Info Management. Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling

Transcriptie

1 April 2010 Vakblad voor informatiemanagers Info Management Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling

2 fdd Colofon Info Management wordt uitgegeven door: Doxis Informatiemanagers, Castellum, Loire 118, 2491 AJ Den Haag Telefoon: Fax: Voor meer informatie over een abonnement op Info Management kunt u contact opnemen met het secretariaat van Doxis. Oplage: 1.100, frequentie: 4 x per jaar. Redactie: Geraldine Scholten, Geert de Brouwer, Karen van Marrewijk, Laurens Verbeek en Max Beekhuis. Eindredactie, vormgeving en productie: Brand Republic, Utrecht Doxis neemt voorsprong. Kwaliteit versus Doxis neemt voorsprong: Kwaliteit versus privacy 3 In de praktijk: DIV naar volgende fase! 4 Omslagartikel: Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! 6 Direct van het DEC 8 In ontwikkeling: De nieuwe Archiefregeling volgens Yvonne Welings en nu nog een kwaliteitssysteem 11 Voorsprong met informatie: Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling 13 Signalementen 15 privacy Door: Karen van Marrewijk, Adviseur bij Doxis. LinkedIn: De registratie van gegevens brengt altijd risico s met zich mee. Je weet maar nooit wat er met de geregistreerde gegevens gebeurt. Dit is letterlijk één van de vragen uit de ANWB-ledenpeiling over de kilometerprijs. Heeft u meegedaan aan deze peiling over het rekeningrijden? En zo ja, wat vindt u van deze stelling? Deze stelling kenmerkt één van de belangrijkste spanningsvelden van informatiehuishouding van de overheid: kwaliteit van dienstverlening versus privacy van gegevens. Zoals staat beschreven in de beleidsnotitie Visie betere dienstverlening overheid verwachten mensen kwaliteit van de overheid. Stel je voor dat je een instantie voor de derde keer moet opbellen, omdat er toch weer een brief op je oude adres is beland. Dat is iets wat niet meer van deze tijd is. De burger verwacht dat de overheid haar diensten in samenhang aan de burger aanbiedt. Een samenhangend aanbod van diensten vergt echter samenwerking en informatie-uitwisseling tussen verschillende overheidsorganisaties. En dat is precies waar de burger huiverig voor kan zijn: het bewaren van zijn gegevens in centrale databases. Een recent voorbeeld is het onderzoeksrapport dat het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) eind januari 2010 presenteerde. Hieruit bleek dat de politiekorpsen Rotterdam-Rijnmond en IJsselland in strijd met de wet handelen door kentekens te bewaren. Sinds twee jaar maken deze korpsen gebruik van automatische kentekenherkenning. Hiermee scannen zij alle kentekens om te controleren of die in haar bestanden voorkomen. Zo ja, dan mag de politie in actie komen en de gegevens gebruiken. Zo nee, dan moet het kenteken worden vernietigd. De beide politiekorpsen vernietigen de gescande gegevens echter niet direct na de controle, maar pas na 10 respectievelijk 120 dagen. Het kabinet vindt dat de korpsen ook kentekendata mogen bewaren van niet-verdachten. Volgens de korpsen zijn hiermee strafbare feiten op te sporen die pas later bekend worden. Het CBP is echter van mening dat deze praktijk een grote inbreuk op de persoonlijke levenssfeer is en dat zo een nationaal volgsysteem dreigt te ontstaan. Maar is deze mening van het CBP eigenlijk nog wel van deze tijd? Want dezelfde huiverige burgers - en in dit geval automobilisten - plaatsen hun vakantiefoto s op hun Flickr-pagina, hun carrièreverloop op LindedIn, doen boodschappen met hun AH-bonuskaart en beschrijven dagelijks wat ze aan het doen zijn via Twitter. Waar ligt het verschil tussen het publiceren van je eigen persoonlijke levenssfeer via internet en het bewaren van jouw geregistreerde gegevens bij de overheid? Het verschil is het verlies van de controle op jouw gegevens, de onbekendheid wat er met jouw gegevens gebeurt. Er ligt een belangrijke taak bij de overheid om volledig inzicht te geven in welke gegevens bewaard worden van een burger en met welke instelling deze gegevens worden uitgewisseld. Bovendien zal de overheid meer gebruik moeten gaan maken van de opgeslagen gegevens. Alleen dan merkt de burger werkelijk het voordeel van deze registratie. Het zou toch mooi zijn als met behulp van de bewaarde kentekendata een tijdige sms, met een melding van file of afsluiting, kan worden verstuurd naar de automobilist die dagelijks over de A13 rijdt. Dat is pas kwaliteit van de overheid. << 3

3 In de praktijk. In de praktijk DIV naar de volgende fase! DIV moet volwassen worden uitdaging ziet. Toenemende digitalisering zien de respondenten als een mogelijkheid om efficiënter en transparanter te werken met minder papier en meer uitdagingen. DIV zelf verantwoordelijkheid neemt en bewijst dat de DIV-expertise wel degelijk een zeer waardevolle bijdrage aan het primaire proces kan leveren. Een gevolg DIV was in het verleden te afwachtend, deze houding moet en kan veranderen Door: Geraldine Scholten, Manager Communicatie bij Doxis. E: LinkedIn: De wereld verandert. Het leven is sneller, mobieler, interactiever. Een stuwende factor achter deze verandering is het Internet. Sinds dit massamedium halverwege de jaren negentig doorbrak bij het grote publiek, is het niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Andere belangrijke oorzaak is de mobiele telefoon. Zelfs de meest hardnekkige weigeraars zijn inmiddels overstag. Eind 2009 waren er wereldwijd 4,6 miljard mobiele abonnementen in omloop. De International Telecommunication Union (ITU) 1 verwacht dat dit aantal in 2010 de 5 miljard zal bereiken, waarbij steeds meer gebruikers ook met hun mobiele telefoon het Internet op kunnen. Je hoeft geen raketgeleerde te zijn om te beseffen dat deze ontwikkelingen ook een enorme impact hebben op de informatievoorziening binnen organisaties. En dus ook bij overheden. De burger wil anno /7 vragen kunnen stellen aan de overheid en verwacht hier begrijpelijkerwijs ook snel een antwoord op. Het leven is dus totaal anders dan 15 jaar geleden. Waarom werkt DIV dan toch nog steeds anno 1995? Hoog tijd voor een trendonderzoek! Ambtenaar 2.0, BREED, Klant Contact Centra, social media, blogs, wiki s, Web 2.0, Twitter, In Control of Out of Control? Het digitale tijdperk haalt het vak op alle gebieden in. Wat betekent dit voor het vak? De overtuiging van Doxis is dat deze ontwikkelingen het vakgebied enorm veel kansen bieden, het leuker en interessanter maken. Niet voor niets was er zeer veel belangstelling voor het Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 op 4 februari jl. in de Van Nelle Ontwerpfabriek te Rotterdam. Centraal stond: we moeten het vak opnieuw uitvinden! In het kader van al deze ontwikkelingen heeft ondernemingsstrategiebureau Mantion, eind 2009 in opdracht van Doxis een gecombineerd trendonderzoek uitgevoerd onder DIV-professionals bij Nederlandse gemeenten. Centrale vraag: wat zijn de toekomstverwachtingen van de professionals van DIV/ informatiemanagement voor de komende vijf jaar? Een aantal relaties is gevraagd naar hun verwachtingen over de trends en ontwikkelingen op het vakgebied voor de komende tijd. De resultaten van dit kwalitatieve deel zijn vervolgens getoetst met een online kwantitatief onderzoek bij alle gemeenten in Nederland. Digitalisering is het toverwoord Het onderzoek wijst uit dat digitalisering van de informatievoorziening dé trend is voor de komende vijf jaar! Bijna 90% van de respondenten schaarde zich positief achter deze stelling. De resultaten van het onderzoek tonen bovendien aan dat men enthousiast is over deze ontwikkeling en deze als een Alle benaderde personen voor het kwantitatief onderzoek zijn medewerkers van een Nederlandse gemeente. Aantal benaderde personen: 581. Aantal respondenten: 113. Responspercentage: 19,4%. Een prima respons die bijna 10% boven het gemiddelde responspercentage ligt! Dit betekent ook, zo wijzen de resultaten aan, dat het werkveld verandert. Zo geeft 79% van de respondenten aan dat DIV naast de traditionele taken ook een grotere rol gaat innemen bij de inrichting van het primaire proces. Een grotere zichtbaarheid van DIV binnen de organisatie is dus nodig en die vereist een mentaliteitsverandering: een meer proactieve houding van de DIVprofessional. Het is zaak dat de afdeling Digitale weetjes Wereldwijd zijn er 1,73 miljard internet - gebruikers. Dat is 18% meer dan in De meeste internetters ( ) bevinden zich in Azië. Per dag worden er 247 miljard s verzonden, waarvan, in 2009, 81% spam. Dat is 24% meer spam dan in het jaar daarvoor. In december 2009 waren er 234 miljoen websites. 47 Miljoen daarvan zijn ontstaan in van deze toenemende zichtbaarheid van DIV is dat DIV ook meer erkenning zal krijgen. De resultaten van het trendonderzoek spreken voor zich. Het digitale tijdperk staat met twee voeten tussen de deur en DIV/informatiemanagement wil het met open armen ontvangen. Daarvoor moet er nog wel veel veranderen. De weg van analoog naar digitaal is er immers een vol met veranderingen en uitdagingen. DIV moet volwassen worden, aldus een commentaar van een respondent. << Er zijn 126 miljoen blogs op internet en per dag 27,3 miljoen tweets op Twitter gepost. 57% van de Twitter-gebruikers komt uit de VS. Per dag worden 1 miljard video s vertoond op YouTube. De gemiddelde internetgebruiker in de VS bekijkt per maand 182 online video s. Bron: wat-doen-we/adverteren/weetjes/index. cfm?articles_id=8f3dd0ba-7ac6-4e9c-9bb9-8431ac03655a d.d. 18 februari ITU, een instelling van de VN, is toonaangevend op het gebied van informatie- en communicatietechnologie en is wereldwijd aanspreekpunt voor overheden en de private sector bij de ontwikkeling van netwerken en diensten. Kijk ook op: 4 5

4 Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Op 4 februari jl. vond het Doxis Seminar De informatiemanager 2.0 plaats in de Van Nelle Ontwerp fabriek te Rotterdam. Dat onze vakgenoten zeer geïnteresseerd zijn in alle 2.0-ontwikkelingen en de kansen die deze de DIV bieden, bleek wel uit de grote belangstelling voor dit seminar. Na afloop gingen vele deelnemers geïnspireerd en borrelend van ideeën huiswaarts. Nu met inbreng van gebruikers! Met deze uitspraak gaf Christian van der Ven, Studiezaalcoördinator bij het BHIC, het startschot voor het Doxis Seminar. Hij nam de deelnemers mee op reis door het digitale landschap van Web 2.0; wiki s, tags, sociale netwerken, blogs, mashups et cetera. Veel veranderingen én veel kansen voor DIV! Theo Thomassen, hoogleraar Archivistiek aan de Universiteit van Amsterdam, opende het middagprogramma. Zijn stelling luidt dat er tweestrijdige concepten zijn binnen de informatiewereld. Het ene concept gaat uit van georganiseerd wantrouwen (de bewijsvoering en verantwoordingsfuncties) en anderzijds de wereld van sharing en communities. Theo stelt dat de (ambtelijke) organisatie voor zichzelf en voor de omgeving een keuze moet maken welke rol zij aanneemt (wantrouwen of delen) en daar dan ook de hulpmiddelen / administratie op aanpast. Tijdends de twee workshoprondes gingen diverse sprekers in op de invloed van 2.0 op de verschillende facetten van het vak. Impressie van een aantal workshops Wabo. En nu de praktijk! Spreker: Onno de Moor, Senior Adviseur bij Doxis Onno gaf een kort overzicht van de hoofdlijnen van de Wabo. Daarna een toespitsing op leeuwen en beren voor DIV en belangen die DIV moet waarborgen. Hoe is DIV betrokken bij de inrichting? Welke knelpunten identificeren we? Dit laatste geïllustreerd aan de hand van de verschillende kanalen voor en vormen van inkomende en uitgaande informatie. Doel van de workshop was: aangeven waar DIV op moet letten, wat opgepakt kan worden om het Wabo-gat (digitaliseringsgap tussen aannames van Wabo-wet en feitelijke situatie gemeenten) te vullen. Met de Wabo Monitor, waar overigens al flinke belangstelling voor is, biedt Doxis de helpende hand. Hoe bruikbaar zijn nieuwe media voor overheden? Spreker: Alexander Oldeman, Uitgever bij Sdu Uitgevers In deze levendige workshop stonden twee zaken centraal. Ten eerste kregen we inzicht in de enorme hoeveelheid en diversiteit van nieuwe media. Van zien en vinden (Google) via communiceren en delen (YouTube, Skype) naar participeren en zelforganisatie (Lens en fixmystreet.com) kwamen voorbij. De tweede boodschap betrof de achterstand van de overheid op burgers en bedrijven met inzet van nieuwe media. In een groepsopdracht werden kansen en mogelijkheden verkend van nieuwe media voor de overheid, bijvoorbeeld de onlinebeschikbaarstelling en uiteindelijke veiling van gevonden voorwerpen. Alexander eindigde met 15 leuke, uitdagende voor beelden van lokale overheidsinitiatieven: bijvoorbeeld de digi tale publieksbalie met webcam of de chatsessie met wethouders. Archiveren 2.0 Spreker: Ingmar Koch, Beleidsmedewerker bij de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg Al voor de aanvang van de workshop voegde Ingmar de daad bij het woord door actief te twitteren. Ingmar verzorgde een boeiende presentatie, levendig ondersteund met leuke filmpjes. Zelfs tijdens de workshop werd nog getwitterd. Volop 2.0 dus. Hoe in dit 2.0-scenario om te gaan met archivering leverde vooral nog vragen op. De deelnemers werden dus flink aan het denken gezet. Ingmar legde de relatie naar het archiveren van . Dit werd 10 jaar terug nog afgedaan als onbelangrijk en is nu een hot item. Een deelnemer merkte op: Gaat het niet om een andere benadering, moeten we wel alles willen controleren? Kortom: werk aan de winkel om het toekomstige archiveringsbeleid verder uit te werken. Wat kan DIV leren van Google en i-tunes? Spreker: Adriaan Hondelink, Managing Consultant bij Content Strategy Waarom kunnen we niet Googlen in ons DMS? En is het echt nodig om zoveel kenmerken van een document te registreren als i-tunes dat bijvoorbeeld zelf doet bij het uploaden van muziek? Tijdens deze workshop werd nagegaan welke functionaliteiten, beschikbaar via het internet, ook van pas kunnen komen voor DIV bij het ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie. Na een leuke discussie was de conclusie dat dit voor zowel DIV als het primair proces een stap vooruit zou zijn. Wat gaat de DIV er in de nieuwe wereld doen om de DIV-controlfunctie te vervullen? Spreker: Jan Druijff, Hoofd Facilitaire Zaken bij de gemeente Overbetuwe Een workshop met zonneschijn, regen buien en onweerswolken! Hoe veranderingsgezind is uw afdeling DIV? Dat was de vraag die aan de deelnemers van deze workshop gesteld werd. Op een barometer konden de deelnemers aangeven hoe het weer er op hun afdeling uitzag. Daar waar bij sommige wegtrekkende wolken te zien waren, hadden andere al te maken met zonneschijn. Desondanks zagen andere een toenemende kans op buien die soms vergezeld gingen van onweer betreffende de toekomstige veranderingen. De verwachtingen werden in beide groepen goed weergegeven en meningen en ideeën wisselden elkaar af. Het nieuwe werken binnen DIV Spreker: Peter van de Ruit, Bureauhoofd Record Management en papieren Archief bij de gemeente Haarlem In zijn workshop ging Peter in op de visie die Haarlem heeft ontwikkeld bij de introductie van het digitaal werken. Uitgangspunt is dat de volledige verantwoordelijkheid voor de archivering in het dynamische proces bij de individuele ambtenaar komt te liggen. Vanuit zijn eigen workspace creëert, ontvangt en deelt de ambtenaar zijn documenten, of liever gezegd zijn gegevens, van binnen en van buiten de organisatie. Deze worden gekoppeld en opgeslagen binnen de zaak waarin de ambtenaar zijn activiteiten verricht. Pas na afronding binnen een zaak zal een selectie worden gemaakt op de ge vormde opgeslagen informatie. De rol van de moderne Omslag artikel DIV er zal evenredig gaan veranderen, namelijk in die van regievoerder op de workspaces. Dat dan in de vorm van het inbedden en bewaken van de zaaksgewijze inrichting. Aan het einde van het proces vervult de DIV alleen nog een rol als selecteur van de gevormde databestanden. Registreren is geen mensenwerk meer Sprekers: Laurens van Thiel, Commercieel Directeur Data Space en Marc Charlier, Manager Corporate Communications bij BCT Laurens en Marc namen de deelnemers mee naar de (nabije) toekomst van documentregistratie. Wordt in de toekomst de postkamer volledig uitbesteed en/ of wordt de registratie van documenten geheel geautomatiseerd? Het lijkt futuristisch, maar men is er wel van doordrongen dat dit de toekomst is. De werkzaamheden van de toekomstige DIV-professional liggen volgens Data Space en BCT vooral op het gebied van het Klant Contact Centrum (KCC), specialisatie van stukken die niet automatisch geïndexeerd kunnen worden en het maken van de verbinding tussen het proces en de burger. Kortom: de DIV er wordt informatiemanager. << Alle presentaties van het Doxis Seminar 2010 vindt u op het Doxis Serviceweb. Op de homepage van kunt u inloggen op het Serviceweb. Her en der zijn op het wereldwijde web nog meer impressies over het seminar te vinden. Voor het overzicht van de seminartweets kunt u terecht op Het blog van Ingmar Koch, beleidsmedewerker Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg, informatiemanagement-20-over-willen.html Een video-impressie geplaatst door een van de gasten op YouTube en Ambtenaar 2.0: watch?v=go_gkljbugg of op 7

5 Direct van het DEC. Direct van het DEC Het DEC (Doxis Expertise Centrum) is het kenniscentrum van Doxis. Het beantwoordt de meest uiteenlopende vragen over informatiemanagement. Het Serviceweb is het online platform van het DEC. Hier vindt u een schat aan relevante informatie, zoals naslagwerken, wet- en regelgeving en altijd minimaal vijftig recente artikelen uit het vakgebied DIV en Archief. Daarnaast treft u er onder meer informatie over Doxis Seminars en de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten die door Doxis worden georganiseerd. U kunt inloggen via Wet investeren in jongeren (WIJ) In oktober 2009 is de Wet investeren in jongeren (WIJ) ingegaan. Deze wet verplicht gemeenten om jongeren van 18 tot 27 jaar die zich melden voor een bijstandsuitkering een aanbod te doen. Dit kan een baan zijn, een vorm van scholing of een combinatie van beide, afgestemd op de situatie van de jongeren. Als zij het aanbod niet accepteren dan krijgen zij ook geen uitkering van de gemeente. Voor jongeren van 18 tot 21 jaar is de norm van de bijstandsuitkering afgeleid van de kinderbijslag. Hebben zij hogere noodzakelijke kosten, dan zijn de ouders daarvoor verantwoordelijk. Is een beroep op de ouders niet mogelijk, dan kunnen zij een inkomensaanvulling krijgen via de bijzondere bijstand. De gemeente bepaalt de hoogte van de bijzondere bijstand. Welke gevolgen heeft de wet WIJ voor de dossiervorming? Moeten er aparte dossiers worden gemaakt en welke bewaartermijn gaat dan gelden? Gemeenten kennen al de persoonsdossiers van sociale zaken (bijstandsdossiers) in het kader van de Wet werk en bijstand (WWB). Deze worden 20 jaar of, wanneer een besluit tot verkorting van de bewaartermijn is genomen, 7 jaar bewaard. Hoewel er bij de WIJ niet altijd sprake zal zijn van een uitkering, achten wij deze dossiers wel vergelijkbaar. Er kunnen onterechte uitbetalingen zijn gedaan die de gemeente wil terugvorderen. Ons advies is daarom de cliëntendossiers over de WIJ ook tot 20 jaar na beëindiging te bewaren, volgens categorie van de gemeentelijke selectielijst Omdat er soms wat discussie ontstaat over de interpretatie hiervan, adviseren wij hiervoor aan te houden 20 jaar na het laatste contact. Dit wordt ook bedoeld met de toevoeging in de Landelijke Stukkenlijst. Wat betreft de dossiervorming adviseren wij de stukken over de WIJ te archiveren in dezelfde persoonsdossiers als de WWB. Met andere woorden: bijstandsdossiers ongeacht op basis van welke wet deze bijstand wordt verleend. Hierdoor vallen deze ook onder het destijds eventueel genomen besluit tot verkorting van de bewaartermijn, zodat er geen nieuw besluit hoeft te worden genomen. KLIC-meldingen Bij de DIV-afdelingen van overheidsorganisaties worden regelmatig KLIC-meldingen (Kabels en Leidingen Informatie Centrum) en aanverwante documenten ter archivering aangeboden. Wat zijn dit voor documenten en welke bewaartermijn moet daaraan worden toegekend? De Nederlandse bodem ligt vol met kabels en leidingen. Om graafschade te voorkomen en de veiligheid van de graver en de directe omgeving te bevorderen is op 1 juli 2008 de Wet Informatieuitwisseling Ondergrondse Netten (WION) in werking getreden, beter bekend als de Grondroerdersregeling. Op 1 juli 2010 treedt de Elektronische fase van de WION in werking (KLIC-online). Het Kadaster is aangewezen als uitvoerende dienst van het KLIC. In het kader van deze Grondroerdersregeling komen bij gemeenten en andere overheidsorganisaties verschillende archiefstukken voor. Instemmingsbesluiten voor de aanleg en instandhouding van kabels en leidingen Bijvoorbeeld een instemmingsbesluit over openbare telecommunicatie is een besluit van burgemeester en wethouders als bedoeld in de Telecommunicatiewet. Deze moeten worden bewaard als uitvoeringsbesluiten openbare werken en vallen onder categorie 2.18 van de gemeentelijke selectielijst Vergunningen voor werkzaamheden aan kabels en leidingen Voor de vergunningen adviseren wij een bewaartermijn aan te houden van één jaar na vervallen. Geweigerde, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen hebben een bewaartermijn van drie jaar. U kunt deze termijn terugvinden in categorie 2.7 van de gemeentelijke selectielijst KLIC-meldingen adviseren wij te bewaren tot het project is afgelopen. Daarna hoeft u deze niet te bewaren, omdat alle kabels en leidingen geregistreerd staan bij het KLIC. KLIC-meldingen die zijn opgevraagd voor het beoordelen van een aanvraag voor bijvoorbeeld een bouwvergunning hebben een heel andere waarde. Zij vormen een onderdeel van de vergunningprocedure en kunnen belangrijk zijn bij eventuele aansprakelijkheid achteraf. In die gevallen adviseren wij de meldingen te bewaren in het bouwdossier. Commissie bezwaar en beroep Binnen de lokale overheid kennen we verschillende commissies, zoals de commissie bezwaarschriften. Wij ontvingen een aantal vragen over de classificatie van dit onderwerp. Voor documenten die gaan over de commissie bezwaarschriften ligt het voor de hand te kiezen voor de archiefcode COMMISSIE BEZWAAR EN BEROEP. Toch verwijst de Landelijke Stukkenlijst bij naar DELEGATIES / COMMISSIES. De reden hiervoor is het volgende. De commissie bezwaar en beroep behandelt verschillende onderwerpen. Vandaar dat zij kiest voor een algemene archiefcode. De verwijzing in de Landelijke Stukkenlijst is gebaseerd op het verschil dat gaat over de uitoefening van het bestuur (verzet tegen bestuurshandelingen) en meer over de inrichting van het bestuur (delegaties / commissies). Hierbij kunt u denken aan stukken over de instelling van de commissie en stukken aangaande de werkzaamheden van de commissie. Eigenlijk zijn beide archiefcodes goed, mits ze consequent worden gebruikt. Eventueel kunt u een verwijzing naar het onderwerp maken. Ombudsman Vervolgens een vraag over de Ombudsman. Gemeenten kunnen een lokale ombudsman aanstellen of zich aansluiten bij de nationale ombudsman. Binnen de gemeente is de lokale ombudsman een onafhankelijk orgaan. De vraag is: vallen deze documenten onder de gemeentelijke archieven of moeten deze, met het oog op de onafhankelijkheid, apart worden gearchiveerd? De documenten van de lokale ombudsman vallen onder de gemeentelijke archieven. In principe is de ombudsman wel een zelfstandig archiefvormend orgaan, maar in de praktijk heeft het weinig zin een apart archief in te richten. Denk hierbij aan de raadsgriffier, waarvoor de meeste gemeenten ook geen apart archief bijhouden. De onafhankelijkheid van de ombudsman kan op andere wijze worden gewaarborgd. De instelling en de bevoegdheden van de lokale ombudsman, dan wel de aan sluiting bij nationale ombudsman worden geklasseerd onder archiefcode Adviserende, bemiddelende en controlerende organen. Verslagen van de ombudsman van klachtenbeleid van de gemeente komen onder Uitoefening van de dienst / Waardering en klachten. Bemidde ling bij klachten bij buiten gemeentelijke >> 8 9

6 Direct van het DEC. In ontwikkeling meldpunten, de ombudsman of de Commissie Gelijke Behandeling, klachten, rapportages onder Gelijkheid. Herziene publicatie In Direct van het DEC van uitgave maart 2009 van Info Management schreven wij over de mogelijkheden van opschorting van vernietiging of overbrenging van archiefbescheiden. Een oplettende lezer maakte ons erop attent dat het genoemde Artikel 13 van de Archiefwet 1995 uitsluitend gaat over de plicht tot overbrenging en niet over vernietiging. Graag verwijzen wij u naar de herziene online publicatie van dit artikel. Kijk op Doxis Expertise Centrum en klik op Info Management. Vragen via het web Burgers kunnen op verschillende manieren online vragen stellen aan hun gemeente. Wij kregen de vraag voorgelegd of deze vragen bewaard moeten worden. Het uitgangspunt hierbij is dat het archief de neerslag dient te zijn van het handelen van de gemeente. Dit principe geldt ook wanneer de neerslag in digitale vorm, bijvoorbeeld via het web wordt gegenereerd. Deze gegevens moeten dus ook worden gearchiveerd. De Archiefwet spreekt in dit verband over een archiefstuk als: Al die documenten die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn te berusten onder de instelling, persoon of groep personen, die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/ haar taken. De nieuwe Archiefregeling volgens Yvonne Welings... en nu nog een kwaliteitssysteem Door: Geert de Brouwer, Senior Adviseur bij Doxis LinkedIn: Per 1 april 2010 geldt de nieuwe Archiefregeling. Deze regeling vervangt de oude drie regelingen uit 2001 voor duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat en bouw en inrichting van Foto: Yvonne Welings archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De evaluatie van de drie regelingen startte al in De nieuwe regeling lag uiteindelijk in 2009 drie maanden ter inzage bij de Europese Commissie en werd op 31 december 2009 afgekondigd in de Staatscourant. Een lang voortraject zorgde voor Via het web ontvangen vragen van burgers aan gemeenten moeten worden beantwoord en vormen vaak het begin van een proces. Het is dus noodzakelijk dat de vragen en het vervolg van het proces in het archief van de gemeente worden vastgelegd. Hiervoor moeten wellicht maatregelen worden genomen in de interne organisatie en/of het document-managementsysteem. Er is archieftechnisch geen bezwaar om deze documenten digitaal te archiveren. De elektronische (aan)vraag is immers al digital born. De bewaartermijn is afhankelijk van de zaak waarover het gaat. Dit is te vergelijken met de papieren dossiers. Bij het puur uitwisselen van informatie hoeft er niet altijd sprake te zijn van archiefstukken. U kunt dit bepalen door na te gaan of er, als gevolg van deze informatie, sprake is van door de gemeente verrichte handelingen. << hooggespannen verwachtingen van de regeling. Op DIV-community s barsten de discussies over nut en noodzaak van de nieuwe regeling inmiddels los. Info Management peilt de mening van een expert in het veld, Yvonne Welings, Gemeentearchivaris in Tilburg. Digitaal recordsmanagement vraagt om samenwerking, Yvonne steekt meteen enthousiast van wal. Het gaat goed met de informatiehuishouding in Tilburg. Het informatie- en architectuurbeleid staat op de rails en de BAG-audit is succesvol doorlopen. Het bouwarchief is al sinds een aantal jaar gedigitaliseerd en men werkt nu aan vervolgprojecten rond milieu- en bodemdossiers. Op strategisch niveau onderkent men de relatie tussen kwalitatief hoogwaardig recordsmanagement en dienstverleningsprocessen. Ook de omringende gemeenten ontwikkelen steeds meer een visie op de manier waarop zij de transitie van analoog naar digitaal mogelijk kunnen maken. Vaak gebeurt dat in samenwerking, zoals bij het Shared Service Centre Equalit. Juist op dit gebied stelt de Archiefregeling Yvonne teleur. Ik had meer accent verwacht op het gebied van digitalisering. De regeling gaat grotendeels nog over analoge archivering en sluit onvoldoende aan bij de trends binnen ons informatiedomein. Welings betoogt dat wet- en regelgeving niet meer op zichzelf staat. Dat zie je ook terug in de nieuwe regeling. Men verwijst naar normeringen maar vaak zijn de NEN ISO 15489, NEN ISO en NEN 2082 bij gemeenten niet eens in huis. De VNG zou dit best in één actie mogen afkopen voor gemeenten, net als de ICTU dat doet voor het Rijk. KING moet zich (als voortzetting van EGEM) op lokaal niveau nog bewijzen. Heldere communicatie over wat de nieuwe regeling nu echt voor gevolgen heeft, is zeer welkom. Deze verduidelijkt de samenhang met normeringen, de eisen aan het E-depot en de verschillende beleidsregels over vervanging. Mijn motto: een regeling moet helder en duidelijk zijn De nieuwe Archiefregeling is compacter en op onderdelen vereenvoudigd ten opzichte van de oude. De eisen voor de bouw en inrichting van archiefruimten en bewaarplaatsen zijn soepeler en vormen een prima leidraad als een organisatie daadwerkelijk bouwplannen heeft. Ook de richtlijnen voor de materiële verzorging >> 10 11

7 In ontwikkeling. Voorsprong met informatie van analoge archiefbestanden zijn duidelijk. Opvallend is dat het begrip DSP vervalt. Daarvoor in de plaats komt de verplichting tot een ordeningsstructuur en een metagegevensschema. Deze biedt organisaties de mogelijkheid om hier binnen hun eigen architectuur invulling aan te geven, bijvoorbeeld door de inzet van een zaaktypecatalogus. Accent op auditing en versterking horizontaal toezicht Yvonne licht haar behoefte aan een kader voor digitaal recordsmanagement verder toe. Enerzijds begrijp ik dat de nieuwe regeling niet zo concreet is. Nu geldt bijvoorbeeld het PDF-A1 formaat als duurzaam formaat. Dat kan in deze zich snel ontwikkelende wereld zomaar weer veranderen. Anderzijds stelt de regeling: de zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Ik wil dan graag weten wat die eisen zijn en hoe je zo n kwaliteitssysteem vormgeeft. Want juist daar raakt volgens Welings de regeling de kern van de zaak. De archiefinspecteur toetst op lokaal en regionaal niveau de digitale beheersomgeving. Het accent van het werk komt te liggen bij auditing en de inspecteur wordt het eerste aanspreekpunt van de kwaliteitsfunctionaris. De uitdaging ligt bij de ontwikkeling van het benodigde instrumentarium op organisatorisch, beheersmatig en technisch gebied. In dit verband kan Yvonne Welings zich dan ook helemaal vinden in het advies van de Commissie Oosting die in Van specifiek naar generiek pleit voor een versterking van het horizontale toezicht. Er is dus nog veel werk aan de winkel om deze nieuwe Archiefregeling echt toepasbaar te maken in de praktijk. Maar juist door samenwerking en aansluiting bij primaire processen in de organisatie wordt het werk alleen maar leuker! << Rapport commissie Oosting: Van specifiek naar generiek In 2007 heeft een commissie onder leiding van de heer Oosting (hij is lid van de Raad van State) het interbestuurlijk toezicht doorgelicht. De resultaten van deze doorlichting zijn verwerkt in het rapport Van specifiek naar generiek. Volgens het rapport kan het specifieke toezicht dat het rijk op provincies en gemeenten uitoefent, aanmerkelijk worden verminderd. Door te volstaan met generiek toezicht worden de decentrale overheden minder belast en komt er een eind aan de lappendeken van toezichtvormen. Zie: Digitale highlights nieuwe Archiefregeling >> Het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) beoogt het waarborgen van de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dit vertaalt zich in de regeling naar de eis voor het aanleveren in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Hierdoor vervalt de eis van een specifiek formaat, maar ontstaat de eis voor open formaten. Het advies is nu: PDF-A1 en Tiff. Feitelijk geldt deze verplichting pas op het moment van overbrenging maar het is wenselijk dat organisaties hun beleid ook voor de dynamische en semistatische fase richten op open standaarden. >> Dwingende voorschriften (bijvoorbeeld voor de kwaliteit van dragers van digitale archiefbestanden) maken plaats voor prestatie-eisen op basis van een verplicht in te voeren kwaliteitssysteem. Toetsbare eisen voor het beheer van archiefbescheiden zijn gebaseerd op NEN ISO >> Authenticiteit wordt onder meer geborgd door de eis tot het vaststellen van het gedrag van digitale archiefbescheiden. Hiermee bedoelt de regelgever het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefbescheiden. >> Verplichting tot een ordeningsstructuur en metagegevensschema volgens NEN ISO Hieronder valt onder andere de registratie van het formaat, de applicatie en het versienummer. Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling Door: John von der Linden, Informatiespecialist bij Doxis. Ook de komende jaren krijgen weer veel gemeenten te maken met gemeentelijke herindeling. De huidige plannen voor her indeling concentreren zich in Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Limburg. Het kabinet heeft daarbij de verwachting dat grotere gemeenten leiden tot een professioneler en zakelijker bestuur. Het goede behouden Een herindeling betekent voor de ambtelijke organisatie een stevige reorganisatie. Daarbij moeten de primaire, ondersteunende én de informatieprocessen opnieuw worden vormgegeven. Hierdoor ontstaat een momentum voor nieuwe vragen en nieuwe antwoorden, zoals: >> Welke methoden en technieken hanteren onze (toekomstige) collega s? >> Welke gaps kunnen we daarin onderscheiden? >> Welke best-practices moeten we als uitgangspunt nemen? >> Gaan we binnen de DIV op traditionele wijze voort of is dit het moment om te moderniseren? >> Wat verwachten de ambtenaren van ons? >> Gaan we basaal digitaal werken of stoten we zelfs door naar Werken 2.0? >> Wat doen we met digitalisering, Mid-Office en substitutie? >> Blijven we bij de good old BAC of gaan we procesgericht (DSP) of juist zaaksgericht archiveren? Uitgangspunt van de documentaire herindeling is het goede van de verschillende gemeenten behouden om gezamenlijk te komen tot een optimale inrichting van de DIV. Een doelmatige en effectieve DIV Betrokkenheid en draagvlak zijn hiervoor onontbeerlijk. De juiste afstemming tussen mens, middelen en organisatie is belangrijk. En voor een succesvol resultaat is de vaststelling bij de start van een gegarandeerde kwaliteit (een set van minimumeisen ) noodzakelijk. - Figuur: Het 9-vlaksmodel van Rick Maes. Een optimale inrichting van de DIV Voor een optimale inrichting van DIV zullen op alle niveaus van de organisatie die nieuwe vragen gesteld en beantwoord moeten worden. Het is daarbij van belang dat de afdeling DIV, ofwel de DIV-manager, proactief opereert in het dynamische speelveld. Daarbij kan hij of zij goed gebruik maken van het 9-vlaksmodel van prof.dr. Rick Maes. Dit model biedt daarbij aanknopingspunten en handvatten. Het 9-vlaksmodel legt verbindingen tussen het primaire proces, ICT-ondersteuning én Informatiemanagement. In een effectieve en efficiënte organisatie is het Informatiedomein gepositioneerd als >> 12 13

8 Signalementen. verbindende schakel tussen het primaire proces en ICT. En dat op alle verbindende niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Dat is het speelveld waar de Informatiemanager over gaat. Herindeling volgens het 9-vlaksmodel Bij het richten van Informatiemanagement gaat het allereerst om de visievorming. Stel eerst horizon en doelen van de informatievoorziening vast en maak keuzes bij het vormgeven van de DIV na de herindeling. De visie leidt tot een Informatie Beleidsplan. Bepaal daarin de marsroute en de toegevoegde waarde en mijlpalen voor DIV. Op weg van strategie naar tactiek komen methodiek, planvorming en de juiste samenstelling van mens, middelen en organisatie aan de orde: vertaal visie naar inrichting. Stel bij het inrichten van het Informatiemanagement een plan van aanpak en veranderagenda op met drie niveaus op de gebieden: 1. mens en organisatie 2. instrumenten en werkafspraken 3. middelen en ICT Voeg hierbij in het kader van de her indeling afspraken, systemen, instrumenten en verhoudingen samen, stem deze af of implementeer ze. Van tactiek naar operatie, zeg maar het verrichten, bouwt u oude zaken af en richt u de nieuwe DIV-organisatie fullswing in. Dat inrichten behelst dus de implementatie van alle afspraken, werkwijzen, methodieken en modellen die zijn overeengekomen en afgestemd. Denk bij het afsluiten van de oude zaken aan het afsluiten van niet meer lopende archieven, de vervroegde overdracht van semistatische archieven aan een archiefdienst of het uitvoeren van een Clean-Deskoperatie bij de oude gemeente(n). Implementeer nieuwe instrumenten, middelen en rapportage-instrumenten. Op termijn behaalt de organisatie daarmee een vastgesteld niveau, inhoud en kwaliteit van dienstverlening. Heldere afspraken plus de nieuwe werkwijze en dienstverlening vormen de waardetoevoeging van de krachtenbundeling. De succesvolle uitvoering van een bovengeschetste verandering bij herindeling vraagt een projectmatige aanpak, met duidelijke projectorganisatie en -planning. Cruciaal daarbij is het projectplan waarin doelstelling, activi teiten, taken, instrumenten en verantwoordelijkheden worden vast gelegd, naast procedures voor kwaliteitsbewaking, een duidelijke tijdsplanning en vastgestelde mijlpalen. Tot slot Een gemeentelijke herindeling vraagt veel van de gemeentelijke organisatie in het algemeen en van de DIV in het bijzonder. Op alle niveaus kan de afdeling DIV met expertise waarde toevoegen. Bij Richten en strategie: >> aantoonbare kennis van analoog en digitaal; >> positionering van informatiemanagement in de nieuwe organisatie; >> de vertaling van visie via tactiek naar operatie. Bij Inrichten en tactiek: >> instrumenten bouwen ter verbinding van werkprocessen en informatieprocessen als DSP- en DMS-inrichting; >> advies over digitalisering en het nieuwe werken voor de gehele organisatie; >> deelname aan afdelingsoverleggen voor nieuwe inrichting en implementatie van de (digitale) informatievoorziening. Voorjaarsronde Doxis Regionale ABR-Kennis- bijeenkomsten De eerste ronde Doxis ABR-Sparsessies heeft in november jl. plaatsgevonden. Tijdens deze sessies hebben wij de nieuwe formule bij de ABR-leden getoetst. Veel deelnemers gaven aan dat zij de voorkeur geven aan bijeenkomsten op basis van een regionaal platform. Uiteraard nemen wij uw feedback ter harte zodat de ABR optimaal aansluit bij uw wensen. De regionale component brengen wij terug in de ABR-Kennisbijeenkomsten zodat u met vakgenoten uit uw regio om tafel zit. De ABR-Kennisbijeenkomsten heten daarom voortaan Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten. Bij Verrichten en operationalisering: >> het vertalen van Organisatie-, ICT en Informatiekunde tot één taal voor de (informatie)professional; >> het bewerken en beschikbaar maken van de archieven voor de organisatie en de klanten. Beschouw het proces van herindelen ook als een herindeling van het informatieproces met nieuwe afdelingen, middelen en afspraken. Zo ontstaat een nieuwe benadering voor informatiemanagement in uw nieuwe organisatie. DIV is daarbij een betrokken, flexibele en waardetoevoegende partner. << Tijdens deze Kennisbijeenkomsten worden actuele thema s vertaald naar uw dagelijkse praktijk! Deze sessies worden begeleid door professionals van Doxis én prominenten uit het vak! Zo neemt Casper Molmans, directeur van SOD- Opleidingen de Kennisbijeenkomst Competentiemanagement in de DIV voor zijn rekening. Kijk op voor het actuele programma van de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten en meld u aan. (Nog) geen ABR-abonnee? Stuur een voor meer informatie naar commercielebinnendienst@doxis.nl. Of kijk op voor uitgebreide informatie over het ABR-programma

9 Is uw DIV klaar voor de Wabo? Toets het met de Wabo Monitor! De invoering van de Wabo betekent een nog groter belang van informatie-uitwisseling tussen over - heden. Burgers en bedrijven kunnen volgens de Wabo immers via één (digitaal) loket alle vergunningen voor de fysieke leefomgeving aanvragen: het Omgevingsloket online. Dat heeft een enorme impact op de manier waarop u in uw gemeente de informatiehuishouding organiseert. Meten is weten! Is ook uw DIV voldoende voorbereid op de implementatie van de Wabo? Samen met de gemeente Putten ontwikkelde Doxis Informatiemanagers de Wabo Monitor. Deze beantwoordt vragen als: wat is het effect van de Wabo op het beheer en de verantwoordelijkheden? Wat betekent de wet voor de inrichting en rol van DIV? De Wabo Monitor systematiseert, inventariseert en prioriteert. Met de Wabo Monitor weet u meteen waar uw DIV staat. Uiteraard op basis van het archiefwettelijk kader, het 9-vlaksmodel (van Rick Maes) en de NEN ISO Meer weten over de Wabo Monitor? Neem contact op met uw Accountmanager of Leo Bekker, Servicelinemanager, of leo.bekker@doxis.nl. Of bel de Doxis Wabo-Servicedesk via of mail commercielebinnendienst@doxis.nl. Uitgebreide informatie over de Doxis Wabo Monitor vindt u op Doxis Informatiemanagers, Loire 118, 2491 AJ Den Haag T , F , E info@doxis.nl, Voorsprong door informatie >>