Uitleg bij het bestelformulier Actie Kerkbalans 2017

Transcriptie

1 Uitleg bij het bestelformulier Actie Kerkbalans 2017 Deze bijlage geeft uitleg over de onderdelen die u in dient te vullen op uw bestelformulier Actie Kerkbalans. Per onderwerp (A tot en met F) zal worden uitgelegd welke keuzes u heeft, welke consequenties deze keuzes hebben en waar u op moet letten. VOORAF Er is een digitaal bestelformulier beschikbaar waarmee u uw bestelling gemakkelijker kunt plaatsen. Als u Kerkbalansmateriaal bestelt via bijvoorbeeld enveloppen, antwoordenveloppen en/of folders, die het LRP-team moet gebruiken, dan kunt u uw bestelling starten op U ontvangt altijd binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging van uw bestelling. Neem contact op als u geen reactie krijgt. Het invullen van uw gemeente- en eventueel wijkgemeentenummer is van belang in verband met mogelijke verwarring met een andere gemeente. Op het bestelformulier moeten uw contactgegevens worden vermeld. Deze worden gebruikt op het moment dat er voor het LRP-Team iets niet duidelijk is, maar ook om u op de hoogte te stellen van de levering van uw bestelling, of voor correspondentie omtrent door u of team Kerkbalans te leveren materialen. Vul dus altijd uw contactgegevens in! Controleer altijd twee weken voor de verzending de resultaten van uw selectie, ook als deze door het LRP-team is gemaakt. Om een zo actueel mogelijk selectieresultaat te krijgen, kunt u zelf in LRP op genereer totaaloverzicht klikken. Zie ook de hoofdstukken over selecties in de verschillende handleidingen. Zorg ervoor dat ca. drie weken voor de afleverdatum van de toezeggingsformulieren uw ledenadministrateur de samenstelling en aanschrijfnamen van de pastorale eenheden heeft gecontroleerd. TIP: Kopieer het bestelformulier voordat u het gaat invullen. Zo heeft u altijd een reserve-exemplaar bij de hand. Op internet is het bestelformulier ook te downloaden. KEUZE UITVOERING KERKBALANS 2017 [A] Op onderdeel A van het bestelformulier geeft u aan van welke vorm(en) van dienstverlening u gebruik wenst te maken. Als u toezeggingsformulieren wilt bestellen, dan vinkt u de eerste optie aan. Bij onderdeel [C] volgen vragen rond de opmaak ervan. Om een door ons aangeleverde looplijst te ontvangen, vinkt u het vakje inclusief looplijst op papier aan. Deze looplijst wordt op dezelfde wijze gesorteerd als de toezeggingsformulieren en kan helpen bij het bezorgen en ophalen van de toezeggingsformulieren. De looplijst kan ook via worden

2 toegestuurd. Dan is een bladsprong per straat of vrij gebied mogelijk. U ontvangt dan zowel een lijst in.xlsx-formaat als een lijst in.pdf-formaat. De laatste is niet meer te bewerken, maar wel gemakkelijk te printen. Wanneer u na de actie Kerkbalans ook de maandelijkse uitvoering (AKB Automatische Kerkelijke Bijdrage) of delen daarvan door het LRP-Team wilt laten uitvoeren, vinkt u het vakje Maandelijkse verwerking (AKB) aan. De specifiekere wensen geeft u op bij onderdeel [F]. Als u het invoeren in LRP van de ontvangen toezeggingen aan het LRP-Team wilt uitbesteden, vinkt u het vakje Invoer toezeggingen aan. In januari ontvangt u dan bericht omtrent de procedure. U zorgt ervoor dat de toezeggingen die u ontvangt naar Utrecht worden gezonden. GEWENSTE WEEK VAN LEVERING KERKBALANS 2017 [B] Hier geeft u aan in welke week het LRP-Team uw bestelling moet verzenden. In de week voorafgaand aan de door u aangegeven week zal de productie plaatsvinden en moeten eventuele door u aan te leveren materialen / bijlagen beschikbaar zijn. Aan het begin van die voorafgaande week ontvangt u bericht dat de bestelling in LRP is aangemaakt, waarna u tot woensdag gelegenheid hebt om ernaar te (laten) kijken en eventuele wijzigingen door te geven. Op de woensdag voorafgaand aan de gewenste week van ontvangst wordt de bestelling doorgestuurd naar de drukker. U zult de bestelling vervolgens in de loop van de gewenste week ontvangen. U kunt de bestelling niet eerder dan twee weken na retourzending van het bestelformulier inplannen. TOEZEGGINGSFORMULIER [C] Dit onderdeel van het bestelformulier behandelt het toezeggingsformulier dat naar uw gemeenteleden wordt verzonden. Hierbij wordt uitgegaan van combiformulieren: een toezeggingsformulier met aangehechte acceptgiro. Er kunnen ook losse acceptgiro s worden besteld, maar in het kader van de actie Kerkbalans is dat zo uitzonderlijk dat dit niet op het bestelformulier wordt aangeboden. Neem contact op met de orderadministratie als u losse acceptgiro s wenst. Als de opmaak van het toezeggingsformulier, het rekeningnummer en de gewenste doelgroep gelijk zijn aan vorig jaar, kunt u dat aangeven en meteen doorgaan met onderdeel [E]. De rest van de vragen bij [C] en [D] kunt u dan dus overslaan: het LRP-team neemt de gegevens van vorig jaar over. Allereerst is er de keuze tussen een eigen opmaak (aangepast sjabloon) of het standaard sjabloon zoals opgesteld door het LRP-Team. Er wordt

3 automatisch onderscheid gemaakt tussen leden die voor het eerst meedoen (of van wie geen vorig toezegging in LRP bekend is) en leden van wie wél een vorige toezegging bekend is. Als er een vorige toezegging in LRP bekend is, kan optioneel het vorige toegezegde bedrag worden vermeld en zal altijd de vorige toezegging (met rekeningnummer, betaalwijze en betaalmaanden) worden vermeld. Er kan op verzoek hiervan worden afgeweken, zodat alle leden een blanco toezeggingsformulier ontvangen en alles opnieuw moeten invullen. Dit is zo uitzonderlijk dat het bestelformulier er niet in voorziet. Met het oog op de afschaffing van de acceptgiro in 2019 kiezen sommige gemeenten er al voor om geen gebruik meer te maken van de acceptgiro. Bij het onderdeel wel/geen acceptgiro aan het toezeggingsformulier kunt u aangeven of u er wel of niet gebruik van wilt maken. Zo niet, dan wordt op de plek van de acceptgiro alleen het adresblokje afgedrukt. Vervolgens geeft u bij aan te bieden betaalwijzen aan welke mogelijkheden uw gemeenteleden krijgen om het toegezegde bedrag aan u over te maken. Acceptgiro en Overige zijn doorgaans van toepassing. Overige betaalwijzen zijn bijvoorbeeld contante betalingen of (periodieke) overboekingen via internetbankieren. Om automatische incasso te kunnen aanbieden dient u te beschikken over een incassocontract met de bank. Als gemeenteleden gebruik wensen te maken van ideal dan verloopt het gehele betaalproces digitaal. De gemeenteleden ontvangen dan een met een link naar een (beschermde) omgeving van ideal, vanwaar zij via internetbankieren hun toezegging kunnen voldoen. INRICHTING LRP [D] Als eerste wordt u gevraagd om een fondsnummer en rekeningnummer aan te geven. Het fondsnummer vindt u terug in LRP via het menu Bijdragenadministratie > Fondsen & acties, in de eerste kolom van het overzicht. Tenzij er sprake is geweest van fusie kunt u hetzelfde fonds als vorig jaar gebruiken. Let op: Maakt u gebruik van wijkfondsen en een verzamelfonds dan zult u per wijkfonds een bestelling moeten doen. In het vakje rekeningnummer vult u de IBAN of het rekeningnummer in waarop u de betalingen voor de Actie Kerkbalans wenst te ontvangen. Is dit de eerste keer dat o.b.v. dit rekeningnummer wordt besteld, dan ontvangen wij graag een kopie van het acceptgirocontract. Bij het onderdeel selectie geeft u aan welke doelgroep u wilt aanschrijven. Als in LRP al een correcte selectie voorhanden is, kiest u de eerste optie en vermeldt u het selectienummer uit LRP. Als u werkt met subselecties, bijvoorbeeld omdat een deel van de leden een krijgt i.p.v. een toezeggingsformulier, of omdat u verschillende groepen een verschillende begeleidende brief wilt sturen, wordt het te complex voor het bestelformulier. Het LRP-team neemt contact op om de bestelling af te stemmen.

4 Als u op basis van selectiecriteria een selectie door het LRP-Team wilt laten maken, dan kiest u voor één van de drie standaard doelgroepen. De standaard ondergrens qua leeftijd is daarbij voor een aantal categorieën 21, maar u kunt dat aanpassen in de aangekruiste optie. Als u werkt met digitale toezeggingen is er een subselectie nodig, om onderscheid te kunnen maken tussen gemeenteleden die een krijgen en zij die een toezeggingsformulier op papier ontvangen. Vink deze optie aan om te zorgen dat e.e.a. wordt afgestemd. Onder de kop Aanschrijfwijze heeft u twee opties. Om per pastorale eenheid aan te schrijven, vinkt u het eerste vakje (standaard) PE-Naam aan. Hiermee worden alle PE-hoofden op gezinsnaam aangeschreven. Geselecteerde kinderen worden op hun eigen naam aangeschreven. U kunt er ook voor kiezen om alle geselecteerden op hun eigen naam aan te schrijven. Dan vinkt u het vakje geregistreerdenaam aan. Het LRP-team hanteert standaard de PE-naam, zodat echtparen ook als echtpaar worden aangeschreven. Wanneer u de toezeggingsformulieren laat afleveren op een afleveradres (bijvoorbeeld op het kerkelijk bureau) dan kunt u onder het kopje Sortering aangeven hoe de toezeggingsbrieven gesorteerd moeten worden. U kunt voor vier standaard sorteringen kiezen. Mocht u een eigen sortering willen handhaven dan vinkt u het vakje Andere sortering aan. Let op: De afwijkende sortering waarvoor u kiest dient door uzelf gekoppeld te worden aan het fonds van waaruit u de Actie Kerkbalans draait. Wanneer uw eigen sortering op vrije gebieden let zult u in het fonds moeten aangeven welke vrije gebieden dit betreft. Geselecteerden die niet in de gekozen vrije gebieden voorkomen worden ongesorteerd aan het eind toegevoegd. Wanneer u voor een eigen sortering kiest, kan het LRP-team niet verantwoordelijk worden gehouden voor de juistheid van het resultaat. NABEWERKING [E] Envelop Allereerst wordt u onder de kop envelop gevraagd of en zo ja, wat voor een envelop u wenst. Er zijn twee formaten envelop beschikbaar: het acceptgiroformaat, dat tot en met 2015 gebruikelijk was, en het C5-formaat (t.b.v. dubbelgevouwen A4) dat ook gebruikt wordt voor de Kerkbalans-enveloppen die u via kunt bestellen. Voor beide formaten geldt dat de onderkant van het toezeggingsformulier (de acceptgiro of het adresblok op die plaats) adresdrager is en achter het venster zal vallen. U hoeft alleen een envelop aan te kruisen als u wilt dat het LRP-team de toezeggingsformulieren daarin inpakt. Anders vinkt u het vakje Niet nodig aan. Wanneer u wenst dat de door u bestelde enveloppen met

5 toezeggingsformulieren niet worden dichtgeplakt dan vinkt u het vakje Envelop open laten aan. Vinkt u deze niet aan, dan ontvangt u de enveloppen gesloten op uw afleveradres. Bij directe verzending aan uw gemeenteleden zullen de enveloppen uiteraard altijd gesloten worden. Door het LRP-Team bij te voegen materialen Aanlevering materialen d.m.v. pakbon Naast producten van het LRP Team kunt u, zoals gebruikelijk, uw verzending aanvullen met eigen producten of producten van / de VKB. Op het bestelformulier staan die producten aangemerkt met *. Wanneer u van een dergelijke gecombineerde verzending gebruik wenst te maken, dan ontvangt u (of indien van toepassing ook het Team Kerkbalans) van het LRP-Team uiterlijk twee weken voor verzending een pakbon. Deze pakbon zal worden verstuurd naar het door u opgegeven adres. Meer informatie ontvangt u samen met de pakbon. Bijsluiters Er is een strook beschikbaar voor de eigen administratie van gemeenteleden: de bijsluiter kopie toezegging. Hierop kan een gemeentelid invullen welke toezegging hij/zij doet en deze bewaren voor de eigen administratie. Ook kan het rekeningnummer van de gemeente worden genoteerd als geheugensteun. Wanneer voor automatische incasso als betaalwijze werd gekozen, kan het nummer worden genoteerd dat als referentie bij de incasso wordt vermeld. Uiteraard kunt u ook een eigen bijsluiter (laten) printen en naar de drukker van het LRP-team sturen om te laten bijvoegen. Antwoordenveloppen U kunt zelf antwoordenveloppen opsturen of deze via de / de VKB bestellen. Het is ook mogelijk om het LRP-team uw antwoordenvelop op te laten maken en te laten voorzien van een logo, eigen tekst en/of retouradres. Brieven Sinds versie 3.0 biedt LRP de mogelijkheid een eigen brief via LRP-sjabloon bij te voegen. U kunt uw brief als sjabloon in LRP opmaken en door het LRP-team laten printen en bijvoegen. Zo kunt u de brief ook persoonlijk maken. Het sjabloon kunt u (laten) koppelen in het fondsjaar 2017, tabblad Selectie. U hoeft de brieven dan niet zelf aan te leveren bij onze drukker. Ook kunt u zo via het mechanisme van subselecties verschillende brieven voor verschillende doelgroepen (bijv. jongeren, of gulle gevers) laten bijvoegen. Opmaak van de brief met logo s e.d. is in LRP niet mogelijk. Optioneel kunt u wel via het LRP-team briefpapier opmaken.

6 U kunt ook uw brief digitaal aanleveren. Kies dan voor de optie eigen brief digitaal aangeleverd, door LRP-team te printen en bij te voegen. U hoeft de brieven dan niet zelf te (laten) printen en op te sturen. U kunt ook nog steeds zelf de brieven printen en met de pakbon opsturen naar onze drukker om te laten bijvoegen. Kies dan voor brief, geprint en geleverd door gemeente. Deze optie heeft, gezien de gemakkelijkere en goedkopere alternatieven, niet de voorkeur. Folders Ten slotte kunt u er te laten bijvoegen. De keuzes betreffen de leverende partij. U kunt de folders ook door het LRP-team laten printen. Zie de prijslijst voor de tarieven. Verzending Als laatste onderdeel van nabewerking geeft u aan hoe u de producten voor de Actie Kerkbalans verzonden wenst te hebben. Als u wilt dat de mailing gelijk bij uw gemeenteleden op de mat valt dan vinkt u aan: Port betaald direct naar gemeenteleden. Wilt u echter dat de mailing eerst bij u (bijv. op het Kerkelijk bureau) wordt afgeleverd en zorgt u zelf voor verdere verspreiding dan zet u een kruisje bij via pakketpost naar één afleveradres. Zorgt u er dan voor dat u het adres duidelijk leesbaar op de daarvoor bestemde plek in het formulier invult. Wanneer u bij het LRP-team alleen de toezeggingsformulieren wilde bestellen, dan bent u nu klaar met het invullen van het bestelformulier. Het vervolg betreft maandelijkse acceptgiro s, incasso s, herinneringen enz. AKB-VERWERKING [F] Wanneer u de gehele verwerking van de Actie Kerkbalans uitbesteedt aan het LRP-Team, dan zijn er nog enkele vragen die u dient te beantwoorden. Dit veronderstelt dat u bij onderdeel [A] ook de optie Maandelijkse verwerking (AKB) hebt aangekruist. Het LRP-Team kan voor u de maandelijkse verzending van acceptgiro s uitvoeren. U dient daarvoor te beschikken over een acceptgirocontract. Dit contract sluit u af met uw bank en u machtigt daarmee een servicebureau, in dit geval het LRP-Team, om voor u de acceptgiro s te printen en te versturen. U kunt ook de maandelijkse incasso-opdrachten door het LRP-Team laten uitvoeren. Hiervoor dient u te beschikken over een SEPA-incassocontract en, afhankelijk van uw bank, over een volmacht. Zie voor meer informatie. De meeste gemeenten hebben in januari nog geen toezeggingen ingevoerd. Althans niet op tijd voor een incassorun in januari. Mocht u

7 echter wel een incassorun in januari willen, bijv. omdat er digitaal kon worden toegezegd of omdat periodieke schenkingen al zijn ingevoerd, dan kunt u dat op het bestelformulier aangeven. Als u werkt met ideal kan het LRP-team wel de maandelijkse s klaarzetten, waarin uw gemeenteleden worden uitgenodigd hun termijn te voldoen, maar het daadwerkelijk verzenden is een taak van de bijdrageadministrateur. Met het vakje Herinneringen geeft u opdracht herinneringen op ontbrekende ontvangsten aan te maken en te versturen. Verderop in het bestelformulier (bij onderdeel F) kunt u aangeven in welke maanden u wenst te herinneren en hoe deze moeten worden verzonden. Verzendwijze maandelijkse betalingsverzoeken en herinneringen U kunt er voor kiezen om de producten gelijk naar uw gemeenteleden te laten versturen, of deze eerst op een afleveradres te ontvangen. Het verzenden van de maandelijkse betalingsverzoeken gebeurt z.s.m. na iedere 16e van de maand. De herinneringen worden elke maand z.s.m. na de 28e verzonden. Op het bestelformulier kunt u links de enveloppen en verzendwijze kiezen voor de maandelijkse acceptgiro s [F1] en rechts voor de herinneringen [F2]. Als u geen acceptgiro s en/of herinneringen wilt, laat u dat gedeelte blanco. Wanneer u er voor kiest om de producten op een afleveradres te laten bezorgen, dan dient u zelf zorg te dragen voor de verdere verspreiding onder uw gemeenteleden. Tenzij u bij deze vraag een (ander) adres invult zal uw bestelling worden afgeleverd op het adres dat u eventueel al heeft ingevuld bij onderdeel [E] Nabewerking. Herinneringsmaanden Hier kunt u aanvinken in welke maanden het LRP-Team de herinneringen voor u zal genereren en versturen. Herinneringen worden de 28e van elke gekozen maand aangemaakt op basis van de tot dan toe verwerkte ontvangsten. Wij adviseren om minimaal twee maal per jaar te herinneren, afhankelijk van het aantal deelnemers. Als u het vakje januari 2018 kiest, ontvangt u in januari een herinnering die betrekking heeft op het gehele actiejaar Briefsjabloon herinneringen De herinnering bestaat uit een brief met een aangehechte acceptgiro. U kunt er voor kiezen om de standaardtekst van het LRP-Team op deze brief te laten drukken. U kunt ook gebruik laten maken van een eigen tekst. In het eerste geval zet u een vinkje bij het vakje standaard herinneringsbrief. Wilt u gebruik laten maken van een eigen tekst, zet u een vinkje bij eigen sjabloon. U kunt daar bijvoorbeeld contactgegevens toevoegen.