RICHTLIJNEN ADMINISTRATIE

Transcriptie

1 RICHTLIJNEN ADMINISTRATIE Wegwijzer voor de werkgever december 2011 Deze richtlijn is uitgebracht door Timeos, de uitvoeringsorganisatie van het Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven (PGB) en de Grafimedia fondsen ten behoeve van aangesloten werkgevers.

2 Inleiding Deze richtlijn is van belang voor werkgevers die zijn aangesloten bij het Pensioenfonds voor de Grafische Bedrijven en/of de Grafimedia fondsen. In de richtlijn gaan we in op de administratievoering en de oplevering van de jaaropgave. Als het goed is, spreken de aanwijzingen voor zich. Mocht u toch vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen met onze afdeling Verzekeringsadministratie ( ) of via (vza@timeos.nl). Aan de inhoud van deze richtlijn kunnen geen rechten ontleend worden. Onder deelnemers of werknemers verstaan wij mannen en vrouwen die verplicht of vrijwillig deelnemen aan één of meer van de fondsen. Waar u hij aantreft kunt u dus ook zij lezen. De voorbeelden zijn fictief. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 2

3 Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 3

4 Administratievoering 1 Administratievoering De werkgever ontvangt jaarlijks van de belastingdienst een Handboek Loonheffing. Daarin wordt aangegeven over welk loon loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. U bent verplicht voor iedere werknemer een loonstaat bij te houden. Daar waar mogelijk sluit de administratievoering aan bij de eisen van de belasting- en sociale verzekeringswetgeving. De administratieve richtlijnen zijn gebaseerd op wettelijke en reglementaire voorschriften. Om een volledige en correcte administratie te kunnen voeren zijn ook onze richtlijnen vaak dwingend van aard. Wij hopen dat u daar begrip voor heeft. Er zijn in hoofdlijnen twee administratieve werkzaamheden die wij van u of uw administratiekantoor vragen, namelijk het aan het eind van ieder boekjaar verstrekken van jaarloongegevens via een jaaropgave en het doorgeven van tussentijdse wijzigingen in het werknemersbestand of de werkgeversgegevens. Beide werkzaamheden zijn gericht op het in rekening brengen van de juiste premie en het bijschrijven van de juiste aanspraken en rechten voor uw deelnemend personeel. Daarnaast wordt op basis van uw informatie de verplichte communicatie op grond van de Pensioenwet verzorgd. Het betreft hier de communicatie bij de start en het einde van de deelname en de productie van het uniforme pensioenoverzicht en andere pensioenoverzichten. De Pensioenwet heeft de verantwoordelijkheid voor een deel ook bij de werkgever gelegd. Administratieve en loontechnische richtlijnen Om een correcte administratie te kunnen voeren zijn richtlijnen afgesproken. Er is onderscheid tussen administratieve richtlijnen en loontechnische richtlijnen. De administratieve richtlijnen betreffen richtlijnen voor mutaties op uw werknemersbestand en mutaties op uw werkgeversgegevens. De loontechnische richtlijnen betreffen voorschriften voor de aanlevering van loongegevens en voor de premieheffing en premieafdracht. De richtlijnen worden in dit hoofdstuk verder uitgewerkt. Alle beschreven gegevens vormen bestanddelen voor de jaaropgave. In het hoofdstuk Instructie oplevering jaargegevens wordt daar verder op ingegaan. 1.1 Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand De uitvoeringsorganisatie registreert alle deelnemers aan de regelingen de zij uitvoert. De persoonsgegevens van de werknemers zijn noodzakelijk voor de opbouw van de aanspraken en het juist verstrekken van uitkeringen. Het is dan ook belangrijk wijzigingen in uw personeelsbestand zo snel mogelijk aan ons door te geven en niet te wachten tot de jaaropgave. De mutaties zijn ook van belang voor de verplichte start- en beëindigingscommunicatie van het pensioenfonds. Tussentijdse wijzigingen kunt u doorgeven via onze internetsite Mutatiesonline.nl. Bij mutaties op het werknemersbestand gaat het om de volgende wijzigingen: 1. Indiensttreding Bij aanmelding van een nieuwe werknemer is het van belang welke functie de werknemer uitoefent, bij welk bedrijfsonderdeel hij de werkzaamheden verricht en op welke datum hij in dienst is getreden. Deze gegevens zijn bepalend voor de deelneming. Betreft het een werknemer die vrijwillig aan de fondsen deelneemt, dan volgt uit de contracten om welke fondsen het gaat. Indien u twijfelt over de deelneming van een werknemer, dan kunt u hoofdstuk Aansluiting en inschrijving van deze richtlijn raadplegen. Wanneer sprake is van deelname aan het pensioenfonds PGB, wordt een startbrief naar de werknemer verstuurd. 2. Beëindiging dienstverband Beëindiging van de dienstbetrekking heeft gevolgen voor de deelname en de aansprakenopbouw van de deelnemer. Werkgever en werknemer zijn tot de datum waarop de dienstbetrekking beëindigd wordt, premies verschuldigd. Beëindiging van een dienstverband vindt onder andere plaats bij: ontslag met wederzijds goedvinden. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 4

5 Administratievoering ontslag op staande voet. ontslag van rechtswege (bijvoorbeeld bij een tijdelijk dienstverband). ontbinding door de rechter. overlijden. Bij overlijden kan er recht bestaan op partnerpensioen en/of wezenpensioen. Het is dus belangrijk om de datum van overlijden te vermelden en zo mogelijk ook naam en adres van de nabestaande(n). Wij registreren het overlijden en zenden eventuele nabestaanden aanvraagformulieren voor een nabestaandenpensioen. ontslag met een ontslagvergunning van de Regionaal Directeur Arbeidsvoorziening (RDA). Indien het een ontslag tijdens arbeidsongeschiktheid betreft, dient u een kopie van de ontslagvergunning mee te sturen. Bij beëindiging van de deelname aan het pensioenfonds PGB anders dan door overlijden wordt de beëindigingcommunicatie naar de werknemer verstuurd. 3. Verandering van functie Een wijziging van functie kan leiden tot deelname aan andere fondsen of beëindiging van deelname aan fondsen. Vermeldt u daarom bij wijziging de nieuwe functie van de deelnemer en de ingangsdatum van de wijziging. 4. Echtscheiding/beëindiging ongehuwd samenwonen Echtscheiding of beëindiging van ongehuwd samenwonen heeft gevolgen voor een eventueel partnerpensioen. Wanneer de deelnemer op een later tijdstip komt te overlijden, kan er voor de gewezen partner recht bestaan op een bijzonder partnerpensioen. Indien de deelnemer hertrouwd was of opnieuw ongehuwd samenwoonde voor zijn overlijden, hebben zowel de partner als de gewezen partner recht op een partnerpensioen. De hoogte van dit pensioen is gerelateerd aan de periode waarin de deelnemer met de partner/gewezen partner was gehuwd. Belangrijk bij scheiding is de datum waarop de echtscheiding is uitgesproken of het ongehuwd samenwonen is beëindigd. 5. Arbeidsongeschiktheid Deelnemers aan wie een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WAO/WIA) is/wordt toegekend, hebben mogelijk recht op (gedeeltelijke) premievrije voortzetting van deelneming aan de fondsen naar de mate van arbeidsongeschiktheid. Hiervoor moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Meer informatie over premievrije deelneming bij arbeidsongeschiktheid vindt u op de websites en U kunt de afdeling Verzekeringsadministratie telefonisch of via informeren wanneer een werknemer een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WAO/WIA) ontvangt/gaat ontvangen. Over de WAO/WIA-uitkering zijn geen premies voor de grafische fondsen verschuldigd. Ontslag is over het algemeen pas na drie aaneengesloten ziektejaren aan de orde. 6. Adreswijziging Een adreswijziging wordt automatisch aan ons doorgegeven via de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). 1.2 Administratieve richtlijnen: mutaties op de werkgeversgegevens Wijziging in uw bedrijfsuitoefening Wijzigingen in uw bedrijfsuitoefening kunnen gevolgen hebben voor de deelneming, de premieheffing en als gevolg daarvan voor de aanspraken/rechtenopbouw van uw werknemers. Alle onderstaande wijzigingen in de bedrijfsuitoefening dient u, zodra ze zich voordoen, schriftelijk te melden. De volgende situaties kunnen van toepassing zijn: Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 5

6 Administratievoering 1. Beëindiging van de bedrijfsvoering Als u uw onderneming opheft of verkoopt, dient u dit te melden. Dit kan gevolgen hebben voor de premieheffing en de deelneming van uw personeel. 2. Reorganisatie Opsplitsing van het bedrijf, opheffing van bedrijfsdelen en wijziging van de rechtsvorm zijn ontwikkelingen die schriftelijk gemeld moeten worden. U vermeldt daarbij welke personeelsleden in welk bedrijfsonderdeel geplaatst worden. Eventuele ontslagen en gevolgen van de reorganisatie kunnen van invloed zijn op de premieheffing. 3. Fusie Bij een fusie worden, over het algemeen, verschillende ondernemingen samengevoegd tot één onderneming. U geeft door welke personeelsleden overgeplaatst worden, of één van de ondernemingen opgeheven wordt, eventuele gevolgen voor de premieheffing etc. 4. Rechtsvormwijziging Een rechtsvormwijziging kan gevolgen hebben voor de deelneming van werknemers. 5. Wijziging in de productietechnieken Een wijziging in de toegepaste productietechnieken kan tot gevolg hebben dat uw werknemers onder de werkingssfeer van een andere cao vallen. Hierdoor kan een gewijzigde deelneming aan de grafische fondsen aan de orde zijn. 6. Zonder personeel Indien u geen personeel meer in dienst heeft dat deelneemt aan de fondsen, meldt u dit via het formulier kennisgeving van mutatie. De premieheffing wordt stopgezet en de deelneming van uw uit dienst getreden personeelsleden wordt beëindigd. 7. Weer personeel Indien u enige tijd zonder personeel bent geweest en u heeft of neemt weer personeel in dienst, dan meldt u dit aan ons. U kunt dit doen via onze internetsite De premieheffing zal weer beginnen. Overige relevante wijzigingen: wijziging (correspondentie-)adresgegevens (zowel van werkgever als werknemer); naamswijziging werkgever; wijziging in aansluiting bij een werkgeversorganisatie; wijziging in sectorindeling sociale verzekeringen; wijziging in de van toepassing zijnde cao s; wijziging in bank- en/of gironummer. 1.3 Loontechnische richtlijnen: loongegevens Er worden voor een juiste aanlevering van loongegevens een aantal eisen aan uw loonadministratie gesteld. In deze paragraaf worden loontechnische richtlijnen uitgewerkt voor de loontijdvakken, het parttimepercentage, het aantal loondagen en het brutoloon. Verder wordt aandacht besteed aan een aantal aspecten die van belang zijn voor de loonberekening. Het gaat dan om de invloed van een WAO/WIA-uitkering, gemengde kostenvergoedingen en loon tijdens ziekte Loontijdvak(ken) Voor iedere deelnemer, dient u per jaar de tijdvakken vast te leggen waarover hij loon heeft genoten. Bijvoorbeeld: Een werknemer van wie de deelneming in de loop van een jaar is gewijzigd, heeft meerdere loontijdvakken. Op de jaaropgave dient u per loontijdvak het loonbegrip, het loon, het parttimepercentage en het aantal loondagen op te geven. Wij berekenen dan voor de deelneming en rechtenopbouw per verzekeringstijdvak de premies en de rechten. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 6

7 Administratievoering Parttimepercentage Voor alle parttimers die verplicht of vrijwillig aan het PGB deelnemen, dient een parttimepercentage te worden bepaald. Door middel van het parttimepercentage kan worden berekend, wat de juiste franchise is die ten aanzien van de parttimer moet worden toegepast. Met parttimers worden bedoeld alle werknemers die om welke reden dan ook minder uren werkzaam zijn dan in uw onderneming bij een volledig dienstverband gebruikelijk is. Parttimers zijn dus: werknemers met een parttime dienstverband; oproepkrachten; invalkrachten; werknemers die niet volledig werkzaam zijn, omdat zij gedurende een bepaalde periode gebruik maken van het recht op ouderschapsverlof; werknemers die één of meer keren per jaar verlof voor eigen rekening opnemen; werknemers die gedeeltelijk werkzaam zijn, omdat zij voor een deel gebruik hebben gemaakt van het recht om vervroegd uit te treden (deeltijdvutters); werknemers die een gedeeltelijke WAO/WIA-uitkering ontvangen en daarnaast werkzaam zijn en hiervoor loon ontvangen. Vaststelling parttimepercentage Het parttimepercentage geeft de verhouding weer tussen het aantal uren dat een parttimer contractueel in een bepaald tijdvak werkt en het aantal arbeidsuren dat in uw onderneming voor datzelfde tijdvak gebruikelijk is voor werknemers met een volledig dienstverband. Voor de vaststelling van het parttimepercentage is het volgende van belang: uitgegaan wordt van het aantal daadwerkelijk gewerkte uren, althans voor zover de normale fulltime arbeidstijd in het bedrijf niet wordt overschreden en met dien verstande dat niet meetellen de gewerkte uren die buiten de normale arbeidsduur in de onderneming vallen (overwerk); - het parttimepercentage is maximaal 100% bij ongelijke arbeidsduur per week geldt de gemiddelde arbeidsduur per week; een werknemer die in ploegendienst werkzaam is en als gevolg daarvan gemiddeld minder uren werkt dan een werknemer in dagdienst, wordt niet als parttimer beschouwd. Arbeidsongeschikte werknemers Mogelijk hebt u een of meer werknemers in dienst die een WAO/WIA-uitkering genieten en op grond daarvan recht hebben op premievrije pensioenopbouw naar de mate van hun arbeidsongeschiktheid. Indien een dergelijke werknemer in het kader van zijn restcapaciteit tegen betaling van loon in uw onderneming werkzaam is, dan heeft hij over dit loon uit werken ook recht op pensioenopbouw. Over dit loon is daarom altijd pensioenpremie verschuldigd. Om de juiste premie te kunnen berekenen, dient eveneens aan de hand van het parttimepercentage te worden vastgesteld, welke franchise moet worden toegepast. Het parttimepercentage dient te worden gebaseerd op het aantal uren dat de werknemer daadwerkelijk in uw onderneming werkzaam is. Indien de werknemer procentueel meer uren werkt dan zijn mate van arbeidsgeschiktheid (restcapaciteit) aangeeft, kan het feit zich voordoen dat het parttimepercentage uit werken en het parttimepercentage van de premievrije pensioenopbouw tezamen meer bedragen dan 100%. Zonder nadere maatregelen zou dit ertoe leiden dat in totaal teveel franchise wordt toegepast, met als gevolg een onjuiste pensioenopbouw. U hoeft zich hierover echter geen zorgen te maken. In voorkomend geval zullen wij aan de kant van de premievrije pensioenopbouw een correctie aanbrengen, waardoor in totaal nooit meer franchise wordt toegepast dan de franchise die gold tijdens het dienstverband direct voorafgaande aan het intreden van de arbeidsongeschiktheid. Een eventueel surplus zal dus in mindering worden gebracht op de franchise die wordt gehanteerd bij de premievrije pensioenopbouw. De werknemer kan er dus van verzekerd zijn dat hij in totaal de pensioenopbouw krijgt, waarop hij reglementair recht heeft. Met inachtneming van het voorgaande bepaalt u het parttimepercentage als volgt: contracturen normale werktijd (in uren) in volledig dienstverband in een tijdvak x 100% (afronden op hele procenten) Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 7

8 Administratievoering Voor de jaaropgave berekent u, aan de hand van de parttimepercentages van de verschillende perioden, een gemiddeld parttimepercentage. Dit gemiddelde parttimepercentage dient u op hele procenten af te ronden en op de jaaropgave op te geven. Let op: het kan voorkomen dat een werknemer met meerdere tijdvakken op de jaaropgave vermeld staat. Dit gebeurt meestal als een werknemer een andere functie heeft gekregen waardoor zijn deelname aan de fondsen is veranderd. U dient dan per tijdvak een gemiddeld parttimepercentage bij te houden Aantal loondagen Bij de loondagensystematiek worden het maximumpremieloon en een eventuele premiefranchise bepaald aan de hand van het aantal loondagen. Maximale aantal loondagen Het aantal dagen waarover de werknemer gemiddeld per werkweek loon heeft genoten, wordt geacht niet meer dan vijf te bedragen. Iedere maand kent maximaal 21,75 loondagen en ieder jaar kent maximaal 261 loondagen. Bij indiensttreding of ontslag in de loop van een jaar wordt bij een gebroken maand uitgegaan van het aantal netto werkdagen. Indien de berekening hoger is dan 21,75 dagen dient te worden gemaximeerd op 21,75 dagen. Voor parttimers is het aantal loondagen gelijk aan het aantal loondagen van een fulltimer, ook wanneer die niet iedere dag werkt. Rekenvoorbeelden Periode t/m = 261 dagen Periode t/m = 3 x 21,75 = 65,25 dagen Periode t/m : t/m = 3 x 21,75 = 65,25 dagen t/m =11 dagen, Totaal 76,25 dagen Periode t/m : t/m =11 dagen t/m =4 x 21,75 = 87 dagen t/m =20 dagen, Totaal 118 dagen Periode t/m t/m = 2 x 21,75 = 43,5 dagen t/m = 22 dagen, gemaximeerd 21,75 dagen Totaal 65,25 dagen Uitgangspunt berekening premie Voor de berekening van de premies voor de grafische fondsen wordt als uitgangspunt genomen het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat. Wanneer via de werkgever een WAO/WIA, WGA, ZW- of WW-uitkering of de aanvulling Toeslagenwet wordt uitbetaald dient deze niet te worden meegerekend. Deze zit in kolom 6 maar dient te worden uitgeteld voor opgave. Indien het gaat om de premieberekening voor de fondsen voor dagbladjournalisten geldt als loon het jaarsalaris, gebaseerd op het vaste overeengekomen brutomaandsalaris per 1 januari van een jaar plus de inconveniëntentoeslagen en de managementtoeslag(en), vermeerderd met de in het betreffende jaar geldende vakantietoeslag. Bij de berekening van de premies wordt rekening gehouden met maximumdaglonen. Zie hiervoor de premietabel op Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 8

9 Administratievoering Berekening bij de werknemer in te houden PGB-premie De werkgever draagt de volledige pensioenpremie af. De pensioenpremie bestaat uit een werknemers- en een werkgeversdeel. De totaal af te dragen premie wordt berekend over de pensioengrondslag. De bij de werknemer in te houden pensioenpremie wordt eveneens over de pensioengrondslag berekend. De pensioengrondslag wordt in het uitvoeringsreglement gedefinieerd als het loon verminderd met de franchise. Onder het loon wordt hier het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat verstaan, tenzij anders is overeengekomen. De franchise is een jaarfranchise. Deze jaarfranchise is tevens de maximumfranchise in een jaar. Om administratieve redenen hanteren wij echter een dagfranchise. De dagfranchise is de maximumjaarfranchise gedeeld door het maximale aantal loondagen á 261. Indien een medewerker niet het gehele jaar werkzaam is geweest, wordt de franchise evenredig toegepast, afhankelijk van het aantal dagen berekende loondagen. Indien een medewerker parttime werkzaam is geweest, wordt de franchise berekend door het maximale aantal loondagen in het betreffende tijdvak te vermenigvuldigen met de dagfranchise en het parttimepercentage. Rekenvoorbeelden: Fulltimer Loon 4000 Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 100% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 100% = 1164,28 Pensioengrondslag = ,28 = 2835,72 Parttimer Loon 4000 Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 82% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 82% = 954,71 Pensioengrondslag = ,71 = 3045,29 Gedeeltelijk arbeidsongeschikt Loon 4000, waarvan 900 WIA-uitkering Loondagen 21,75 Dagfranchise 53,53 Parttimepercentage 70% Franchise tijdvak = 53,53 x 21,75 dagen x 70% = 814,99 Pensioengrondslag = ,99 = 2285,01 Overige aandachtspunten loonberekening Loon tijdens ziekte Met ingang van 1 januari 2004 is in het Burgerlijk Wetboek geregeld dat de werknemer bij ziekte gedurende 104 weken recht heeft op doorbetaling van 70% van zijn loon, voor zover het loon niet meer bedraagt dan het bedrag, bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv), het zgn. maximumdagloon. Dit is geregeld in artikel 7: 629 van het Burgerlijk Wetboek. 1. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 9

10 Administratievoering Premieheffing Het systeem van premieheffing omvat een voorlopige premieheffing, een jaarafrekening en een eventuele correctie op de jaarafrekening. Deze onderdelen van de premieheffing worden in de volgende paragrafen uitgewerkt Voorlopige premieheffing Aan het begin van iedere maand ontvangt u een maandnota met bijbehorende specificatie die betrekking heeft op de voorlopige premieheffing van de voorgaande maand: premies; vaste premie voor individuele deelnamecontracten (PGB en/of SGB). Om ongewenste papiermassa's te voorkomen, kan op verzoek van de werkgever het afdrukken van de individuele specificaties bij de maandnota s worden onderdrukt (alleen de periodes 2 t/m 11). Vaststelling voorlopige premie Bij de aansluiting van een werkgever vragen wij de werkgever het brutoloon per werknemer op te geven. Deze bedragen worden omgerekend tot jaarloonbedragen per fonds. Er wordt een loonsom PGB, vastgelegd. Op basis van die vastgelegde loonsommen wordt maandelijks een premienota uitgebracht, met bijbehorende specificatie, waarop de voorlopige premies over 1/12 deel van de betreffende jaarloonsommen in rekening worden gebracht. Individuele deelnamecontracten PGB worden in rekening gebracht via vaste jaarpremies. Deze jaarpremies worden verdeeld in twaalf gelijke maandpremies. Deze maandpremies worden tegelijkertijd met de voorlopige premies in rekening gebracht op de maandnota. Bij de maandnota worden deze individuele contracten op een aparte specificatie getoond. Hierbij is de volgende opmerking te maken: De vaste jaarpremie PGB staat los van de voorlopige premieheffing en is gebaseerd op de definitieve gegevens. Indien de twaalfde maandnota is betaald, is het jaar afgesloten. Er volgt voor deze premiecontracten geen jaarafrekening. Een eventuele correctie is uiteraard wel mogelijk. Wijziging voorlopige premieheffing Als de aansluiting tot stand is gekomen, ontvangt u maandelijks nota s inzake de voorlopige premieheffing die gebaseerd zijn op de loongegevens die u op het aanmeldingsformulier hebt verstrekt. Indien deze loongegevens in belangrijke mate wijzigen als gevolg van personeelsen/of salarismutaties, kunt u het formulier Wijziging voorlopige premieheffing downloaden, waarmee u de wijzigingen kunt doorgeven. Gedurende een nog niet afgesloten boekjaar zijn de volgende wijzigingen mogelijk: aanpassing naar aanleiding van jaarafrekening Bij de jaarafrekening vindt een verrekening plaats van de voorlopige premieheffing over het af te rekenen jaar met de vastgestelde definitieve premie voor dat jaar. Wij stellen de definitieve premie vast aan de hand van uw jaaropgave. Indien wij constateren dat de definitief vastgestelde premie over het af te rekenen jaar (het jaar voorafgaand aan het lopende boekjaar) belangrijk hoger is dan de voorlopige premie die op dat moment in rekening wordt gebracht voor het lopende boekjaar, zullen wij de voorlopige premieheffing op de eerstvolgende maandnota verhogen. aanpassing naar aanleiding van verzoek werkgever Indien de omstandigheden in uw bedrijf daartoe aanleiding geven (bijvoorbeeld bij een aantal personeelsmutaties), kunt u ons schriftelijk verzoeken de voorlopige premieheffing aan te passen. De beslissing over het wel of niet aanpassen van de voorlopige premieheffing ligt uiteindelijk bij de uitvoeringsorganisatie. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 10

11 Administratievoering Jaarafrekening U bent als werkgever verplicht om voor uw werknemers die aan de fondsen deelnemen, jaarlijks een tijdige en juiste jaaropgave in te sturen. Op deze jaaropgave dient u onder meer aan te geven: per werknemer het loontijdvak van deelneming; het aantal loondagen per loontijdvak; het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat per loontijdvak, tenzij anders is overeengekomen; een parttimepercentage per loontijdvak. Aan de hand van bovenstaande gegevens wordt een afrekeningsnota opgemaakt. Hierbij worden de reeds in rekening gebrachte voorlopige premies verrekend met de definitieve premies. Voortijdige jaarafrekening In bijzondere gevallen is het mogelijk dat met een werkgever voortijdig afgerekend wordt (bijvoorbeeld bij een faillissement). Voortijdige jaarafrekeningen worden bijna altijd voorafgegaan door een bezoek van een buitendienstmedewerker. Deze controleert de administratie en maakt de voortijdige jaaropgave op over de betreffende periode. De jaarafrekening over die periode wordt opgemaakt en ten slotte wordt de afrekeningnota toegestuurd. De administratieve afwikkeling is verder gelijk aan die van de gewone jaarafrekening Correcties op de jaarafrekening Elke werkgever die is aangesloten, krijgt periodiek controle van de loon- en financiële administratie. Deze controle wordt uitgevoerd door een buitendienstmedewerker. Voor het uitvoeren van de controle zal hij een afspraak met u maken. De buitendienstmedewerker controleert de van belang zijnde administratieve gegevens in uw loon- en financiële administratie. Hij gaat bijvoorbeeld na of alle betalingen aan uw werknemers juist zijn verantwoord, of er juiste tijdvakken zijn opgegeven en of al het personeel correct is opgegeven. Een correcte loonadministratie moet leiden tot een juiste premievaststelling en - afdracht. De buitendienstmedewerker geeft zijn bevindingen door aan de administratie en dit kan leiden tot correcties. Als uit deze correcties blijkt dat u teveel of te weinig premie heeft betaald, ontvangt u een correctienota met een bijbehorende specificatie. Het is ook mogelijk dat de werkgever constateert dat er verschillen zijn ontstaan. Dit dient schriftelijk gemeld te worden. Als blijkt dat er teveel of te weinig premie is betaald, volgt er ook hier een correctienota met bijbehorende specificatie. Verjaringstermijn voor correcties op de jaarafrekening Correcties op jaarafrekeningen kunnen plaatsvinden gedurende maximaal vijf kalenderjaren na afloop van het kalenderjaar waarover de premie verschuldigd was Anw-plus-verzekering Individuele deelnamecontracten aan de Anw-plus-verzekering worden betaald via vaste jaarpremies. Deze jaarpremies (verzekeringspremie inclusief de administratiekosten) worden verdeeld over twaalf gelijke maandpremies. De Anw-plus-premies worden aan het einde van iedere maand met een aparte nota in rekening gebracht. Deze nota heeft betrekking op de premieheffing van de volgende maand. Samen met de Anw-plus-nota ontvangt u een bijbehorende specificatie waarop per werknemer de totaal verschuldigde premie over de afgedrukte periode te zien is. Ook deze specificatie kan op uw verzoek onderdrukt worden. In de periode 2 t/m 11 ontvangt u dan alleen de wijzigingen op de specificatie. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 11

12 Administratievoering De premies staan los van de voorlopige premieheffing en zijn gebaseerd op definitieve gegevens. Indien de twaalfde periode is betaald, is het jaar afgesloten. Er volgt voor de individuele deelnamecontracten aan de Anw-plus-verzekering geen jaarafrekening. 1.4 De Pensioenwet en de werkgever De overheid staat met de Pensioenwet een tweeledig doel voor ogen. Deelnemers en pensioengerechtigden moeten zekerheid hebben over de uitbetaling van hun pensioen en de pensioencommunicatie moet juist, tijdig en begrijpelijk worden aangeboden. De verantwoordelijkheden tussen werkgever, werknemer en pensioenuitvoerder zijn in dat kader vastgelegd. Er is sprake van een driehoeksverhouding. Schema 1: driehoeksverhouding deelnemer, werkgever en pensioenuitvoerder Pensioenovereenkomst tussen werkgever en werknemer In de relatie tussen de werkgever en de werknemer moet binnen het arbeidscontract speciaal aandacht worden besteed aan pensioen. Werkgever en werknemer sluiten daarvoor bij binnenkomst een pensioenovereenkomst. U moet als werkgever nieuwe werknemers binnen één maand na indiensttreding schriftelijk laten weten of er sprake is van een pensioenregeling, wanneer deze regeling ingaat, wie de uitvoerder is en wat voor type regeling het is. Er zijn drie type regelingen: uitkeringsovereenkomsten, kapitaalovereenkomsten of premieoverkomsten. Bij een uitkeringsovereenkomst, zoals bij het bedrijfstakpensioenfonds PGB, worden pensioenrechten of uitkeringen toegezegd. In het geval van een premieoverkomst stelt de werkgever premie beschikbaar en bij de weinig voorkomende kapitaalovereenkomst bouwt de werknemer pensioen op via een kapitaalverzekering. Het PGB heeft voorbeeld pensioenovereenkomsten tussen werkgever en werknemer opgesteld. Deze kunt u vinden op de website Hiermee kunt u uw nieuwe werknemers een pensioenaanbod doen. De werkgever wordt verder geacht om de werknemer te wijzen op de mogelijkheid van waardeoverdracht. Zowel bij entree en bij vertrek. Startcommunicatie verantwoordelijkheid werkgever De werkgever is er verantwoordelijk voor dat de pensioenuitvoerder de nieuwe werknemer binnen 3 maanden informeert over de inhoud van de pensioenregeling. De startcommunicatie zal binnen de toegestane tijd worden verstuurd als u de aanmelding tijdig verzorgt. De verantwoordelijkheid van de werkgever eindigt nadat de startbrief is verstuurd. Tussen werkgever en de pensioenuitvoerder zijn de afspraken vastgesteld in een uitvoeringsovereenkomst. Tenslotte wordt de pensioenuitvoerder geacht de pensioencontacten met werknemers te onderhouden. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 12

13 Instructie oplevering jaargegevens 2 Instructie oplevering jaargegevens Alle aangesloten werkgevers ontvangen jaarlijks na afloop van een lopend boekjaar het verzoek de jaaropgave in te sturen. De jaaropgave wordt opgemaakt om de voorlopige premie te verrekenen met de definitieve premie en om de juiste rechten van deelnemers te kunnen boeken. De jaaropgave kan op verschillende manieren worden aangeleverd: via internet met de applicatie Mutatiesonline.nl digitaal via cd-rom of diskette Wij ontvangen de jaaropgave met definitieve jaarloongegevens in verband met de administratieve verwerking graag zo snel mogelijk, maar in ieder geval vóór februari. Aanlevering op papier is niet meer mogelijk. Indien u vragen heeft kunt contact opnemen met de afdeling Verzekeringsadministratie op telefoonnummer (020) Algemene aandachtspunten Loongegevens Voor de berekening van de premies voor de Grafimedia fondsen wordt als uitgangspunt genomen het brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat in hele euro s. Wanneer via de werkgever een WAO/WIA, WGA, ZW- of WW-uitkering of de aanvulling Toeslagenwet wordt uitbetaald dient deze niet te worden meegerekend. Deze zit in kolom 6 maar dient te worden uitgeteld voor opgave. U geeft het volledige niet gemaximeerde loon op. Er wordt voor de premieberekeningen rekening gehouden met de juiste franchises en maxima (zie: paragraaf Loontechnische richtlijnen: premieheffing en afdracht). Voor de juiste bedragen en percentages verwijzen wij u naar de premietabel op de website - Pensioenopbouw tweede ziektejaar Voor medewerkers, vallend onder de grafimedia cao en de cao voor het reprografisch bedrijf, aan wie u in het tweede ziektejaar een gekort loon hebt doorbetaald, dient u bij de jaaropgave het werkelijk verloonde brutoloon conform kolom 6 van de verzamelloonstaat te vermelden. Conform cao-afspraken wordt de pensioenopbouw gedurende het tweede ziektejaar voor 100% voortgezet. Wij verzoeken u de werknemers die dit betreft, bij onze afdeling Verzekeringsadministratie te signaleren. U ontvangt dan een aanvullende nota. - WAO/WIA WAO/WIA-uitkeringen en eventuele aanvullingen daarop vormen geen premieloon voor de grafische fondsen. U hoeft deze uitkeringen dus niet op de jaaropgave te vermelden. Als er geen loon hoeft te worden verantwoord (bijvoorbeeld bij langdurige arbeidsongeschiktheid), vult u dit veld met nullen. Loondagen Voor de berekening van de premies en grondslagen voor de niet aan dagbladjournalisten gerelateerde regelingen wordt gebruik gemaakt van standaard loondagen per maand. Iedere maand kent maximaal 21,75 loondagen en ieder jaar kent maximaal 261 loondagen. Parttimepercentage Hier geeft u aan wat het gemiddelde parttimepercentage in het betreffende loontijdvak is geweest voor de werknemer. Voor de berekeningswijze en uitleg van het begrip parttimepercentage kunt u paragraaf Parttimepercentage raadplegen. 2.2 Aanlevering jaaropgave via Mutatiesonline.nl Indien u een account heeft op Mutatiesonline.nl, kunt u de jaaropgave via deze internetapplicatie aanmaken en insturen. Indien u nog geen account heeft, kunt u dat eenvoudig aanvragen via de site Als u bij het aanmaken en invullen van de jaaropgave merkt dat de gegevens zoals die voor u op het scherm worden getoond, niet actueel zijn, kunt u voordat u met de jaaropgave start, eerst de laatste mutaties doorgeven. Ook hiervoor kunt u Mutatiesonline.nl gebruiken. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 13

14 Instructie oplevering jaargegevens 2.3 Bestandsaanlevering jaaropgave Wanneer u beschikt over een geautomatiseerde loonadministratie is het mogelijk de gegevens voor de jaarafrekening in de vorm van een bestand aan te leveren. Ook deze aanlevering kan met behulp van Mutatiesonline.nl. U importeert in dat geval het bestand. Aanlevering van hetzelfde bestand met behulp van cd-rom of diskette is ook mogelijk, mits in de juiste record lay-out. Om de eenvoud en de uniformiteit te bevorderen, is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van gangbare richtlijnen. Wilt u uw cd-rom of diskette altijd voorzien van een sticker met daarop vermeld: het desbetreffende boekjaar; de aansluitingsnummers die de cd-rom of diskette bevat; naam-, adres-, woonplaatsgegevens van de inzender; telefoonnummer en naam contactpersoon van de inzender. Deze gegevens zijn van belang voor de verwerking van de digitale gegevens; cd-roms en diskettes worden niet teruggezonden. Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat, wanneer u uw loonadministratie laat verzorgen door een derde, u zelf aansprakelijk blijft voor het tijdig verstrekken van volledige en correcte gegevens. Acceptatietest Als u of uw servicebureau voor de eerste keer de jaarloongegevens via een bestand aanlevert, dient u eerst een testbestand toe te sturen. In dat geval doet u er verstandig aan zo spoedig mogelijk contact met onze afdeling BPM op te nemen. Wanneer het testbestand voor november van het desbetreffende boekjaar gestuurd wordt, krijgt u tijdig, d.w.z. voor begin december van dat jaar bericht over de verwerkbaarheid van het bestand. Een testbestand is ook nodig wanneer de programma s die het bestand aanmaken gewisseld of herschreven zijn en als de werkgever de informatie door een ander servicebureau laat verstrekken. Timeos afdeling BPM Postbus CA Amsterdam 2.4 Beschrijving bestand Specificaties van het bestand Het bestand dient aan de volgende eisen te voldoen: beschrijving in de code ASCII; de lengte van alle records is standaard 160 posities; het niet gebruikte deel blanc laten; numerieke velden zijn rechts aangesloten en voorzien van voorloopnullen of blancs; alfanumerieke velden zijn links aangesloten en aangevuld met blancs; records worden zonder veld- en recordscheidingstekens opgegeven. Recordindeling Een bestand kan één of meer werkgevers bevatten. De indeling is als volgt: a. één instelrecord ter identificatie van de inzender (recordcode Ji); b. per werkgever: een werkgeversrecord (recordcode J0); één of meerdere werknemersrecords (recordcode J1); een totaalrecord (recordcode J2); c. één sluitrecord met totalen van het hele bestand (recordcode JS). Aandachtspunten De recordcodering wijkt af van de coderingen die door het UWV Gak worden gehanteerd. Binnen een instel- en sluitrecord van een inzender kunnen recordsets van meerdere werkgevers voorkomen. Schematische weergave Schematisch weergegeven ziet de cd-rom of diskette voor één werkgever er als volgt uit: Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 14

15 Instructie oplevering jaargegevens INSTEL WERK- GEVERS WERK- NEMERS WERK- NEMERS WERK- NEMERS TOTAAL SLUIT Indien meerdere werkgevers op één cd-rom of diskette worden opgegeven (bijvoorbeeld door een servicebureau) ziet de schematische weergave er als volgt uit: HERHALING VOOR ELKE WERKGEVER INSTEL WERK- GEVERS WERK- NEMERS WERK- NEMERS WERK- NEMERS TOTAAL SLUIT Recordlay-out Algemeen Bij de invulling van de records gelden de volgende algemene richtlijnen: Alle data worden volgens het formaat DDMMEEJJ geregistreerd. DD = dag, MM = maand, EE = eeuw en JJ = jaar. Alle records beginnen met een indicatie van twee posities. Hierna volgt een beschrijving per record. Bij deze beschrijving geldt het volgende: Indien er in de eerste kolom een V staat, dient u deze rubriek verplicht in te vullen. Het symbool X in de kolom karakterlengte betekent dat het betreffende veld alleen met alfanumerieke gegevens gevuld mag worden. Het cijfer tussen haakjes (02) geeft het aantal beschikbare posities aan. Het symbool 9 in de kolom karakterlengte betekent dat het betreffende veld alleen met numerieke gegevens gevuld mag worden. Instelrecord verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting V recordcode X(02) Waarde is JI (J-ie). V Naam X(45) Naam van de inzender Adres X(63) Adres van de inzender Straat X(24) huisnummer X(05) huisnummertoevoeging X(04) postcode X(06) woonplaats X(24) V mediumcode 9(02) Waarde is 22. V schrijfdichtheid 9(01) Waarde is 1. V aanmaakdatum 9(08) V reserve X(39) Niet gebruiken. Werkgeversrecord verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting V recordcode X(02) Waarde is J0 (J-nul). V aansluitingsnummer 9(05) Aan elke werkgever die onder één of meer van de grafische fondsen valt, wordt een aansluitingsnummer toegekend. Dit nummer beslaat 5 posities. Indien de eerste positie een nul is, maakt deze nul wel deel uit van het aansluitingsnummer. Het aansluitingsnummer kunt u o.a. vinden op de aan de werkgever gezonden nota s. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 15

16 Instructie oplevering jaargegevens verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting V Naam X(45) Naam van de werkgever Adres X(63) Adres van de werkgever Straat X(24) huisnummer X(05) huisnummertoevoeging X(04) postcode X(06) woonplaats X(24) V Jaar 9(04) Premiejaar waarop de gegevens betrekking hebben. V reserve X(41) Niet gebruiken. Werknemersrecord verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting V recordcode X(02) Waarde is J1 (J-één). V aansluitingsnummer 9(05) Werkgeversnummer (zie: werkgeversrecord). V geboortedatum 9(08) De geboortedatum moet in de volgorde dag, maand, eeuw en jaar worden weergegeven. Voor elk van de bovengenoemde begrippen zijn twee posities beschikbaar. V volgnummer 9(03) Het volgnummer bestaat uit de laatste drie posities van het registratienummer van een werknemer. Raadpleeg hiervoor de lijst met deelnemers. Indien het volgnummer bij u niet bekend is (i.v.m. onlangs in dienst getreden deelnemers), dan achter de geboortedatum 000 vermelden (zie: hoofdstuk V Naam X(41) Naam van de werknemer, bij achternaam X(25) gehuwde vrouwen eerst de naam van voorvoegsel(s) X(10) de echtgenoot vermelden gevolgd voorletter(s) X(06) door de meisjesnaam. De voorletters dienen zonder onderbrekingen (spaties, punten e.d.) vermeld te worden. V geslacht X(01) Waarde is M = man; V = vrouw. V ingangsdatum 9(08) De ingangsdatum van het loontijdvak moet in de volgorde dag, maand, eeuw en jaar weergegeven worden. De ingangsdatum kan betrekking hebben op: a. de werkelijke indiensttredingsdatum van een werknemer; b. de ingangsdatum van een tijdvak waarin een andere deelneming van toepassing is. V loondagen 9(03) Bij SV loon te vullen met SV dagen. Bij overige loonbegrippen vullen met 000. V loon 9(07) Loon in hele euro s. WAO-uitkeringen en eventuele aanvullingen daarop vormen geen premieloon. V parttimepercentage 9(03) Afronden op hele procenten. Standaard 100 bij fulltime werknemers adres X(15) Huisnummer en postcode van de huisnummer X(05) werknemer huisnummertoevoeging X(04) Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 16

17 Instructie oplevering jaargegevens verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting postcode X(06) V sofinummer 9(09) Sofinummer werknemer. V einddatum 9(08) Een eventuele einddatum van het dienstverband moet in de volgorde dag, maand, eeuw en jaar weergegeven worden (zie paragraaf Administratieve richtlijnen: mutaties op het werknemersbestand: beëindiging dienstverband). V loonbegrip X(02) B0 brutoloonbegrip grafische fondsen B1 brutoloonbegrip dagbladjourn., B2 brutoloonbegrip PERSGROEP NEDERLAND, SV brutoloon sociale verzekeringen V reserve X(55) Niet gebruiken. Totaalrecord verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting V recordcode X(002) Waarde is J2. V aansluitingsnummer 9(005) Werkgeversnummer (zie: werkgeversrecord). V loontijdvakken 9(007) Totale aantal werknemersrecords. V totaal loon 9(009) Totaalbedrag loon V totale aantal 9(005) Totale aantal personen, waarvoor jaarloongegevens zijn verantwoord. V reserve X(132) Niet gebruiken. Sluitrecord verplicht (V) posities Naam karakterlengte inhoud/toelichting V recordcode X(002) Waarde is JS. V aantal werkgevers 9(006) Totale aantal werkgevers die via het medium opgave doen. V aantal records 9(006) Totale aantal records op het medium. V reserve X(146) Niet gebruiken. Nadere informatie Met vragen over digitale aanlevering van de jaaropgave kunt u terecht bij de afdeling BPM (020) / Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 17

18 Contact 3 Contact Per (elektronische) post Contact is online en offline mogelijk. In beide gevallen wijzen wij op het belang van het aansluitingsnummer van de werkgever en het registratienummer van de werknemer. Zonder vermelding van het aansluitingsnummer en/of registratienummer is de afhandeling van uw brief, of fax voor ons (soms) lastig. Dit kan vertraging opleveren. Via website en elektronische nieuwsbrieven wordt u als werkgever op de hoogte gehouden van de grafimedia regelingen, relevante wetgeving en de daarmee samenhangende consequenties voor uw administratievoering. De nieuwsbrief is bedoeld voor u als werkgever maar ook voor uw medewerkers die de administratie verzorgen of voor de afdeling P&O. Via internet of telefoon Op de website en vindt u actuele informatie over de brancheregelingen en de administratieve verwerking daarvan alsmede handige applicaties zoals de veelgebruikte bruto-nettoberekening. Voor vragen over uw aansluiting, administratie, deelneming, premieheffing, jaaropgave, grafimedia regelingen etc. kunt u contact opnemen met de afdeling Verzekeringsadministratie op telefoonnummer (020) of via vza@timeos.nl. Bezoek Niet altijd kunnen de zaken telefonisch of schriftelijk afgehandeld worden. Zowel u als één van onze medewerkers kan om een persoonlijk onderhoud vragen, waarna een afspraak wordt gemaakt. Periodiek wordt u door een buitendienstmedewerker bezocht voor een controle van de door u opgeleverde jaarloongegevens. Bij deze medewerker kunt u terecht met vragen over de administratievoering. De meeste contacten tussen u en onze organisatie verlopen via de afdeling Klantenservice en de afdeling Verzekeringsadministratie. Klantenservice Bij de afdeling Klantenservice kunt u terecht voor informatie en het aanvragen offertes e.d. Ook het relatiebeheer met werkgevers wordt vanuit deze afdeling verzorgd. Afdeling Verzekeringsadministratie De afdeling Verzekeringsadministratie, die gezien kan worden als backoffice, verzorgt de administratievoering en coördineert alle ondersteunende processen die daarmee samenhangen. Het gaat dan onder meer om de registratie van werkgevers- en werknemergegevens, het rechtenbeheer voor de grafimedia regelingen, het verzorgen van de uitkeringen en het applicatiebeheer. Voor informatie hierover, net als over uw administratie, deelneming premieheffing, jaaropgave etc. kunt u hier terecht. Ook de werkzaamheden van de Buitendienst vallen onder deze afdeling. Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 18

19 Contact Vermeldt u als u ons belt, uw aansluitingsnummer en het onderwerp waarover u iemand wilt spreken. Het liefst met vermelding van het registratienummer van uw werknemer. Buitendienstmedewerkers J.H. Bouman Brammershoopstraat 21 Regio: Midden/Oost Nederland 7859 TG Eeserveen tel.: (0599) mobiel: (06) fax: (0599) j.bouman@timeos.nl C. Rijkelijkhuizen Vriezekoop 19 Regio: Zuid-Holland/Zeeland/ 2451 CP Leimuiden West-Brabant tel.: (0172) mobiel: (06) fax: c.rijkelijkhuizen@timeos.nl T. Swaving Waterlelie 20 Regio: Noord-Holland/ 1991 GD Velserbroek Oost-Brabant/Limburg tel.: (023) mobiel: (06) fax: t.swaving@timeos.nl J. van der Zee De Beugel 23 Regio: Noord-Nederland/Flevoland 8332 JV Steenwijk tel.: (0521) mobiel: (06) fax: j.van.der.zee@timeos.nl Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 19

20 Richtlijn administratievoering PGB & Grafimedia fondsen 20