Guidance on self declaration NEN-ISO januari 2011 ICS ; Commentaar vóór

Transcriptie

1 Nederlandse Ontwerp praktijkrichtlijn NPR 9026 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO Publicatie uitsluitend voor commentaar Guidance on self declaration NEN-ISO januari 2011 ICS ; Commentaar vóór Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. Normcommissie "Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen" Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute. The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

2 Inhoud Voorwoord Onderwerp en toepassingsgebied Verwijzingen Termen en definities Handleiding zelfverklaring Voorbereiden Scope van de toepassing van NEN-ISO en de zelfverklaring Uitvoeren onderzoek Beoordelen resultaten Publiceren zelfverklaring Bepalen noodzaak herbeoordeling Onderzoeksvragen Onderzoeksvragen over principes van MVO Het afleggen van rekenschap Transparantie Ethisch gedrag Respect voor belangen van stakeholders Respect voor rechtsorde Respect voor internationale gedragsnormen Respect voor mensenrechten Onderzoeksvragen over onderkennen van maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrekken van stakeholders Stakeholders identificeren Het betrekken van stakeholders Onderzoeksvragen over kernthema s van MVO Bepalen van relevantie Bepalen van de significantie Onderzoeksvragen over werkwijzen voor het integreren van MVO in de hele organisatie Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) Visie, missie, beleid en strategie Prioriteren van MVO-onderwerpen Ontwikkelen bewustzijn en competentie Integreren van MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures Communicatie en rapportage Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Bijlage A zelfverklaring Bijlage B referentiematrix Bijlage C tabel voor het vaststellen van relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Bijlage D tabel voor prioritaire acties en integratie in de bedrijfsvoering Bibliografie

3 Voorwoord NEN-ISO heeft het karakter van een richtlijn en is daarom niet geschikt en uitdrukkelijk ook niet bedoeld voor certificatie. Niettemin is er een toenemende behoefte bij organisaties om kenbaar te maken dat zij NEN-ISO toepassen. Daarom heeft de normcommissie Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties zich georiënteerd op mogelijkheden om als organisatie te kunnen communiceren dat de principes en richtlijnen in NEN-ISO volledig en serieus worden toegepast. Daarbij is gezocht naar een vorm die aansluit bij het karakter van MVO: een organisatie neemt zelf haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, verwerft inzicht in de effecten van haar activiteiten op de maatschappij, stakeholders en duurzame ontwikkeling, treedt in dialoog met haar stakeholders, maakt bewust keuzes en is bereid daarover verantwoording af te leggen. Het resultaat is dit praktijkrichtlijnontwerp 1) dat is ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het opstellen van een zogenoemde zelfverklaring dat de principes en richtlijnen in NEN-ISO worden toegepast. Hiermee kan een organisatie op vrijwillige basis verantwoording afleggen over de wijze waarop zij haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt, hoe daarbij NEN-ISO wordt toegepast en wat daarvan de resultaten zijn. Een organisatie kan gebruikmaken van dit praktijkrichtlijnontwerp als zij NEN-ISO toepast en van mening is rijp te zijn voor het uitgeven van een zelfverklaring. De handleiding in dit praktijkrichtlijnontwerp heeft betrekking op het proces dat bestaat uit de in figuur 1 weergegeven stappen A t.m. E. De zelfverklaring is gebaseerd op een zogenoemd zelfonderzoek ( self-assessment ) en evaluatie van de resultaten daarvan in het licht van NEN-ISO Op basis daarvan kan de organisatie de zelfverklaring opstellen, ondertekenen en zorgdragen voor de publicatie daarvan met verwijzing naar ondersteunende informatie. Voorafgaand aan dit proces van zelfverklaring zal de organisatie kennis moeten nemen van NEN-ISO en de daarin gegeven richtlijnen toepassen bij haar MVO-gerelateerde activiteiten. Het kennis nemen van NEN-ISO en het toepassen van de richtlijnen daaruit maken geen onderdeel uit van dit praktijkrichtlijnontwerp. A. Voorbereiden B. Uitvoeren onderzoek C. Beoordelen resultaten D. Publiceren zelfverklaring E. Bepalen noodzaak herbeoordeling Figuur 1 Stappen in het proces om te komen tot een zelfverklaring A. Voorbereiden In de voorbereiding stelt de organisatie vast welke competenties nodig zijn om een adequaat zelfonderzoek uit te kunnen voeren en de resultaten daarvan te evalueren en te beoordelen in het licht van NEN-ISO ) Bij het opstellen van dit praktijkrichtlijnontwerp is gebruikgemaakt van de eisen uit NEN-EN-ISO/IEC en NEN-EN-ISO/IEC Hierbij past de kanttekening dat die normen betrekking hebben op zelfverklaring tegen een eisenstellend document, terwijl het bij NEN-ISO om een richtlijn gaat. 3

4 B. Uitvoeren onderzoek Deze stap omvat het uitvoeren van intern onderzoek en het invullen van de vragenlijst uit hoofdstuk 5 tot en met 8 van dit praktijkrichtlijnontwerp. In deze vragenlijst zijn voor elk onderdeel van NEN-ISO (principes, betrekken van stakeholders, MVO-kernthema s en -onderwerpen en integratie in de bedrijfsvoering) toegespitste onderzoeksvragen opgenomen. Bij de beantwoording daarvan zal de organisatie in veel gevallen kunnen verwijzen naar al beschikbare relevante informatie van de organisatie (zoals bestaande rapportages, systeemonderdelen e.d.). Dit gebeurt in de vorm van een zogenoemde referentiematrix. Een voorbeeld hiervan is opgenomen in bijlage B. In bijlagen C en D zijn voorbeelden van tabellen opgenomen die de organisatie kan gebruiken bij het structureren, samenvatten en rapporteren van de onderbouwende gegevens voor de zelfverklaring. C. Beoordelen resultaten De resultaten van het onderzoek worden intern geëvalueerd en beoordeeld (bij voorkeur door iemand die zelf niet bij het onderzoek was betrokken) met NEN-ISO als referentiekader. Op basis van een evaluatie van de resultaten beoordeelt de organisatie of er voldoende grond is voor de zelfverklaring. Bijlage A bevat een standaardformat voor de zelfverklaring. Bij het vaststellen en ondertekenen van de zelfverklaring behoort de organisatie ook de geldigheidsduur te bepalen. D. Publiceren van de zelfverklaring Het publiceren/communiceren van de zelfverklaring, de opgestelde referentiematrix en de verwijzing naar onderbouwende informatie is de laatste stap in het proces. Publicatie op de website van de organisatie zelf ligt hierbij het meest voor de hand. E. Bepalen noodzaak herbeoordeling Periodiek behoort de organisatie het in dit praktijkrichtlijnontwerp beschreven proces te herhalen om de actualiteit van de zelfverklaring te waarborgen in lijn met de door de organisatie vastgestelde geldigheidsduur. In de serie Nederlandse praktijkrichtlijnen verschijnen publicaties van informatief karakter, zoals toelichtingen op normen, constructieve mogelijkheden, werkmethoden en fabricagegegevens. Aan deze publicaties mag geen normatieve waarde worden toegekend. Dit praktijkrichtlijnontwerp is opgesteld door de normcommissie Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Op het ogenblik van publicatie van het praktijkrichtlijnontwerp was de commissie als volgt samengesteld: J. te Hennepe (voorzitter) (Op persoonlijke titel) H.J. van Beek Landelijke Vereniging van Wereldwinkels, Culemborg F. van den Berg Berenschot B.V., Utrecht P.M.C. Blom Dunea, Voorburg H.J.J. van Breemen Vereniging VNO-NCW, Den Haag A. Drop Het Branche Bureau B.V., Baarn M.G. Edens Essent N.V./Global Compact, Arnhem M. Gombault BECO Groep, Rotterdam A. Herder Profundo, Amsterdam P. Hupperts The Terrace, Utrecht N. Jacobs MVO Nederland, Utrecht C.M. Jongenotter (Op persoonlijke titel) J. Kröder Learn2improve your planet, IJsselstein L. van Munster Ministerie van Buitenlandse Zaken, Den Haag H. Nooter Alliander NV, Duiven G. Oonk MVO Platform, Amsterdam R.J. van Rijn Koninklijke Ahrend N.V., Amsterdam H.J. Seffelaar Rasenberg Holding B.V., Breda D. Seijs Ahrend Marketing Inrichten, Amsterdam 4

5 J.C. Stans John Stans Consultancy, Olst R. van Tulder Erasmus Universiteit, Rotterdam L.M. van Westerlaak FNV Vakcentrale, Amsterdam J. van Wijngaarden Ministerie van E.L. & I., Den Haag I. Boon (secretaris) Nederlands Normalisatie-instituut (NEN), Delft Commentaar op dit praktijkrichtlijnontwerp kan vóór 1 mei 2011 worden ingediend via 5

6 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO Onderwerp en toepassingsgebied Deze NPR beschrijft het proces voor het voorbereiden, vaststellen en onderhouden van een zelfverklaring dat de principes en richtlijnen van NEN-ISO worden toegepast. Deze NPR is bedoeld voor alle typen organisaties die gebruikmaken van NEN-ISO en dat intern en extern kenbaar willen maken. 2 Verwijzingen De volgende documenten waarnaar is verwezen zijn onmisbaar voor de toepassing van dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste versie van het document (met inbegrip van wijzigingsbladen) waarnaar is verwezen van toepassing. NEN-ISO 26000:2010 Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties NEN-EN-ISO/IEC :2004 Conformity Assessment Supplier s declaration of conformity Part 1: General requirements NEN-EN-ISO/IEC :2004 Conformity Assessment Supplier s declaration of conformity Part 2: Supporting documentation 3 Termen en definities Voor de toepassing van deze NPR gelden de termen en definities van NEN-ISO Handleiding zelfverklaring 4.1 Voorbereiden Op het moment dat een organisatie van mening is rijp te zijn voor een zelfverklaring dat zij de principes en richtlijnen van NEN-ISO toepast, start zij het in deze NPR beschreven proces. In de voorbereiding behoort de organisatie vast te stellen welke competenties en andere middelen nodig zijn om een adequaat zelfonderzoek ( self-assessment ) uit te kunnen voeren en de resultaten daarvan te evalueren in het licht van NEN-ISO De volgende rollen kunnen worden onderscheiden: de onderzoeker; degene die de bewijzen verzamelt en rapporteert; de beoordelaar; degene die op basis van de onderzoeksresultaten concludeert of er voldoende basis is om tot een zelfverklaring te komen. De volgende competenties zijn belangrijk voor een goede invulling van de onderscheiden rollen. Onderzoeker: kennis van de organisatie (op basis van voldoende werkervaring in de organisatie); onderzoeksvaardigheden (interviewen van medewerkers, beoordelen documenten en registraties); kennis van NEN-ISO 26000; 6

7 rapportagevaardigheden (eenduidig interpreteerbare verslaglegging). Beoordelaar: kennis van de organisatie (op basis van voldoende werkervaring in de organisatie); kennis van NEN-ISO 26000; inzicht in het proces van zelfverklaring; inzicht in de betekenis van een zelfverklaring. Het verdient de voorkeur de invulling van deze rollen functioneel van elkaar te scheiden 2). Aangezien de beoordelaar een belangrijke rol heeft in het vaststellen van de resultaten verdient het de voorkeur om deze rol neer te leggen bij de directie. De ondertekenaar van de zelfverklaring is een derde te onderscheiden rol. Het verdient de voorkeur de rol van de beoordelaar te scheiden van de rol van de ondertekenaar 3). 4.2 Scope van de toepassing van NEN-ISO en de zelfverklaring Voordat het onderzoek aan de hand van de onderzoeksvragen uit hoofdstuk 5 tot en met 8 wordt uitgevoerd is het van belang om de scope van de toepassing van NEN-ISO en daarmee uiteindelijk ook van de zelfverklaring vast te stellen. Met de scope worden de reikwijdte en afbakening van de zelfverklaring bedoeld. Met onderstaande vragen kan de scope van de zelfverklaring worden bepaald. a) Wat is de naam van de organisatie? b) Wat zijn de belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) van de organisatie? c) In welke landen is de organisatie actief? d) Wat is de locatie van het hoofdkantoor van de organisatie? e) Heeft de organisatie andere divisies, werkmaatschappijen, dochterondernemingen enz.? f) Op welke onderdelen van de organisatie heeft de toepassing van NEN-ISO betrekking en is de zelfverklaring van toepassing (alleen hoofdkantoor, vestiging in Nederland enz.)? 4.3 Uitvoeren onderzoek Hoofdstuk 5 tot en met 8 van deze NPR bevatten de handvatten voor het uitvoeren van het onderzoek door gerichte vraagstelling over en aandachtspunten voor de implementatie van NEN-ISO Voor elk onderdeel van NEN-ISO (principes, fundamentele aanpakken, MVO-kernthema s en -onderwerpen en integratie in de bedrijfsvoering) zijn toegespitste onderzoeksvragen opgenomen. De indeling van de hoofdstukken met de onderzoeksvragen is als volgt. 1) Een korte inleidende tekst, waarin de essentie van het onderwerp wordt weergegeven. 2) In de praktijk kunnen deze rollen vooral bij kleinere organisaties worden gecombineerd door één functionaris. 3) In de praktijk kunnen deze rollen vooral bij kleinere organisaties worden gecombineerd door één functionaris. 7

8 2) De koppeling met relevante tekstgedeelten uit NEN-ISO 26000, die zijn opgenomen in een kader met verwijzing naar de desbetreffende paragraaf. Geadviseerd wordt om voor een goede beantwoording van de vragen niet alleen af te gaan op de in deze handleiding opgenomen tekst, maar ook het bijbehorende gedeelte in NEN-ISO goed te bestuderen. 3) De specifieke onderzoeksvragen. Het uitvoeren van het onderzoek omvat het beantwoorden van de onderzoeksvragen. De tabellen in bijlage C en D zijn voorbeelden die de organisatie kan gebruiken bij het structureren, samenvatten en rapporteren van onderbouwende gegevens voor de zelfverklaring. Bij de beantwoording van de vragen zal de organisatie in veel gevallen willen en kunnen refereren naar al aanwezige ondersteunende, relevante informatie (zoals bestaande rapportages, (beschrijvingen van) systeemonderdelen e.d.). Dit leidt tot het opstellen van een zogenoemde referentiematrix die de onderbouwing geeft van de uiteindelijke zelfverklaring. Een voorbeeld van een referentiematrix is opgenomen in bijlage B. De resultaten van het onderzoek worden intern gerapporteerd. Deze rapportage bevat de antwoorden op de onderzoeksvragen, inclusief de (referenties naar de) beschikbare informatie ( bewijzen ) op basis waarvan tot het antwoord is gekomen. 4.4 Beoordelen resultaten De resultaten van het onderzoek worden intern geëvalueerd en beoordeeld (bij voorkeur door iemand die zelf niet bij het onderzoek was betrokken) met NEN-ISO als referentie. Per onderzoeksvraag wordt geëvalueerd of de praktijk van de organisatie voldoende overeenstemt met NEN-ISO Op basis van deze evaluatie wordt beoordeeld of er in totaliteit voldoende grond is voor de zelfverklaring. 4.5 Publiceren zelfverklaring Eenduidigheid en transparantie zijn belangrijke randvoorwaarden voor de geloofwaardigheid van een zelfverklaring. Een eenduidige wijze van communiceren van de zelfverklaring ondersteunt dit. Een organisatie bepaalt zelf in welke mate zij inzicht wil geven in haar activiteiten en prestaties op het gebied van het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Volgens deze NPR bestaat dat inzicht uit ten minste de volgende informatie. Een zelfverklaring waarmee de organisatie verklaart de principes en richtlijnen in NEN-ISO toe te passen; in bijlage A is een voorbeeld gegeven van een zelfverklaring 4). Een referentiematrix waarin de organisatie voor de in deze NPR benoemde evaluatiepunten (de onderzoeksvragen in hoofdstuk 5 tot en met 8) aangeeft wat de onderbouwing van de toepassing van NEN-ISO is; in bijlage B is een voorbeeld gegeven van een referentiematrix. De ondersteunende informatie waarnaar wordt gerefereerd in de referentiematrix. Deze informatie is in principe openbaar toegankelijk tenzij de organisatie anderszins kan beargumenteren (bijvoorbeeld bij privacy- en concurrentiegevoelige informatie). Om ondersteunende informatie te publiceren kan een organisatie gebruikmaken van de tabellen in bijlage C en D. 4) De structuur van de zelfverklaring is gebaseerd op NEN-EN-ISO/IEC

9 4.6 Bepalen noodzaak herbeoordeling Het is de bedoeling dat een zelfverklaring volgens deze NPR een voortdurende geldige weerslag van de werkwijze van de organisatie is. Een organisatie behoort daarom periodiek te beoordelen of de zelfverklaring en de daaraan ten grondslag liggende referentiematrix en informatie nog actueel zijn in het licht van bijvoorbeeld veranderingen in eigendom en managementstructuur, veranderingen bij stakeholders en in de keten, de MVO-gerelateerde activiteiten van de organisatie, en als er relevante informatie uit de markt komt waardoor vraagtekens kunnen worden gezet bij de wijze waarop NEN-ISO wordt toegepast. Dit past bij het streven naar continue verbetering van de prestaties op het gebied van MVO zoals verwoord in van NEN-ISO In deze NPR wordt aanbevolen een jaarlijkse beoordeling van de actualiteit van de zelfverklaring en van de daaraan ten grondslag liggende informatie uit te voren en indien nodig de in 4.5 genoemde openbare informatie bij te stellen. 4.7 Onderzoeksvragen De volgende hoofdstukken bevatten de onderzoeksvragen die een organisatie behoort te beantwoorden om te beoordelen of er voldoende grond is voor een zelfverklaring van de toepassing van NEN-ISO De volgende onderwerpen komen in deze hoofdstukken aan bod. Hoofdstuk 5: principes MVO. Hoofdstuk 6: onderkennen maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrekken stakeholders. Hoofdstuk 7: kernthema s MVO. Hoofdstuk 8: integreren MVO in de hele organisatie. 5 Onderzoeksvragen over principes van MVO De zeven principes van MVO in NEN-ISO zijn belangrijke universele waarden die kunnen worden gezien als het als fundament voor het onderkennen en nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid door organisaties Een organisatie kan aanvullend eigen (normen en) waarden hanteren om een eigen gezicht aan de invulling van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid te geven. De principes vormen een referentiekader voor goed bestuur van de organisatie ( organizational governance ). Bij elk principe worden in NEN-ISO aspecten vermeld die wezenlijk zijn voor een zorgvuldige toepassing van het principe. Van de organisatie wordt verwacht dat zij de zeven principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid onderschrijft en toepast, en daarbij aandacht heeft voor de aspecten die per principe zijn aangegeven. 9

10 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft Ja, ik bestel NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft T (015) F (015) ex. NPR 9026:2011 Ontw. nl Handleiding zelfverklaring NEN-ISO Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: (015) klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2016, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon (015) , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Normalisatie: de wereld op één lijn. preview