.ego. De informatieruimte. D o o r : J a a p v a n Re e s

Transcriptie

1 D o o r : J a a p v a n Re e s DE INFORMATIERUIMTE, HET KENOBJECT VAN DE INFORMATIEKUNDE G e e n ke n o bj e c t, g e e n v a k. H e t v a k g e b i e d i n fo r m at i e k u n d e i s e i g e n lij k n o o i t u i t d e s c h a d u w v a n h e t v a k g e b i e d i n fo r m at i c a g e k o m e n. D e o o r z a a k d a a r v o o r li g t i n h e t fe i t d at i n fo r m at i e k u n d e n o o i t e e n e i g e n ke n o bj e c t h e e f t g e h a d. I n fo r m at i e k u n d i g e n h o u d e n z i c h b e z i g m e t h e t v e r b a n d t u s s e n o r g a n i s at i e e n i n fo r m at i e. M a a r o r g a n i s at i e i s h e t ke n o bj e c t v a n d e o r g a n i s at i e l e e r e n d e i n fo r m at i e s y s t e m e n z ij n h e t ke n o bj e c t v a n d e i n fo r m at i c a (I C T ). N u k a n m e n a lt ij d z e g g e n d at i n fo r m at i e k u n d e z i c h b e z i g h o u d t m e t e e n s p e c i f i e k a s p e c t v a n d e o r g a n i s at i e, h e t a s p e c t i n fo r m at i e v o o r z i e n i n g o f m e t e e n s p e c i f i e k a s p e c t v a n d e i n fo r m at i e s y s t e m e n, n a m e lij k h e t fu n c t i o n e l e a s p e c t. M a a r h e t b lijf t a lt ij d m e e p r at e n o v e r e e n o n d e r w e r p w a a r o v e r a n d e r e n h e t v o o r t o u w h e b b e n. Bouwkundig architecten bevinden zich in een vergelijkbare situatie. Architecten ontwerpen gebouwen maar bouwen die zelf niet. Sterker nog in de opleiding van architecten komen een aantal essentiële vakken niet voor die nodig zijn om de constructieberekeningen van een gebouw te maken. Dat is allang het vakgebied van de weg- en waterbouw ingenieur, de constructeur. Wat doet de bouwkundig architect dan wel? Het antwoord is: de bouwkundig architecten houden zich bezig met het indelen en inrichten van de ruimte. Ruimtelijke ordening heet het dan ook wanneer het gaat over de ruimte buiten het gebouw. Maar ook voor de binnenkant van gebouwen zijn de tekeningen van de bouwkundig architect vooral gericht op de ruimte. Waar de bouwkundig architect kijkt naar de witte vlakken, kijken de aannemer en de constructeur naar de zwarte strepen. Wanneer we deze analogie door trekken kunnen we voor een informatiekundige tot de conclusie komen dat deze zich bezighoudt met het inrichten van de informatieruimte. Een even abstract begrip als het fysieke ruimte begrip. Daarover gaat dit artikel. De informatieruimte Het begrip (virtuele) informatieruimte kan het best worden geïntroduceerd met een simpel voorbeeld. Figuur 1 is een model van een veel voorkomende situatie in een organisatie: tijdregistratie. In dit diagram zien we twee informatieruimten (IR n): de IR van een teamlid en de IR van de teamleider. Het teamlid toont zijn tijdverantwoording aan de teamleider met behulp van een toonvenster in zijn IR. Vanuit het oogpunt van de teamleider kunnen we dit formuleren als: de teamleider heeft de mogelijkheid in de IR van het teamlid te kijken door middel van het kijkvenster in de IR van de teamleider. Merk op dat als regel een kijkvenster in de ene IR is verbonden met een toonvenster in een andere IR. Deze verbinding kan worden gelegd door elke vorm van informatietechnologie: fax, webcam, papieren formulier, ERP-systeem of smartphone app. In de figuur 1 zien we in de IR van het teamlid nog een ander soort venster (reëel venster) dat niet verbonden is met een andere IR, maar met een oog op de wereld. Het staat voor de waarnemingen die gedaan kunnen worden van uit de IR van het teamlid aan de processen in de werkelijkheid, in dit geval de eigen tijdbesteding van een teamlid. Figuur 1: Voorbeeld informatieruimte Het schema leest als volgt: een teamlid heeft in zijn informatieruimte de mogelijkheid om zijn eigen activiteiten 3

2 waar te nemen (reëel venster) en een beeld te vormen van dit aspect van de wereld. Dit beeld van de wereld (en vele andere overwegingen niet weergegeven in dit model, zoals reacties van de teamleider op eerdere tijdrapportages) zal worden gebruikt om te beslissen wat het teamlid zal tonen in het toonvenster om het beeld te beïnvloeden dat de teamleider vormt door het bekijken van zijn tijdregistratie kijkvenster. Een fysieke informatieruimte is een locatie waar men naartoe kan gaan om een beeld te vormen van een bepaald onderwerp. Binnen een fysieke informatieruimte wordt een persoon omringd door de muren van de ruimte en door voorwerpen en gegevens over het betreffende onderwerp. Een virtuele informatieruimte (IR) is een digitale analogie van dit fysieke begrip. In een virtuele informatieruimte wordt een persoon omgeven door datasystemen. Ik gebruik de term informatieruimte voor de virtuele ruimte tussen de datasystemen waar een mens de typisch menselijke mentale activiteit uitvoert van het vormen van beelden van (een relevant deel van) de wereld. functie van de muren. De architect LeCorbusier formuleerde als een van de grondbeginselen van het Modernisme in de architectuur: een strikte scheiding van ondersteunende elementen en ruimteverdelende elementen in de constructie van een gebouw. Voor het begrip virtuele informatieruimte is het essentieel in te zien dat de datasystemen aan de ene kant ondersteunen, door het transport en de opslag van data, en aan de andere kant kanaliseren en mensen beperken in het vormen van beelden van de wereld waarover zij denken en praten. Voorbeelden van dit soort beperkingen die zeer succesvol blijken zijn SMS-berichten en Twitter. Voor professionals in de IT is het een onbegrijpelijk fenomeen dat mensen die en bloggen bij de hand hebben de voorkeur geven aan het gebruik van deze beperkte en vaak duurdere diensten. Waarom zijn ze succesvol? De beperking is klaarblijkelijk een essentiële functie, die voortkomt uit de behoefte aan autonomie van de mens en daarmee onderdeel is van Ondersteunen en verdelen Essentieel voor het begrip van informatieruimte is het idee dat datasystemen twee functies hebben: (1) datasystemen verwerken en leveren data en (2) datasystemen scheiden de informatieruimte aan de invoer kant van de informatieruimte aan de uitvoer kant van het datasysteem. Een datasysteem is als een muur in de fysieke wereld. Deze tweede functie van een datasysteem is er altijd geweest, maar het is nieuw om het te bekijken als een essentieel element in de informatiearchitectuur. Deze stap in de ontwikkeling in ons denken over de informatievoorziening is vergelijkbaar met een soortgelijke stap in de ontwikkeling van de fysieke architectuur. Muren in gebouwen hebben ook twee functies. (1) Een muur is een ondersteunend element in de constructie van het gebouw. Ondersteuning van het dak of hoger gelegen verdiepingen van het gebouw. En (2) muren verdelen de verdieping in de kamers. Zolang de bouwmaterialen en technieken beperkt waren, domineerde de ondersteunende functie het ontwerp (de plattegrond) van de kamers en verdiepingen. De verdeling moest worden geaccepteerd. Men had grotere kamers kunnen wensen, maar de technologie stond dat niet toe. In het begin van de 20e eeuw openden beton, staal en kennis over de sterkteberekening in principe de mogelijkheid om kamers zo groot te maken als de gehele verdieping. Hierdoor werd de aandacht gevestigd op de ruimteverdelende Figuur 2: Basissymbolen Basissymbolen Een zeshoek staat voor een informatieruimte (IR). In figuur 2 zien we t wee informatieruimten, A en B. De verbinding tussen de informatieruimten A en B is een lijn met aan het ene uiteinde een cirkel (IR A) en aan de andere kant drie strepen (IR B). De cirkel staat voor een kijkvenster dat een persoon in IR A in staat stelt te kijken in de IR B. De cirkel is gekozen naar analogie met een kijkgat of een vergrootglas. Het symbool in IR B staat voor een toonvenster. Het eerste idee was om het symbool te gebruiken voor een pagina met drie lijnen als voor een invulformulier. Maar daarna werd besloten om de rand weg te laten en het bij de drie lijnen te laten. Dit doet ook denken aan horizontale lamellen. En dat ligt dicht bij wat er in de praktijk gebeur t met een toonvenster: het beperkt het zicht. Of beter geformuleerd het geeft een persoon in IR B de mogelijkheid om het zicht te beperken dat een persoon vanuit IR A heeft in IR B. Een persoon in B kan gebruik maken van het toonvenster om het beeld te manipuleren dat een persoon in A vormt. 4

3 De informatieruimte Het reële venster Een persoon in een informatieruimte kan, afgezien van het kijkvenster natuurlijk zijn eigen waarnemingen doen aan de objecten in de werkelijkheid. Dit wordt gemodelleerd door een reëel venster. Dat is een kijkvenster dat niet verbonden is met een andere IR maar met een oog op de relevante objecten. Dit is te zien in figuur 3. Essentieel voor dit type van waarneming is dat er geen andere IR bij betrokken is. Er is geen menselijke ver taalstap tussen de persoon in de IR en het deel van de echte wereld waar van hij een beeld vormt. Daarbij kunnen wel allerlei technische hulpmiddelen worden gebruikt. Waarnemingsinstrumenten als een bril, een microscoop, een verrekijker, een Geiger teller, een camera met een LED -scherm, een automatische infrarood teller enzovoor ts. het model blijkt dat de manager in zijn kijkvenster een geaggregeerd rapport krijgt waarin hij niet kan zien wat de afzonderlijke bijdragen zijn van de teamleden of de teamleider. Alternatieven en de invloed van de organisatiecultuur De tijdrapportage aan de manager in figuur 4 is samengesteld uit de tijdrapportages die de teamleden en teamleider in hun toonvensters hebben getoond. Op deze manier gemodelleerd zal het een neutrale samenvatting zijn die is afgeleid van de gedetailleerde data die door het team werd verstrekt in de toonvensters. Als alternatief zou de teamleider de gelegenheid willen hebben om wijzigingen of correcties aan te brengen vóór het verslag naar de manager gaat. Aanpassingen van data om te voorkomen dat er discussies ontstaan als gevolg van verkeerde interpretaties door de manager, die de context niet kent. Dit is weergegeven in figuur 5, waar de teamleider de tijdbesteding van het team rapporteert door middel van een toonvenster aan het kijkvenster van de manager. Een derde mogelijkheid is weergegeven in figuur 6, waar de manager toegang heeft tot dezelfde toonvensters van de individuele teamleden als de teamleider. Het zal duidelijk zijn dat deze drie verschillende modellen van de tijdrapportage staan voor drie verschillende stijlen van management of beter drie verschillende manieren om samen te werken, drie verschillende weergaven van de autonomie van de teamleden en vooral van de teamleider. Figuur 3: Waarnemen van de werkelijkheid Verschillende rollen en mogelijkheden voor het manipuleren van de beeldvorming van personen in andere IR n, de cultuur van een samenleving en van organisaties. Dit inzicht leidt tot het idee dat een informatieruimte wordt begrensd door datasystemen, de scheidingswanden, die een beperkte kijk in andere informatieruimten faciliteren. De datasystemen ondersteunen de data en scheiden informatieruimten. Geneste informatieruimten Een informatieruimte kan onderdeel zijn van een grotere informatieruimte en kan zelf informatieruimten omvatten. Figuur 4 toont het schema van een tijdregistratie uitgebreid met de manager. Hier zien we dat de informatieruimten van de teamleden en van de teamleider onderdeel zijn van een omvattende informatieruimte van het team. Zij hebben een gemeenschappelijk toonvenster voor de tijdverantwoording aan de manager. Dit leidt tot een regel voor het indelen in informatieruimten: personen bevinden zich in dezelfde informatieruimte als ze een of meer toon- of kijkvensters gemeenschappelijk hebben. Merk op dat in dit geval uit Figuur 4: Geneste informatieruimten 5

4 een plattegrond in de fysieke wereld. Stel bij twijfel altijd de vraag: hoe zou het eruit zien in de fysieke plattegrond? Natuurlijk zijn er verschillen, die vooral worden veroorzaakt door de beperking in de fysieke wereld tot drie dimensies. Deze beperkingen hebben we niet bij informatieruimten, maar afgezien daarvan is de analogie groot. De belangrijkste punten van overeenkomst zijn: Technologie is transparant In de plattegrond van een gebouw zien we niet hoe de wanden van binnen zijn geconstrueerd. Evenzo zien we in een IR-diagram niet hoe het datasysteem in elkaar zit. Figuur 5: Alternatief 2 met andere woorden verschillende culturen. En dit is precies het doel van het IR-diagram: het weergeven van de informatie aspecten van de organisatiecultuur of misschien beter weergeven van de cultuur aspecten van de informatievoorziening. Het IR-diagram als plattegrond Wanneer men de IR-diagrammen begint te gebruiken is het nuttig om te onthouden dat een IR-diagram heel erg lijkt op Geen processen Het IR diagram is geen procesbeschrijving, zoals de plattegrond van een kantoorgebouw geen processen beschrijft. Beide zijn modellen van de ruimte of ruimten die nodig zijn om processen uit te voeren. Geen tijd In een plattegrond wordt niet aangegeven welke persoon en op welk tijdstip in een ruimte zal zijn of wanneer iemand in een kamer uit het raam zal kijken. Het toont alleen de faciliteiten die beschikbaar zijn. Op dezelfde manier zegt de verbinding van een toonvenster met een kijkvenster niets over het moment waarop een persoon gegevens invoert in een toonvenster en wanneer een 6

5 De informatieruimte persoon aan de andere kant, in een andere IR zal kijken naar het betreffende kijkvenster. Bijvoorbeeld: op een sociale netwerksite zoals Facebook kan men kijken naar de persoonsgegevens van iemand (kijkvenster) die soms drie jaar eerder door die persoon werden verstrekt (toonvenster). Verdeling, maar niet opsluiten Een plattegrond met kamers laat zien welke mogelijkheden personen, die werken of wonen in deze kamers, hebben om hun eigen autonome plek te creëren. Maar in de plattegrond zien we niet, noch wordt het verboden, dat iemand van de ene kamer naar een andere kamer kan lopen om met een collega te spreken. Evenzo zijn er allerlei vormen van communicatie mogelijk tussen personen die werkzaam zijn in verschillende informatieruimten, zoals gesprekken in de koffiehoek of discussies in vergaderingen. 1 Nieuwe definitie van Informatiekunde We kunnen de indeling in informatieruimten als uitgangspunt nemen voor het inrichten van de informatievoorziening van een organisatie. Van elke informatieruimte stellen we vervolgens vast welke kijk- en toonvensters nodig zijn om de bewoner van die ruimte in zijn werk te ondersteunen. Op deze manier stellen we de mens centraal in tegenstelling tot het denken van de ICT waar de systemen centraal staan. Een volgende stap in de ontwikkeling van de theorie is het opstellen van ontwerppatronen voor het inrichten van informatieruimten. 1 Figuur 6: Alternatief 3 Met Informatieruimte als kenobject kunnen we ook het vak Informatiekunde opnieuw definiëren: I n f o r m a t i e k u n d e i s h e t v a k g e b i e d d a t z i c h b e z i g h o u d t m e t h e t i n d e l e n e n i n r i c h t e n v a n i n f o r m a t i e r u i m t e n, g e b r u i k m a k e n d v a n d e m o g e l i j k h e d e n v a n d e i n f o r m a t i e t e c h n o l o g i e O v e r d e a u t e u r Jaap van Rees (1945) studeerde wiskunde aan de TU Delft, werkte als systeemont werper bij Shell en als wetenschappelijk medewerker bij de TU Delft. Eind richtte hij zijn Adviesbureau voor Informatiekunde op en introduceerde daarmee de term Informatiekunde in de Nederlandse taal. Sinds die tijd werkt hij als zelfstandig adviseur en docent. Kijk voor meer informatie op w w w.jaapvanrees.nl en w w w.informatieruimte.nl 7