Aanvraagstramien Humanitaire Hulp Syrië 2014

Transcriptie

1 Annex 1: Aanvraagstramien Humanitaire Hulp Syrië 2014 Aanvraagstramien Humanitaire Hulp Syrië 2014 Publicatie: zie Inleiding Voor u ligt het aanvraagstramien voor bovenstaande subsidietender, dat dient als leidraad bij het opstellen van aanvragen van subsidies voor deze tender. Ten grondslag aan dit aanvraagstramien liggen de beleidsregels zoals die gepubliceerd zijn onder de bovengenoemde referentie. De gepubliceerde beleidsregels zijn leidend bij de beoordeling van de aanvragen. Daar waar wellicht toch inhoudelijke dan wel interpretatieverschillen mogelijk zouden kunnen zijn, geldt dat de beleidsregels prevaleren. Dit aanvraagstramien is een praktische doorvertaling van de beleidsregels. Aanvragers zijn verplicht dit aanvraagstramien te gebruiken bij hun aanvraag. Per aanvraag dient één aanvraagstramien te worden ingevuld en ingediend, voorzien van de in dit stramien genoemde bijlagen. Beoordeling en planning Voor de wijze van beoordeling van de ingediende aanvragen en de bijbehorende planning van de uitvoering van de beoordeling wordt verwezen naar de gepubliceerde beleidsregels. Meer informatie Voor meer informatie kunt u zich uitsluitend schriftelijk richten tot de postbus: dsh-tendersyrie@minbuza.nl Pagina 1 van 16

2 Indiening van de aanvragen Aanvragen dienen uiterlijk op Vrijdag 10 januari 2014 om uur te zijn ontvangen door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. U dient uw aanvraag te zenden naar: Ministerie van Buitenlandse Zaken T.a.v. Jorg Zinken Bezuidenhoutseweg EB s-gravenhage Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Bezuidenhoutseweg 67, te 's- Gravenhage. Vereisten aan de aanvragen 1. Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend met een originele handtekening (geen gescande kopie), in tweevoud op papier en op Cd-rom of op USB-sticks. Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen. In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hieruit vloeit voort dat er alleen aanvullingen gegeven kunnen worden tot het verstrijken van de indientermijn. Het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden leidt mogelijk tot afwijzing van de aanvraag. Pagina 2 van 16

3 2. Aanvragen die alleen per zijn verzonden komen niet voor beoordeling in aanmerking. Aanvragen die per worden verzonden, dienen tevens in origineel op papier ingediend te worden. 3. De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of in de Engelse taal. Bijlagen in een andere taal dan de Nederlandse, mogen alleen in het Engels aangeleverd worden. U wordt vriendelijk verzocht geen informatieve / illustratieve boekwerken, Cd-roms, USB-sticks of videobanden van uw organisatie mee te sturen. 4. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding port betaald ) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, mits de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij de datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen (uiterlijke ontvangstdatum: 17 januari 2014) 5. Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding "port betaald" is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 10 januari 2014, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven. 6. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag nimmer of te laat wordt ontvangen bij de verzender. 7. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijdstip worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag. Pagina 3 van 16

4 Inhoudsopgave Onderstaande volgorde houdt u aan met vermelding van eventuele subparagrafen en bijbehorende paginanummers. I. Algemene informatie aanvrager II. Drempeltoets III. Programmatoets IV. Lijst van mee te sturen bijlagen V. Afsluiting Pagina 4 van 16

5 I. Algemene informatie Algemene gegevens van de aanvrager en aanvraag a. Naam aanvragende organisatie b. Adres c. Telefoon/ fax d. e. Naam directeur(en) f. Naam contactpersoon aanvraag g. Indien u penvoerder bent van een alliantie, geef aan welke overige organisaties participeren in deze aanvraag als mede-indieners. Gaarne volledige adresgegevens, naam directeur en naam contactpersoon toevoegen. Deze gegevens kunt u eventueel in een bijlage duidelijk vermelden. h. Naam bank + rekeningnummer (IBAN) van de aanvrager. Bank details moeten toegevoegd worden in de officiële brief bij de aanvraag, inclusief naam, adres, en handtekening van de aanvrager. Een kopie van een of fax wordt niet geaccepteerd. i. Inkomsten aanvrager (totaalbedrag jaarlijkse organisatiebegroting) j. Hoogte gevraagde subsidie (bedragen per jaar en totaalbedrag) 2010: 2011: 2012: EUR Lokale munt 2014: Totaal: k. Naam van het project l. In welke land(en) zullen de activiteiten worden uitgevoerd? Pagina 5 van 16

6 m. Geef aan of en zo ja welke subsidie(s) uw organisatie reeds ontvangt van het ministerie van Buitenlandse Zaken, welk bedrag, welke looptijd en welke activiteit het betreft (activiteitennummer). U kunt deze gegevens in een bijlage opnemen; dit dan duidelijk vermelden. Pagina 6 van 16

7 II. Drempelcriteria Indien een aanvraag niet aan één of meerdere criteria voldoet wordt deze afgewezen en niet verder beoordeeld. Deze criteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht. De organisatie voldoet aan de onderstaande criteria: D.1: De aanvrager is een Nederlandse of internationale maatschappelijke organisatie zonder winstoogmerk en bezit rechtspersoonlijkheid. Toelichting: U toont dit aan door een kopie van de statuten van de organisatie als bijlage bij uw aanvraag te voegen. Verwijs daarbij duidelijk naar bedoelde artikelen. Zie statuten, bijlage. Toelichting: D.2: De aanvrager zet zich in voor humanitaire hulp. Toelichting: De doelstellingen van de organisatie zoals vermeld in de statuten, dienen dit van de organisatie duidelijk te maken. Voor organisaties met een brede(re) doelstelling geldt dat zij dit ook kunnen aantonen op grond van hun track record en/of interne beleidsstukken, zoals strategisch jaarplan/meerjarenplan. Zie statuten, of bijvoorbeeld track record, strategisch jaarplan/meerjarenplan, bijlage Toelichting: D.3 De aanvrager maakt aannemelijk dat vanaf 1 januari 2014 ten minste 25% van de jaarlijkse inkomsten afkomstig is uit bronnen anders dan BZbijdragen. De aanvrager onderbouwt de aannemelijkheid hiervan aan de hand van de inkomsten over de periode Indien de aanvrager penvoerder is voor een alliantie geldt dit criterium voor Pagina 7 van 16

8 de gehele alliantie. Dat wil zeggen dat indien één van de deelnemende organisaties minder dan 25% van de jaarlijkse inkomsten uit andere dan BZ bijdragen verwerft, dit kan worden gecompenseerd door een andere partij uit de alliantie. Gelden die direct of indirect worden verkregen ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (bijvoorbeeld een subsidie of bijdrage van een Nederlandse ambassade) tellen niet mee bij het bepalen van de omvang van de eigen inkomsten. Jaarlijkse totale inkomsten 2010: EUR Waarvan niet BZ: Jaarlijkse totale inkomsten 2011: EUR Waarvan niet BZ: Jaarlijkse totale inkomsten in 2012: EUR Waarvan niet BZ: Gevraagd subsidiebedrag per jaar (gemiddeld): EUR N.B. Indien het gevraagde (gemiddelde) jaarbedrag hoger is dan drie keer het gemiddelde eigen inkomen over 2010, 2011 en 2012, dient overtuigd te worden aangetoond dat de eigen inkomsten voor de periode waarvoor subsidie wordt aangevraagd op het minimaal noodzakelijke niveau zullen zijn. Gebruik voor de conversie naar Euro s, de corporate rates (Annex II bij dit Aanvraagstramien) D.4: Het bruto salaris van de leden van management en bestuur van de aanvrager is niet hoger dan het salaris van de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking (maximaal per jaar, op grond van een 36-urige werkweek). De aanvrager specificeert de hoogte van de salarissen (inclusief toeslagen) van de leden van het management (inclusief CEO) en van het bestuur. Naam Functie Jaarsalaris (bruto) Toelagen Pagina 8 van 16

9 Gebruik voor de conversie naar Euro s, de corporate rates (Annex II bij dit Aanvraagstramien) D.5: De aanvrager is in staat tot een adequaat financieel beheer. De aanvrager kan door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten als waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten waarborgen. Toelichting: De aanvrager toont hiertoe aan dat hij: een Framework Partnership Agreement 1 heeft gesloten met de Europese Commissie op het gebied van humanitaire hulp 2 of een organisatie is die in de periode in het kader van een subsidieaanvraag bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken een Organisatietoets met aanvullende organisatietoets of de Checklist Organisational Capacity Assessment (COCA) heeft ingediend welke toetsen een positieve uitkomst hadden. De aanvraag voldoet aan de onderstaande criteria: D.6: De subsidieaanvraag bedraagt minimaal 1 mln. en heeft een maximale looptijd van 12 maanden. Toelichting: Dit blijkt uit het programmavoorstel en bijbehorende begroting. De middelen dienen zo effectief mogelijk te worden gebruikt, hetgeen onder meer betekent dat de uitvoering niet moet leiden tot versnippering van de 1 De Europese Unie volgt een NGO beoordelingsproces dat heeft geleid tot een door DG ECHO opgestelde lijst van 203 Ngo s uit 27 EU lidstaten die voldoen aan de kwaliteitseisen van de EU. De door de EU gestelde criteria zijn vergelijkbaar met de criteria die het ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert om de organisatorische kwaliteit van subsidieaanvragers te beoordelen op grond van artikel 4, eerste lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. 2 Cordaid, Care Nederland, Dorcas Aid International, Health Net TPO, NRK, ICCO, AZG, Oxfam Novib, Save the Children NL, Terres des Hommes, War Child, World Vision en ZOA. Pagina 9 van 16

10 hulp en daarmee verminderde resultaten. Om die reden worden alleen voorstellen in behandeling genomen die overtuigend aantonen dat binnen de looptijd van maximaal 12 maanden een bedrag van tenminste 1 miljoen euro nodig is. D.7: Het programma betreft: a. Cross border hulp aan ontheemden binnen Syrië zoals omschreven in paragraaf 1 van de beleidsregels, óf b. Hulp aan niet-geregistreerde vluchtelingen in buurlanden van Syrië zoals omschreven in paragraaf 1 van de beleidsregels. D.8: Het programma betreft geen initiatieven die proselitisme (mede) beogen. Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting. D.9: Het programma betreft geen commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten. Toelichting: Dit blijkt uit het voorstel en bijbehorende begroting. Pagina 10 van 16

11 D.10: Het programma betreft activiteiten die toe te rekenen zijn aan de ODA-middelen volgens de OESO/DAC-criteria. 3 Toelichting: Dit blijkt uit het programmavoorstel en bijbehorende begroting. D.11: Aanvragers hebben tenminste 1 jaar ervaring met: a. Voor aanvragen onder Cross border hulp: cross border hulp aan ontheemden in Syrië in de context van het Syrië conflict. Dit blijkt uit een beschrijving van de ervaring in de subsidieaanvraag, dan wel het toevoegen van rapportage over cross border humanitaire hulp activiteiten uit de periode ; b. Voor aanvragen onder hulp aan niet-geregistreerde vluchtelingen: hulp aan (niet-geregistreerde) vluchtelingen in de buurlanden van Syrië. Dit blijkt uit een beschrijving van de ervaring in de subsidieaanvraag, dan wel het toevoegen van rapportage over humanitaire hulp activiteiten ten behoeve van niet-geregistreerde vluchtelingen uit de periode D.12: De organisatie dient te beschikken over transparant beleid m.b.t. procurement van goederen en diensten. Dient in de aanvraag te worden omschreven. D.13: Kwaliteit en betrouwbaarheid van monitoring. Toelichting: In de aanvraag dient te zijn omschreven hoe de organisatie de resultaten van de hulp volgt en documenteert en of de organisatie de resultaten van monitoring terugkoppelt naar de programma uitvoering. 3 Voor omschrijving ODA criteria zie Pagina 11 van 16

12 Hiervan dienen tenminste twee voorbeelden te worden gegeven. D.14: Veiligheid van hulpverleners. Toelichting: In de aanvraag dient het vastgestelde beleid m.b.t. veiligheid te worden omschreven. Uit het beleid moet blijken wat de organisatie onderneemt om ervoor te zorgen dat de veiligheid van medewerkers of medewerkers van partnerorganisaties wordt gemaximaliseerd. Pagina 12 van 16

13 III. Programmatoets Zoals in het amendement omschreven kunnen organisaties subsidie aanvragen voor de volgende twee soorten hulp: 1. Cross border hulp voor vluchtelingen in Syrië en 2. hulp aan niet-geregistreerde Syrische vluchtelingen in de buurlanden. Omdat deze twee soorten hulp en de wijze waarop de hulp dient te zijn ingericht sterk van elkaar verschillen, gelden verschillende, op de beide soorten van hulp toegesneden criteria voor de beoordeling van de aanvragen in het kader van Humanitaire Hulp Syrië via Ngo s Uiteraard hoeft u alleen dat deel van de programmatoets in te vullen dat van toepassing is op uw aanvraag. Ad. 1 Cross border hulp voor vluchtelingen in Syrië P.1.1: De mate waarin de aanvrager zich voor het bepalen van de hulpbehoeften van de groepen Syriërs waarvoor cross border hulp is bedoeld baseert op deugdelijke assessments. Dit blijkt uit het programmavoorstel. P.1.2: De mate waarin de aanvrager in staat is om de cross border hulp te beëindigen zodra noodhulp via reguliere (VN) kanalen weer mogelijk is. Toelichting: Cross border hulp is een tijdelijke noodgreep om mensen te voorzien van basisbehoeften. Dit blijkt uit het programmavoorstel. Pagina 13 van 16

14 P.1.3: De mate waarin de aanvrager kan aantonen te beschikken over een effectief monitoringsysteem dat onder meer duidelijk maakt dat de humanitaire hulp daadwerkelijk de doelgroep bereikt en niet wordt gebruikt voor andere dan humanitaire doelen. Toelichting: De aanvrager geeft aan welke groeperingen actief zijn in de grensregio waar de cross border hulp wordt verstrekt, welk doel rol/invloed deze groeperingen hebben en of er risico s bestaan dat cross border humanitaire hulp door deze groeperingen wordt onderschept en/of wordt aangewend voor andere dan humanitaire doelen. De aanvrager laat op basis van ervaring zien te beschikken over een monitoringssysteem dat ontwikkelingen op dit terrein bijhoudt, risico s in kaart brengt en op basis waarvan tijdig adequate maatregelen worden genomen om misbruik te voorkomen. P.1.4 De mate waarin de veiligheid van hulpverleners wordt gewaarborgd. Toelichting: In de aanvraag dient het beleid m.b.t. veiligheid te worden omschreven. Tevens dient te worden aangegeven welke acties de organisatie onderneemt om ervoor te zorgen dat de veiligheid van medewerkers of medewerkers van partnerorganisaties wordt gemaximaliseerd. De aanvrager geeft tevens aan welke risico s het ziet voor de hulpverleners met het oog op de bij P1.3 genoemde problematiek, of het veilig is voor de hulpverleners om de grens over te steken en welke maatregelen worden genomen om veiligheid van hulpverleners te verbeteren. Ad. 2 Hulp aan niet-geregistreerde Syrische vluchtelingen in de buurlanden Pagina 14 van 16

15 P.2.1 De mate waarin de aanvrager zich voor het bepalen van de hulpbehoeften van niet-geregistreerde groepen Syriërs in de buurlanden baseert op deugdelijke assessments met een duidelijke omschrijving van de doelgroep, redenen voor de speciale aandacht voor deze doelgroep en goed inzicht in de hulpbehoeften. Dit blijkt uit het programmavoorstel. P.2.2 De mate waarin de aanvrager eraan bijdraagt de niet-geregistreerde vluchtelingen zo snel mogelijk te registreren via de reguliere (VN) kanalen, en in staat is vervolgens de noodhulp te beëindigen. Toelichting: Hulp aan niet-geregistreerde vluchtelingen is een tijdelijke noodgreep om mensen die gevlucht zijn en nog niet konden worden geregistreerd door UNHCR, te voorzien van basisbehoeften. Dit blijkt uit het programmavoorstel. P.2.3 De mate waarin de aanvrager waarborgt dat hij geen hulp verleent aan mensen die weigeren zich via UNHCR te laten registreren, dan wel door UNHCR niet als vluchteling worden aangemerkt. Dit blijkt uit het programmavoorstel. Pagina 15 van 16

16 IV Lijst van mee te sturen bijlagen: Een activiteitenplan dat een overzicht bevat van activiteiten, naar aard, omvang, fasering en onderling verband, in relatie tot de daarmee beoogde doelstellingen en resultaten en verwachte effecten voor de maanden van de periode waarin de activiteiten worden uitgevoerd. Een gedetailleerde en sluitende begroting behorende bij het activiteitenplan, die inzicht geeft in de inkomsten, inclusief bijdragen van derden, en uitgaven gerelateerd aan de voorgenomen activiteiten voor de maanden van het tijdvak waarvoor subsidie is gevraagd. Liquiditeitsprognose voor de gehele activiteitenperiode. V. Afsluiting Aanvrager verklaart hierbij dat alle gegevens in het aanvraagformulier en bijhorende bijlagen naar waarheid zijn ingevuld en bijgevoegd. Naam aanvrager Naam tekeningsbevoegde Datum Plaats Handtekening Pagina 16 van 16