Agendapunt 4. Notulen Algemene Ledenvergadering, 3 maart 2013 te Vreeland

Transcriptie

1 Agendapunt 4 Notulen Algemene Ledenvergadering, 3 maart 2013 te Vreeland 1. Opening: Bertus heet allen van harte welkom en refereert vervolgens aan zijn 1 ste jaar als voorzitter. In het afgelopen jaar vrijwel alle geledingen van de vereniging bezocht en gesproken. 2. Ingekomen stukken en mededelingen: ingekomen stukken zijn er niet. Gemeld kan worden dat 95 personen deelnemen aan de ALV (77 leden + 18 partners). Musea locaties hebben kennelijk een positieve invloed op het aantal deelnemers. Afmelding ontvangen van: Erik van de Klippe, Srja Bustin en Dorine van Tuyn. Van ruim 900 leden is niets vernomen. 3. Goedkeuring notulen: zonder verdere op/of aanmerkingen stemt de vergadering in de inhoud van de ALV notulen d.d. 4 maart Erelidmaatschap: vooraf memoreert Bertus dat het bestuur zich realiseert dat toekenning van het erelidmaatschap is voorbehouden aan de ALV. Erelidmaatschap Cees Kooy: Bertus brengt de overwegingen in herinnering die aanleiding zijn geweest Cees te benoemen tot erelid van de vereniging. Het bestuur verduidelijkt dat zij er aan hechtte het erelidmaatschap nog bij leven toe te kennen. Unaniem bekrachtigt de vergadering de toekenning van het erelidmaatschap met een instemmend en welgemeend applaus. Erelidmaatschap Erik van de Klippe: namens het bestuur beargumenteert Bertus het voornemen Erik te benoemen tot erelid van de vereniging. Na het voorlezen van de motivatie gaat de ALV van harte akkoord met het bestuursvoorstel. 5. Verslag verenigingsjaar 2012 gezien vanaf de bestuurstafel Bestuursvergaderingen: het voltallige bestuur heeft 6x vergaderd; 1x vergadert het DB Vacatures voor de lang openstaande vacature bestuurslid Communicatie & PR heeft Bernie Wolf zich kandidaat gesteld. Paul Morskate is niet verkiesbaar. Ondanks herhaalde oproepen heeft zich nog geen vrijwilliger voor het penningmeesterschap gemeld. vacature hoofdredacteur van het Healey Magazine blijft onvervuld. Bestuursbesluiten het verschil tussen regionale en nationale ritten is ongedaan gemaakt. Om de regio-activiteiten verder te ondersteunen wordt de per event vergoed: 200,- en 15,- per deelnemende auto. Het staat de organisatie vrij entreegeld te heffen. Bertus vult aan: de financiële afhandeling loopt via de regiomanager. Zie digitaal declaratieformulier op de website.

2 om digitale communicatie (nieuwsbrieven) mogelijk te maken is voorwaarde dat alle adressen bekend zijn. Recent zijn 385 leden telefonisch benaderd: resultaat 255 nieuwe adressen toegevoegd. Thans is van circa 88% van de leden het adres bekend. ambitie: een maximaal aantal leden motiveren in te stemmen met automatische incasso. Recente actie: 455 leden aangesproken met gefrankeerde incassomachtigingskaart. Resultaat: 220 nieuwe machtigingen. collectieve autoverzekering afgesloten met sponsor-verzekeraar Kuiper Verzekeringen B.V. Voordelen voor de leden zijn scherpe premies en uitgebreide dekking. De AHOCN ontvangt nieuwe advertising inkomsten en mogelijk bonusinkomsten. De deal wordt op de website gepubliceerd. Ledenadministratie de digitale aanmeldingsprocedure is geheel operationeel. Pas na ontvangst van het inschrijfgeld en de jaarcontributie wordt het proces opgestart. het vele werk van Annie/Lex Veen heeft geresulteerd in een compleet up-to-date en goed functionerend ledenregister. Hoorbare appreciatie vanuit de vergadering! het ledenbestand AHOCN per leden ( opzeggingen + 53 nieuwe leden). DHC: 251 leden ( ). vigerende regelgeving betreffende beëindiging lidmaatschap toegepast. Zowel in Healey als op de website kan de opzeggings-informatie eenvoudig gevonden worden. Digitale communicatie: website functionaliteit (Nieuwsbrieven) wordt in toenemende mate gebruikt door bestuur, regiomanagers en clubwinkel. De laatste regio s worden opgeroepen zich aan te sluiten. 6. Financieel verslag 2012 Clubwinkel: Mieke Bleiji heeft de clubwinkel een metamorfose laten ondergaan en een nog niet eerder vertoond resultaat geboekt. Assortimentskeuze gekoppeld aan wervende acties maken het mogelijk dat de penningmeester het resultaat ruim met 3.700,- kan verhogen. Het voorraad-kapitaalbeslag vermindert met ruim 6%. Uit de zaal klatert een waarderend applaus. Resultatenrekening: vooraf memoreert Bertus de financiële beleidsrichtlijnen zoals daar zijn: bereiken van een kaspositie gelijk aan 1x de jaarcontributie; stimulering regio s; reservering Lustrum 2015; verbeteren incasso = verminderen dubieuze debiteuren; kostenbeheersing Healey Magazine, portokosten en evenementen. Paul meldt dat zowel de resultatenrekening als de balans zal worden gepubliceerd op de website. Vervolgens voert hij de vergadering door de clubfinanciën. Enkele saillante issues: a) contributie-inkomsten in lijn met budget, b) uitgaven DHC zijn verantwoord, kaspositie/vermogen is ruim voldoende, c) overschrijding Healey Magazine door enkele meer-pagina edities, advertising inkomsten boven budget 2011!, d) DHC website geïntegreerd in AHOCN website. De bannerinkomsten evenaren nagenoeg de verlaagde licentiekosten. De website heeft zich ontwikkeld tot een zeer efficiënt stukje communicatiegereedschap, e) een compliment voor regio Zuid-Oost die het clubweekend kostenneutraal heeft georganiseerd!, f) het is beleid om aanschaffingen zoals PC s of clubstand direct ten laste te brengen van de resultatenrekening. Idem dito verplichtingen zoals bijvoorbeeld cadeau Healey Museum, Euro Meet en Lustrum Door deze kosten ineens te nemen is een beperkt negatief resultaat ontstaan -380,- Zonder de getroffen éénmalige voorzieningen is het resultaat uit de operatie circa hoger. Balans:

3 het respectievelijk AHOCN/DHC resultaat ad 1178/ is toegevoegd aan het eigen vermogen. AHOCN voldoet voor ruim 65% aan de 1 jaar contributiedoelstelling. DHC scored ruim 150%. regio Zuid-Zuid heeft een eigen clubrekening die balansneutraal wordt getoond. de liquide middelen zijn voldoende om aan de lopende verplichting te voldoen. Rabobank wordt huisbankier. De relatie met ING wordt in 2013 afgebouwd. 7. Verslag Controlecommissie De controle commissie - Willem Sorel en Olf Boesjes heeft op 13 februari haar controle uitgevoerd. Olf presenteert de onderwerpen die specifiek de aandacht hebben gehad: aansluiting beginbalans op vorig jaar en afschriften derden en afloopcontrole overlopende posten per begin en einde boekjaar opbrengstverantwoording contributie AHOCN / DHC beoordelen administratie en consistente gedragslijn betreffende resultaatbepaling materiële vaste activa en afschrijvingen niet uit de balans blijkende verplichtingen beoordeling uitgaven in relatie tot de begroting = mandaat ALV opvolgingen aanbevelingen controlecommissie 2012 situatie m.b.t. assuranties (risicoanalyse) Het woordelijk verslag staat op de website. De samenvatting: de opbrengst-verantwoording is in lijn met het ledenbestand. De accuratesse van de ledenadministratie valt op maar ook hun opmerkelijke inspanning m.b.t. het incasseren van de laatste contributies. De cie. adviseert automatische incasso. Er zijn geen verplichtingen die niet uit de balans blijken. Healey Museum cadeau: de cie. adviseert het bestuur de ALV alsnog te verzoeken in te stemmen en de afspraak formeel vast te leggen. De voorzitter zegt dat toe. Tot slot beveelt de cie. de vergadering aan de jaarstukken 2012 onder voorbehoud van het wel/niet verkrijgen van de goedkeuring van het Healey Museum cadeau, goed te keuren en het bestuur kwijting te verlenen. De aanwezige leden stemmen in met het gegeven cadeau en verlenen hun goedkeuring gevolgd door handen op elkaar. 8. Kwijting bestuur Op vraag van Bertus verleent de ALV het bestuur kwijting voor het gevoerde beleid. 9. Benoeming Controlecommissie Willem Sorel treedt af. Paul Fechner is bereid toe te treden. Olf en Paul vormen de controlecommissie Begroting 2013 De penningmeester voert de vergadering langs de diverse posten. Sponsoring Kuiper betekent nieuwe inkomsten. Op clubbladkosten wordt scherper gestuurd. De advertentie inkomsten zullen naar verwachting iets lager uitpakken. (economie!). Healey Magazine is weliswaar een aanzienlijke kostenpost maar onontbeerlijk voor de cohesie. Alles samenvattend toont de begroting een positief resultaat van ,- waarmee de ALV instemt. 11. Bestuursverkiezing Het zittende bestuur en de ALV nemen afscheid van Paul Morskate en Bert Visser. De voorzitter bedankt beiden voor hun inzet en overhandigt aan beiden een fraaie fles rosso en een toezegging van een diner-bon voor 2 personen. Vervolgens wordt Bernie Wolf naar voren geroepen - 21 jaar lid die de gelegenheid gebruikt zijn motivatie en ervaring te delen met de vergadering. Ambitie: de media verder ontwikkelen en bepalen hoe in te zetten voor communicatie en werving. Bernie heeft een

4 dismantled 3000 die dit jaar de weg weer opgaat! De ALV stemt in met zijn benoeming. Bernie neemt vervolgens plaats achter de bestuurstafel. 12. Aanpassing Huishoudelijk Reglement Henk licht toe dat de aanpassing van artikel 1: Jaarlijkse bijdrage een gevolg is van het aanscherpen van het begrip standaard contributie. Leden die een rekening (wensen) te ontvangen betalen de standaard contributie. Zij die toestemming verlenen voor automatische incasso ontvangen op de standaard contributie een automatische incasso korting. Ook met de voorgestelde tekstuele aanpassingen gaat de ALV akkoord. Het aangepaste HH zal worden geplaatst op de website. 13. Verslag 2012 en evenementen AHOCN 2013 Dorine heeft een verslag gemaakt dat Bertus voorleest. Allen die zich hebben ingezet voor de organisatie van rally s, gezelligheidsritten, koffieklets-avonden, beurzen en andere evenementen worden van harte bedankt voor hun belangeloze inzet. MECC Maastricht 1 ste prijs en een prachtige en gezellige stand in Rosmalen. Beide teams bedankt! En dan het Concours d Élégance: het team van John Beunk, Bert Visser en Koos Dolderman hebben een gedenkwaardige prestatie geleverd door uit binnenland en buitenland alle! Healey-modellen naar Apeldoorn te halen. Rally s en ritten hebben te maken met een mindere opkomst. Crisis/benzineprijs of stijging van de gemiddelde leeftijd? Aanwas van jongeren is nodig en o.a. de kidsrally kan daaraan bijdragen. Alle oproepen ten spijt heeft zich (nog) niemand gemeld voor de organisatie ervan. Dat beeld zien we ook bij ritten die al jaren worden georganiseerd. Men wil het stokje overdragen maar er zijn (nog) geen nieuwe vrijwilligers. Zie calendarium voor de op stapel staande ritten in Tot ziens op de weg of een andere gelegenheid. Dorine. 14. Verslag 2012 en evenementen DHC 2013 Rinus ligt onmiddellijk op stoom en begint uit volle borst te presenteren en noopt Wim Janzen aan de volumeknop te draaien. Ongehinderd geeft Rinus gas en somt de 2012 wapenfeiten op: Rally Cursus Weert, Technische Meeting Herwijnen, met 5 teams deelnemen aan de Tulpenrally; Rinus en Bart komen thuis met hoofdprijs!, De Noordkaap Challenge, Le Mans Classic met de 54FAC, 15 de Tour Ecosse, Spa Six Hours, de 5 de Langste Nacht. Ook 2013 kent een volzet programma: Boucles de Spa, Horneland Rally waardoor Jetze een kort nachtje had, kaartleescursus en wederom het event in Herwijnen, in mei met ambitie naar de Tulp, Euromeet, Historic GP Zandvoort, misschien weer een nieuwe Wings & Wheels Rijen, 6 de Langste Nacht en in de UK deelname aan HDI (Healey Drive International). Rinus bedankt alle betrokken vrijwilligers voor hun daadkracht. Tot slot roept hij op eens naar Austin Healey face book te surfen en meldt tot slot dat met een aantal mensen wordt gewerkt aan een rittenreglement. 15. Award clubman of the year' Oud-voorzitter, Gerrit Frieman houdt in zijn traditionele Clubman of the Year speech de spanning er tot het laatste moment in. Een korte samenvatting van de motivatie: Ik, kwam deze man eeuwen geleden tegen; hij had problemen met zijn niet startende Healey. Of het gesprek daarover de aanstoot is geweest voor zijn Healey-verslaving weet ik niet maar de mens in kwestie heeft zich in de loop der tijd heel erg onderscheiden. Altijd helpen, soms zelfs als sponsor voor een club- of raceweekend zoals de Classic 24 uren van Le Mans. Een echte Healey-rijder niet vies van ook het zware werk. Inmiddels zelf racer geworden en in DHC-kringen gewaardeerd door z n collegialiteit en plezierige no-nonsens omgangsvormen. Hij manifesteert zich ook nadrukkelijk op rallygebied en is Healey Museum ondersteuner van het eerste uur. Met genoegen verzoekt Gerrit de 2013 Clubman of the Year, Jetze

5 Visser naar voren te komen om de versierselen in ontvangst te nemen. De vergadering stemt onmiddellijk in met een daverend een duidelijk applaus. Na de inontvangstneming van de wisselbeker en de bloemen zegt Jetze verrast en overdonderd te zijn maar de gegeven eer buitengewoon te waarderen. 16. Rondvraag Rittenreglement Henk zet de achtergrond uiteen van het op NRF regelgeving geschoeide AHOCN rittenreglement. Destijds heeft FEHAC verzekeraar (De Haagsche Verzekering Sociëteit) het reglement goed bevonden. LN rally kan eigenlijk niet op basis van AHOCN reglement georganiseerd worden. Betrokkenen maken duidelijk dat vernieuwing gewenst is omdat men met o.a. een gemiddelde snelheid van 36 km niet uit voeten kan. Zeker zo belangrijk is de dekking wettelijke aansprakelijkheid. Zeer recent heeft FEHAC bekend gemaakt dat zij betreffende klassieker ritten en rally s een samenwerkingsovereenkomst heeft getekend met de KNAF. Zij noemen dat een belangrijke eerste stap in het voltooien van één gezamenlijk reglement. Paul Fechner wijst erop dat de AHOCN niet alleen staat voor rally s maar ook voor puzzelritten met wel/niet een wedstrijdelement. De zgn. B- en C-ritten. Bertus: er is veel onduidelijkheid. Deze vergadering kan dat niet veranderen. Het bestuur pakt de zaak op. 17. Sluiting: De voorzitter maant de ALV-gangers de clubwinkel niet over te slaan, wenst eenieder een gezellig samenzijn in de bar van het Healey Museum en een goede reis naar huis. Henk Fortgens secretaris