hebben de portefeuillehouders Welzijn zich uitgesproken vanuit het oogpunt van klantvriendelijkheid en zorgvuldigheid in proces voor het aanschrijven van alle cliënten. Hiermee willen tevens voorkomen dat er jeugdigen die afhankelijk zijn van ondersteuning deze niet krijgen. Voorgesteld wordt om eind augustus alle jeugdigen met een indicatie aan te schrijven. Hiervoor zal een algemene tekst worden opgesteld en moeten er afspraken tussen de vier gemeenten worden gemaakt over wanneer de brief uit gaat. 9

10 3. Planning Met het vaststellen van dit plan van aanpak zal met name een besluit worden genomen over de het beschikbaar stellen van middelen om externe capaciteit in te kunnen huren voor de afhandeling van de herindicaties. Overige randvoorwaarden zoals het financieel besluit en aanvullende beleidsregels worden separaat aan dit plan van aanpak ter besluitvorming voorgelegd aan de colleges. Onderstaande planning dient als leidraad voor de uitvoering van de herindicaties ZIN en PGB. Voorgesteld wordt om hier mee in te stemmen. 21 april 2015 Plan van aanpak korte termijn is vastgesteld en externe capaciteit is ingehuurd. Medio juli 2015 Vaststellen plan van aanpak langere termijn. Werving externe capaciteit. Vaststellen financieel besluit en gewijzigde verordening (colleges). Augustus 2015 Vaststellen nadere beleidsregels. Maken afspraken met de huisartsen Uitwerken beschrijving werkproces Aanschrijven jeugdigen met een indicatie Medio september 2015 Vaststellen gewijzigde verordening. Uitvoering herindicaties ZIN/ PGB december 2015 Afronden herindicaties 10

11 Bijlage maandoverzichten indicaties ZIN/PGB Indicaties PGB Maand einde functie Aantal indicaties Unieke personen Budget Januari ,38 Februari ,95 Maart ,04 April ,1 Mei ,36 Juni ,55 Juli ,95 Augustus ,74 September ,9 Oktober ,95 November ,92 December ,36 Na Totaal ,15 Indicaties ZIN Maand einde functie Aantal indicaties Unieke personen Grondslag Verst. Geh. Grondslag Psych. Aand. Grondslag Som. Sto. Grondslag Psych. Soc. Grondslag Onb. Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Na Onbekend Totaal