Info Management. Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Info Management. Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling"

Transcriptie

1 April 2010 Vakblad voor informatiemanagers Info Management Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling

2 fdd Colofon Info Management wordt uitgegeven door: Doxis Informatiemanagers, Castellum, Loire 118, 2491 AJ Den Haag Telefoon: Fax: Voor meer informatie over een abonnement op Info Management kunt u contact opnemen met het secretariaat van Doxis. Oplage: 1.100, frequentie: 4 x per jaar. Redactie: Geraldine Scholten, Geert de Brouwer, Karen van Marrewijk, Laurens Verbeek en Max Beekhuis. Eindredactie, vormgeving en productie: Brand Republic, Utrecht Doxis neemt voorsprong. Kwaliteit versus Doxis neemt voorsprong: Kwaliteit versus privacy 3 In de praktijk: DIV naar volgende fase! 4 Omslagartikel: Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! 6 Direct van het DEC 8 In ontwikkeling: De nieuwe Archiefregeling volgens Yvonne Welings en nu nog een kwaliteitssysteem 11 Voorsprong met informatie: Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling 13 Signalementen 15 privacy Door: Karen van Marrewijk, Adviseur bij Doxis. LinkedIn: De registratie van gegevens brengt altijd risico s met zich mee. Je weet maar nooit wat er met de geregistreerde gegevens gebeurt. Dit is letterlijk één van de vragen uit de ANWB-ledenpeiling over de kilometerprijs. Heeft u meegedaan aan deze peiling over het rekeningrijden? En zo ja, wat vindt u van deze stelling? Deze stelling kenmerkt één van de belangrijkste spanningsvelden van informatiehuishouding van de overheid: kwaliteit van dienstverlening versus privacy van gegevens. Zoals staat beschreven in de beleidsnotitie Visie betere dienstverlening overheid verwachten mensen kwaliteit van de overheid. Stel je voor dat je een instantie voor de derde keer moet opbellen, omdat er toch weer een brief op je oude adres is beland. Dat is iets wat niet meer van deze tijd is. De burger verwacht dat de overheid haar diensten in samenhang aan de burger aanbiedt. Een samenhangend aanbod van diensten vergt echter samenwerking en informatie-uitwisseling tussen verschillende overheidsorganisaties. En dat is precies waar de burger huiverig voor kan zijn: het bewaren van zijn gegevens in centrale databases. Een recent voorbeeld is het onderzoeksrapport dat het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) eind januari 2010 presenteerde. Hieruit bleek dat de politiekorpsen Rotterdam-Rijnmond en IJsselland in strijd met de wet handelen door kentekens te bewaren. Sinds twee jaar maken deze korpsen gebruik van automatische kentekenherkenning. Hiermee scannen zij alle kentekens om te controleren of die in haar bestanden voorkomen. Zo ja, dan mag de politie in actie komen en de gegevens gebruiken. Zo nee, dan moet het kenteken worden vernietigd. De beide politiekorpsen vernietigen de gescande gegevens echter niet direct na de controle, maar pas na 10 respectievelijk 120 dagen. Het kabinet vindt dat de korpsen ook kentekendata mogen bewaren van niet-verdachten. Volgens de korpsen zijn hiermee strafbare feiten op te sporen die pas later bekend worden. Het CBP is echter van mening dat deze praktijk een grote inbreuk op de persoonlijke levenssfeer is en dat zo een nationaal volgsysteem dreigt te ontstaan. Maar is deze mening van het CBP eigenlijk nog wel van deze tijd? Want dezelfde huiverige burgers - en in dit geval automobilisten - plaatsen hun vakantiefoto s op hun Flickr-pagina, hun carrièreverloop op LindedIn, doen boodschappen met hun AH-bonuskaart en beschrijven dagelijks wat ze aan het doen zijn via Twitter. Waar ligt het verschil tussen het publiceren van je eigen persoonlijke levenssfeer via internet en het bewaren van jouw geregistreerde gegevens bij de overheid? Het verschil is het verlies van de controle op jouw gegevens, de onbekendheid wat er met jouw gegevens gebeurt. Er ligt een belangrijke taak bij de overheid om volledig inzicht te geven in welke gegevens bewaard worden van een burger en met welke instelling deze gegevens worden uitgewisseld. Bovendien zal de overheid meer gebruik moeten gaan maken van de opgeslagen gegevens. Alleen dan merkt de burger werkelijk het voordeel van deze registratie. Het zou toch mooi zijn als met behulp van de bewaarde kentekendata een tijdige sms, met een melding van file of afsluiting, kan worden verstuurd naar de automobilist die dagelijks over de A13 rijdt. Dat is pas kwaliteit van de overheid. << 3

3 In de praktijk. In de praktijk DIV naar de volgende fase! DIV moet volwassen worden uitdaging ziet. Toenemende digitalisering zien de respondenten als een mogelijkheid om efficiënter en transparanter te werken met minder papier en meer uitdagingen. DIV zelf verantwoordelijkheid neemt en bewijst dat de DIV-expertise wel degelijk een zeer waardevolle bijdrage aan het primaire proces kan leveren. Een gevolg DIV was in het verleden te afwachtend, deze houding moet en kan veranderen Door: Geraldine Scholten, Manager Communicatie bij Doxis. E: LinkedIn: De wereld verandert. Het leven is sneller, mobieler, interactiever. Een stuwende factor achter deze verandering is het Internet. Sinds dit massamedium halverwege de jaren negentig doorbrak bij het grote publiek, is het niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Andere belangrijke oorzaak is de mobiele telefoon. Zelfs de meest hardnekkige weigeraars zijn inmiddels overstag. Eind 2009 waren er wereldwijd 4,6 miljard mobiele abonnementen in omloop. De International Telecommunication Union (ITU) 1 verwacht dat dit aantal in 2010 de 5 miljard zal bereiken, waarbij steeds meer gebruikers ook met hun mobiele telefoon het Internet op kunnen. Je hoeft geen raketgeleerde te zijn om te beseffen dat deze ontwikkelingen ook een enorme impact hebben op de informatievoorziening binnen organisaties. En dus ook bij overheden. De burger wil anno /7 vragen kunnen stellen aan de overheid en verwacht hier begrijpelijkerwijs ook snel een antwoord op. Het leven is dus totaal anders dan 15 jaar geleden. Waarom werkt DIV dan toch nog steeds anno 1995? Hoog tijd voor een trendonderzoek! Ambtenaar 2.0, BREED, Klant Contact Centra, social media, blogs, wiki s, Web 2.0, Twitter, In Control of Out of Control? Het digitale tijdperk haalt het vak op alle gebieden in. Wat betekent dit voor het vak? De overtuiging van Doxis is dat deze ontwikkelingen het vakgebied enorm veel kansen bieden, het leuker en interessanter maken. Niet voor niets was er zeer veel belangstelling voor het Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 op 4 februari jl. in de Van Nelle Ontwerpfabriek te Rotterdam. Centraal stond: we moeten het vak opnieuw uitvinden! In het kader van al deze ontwikkelingen heeft ondernemingsstrategiebureau Mantion, eind 2009 in opdracht van Doxis een gecombineerd trendonderzoek uitgevoerd onder DIV-professionals bij Nederlandse gemeenten. Centrale vraag: wat zijn de toekomstverwachtingen van de professionals van DIV/ informatiemanagement voor de komende vijf jaar? Een aantal relaties is gevraagd naar hun verwachtingen over de trends en ontwikkelingen op het vakgebied voor de komende tijd. De resultaten van dit kwalitatieve deel zijn vervolgens getoetst met een online kwantitatief onderzoek bij alle gemeenten in Nederland. Digitalisering is het toverwoord Het onderzoek wijst uit dat digitalisering van de informatievoorziening dé trend is voor de komende vijf jaar! Bijna 90% van de respondenten schaarde zich positief achter deze stelling. De resultaten van het onderzoek tonen bovendien aan dat men enthousiast is over deze ontwikkeling en deze als een Alle benaderde personen voor het kwantitatief onderzoek zijn medewerkers van een Nederlandse gemeente. Aantal benaderde personen: 581. Aantal respondenten: 113. Responspercentage: 19,4%. Een prima respons die bijna 10% boven het gemiddelde responspercentage ligt! Dit betekent ook, zo wijzen de resultaten aan, dat het werkveld verandert. Zo geeft 79% van de respondenten aan dat DIV naast de traditionele taken ook een grotere rol gaat innemen bij de inrichting van het primaire proces. Een grotere zichtbaarheid van DIV binnen de organisatie is dus nodig en die vereist een mentaliteitsverandering: een meer proactieve houding van de DIVprofessional. Het is zaak dat de afdeling Digitale weetjes Wereldwijd zijn er 1,73 miljard internet - gebruikers. Dat is 18% meer dan in De meeste internetters ( ) bevinden zich in Azië. Per dag worden er 247 miljard s verzonden, waarvan, in 2009, 81% spam. Dat is 24% meer spam dan in het jaar daarvoor. In december 2009 waren er 234 miljoen websites. 47 Miljoen daarvan zijn ontstaan in van deze toenemende zichtbaarheid van DIV is dat DIV ook meer erkenning zal krijgen. De resultaten van het trendonderzoek spreken voor zich. Het digitale tijdperk staat met twee voeten tussen de deur en DIV/informatiemanagement wil het met open armen ontvangen. Daarvoor moet er nog wel veel veranderen. De weg van analoog naar digitaal is er immers een vol met veranderingen en uitdagingen. DIV moet volwassen worden, aldus een commentaar van een respondent. << Er zijn 126 miljoen blogs op internet en per dag 27,3 miljoen tweets op Twitter gepost. 57% van de Twitter-gebruikers komt uit de VS. Per dag worden 1 miljard video s vertoond op YouTube. De gemiddelde internetgebruiker in de VS bekijkt per maand 182 online video s. Bron: wat-doen-we/adverteren/weetjes/index. cfm?articles_id=8f3dd0ba-7ac6-4e9c-9bb9-8431ac03655a d.d. 18 februari ITU, een instelling van de VN, is toonaangevend op het gebied van informatie- en communicatietechnologie en is wereldwijd aanspreekpunt voor overheden en de private sector bij de ontwikkeling van netwerken en diensten. Kijk ook op: 4 5

4 Doxis Seminar De Informatiemanager 2.0 : DIVe into the future! Op 4 februari jl. vond het Doxis Seminar De informatiemanager 2.0 plaats in de Van Nelle Ontwerp fabriek te Rotterdam. Dat onze vakgenoten zeer geïnteresseerd zijn in alle 2.0-ontwikkelingen en de kansen die deze de DIV bieden, bleek wel uit de grote belangstelling voor dit seminar. Na afloop gingen vele deelnemers geïnspireerd en borrelend van ideeën huiswaarts. Nu met inbreng van gebruikers! Met deze uitspraak gaf Christian van der Ven, Studiezaalcoördinator bij het BHIC, het startschot voor het Doxis Seminar. Hij nam de deelnemers mee op reis door het digitale landschap van Web 2.0; wiki s, tags, sociale netwerken, blogs, mashups et cetera. Veel veranderingen én veel kansen voor DIV! Theo Thomassen, hoogleraar Archivistiek aan de Universiteit van Amsterdam, opende het middagprogramma. Zijn stelling luidt dat er tweestrijdige concepten zijn binnen de informatiewereld. Het ene concept gaat uit van georganiseerd wantrouwen (de bewijsvoering en verantwoordingsfuncties) en anderzijds de wereld van sharing en communities. Theo stelt dat de (ambtelijke) organisatie voor zichzelf en voor de omgeving een keuze moet maken welke rol zij aanneemt (wantrouwen of delen) en daar dan ook de hulpmiddelen / administratie op aanpast. Tijdends de twee workshoprondes gingen diverse sprekers in op de invloed van 2.0 op de verschillende facetten van het vak. Impressie van een aantal workshops Wabo. En nu de praktijk! Spreker: Onno de Moor, Senior Adviseur bij Doxis Onno gaf een kort overzicht van de hoofdlijnen van de Wabo. Daarna een toespitsing op leeuwen en beren voor DIV en belangen die DIV moet waarborgen. Hoe is DIV betrokken bij de inrichting? Welke knelpunten identificeren we? Dit laatste geïllustreerd aan de hand van de verschillende kanalen voor en vormen van inkomende en uitgaande informatie. Doel van de workshop was: aangeven waar DIV op moet letten, wat opgepakt kan worden om het Wabo-gat (digitaliseringsgap tussen aannames van Wabo-wet en feitelijke situatie gemeenten) te vullen. Met de Wabo Monitor, waar overigens al flinke belangstelling voor is, biedt Doxis de helpende hand. Hoe bruikbaar zijn nieuwe media voor overheden? Spreker: Alexander Oldeman, Uitgever bij Sdu Uitgevers In deze levendige workshop stonden twee zaken centraal. Ten eerste kregen we inzicht in de enorme hoeveelheid en diversiteit van nieuwe media. Van zien en vinden (Google) via communiceren en delen (YouTube, Skype) naar participeren en zelforganisatie (Lens en fixmystreet.com) kwamen voorbij. De tweede boodschap betrof de achterstand van de overheid op burgers en bedrijven met inzet van nieuwe media. In een groepsopdracht werden kansen en mogelijkheden verkend van nieuwe media voor de overheid, bijvoorbeeld de onlinebeschikbaarstelling en uiteindelijke veiling van gevonden voorwerpen. Alexander eindigde met 15 leuke, uitdagende voor beelden van lokale overheidsinitiatieven: bijvoorbeeld de digi tale publieksbalie met webcam of de chatsessie met wethouders. Archiveren 2.0 Spreker: Ingmar Koch, Beleidsmedewerker bij de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg Al voor de aanvang van de workshop voegde Ingmar de daad bij het woord door actief te twitteren. Ingmar verzorgde een boeiende presentatie, levendig ondersteund met leuke filmpjes. Zelfs tijdens de workshop werd nog getwitterd. Volop 2.0 dus. Hoe in dit 2.0-scenario om te gaan met archivering leverde vooral nog vragen op. De deelnemers werden dus flink aan het denken gezet. Ingmar legde de relatie naar het archiveren van . Dit werd 10 jaar terug nog afgedaan als onbelangrijk en is nu een hot item. Een deelnemer merkte op: Gaat het niet om een andere benadering, moeten we wel alles willen controleren? Kortom: werk aan de winkel om het toekomstige archiveringsbeleid verder uit te werken. Wat kan DIV leren van Google en i-tunes? Spreker: Adriaan Hondelink, Managing Consultant bij Content Strategy Waarom kunnen we niet Googlen in ons DMS? En is het echt nodig om zoveel kenmerken van een document te registreren als i-tunes dat bijvoorbeeld zelf doet bij het uploaden van muziek? Tijdens deze workshop werd nagegaan welke functionaliteiten, beschikbaar via het internet, ook van pas kunnen komen voor DIV bij het ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie. Na een leuke discussie was de conclusie dat dit voor zowel DIV als het primair proces een stap vooruit zou zijn. Wat gaat de DIV er in de nieuwe wereld doen om de DIV-controlfunctie te vervullen? Spreker: Jan Druijff, Hoofd Facilitaire Zaken bij de gemeente Overbetuwe Een workshop met zonneschijn, regen buien en onweerswolken! Hoe veranderingsgezind is uw afdeling DIV? Dat was de vraag die aan de deelnemers van deze workshop gesteld werd. Op een barometer konden de deelnemers aangeven hoe het weer er op hun afdeling uitzag. Daar waar bij sommige wegtrekkende wolken te zien waren, hadden andere al te maken met zonneschijn. Desondanks zagen andere een toenemende kans op buien die soms vergezeld gingen van onweer betreffende de toekomstige veranderingen. De verwachtingen werden in beide groepen goed weergegeven en meningen en ideeën wisselden elkaar af. Het nieuwe werken binnen DIV Spreker: Peter van de Ruit, Bureauhoofd Record Management en papieren Archief bij de gemeente Haarlem In zijn workshop ging Peter in op de visie die Haarlem heeft ontwikkeld bij de introductie van het digitaal werken. Uitgangspunt is dat de volledige verantwoordelijkheid voor de archivering in het dynamische proces bij de individuele ambtenaar komt te liggen. Vanuit zijn eigen workspace creëert, ontvangt en deelt de ambtenaar zijn documenten, of liever gezegd zijn gegevens, van binnen en van buiten de organisatie. Deze worden gekoppeld en opgeslagen binnen de zaak waarin de ambtenaar zijn activiteiten verricht. Pas na afronding binnen een zaak zal een selectie worden gemaakt op de ge vormde opgeslagen informatie. De rol van de moderne Omslag artikel DIV er zal evenredig gaan veranderen, namelijk in die van regievoerder op de workspaces. Dat dan in de vorm van het inbedden en bewaken van de zaaksgewijze inrichting. Aan het einde van het proces vervult de DIV alleen nog een rol als selecteur van de gevormde databestanden. Registreren is geen mensenwerk meer Sprekers: Laurens van Thiel, Commercieel Directeur Data Space en Marc Charlier, Manager Corporate Communications bij BCT Laurens en Marc namen de deelnemers mee naar de (nabije) toekomst van documentregistratie. Wordt in de toekomst de postkamer volledig uitbesteed en/ of wordt de registratie van documenten geheel geautomatiseerd? Het lijkt futuristisch, maar men is er wel van doordrongen dat dit de toekomst is. De werkzaamheden van de toekomstige DIV-professional liggen volgens Data Space en BCT vooral op het gebied van het Klant Contact Centrum (KCC), specialisatie van stukken die niet automatisch geïndexeerd kunnen worden en het maken van de verbinding tussen het proces en de burger. Kortom: de DIV er wordt informatiemanager. << Alle presentaties van het Doxis Seminar 2010 vindt u op het Doxis Serviceweb. Op de homepage van kunt u inloggen op het Serviceweb. Her en der zijn op het wereldwijde web nog meer impressies over het seminar te vinden. Voor het overzicht van de seminartweets kunt u terecht op Het blog van Ingmar Koch, beleidsmedewerker Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg, informatiemanagement-20-over-willen.html Een video-impressie geplaatst door een van de gasten op YouTube en Ambtenaar 2.0: watch?v=go_gkljbugg of op 7

5 Direct van het DEC. Direct van het DEC Het DEC (Doxis Expertise Centrum) is het kenniscentrum van Doxis. Het beantwoordt de meest uiteenlopende vragen over informatiemanagement. Het Serviceweb is het online platform van het DEC. Hier vindt u een schat aan relevante informatie, zoals naslagwerken, wet- en regelgeving en altijd minimaal vijftig recente artikelen uit het vakgebied DIV en Archief. Daarnaast treft u er onder meer informatie over Doxis Seminars en de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten die door Doxis worden georganiseerd. U kunt inloggen via Wet investeren in jongeren (WIJ) In oktober 2009 is de Wet investeren in jongeren (WIJ) ingegaan. Deze wet verplicht gemeenten om jongeren van 18 tot 27 jaar die zich melden voor een bijstandsuitkering een aanbod te doen. Dit kan een baan zijn, een vorm van scholing of een combinatie van beide, afgestemd op de situatie van de jongeren. Als zij het aanbod niet accepteren dan krijgen zij ook geen uitkering van de gemeente. Voor jongeren van 18 tot 21 jaar is de norm van de bijstandsuitkering afgeleid van de kinderbijslag. Hebben zij hogere noodzakelijke kosten, dan zijn de ouders daarvoor verantwoordelijk. Is een beroep op de ouders niet mogelijk, dan kunnen zij een inkomensaanvulling krijgen via de bijzondere bijstand. De gemeente bepaalt de hoogte van de bijzondere bijstand. Welke gevolgen heeft de wet WIJ voor de dossiervorming? Moeten er aparte dossiers worden gemaakt en welke bewaartermijn gaat dan gelden? Gemeenten kennen al de persoonsdossiers van sociale zaken (bijstandsdossiers) in het kader van de Wet werk en bijstand (WWB). Deze worden 20 jaar of, wanneer een besluit tot verkorting van de bewaartermijn is genomen, 7 jaar bewaard. Hoewel er bij de WIJ niet altijd sprake zal zijn van een uitkering, achten wij deze dossiers wel vergelijkbaar. Er kunnen onterechte uitbetalingen zijn gedaan die de gemeente wil terugvorderen. Ons advies is daarom de cliëntendossiers over de WIJ ook tot 20 jaar na beëindiging te bewaren, volgens categorie van de gemeentelijke selectielijst Omdat er soms wat discussie ontstaat over de interpretatie hiervan, adviseren wij hiervoor aan te houden 20 jaar na het laatste contact. Dit wordt ook bedoeld met de toevoeging in de Landelijke Stukkenlijst. Wat betreft de dossiervorming adviseren wij de stukken over de WIJ te archiveren in dezelfde persoonsdossiers als de WWB. Met andere woorden: bijstandsdossiers ongeacht op basis van welke wet deze bijstand wordt verleend. Hierdoor vallen deze ook onder het destijds eventueel genomen besluit tot verkorting van de bewaartermijn, zodat er geen nieuw besluit hoeft te worden genomen. KLIC-meldingen Bij de DIV-afdelingen van overheidsorganisaties worden regelmatig KLIC-meldingen (Kabels en Leidingen Informatie Centrum) en aanverwante documenten ter archivering aangeboden. Wat zijn dit voor documenten en welke bewaartermijn moet daaraan worden toegekend? De Nederlandse bodem ligt vol met kabels en leidingen. Om graafschade te voorkomen en de veiligheid van de graver en de directe omgeving te bevorderen is op 1 juli 2008 de Wet Informatieuitwisseling Ondergrondse Netten (WION) in werking getreden, beter bekend als de Grondroerdersregeling. Op 1 juli 2010 treedt de Elektronische fase van de WION in werking (KLIC-online). Het Kadaster is aangewezen als uitvoerende dienst van het KLIC. In het kader van deze Grondroerdersregeling komen bij gemeenten en andere overheidsorganisaties verschillende archiefstukken voor. Instemmingsbesluiten voor de aanleg en instandhouding van kabels en leidingen Bijvoorbeeld een instemmingsbesluit over openbare telecommunicatie is een besluit van burgemeester en wethouders als bedoeld in de Telecommunicatiewet. Deze moeten worden bewaard als uitvoeringsbesluiten openbare werken en vallen onder categorie 2.18 van de gemeentelijke selectielijst Vergunningen voor werkzaamheden aan kabels en leidingen Voor de vergunningen adviseren wij een bewaartermijn aan te houden van één jaar na vervallen. Geweigerde, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen hebben een bewaartermijn van drie jaar. U kunt deze termijn terugvinden in categorie 2.7 van de gemeentelijke selectielijst KLIC-meldingen adviseren wij te bewaren tot het project is afgelopen. Daarna hoeft u deze niet te bewaren, omdat alle kabels en leidingen geregistreerd staan bij het KLIC. KLIC-meldingen die zijn opgevraagd voor het beoordelen van een aanvraag voor bijvoorbeeld een bouwvergunning hebben een heel andere waarde. Zij vormen een onderdeel van de vergunningprocedure en kunnen belangrijk zijn bij eventuele aansprakelijkheid achteraf. In die gevallen adviseren wij de meldingen te bewaren in het bouwdossier. Commissie bezwaar en beroep Binnen de lokale overheid kennen we verschillende commissies, zoals de commissie bezwaarschriften. Wij ontvingen een aantal vragen over de classificatie van dit onderwerp. Voor documenten die gaan over de commissie bezwaarschriften ligt het voor de hand te kiezen voor de archiefcode COMMISSIE BEZWAAR EN BEROEP. Toch verwijst de Landelijke Stukkenlijst bij naar DELEGATIES / COMMISSIES. De reden hiervoor is het volgende. De commissie bezwaar en beroep behandelt verschillende onderwerpen. Vandaar dat zij kiest voor een algemene archiefcode. De verwijzing in de Landelijke Stukkenlijst is gebaseerd op het verschil dat gaat over de uitoefening van het bestuur (verzet tegen bestuurshandelingen) en meer over de inrichting van het bestuur (delegaties / commissies). Hierbij kunt u denken aan stukken over de instelling van de commissie en stukken aangaande de werkzaamheden van de commissie. Eigenlijk zijn beide archiefcodes goed, mits ze consequent worden gebruikt. Eventueel kunt u een verwijzing naar het onderwerp maken. Ombudsman Vervolgens een vraag over de Ombudsman. Gemeenten kunnen een lokale ombudsman aanstellen of zich aansluiten bij de nationale ombudsman. Binnen de gemeente is de lokale ombudsman een onafhankelijk orgaan. De vraag is: vallen deze documenten onder de gemeentelijke archieven of moeten deze, met het oog op de onafhankelijkheid, apart worden gearchiveerd? De documenten van de lokale ombudsman vallen onder de gemeentelijke archieven. In principe is de ombudsman wel een zelfstandig archiefvormend orgaan, maar in de praktijk heeft het weinig zin een apart archief in te richten. Denk hierbij aan de raadsgriffier, waarvoor de meeste gemeenten ook geen apart archief bijhouden. De onafhankelijkheid van de ombudsman kan op andere wijze worden gewaarborgd. De instelling en de bevoegdheden van de lokale ombudsman, dan wel de aan sluiting bij nationale ombudsman worden geklasseerd onder archiefcode Adviserende, bemiddelende en controlerende organen. Verslagen van de ombudsman van klachtenbeleid van de gemeente komen onder Uitoefening van de dienst / Waardering en klachten. Bemidde ling bij klachten bij buiten gemeentelijke >> 8 9

6 Direct van het DEC. In ontwikkeling meldpunten, de ombudsman of de Commissie Gelijke Behandeling, klachten, rapportages onder Gelijkheid. Herziene publicatie In Direct van het DEC van uitgave maart 2009 van Info Management schreven wij over de mogelijkheden van opschorting van vernietiging of overbrenging van archiefbescheiden. Een oplettende lezer maakte ons erop attent dat het genoemde Artikel 13 van de Archiefwet 1995 uitsluitend gaat over de plicht tot overbrenging en niet over vernietiging. Graag verwijzen wij u naar de herziene online publicatie van dit artikel. Kijk op Doxis Expertise Centrum en klik op Info Management. Vragen via het web Burgers kunnen op verschillende manieren online vragen stellen aan hun gemeente. Wij kregen de vraag voorgelegd of deze vragen bewaard moeten worden. Het uitgangspunt hierbij is dat het archief de neerslag dient te zijn van het handelen van de gemeente. Dit principe geldt ook wanneer de neerslag in digitale vorm, bijvoorbeeld via het web wordt gegenereerd. Deze gegevens moeten dus ook worden gearchiveerd. De Archiefwet spreekt in dit verband over een archiefstuk als: Al die documenten die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn te berusten onder de instelling, persoon of groep personen, die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/ haar taken. De nieuwe Archiefregeling volgens Yvonne Welings... en nu nog een kwaliteitssysteem Door: Geert de Brouwer, Senior Adviseur bij Doxis LinkedIn: Per 1 april 2010 geldt de nieuwe Archiefregeling. Deze regeling vervangt de oude drie regelingen uit 2001 voor duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat en bouw en inrichting van Foto: Yvonne Welings archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De evaluatie van de drie regelingen startte al in De nieuwe regeling lag uiteindelijk in 2009 drie maanden ter inzage bij de Europese Commissie en werd op 31 december 2009 afgekondigd in de Staatscourant. Een lang voortraject zorgde voor Via het web ontvangen vragen van burgers aan gemeenten moeten worden beantwoord en vormen vaak het begin van een proces. Het is dus noodzakelijk dat de vragen en het vervolg van het proces in het archief van de gemeente worden vastgelegd. Hiervoor moeten wellicht maatregelen worden genomen in de interne organisatie en/of het document-managementsysteem. Er is archieftechnisch geen bezwaar om deze documenten digitaal te archiveren. De elektronische (aan)vraag is immers al digital born. De bewaartermijn is afhankelijk van de zaak waarover het gaat. Dit is te vergelijken met de papieren dossiers. Bij het puur uitwisselen van informatie hoeft er niet altijd sprake te zijn van archiefstukken. U kunt dit bepalen door na te gaan of er, als gevolg van deze informatie, sprake is van door de gemeente verrichte handelingen. << hooggespannen verwachtingen van de regeling. Op DIV-community s barsten de discussies over nut en noodzaak van de nieuwe regeling inmiddels los. Info Management peilt de mening van een expert in het veld, Yvonne Welings, Gemeentearchivaris in Tilburg. Digitaal recordsmanagement vraagt om samenwerking, Yvonne steekt meteen enthousiast van wal. Het gaat goed met de informatiehuishouding in Tilburg. Het informatie- en architectuurbeleid staat op de rails en de BAG-audit is succesvol doorlopen. Het bouwarchief is al sinds een aantal jaar gedigitaliseerd en men werkt nu aan vervolgprojecten rond milieu- en bodemdossiers. Op strategisch niveau onderkent men de relatie tussen kwalitatief hoogwaardig recordsmanagement en dienstverleningsprocessen. Ook de omringende gemeenten ontwikkelen steeds meer een visie op de manier waarop zij de transitie van analoog naar digitaal mogelijk kunnen maken. Vaak gebeurt dat in samenwerking, zoals bij het Shared Service Centre Equalit. Juist op dit gebied stelt de Archiefregeling Yvonne teleur. Ik had meer accent verwacht op het gebied van digitalisering. De regeling gaat grotendeels nog over analoge archivering en sluit onvoldoende aan bij de trends binnen ons informatiedomein. Welings betoogt dat wet- en regelgeving niet meer op zichzelf staat. Dat zie je ook terug in de nieuwe regeling. Men verwijst naar normeringen maar vaak zijn de NEN ISO 15489, NEN ISO en NEN 2082 bij gemeenten niet eens in huis. De VNG zou dit best in één actie mogen afkopen voor gemeenten, net als de ICTU dat doet voor het Rijk. KING moet zich (als voortzetting van EGEM) op lokaal niveau nog bewijzen. Heldere communicatie over wat de nieuwe regeling nu echt voor gevolgen heeft, is zeer welkom. Deze verduidelijkt de samenhang met normeringen, de eisen aan het E-depot en de verschillende beleidsregels over vervanging. Mijn motto: een regeling moet helder en duidelijk zijn De nieuwe Archiefregeling is compacter en op onderdelen vereenvoudigd ten opzichte van de oude. De eisen voor de bouw en inrichting van archiefruimten en bewaarplaatsen zijn soepeler en vormen een prima leidraad als een organisatie daadwerkelijk bouwplannen heeft. Ook de richtlijnen voor de materiële verzorging >> 10 11

7 In ontwikkeling. Voorsprong met informatie van analoge archiefbestanden zijn duidelijk. Opvallend is dat het begrip DSP vervalt. Daarvoor in de plaats komt de verplichting tot een ordeningsstructuur en een metagegevensschema. Deze biedt organisaties de mogelijkheid om hier binnen hun eigen architectuur invulling aan te geven, bijvoorbeeld door de inzet van een zaaktypecatalogus. Accent op auditing en versterking horizontaal toezicht Yvonne licht haar behoefte aan een kader voor digitaal recordsmanagement verder toe. Enerzijds begrijp ik dat de nieuwe regeling niet zo concreet is. Nu geldt bijvoorbeeld het PDF-A1 formaat als duurzaam formaat. Dat kan in deze zich snel ontwikkelende wereld zomaar weer veranderen. Anderzijds stelt de regeling: de zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Ik wil dan graag weten wat die eisen zijn en hoe je zo n kwaliteitssysteem vormgeeft. Want juist daar raakt volgens Welings de regeling de kern van de zaak. De archiefinspecteur toetst op lokaal en regionaal niveau de digitale beheersomgeving. Het accent van het werk komt te liggen bij auditing en de inspecteur wordt het eerste aanspreekpunt van de kwaliteitsfunctionaris. De uitdaging ligt bij de ontwikkeling van het benodigde instrumentarium op organisatorisch, beheersmatig en technisch gebied. In dit verband kan Yvonne Welings zich dan ook helemaal vinden in het advies van de Commissie Oosting die in Van specifiek naar generiek pleit voor een versterking van het horizontale toezicht. Er is dus nog veel werk aan de winkel om deze nieuwe Archiefregeling echt toepasbaar te maken in de praktijk. Maar juist door samenwerking en aansluiting bij primaire processen in de organisatie wordt het werk alleen maar leuker! << Rapport commissie Oosting: Van specifiek naar generiek In 2007 heeft een commissie onder leiding van de heer Oosting (hij is lid van de Raad van State) het interbestuurlijk toezicht doorgelicht. De resultaten van deze doorlichting zijn verwerkt in het rapport Van specifiek naar generiek. Volgens het rapport kan het specifieke toezicht dat het rijk op provincies en gemeenten uitoefent, aanmerkelijk worden verminderd. Door te volstaan met generiek toezicht worden de decentrale overheden minder belast en komt er een eind aan de lappendeken van toezichtvormen. Zie: Digitale highlights nieuwe Archiefregeling >> Het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) beoogt het waarborgen van de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dit vertaalt zich in de regeling naar de eis voor het aanleveren in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Hierdoor vervalt de eis van een specifiek formaat, maar ontstaat de eis voor open formaten. Het advies is nu: PDF-A1 en Tiff. Feitelijk geldt deze verplichting pas op het moment van overbrenging maar het is wenselijk dat organisaties hun beleid ook voor de dynamische en semistatische fase richten op open standaarden. >> Dwingende voorschriften (bijvoorbeeld voor de kwaliteit van dragers van digitale archiefbestanden) maken plaats voor prestatie-eisen op basis van een verplicht in te voeren kwaliteitssysteem. Toetsbare eisen voor het beheer van archiefbescheiden zijn gebaseerd op NEN ISO >> Authenticiteit wordt onder meer geborgd door de eis tot het vaststellen van het gedrag van digitale archiefbescheiden. Hiermee bedoelt de regelgever het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefbescheiden. >> Verplichting tot een ordeningsstructuur en metagegevensschema volgens NEN ISO Hieronder valt onder andere de registratie van het formaat, de applicatie en het versienummer. Gemeentelijke herindeling = Documentaire herindeling Door: John von der Linden, Informatiespecialist bij Doxis. Ook de komende jaren krijgen weer veel gemeenten te maken met gemeentelijke herindeling. De huidige plannen voor her indeling concentreren zich in Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Limburg. Het kabinet heeft daarbij de verwachting dat grotere gemeenten leiden tot een professioneler en zakelijker bestuur. Het goede behouden Een herindeling betekent voor de ambtelijke organisatie een stevige reorganisatie. Daarbij moeten de primaire, ondersteunende én de informatieprocessen opnieuw worden vormgegeven. Hierdoor ontstaat een momentum voor nieuwe vragen en nieuwe antwoorden, zoals: >> Welke methoden en technieken hanteren onze (toekomstige) collega s? >> Welke gaps kunnen we daarin onderscheiden? >> Welke best-practices moeten we als uitgangspunt nemen? >> Gaan we binnen de DIV op traditionele wijze voort of is dit het moment om te moderniseren? >> Wat verwachten de ambtenaren van ons? >> Gaan we basaal digitaal werken of stoten we zelfs door naar Werken 2.0? >> Wat doen we met digitalisering, Mid-Office en substitutie? >> Blijven we bij de good old BAC of gaan we procesgericht (DSP) of juist zaaksgericht archiveren? Uitgangspunt van de documentaire herindeling is het goede van de verschillende gemeenten behouden om gezamenlijk te komen tot een optimale inrichting van de DIV. Een doelmatige en effectieve DIV Betrokkenheid en draagvlak zijn hiervoor onontbeerlijk. De juiste afstemming tussen mens, middelen en organisatie is belangrijk. En voor een succesvol resultaat is de vaststelling bij de start van een gegarandeerde kwaliteit (een set van minimumeisen ) noodzakelijk. - Figuur: Het 9-vlaksmodel van Rick Maes. Een optimale inrichting van de DIV Voor een optimale inrichting van DIV zullen op alle niveaus van de organisatie die nieuwe vragen gesteld en beantwoord moeten worden. Het is daarbij van belang dat de afdeling DIV, ofwel de DIV-manager, proactief opereert in het dynamische speelveld. Daarbij kan hij of zij goed gebruik maken van het 9-vlaksmodel van prof.dr. Rick Maes. Dit model biedt daarbij aanknopingspunten en handvatten. Het 9-vlaksmodel legt verbindingen tussen het primaire proces, ICT-ondersteuning én Informatiemanagement. In een effectieve en efficiënte organisatie is het Informatiedomein gepositioneerd als >> 12 13

8 Signalementen. verbindende schakel tussen het primaire proces en ICT. En dat op alle verbindende niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Dat is het speelveld waar de Informatiemanager over gaat. Herindeling volgens het 9-vlaksmodel Bij het richten van Informatiemanagement gaat het allereerst om de visievorming. Stel eerst horizon en doelen van de informatievoorziening vast en maak keuzes bij het vormgeven van de DIV na de herindeling. De visie leidt tot een Informatie Beleidsplan. Bepaal daarin de marsroute en de toegevoegde waarde en mijlpalen voor DIV. Op weg van strategie naar tactiek komen methodiek, planvorming en de juiste samenstelling van mens, middelen en organisatie aan de orde: vertaal visie naar inrichting. Stel bij het inrichten van het Informatiemanagement een plan van aanpak en veranderagenda op met drie niveaus op de gebieden: 1. mens en organisatie 2. instrumenten en werkafspraken 3. middelen en ICT Voeg hierbij in het kader van de her indeling afspraken, systemen, instrumenten en verhoudingen samen, stem deze af of implementeer ze. Van tactiek naar operatie, zeg maar het verrichten, bouwt u oude zaken af en richt u de nieuwe DIV-organisatie fullswing in. Dat inrichten behelst dus de implementatie van alle afspraken, werkwijzen, methodieken en modellen die zijn overeengekomen en afgestemd. Denk bij het afsluiten van de oude zaken aan het afsluiten van niet meer lopende archieven, de vervroegde overdracht van semistatische archieven aan een archiefdienst of het uitvoeren van een Clean-Deskoperatie bij de oude gemeente(n). Implementeer nieuwe instrumenten, middelen en rapportage-instrumenten. Op termijn behaalt de organisatie daarmee een vastgesteld niveau, inhoud en kwaliteit van dienstverlening. Heldere afspraken plus de nieuwe werkwijze en dienstverlening vormen de waardetoevoeging van de krachtenbundeling. De succesvolle uitvoering van een bovengeschetste verandering bij herindeling vraagt een projectmatige aanpak, met duidelijke projectorganisatie en -planning. Cruciaal daarbij is het projectplan waarin doelstelling, activi teiten, taken, instrumenten en verantwoordelijkheden worden vast gelegd, naast procedures voor kwaliteitsbewaking, een duidelijke tijdsplanning en vastgestelde mijlpalen. Tot slot Een gemeentelijke herindeling vraagt veel van de gemeentelijke organisatie in het algemeen en van de DIV in het bijzonder. Op alle niveaus kan de afdeling DIV met expertise waarde toevoegen. Bij Richten en strategie: >> aantoonbare kennis van analoog en digitaal; >> positionering van informatiemanagement in de nieuwe organisatie; >> de vertaling van visie via tactiek naar operatie. Bij Inrichten en tactiek: >> instrumenten bouwen ter verbinding van werkprocessen en informatieprocessen als DSP- en DMS-inrichting; >> advies over digitalisering en het nieuwe werken voor de gehele organisatie; >> deelname aan afdelingsoverleggen voor nieuwe inrichting en implementatie van de (digitale) informatievoorziening. Voorjaarsronde Doxis Regionale ABR-Kennis- bijeenkomsten De eerste ronde Doxis ABR-Sparsessies heeft in november jl. plaatsgevonden. Tijdens deze sessies hebben wij de nieuwe formule bij de ABR-leden getoetst. Veel deelnemers gaven aan dat zij de voorkeur geven aan bijeenkomsten op basis van een regionaal platform. Uiteraard nemen wij uw feedback ter harte zodat de ABR optimaal aansluit bij uw wensen. De regionale component brengen wij terug in de ABR-Kennisbijeenkomsten zodat u met vakgenoten uit uw regio om tafel zit. De ABR-Kennisbijeenkomsten heten daarom voortaan Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten. Bij Verrichten en operationalisering: >> het vertalen van Organisatie-, ICT en Informatiekunde tot één taal voor de (informatie)professional; >> het bewerken en beschikbaar maken van de archieven voor de organisatie en de klanten. Beschouw het proces van herindelen ook als een herindeling van het informatieproces met nieuwe afdelingen, middelen en afspraken. Zo ontstaat een nieuwe benadering voor informatiemanagement in uw nieuwe organisatie. DIV is daarbij een betrokken, flexibele en waardetoevoegende partner. << Tijdens deze Kennisbijeenkomsten worden actuele thema s vertaald naar uw dagelijkse praktijk! Deze sessies worden begeleid door professionals van Doxis én prominenten uit het vak! Zo neemt Casper Molmans, directeur van SOD- Opleidingen de Kennisbijeenkomst Competentiemanagement in de DIV voor zijn rekening. Kijk op voor het actuele programma van de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten en meld u aan. (Nog) geen ABR-abonnee? Stuur een voor meer informatie naar Of kijk op voor uitgebreide informatie over het ABR-programma

9 Is uw DIV klaar voor de Wabo? Toets het met de Wabo Monitor! De invoering van de Wabo betekent een nog groter belang van informatie-uitwisseling tussen over - heden. Burgers en bedrijven kunnen volgens de Wabo immers via één (digitaal) loket alle vergunningen voor de fysieke leefomgeving aanvragen: het Omgevingsloket online. Dat heeft een enorme impact op de manier waarop u in uw gemeente de informatiehuishouding organiseert. Meten is weten! Is ook uw DIV voldoende voorbereid op de implementatie van de Wabo? Samen met de gemeente Putten ontwikkelde Doxis Informatiemanagers de Wabo Monitor. Deze beantwoordt vragen als: wat is het effect van de Wabo op het beheer en de verantwoordelijkheden? Wat betekent de wet voor de inrichting en rol van DIV? De Wabo Monitor systematiseert, inventariseert en prioriteert. Met de Wabo Monitor weet u meteen waar uw DIV staat. Uiteraard op basis van het archiefwettelijk kader, het 9-vlaksmodel (van Rick Maes) en de NEN ISO Meer weten over de Wabo Monitor? Neem contact op met uw Accountmanager of Leo Bekker, Servicelinemanager, of Of bel de Doxis Wabo-Servicedesk via of mail Uitgebreide informatie over de Doxis Wabo Monitor vindt u op Doxis Informatiemanagers, Loire 118, 2491 AJ Den Haag T , F , E Voorsprong door informatie >>

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Kennis van (Documentaire) Informatie Voorziening

Kennis van (Documentaire) Informatie Voorziening Kennis van (Documentaire) Informatie Voorziening Alles wat u altijd al wilde weten over DIV flexkrachten van Mailprofs www.mailprofs.nl Met de toenemende digitalisering van de (Documentaire) Informatie

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Besluitvormende raadsvergadering d.d. 6 juli 2010 Agendanr. = = = = =.

Besluitvormende raadsvergadering d.d. 6 juli 2010 Agendanr. = = = = =. *Z002895EF2B* Besluitvormende raadsvergadering d.d. 6 juli 2010 Agendanr. = = = = =. Aan de Raad No. ZA.10-4882/DV.10-121, afdeling Facilitaire Zaken. Sellingen, 24 juni 2010 Onderwerp: Uitbouw van het

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Wabo Next. ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011

Wabo Next. ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011 Wabo Next ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011 Agenda 1. Welkom, voorstellen, verwachtingen 2. Wabo NU 3. Wabo NEXT: Wabo = exemplarisch 4. Wabo NEXT: hoe inzetten in de organisatie 5. SWOT, actieplan 6.

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Managementsamenvatting

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Managementsamenvatting Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Managementsamenvatting Bijdragen De hieronder genoemde personen hebben in samenwerking met KING bijgedragen aan de totstandkoming van de Baseline Informatiehuishouding

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL

KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL Referenties KOSTENBEWUST LEAN DIGITAAL en ZAAKGERICHT Modern Informatiemanagement Project en programmamanagement Programmamanagement digitaal informatiemanagement Ministerie IenM Van Kaliber is verantwoordelijk

Nadere informatie

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder

Nadere informatie

Succesvol van analoog naar digitaal werken

Succesvol van analoog naar digitaal werken Succesvol van analoog naar digitaal werken Even voorstellen Yvonne Berg Karen van Marrewijk bij Doxis Informatiemanagers Waarom is een organisatorische invalshoek nodig bij ontwikkelingen op het gebied

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Rapportage Pilot Selectielijst

Rapportage Pilot Selectielijst Rapportage Pilot Selectielijst gemeente Noordoostpolder Gemeente Noordoostpolder Gemaakt Genop 8/7/2015 9:42:00 AM 3-8-2015 Inleiding Begin 2015 is de Gemeente Noordoostpolder door een consultant van VHIC

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Kennis op het gebied van (Documentaire) Informatie Voorziening

Kennis op het gebied van (Documentaire) Informatie Voorziening Kennis op het gebied van (Documentaire) Informatie Voorziening Alles wat je altijd al wilde weten over een informatieve baan als DIV kracht bij Mailprofs Kun je goed met computers omgaan? Mogen we nauwkeurigheid,

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Provincie Noord-Brabant Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Auteur I.J.H.Koch Datum mei 26 Managementsamenvatting en conclusies

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaken Klantcontacten Zoeken Antwoord Registraties Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaakgericht Werken is binnen overheidsorganisaties al een bekend begrip. Vrijwel alle werkprocessen worden

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Adviesgroep Informatievoorziening. Omgevingswet. Erna Roosendaal

Adviesgroep Informatievoorziening. Omgevingswet. Erna Roosendaal Adviesgroep Informatievoorziening Omgevingswet Erna Roosendaal Inhoud De Omgevingswet Impact gemeenten Governance model Omgevingsplan versus bestemmingsplan Invoeringsondersteuning Eerste resultaten impactanalyse

Nadere informatie

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp (f^r'f'.na " 2 7 APR. 2012 Gemeente Wormerland t.a.v. het College van burgemeester en wethouders Postbus 20 1530AAWormer 'and behandeld door F. den HartOg telefoon

Nadere informatie

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Economische Zaken > Retouradres Postbus 20401 2500 EK Den Haag Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap T.a.v. mw. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Postbus

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

-Reactie op Archief Inspectierapport 2011-

-Reactie op Archief Inspectierapport 2011- -Reactie op Archief Inspectierapport 2011- Inleiding Het Rapport van de Archiefinspectie 2011, uitgevoerd namens de gemeentearchivaris (directeur Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) in november 2010

Nadere informatie

Papieren tijgers en dementerende diskettes

Papieren tijgers en dementerende diskettes Papieren tijgers en dementerende diskettes Archiefinspectierapport Gemeente Heerlen 2007 Papieren tijgers en dementerende diskettes Archiefinspectierapport Gemeente Heerlen 2007 Inhoudsopgave Managementsamenvatting

Nadere informatie

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Inhoudsopgave GOopleidingen.nl/doelgroep-OF Office managers,secretariaatsmedewerkersen medewerkers office- enmanagementsupport

Nadere informatie

Presentatie NORA/MARIJ

Presentatie NORA/MARIJ Presentatie NORA/MARIJ 6 november 2009 Peter Bergman Adviseur Architectuur ICTU RENOIR RENOIR = REgie NuP Ondersteuning Implementatie en Realisatie Overzicht presentatie Families van (referentie-)architecturen

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015 Presentatie e-depot: het archief van de toekomst Chantal Keijsper 22 januari 2015 Context van de pilot: landelijke ontwikkelingen Een veranderende samenleving Samenwerking in de archiefsector en breder

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Voor je begint met bloggen

Voor je begint met bloggen Voor je begint met bloggen Gemma Kregting, Adviseur online marketing Corporate Communications & Marketing Voor je begint met bloggen Stap 1: Bepaal waar je over wilt bloggen Stap 2: Wie gaat er bloggen

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Justitieel Incassobureau T.a.v. de directie Postbus 1794 8901 CB Leeuwarden Koninginnegracht

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger Informatieverzorger Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag UMCG T.a.v. de Raad van Bestuur Postbus 30001 9700 RB GRONINGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris

Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk mr M. J. Martin Berendse Algemeen Rijksarchivaris Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10-10- 2011 Content management: Alle relevante informatie, altijd,

Nadere informatie

Dienstverlening en e-overheid

Dienstverlening en e-overheid Dienstverlening en e-overheid commissie Middelen/AB 9 april 2009 1 Inhoud Wat is de aanleiding voor deze presentatie? Wat is Dienstverlening en e-overheid? Welke wetten en regels zijn van belang? Hoe heeft

Nadere informatie