Vodafone Mobiel werken verandert werkplek en manier van werken

Transcriptie

1 We drinken onze eigen champagne We voeren mobiel werken niet in omdat Het nieuwe werken zo leuk is maar omdat het zakelijk loont. Werken waar en wanneer je maar wilt, met welk apparaat dan ook? Wij doen het. We lossen problemen die we tegenkomen op samen met onze klanten. Je moet tenslotte wel je eigen champagne drinken. Ons gebouw is nu het perfecte visitekaartje voor onze producten en diensten die daardoor zichzelf bijna verkopen. Tjeu Verheijen, projectmanager The Changing Workplace, Vodafone Vodafone Mobiel werken verandert werkplek en manier van werken In het kort Het nieuwe werken bij Vodafone? Dat betekent flexibele werkplekken en werken waar en wanneer je maar wilt maar: het kantoorgebouw blijft een zeer belangrijke rol spelen. Daar is alles toegesneden op de meest efficiënte en effectieve maar ook meest inspirerende manier van werken en vooral: samenwerken. Mobiel werken invoeren heeft heel wat voeten in de aarde. Hoe verander je bijvoorbeeld gedrag? Vooral door mensen zelf veranderingen te laten ervaren, ze keuzevrijheid en verantwoordelijkheid te geven en door een voorbeeldrol voor het management. Organisatie Vodafone Nederland maakt deel uit van de Vodafone Group, het grootste communicatiebedrijf ter wereld met 347 miljoen klanten, medewerkers en vertegenwoordigd op vijf continenten. In Nederland werken medewerkers. Visie: Met onze vaste en mobiele diensten willen wij onze klanten in staat stellen het meeste uit hun leven te halen, zowel zakelijk als privé. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen staan hoog in het vaandel bij Vodafone. Locatie Nadat Vodafone de eerste jaren (1995,1996), tijdelijk in gebouwen in Amsterdam en Sittard van start ging, betrokken zij in 1997 het hoofdkantoor in Maastricht. In dit in 2010 volledig verbouwde kantoor werken ruim medewerkers. Per september 2008 opende Vodafone een tweede hoofdkantoor in Amsterdam op een tijdelijke locatie in Sloterdijk. Vanaf begin 2012 verhuizen de 300 medewerkers van Sloterdijk naar het nieuwe pand aan het Oosterdokseiland in Amsterdam, op een steenworp afstand van het Centraal Station. Bij zowel het tijdelijke als het nieuwe pand is geen parkeerruimte aanwezig. Vraagstuk Mobiel werken is het motto van Vodafone. Daarnaast staat duurzaamheid hoog op de bedrijfsagenda. Vodafone wil intern doen wat ze extern uitdraagt: we moeten natuurlijk wel onze eigen champagne drinken. Maatregel Vodafone paste haar hele kantoor en manier van werken aan en vertaalt Het Nieuwe Werken naar een op maat gesneden concept: mobiel werken. We doen dit niet omdat Het nieuwe werken zo leuk is maar omdat het zakelijk loont. Het gaat bij mobiel werken trouwens niet alleen om de kantoorinrichting, dat is maar het topje van de ijsberg. Het is een integraal veranderingsproces, een concept dat invloed heeft op alle aspecten van werken en reizen: hoe ga je om met de locatie, parkeren, het stimuleren van openbaar vervoer, energie- en papierverbruik en ga zo maar door. Bekijk het filmpje van Vodafone over mobiel werken. [http://over.vodafone.nl/werken-bijvodafone/onze-organisatie/mobiel-werken-0] Gedragsverandering Veranderingen kun je mensen niet opleggen, je moet het ze laten ervaren, pas dan zullen ze hun gedrag aanpassen. Neem het werken met laptops in plaats van desktops. We begonnen met 60% desktops en plaatsten extra beeldschermen. Nu werkt iedereen op z n laptop en blijkt dat maar een derde van de neergezette schermen gebruikt wordt. Medewerkers ervaren zo zelf dat ze de

2 beeldschermen toch niet gebruiken en je hebt de hele discussie niet die je zou hebben gehad als je meteen was gestopt met schermen plaatsen. Belangrijk bij gedragsverandering is dat je veranderingen topdown invoert. Begin bij het management, dan volgt de rest. De CEO had bijvoorbeeld als eerste geen eigen kamer meer, daarmee geef je het goede voorbeeld. Wat ik ook geleerd heb, is dat je je medewerkers niet moet onderschatten. Ze accepteren veranderingen vaak veel sneller dan je denkt. Inrichting Niemand heeft een eigen werkplek bij Vodafone. Iedereen zoekt dagelijks de beste werkplek op voor zijn werkzaamheden. We faciliteren dat mensen hun werk zo goed mogelijk kunnen doen met een groot aanbod aan diverse werkgerelateerde plekken. Zo zijn er: gedeelde bureaus bibliotheek (stilteplek om rustig te werken) belcellen focusruimtes waar je kunt bellen of met 1 of 2 personen kunt werken managementkamers ruimtes voor videoconferencing Een nagebouwde treincoupé waar Vodafone haar ideaalbeeld laat zien van effectief werken onderweg We willen met ons kantoor onderdeel zijn van de stad en de omgeving. Dat betekent dat we ons kantoor niet inrichten als een campus met allerlei extra faciliteiten als sportmogelijkheden of opvang. Als daar behoefte aan is, zoeken we hiervoor partners in de buurt. We zitten niet voor niks in het centrum van Amsterdam. Duurzaamheid Naast het stimuleren van gebruik van openbaar vervoer en het ontmoedigen van autorijden, houdt Vodafone bij de inrichting van haar nieuwe kantoorpand ook terdege rekening met duurzaamheid. Zo is het aantal printers drastisch verminderd om papiergebruik terug te dringen en koopt het bedrijf groene stroom in. Er is een warmtewininstallatie aangelegd en de urinoirs gebruiken geen water. Ook het terugdringen van het aantal benodigde vierkante meters verlaagt het energieverbruik. Lees meer over het duurzaamheidsbeleid van Vodafone. [http://over.vodafone.nl/duurzaam] Techniek Werken waar en wanneer je maar wilt, met welk apparaat dan ook. Wij doen het. We lossen problemen die we tegenkomen op samen met onze klanten. Zij lopen tegen dezelfde problemen op als wij, bijvoorbeeld met overal draadloos kunnen bellen en internetten. We hebben de dure videoconferencing systemen uit de kamers van de directie overgeplaatst naar de vergaderkamers. Daardoor hoeven medewerkers nu voor het bijwonen van vergaderingen bijna niet meer te reizen. Iedereen werkt met laptops en krijgt elke twee jaar een nieuwe mobiel. Slimmer reizen Medewerkers krijgen een mobiliteitsbudget maar de precieze inhoud van de regeling is pas in de loop van 2012 rond. Het budget draait vooral om een grote mate van keuzevrijheid voor de medewerkers. Ze kunnen met het budget niet alleen hun vervoerswijze kiezen maar ook bijvoorbeeld welke apparatuur ze willen gebruiken zoals welk type laptop en mobiel. Wij kunnen niet voor mensen de keuze maken wat zij belangrijk vinden. We vertellen medewerkers niet dat ze op de fiets moeten komen. We scheppen liever de randvoorwaarden om te fietsen: een veilige stalling voor dure fietsen en douches bijvoorbeeld. De bedoeling is dat op termijn alle leaseauto s verdwijnen. Het management heeft nu al de keuze tussen een leaseauto en een mobiliteitsbudget met OV-kaart. We beginnen weer topdown. Wat heb je aan een leaseauto midden in Amsterdam? Je kunt hier niet parkeren en het Centraal Station is op loopafstand. Inmiddels is het aantal leaseauto s al gehalveerd.

3 Leefritme Vodafone praat niet over de balans tussen werk en privé maar over leefritme. Hoe jij je leefritme wilt invullen is voor iedereen anders en verandert door de tijd heen. Wat wij doen is zorgen dat we de juiste voorwaarden scheppen. We hebben bijvoorbeeld geen vaste werktijden maar werken resultaatgericht. Ons nieuwe kantoor is geopend tussen en maar als je langer wilt werken is dat in principe ook mogelijk, dan regelen we dat op 1 verdieping licht en verwarming aan blijven. Hoewel je thuis kunt werken, richten wij geen thuiswerkplekken in voor medewerkers. Samenwerken, kennis delen en ideeën uitwisselen is bij ons heel belangrijk en dat kan het beste op kantoor. Daar is ons hele gebouw op ingericht. Lees meer over leefritme [http://over.vodafone.nl/vodafone-nederland/onze-visie/leefritme] Winnende werkplek Een onafhankelijke jury heeft samen met het publiek Vodafone uitgeroepen tot winnaar van de Winning Workplace Award 2011 van Jones Lang LaSalle. De Winning Workplace Award is een onderscheiding voor de kantoorgebruiker die op een vooruitstrevende en innovatieve manier invulling geeft aan ontwikkelingen op de kantoorgebruikersmarkt, zoals Het Nieuwe Werken. Volgens het juryoordeel benadrukt Vodafone s mobiel werken concept de innovatiekracht van Vodafone. Bovendien past het concept perfect bij de flexibele werkwijze van young professionals, en maakt het ervaren professionals nog productiever. Lees meer [http://www.winningworkplace.nl/winnaar#6] Baten Voor de organisatie De meeste opbrengsten zitten aan de verkoopkant. Ons gebouw is het perfecte visitekaartje voor onze producten en diensten die daardoor zichzelf bijna verkopen. Aantrekkelijk zijn en blijven voor young professionals Medewerkers die trots zijn op hun werkplek/ organisatie Kostenbesparingen Effectievere en efficiëntere werkprocessen stellen de klant meer centraal, hogere klanttevredenheid Productiviteitsstijging Beter voor milieu (gebruik cradle2cradle producten en invoeren duurzaamheidsbeleid) Enkele cijfers een jaar na de verbouwing van het pand/ invoering The Changing Workplace in Maastricht: Door mobiel werken en een clean desk policy delen 100 Vodafone-medewerkers gemiddeld 60 bureaus (dit was 110 bureaus per 100 medewerkers). Per gedeeld bureau is gemiddeld ruim 5 m2 aanwezig. De facilitykosten zijn met bijna 50% gedaald. Denk aan minder schoonmaakkosten maar ook aan het wegvallen van de kosten voor interne verhuizingen. De communicatielijnen zijn verkort. Uit medewerkersonderzoek (bron: Medewerkerstevredenheidonderzoek Vodafone 2010) blijkt meer betrokkenheid bij het merk en bij de collega s. Er wordt meer gedaan op minder m2. In totaal is de hoeveelheid kantooroppervlakte met 45% afgenomen wat jaarlijks miljoenen bespaart. Het aantal medewerkers is daarbij nadrukkelijk niet gedaald. Vodafone s marktaandeel in Nederland is gestegen. Vodafone s 'footprint' op het milieu is verminderd. Nieuw duurzaamheidsbeleid, gekoppeld aan mobiel werken, heeft geleid tot een afname van het aantal leaseauto's en meer medewerkers die met het openbaar vervoer reizen. Hierdoor is het brandstofverbruik in een half jaar tijd met 22% gedaald. Tegelijkertijd is dus de CO2-uitstoot verminderd. Het aantal gevlogen kilometers is met 50% afgenomen. Advies- en ingenieursbureau DHV becijferde onlangs dat Vodafone met mobiel werken jaarlijks per medewerker 750 kilo CO2 minder produceert. Een besparing van 25%. Voor de totale organisatie is dat gelijk aan de CO2-opname van bomen. Voor de werknemers Meer werkplezier Innovatieve werkplek en techniek Open, transparante werksfeer

4 Betere aanpassing werk aan eigen leefritme Kosten Voor de organisatie Veel kosten voor aanpassing kantoor/ techniek maar die kosten zijn snel terugverdiend. Voor de werknemers Geen (behalve als je met de auto wilt blijven komen, dan hoge parkeerkosten) Tijd Reken 4 tot 5 jaar voor het hele veranderproces. Promotie Zet vraag en antwoordlijsten in. Bedenk vooraf vragen en antwoorden met behulp van een belangrijke pilotgroep zoals het secretariaat. Zien werkt beter dan lezen. Bij onze koffieautomaten hangt een beeldscherm met wisselende beelden, afgewisseld met korte teksten. Communiceer zo min mogelijk. Laat mensen zoveel mogelijk zelf ontdekken en ervaren. Hou ze nieuwsgierig. Laat afdelingen zoveel mogelijk zelf oplossen en communiceren met hun team. Communiceer topdown: laat het management het goede voorbeeld geven en veranderingen als eerste doorvoeren bij zichzelf. Een handboek met regels voor Het nieuwe werken is echt niet nodig. Mensen komen zelf wel met vragen en managers maken met hun team zelf wel onderlinge afspraken zoals wanneer iedereen op kantoor is voor teamoverleg. Geef mensen vrijheid en verantwoordelijkheid. Tips Niet lullen maar doen, al doende leer je van je fouten. Topdown invoeren, management heeft voorbeeldfunctie. En iedereen doet mee. Stel niet teveel regels op, vertrouw op je mensen om resultaten te boeken en oplossingen te vinden voor problemen die ze tegenkomen. Zoek naar de invulling van Het Nieuwe Werken die bij jouw organisatie past. Verandering is ook leuk! Leg veranderingen niet op maar laat mensen deze aan den lijve ervaren. Meer weten? Vodafone Simon Carmiggeltstraat 6 Amsterdam Tjeu Verheijen Projectmanager The Changing Workplace M (06) E [Nodig qua illustraties: ] Foto geïnterviewde Logo organisatie Algemeen plaatje passend bij quote Om welk vraagstuk gaat het? MVO, parkeren, productiviteit, kostenbeheersing Om welke maatregel gaat het? HNW Korte samenvatting

5 Het nieuwe werken betekent flexibele werkplekken en werken waar en wanneer je wilt maar: het kantoor blijft zeer belangrijk. Mobiel werken bereik je vooral door mensen zelf veranderingen te laten ervaren, ze keuzevrijheid en verantwoordelijkheid te geven en de voorbeeldrol van het management.