Bijlagen: ontwerpbesluit (het rapport Omgevingsonderzoek provincie Noord- Holland is u al in december '97 toegestuurd).

Transcriptie

1 Voordracht 21 Haarlem, 17 maart 1998 Onderwerp: omgevingsonderzoek provincie Noord-Holland Bijlagen: ontwerpbesluit (het rapport Omgevingsonderzoek provincie Noord- Holland is u al in december '97 toegestuurd). Inleiding Tijdens de begrotingsbehandeling voor 1996 hebben uw Staten een amendement van de VVD aangenomen (nr ), waarin wordt verzocht om het houden van een consumentenonderzoek. Voor een dergelijk onderzoek is f ,-- beschikbaar gesteld. Naar aanleiding hiervan hebben wij aan de B&A groep opdracht gegeven tot het uitvoeren van een "omgevingsonderzoek" onder functionele relaties van de provincie. Dit zijn (semi)publieke en private partners met wie de provincie frequent en intensief samenwerkt. De uitwerking van het amendement en de begeleiding van het onderzoek is in nauwe samenwerking met de indieners van het amendement gebeurd. Dit zijn de heren C. de Groot, H. Pluckel, R. van Wijk en D. Gök en mevrouw N. Klijn. In het onderzoek is nagegaan hoe onze partners de nieuwe rolopvatting van de provincie - een actieve, integrale en probleemgerichte provincie die op interactieve wijze tot beleid en uitvoering komt - waarderen. Het onderzoek spitst zich toe op het optreden van de provincie in vier projecten die als voorbeeld dienen voor de rolvernieuwing van de provincie: Veenweiden-gebieden, Plan Verzorging en Verpleging, Streekplanherziening Gooi en Vechtstreek en Masterplan Noordzeekanaalgebied. In het onderzoek is ingegaan op drie vragen: 1. In hoeverre herkennen de functionele relaties een nieuwe rolopvatting van de provincie Noord-Holland (als een actieve, integrale en probleem- gerichte provincie die op interactieve wijze tot beleid en uitvoering komt) en hoe beoordelen zij deze rol? 2. Hoe wordt binnen de nieuwe rol van de provincie omgegaan met het politieke primaat van provinciale staten? En op welke wijze kunnen belangrijke functies van de staten, zoals externe oriëntatie, strategie vorming en prioriteitsstelling het beste worden gewaarborgd? 3. Op welke wijze berichten de media in Noord-Holland over het provinciale optreden, hoe wordt daarbij ingegaan op de nieuwe rolopvatting van de provincie en waardoor wordt deze berichtgeving beïnvloed? Hieronder wordt achtereenvolgens ingegaan op de leerervaringen en conclusies van onderzoeksvraag 1, 2 en 3. I. De eerste onderzoeksvraag In het rapport Omgevingsonderzoek worden een aantal projectoverstijgende leerervaringen met interactieve werkvormen aangegeven. Deze zijn grofweg in te delen in aandachtspunten voor de inrichting of structuur van interactieve processen en aandachtspunten voor de communicatie in interactieve processen.

2 Aandachtspunten voor inrichting van interactieve processen: 1. maatwerk in open plan processen; 2. onafhankelijkheid van de voorzitter; 3. adequate selectie van de deelnemers; 4. zorgvuldige tijdsplanning; 5. aandacht voor hanteren machtsbasis. Aandachtspunten voor communicatie in interactieve processen: 6. metacommunicatie bij wijziging spelregels; 7. zorgvuldige terugkoppeling; 8. planmatige communicatie; 9. een trekker met gezicht. Een toelichting op deze aandachtspunten is in het rapport op blz. 69 en verder te vinden. 2 Uit het onderzoek blijkt dat de nieuwe rolopvatting van de provincie, waarbij beleidsvoorbereiding en -uitvoering op een meer interactieve wijze tot stand komt door de functionele relaties, over het algemeen positief gewaardeerd wordt. Kanttekening daarbij is dat het zich eigen maken van de nieuwe rolopvatting, met name bij het ambtelijk apparaat nog te wensen overlaat. Daarnaast laat de score op een aantal imago-kenmerken die horen bij de nieuwe rolopvatting - samenwerkend, openheid, weten wat er leeft - zien dat de relaties van mening zijn dat 'de provincie de goede kant op gaat'. Wel zijn er kanttekeningen te maken bij de geringere score op de imagokenmerken slagvaardigheid, daadkracht en communicatieve instelling. Zo vindt men dat de provincie vaak wel een goede start maakt, maar onvoldoende in staat is het project ook op een interactieve wijze tot een goed einde te brengen. II. De tweede onderzoeksvraag Eén van de conclusies uit het Omgevingsonderzoek is dat het politiek primaat van de staten in de interactieve beleidsvorming moet worden versterkt. Staten(leden) lijken onvoldoende betrokken bij interactieve processen en de externe oriëntatie lijkt niet voldoende. III. De derde onderzoeksvraag Eén van de conclusies is dat de nieuwe rolopvatting van de provincie nog weinig invloed heeft op de profilering in de media. Wel wordt de interactieve aanpak in de media opgemerkt en positief gewaardeerd. De aanbeveling van de onderzoekers daarbij is om de voorlichting bewuster en pro-actiever aan te pakken. Hierbij wordt opgemerkt dat de 'inzet' van verantwoordelijke gedeputeerden een goede invloed heeft op een positieve profilering van de provincie. Een andere conclusie is dat het bij veel projecten ontbreekt aan een communicatiestrategie, waar persvoorlichting een integraal onderdeel van is.

3 3 Beleidsvoornemens: de activiteiten op basis van de Doorlichting communicatiefuncties In zowel het Omgevingsonderzoek als de Doorlichting van de communicatiefuncties - die wij in oktober 1997 hebben laten uitvoeren - wordt gesignaleerd dat een planmatige aanpak van de communicatie over het algemeen ontbreekt. De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de communicatie (exclusief persvoorlichting) is met het Communicatiebeleidskader in 1992 bij de afdelingen neergelegd. Omdat daar, onder andere door gebrek aan deskundigheid en formatie bij de afdelingen, tot nu toe te weinig van terecht is gekomen, hebben wij bij de behandeling van de doorlichting besloten om: Aaan het bureau communicatie de opdracht te geven om met een voorstel voor planmatige aanpak van de communicatie te komen; Bde formatie van bureau communicatie voor in ieder geval een jaar uit te breiden met twee formatieplaatsen op seniorniveau, voor ontwikkeling van beleid en interne advisering; Ceen programma van opleiding en training van zowel management als communicatiemedewerkers op te laten stellen. Ad A Het bureau communicatie is inmiddels bezig met de ontwikkeling van een instrument om tot een jaarprogrammering communicatie te komen. Een jaarprogrammering biedt de mogelijkheid om in gezamenlijkheid (afdelingen, bureau communicatie, bestuur) te komen tot een vooruitblik en overzicht van wat er nodig is aan mensen en middelen op het gebied van communicatie voor het betreffende jaar. Tevens biedt het de mogelijkheid gezamenlijk prioriteiten te stellen met betrekking tot de communicatie op projectniveau. Deze 'leidraad programmering communicatie' is in eerste concept gereed. De komende tijd zal de Leidraad met Directieraad en afdelingen besproken worden, om te kijken hoe de verdere uitwerking vorm te geven is. Ad B De taken van de twee senior-functies zijn onder andere gericht op ontwikkeling en implementatie van allerlei instrumenten/projecten op het gebied van communicatie. Bijvoorbeeld de leidraad programmering, het project interactieve werkwijze etc.. Aangezien het reorganisatieproces nog in volle gang is, lijkt het verstandiger om met de invulling van de twee nieuwe functies niet eerder dan na de zomer (september 1998) daadwerkelijk van start te gaan. De tussenliggende periode zal gebruikt worden om, in samenspraak met de afdelingen, te inventariseren welke acties nodig zijn op het gebied van ontwikkeling van communicatiebeleid en interne advisering. Ad C De komende tijd moet dit opleidingsprogramma nader ingevuld gaan worden. Dit zal in nauwe samenspraak met zowel de afdeling Personeel en Organisatie als de andere afdelingen moeten gebeuren. Zo zal onder andere eerst duidelijk moeten worden hoe de decentrale communicatiefuncties ingevuld gaan worden en welke opleidingsbehoeften daaruit voortkomen. Verder is te verwachten dat als gevolg van de meer interactieve werkwijze bij de provincie er een behoefte gaat ontstaan aan opleiding en training op dit gebied.

4 Overige beleidsvoornemens Een groot deel van de bevindingen heeft in feite betrekking op de nieuwe vormgeving van de communicatiefunctie, bestuurlijk en ambtelijk. In het vorenstaande zijn wij daarop ingegaan. Daarnaast geven de onderzoeksresultaten waardevolle indicaties voor de vormgeving van de werkwijzen bij de produktie en dienstverlening van de provincie, die in het kader van het reorganisatieproces en anderszins gaande is. De bevindingen zullen daarbij worden betrokken en de statencommissie voor Personeel en Organisatie zal op de hoogte worden gehouden en worden betrokken bij de ontwikkelingen op dit vlak. De bevindingen ten aanzien van de betrokkenheid van uw Staten komen in de eerste plaats aan de orde in het kader van de werkgroepen inzake het functioneren van uw Staten, die zoals bekend momenteel bezig zijn. Bevindingen op dit punt betreffen overigens ook de vormgeving van werkwijzen in het kader van de reorganisatie c.a. en zullen daar dus bij worden betrokken. 4 Slot Wij geven u in overweging het hierbij gaande ontwerpbesluit vast te stellen. Haarlem, Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,, voorzitter., griffier.

5 5 Ontwerpbesluit Nr. Provinciale Staten van Noord-Holland; gelezen de voordracht van gedeputeerde staten; besluiten: 1.kennis te nemen van het rapport Omgevingsonderzoek provincie Noord-Holland en van de beleidsvoornemens van het college van gedeputeerde staten, aangegeven in de voordracht; 2.in voorkomende gevallen rekening te houden met en gebruik te maken van de resultaten van dit onderzoek; 3.van geval tot geval te bezien welke nadere acties nodig zijn. Haarlem, Provinciale Staten voornoemd,, voorzitter., griffier. Titel:Vd 21: Omgevingsonderzoek prov. Noord-Holland Datum: Nummer:21 Documenttype:Voordracht