Financiële consequenties: Inkoopvoordeel maaien en rioolinspectie, is (deels) reeds verwerkt in de meerjarenbegroting.

Transcriptie

1 Nota van B&W Onderwerp: inkoopvoordelenrapportage SP71 Portefeuillehouder:Bloemen Afdeling: Directie Registratienummer: Samenvatting: Op 25 oktober ontvingen wij de inkoopvoordelenrapportage gemeente Zoeterwoude, afkomstig van het SP71. De voordelen van de gezamenlijke inkoop via het SP71 zijn veel breder dan het directe financiële voordeel dat we nu zien en werken door in veel andere aspecten van het werk. Deze nota beoogt uw college hierover te informeren. Relatie met programmabegroting: Bestuur en burgerzaken Financiële consequenties: Inkoopvoordeel maaien en rioolinspectie, is (deels) reeds verwerkt in de meerjarenbegroting. Communicatie: Overleg met het MT, die ervaring heeft met de inkoop en het aanbestedingsbeleid zoals dat nu is vorm gegeven. Toelichting: Het directe inkoopvoordeel voor Zoeterwoude beperkt zich op dit moment tot groenonderhoud (maaien) tot een bedrag van bedraagt en inspectie en onderhoud riool (bijna ) Hiermee wordt de taakstelling voor Zoeterwoude nog niet gehaald. Gebruikmaking van kennis en kunde voor de start van het SP71, zie kopje Overig advies en ondersteuning Echter, voordat het SP71 van start ging, maakte Zoeterwoude al gebruik van de kennis en kunde van de inkoop van Leiden. Dit leidde tot o.a. het gezamenlijk aanbesteden van de telefooncentrale, het arbocontract, schoonmaak van de gemeentelijke gebouwen, de huishoudelijke hulp WMO. We hebben (kosteloos) gebruik gemaakt van de (juridische) expertise van onze collega s. Dit is belangrijk geweest om inkoop en aanbestedingsprocedures ook rechtmatig te doen. Kortom, de financiële voordelen van de gezamenlijke inkoop zijn van langer datum dan de formele samenwerking binnen de inkoop van het Servicepunt71. Het goed toepassen van wet en regelgeving op het terrein van inkoop en aanbesteding is heel belangrijk. Dit in het kader van aansprakelijkheid en als onderdeel van rechtmatig handelen. De accountant ziet ook toe op een correcte toepassing van regelgeving op dit terrein. Niet goed toepassen levert een aantekening en waarschuwing van de accountant op in de accountantsverklaring. Ook is het terrein sterk in beweging. Op dit moment is sprake van enige nieuwe wetten die vervolgens correct worden toegepast. Voor een organisatie als de onze is deelname aan een professionele organisatie hiervoor noodzaak. Alleen tegen hoge kosten en inspanningen is dit in eigen huis te regelen. Spendanalyse en slimmer werken Aan onze gemeente is op basis van de uitgaven 2010 een analyse verstrekt door medewerkers van inkoop en aanbesteding. Daaruit bleek dat we aan bepaalde leveranciers veel betalingen doen. Ook was een eye opener dat we vaak veel verschillende leveranciers hebben voor bepaalde diensten. Dat is interessant als u zich realiseert dat één betaling een kostenpost (inspanning) van 75 betekent aan verwerkinskosten! Dit leidt tot andere afspraken met leveranciers en levert een kostenbesparing op.

2 Samen optrekken in de regio, elkaar vinden Op veel dossier wordt contact gezocht om aanbestedingen te coördineren. De timing van zaken loopt nog niet geheel synchroon. De onderwerpen die spelen zijn geïnventariseerd. Op termijn zullen de voordelen zeker groter worden. Eisen stellen aan leveranciers: De professionelere aanpak biedt ook meer mogelijkheden eisen vanuit onze organisatie, bijvoorbeeld in het kader van duurzaamheid als factor bij inkoop en aanbesteding vorm te geven. Besluit: Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: - deze nota ter kennisname naar de raad te zenden. Bijlagen: Inkoopvoordelenrapportage Zoeterwoude van Zoeterwoude, 9 november 2011 Burgemeester en wethouders van Zoeterwoude, namens deze, de portefeuillehouder, E.G.E.M. Bloemen

3 MEMO Doorkiesnummer: Aan: Eric Ossel Van: Peter van Breda Martha Roessen CC: Henk Heezen Datum: 25 oktober 2011 Betreft: Opmerkingen: Inkoopvoordelenrapportage gemeente Zoeterwoude _01 Inleiding In grote mate bepalend voor het financieel welslagen van de verzelfstandiging van de bedrijfsvoeringafdelingen van de deelnemers in Servicepunt71 is het behalen van de in het bedrijfsplan opgenomen financiële inkoopvoordelen. Bijgaand ontvang je de eerste inkoopvoordelenrapportage voor de gemeente Zoeterwoude. Deze rapportage beslaat de eerste 9 maanden sinds de oprichting van SE Inkoop, en is tot stand gekomen na afstemming met de inkoopadviseurs Zoeterwoude, financieel advies van Servicepunt71 en de gemeente (Martha Roessen en Henk Heezen). Deze afstemming heeft telefonisch plaatsgevonden. In de notitie bepalen besparingspotentieel en daadwerkelijke besparing inkoop- en aanbestedingstrajecten van 25 mei 2011 is toegelicht waarmee gemeenten en Servicepunt71 op de hoogte worden gesteld van het besparingspotentieel dat naar de inschatting van de afdeling Inkoop volgt uit afgeronde inkoop- en aanbestedingstrajecten. Na afstemming met de controller van de gemeente Zoeterwoude is bepaald welk deel daarvan daadwerkelijk kan/moet worden ingeboekt als gerealiseerde inkooptaakstelling. Bijgesloten stroomschema geeft weer hoe deze gerealiseerde inkooptaakstelling is vastgesteld De taakstelling voor Zoeterwoude is in de periode vastgesteld op de bedragen: 2011: : : : : Besparingspotentieel SE Inkoop ziet het besparingspotentieel als het verschil tussen de raming (afgegeven door de budgethouder/projectleider) en aanbestedingsresultaat. Er is geen rekening gehouden met volumewijzigingen. Ook speelt het budget of de spend geen rol in de berekening ervan. Gerealiseerde inkooptaakstelling Bij het opmaken van deze rapportage kon niet worden vastgesteld welke bedrag wordt ingeboekt op het budget. Gemeente Zoeterwoude geeft aan dit ook niet vooraf te hebben gedaan. SE Inkoop heeft substantieel bijgedragen aan het realiseren van de inkooptaakstelling door advies en ondersteuning bij Europese en kleinere aanbestedingstrajecten. Ook regiobrede aanbestedingen hebben bijgedragen aan het inkoopresultaat.

4 Het resultaat van de aanbestedingen, waarin SE Inkoop volledig in heeft geparticipeerd, zijn terug te vinden in bijgesloten tabel. Volledigheidshalve zijn ook de lopende trajecten opgenomen. De effecten hiervan zijn pas in 2012 zichtbaar. Overig advies en ondersteuning Naast de benoemde besparingen en lopende trajecten heeft SE Inkoop ook andere advies- en ondersteunende werkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden bestaan o.a. uit: Het inpassen van de behoefte van Zoeterwoude in bestaande regio contracten, waaronder: o Hulp bij het Huishouden 2012 o o o Maaien bermen en oevers Levering verkeersborden, straatnaamborden, palen en toebehoren Tempoteam (inhuur externen), inkoopvoordeel 23% ten opzichte van vorige overeenkomst De twee vaste inkoopadviseurs zijn twee middagen per week op locatie aanwezig voor advisering. De inkoopadviseurs moeten worden betrokken bij iedere advies aanvraag voor een inkoopbehoefte boven de 50K. Het traject herinrichting Hoge Rijndijk Zoeterwoude is hiervan een voorbeeld. In 2011 is strooizout aanbesteed. Het inkoopvoordeel is echter niet vast te stellen, omdat het moment van aanbesteden (zomer) een realistische vergelijking onmogelijk maakt. Om deze reden is het resultaat op 0,00 gezet. Gemeente specifieke omstandigheden Geen bijzonderheden.

5 Stroomdiagram 1. Inkooptraject 2.Oud contract / spend aanwezig 6. vergelijk contractwaarde - spend 3. Budget aanwezig? 10. Reeds een tekort op budget aanwezig? 9. Voldoende budget binnen afdeling/ product? 7. Voldoende budget aanwezig? 4. vergelijk contractwaarde - budget 5. Geen besparingspotentieel 11. Vergelijk contractwaarde - budget 8. Vergelijk contractwaarde - spend 12. Investering of resultatenrekening Investering Resultatenrekening 13. Besparingspotentieel o.b.v. verschil afschrijvingen rentekosten 14. Besparingspotentieel o.b.v. resultaten rekening Toelichting Stroomdiagram 1. Inkooptraject De start van het vaststellen van een besparingspotentieel is een inkooptraject waarbij een nieuw inkoopcontract is / wordt afgesloten. 2. Oud contract / spend aanwezig? Vastgesteld wordt of het nieuwe inkoopcontract ter vervanging van een bestaand contract of bestaande uitgaven (spend) is, of dat dit niet zo is. De stroomdiagram houdt rekening met uitgaven waarvoor geen oud contract aanwezig is. In dat geval kan wel een vergelijk contractwaarde spend worden opgesteld. Hierbij kan dan wel verder gegaan worden met stap 6 van het proces. 3. Budget aanwezig? Wanneer het nieuwe inkoopcontract niet ter vervanging van een bestaand contract is zal bekeken moeten worden of budget beschikbaar is gesteld voor deze nieuwe activiteiten. 4. Vergelijk contractwaarde budget Is budget beschikbaar gesteld voor het nieuwe inkoopcontract, dat niet dient ter vervanging van een bestaand contract, zal het besparingspotentieel vastgesteld worden door een vergelijk te maken tussen het beschikbaar gestelde budget en de verwachte contractwaarde.

6 5. Geen besparingspotentieel Vanuit punt 3. Wanneer geen budget beschikbaar gesteld voor het nieuwe inkoopcontract, dat niet dient ter vervanging van een bestaand contract, zal geen besparingspotentieel aanwezig zijn. Er kan immers geen budget worden afgeboekt. Vanuit punt 10. Bij nieuwe inkoopcontracten die dienen als vervanging voor oude contracten is geen besparingspotentieel te rapporteren als er al een tekort aanwezig op het budget waar de kosten van het inkoopcontract afgeboekt (gaan) worden. Er is immers geen budget aanwezig waarop kan worden afgeboekt. 6. Vergelijk contractwaarde spend Wanneer het nieuwe inkoopcontract wel ter vervanging van een bestaand contract is zal een vergelijk gemaakt worden tussen de uitgaven van het oude inkoopcontract (spend) en de verwachte nieuwe contractwaarde. Er wordt hier onderscheid gemaakt tussen de besparing veroorzaakt door veranderende aantallen (Q) en veranderende prijzen (P) waarbij de wijziging van kosten door veranderende prijzen (P) als bron geldt voor het besparingspotentieel. Hierbij kan het gebeuren dat het oude en nieuwe inkoopcontract een verschillende looptijd heeft. Er zal dan een vergelijk worden gemaakt tussen de gemiddelden per contractjaar. 7. Voldoende budget aanwezig? Na het opstellen van de vergelijking tussen de spend van het oude inkoopcontract en de verwachte contractwaarde van het nieuwe inkoopcontract zal bekeken worden of het besparingspotentieel, wat hieruit volgt, afgeboekt kan worden. Dit wordt gedaan door te bekijken of voldoende budget aanwezig is op de specifieke budgetpost waar de kosten van het inkoopcontract vanaf geboekt (gaan) worden. 8. Vergelijk contractwaarde spend Is voldoende budget aanwezig om het verschil, tussen de spend van het oude inkoopcontract en de verwachte contractwaarde van het nieuwe inkoopcontract, af te kunnen boeken dan zal het besparingspotentieel gebaseerd worden op deze vergelijking. 9. Voldoende budget aanwezig binnen afdeling / product Is onvoldoende budget aanwezig om het verschil, tussen de spend van het oude inkoopcontract en de verwachte contractwaarde van het nieuwe inkoopcontract, af te kunnen boeken dan zal bekeken worden of binnen de desbetreffende afdeling of product in zijn geheel voldoende budget aanwezig is om het besparingspotentieel af te kunnen boeken. 10. Al een tekort op budget aanwezig Is er ook een tekort aanwezig op het budget van de specifieke afdeling / product waar de kosten van het inkoopcontract afgeboekt (gaan) worden dan kan geen besparingspotentieel worden opgegeven. Er is immers geen budget aanwezig waarop kan worden afgeboekt. Is wel voldoende budget aanwezig maar niet genoeg om het verschil, tussen de spend van het oude contract en de verwachte contractwaarde van het nieuwe contract, af te kunnen boeken, dan zal het aangeboden besparingspotentieel het verschil behelzen tussen de verwachte contractwaarde en het budget. 11. Vergelijk contractwaarde budget Is wel voldoende budget aanwezig maar niet genoeg om het verschil, tussen de spend van het oude contract en de verwachte contractwaarde van het nieuwe contract, af te kunnen boeken, dan zal het aangeboden besparingspotentieel het verschil behelzen tussen de verwachte contractwaarde en het budget. 12. Investering of resultatenrekening Na vaststelling van het besparingspotentieel is het afhankelijk of de contractkosten direct op een investering op de resultatenrekening drukken hoe de uitwerking van de besparing kan zijn. 13. Besparingspotentieel o.b.v. verschil afschrijving- en rentekosten Wanneer de contractkosten drukken op een investering zal naast de grootte van het totale besparingspotentieel de uitwerking hiervan in het resultaat afhankelijk zijn van: de planningsdatum van de start van de afschrijving de afschrijvingstermijn het rentepercentage 14. Besparingspotentieel o.b.v. resultatenrekening Wanneer de contractkosten direct drukken op het resultaat zal het besparingspotentieel per boekjaar zonder verdere bewerking kunnen worden aangeboden.