E-boek over productiviteit en kennismanagement

Transcriptie

1 E-boek over productiviteit en kennismanagement Rob Cuperus,

2 Inleiding Het vraagstuk Feiten & Cijfers Van productiviteit naar waarde Werkgever en Productiviteit... 7 Kennismanagement Quickscan Werknemer en productiviteit Rob Cuperus Werken voor wat je waard bent! Is een publicatie van Goodwin Business Improvement. Heb je dit Mini E-Book doorgestuurd gekregen van iemand? Ga dan naar en vraag je eigen exemplaar aan, zodat je zeker bent dat je de meest upto-date versie hebt.

3 Inleiding. Prestaties en productiviteit van mensen die werken in een organisatie is een onderwerp dat regelmatig breed bediscussieerd wordt. Kernvraag van die discussie is of (en hoeveel) productiviteit afneemt als mensen ouder worden? Daarbij wordt alleen gekeken wordt naar de kwantiteit die iemand in een bepaalde tijd kan leveren (vertaald in geld) en niet naar de kwaliteit die wordt geleverd. Met dit boekje wil ik een tegenwicht bieden aan het "platte" vooroordeel dat productiviteit afneemt naarmate mensen ouder worden en dat oudere mensen dus duur zijn voor een organisatie. Uit een inventarisatie van publicaties in de afgelopen maanden wordt duidelijk dat het belangrijkste probleem de ontwikkeling van de loonkosten van werknemers is. Met de ervaring van de medewerker (en dus de leeftijd) nemen de loonkosten toe. De financiële opbrengst van de productie van de werknemer blijft door de tijd heen gelijk terwijl de (loon)kosten voor de werknemer stijgen, de netto opbrengst van de werknemer neemt dus af in de tijd. Kijken naar alleen die opbrengst is kortzichtig, voor optimale performance van een organisatie en continuïteit moet je veel breder kijken. De waarde van een bedrijf of organisatie is dan een veel betere indicator, die waarde bestaat uit de kennis en ervaring van het bedrijf en de klanten en ketenpartners van het bedrijf. Medewerkers dragen bij aan die waarde door hun prestaties, de kennis en ervaring en hun persoonlijke relatie met klanten en ketenpartners. Het is aan de organisatie om de individuele waarde van medewerkers optimaal te ontwikkelen en te benutten. Door kennis van medewerkers te managen en goed te combineren ontwikkelt een organisatie steeds weer nieuwe producten en efficiëntere processen. Dat zijn de randvoorwaarden voor duurzame prestaties en succes. Daarbij heeft de medewerker zeker ook een eigen verantwoordelijkheid om zijn (of haar) waarde voor de organisatie op peil te houden. Door kennis te delen met collega s (te leren) en door goed samen te werken met collega s, ketenpartners en klanten behoudt de medewerker zijn of haar waarde voor de organisatie en levert zij steeds weer een positieve bijdragen aan de productiviteit.

4 Het vraagstuk. Productiviteit van medewerkers is een actueel thema, daarbij wordt vooral gesproken over de productiviteit (of het gebrek daar aan) van oudere werknemers. Wat is er waar van de beweringen in de media dat de productiviteit van ouderen dramatisch afneemt? In 2011 is door de universiteit van Mannheim een onderzoek gepubliceerd naar de productiviteit van oudere werknemers. Dit onderzoek is in de jaren daarvoor gedaan in een fabriek voor vrachtwagens van Mercedes Benz. Opvallend is dat in de 4 artikelen over dit onderzoek over de productiviteit van de oudere werknemer zeer verschillende conclusies worden gepresenteerd, welke diametraal tegenover elkaar staan. De conclusies variëren van ouderen zijn veel minder productief tot ouderen zijn veel productiever dan jongeren. In één artikel wordt zelfs gesproken van een sterke afname van productiviteit vanaf het 30 e levensjaar! Deze zeer verschillende conclusies worden veroorzaakt doordat het begrip productiviteit niet helder is gedefinieerd. Begin 2014 publiceerde het Sociaal Cultureel Planbureau haar rapport "Vraag naar arbeid 2013". In de media is uit dit rapport de conclusie "oudere werknemers zijn minder productief" breed uitgemeten. Deze conclusie is behoorlijk uit zijn verband getrokken. Het rapport beschrijft vooral activiteiten die gericht zijn op het voorkomen van de uitstroom van oudere medewerkers uit het arbeidsproces. Het onderzoek waarover dit rapport gaat bevat geen inhoudelijke informatie over de productiviteit van ouderen. Wel wordt in dit rapport geconcludeerd, dat werkgevers oudere werknemers minder aantrekkelijk vinden omdat deze duur zijn en dat zij de perceptie hebben dat de productiviteit van oudere werknemers laag is. Uit de studie van de publicaties blijkt dat er geen heldere definities zijn voor het begrip productiviteit. Conclusies worden vooral gevoed door een negatief beeld als gevolg van de angst voor hoge kosten voor oudere werknemers. Lage productiviteit van oudere medewerkers is dus vooral een kostenprobleem, of, meer specifiek, een rendementsprobleem. De geleverde kwantiteit door werknemers neemt met de leeftijd niet af, de opbrengst van die kwantiteit dus ook niet. Het echte probleem is dat de (loon)kosten voor oudere werknemers toenemen, gevolg daar van is dat het rendement (de bijdrage van die werknemer aan het bedrijfsresultaat) afneemt. Daarbij is er in die discussie geen aandacht voor andere waarde die werknemers leveren door hun kennis en ervaring en de goede relaties die ze hebben met klanten en ketenpartners. Die waarde is belangrijk voor het succes en de continuïteit van de organisatie waar ze werken.

5 Feiten & Cijfers. Om er achter te komen hoe het echt zit met toegevoegde waarde (productiviteit) en kosten van medewerkers heb ik wat cijfers op een rij gezet. Daarbij heb ik gekeken naar de praktijk in de maakindustrie en cijfers uit die industrie als voorbeeld genomen. In de grafiek is de ontwikkeling van de totale loonkosten per uur uitgezet en vergeleken met het calculatietarief waarmee in prijzen berekend worden. Dit laatste tarief is op 40,- gesteld. De grafiek maakt duidelijk dat het rendement (het verschil tussen de inkomsten wordt en de loonkosten) met de leeftijd flink kleiner wordt. Om de impact daarvan te bekijken is de verhouding tussen loonkosten en het calculatie tarief bepaald. Die verhouding is in feite een break even punt dat bepalend is of een medewerker waarde toevoegt in het proces. Voor een beginnende vakman is die ratio 43%, voor een oudere werknemer is dat 84%, 2 keer zo hoog dus. Er is dus wel degelijk sprake van een probleem als het gaat over productiviteit en leeftijd. De netto opbrengst (= waarde) van werknemers neemt af met de leeftijd als gevolg van de stijgende loonkosten. Zeker als het economisch tegenzit is dit een probleem omdat het de directe financiële resultaten van de organisatie drukt. De meest voor de hand liggende oplossingen voor dit probleem, verlaging van de loonkosten voor oudere medewerkers of verhoging van het calculatietarief, heeft een ondernemer maar voor een deel zelf in de hand. De loonsom wordt bepaald door sociale partners in een CAO en het calculatietarief wordt bepaald door de marktprijs, die zijn niet of nauwelijks te veranderen. Het enige instrument dat de ondernemer tot zijn beschikking heeft is de manier waarop hij de werknemer inzet. Daar doet zich een heel vervelend effect voor: Om oudere werknemers waarde te laten leveren moeten ze meer worden ingezet dan jongere werknemers, echter een oudere werknemer brengt per uur veel minder op dan een jongere. Dit is een soort dubbele klem waar je in vast loopt. Om een kleine waarde toevoeging van oudere werknemers op peil te houden moet je een veel grotere waarde toevoeging van jonge werknemers laten liggen. Dit is vanuit de organisatie geredeneerd zeer onwenselijk, het bedrijfsresultaat komt dan sterk onder druk te staan en er ontstaan risico s met betrekking tot de continuïteit van de onderneming.

6 Van productiviteit naar waarde. De analyse uit de vorige hoofdstukken is nogal één-dimensionaal, er wordt alleen gekeken naar productieve uren en de netto opbrengst van die uren. Als je die analyse volgt zou elke werknemer na een aantal jaren te duur worden en zou de beste aanpak zijn om werknemers na een aantal jaren de organisatie uit te werken. Elke ondernemer weet dat die oplossing niet werkt, met die aanpak verlies je veel kennis en ervaring en kun je als organisatie niet overleven. Tijd om eens wat breder te kijken naar productiviteit en waarde van je organisatie. Breed kijken betekent dat je kijkt naar alle aspecten die bepalend zijn voor het succes en de opbrengst van je organisatie. Voor de korte termijn bepalen bestaande producten, processen en klanten de opbrengst en het succes van je organisatie. Continuïteit en concurrentie vraagt steeds weer om nieuwe producten en nieuwe processen, dat kan alleen als je bestande processen en producten steeds verder ontwikkeld. Belangrijke succesfactor daarbij zijn de klanten van je organisatie, zij betalen uiteindelijk voor je producten en diensten. Bestaande klanten behouden en nieuwe klanten aantrekken doe je door een goede reputatie op te bouwen en het vertrouwen van je klanten te winnen en te behouden. Productiviteit en opbrengsten voor de korte termijn zijn gemakkelijk meetbaar met bestaande financiële en operationele rapportages in de organisatie. Met goede financiële en operationele plannen heb je een accurate prognose van de productiviteit en de opbrengsten voor de nabije toekomst. Vernieuwing van producten en processen vergt Kennis en Ervaring van uw organisatie. Kennis en ervaring wordt opgeslagen in de medewerkers van een organisatie, de waarde ervan (en dus de financiële opbrengsten) ligt in de toekomst. De waarde van kennis en ervaring is alleen te benutten als de organisatie de medewerkers, hun kennis en ervaring optimaal inzet. Klanten zijn de belangrijkste waarde van een organisatie, zij nemen immers de producten (en diensten) af en betalen daarvoor. Klantvertrouwen betekent dat klanten terugkomen en dat nieuwe klanten aangetrokken worden. Klantvertrouwen verdien je door producten en diensten te leveren die toegevoegde waarde hebben voor je klant en door een relatie te bouwen met de klant. Waarde van een organisatie is veel meer dan productiviteit van de mensen die er werken. Het is het complex van de producten en diensten die een organisatie levert, kennis en ervaring van de mensen die er werken en de klanten die de producten en diensten kopen. Alleen als een organisatie in staat is om al die aspecten op elkaar af te stemmen en goede producten en diensten op tijd en tegen een goede prijs te leveren is er sprake van een goede en continue productiviteit.

7 Werkgever en Productiviteit Wat kun je nu als werkgever doen de aanwezige waarde in je organisatie maximaal te benutten? Belangrijke en eerste stap is toch om te kijken hoe de productiviteit van je organisatie op dit moment is, vragen daarbij zijn: 1. Wat is de werkelijke productiviteit van mijn organisatie op dit moment? 2. Wat leveren de producten die we maken (en afleveren) op? 3. Ben ik daar tevreden over? De antwoorden op deze vragen geven een beeld van de productiviteit op dit moment. De informatie is te vinden in de administratie en bestaande rapportages. Hoe snel kunt u die informatie vinden? Is het direct beschikbaar? Of moet je de informatie eerst bewerken? De volgende stap is om inzicht te krijgen van de waarde in uw organisatie en de (potentiële) productiviteit in de toekomst. Hiervoor kijk je hoe je organisatie omgaat met kennis, zit dat gewoon tussen de oren bij de mensen? Of wordt kennis op een systematische manier vastgelegd en gedeeld? Is het bekend wie welke kennis en ervaring heeft? Waar is dat vastgelegd? Hebben de juiste mensen toegang tot die informatie? Het volgende hoofdstuk bevat een lijst met vragen die je helpen om in kaart te brengen hoe je organisatie omgaat met kennis. Met het beantwoorden van de vragen krijg je een vrij aardig idee of en hoe kennis wordt gedeeld in je organisatie. Daarmee weet je of je organisatie in staat is om op een effectieve manier kennis te produceren. Tenslotte onderzoek je het klantvertrouwen dat je organisatie geniet. Hoe trouw zijn je klanten? Wie zijn je trouwste klanten? Waarom keren zij steeds weer terug? Welke klanten zijn er de afgelopen jaren vertrokken? Waarom? Wat (of misschien wel wie) wordt door je klanten het meest gewaardeerd? Zomaar wat vragen die een goede indruk geven wat de waarde van je organisatie voor haar klanten is en, belangrijk, je leads kunnen geven hoe je die waarde kunt versterken en vergroten. Je kunt natuurlijk proberen om die vragen zelf te beantwoorden (je kent je klanten goed, toch?), het beste is echt om dit eens met een aantal klanten te bespreken, alleen op die manier leer je wat je klanten echt denken en vinden! Op die manier krijg je goed inzicht in de waarde van je organisatie en alle aspecten die de waarde beïnvloeden. Met die kennis ben je n staat om die waarde te vergroten, beter te benutten en je organisatie beter te laten presteren. Ik begeleid ondernemers en managers bij dit proces, Ik beschik over uitgebreide instrumenten die informatie snel boven water te krijgen en op een structurele manier te rapporteren. Met die informatie kan hij meer en sneller kennis produceren en steeds weer waarde toevoegen aan zijn organisatie.

8 Kennismanagement Quickscan. De kennismanagement quickscan omvat 4 kerngebieden met elk een aantal vragen, de vragen worden beantwoord met een waardering tussen 0 en 5 (0 = niet of minimaal; 5 = altijd of maximaal) met deze scores krijgt de gebruiker van de scan een goed beeld op welke aandachtsgebieden kennismanagement en daarmee de productiviteit verbeterd kan worden in de organisatie. Kennismanagement Quickscan 1. Bent u tevreden over de prestaties van uw organisatie? Uw producten en de processen waarmee u die producten maakt, levert en onderhoudt zijn de basis voor optimale prestaties van uw organisatie. 1.1 Is uw product is helder gespecificeerd en beschikt u over duidelijke documentatie (brochures, manuals etc.)? 1.2 Zijn productontwerp, productieproces en de service klantgericht, duurzaam en kostenbewust? 2. Worden producten en processen door uw organisatie voldoende en snel genoeg vernieuwd? Snelheid en nauwkeurigheid waarmee verbeteringen en vernieuwingen aan producten en processen worden uitgevoerd en vastgelegd zijn bepalend voor het innoverend vermogen van een organisatie. 2.1 Worden problemen snel en structureel door uw medewerkers zelf opgelost? 2.2 Worden oplossingen en verbeteringen vastgelegd en gedocumenteerd in systemen? 2.3 delen uw medewerkers oplossingen en verbeteringen met collega s zodat die ze ook kunnen toepassen? 3. Wordt informatie en kennis over producten en processen optimaal gebruikt? Verzamelen en vastleggen van informatie en het verwerken van die informatie in regels en normen die door iedereen in de organisatie toegepast en gebruikt worden maakt dat processen en producten reproduceerbaar zijn daarmee is de kwaliteit geborgd. 3.1 Wordt informatie volgens vaste protocollen en procedures vastgelegd en gebruikt? 3.2 Wordt informatie verwerkt tot praktische kennisregels en normen die door iedereen in de organisatie worden gebruikt? 4. Worden problemen snel opgelost en verbeteringen snel en goed uitgevoerd? Tijdig signaleren en snel oplossen van verstoringen in processen en het aanbrengen van verbeteringen betekent dat processen beheerst worden door de mensen in uw organisatie, ook dit is belangrijk voor de kwaliteit die door uw organisatie gerealiseerd wordt. 4.1 Lossen medewerkers zelf verstoringen in processen op en brengen zij zelf verbeteringen aan? 4.2 Krijgen uw mensen krijgen tijd, gelegenheid en instrumenten om hun werk te verbeteren? 4.3 Worden nieuwe oplossingen en verbeteringen structureel gedeeld in uw organisatie?

9 Werknemer en productiviteit. De waarde van een medewerker wordt bepaald door de productie die hij (of zij) levert en de kennis en ervaring die hij bijdraagt aan de organisatie. Die waarde bestaat niet alleen uit producten en de opbrengsten van die producten maar ook uit oplossingen voor problemen die zich voordoen tijdens de uitvoering van het werk, het bedenken en aanbrengen van verbeteringen en het realiseren van nieuwe ideeën voor producten, processen en in de organisatie. Door ervaring op te doen in het werk en door opleidingen groeit de kennis van de medewerker en blijft deze afgestemd op de behoefte van de organisatie. Naast de vakinhoudelijke kennis en ervaring van de medewerker groeien ook de vaardigheden van de medewerker om zijn werk uit te voeren (samenwerken, communiceren, leiderschap etc.), daarmee neemt de effectiviteit van de medewerker ook steeds toe en blijft de medewerker waardevol voor de organisatie. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk om kennis en ervaring en hun persoonlijke effectiviteit te laten groeien en af te stemmen op de eisen die de organisatie van hen vraagt. Door mensen steeds weer uit te dagen om hun kennis en ervaring volledig te benutten en hen aan te spreken op hun verantwoordelijkheid om mee te groeien met de organisatie motiveer je mensen om steeds optimaal bij te dragen aan de productiviteit van de organisatie. Met een aantal eenvoudige vragen kun je nagaan hoe dit binnen je eigen organisatie werkt: 1. Welke kennis en vaardigheden zijn in de toekomst belangrijk voor jouw organisatie? 2. Zijn die bekend bij de medewerkers? 3. Krijgen medewerkers tijd en gelegenheid om nieuwe dingen aan te leren? (opleidingen; stages) 4. Welke faciliteiten zijn er om het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden door je medewerkers te stimuleren? Ook op dit gebied ondersteun ik ondernemers en managers om helderheid te krijgen. Dat kan zijn het maken van een duidelijk beeld van de kennis en vaardigheden die in de toekomst nodig zijn, maar ook het uitzoeken en aanvragen van vergoedingen en subsidies voor scholing en opleiding van medewerkers.

10 Rob Cuperus. Ik ben een Creatieve Probleemoplosser en Business Architect met een passie voor mensen en innovatie. Met veel ervaring als informatie architect in ICT (ontwikkel-) projecten maar ook als implementatie manager bereik ik met mijn klanten duurzame resultaten bij het verbeteren en vernieuwen van producten en processen in hun organisatie. Mijn visie is dat je het maximale uit een organisatie haalt door het maximale uit de mensen die er werken te halen. Door op een praktische manier te werken met mijn klanten en in de organisatie van mijn klanten leer ik producten, processen en de mensen goed kennen. Met die kennis kan ik mijn klant optimaal laten presteren en steeds weer vernieuwen. In mijn werk met en voor klanten onderscheid ik 3 resultaatgebieden: Presteren is het uitgangspunt, zorgen voor optimale productiviteit en het steeds verbeteren van die productiviteit stellen uw organisatie in staat om voldoende revenuen te genereren om nieuwe dingen aan te pakken en daarmee de winstgevendheid en de continuïteit van uw organisatie te borgen. Innoveren en vernieuwen is het belangrijkste middel om de kennis en ervaring (de waarde) van uw organisatie steeds weer te verzilveren in revenuen en nieuwe successen. Motiveren van uw medewerkers om die uitdaging steeds weer aan te gaan, bestaande kennis en vaardigheden zo goed mogelijk te benutten en nieuwe kennis en vaardigheden te ontwikkelen om uw klanten steeds beter van dienst te zijn. Ik werk met standaard services, elk met een vaste aanpak, een vaste levertijd en een vaste prijs. Daarmee weet u als klant vooraf exact wat u kunt verwachten, wanneer het resultaat komt en wat het gaat kosten. Natuurlijk bied ik ook maatwerk oplossingen voor mijn klanten, deze worden zoveel mogelijk opgebouwd uit standaard elementen en altijd vooraf doorgesproken en voorzien van een scherpe vaste prijs en levertijd voordat ze worden uitgevoerd. Als klant hebt u op die manier op elk moment de regie op wat er gebeurt, de snelheid en de kosten voor mijn diensterlening. Volg Rob Cuperus en Goodwin Business Improvement. Website: r.cuperus@goodwin.nl