Webinar: Financiën ontrafeld

Transcriptie

1 Webinar: Financiën ontrafeld 7 november 2016 Live vanuit: Reeuwijk

2 Even kennismaken Rob Latten DeVerandermotOR.nl Liza Arends OR-Ondersteuning.nl Rob Latten 2

3 Agenda: 1. Kort terugkijken naar de relatie tussen strategie en 2. financiën 3. De begroting als stuurinstrument 4. De rol van de OR daarbij Rob Latten 3

4 1. Relatie strategie en financiën Rob Latten 4

5 Strategische (beleids)cyclus (en de financiële planning&control cyclus) Meerjarenbeleidsplan (strategisch plan, incl. begroting) Richten (visie/missie/strategie) Inrichten (beleidsplannen) Toekomstige situatie Kaderbrief (uitgangspunten komend jaar) Begrotingscyclus Jaarplan (begroting/budget) Belichten (SWOT) Huidige situatie Monitoren (maand-kwartaalcijfers) Jaarverslag (verantwoording, risicoanalyse, managementletter) Rob Latten 5

6 Zoek moment van invloed Meerjarenbeleidsplan (strategisch plan, incl. begroting) Richten (visie/missie/strategie) Inrichten (beleidsplannen) Toekomstige situatie Kaderbrief (uitgangspunten komend jaar) Inbrengen (planmatig, speel het spel, beargumenteer) Begrotingscyclus Jaarplan (begroting/budget) Belichten (SWOT) Huidige situatie Jaarverslag (verantwoording, risicoanalyse, managementletter) Monitoren (maand-kwartaalcijfers) Rationeel onderbouwen: - Kwalitatief - Kwantitatief ( ) OR-speerpunten - Duurzame inzetbaarheid - Communicatie met achterban - Werkdruk Balans, - Etc Rob Latten 6

7 Lever als OR toegevoegde waarde In feite is er sprake van drie basisopdrachten: > Het leveren van een inhoudelijke bijdrage (ideeën, bevindingen, risico s, aandachtspunten, et cetera) > Het leggen van verbindingen en breng de bevindingen (met medewerkers, toezichthouders, klanten, anderen). > Het bewandelen van nieuwe wegen (door initiatief voorstellen, actief zijn, out-of-the-box denken). Invloed door: 1. Inhoudelijke mening (vroegtijdig meepraten) 2. Procedurele betrokkenheid (minder inhoudelijk, wettelijk, verantwoording afleggen) Bron: Patrick Vermeulen, Overleg: niet voor de vorm (2011) Rob Latten 7

8 Tip! Zorg dat de OR in de juiste energiestand komt. Ontwikkel de juiste proces -competenties. Breng de (financiële) beleidscyclus in kaart. Bepaal je strategie voor het gesprek. Werk vanuit een OR-visie, speerof uitgangspunten. Bespreek de juiste bril Rob Latten 8

9 2. Financiën Rob Latten 9

10 Financiën is niet lastig Omzet minus is resultaat de rest is vakjargon, laat je niet gek maken Wij maken het onszelf lastig Rob Latten 10

11 Maar vergis je niet Naast de boekhoudkundige berekeningen moeten we ook kijken naar het echte geld (gevleugelde uitspraak: cash is king) Rob Latten 11

12 Planning & Control cyclus Kosten en kostprijzen Budgettering Management-informatie (BSC) Management and cost accounting Projectmanagement, Investeringen, Innovaties Treasury Corporate finance (o.a financiering, aantrekken middelen) Cashmanagement (o.a. geldstroom- en liquiditeitenbeheer) Basisadministratie Boekhouding Financieel management Financial accounting AO / IC Corporate Governance Jaarverslaggeving (o.a. balans, w/v-rekening, kasstroomoverzicht) Management Letter Ratio-analyse Regelgeving (RJ, IFRS, etc.) Fiscaliteit Procesbeheersing Risicomanagement modellen (COSO) Beheersing ICT Sarbanes Oxley en Tabaksblat In control statement Besturing, toezicht en afleggen van verantwoording. Compliance officer (bewaken wetgeving, regelgeving, transacties, integriteit, etc) Rob Latten 12

13 Tip! Weet waar het over gaat (maak een eigen woordenboek). Vraag door op meningen en stellingen. Werk vooral aan de interne kant (=toekomstgericht) en laat je niet te veel verleiden tot de externe verslaglegging Heb inzicht in het probleem, voordat met oplossingen wordt gestart. Maak verschillende scenario s Rob Latten 13

14 3. Begroting en budget Rob Latten 14

15 Strategische (beleids)cyclus (en de financiële planning&control cyclus) Meerjarenbeleidsplan (strategisch plan, incl. begroting) Richten (visie/missie/strategie) Inrichten (beleidsplannen) Toekomstige situatie Kaderbrief (uitgangspunten komend jaar) Begrotingscyclus Jaarplan (begroting/budget) Belichten (SWOT) Huidige situatie Monitoren (maand-kwartaalcijfers) Jaarverslag (verantwoording, risicoanalyse, managementletter) Rob Latten 15

16 De begroting is de richting het plan..cijfermatige weergave van activiteiten de financiele business case verwachte inkomsten/uitgaven over een (langere)periode Oftewel een kompas voor de organisatie Een budget zijn een toegestane kosten ruimte waarbinnen je moet blijven vaak op de korte termijn ook wel een taakstellende begroting genoemd Rob Latten 16

17 Rob Latten 17

18 Soorten begroting Meerjarenbegroting Exploitatiebegroting Investeringsbegroting Onderhoudsbegroting Etc Rob Latten 18

19 Functie begroting Budgetteringsfunctie Financieringsfunctie Beleidsfunctie Beheersfunctie Autorisatiefunctie Informatie- en onderhandelingsfunctie Vergelijkingsfunctie Rob Latten 19

20 Wat is een budget? Een budget is een werkafspraak tussen managers met als belangrijkste kenmerken: financiële vertaling (kosten/opbrengsten); van een afgesproken plan (resultaat/middelen); gebaseerd op een vastgesteld beleid (strategisch/operationeel); met een taakstellend karakter (standaarden/normen); voor een bepaalde periode (één jaar) Rob Latten 20

21 1. Planning > Gedwongen goed naar de toekomst kijken > Richting geven > Koers uitstippelen > Prioriteiten stellen 2. Taakstelling Functies budget > Manager verantwoordelijk voor realisatie budget > Bevoegdheid te beschikken over benodigde middelen voor uitvoering 3. Communicatie > Welke prestaties worden verlangd en waarom > Deelgenoot worden in gezamenlijk streven 4. Coördinatie > Budgetten moeten een consistent geheel vormen > Tijdige aansluiting om inconsistenties op te sporen en op te lossen 5. Evaluatie > Achteraf verantwoording afleggen > Realisatie en budget vergelijken > Welke activiteiten zijn verricht > Oordeel geven over geleverde prestaties 6. Control > Inzicht in bedrijfsprocessen en financiële middelen > Nemen van corrigerende maatregelen Rob Latten 21

22 Van strategie naar budget Beleid Plan Budget Kwartaal overzicht kwaliteit verbeteren produktinnovatie uitbreiding marktaandeel minder direct personeel opleidingsplan R&D-plan investeringsplan personeelsplan opleidingsbudget R&Dbudget investeringsbudget personeelsbudget gerealiseerd... afwijking... oorzaak Rob Latten 22

23 4 basale budgetteringsmethoden 1. Vast budget, waarbij de ongedeelde, integrale kosten worden gebudgetteerd; 2. Variabel budget, waarbij de variabele kosten en de proportioneel vaste kosten worden gebudgetteerd; 3. Gemengd budget, waarbij de vaste en variabele kosten afzonderlijk worden gebudgetteerd; 4. Flexibel budget, waarbij de gestelde normen op korte termijn kunnen worden aangepast Rob Latten 23

24 Relatie strategie - budget Uitgangspunten Strategie Meerjarenbeleid Meerjarenplannen/kaderbrief Verantwoording en bijstelling Begrotingen - Budget Nacalculatie Rob Latten 24

25 Budgetbewaking Planning/begroting Werkelijkheid Vergelijking Afwijkingen Incidenteel Structureel Correctie Rob Latten 25

26 Tip! Heb helderheid over de strategische doelen van de organisatie en de wijze waarop die zijn verwerkt in in de toekomst (begrotingen). Zijn de doelen vertaald in acties? Reflecteer de financiële uitkomsten op de doelstellingen die gesteld zijn. Maak een trendanalyse van o.a. activa, omzet, kosten, rendementen. Blijf in de buitenschil en ga de diepte in om extra inzicht te krijgen. Heb zicht op afschrijvingen, investeringen en financieringsvorm. Heb helderheid over zaken als Liquiditeit, Solvabiliteit en andere kengetallen waarop de bestuurder de organisatie aanstuurt (waar ligt hij wakker van?)./ Zijn de OR-doelen vertaald in de begroting? Rob Latten 26

27 Een begroting als OR? Een begroting opstellen is professioneel. Let op een budget kan problemen geven. Veel aspecten zijn reeds in de wet geregeld, dus niet in een budget verankeren Rob Latten 27

28 Ter afsluiting: vragen? Rob Latten 28