Nieuwsbrief #1. 1 Algemeen Nieuws. Inhoud van dit nummer: Samen met je opdrachtgever zoeken naar verdere optimalisatie. juni 2014

Transcriptie

1 Nieuwsbrief #1 juni 2014 Inhoud van dit nummer: 1 Algemeen Nieuws 2 Confina Algemeen 3 Confina Personeels-/Salarisadministratie Sluitingstermijn mutaties: 13 juni 2014 Betaaldata salarissen: 25 juni Confina Financiële administratie Samen met je opdrachtgever zoeken naar verdere optimalisatie. 1 Algemeen Nieuws Nieuwe ronde cao-onderhandelingen binnenkort van start De PO-Raad en de vakbonden beginnen woensdag 28 mei 2014 aan een nieuwe ronde van cao-onderhandelingen. Om het proces te bespoedigen, hebben de partijen gezamenlijk een externe voorzitter voor het overleg gezocht die ook een bemiddelende rol kan spelen om te helpen de nodige noten te kraken. De PO-Raad is verheugd dat Peter Gortzak bereid is deze klus te doen. Op dit moment is Gortzak hoofd Beleid bij pensioenuitvoerders APG. Tot vorig jaar was hij secretaris van de FNV. Jaarcijfers primair onderwijs schetsen te rooskleurig beeld Het beeld dat het primair onderwijs de afgelopen jaren extra geld heeft gekregen, is genuanceerder dan lijkt. Het jaarverslag van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) dat woensdag werd gepresenteerd, meldde dat het primair onderwijs in 2013 zevenhonderd euro per leerling meer kreeg dan in Dat betekent echter niet dat schoolbesturen nu per definitie voldoende geld hebben om hun kosten van te betalen. Schoolbesturen hebben inderdaad meer geld ontvangen, maar ze hebben er ook taken bij gekregen. Zij moeten bijvoorbeeld geld besteden aan professionalisering. Bovendien zijn hun kosten de afgelopen jaren sneller gestegen dan de bekostiging. Dat komt onder meer doordat het aantal leerlingen daalt maar vaste lasten, zoals de kosten voor een schoolgebouw en energie, gelijk blijven. Een andere reden is dat de stijgende werkgeverslasten niet volledig zijn gecompenseerd. Dat wordt niet duidelijk uit de cijfers. Naar verwachting zullen ook de jaarrekeningen van de schoolbesturen over 2013 positieve cijfers laten zien. Zij hebben eind vorig jaar eenmalig extra geld kregen vanuit het Herfstakkoord (296 miljoen euro) en geld om de werkgelegenheid in het onderwijs te behouden (85 miljoen euro). Omdat deze bedragen aan het eind van het jaar werd uitgekeerd en het geld uit het Herfstakkoord in december als een verrassing kwam, konden de besturen het geld in 2013 niet uitgeven. Daardoor hebben ze dat jaar geld overgehouden. Ook dit kan een vertekend beeld geven van de financiële situatie van schoolbesturen. De jaarrekeningen worden pas eind van dit jaar, 2014, gepubliceerd. Dankzij afspraken die vorig jaar in verschillende akkoorden zijn gemaakt, weten besturen dat ze er de komende tijd geld bij krijgen. Dat geld is welkom en heeft hen lucht gegeven. Desondanks kunnen zij moeilijk plannen maken omdat ze nog niet precies weten hoeveel geld zij daadwerkelijk kunnen uitgeven. Verschillende afspraken zijn namelijk nog niet zijn uitgewerkt. Zonnedauw 3, 9202 PE Drachten Postbus 744, 9200 AS Drachten info@confina.nl

2 Sectorakkoord VO Het kabinet en de VO-raad hebben op 17 april jl. een principe-sectorakkoord VO afgesloten. Met de afspraken is jaarlijks een bedrag gemoeid dat oploopt tot 369 miljoen euro, voor nog beter onderwijs. De leden van de VO-raad hebben op de Algemene Ledenvergadering (ALV) van 23 april ingestemd met het principesectorakkoord. Het sectorakkoord wordt definitief als ook het onderhandelaarsakkoord over de nieuwe CAO VO door zowel de achterban van de VO-raad als de achterban van de vakbonden bekrachtigd wordt. Het akkoord zal dan het bestaande Bestuursakkoord vervangen. De afspraken uit het Bestuursakkoord die nog niet zijn gerealiseerd, maken deel uit van het nieuwe sectorakkoord. In het sectorakkoord staan afspraken over doelstellingen, maatregelen en investeringen voor het voortgezet onderwijs in de periode tot en met Belangrijke doelen van het sectorakkoord zijn dat de talenten van middelbare scholieren optimaal worden benut, zij ruimte hebben om te differentiëren in niveau en tempo en dat er geïnvesteerd wordt in de kennis en deskundigheid van leraren en schoolleiders en bestuurders. Ook wordt ernaar gestreefd dat er minder leerlingen blijven zitten en dat scholen ouders en leerlingen meer inzicht geven in de kwaliteit van de school en de voortgang daarvan. Met de afspraken is jaarlijks een bedrag gemoeid dat oploopt tot 369 miljoen euro. 2 Confina Algemeen Nieuwe Website De nieuwe website van Confina is vorige week live gegaan. De website heeft diverse wijzigingen ondergaan in lay-out/inhoud en heeft diverse ondersteunende thema s met informatiefilmpjes en ondersteunende digitale berekeningsformulieren. De website geeft tevens toegang tot de portals van onze Cliënt Server, I-Muis en Raet/Youforce. De komende periode zullen er nog diverse nieuwe toevoegingen worden gedaan dus kijk regelmatig even op voor actuele nieuwsberichten, ondersteunende tools of aanvullende informatie over onze dienstverlening. Consultancy en Interim en nieuwe diensten Detachering Confina is op interim basis regelmatig bij diverse opdrachtgevers werkzaam. Indien u advies en/of tijdelijke ondersteuning nodig heeft voor bijvoorbeeld complexere vraagstukken of werkzaamheden als Algemeen directeur, Controller, Projectmanager, Projectmedewerker, personeelsfunctionaris of administratief medewerker neemt u dan contact op met interim-services van Confina. Wellicht kunnen wij de oplossing bieden. 3 Confina Personeels-/Salarisadministratie Ontwikkelingen Vervangingsfonds Binnen het vervangingsfonds zijn een aantal ontwikkelingen gaande waarvan wij u op de hoogte willen stellen. Zoals u weet heeft het Vervangingsfonds de controle op rechtmatigheid van ingediende declaraties uitbesteed aan KPMG. Uit evaluatie van steekproefcontroles door KPMG is gebleken dat sommige onrechtmatigheden vaker voorkomen. Hieronder hebben wij informatie weergegeven om u als werkgever te ondersteunen in het rechtmatig indienen van declaraties. Zie voor actuele informatie de website van het vervangingsfonds op De loonkosten van vervangers kunnen - onder voorwaarden - worden gedeclareerd bij het Vervangingsfonds. De voorwaarden vindt u in het Reglement van het Vervangingsfonds. We zoeken continu naar aansluiting bij onze relaties.

3 Hulpmiddel bij declareren Door wie mag ik een afwezige vervangen om in aanmerking te komen voor vergoeding door het Vervangingsfonds? Om deze vraag snel en makkelijk te kunnen beantwoorden, heeft het Vervangingsfonds voor besturen, scholen en administratiekantoren een hulpmiddel ontwikkeld in de vorm van een schema. Het vertrekpunt in het schema Vervangen en Declareren is de functiecategorie van de afwezige. Daar tegenover staan verschillende vervangingsmogelijkheden. Niet alle combinaties zijn echter toegestaan. Of ze zijn wel toegestaan, maar met specifieke voorwaarden. In het schema ziet u in één oogopslag welke vervangingsmogelijkheden voor uw afwezige zijn toegestaan. U kunt hieronder op de snelkoppeling klikken waarna u rechtstreeks toegang krijgt tot dit schema. Het schema ondersteunt u ook bij het rechtmatig declareren. Schema Vervangen en Declareren Termijn Declaraties moet u indienen binnen 4 maanden na afloop van de maand waar de declaratie betrekking op heeft. HR Selfservice Raet (HRSS) Op 1 januari 2013 is Confina gestart met de nieuwe Raet HRM Module HR Selfservice waarmee digitaal personeels-/ salarismutaties kunnen worden ingediend. Deze module is volop in ontwikkeling en daarom willen wij iedereen die deze module gebruikt met deze nieuwsbrief periodiek informeren over eventuele nieuwe releases. Tevens willen wij met tips & trucs de eindgebruiker ondersteunen om mutaties snel en volledig te kunnen indienen. Indien u als eindgebruiker wensen of opmerkingen heeft over deze module dan kunt u deze mailen naar applicatiebeheer@confina.nl. Wij zullen dan beoordelen of we uw wens kunnen meenemen in toekomstige aanpassingen of kenbaar maken bij de softwareontwikkelaar Raet om deze module verder te kunnen optimaliseren. Op de volgende pagina hebben wij wat Tips & Trucs weergegeven om u te ondersteunen binnen HRSS. Tips & Trucs HR Selfservice Raet (HRSS) Bij indienen van de mutaties let op dat Raet werkt met tot en met data dus indien bijvoorbeeld een aanstellingsmutatie moet eindigen per is de einddatum Indien er een wijziging in een bestaande ziekte-/verlofmelding met vervanging wordt doorgegeven dient eerst de lopende vervanging beëindigd te worden voordat deze wijzigingsmutatie ziekte/verlof via HRSS kan worden ingediend en worden verwerkt. Daarna kunt u de vervanging alsnog weer met een mutatie opstarten vanaf de wijzigingsdatum. Bij het indienen van een vervangingsmutatie is het van belang de juiste volgorde te hanteren, deze is: - Zoek de medewerker die gaat vervangen - Klik daarna bij afwezige op de medewerker die je wilt laten vervangen - Kies de aanstelling waarop je de vervanging wilt laten ingaan - Kies de afwezigheidsredenen en afwezigheidsperiode aan - Daarna verschijnt een pop up (heb je popup blokkering uitstaan?) waarin je de begindatum/einddatum en wtf per dag kunt doorgeven - Wanneer je klaar bent kies dan op verder en verzenden om mutatie af te ronden Let op dat bij meerdere aanstellingen afwezig of meerdere afwezigheidsperioden de vervangingsperiode altijd overeenkomt met aanstellingsperiode afwezige en afwezigheidsperiode!! Bij retour zenden van ingediende mutaties via HRSS dient er altijd een begeleidende memo (tbv indiener) te worden geschreven voordat de mutatie retour gezonden kan worden. Let op dat de pop-up blokkering altijd bij deze actie uitstaat want anders lijkt het of de mutatie in verwerking blijft staan. Zorg dus altijd dat de memo beschikbaar is en geschreven is voordat u op ok in de memo klik. Daarna wordt pas daadwerkelijk de mutatie retour gezonden naar de indiener.

4 Bent u ook al bezig met de begroting van 2015 en daarna? Berekeningen voor de toekomst met de Begrotingsmodule van Raet. U wilt groeien of inkrimpen, maar wat betekent dat voor uw loonkosten? Met onze online salarisadministratie software is het mogelijk om inzage te krijgen in de loonkosten op diverse aggregatieniveaus. Dit geldt voor loonkosten van medewerkers en niet medewerkers. De begroting die u draait vanuit een prognose is door u zelf aan te sturen. Hierdoor is het mogelijk om zelfs na een prognose nog wijzigingen aan te brengen op situaties die in de toekomst gaan spelen. Voor uw gemak en veiligheid kunt u altijd switchen tussen het door u geprognotiseerde deel en de werkelijke realisatie. Interesse om deze module ook te gaan gebruiken met ondersteuning van Confina? Neem dan contact met ons op via nick@confina.nl of Applicatiebeheer en ICT inzake performance Raet/Youforce software Regelmatig ontvangen wij vragen over foutmeldingen bij gebruik van Raet/Youforce software onderdelen. Na analyse blijkt vaak dat de lokale PC s van de eindgebruiker niet voldoen aan de voorgeschreven specificaties en instellingen die nodig zijn om de software goed te kunnen laten werken. Raet heeft hiervoor een SAAS A-Matrix opgesteld waarin per software onderdeel duidelijk is aangegeven aan welke specificaties en instellingen de PC van de eindgebruiker moet voldoen. In mei 2014 is de nieuwste versie van de A-Matrix vrijgegeven. Confina heeft deze versie inmiddels ook doorgezonden naar alle contactpersonen. Uw ICT collega kan voor u nakijken of uw eigen PC aan de juiste instellingen voldoet en deze indien nodig desgewenst voor u aanpassen. Indien u vragen heeft kunt u zich altijd wenden tot applicatiebeheer@confina.nl. Indien u nog niet de nieuwste SAAS A-Matrix heeft ontvangen of u wenst deze alsnog te ontvangen kunt u hiervoor een verzoek op voorgaand mailadres indienen. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk deze versie digitaal in uw mailbox. Ondersteuning kwaliteitsverbetering onderwijs met Raet Online Bewezen en betrouwbare basisadministratie Bijdrage aan kwaliteitsverbetering Grip op personeelskosten De kwaliteit van het onderwijs staat hoog op de maatschappelijke en politieke agenda. Uw medewerkers bepalen in belangrijke mate het succes van uw organisatie. Gegevens over de formatie en competenties van uw docenten hebt u nodig om aan te blijven sluiten bij de onderwijsvraag. De HR-portal Raet Online voorziet in deze behoefte en geeft optimaal inzicht in uw personele en financiële middelen. Zo kunt u een strategische bijdrage leveren aan de kwaliteitsverbetering van het onderwijs. Gecertificeerde gegevensuitwisseling met DUO en Vervangingsfonds Met het personeelsinformatiesysteem en de salaris software voor het onderwijs hebt u de optimale ondersteuning voor uw basis HR- en salarisadministratie. Ondersteuning van uw CAO, de oplossing voor de werkkostenregeling en een gecertificeerde gegevensuitwisseling met het Vervangingsfonds en de DUO. Allemaal zaken waar u personeels- en salarisadministratie geen omkijken meer naar heeft. Zicht op opleiding en ontwikkeling Instrumenten zoals de functiemix en de wet Beroepen In Onderwijs (BIO) leveren een bijdrage aan de kwaliteitsverbetering van het onderwijs. De e-hrm portal van Raet helpt u bij de uitvoering hiervan. De resultaten van jaarlijkse gesprekken over de thema s opleiding en ontwikkeling leggen leidinggevenden eenvoudig vast in de webportal. Met de gebruiksvriendelijke managementrapportages hebben u en de leidinggevenden daarom altijd zicht op de ontwikkeling en competenties van uw personeel. Toegankelijk voor alle betrokkenen De innovatieve portal Raet Online biedt een slimme procesondersteuning voor alle HR-processen binnen uw onderwijsinstelling. Medewerkers wijzigen zelf hun persoonsgegevens, vragen online verlof aan of dienen digitaal declaraties in. De leidinggeven kunnen dit fiatteren en controleren. Medewerkers zelf de flexibele arbeidsvoorwaarden laten raadplegen, of toegang verschaffen tot de digitale salarisstrook? Met Raet Online heeft u het juiste instrument in handen. Niet alleen het personeel binnen uw organisatie kunt u toegang verlenen. Ook voor externen zoals de arboprofessional biedt Raet Online de oplossing. Op deze manier hebben alle belanghebbenden toegang tot bijvoorbeeld het verzuimproces.

5 Kwaliteit behouden, nu en in de toekomst Uw organisatie krijgt de komende jaren te maken met een krappere arbeidsmarkt en vergrijzing, terwijl de onderwijsvraag alleen maar toeneemt. Hierbij is het niet alleen de huidige werving van uw personeel van belang, maar ook die van de toekomst. Strategische personeelsplanning is daarom essentieel om tijdig in te spelen op de in- door en uitstroom binnen uw onderwijsinstelling. Geen omkijken naar basis HR-processen Wilt u geen omkijken meer hebben naar de basisprocessen rondom personeels- en salarisadministratie? Confina neemt deze processen graag van u over. Continuïteit in werkzaamheden Wilt u weten hoe u uw HR-processen nog meer kunt optimaliseren, of op welke processen u kosten kunt besparen? Onze consultants van Confina geven u op basis van zorgvuldige analyses het antwoord. Met Confina en Raet weet u zeker dat u de continuïteit in uw werkzaamheden kunt waarborgen, bij ziekte, maar ook tijdens piekmomenten. Niks automatische piloot. Juist zoeken naar verbeterpunten. 4 Confina Financiële administratie (Meerjaren-)begroting De jaarrekeningen zijn allemaal weer gereed en tijdig naar het Ministerie van OC&W toegezonden de managementrapportages zijn ook al weer verstrekt en de nieuwe formaties worden weer voor het nieuwe schooljaar vastgesteld. Lastige afwegingen in de loonkosten moeten worden gemaakt. Wellicht bent u ook al weer aan de slag met de begroting van 2015 en de meerjarenbegroting. Onze FA professionals kunnen u daarbij desgewenst ondersteunen. Hierbij kan worden gebruik gemaakt van ons eigen ontwikkelde loonkostenvolgsysteem of aanvullend via de begrotingsmodule van Raet. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op met uw contactpersoon van Confina. Digitale facturering Confina heeft een nieuwe partner voor digitale verwerking van uw facturenstroom. Deze partner heet Blue10. Blue10 is gespecialiseerd in het digitaliseren van inkoopfacturen. Alle facturen (papier, PDF en digitaal) worden gedigitaliseerd, naar de juiste persoon in de organisatie gestuurd en naadloos verwerkt in de financiële administratie. Facturen zijn bovendien altijd weer terug te vinden in het digitale archief.

6 Integratie met uw financiële pakket (Functioneel) De integratie van de software van Blue10 met het financiële pakket behelst de volgende onderdelen: het uitlezen van leveranciersdata en het (automatisch) coderen en boeken van facturen vanuit Blue10 in uw financiële systeem. Tevens worden de verval- en betaaldatum, het boekstuknummer en de geboekte factuurregels overgehaald uit het financiële systeem en zichtbaar gemaakt in de Workflow. Verdere specificaties: Webbased: overal ter wereld te benaderen, mits er een internetverbinding beschikbaar is Realtime: de uitwisseling van de gegevens tussen uw financiële administratie en Blue10 vindt realtime plaats. Er is geen nachtverwerking en dergelijke nodig Gebruikersvriendelijk Toepassing Het digitaliseren van van uw facturenstroom heeft een aantal grote voordelen, voor de verschillende lagen in uw organisatie: Alle facturen zijn centraal opgeslagen in de administratie, facturen kunnen niet meer zoek raken Het is voor het bedrijfsbureau in één oogopslag duidelijk bij wie welke factuur in behandeling is Omdat facturen niet meer gekopieerd worden scheelt het aanzienlijk in uw beschikbare archiefruimte Uitsluitend facturen die zijn goedgekeurd worden ook betaald Met Blue10 heeft een budgethouder snel een degelijk overzicht van wat precies aan facturen omgaat Blue10 bespaart u het ongemak van moeilijk te vinden of zelfs kwijtgeraakte documenten. Facturen zijn met de ondersteuning van Blue10 snel en eenvoudig online terug te vinden. En dat levert u gemak en dus tijdwinst op. Is dit ook voor mijn organisatie interessant? Wellicht denkt u dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen alleen interessant is voor grote organisaties die minimaal facturen per jaar verwerken. Dat is een misverstand. Blue10 heeft het digitaal verwerken van inkoopfacturen voor iedere organisatie toegankelijk gemaakt. De software van Blue10 kan zowel lokaal op een eigen server, als volledig online gebruikt worden. Op deze manier is het digitaal verwerken van uw inkoopfacturen al interessant bij de verwerking van enkele tientallen facturen per maand. Neem contact op met Confina en we bespreken vrijblijvend alle mogelijkheden. Redactie Nieuwsbrief Confina: Nick Slagter Heeft u aanvullende vragen of opmerkingen over deze nieuwsbrief neemt u dan contact op via telefoonnummer of mail info@confina.nl Zonnedauw 3, 9202 PE Drachten Postbus 744, 9200 AS Drachten info@confina.nl