P+O congres VVSG. Veranderingsmanagement bij lokale besturen. Hoe de ideale change agent worden? Prof. Daan Sorgeloos

Transcriptie

1 P+O congres VVSG Veranderingsmanagement bij lokale besturen. Hoe de ideale change agent worden? Prof. Daan Sorgeloos

2 Doelstellingen van deze lezing: Aan de hand van zowel de resultaten van wetenschappelijk onderzoek als een fictieve case. inzicht geven in het profiel van de ideale change agent, een kader aanreiken dat richting kan geven aan jullie verdere ontwikkeling als change agent

3 De 3 actiegroepen tijdens een organisatieverandering Change Ontvangers Change Strategen Change Agents

4 De 3 actiegroepen tijdens een organisatieverandering Change Strategen Change Agents Welke interventies moeten ze opzetten? Change Ontvangers Waar dragen hun interventies toe bij?

5 Waar dragen mijn veranderinterventies vooral toe bij? (of bij welke voel ik me het meest comfortabel?) Weerstand kanaliseren & Betrokkenheid creëren Voorbeeldinterventies: Positieve energie aanwenden & Blokkades doorbreken Voorbeeldinterventies: Voorbeeldinterventies: Belangen verenigen & Macht verwerven, hanteren & delen Voorbeeldinterventies: Voorbeeldinterventies: Betekenis geven & Eenheid creëren Structuur brengen & Voortgang bewaken

6 Mijn persoonlijke zoektocht naar de ideale change agent startte enthousiast en rigoureus, maar werd snel een nachtmerrie

7 Wat zegt de literatuur namelijk Psychologen Sociologen

8 Wat zegt de literatuur namelijk

9 Wat zegt de literatuur namelijk

10 Wat zegt de literatuur namelijk

11 Wat zegt de literatuur namelijk

12 Als er nog geen overkoepelend change model bestaat, moet je het zelf bouwen. Maar hoe?

13 Als er nog geen overkoepelend change model bestaat, moet je het zelf bouwen. Maar hoe? Deductieve onderzoeksmethode

14 Als er nog geen overkoepelend change model bestaat, moet je het zelf bouwen. Maar hoe? Deductieve onderzoeksmethode Inductieve onderzoeksmethode

15 Dan maar de inductieve methode Observaties 350 interventies 80 interventies Opdracht: Cluster + benoem

16 Dan maar de inductieve methode Observaties 350 interventies 80 interventies Opdracht: Cluster + benoem Patroon Statistiek 8 clusters (rollen) 3 dimensies

17 Welke rollen detecteerden de experten? Coach, Facilitator Appreciërend onderzoeker, Proces innovator Interne Bemiddelaar Communicator, Vierder Projectmanager, Organisator Sorgeloos, 2003

18 Mensgericht Welk dimensies hanteerden de experten om de change interventies te clusteren? Flexibel Coach, Facilitator Communicator, Vierder Interne Bemiddelaar Appreciërend onderzoeker, Proces innovator Projectmanager, Organisator Procesgericht Beheersend Sorgeloos, 2003

19 Change Agent Rollen Interne Bemiddelaar Laat verandering zichtbaar steunen door de top Betrekt sleutelfiguren actief Maakt het management verantwoordelijk voor de communicatie en het kanaliseren van weerstanden Geeft macht aan het management om te handelen m.b.t. het implementatieproces Mentor Kanaliseert weerstanden en conflicten Creëert veranderingsbereidheid Coacht en counselt Brengt nieuwe vaardigheden en kennis bij (traint) Facilitator Geeft medewerkers mogelijkheden om vragen te stellen Geeft medewerkers mogelijkheden om input te geven Proces innovator Slaat onbewandelde paden in m.b..t veranderingsaanpak Stelt gevestigde waarden of praktijken in vraag Appreciërend Onderzoeker Vertrekt steeds vanuit de huidige sterkten Laat dromen, en laat vervolgens eerste stap richting verwezenlijking van de droom uitwerken en zetten Communicator Duidt en kadert de noodzaak en reden van de verandering Geeft de visie, de beoogde resultaten en voordelen van de verandering duidelijk weer Zet communicatiemomenten op voor, tijdens en na de implementatie Zet communicatie en overlegmomenten op om bekommernissen te uiten, extra info te bekomen en impact te bespreken Informeert over rollen, taken en bevoegdheden van het veranderteam Besteedt aandacht aan timing en kwaliteit van communicatie Vierder Bouwt kleine zichtbare succesmomenten in Viert successen Project Manager Legt gewenste eindresultaat vast bij de start Zet veranderings(deel)project(en) en mijlpalen uit Definiëert scope, budget en timing Zet voortgangsrapportering op Inventariseert problemen, risico s en resultaten en stuurt bij Organisator Stelt middelen (budget, mensen, ) beschikbaar Deelt (deel) projecten toe aan projectgroepen Legt op ieder niveau bevoegdheden vast Geeft ieders plaats binnen de nieuwe (al dan niet tijdelijke) structuur

20 Nu nog hypothesen formuleren en theorie vormen Of geven onze observaties en patronen bevestiging voor een reeds bestaande deductief opgebouwde theorie? 6 Thinking hats (De Bono, 1985)

21 Colors of Change Theory (de Caluwé & Vermaak, 1999)

22 Change agent rollen passen binnen Colors of Change Theory Change Agent Rollen Kleur Typering Valkuil Interne bemiddelaar Geel Politiek, macht, win-win situaties, onderhandelen, eens worden Gezamenlijk belang is er niet altijd (lose-lose situatie) Projectmanager Organisator Blauw Regelen, plannen, beheersen, duidelijke resultaten Geen aandacht voor irrationele aspecten, haast, ongeduld Communicator Vierder Rood Motiveren, betrokken, wijgevoel, prikkelen, straffen & belonen Gebrek aan harde uitkomsten Mentor Facilitator Groen Bewustwording, leren, uitwisselen, elkaar leren kennen Onwil/onvermogen te leren, teveel reflectie, geen harde uitkomsten Proces innovator Appreciërend onderzoeker Wit Evolutie vanuit chaos, natuurlijke weg, energie, creativiteit Ideologiseren, zelfsturing, betekenisloos gezwets

23 Conclusie De implementatie van een verandering begeleiden vraagt van de change agent: het opnemen van verschillende rollen en perspectieven, die tegenstrijdig lijken, maar toch geïntegreerd dienen te worden toegepast zonder in de ene of de andere door te slaan

24 Laat het ons eens toepassen ter verduidelijking: Stel. De stad beschikt over een cel mobiliteit, bestaande uit 5 leden die elk een specifieke voorkeurskleur hebben én beschikken over de bij de respectievelijke rollen horende kennis en vaardigheden

25 5 Change specialisten binnen de cel mobiliteit. Frans Tom Gerda Jan Lieve

26 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Wat gaan we doen om vanuit de cel mobiliteit te werken aan levendige en groene buurten? Dat is namelijk één van onze strategische doelen. Ik stel voor dat we dit strategisch doel opdelen in subdoelen en hier vervolgens actieplannen voor opmaken en in de tijd uitzetten. Lieve

27 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Dat lijkt mij nogal tijdrovend. De moed zakt al in mijn schoenen als ik denk aan het werk dat hierin zal kruipen. Kunnen we niet vertrekken vanuit wat er leeft op het terrein? Tom We zouden een burgerbevraging kunnen opzetten met volgende vragen: Wat is er al sterk? Waar dromen jullie van? Welke eerste stap kan worden gezet op vlak van mobiliteit?

28 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Frans Lopen we hiermee niet het gevaar om strategische participatie op te zetten? De bevolking vragen waar het naartoe moet, leidt enkel tot extra weerstand. We zouden het strategisch kader moeten zetten vanuit de stad. Door nadien de bevolking, per buurt, te bevragen hoe we er best geraken, zetten we effectieve tactische participatie op

29 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Het strategisch kader formuleren lijkt me inderdaad de rol van het managementteam en het college. Zij zullen ook de visibele topmanagementsteun moeten geven voor dit project. Gerda

30 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen We kunnen toch ahv een expertenrapport argumenteren dat we tov andere steden een probleem hebben? Lieve

31 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Frans Daarmee maken we hen enkel bewust van het probleem, maar voelen ze zich nog niet betrokken. Kunnen we geen werksessie opzetten met het managementteam om hen zelf de noodzaak te laten inzien?

32 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Goed idee. We gaan echter met conflicterende belangen worden geconfronteerd. Conflict tussen burgemeester & schepen van mobiliteit Conflict tussen mobiliteit en groendienst Gerda Ik zal lobbyen over het belang van het initiatief binnen de strategische prioriteiten van de stad en een win-win zoeken tussen de verschillende belanghebbenden.

33 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Frans We gaan dus weerstanden uitlokken. Hou het dus niet enkel op een rationele discussie, maar laat ook voldoende ruimte voor emotie

34 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Bedankt voor de tip! Ik ga dan ook eerder gaan voor individuele gesprekken ipv het te agenderen op het managementteam. Gerda Ik zal in de eerste plaats voldoende tijd trachten te claimen op het managementteam, om aan de hand van een werksessie het strategische kader samen uit te werken. Frans, faciliteer jij deze sessie?

35 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Frans Geen probleem. Jullie moeten mij wel nog meegeven welk resultaat we nastreven met deze werksessie

36 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen In functie van een betekenisgevende kickoff communicatie achteraf, zou de werksessie idealiter antwoord moeten geven op volgende vragen: Jan 1. Waarom is verandering noodzakelijk? 2. Welke resultaten streven we na? 3. Hoe werken we hiernaartoe? 4. Op wil zal het traject impact hebben? 5. Wie neemt welke rol?

37 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Antwoorden op de eerste vraag zijn makkelijk te verkrijgen door hen te laten brainstormen over volgende subvragen: Jan 1. Wat zijn externe trends die verandering noodzakelijk maken? 2. Welke feiten zeggen ons dat we vandaag een probleem hebben? 3. Wat is het risico als we niets doen? 4. Waarom nu?

38 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Ik zal alvast enkele experten rapporten verzamelen over huidige trends waar steden mee geconfronteerd worden mbt leefbaar en groen wonen. Ik zal ook de samenvatting van het onderzoeksrapport dat door de UA is uitgevoerd doorsturen waarin de belangrijkste samenlevingsproblemen van onze stad staan opgelijst Lieve

39 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Laat mij deze wel eerst met de secretaris doorspreken. Het zou krachtiger zijn als hij de werksessie aankondigt en de rapporten als voorbereidende lectuur meegeeft. Zo zijn we zeker dat iedereen ze gelezen heeft. Gerda

40 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Jan Ik stel voor om de rapporten pas na de werksessie te laten sturen. Zo kan er gemeenschappelijke taal ontstaan via een warm communicatiekanaal (laat directe feedback toe). Tekst is een koud kanaal, en wordt best pas gebruikt ter ondersteuning van de boodschap achteraf.

41 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen De antwoorden op de tweede vraag welke resultaten streven we na mogen echter niet te concreet zijn. Anders is er geen ruimte meer om burgers ergens bij te laten participeren. Tom Ik zou dan ook opteren voor de het selecteren van inspirerende beelden en metaforen die voldoende breed en toch richtinggevend zijn. Dit laat ook beter toe om te starten met de vraag op welk vlak zijn we reeds sterk

42 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Frans OK. check! De eerste vraag faciliteer ik aan de hand van post-its. Voor antwoorden op de tweede vraag gebruik ik de visual explorer methodologie. Hoe komen we tot een actieplan?

43 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Dat hangt ervan af wie het project zal mogen trekken. Ik zou er dan ook voor pleiten om het managementteam een projectleider te laten aanstellen. De projectleider kan vervolgens met zijn projectteam antwoorden formuleren op de volgende vragen (projectplan, impact & rollen). Gerda Iemand bezwaar als ik mij informeel kandidaat stel? Dan pols ik al even bij de secretaris of hij hierachter staat en de ruimte voor mij kan creëren.

44 gaan met elkaar in gesprek om een change implementatieplan te bouwen Geen bezwaar. Ik zou wel nog even willen concluderen wat we hebben afgesproken: Gerda zoekt win-win tussen de belanghebbenden en overtuigt de secretaris van het nut van een werksessie met het MT Ik stuur de expertrapporten door Jan stuurt de te beantwoorden vragen door Frans en Gerda doen samen de intake met de secretaris. Frans stemt doel en methodologie af en vraagt secretaris de werksessie in te leiden. Gerda vraagt steun om als projectleider het project verder te mogen trekken. Ik maak verslag van deze meeting. Kunnen we zo afsluiten? Lieve

45 Welke voorwaarden dienen ingevuld te zijn om als change agent team verandering succesvol te implementeren? Het team dient te beschikken : over leden die vanuit de verschillende perspectieven (kleuren) naar de veranderingsopdracht kunnen kijken Kleuren zijn geen persoonlijkheidstypen!! over leden die de expertise (kennis en vaardigheden) bezitten die bij de verschillende change perspectieven en rollen horen

46 Noodzakelijke kennis en vaardigheden per perspectief / kleur: Frans: Perspectief: Groen Rollen: coach & facilitator Kennis: Transitiecurve van veranderingsontvanger Emotie heeft ruimte nodig Verschil tussen strategische & tactische participatie Vaardigheden: Coachen & faciliteren

47 Noodzakelijke kennis en vaardigheden per perspectief / kleur: Frans: Jan: Perspectief: Rood Rollen: Communicator & vierder Kennis: Transitiecurve van veranderingsontvanger Inhoudelijke componenten van veranderingsboodschap Warme versus koude kanalen Vaardigheden: communicatie & event mgmt

48 Noodzakelijke kennis en vaardigheden per perspectief / kleur: Frans: Perspectief: Wit Tom: Rollen: Proces innovator & appreciërend onderzoeker Kennis: Chaostheorie AI-methodologie (social constructivisme) Verschil tussen strategische & tactische participatie Vaardigheden: systeemdenken & faciliteren Jan:

49 Noodzakelijke kennis en vaardigheden per perspectief / kleur: Frans: Tom: Lieve: Perspectief: Blauw Rollen: organisator en project manager Kennis: Jan: Inventariseren van problemen, risico s & resultaten (empirisme) Structuurtheorieën (bureaucratie vs sociotechniek) Vaardigheden: project management

50 Noodzakelijke kennis en vaardigheden per perspectief / kleur: Frans: Tom: Gerda: Perspectief: Geel Rollen: Interne bemiddelaar Kennis: Visiebele topmanagement steun Strategische prioriteiten en belangen Macht en beïnvloeding Vaardigheden: politieke vaardigheden Jan: Lieve:

51 Welke voorwaarden dienen ingevuld te zijn om als change agent team verandering succesvol te implementeren? Het team dient te beschikken over leden die vanuit de verschillende perspectieven (kleuren) naar de veranderingsopdracht kunnen kijken expertise (kennis en vaardigheden) bezitten die bij één of meerdere change perspectieven en rollen horen => Wat je niet weet dat bestaat, kan je niet zoeken noch waarderen in dialoog de complexiteit leren hanteren => Vaardig collectief schakelen en switchen (de Caluwé & Vermaak, 2006) Het team dient zelfsturend te zijn Gedeeld leiderschap en hoog vertrouwen Iedereen is verantwoordelijk voor (elk onderdeel van) het geheel.

52 Vragen?

53 Succes bij jullie verdere ontwikkeling als change agent (teams)!!! Daan Sorgeloos