Planning afdeling Toezicht

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Agentschap Inspectie RWO Planning afdeling Toezicht 2014 maart 2015 Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren AFDELING TOEZICHT PLANNING

2 Prioriteiten en planning april 2014 Inhoud 1.1. Meer doen met minder personeel Opleiding CRM Transparante communicatie via een eigen website en webapplicatie Themafiches Samenwerking met andere entiteiten/controlediensten Netwerking Interne werking organisatie toezicht Planning gesteund op een geobjectiveerde risicoanalyse 8 2. TOEZICHTACTIVITEITEN Vraaggestuurde toezichtactiviteiten Behandeling klachten Behandeling verhalen kandidaat-huurders Behandeling beroepen kandidaat-kopers Parlementaire vragen / vragen om uitleg Sociale huurders 11 o Bestrijding domiciliefraude 11 o Behandeling inbreuken taal- of inburgeringsbereidheid Controlerende toezichtactiviteiten Opvolging samenstelling van de bestuursorganen Rapportering aan de afdeling Toezicht Agenda s en notulen raden van bestuur Bijwonen bestuursvergaderingen Risicogestuurde toezichtprojecten Sociale verhuring 15 o Inschrijven van kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen bij SHM s en SVK s 15 o Huurwaarborgen bij SHM s en SVK s 15 o Inschrijven kandidaat-huurders, toewijzen huurwoningen, huurprijzen en huurlasten bij VWF en lokale besturen 16 o Huurprijzen bij SHM s 16 o Huurlasten bij SHM s en SVK s 16 o Leegstand en overbezette woningen Overdracht en in beheer geven van sociaal huurpatrimonium van lokale besturen aan SHM Overdrachten 17 o Inschrijven kandidaat-kopers, toewijzingen sociale en middelgrote koopwoningen en kavels en verkoopprijzen kavels bij SHM s en lokale besturen 17 o Verkoopprijzen koopwoningen bij SHM s 17 o Verplichtingen kopers (bouwvolumenormen en bewoningsplicht) bij SHM s en lokale besturen 18 AFDELING TOEZICHT PLANNING

3 Sociale leningen / erkenningsvoorwaarden 18 o VMSW en VWF 18 o EKM s Interne controle en administratief beheer 18 o Interne controle bij SHM s en SVK s 18 o Statuten SVK s Financieel beheer 19 o Vergoedingen bestuurders bij SHM s 19 o Verloning directeurs bij SHM s 19 o Financiële inspecties bij SHM s 19 o Financiële inspecties bij SVK s, (huurderorganisaties en Vlaams huurdersplatform) 19 o Financiële opvolgingsinspecties bij EKM s Overheidsopdrachten 20 o Gunning door SHM s 20 o Bestellen van herstellingswerken en afsluiten van onderhoudscontracten door SVK s Tegemoetkomingen (renovatiepremies) GEVOLGEN TOEZICHT: SANCTIES, SIGNAALFUNCTIE EN (RECHTS)HERSTEL 22 Bijlage 1: Organogram 23 Bijlage 2: overzicht prioritaire toezichtdomeinen 24 AFDELING TOEZICHT PLANNING

4 1. ORGANISATIE EN WERKING Om de doelstelling van het Vlaams Woonbeleid - menswaardig wonen voor iedereen - te realiseren, verstrekt het Vlaams Gewest steun aan particulieren, zowel rechtstreeks als via intermediaire organisaties, de sociale woonactoren. Het agentschap Inspectie RWO ziet via verschillende handhavingsinstrumenten toe op de naleving van de reglementering betreffende (sociale) huisvesting, ruimtelijke ordening, de verhuring van kamers en woningen, de monumenten en landschappen, het archeologisch patrimonium en het varend erfgoed. Bij inbreuken kan het preventief of correctief optreden. De afdeling Toezicht 1 waakt erover dat de externe sociale huisvestingsactoren handelen conform de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur. Met behulp van haar toezichthouders ziet zij toe op hun werking en activiteiten, in het bijzonder op de toewijzing van hun gesubsidieerde woningen. Tevens ziet zij er door middel van een georganiseerde controle op toe dat de begunstigden, zowel actoren als particulieren, de gewestelijke subsidies en tegemoetkomingen met betrekking tot huisvesting aanwenden voor de doeleinden waarvoor ze worden toegekend. Hiertoe beschikt het agentschap met zijn toezichthouders over verschillende handhavingsinstrumenten. De specifieke bevoegdheden van de toezichthouders zijn vervat in artikel 29bis van de VWC Meer doen met minder personeel Op 1 januari 2014 telde de afdeling Toezicht 36 personeelsleden, waaronder 16 personen met de bevoegdheid van toezichthouder en 20 personeelsleden in de binnendienst. Vier Toezichthouders nemen ook leidinggevende of coördinerende taken op zich. De globale werking van de afdeling wordt ondersteund door een secretariaat en een informaticadienst, die zich beiden op agentschapsniveau situeren. Op 1 maart vervoegt één aspirant-toezichthouder de afdeling Toezicht. Op 1 mei loopt de tijdelijke arbeidsovereenkomst van één contractuele medewerker af, één medewerkster keert wellicht niet meer terug uit een gunstverlof en op 1 augustus vangt de pensionering van één personeelslid aan. In het kader van de door de Vlaamse regering opgelegde personeelsbesparingen en het personeelsplan, zal in de loop van 2014 bekeken worden of er nog ruimte is voor aanwervingen Opleiding Voortdurend verbeteren vraagt vorming. Ook hierop wordt in 2014 volop ingezet. Daartoe wordt, in uitvoering van het personeelsplan en rekening houdend met het HRM-luik van het 1 Deze informatie en meer uitleg zijn ook terug te vinden op de website AFDELING TOEZICHT PLANNING

5 ondernemingsplan, een vormingskalender opgemaakt voor het agentschap en de afdeling. Samen met hun leidinggevende stellen alle personeelsleden een individueel ontwikkelingsplan op. Van sommige kennis en vaardigheden wordt verwacht dat het personeelslid ze verwerft via zelfstudie of via het leren van collega s. Voor andere te ontwikkelen competenties zal een interne of externe opleiding vereist zijn. Voor bepaalde bij meerdere personen terugkerende opleidingsbehoeften zal op het niveau van de afdeling Toezicht een initiatief genomen worden. Zo gaat op 4 april eerstkomende een infosessie door over de werkzaamheden van de commissaris-revisor en de structuur van de jaarrekening CRM De afdeling Toezicht maakt sinds het najaar van 2013 gebruik van een nieuwe databank, het CRM, voluit Customer Relationship Management. CRM is zowel een werkwijze als een technologie waarbij het optimaliseren van klantcontacten centraal staat. De bestaande access databank was immers niet meer aangepast aan de noden van de afdeling. In deze databank wordt alle mogelijke informatie bijgehouden met betrekking tot de actoren, de inspecties en de andere toezichtactiviteiten. In 2014 zal Toezicht de eerste rapporten over het voorbije jaar uit de databank kunnen halen. De implementatie van dit krachtige systeem zou op termijn moeten leiden tot een nog meer geobjectiveerde en een minder arbeidsintensieve manier om de individuele risico s bij de diverse actoren te detecteren. Bovendien verwacht de afdeling Toezicht dat er op een vlotte manier heel wat managementinformatie beschikbaar gesteld zal kunnen worden vanuit de nieuwe databank Transparante communicatie via een eigen website en webapplicatie De vorig jaar al aangekondigde website en de daaraan gekoppelde webapplicatie zullen stapsgewijs ontwikkeld worden vanaf eind De webapplicatie zal onder meer gebruikt worden voor de rapportering van de actoren, en het uploaden van informatie. In afwachting kunnen de actoren de info en documenten die ze nodig hebben voor de rapportering, evenals een overzicht van de instrumenten waarover de afdeling Toezicht beschikt, en de principes die ze hanteert bij de aanpak van bepaalde inbreuken, terugvinden via de website Daar zijn ook de rapporten over de verschillende toezichtprojecten, evenals het jaarverslag en deze planning digitaal te consulteren Themafiches Ter ondersteuning van de toezichthouders volgen de in de materie gespecialiseerde teams de wijzigingen aan de wetgeving op. Ze verwerken deze informatie in themafiches en wanneer er onduidelijkheden zijn met betrekking tot de interpretaties wordt overleg gepleegd met Woonbeleid. Het resultaat hiervan wordt vervolgens verwerkt in de themafiches. Dat zijn praktisch opgebouwde fiches waarbinnen één specifiek onderdeel van een wetgeving 2 verder wordt geduid en waarbij toelichting wordt gegeven over de interpretatie en de praktische problemen die zich op het terrein kunnen voordoen. 2 Vb. actualisatie register huurwoningen, inschrijvingsvoorwaarden sociale kavels, AFDELING TOEZICHT PLANNING

6 1.6. Samenwerking met andere entiteiten/controlediensten Maandelijks vindt er een overleg plaats met de afdeling Woonbeleid en de VMSW over de toepassing van het kaderbesluit sociale huur. Binnen dat overleg worden knelpunten gesignaleerd, interpretaties op elkaar afgestemd en informatie, documenten en adviezen uitgewisseld. Ook met betrekking tot het overdrachtenbesluit zal een dergelijk gestructureerd overlegmoment opgestart worden. Sinds eind 2012 wordt ook op regelmatige basis overlegd met de visitatieraad. Op basis van de doorlichting van de SHM s door de visitatiecommissies, legt de minister aan bepaalde actoren verbeterplannen op. Met betrekking tot de opvolging van die plannen en de rol van de toezichthouder daarin zal Toezicht afspraken maken met Wonen-Vlaanderen. De actoren zullen aangespoord worden om de verbeterplannen en de daaraan gekoppelde benodigde bijsturingen in een monitoringsysteem te gieten. Dit moet mogelijk maken om het actieplan op een schematische en systematische wijze op te volgen, zowel door de directie als door het bestuur van de sociale huisvestingsmaatschappij. Inhoudelijk moet het weergeven welke acties met welke instrumenten en financiële middelen binnen welke termijn gerealiseerd zullen worden. Wat de woningkwaliteit betreft, werkt de afdeling Toezicht samen met de Wooninspectie en met Wonen-Vlaanderen. Die samenwerking zal in 2014 verder geïntensifieerd worden. Verder is er ook samenwerking met het agentschap Wonen-Vlaanderen voor terug- en invordering van subsidies bij actoren en particulieren. Beleidsmatig wordt toezicht betrokken bij de beleidsvoorbereiding van nieuwe en wijzigende regelgeving. Zo wordt Toezicht betrokken bij de opmaak van het nog op te maken BVR interne beheeraspecten van de sociale huisvestingsmaatschappijen. In het kader van het toezicht op particulieren wordt er overlegd en samengewerkt met de Huizen van het Nederlands, het agentschap Binnenlands Bestuur (afdeling Inburgering) voor de opvolging van de taalbereidheid en de inburgering, en met de politiediensten en federale instanties voor domiciliefraude Netwerking Het agentschap is lid van MOVI, het netwerk voor management binnen de Vlaamse Overheid. Toezicht maakt deel uit van het MOVI-netwerk Inspectie waarin ervaringen en kennis met andere inspectiediensten worden uitgewisseld rond uiteenlopende thema s, zoals scheiding toezicht en advies, toepassing van de Salduz-wet, bestuurlijke beboeting, deontologie, subsidiefraude,. In 2014 zal de afdeling Toezicht verder actief deelnemen aan de voorbereiding van een mogelijke clustering van de Vlaamse inspectiediensten. Een eerste stap daartoe is de inventarisering ervan. Toezicht heeft binnen dit hele proces bijzondere aandacht voor de multidisciplinaire aanpak van het toezicht en de aansprakelijkheid van de toezichthouders. AFDELING TOEZICHT PLANNING

7 Indien er feiten vastgesteld worden die mogelijk strafbaar zijn, zal Toezicht steeds contact opnemen met de Centrale Dienst voor de Bestrijding van de Corruptie (CDBC) Interne werking organisatie toezicht Om de bedrijfscontinuïteit te verzekeren en in het kader van de uitvoering van het personeelsplan, werd in de loop van 2013 een nieuwe organisatiestructuur ingevoerd. Daarbij werd de nodige aandacht geschonken aan de besparingsobjectieven van de Vlaamse regering en de daarmee gepaard gaande personeelsinperking. Deze organisatiestructuur zal in de loop van 2014 inhoudelijk verder haar beslag krijgen en sluit aan bij de visie op de opdracht van toezicht, gericht op het bewaken van de rechten van de woonbehoeftigen en het behoud van het vermogen van de sector. Het agentschap zet hierbij sterk in op multifunctionaliteit en competentieontwikkeling. Van de toezichthouders wordt verwacht dat zij beschikken over een basiskennis van alle toezichtdomeinen. Ter ondersteuning van die toezichthouders zullen de binnendiensten hun specialisaties verder uitbouwen. Zij werden gehergroepeerd binnen twee directies. Binnen de directie klanten werden de domeinen sociale verhuring, overdrachten en sociale leningen geclusterd. De directie beheer actoren behelst de vakgebieden overheidsopdrachten, financiële controle, verwervingen en administratief beheer. Binnen de twee directies is het de bedoeling dat medewerkers multi-inzetbaar worden, dat ze ook kunnen ingeschakeld worden in een ander domein dan dat waarin ze gespecialiseerd zijn. De binnendiensten blijven waken over de eenvormige interpretatie en toepassing van de regelgeving en blijven instaan voor de inhoudelijke ondersteuning van de toezichthouders. Verder zorgen ze ook voor de coördinatie en stroomlijning van de toezichtacties via o.m. de opmaak van praktische richtlijnen en aanbevelingen m.b.t. de organisatie van het toezicht, het opstarten van specifieke thematische onderzoeken, mee opmaken risicoanalyse... Verschillende personeelsleden uit de directies werken ook mee aan de stroomlijning van de interne werkwijze door het uitschrijven en updaten van interne procedures, zoals de behandeling van verhalen, beroepen, klachten, briefwisseling, de werkwijze bij ingebrekestelling, Het principe wordt ook behouden dat aan elke sociale woonorganisatie en sociale kredietverstrekker een toezichthouder toegewezen wordt die fungeert als aanspreekpunt en verantwoordelijk is voor de coördinatie van het toezicht op de betrokken actor. De toezichthouder zelf kan bij de uitoefening van zijn taken steeds een beroep doen op de medewerking van de binnendiensten en collega-toezichthouders. Aan de lokale besturen, het autonoom provinciebedrijf Vlabinvest APB en Domus Flandria is geen individuele toezichthouder toegewezen. Het toezicht op die actoren wordt aangestuurd en gecoördineerd vanuit de binnendienst. Voor het toezicht op de domiciliefraude wordt gewerkt met een team van gespecialiseerde toezichthouders. Bij het opleggen van administratieve geldboetes waakt een specifiek daartoe opgericht intern comité over de eenvormige toepassing en gelijke behandeling. AFDELING TOEZICHT PLANNING

8 Het toezicht wordt in principe a posteriori en steekproefsgewijs georganiseerd door middel van controles en inspecties, het bijwonen van bestuursvergaderingen en het nalezen van bestuursdocumenten van de sociale woonactoren. Het is echter niet uitgesloten dat een toezichthouder a priori onderzoek verricht en desgevallend optreedt op basis van de agenda waarin belangrijke bestuursbeslissingen worden aangekondigd (zie ook 2.9) Planning gesteund op een geobjectiveerde risicoanalyse Bij het opmaken van haar jaarplanning baseert de afdeling zich zowel op een inhoudelijke analyse om de prioritaire toezichtdomeinen te bepalen als op een risicoanalyse per actor. Voor 2014 werden de prioritaire domeinen opnieuw geëvalueerd en ingevolg o.a. gewijzigde wetgeving en de resultaten van vorige controleacties waar nodig bijgestuurd. Daarbij is er op gelet dat: de selectie van de toezichtactiviteiten aansluiten bij de doelstellingen van het woonbeleid; de risico s op inbreuken zo objectief mogelijk ingeschat worden; er kan worden aangegeven waarom bepaalde gedetecteerde risico s al dan niet (op korte termijn) onderzocht worden; naast een jaarplanning ook prioriteiten en acties op langere termijn bepaald worden 3. De prioritaire toezichtdomeinen voor 2014 zijn de volgende: Inschrijven kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen Huurprijzen Huurlasten Huurwaarborgen Overdracht en in beheer geven van sociaal huurpatrimonium van lokale besturen aan SHM Inschrijven kandidaat-kopers en toewijzingen koopwoningen en kavels Verkoopprijzen koopwoningen en kavels (SHM s) Verplichtingen kopers (bouwvolumenormen en bewoningsplicht) Sociale leningen Woningkwaliteit en bezetting Gunnen van werken Organisatie en werking van de bestuursorganen Rapportering aan de afdeling Toezicht Interne controle Financieel beheer Toezicht op sociale huurders (domiciliefraude, taalbereidheid, leefbaarheid) Tegemoetkomingen aan particulieren (renovatiepremies) Met betrekking tot die domeinen worden toezichtprojecten verder gezet of opgestart. Deze lopen over één of meerdere jaren. Voor elk project is een projectleider verantwoordelijk. Bij 3 Zie ook bijlage prioritaire toezichtsdomeinen AFDELING TOEZICHT PLANNING

9 welke actoren bij voorrang inspecties of controles zullen plaatsvinden, wordt bepaald aan de hand van de risicoanalyse en profielschets per actor. Het betreft steeds steekproefsgewijze controles. Van elke inspectie ter plaatse maakt de toezichthouder een verslag op. De vastgestelde inbreuken geven aanleiding tot verdere opvolging 4. De profielschets bevat relevante objectieve informatie over de actor, zoals de rechtsvorm, het aantal en de aard van de bestuursorganen, het organogram, naast kwantitatieve gegevens (voorlopig voornamelijk financiële ratio s) en vaststellingen van Toezicht. Aan die vaststellingen wordt een kwalificatie gekoppeld, die bepaald is aan de hand van een genormeerde inschatting van de ernst van de inbreuken. Elementen die het risicoprofiel per domein bepalen zijn: de totale score van de vastgestelde inbreuken of problemen, het aantal zware of lichte inbreuken, verzachtende of verzwarende omstandigheden en het aantal en de aard van opgelegde sancties of andere uitgevoerde opvolgingsacties in verhouding tot het aantal uitgevoerde controles en de reikwijdte van die controles. De invoering van het CRM in het najaar van 2013 moet de automatisering van de profielschets in de loop van 2014 mogelijk maken. De afdeling zal daarna ook onderzoeken welke kwantitatieve elementen nog aan de profielschets toegevoegd kunnen worden - naast de financiële indicatoren waarmee al eerder gedeeltelijk rekening gehouden werd - en welk gewicht eraan toegekend zal worden bij het bepalen van het risicoprofiel. Bij actoren met een verhoogd risicoprofiel kunnen extra toezichtacties gepland worden. Voorbeelden van dergelijke aanvullende acties zijn het opvolgen van gerapporteerde beslissingen binnen de schorsings- en vernietigingstermijn of het uitvoeren van bijkomende steekproeven. Welke specifieke acties moeten voortvloeien uit de risicoanalyse wordt afgesproken in projectgroepen waarin zowel de toezichthouders als de interne diensten betrokken zijn. Op die manier kan de haalbaarheid van de toezichtacties beter ingeschat worden. De ingebruikname van het nieuwe informaticasysteem kan ook daarbij zijn nut bewijzen en maakt tevens een betere opvolging van de planning mogelijk. Die planning mag uiteraard niet beschouwd worden als een keurslijf, maar wel als een richtsnoer en een middel om objectiviteit en efficiëntie bij de uitoefening van het toezicht te waarborgen. De uitvoering ervan kan immers doorkruist worden door vraaggestuurde acties (behandeling van klachten, verhalen en beroepen en specifieke, ad hoc onderzoeken op vraag van o.a. de minister) of problemen die zich in de loop van het jaar voordoen. Daarvoor moet dus ook de nodige ruimte voorzien worden. 4 Zie ook 3.3. Risicogestuurde toezichtprojecten AFDELING TOEZICHT PLANNING

10 2. TOEZICHTACTIVITEITEN In de toezichtactiviteiten kunnen drie luiken onderscheiden worden: a) vraaggestuurde, b) controlerende en c) risicogestuurde activiteiten. De vraaggestuurde toezichtactiviteiten vloeien doorgaans rechtstreeks voort uit de diverse reglementeringen. De afdeling Toezicht heeft weinig tot geen vat heeft op het aantal noch op de keuze. Hiertoe behoren bijvoorbeeld de verhalen van kandidaat-huurders die zich benadeeld achten door de toewijzing van een sociale huurwoning aan een andere kandidaathuurder. Om al deze toezichtactiviteiten naar behoren te kunnen vervullen, ondersteunen de interne diensten de toezichthouders op verschillende wijzen, zowel met betrekking tot de vraaggestuurde activiteiten als doorheen het hele proces van de toezichtprojecten. Zo volgen ze onder meer de rapporteringen op, zowel naar indienen als naar inhoud. Daarnaast kunnen zowel toezichthouders als binnendiensten de agenda s, notulen en rapporteringen van actoren selectief opvolgen, zowel ter controle als ter bepaling van het actorgerelateerde risicoprofiel. Tenslotte gaat een aanzienlijk deel van de tijd op aan controleprojecten. De planning hiervan wordt gestuurd door een geobjectiveerde risicoanalyse (zie hiervoor) Vraaggestuurde toezichtactiviteiten Behandeling klachten De afdeling behandelt klachten over onder meer sociale verhuring, overdrachten van woningen en kavels, volumenormen, leningen, woningkwaliteit en -bezetting. De afhandeling van deze klachten gebeurt in principe door de interne dienst binnen de wettelijke termijn van 45 dagen. Ingeval de inhoud van een klacht een diepgaander onderzoek vereist, kan de toezichthouder worden ingeschakeld. Indien de klacht handelt over de woningkwaliteit, kan de afdeling Toezicht samenwerken met de Vlaamse Wooninspectie of met de buitendiensten van Wonen-Vlaanderen. Het is de bedoeling om in 2014 die samenwerking te intensifiëren. Wonen-Vlaanderen zal onderzoeken of er niet meer controles ter plaatse kunnen uitgevoerd worden op basis van klachten en verhalen die Inspectie RWO ontvangt Behandeling verhalen kandidaat-huurders. Een kandidaat-huurder kan zich schriftelijk in de door de wet bepaalde gevallen tegen een beslissing van de verhuurder beroepen op een bijzondere klachtprocedure, genaamd het verhaalrecht. Dit kan onder meer tegen de beslissing om een woning toe te wijzen aan een andere kandidaat-huurder en bij het weigeren van een toewijzing. Het aantal te behandelen verhalen van kandidaat-huurders stijgt jaar na jaar. Voor 2014 AFDELING TOEZICHT PLANNING

11 wordt een verdere stijging verwacht gelet op de wetswijziging einde 2013 waarbij een aantal nieuwe verhaalgronden werden toegevoegd Behandeling beroepen kandidaat-kopers In tegenstelling tot het aantal verhalen van kandidaat-huurders blijft het aantal beroepen van kandidaat-kopers tot op heden zeer beperkt. Een gedeeltelijke verklaring hiervan is dat er enkel beroep kan ingesteld worden tegen de toewijzing van een sociale koopwoning of kavel, een transactie die veel minder voorkomt dan de toewijzing van een huurwoning. Verder moet de kandidaat-koper enkel bij de inschrijving in de registers op deze procedure gewezen worden. De afdeling beraadt zich bijgevolg over mogelijkheden om ze beter bekend te maken bij de kandidaat-kopers Parlementaire vragen / vragen om uitleg Alle parlementaire vragen worden prioritair en met de grootste zorg binnen de gestelde termijnen beantwoord Sociale huurders De afdeling vervult op dit vlak een tweedelijnsfunctie, aangezien de sociale verhuurders de eerstelijnscontrole uitoefenen. o Bestrijding domiciliefraude De informatie over de aanpak en sanctionering van domiciliefraude en de bevoegdheden van de toezichthouders is terug te vinden op de website De sanctionering van domiciliefraude was één van de thema s die aan bod kwamen tijdens een rondetafelconferentie die tijdens het najaar 2013 werd georganiseerd door de minister van Wonen en de staatssecretaris voor de bestrijding van de sociale en de fiscale fraude. Het was - en is - de bedoeling om te komen tot een gecoördineerde aanpak van fraudebestrijding door de belanghebbende overheden/instanties. Met verschillende betrokken partijen, waaronder het agentschap Inspectie RWO, had er een eerste grondige gedachtewisseling plaats over dat thema, over de vaststelling van domiciliefraude en de uitwisseling van gegevens tussen de betrokken diensten, zowel op Vlaams als op federaal niveau. Dat resulteerde in de volgende afspraken: - de knelpunten inzake sanctionering wegwerken en de administratieve procedure vereenvoudigen; - een draaiboek domiciliefraude ten behoeve van de sociale verhuurders opmaken; - meer gegevensuitwisseling tussen verschillende diensten/instanties mogelijk maken. Voorstellen tot decreetswijzigingen met betrekking tot het wegwerken van knelpunten en de vereenvoudiging van de administratieve procedure en het mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen verschillende diensten/instanties, werden begin 2014 door AFDELING TOEZICHT PLANNING

12 het agentschap geformuleerd. Dit wordt verder opgevolgd. Er wordt in overleg met diverse betrokken diensten gewerkt aan de opmaak van een draaiboek domiciliefraude. Dit draaiboek zal ook gepubliceerd worden op Woonnet. De afdeling Toezicht neemt ook deel aan de organisatie van de sessie op Woonforum die zal handelen over domiciliefraude. o Behandeling inbreuken taal- of inburgeringsbereidheid Op de website zijn ook een algemene toelichting over taalbereidheid, de bevoegdheden van de toezichthouders op dit gebied en een tekst over inburgering terug te vinden. Deze teksten worden ook aangepast aan de eind 2013 gewijzigde reglementering. Bij de behandeling van de dossiers inzake taalbereidheid heeft Toezicht vastgesteld dat de reglementering met betrekking tot de taalbereidheid leidt tot interpretatieproblemen bij de actoren en dat het ook niet altijd duidelijk is wie (de actor of het Huis van Nederlands) bevoegd is voor het toevoegen van bepaalde informatie in de KBI-databank. Deze problematiek zal verder opgevolgd - en indien mogelijk uitgeklaard - worden met de bevoegde instanties. o Behandeling inbreuken leefbaarheid/burenhinder Ingevolge de antwoorden op de parlementaire vragen en de wijzigingen aan het kaderbesluit sociale huur wordt de informatie op de website stelselmatig bijgewerkt Controlerende toezichtactiviteiten Opvolging samenstelling van de bestuursorganen Het team administratieve organisatie en beheer volgt op basis van de notulen van de algemene vergadering de samenstelling van de bestuursorganen van de actoren op en vult de CRM-databank aan Rapportering aan de afdeling Toezicht De actoren moeten rapporteren aan de afdeling met betrekking tot onder meer de klachten, overheidsopdrachten en verhuring. De termijnen waarbinnen die rapporteringen moeten ingediend worden, evenals de volledigheid en correctheid ervan, worden steekproefsgewijs opgevolgd. Aangaande de overdrachten rapporteerden de SHM s tot en met 2013 per kwartaal en de lokale besturen op jaarlijkse basis. Er wordt in 2014 verder overlegd met de VMSW om naast de toegekende subsidies ook deze informatie op regelmatige basis te bekomen, zodat de AFDELING TOEZICHT PLANNING

13 actoren deze rapportering niet meer moeten indienen. Ook wordt een evaluatie gemaakt van de andere nog te rapporteren gegevens. Deze rapporteringen worden gebruikt om de risicoanalyses te stofferen. Ze kunnen ook gebruikt worden als basisinformatie bij het selecteren van de te controleren projecten, gunningen, of er kunnen rechtstreekse controles op gebeuren. Zo wordt op de financiële informatie van de SHM s jaarlijks een aantal inhoudelijke controles uitgevoerd m.b.t.: - de neerlegging van de jaarrekening; - de overeenstemming van de financiële rapportering met de neergelegde jaarrekening (steekproefsgewijs). Dit jaar wordt specifiek ook het debiteurenreglement nagekeken. Voor de SVK s worden de volgende financiële items jaarlijks nagekeken: - overeenstemming van de financiële rapportering met de neergelegde jaarrekening (steekproefsgewijs); - uniformiteit met het sjabloon van Wonen Vlaanderen; - balansgelijkheid; - saldi op actief-, passief-, kosten- en opbrengstenrekeningen; - dubieuze debiteuren en geboekte waardeverminderingen Agenda s en notulen raden van bestuur De toezichthouder volgt op of de actor de termijnen die vooropgesteld worden in het Toezichtbesluit respecteert: - agenda: uiterlijk 3 kalenderdagen vóór de vergadering; - bestuursbeslissingen: max. 5 kalenderdagen na de vergadering. De agenda s en notulen van de raden van bestuur worden niet systematisch volledig doorgenomen. Voor actoren met een normaal risicoprofiel bestaat het toezicht uit het nalezen van een beperkt aantal vergaderdocumenten per toezichtdomein en per jaar. Bij actoren met een verhoogd risicoprofiel kan de steekproef uitgebreid worden tot alle vergaderdocumenten tijdens een bepaalde periode. Voor 2014 gaat de toezichthouder hoofdzakelijk de items opvolgen waarop inbreuken werden vastgesteld of een verhoogd risico werd gedetecteerd. De opvolging is dus verschillend per actor. Ze kan onder meer de volgende items betreffen: - Toewijzingen huurwoningen (standaard) - Versnelde toewijzingen - Gemotiveerde weigeringen - Kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM s - Kandidatenregisters en de toewijzing van sociale kavels bij SHM s - Verkoopprijzen koopwoningen en kavels - Wederinkopen en recht van voorkoop - Verkoop (niet-verhuurbare) woningen - Gunningen overheidsopdrachten AFDELING TOEZICHT PLANNING

14 - Woningkwaliteit (SHM s en SVK s) - Leegstand en woningbezetting - Vaststellen huurprijzen - Vaststellen huurlasten - Begroting (SVK s + huurdersbonden) - Financiële planning (SHM s) - Interne controle (aanpassing procedures en intern reglement) - Bespreking inspectieverslagen De toezichthouder kan, indien hierbij tekorten werden vastgesteld, de hierna vermelde punten opvolgen: - Laat de agenda - inclusief bijlagen - toe om in te schatten wat op de vergadering zal besproken worden? - Is de notulering duidelijk en volledig? Zijn de beslissingen gemotiveerd op basis van feitelijke en juridische overwegingen? - Stemmen de besproken punten overeen met de agenda of werden er punten toegevoegd aan de agenda? - Bij toevoeging van punten aan de agenda: is er sprake van hoogdringendheid? Hoe wordt die hoogdringendheid gemotiveerd? Als bij het nalezen van de beslissingen inbreuken vastgesteld worden op de toepassing van de reglementering of de principes van behoorlijk bestuur, zal de toezichthouder optreden en worden de inbreuken vermeld in de profielschets van betrokken actor Bijwonen bestuursvergaderingen De toezichthouder woont een bestuursvergadering bij: - met het oog op de evaluatie van de werking van het bestuursorgaan; - indien de toezichthouder zelf een onderwerp op de agenda heeft laten plaatsen, bijvoorbeeld omdat de actor een beslissing moet nemen met betrekking tot een bepaald dossier; - als een mondelinge toelichting van een inspectieverslag voor de bestuurders nodig / nuttig geacht wordt; - wanneer er punten op de agenda staan die als gevolg van de risico-inschatting moeten opgevolgd worden; - als er twijfel bestaat over de correcte of volledige weergave van de beraadslagingen en beslissingen in de notulen; - als het rapport van de visitatiecommissie wordt besproken. AFDELING TOEZICHT PLANNING

15 2.3. Risicogestuurde toezichtprojecten Naast de hiervoor aangehaalde vraaggestuurde en ondersteunende toezichtactiviteiten lopen er jaarlijks verscheidene controleprojecten. Voor elk project is een projectleider verantwoordelijk. Er wordt een projectgroep samengesteld die meestal bestaat uit mensen uit de interne diensten en toezichthouders. Binnen de projectgroep wordt afgesproken wie verantwoordelijk is voor welke voorbereidende nota s en welke taak binnen het project. Gewoonlijk waken de interne diensten over de uniformiteit in de uitvoering, de beoordeling en de interpretaties, terwijl de toezichthouders de inspecties ter plaatse uitvoeren. Deze projecten lopen over één of meerdere jaren en onderzoeken de activiteiten en/of de actoren met de zwaarste risico s. Het betreft steekproefsgewijze controles. Van elke inspectie ter plaatse wordt een verslag opgemaakt en aan de actor bezorgd. De vastgestelde inbreuken geven aanleiding tot verdere opvolging, waarbij de actor zich onmiddellijk conformeert of een actieplan opmaakt. Soms is een extra controle(bezoek) nodig. Dat kan, afhankelijk van de inbreuk en de benodigde tijd, uitgevoerd worden binnen dezelfde of een volgende fase van het project. Daarnaast kan het resultaat van een controle of een controleproject leiden tot een wijziging van het individuele risicoprofiel van de actor en/of van de risicobepaling van het prioritaire domein zelf. Van elk controleproject of, indien het over verscheidenen jaren loopt, van elke fase (die vaak samenvalt met één kalenderjaar) wordt een eindrapport opgemaakt. Deze eindrapporten zijn terug te vinden op de website onder afdeling Toezicht/publicaties. Hierna wordt een overzicht gegeven van de geplande controleprojecten per controledomein Sociale verhuring o Inschrijven van kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen bij SHM s en SVK s Bij dit project ligt de klemtoon op het register (wettelijke vermeldingen, volgorde, ), de inschrijvingen, de standaarddocumenten, de toewijzingen (gewone, versnelde; en gemotiveerde weigeringen), de actualisatie en de rapportering (jaarlijks en via notulen). In 2014 wordt de methodiek verder verfijnd en het draaiboek op punt gesteld. Binnen deze fase van het onderzoek wordt voorrang gegeven aan de sociale huisvestingsmaatschappijen waarvoor een (opvolgings)inspectie nodig is. Hierbij wordt uitgegaan van het risicoprofiel. Zowel SHM s als SVK s kunnen hierbij aan bod komen. o Huurwaarborgen bij SHM s en SVK s Dit onderzoek was gepland in 2013 maar werd, onder meer ingevolge de toevloed aan verhalen, doorgeschoven naar Dit project zal deels geïntegreerd worden in het hiervoor beschreven project met betrekking tot inschrijvingen en toewijzingen en deels in AFDELING TOEZICHT PLANNING

16 het project huurlasten. Ter plaatse zal nagegaan worden of de waarborg correct werd vastgesteld en of het recht op gespreide waarborgbetaling gegarandeerd wordt. o Inschrijven kandidaat-huurders, toewijzen huurwoningen, huurprijzen en huurlasten bij VWF en lokale besturen Lokale besturen (gemeenten, OCMW s, ) en het VWF kunnen als initiatiefnemer subsidies genieten voor de realisatie van woonprojecten. De toekenning van die subsidies heeft tot gevolg dat ze deze woningen moeten verhuren volgens de sociale huurreglementering. Bij de meeste van deze actoren gaat het om een eerder beperkt patrimonium (soms slechts enkele woningen). Bijgevolg worden zowel de inschrijvingen, de toewijzingen als de huurprijzen en de huurlasten tijdens één inspectie behandeld. Waar nodig worden de eerder gecontroleerde actoren verder opgevolgd. Daarnaast wordt jaarlijks een beperkt aantal lokale besturen voor het eerst bezocht. Het is de bedoeling om in 2014 alle lokale besturen die dergelijke subsidies hebben genoten, en die nog niet eerder werden gecontroleerd, aan een controle te onderwerpen. o Huurprijzen bij SHM s In 2014 worden de huurprijsberekeningen en de onderliggende attesten (inkomen en personen ten laste) bij een nieuwe selectie van actoren het voorwerp van onderzoek. Ook de in 2013 gecontroleerde actoren worden waar nodig verder opgevolgd. o Huurlasten bij SHM s en SVK s Er worden in 2014 een dertigtal SVK s die nog geen inspectie hebben gekregen, aan een controle onderworpen. Daarnaast zullen de toezichthouders een opvolgingsinspectie uitvoeren bij de eerder bezochte SVK s en SHM s met de hoogste risico s. o Leegstand en overbezette woningen Het in kaart brengen van de SHM s met een hoog percentage leegstaande woningen, wordt afgewerkt. Deze SHM s zullen bevraagd worden met betrekking tot de leegstand. De SHM s met mogelijks overbezette woningen op basis van de rapportering worden opgelijst. De toezichthouder zal het probleem aankaarten bij de actoren. AFDELING TOEZICHT PLANNING

17 Overdracht en in beheer geven van sociaal huurpatrimonium van lokale besturen aan SHM Het bindend sociaal objectief 5 (BSO) geeft een nieuwe dimensie aan dit aspect van de controle. Eerst wordt het overgedragen patrimonium in kaart gebracht. Daarbij zal worden nagegaan welke woningen wel en welke niet verhuurd werden via het kaderbesluit sociale huur en of ze kunnen meetellen voor het behalen van het BSO. Hiertoe moet onder meer nagegaan worden welke regelgeving hierbij van toepassing is Overdrachten o Inschrijven kandidaat-kopers, toewijzingen sociale en middelgrote koopwoningen en kavels en verkoopprijzen kavels bij SHM s en lokale besturen Alle maatschappijen die in de voorbije jaren sociale koopwoningen hebben toegewezen, werden in die periode gecontroleerd, evenals een vijftiental SHM s die kavels hebben toegewezen. Voor 2014 ligt de klemtoon bijgevolg op de SHM s die nog niet gecontroleerd werden met betrekking tot de toewijzing van sociale kavels. Indien deze actoren ook sociale en / of middelgrote koopwoningen verkopen, wordt deze controle uitgebreid met de opvolging van eerdere inspecties. Een eerste luik van het onderzoek behelst een bevraging naar de structuur van de registers en de controle van minstens 1 register per SHM. De vaststelling van de verkoopprijs wordt eveneens onderzocht. De toezichthouder licht ter plaatse het inschrijving- en toewijzingsproces door, met inbegrip van een controle van een selectie van (kandidaten)dossiers. De toezichthouder volgt in samenspraak met de interne dienst de gecontroleerde actoren verder op. De VMSW bezorgt Toezicht rapporten over de toegekende subsidies aan lokale besturen. Op basis hiervan wordt de lijst van lokale besturen samengesteld waarop het overdrachtenbesluit deels van toepassing is. Bij een steekproef van deze actoren wordt toezicht uitgeoefend op de naleving van de woonbehoeftigheidsvoorwaarden en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels. o Verkoopprijzen koopwoningen bij SHM s In 2013 werd bij één actor informatie opgevraagd als voorbereiding op de uitwerking van een inspectiemethodiek. In 2014 zal de inspectiemethodiek op punt gesteld worden en zal van start gegaan worden met de inspecties ter plaatse. 5 Het bindend sociaal objectief is een gemeentelijke omschrijving van het sociaal woonaanbod dat in de periode ten minste moet worden verwezenlijkt. Het bindend sociaal objectief van een gemeente is samengesteld uit een deelobjectief voor sociale huurwoningen, een deelobjectief voor sociale koopwoningen en een deelobjectief voor sociale kavels. AFDELING TOEZICHT PLANNING

18 o Verplichtingen kopers (bouwvolumenormen en bewoningsplicht) bij SHM s en lokale besturen Als gevolg van de wetswijziging van december 2013 moet de koper bij de actor aantonen dat hij de bouwvolumenormen respecteert. Hij moet hiertoe binnen twee maanden na de goedkeuring van de stedebouwkundige vergunning een afschrift ervan, evenals van het bijhorende dossier, aan de verkoper bezorgen. In het najaar 2014 zal een project opgestart worden om na te gaan hoe de actoren met de opvolging van deze verplichting omgaan Sociale leningen / erkenningsvoorwaarden o VMSW en VWF Gelet op het eengemaakte leningenbesluit dat zowel de VMSW als het VWF moet toepassen, zal in het tweede kwartaal 2014 gefocust worden op de toekenning van leningen op basis van dat nieuwe besluit. Onder meer de controle op de voorwaarden voor de ontlener en de woning, de verzekering en de hypothecaire rang zullen daarbij aan bod komen. o EKM s In de tweede helft van 2014 zullen een aantal geselecteerde EKM s onderworpen worden aan een controlebezoek. Hierbij worden zowel een aantal leningen gecontroleerd als de naleving van de erkenningsvoorwaarden nagegaan Interne controle en administratief beheer o Interne controle bij SHM s en SVK s In 2013 werd nagegaan of de SHM s beschikten over financiële procedures, een klachtenprocedure en een deontologische code voor bestuurders en personeelsleden. Voor 2014 is het nazicht van de interne reglementen prioritair. Verder zal een controlemethodiek uitgewerkt worden en zullen steekproefsgewijs een aantal andere dan de hiervoor genoemde procedures inhoudelijk nagekeken worden door het team administratieve organisatie en beheer. Eventueel zullen de toezichthouders ook een toepassingsgerichte controle ter plaatse van bepaalde procedures uitvoeren. Vorig jaar werden bij de SVK s de interne controleprocedures geïnventariseerd. Tevens werd bij een aantal erkende huurdiensten de toepassing van enkele financiële procedures bekeken door de toezichthouder. In 2014 komen de overige huurdiensten aan bod. Het team administratieve organisatie en beheer zal bij de SVK s de klachtenprocedure inhoudelijk onderzoeken. AFDELING TOEZICHT PLANNING

19 o Statuten SVK s In het najaar van 2014 zal het team administratieve organisatie en beheer nagaan of de statuten van alle SVK s aangepast zijn aan de bepalingen van het meest recente erkennings- en subsidiebesluit Financieel beheer o Vergoedingen bestuurders bij SHM s Dit project is in 2013 opgestart en wordt in het eerste kwartaal van 2014 afgerond. Daarbij kijkt Toezicht vergoedingen van bestuurders, zoals zitpenningen, verplaatsingskosten en andere vergoedingen aan de bestuurders voor de boekjaren 2011 tot en met 2013 na. o Verloning directeurs bij SHM s Steekproefsgewijs zal de verloning van de directeurs (met inbegrip van de publicatievereiste) getoetst worden aan de beginselen van behoorlijk bestuur. o Financiële inspecties bij SHM s Jaarlijks wordt een financiële trendanalyse van de sector van SHM s opgesteld. Voor alle SHM s wordt het risicoprofiel bepaald. Deze informatie met betrekking tot de financiële gezondheid van de SHM wordt opgenomen in de profielschets. Het resultaat wordt verwerkt in de risicoanalyse per SHM. Na bepaling van de inhoud en methodiek zal een nieuw project Financiële controle bij SHM s opgestart worden. Aan de hand van de financiële analyse en een financiële gezondheidsindex zullen de actoren geselecteerd worden. Hoofdzakelijk zullen diverse generieke onderwerpen van boekhoudkundige aard zoals bijvoorbeeld de terugbetaling van de vermindering onroerende voorheffing en afschrijvingstabellen, gecontroleerd worden. Indien nodig kan aan deze controle een forensisch luik toegevoegd worden 6. In 2013 werd hiertoe een proefproject opgezet bij één SHM. Dit project zal in 2014 verdergezet worden. Op basis van de resultaten zal nagegaan worden of het ook bij andere actoren kan toegepast worden. o Financiële inspecties bij SVK s, (huurderorganisaties en Vlaams huurdersplatform) Net zoals bij de SHM s wordt ook van de SVK-sector een financiële trendanalyse gemaakt en wordt voor alle SVK s het risicoprofiel bepaald. De informatie aangaande de financiële 6 Forensische onderzoeken zijn ook mogelijk bij andere toezichtsdomeinen zoals administratief beheer en wetgeving overheidsopdrachten AFDELING TOEZICHT PLANNING

20 gezondheid van het SVK wordt opgenomen in de profielschets. Het resultaat wordt verwerkt in de risicoanalyse per SVK. Voor de opvallende aspecten kan dan verder worden gezocht naar verklaringen (personeelskosten, administratiekosten, O&H, foutieve boekingen, enz.) om zo tot een beter beeld te komen van de financiële situatie bij een SVK. De nader te onderzoeken aspecten kunnen aanleiding geven tot gerichte controles die ter plaatse worden uitgevoerd. In 2014 wordt prioriteit gegeven aan de interne controle (procedures) bij de SVK s die tijdens de vorige fase van het project (2013) niet aan bod kwamen (zie ook hiervoor: interne controle). o Financiële opvolgingsinspecties bij EKM s Deze inspecties kaderen in het project leningen EKM s (zie hiervoor) Overheidsopdrachten o Gunning door SHM s Bij SHM s controleert de afdeling de gunning van: nieuwbouw- en renovatiewerken met een bestelbedrag < euro en/of gunningsprocedures zonder overleg met de VMSW, herstellingswerken en afsluiten van onderhoudscontracten, leveringen en diensten met een bestelbedrag < euro en procedures zonder overleg met VMSW, met bijzondere aandacht voor het aanstellen van architecten en commissarissen (administratiekosten). Deze controle behelst verschillende facetten en fases: Steekproefgewijs onderzoek van de gunningbeslissingen / gunningdossiers; Bij actoren met een verhoogd risicoprofiel worden: - ofwel beslissingen van de bestuursorganen opgevolgd en indien nodig geschorst en/of vernietigd; - ofwel extra steekproeven uitgevoerd door de binnendienst; - ofwel een inspectie uitgevoerd door een toezichthouder (zie hierna). Inspecties overheidsopdrachten: De inspecties worden in overleg tussen binnendienst en toezichthouders ingepland en gestuurd door het risicoprofiel dat werd opgemaakt op basis van de bovenvermelde steekproeven. Tevens wordt er rekening gehouden met de kosten en investeringsgraad van de SHM s. Tijdens de inspecties wordt aan de hand van de grootboekrekeningen nagegaan of de aankoopfacturen van opbouwprojecten, en renovatiewerken en van onderhoud- en herstellingswerken en of de wetgeving inzake overheidsopdrachten werd gerespecteerd. Verder wordt steekproefsgewijs nagegaan of de SHM de werken, leveringen en diensten AFDELING TOEZICHT PLANNING