Verslag over het bestuur en de toestand van de Stad Gent in 2012 DEEL B

Transcriptie

1 Verslag over het bestuur en de toestand van de Stad Gent in 2012 DEEL B

2

3 Inhoudstafel DEEL A INHOUDSTAFEL 1. ALGEMEEN ORGANOGRAM GEMEENTERAAD COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN DIENST OMBUDSVROUW MANAGEMENTTEAM DIENSTEN VAN DE STADSSECRETARIS Dienst Bestuursondersteuning Diensten van de Stadssecretaris Staf.. 38 Bureau adjunct-stadssecretaris. 41 Bureau Financiën Bureau Personeel Dienst Interne Audit Dienst Protocol en Logistiek Dienst Belastingen Juridische Dienst en Kennisbeheer Dienst Organisatieontwikkeling DEPARTEMENT FINANCIËN Departement Financiën - staf Dienst Boekhouding Dienst Financiële Planning Dienst Invorderingen DEPARTEMENT BEVOLKING EN WELZIJN Departement Bevolking en Welzijn - Staf Dienst Asiel en Vluchtelingenbeleid Dienst Burgerzaken Dienst Buurtwerk Integratiedienst Jeugddienst Seniorendienst Dienst Sociale Voorzieningen Dienst Straathoekwerk DEPARTEMENT FACILITY MANAGEMENT Departement Facility Management - Staf Dienst Vastgoedbeheer Dienst Bouwprojecten Dienst Onderhoud gebouwen Dienst Aankoopbeheer Dienst FM-Ondersteuning Dienst Service en Logistiek Stad Gent, jaarlijks verslag van het College

4 Inhoudstafel 11. DEPARTEMENT CULTUUR EN SPORT Departement Cultuur en Sport - Staf Dienst Bibliotheek Dienst Cultuurcentrum Dienst Cultuurparticipatie Design Museum Gent Dienst Historische Huizen Gent 231 Dienst Monumentenzorg en Architectuur MIAT - Museum voor Industriële Archeologie en Textiel Museum voor Schone Kunsten Sportdienst Dienst Stadsarcheologie en Stadsarchief DEPARTEMENT ONDERWIJS EN OPVOEDING Departement Onderwijs en Opvoeding - Staf Onderwijsinstellingen incl. Centrum voor Leerlingenbegeleiding Centrum voor Leerlingenbegeleiding CLB Dienst Administratie Onderwijs Pedagogische begeleidingsdienst Dienst Kinderopvang Educatieve diensten Stad Gent, jaarlijks verslag van het College

5 Inhoudstafel DEEL B 13. DEPARTEMENT HR Departement HR - Staf Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming Dienst Personeelsbeheer Dienst Rekrutering en Selectie Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk DEPARTEMENT COMMUNICATIE EN PROMOTIE Departement Communicatie en Promotie - Staf Dienst Evenementen en Feesten Dienst Toerisme Dienst Communicatie Dienst Onthaal STRATEGIE EN COORDINATIE Strategie en Coördinatie - Staf Dienst Lokale Preventie en Veiligheid Stedelijke Vernieuwing en Gebiedsgerichte Werking Dienst Gemeenschapswachten Algemeen DEPARTEMENT WERK EN ECONOMIE Departement Werk en Economie - Staf Dienst Economie Dienst Werk Dienst Markten en Foren DEPARTEMENT BRANDWEER Brandweer - Administratie Brandweer - Hulpcentrum Brandweer - Operationeel Personeel Brandweer - Technische en Logistieke Ondersteuning DEPARTEMENT MILIEU, GROEN EN GEZONDHEID Milieudienst Groendienst Gezondheidsdienst Dienst Milieutoezicht DEPARTEMENT RUIMTELIJKE PLANNING, MOBILITEIT EN OPENBAAR DOMEIN Departement Ruimtelijke Planning, Mobiliteit en Openbaar Domein - Staf Dienst Coördinatie Dienst Administratie Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen Mobiliteitsbedrijf Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning Dienst Wonen Stad Gent, jaarlijks verslag van het College

6

7 13. DEPARTEMENT HR

8

9 13. Departement HR Jaarverslag 2012 Departement nw 11 - Departement HR Departement HR - Staf Hoofdstrategische HSD01 Ten laatste in 2020 is Gent internationaal erkend als centrum voor innovatie en experimenten en is Gent een voortrekker in de evolutie naar een lerende en creatieve samenleving. SD 1 We verzekeren dat de stad als organisatie performant kan presteren door haar te faciliteren, inspireren en ondersteunen met de best passende organisatiebouwstenen. OD 1.1 Wij zorgen voor het opvolgen van het veiligheidsbeleid i.v.m. persoonsgegevens. Activiteit Opvolgen van het veiligheidsbeleid i.v.m. persoonsgegevens. Omschrijving De veiligheidsconsulent informatietechnologie had volgende taken in 2012: - Het voorzitten van een permanente werkgroep betreffende informatiebeveiliging. - Wijzigingen voorstellen voor processen, systemen, gegevensopslag en organisatie om risico's te minimaliseren en de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid ervan te garanderen. Erop toezien dat deze zo snel mogelijk binnen de organisatie ingevoerd worden. Een veranderingsbeleid binnen de stad Gent is noodzakelijk op meerdere vlakken. - Veiligheidsincidenten opvolgen en beheren. Een sensibiliseringscampagne plannen en uitvoeren voor de diensten van de organisatie, die een hoger beveiligingsniveau tot gevolg heeft. - Alle voornoemde zaken samenvatten in een globaal veiligheidsplan en de bijhorende policy s, standaarden, procedures en organisatie. Het communiceren met de hoogste hiërarchie en diverse verantwoordelijken van de organisatie in verband met het veiligheidsbeleid en -plan, het laten goedkeuren van het veiligheidsbeleid door de hiërarchie, en ervoor zorgen dat er voldoende en aangepaste organisatorische, technische en financiële middelen beschikbaar worden gesteld om het veiligheidsbeleid correct te kunnen uitvoeren. - Het aanvragen van alle vereiste machtigingen bij het comité van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, het sectorale comité van het Rijksregister, het sectorale comité voor de sociale zekerheid en het verzorgen van andere formeel vereiste procedures. Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie Resultaten - Opmaak nieuwe beleidsverklaring voor informatieveiligheid - Aanzet veiligheidsplan - Aanpassen diverse circulaires. Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -299-

10 13. Departement HR SD 2 Wij verzekeren een innovatief, klantgericht, transparant personeels-, organisatie- en welzijnsbeleid met oog voor ontwikkeling en kennisdeling. OD 2.2 Als kenniscentrum streven we naar correcte regelgeving die duidelijk, transparant en eenvoudig is; stellen we management- en beleidsinfo beschikbaar en ontwikkelen we de meest adequate tools en instrumenten om medewerkers, hun leidinggevenden en de organisatie maximaal in hun functioneren te ondersteunen. Activiteit Fungeren als Infopunt Personeel. Omschrijving Het Infopunt Personeel staat in voor het beantwoorden van alle vragen van personeelsleden die betrekking hebben op HR-materies (HR = Human Resources). Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie 3,00 administratief medewerk(st)er 1,00 consulent(e) Resultaten In 2012 behandelde het Infopunt Personeel schriftelijke vragen van personeelsleden en sollicitanten. De vragen gingen hoofdzakelijk over salaris, arbeidsduurvermindering, vakantieverlof, anciënniteit en pensioen. Daarnaast werden er wekelijks gemiddeld 200 telefonische oproepen beantwoord. Met in totaal 84 nieuwsflashes werd het netwerk HR geïnformeerd over wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen inzake personeelsaangelegenheden. Het Infopunt Personeel verzorgde ook het indiensttredingsgesprek voor 248 nieuwe personeelsleden die in 2012 in dienst kwamen. Activiteit Fungeren als kenniscentrum van en voor personeelsreglementering en organiseren van vakbondsoverleg. Omschrijving Uitschrijven van de personeelsreglementering en leveren van het voorbereidende en beleidsadviserende denk- en studiewerk. In 2012 worden de arbeidsreglementen van verschillende stadsdiensten gefinaliseerd. Daarnaast wordt de RPR aangepast aan nieuwe hogere regelgeving en nieuwe HR-visies. Personeelsformatie 2,80 adjunct van de directie 0,50 coördinator-expert Resultaten HR Juridische Ondersteuning paste de rechtspositieregeling aan (invoeren verlof voor deeltijdse prestaties, verhoging instroommogelijkheden kansengroepen, aanpassingen aan proeftijd en aanstellingsvoorwaarden) en het Reglement op het Geneeskundig Toezicht (in functie van het aanwezigheidsbeleid). De arbeidsreglementen van het Departement HR werden goedgekeurd. De afdeling doet ook het secretariaat van het vakbondsoverleg. De Werkgroep Administratie-Vakbonden kwam 28 keer samen, het Bijzonder Onderhandelingscomité 17 keer, het Hoog Overlegcomité 2 keer en het Basisoverlegcomité 12 keer Stad Gent, jaarlijks verslag van het college

11 13. Departement HR Activiteit Ontwikkelen, ontsluiten en integreren van beleidsrelevante en gerichte informatie over personeelsmateries. Omschrijving Deze activiteit omvat het genereren van ken- en stuurgetallen met betrekking tot HR (personeelssamenstelling, diversiteit, absenteïsme enz.), het beheer van een aantal applicaties (Cevips, Xtremis enz.) en de projectwerking e-hrm. In 2012 worden de rapporten inhoudelijk en vormelijk gealigneerd met de beleidsrapporten van het OCMW, met als doel voortaan jaarlijks gelijktijdig gelijkaardige rapporten te genereren op basis van vergelijkbare bronnen. Daarnaast wordt het e-hrm-project verder gezet. Personeelsformatie 1,30 adjunct van de directie 2,00 administratief medewerk(st)er 2,00 consulent(e) Resultaten Een leverancier werd gekozen voor de implementatie van het eerste luik van het e-hrm-project (zachte HR: competentiemanagement, vorming en evaluatie) en zijn de werkzaamheden van start gegaan. Met het OCMW werd een gemeenschappelijk concept voor verzuimrapportering uitgewerkt en een leverancier gekozen om die in de komende drie jaar te realiseren. Daarnaast werd in het kader van het e-hrmproject een basis gelegd voor een afgestemde rapportering voor zachte HR. Hoofdstrategische HSD02 In 2020 heeft elke Gentenaar, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, geloofsovertuiging, seksuele voorkeur, handicap of socio-economische situatie, toegang tot alles wat de samenleving te bieden heeft en is voor elke Gentenaar gelijke toegang tot kwaliteitsvol leven, wonen, werken en onderwijs maximaal gegarandeerd. SD 3 We verzekeren dat de Stad steeds kan rekenen op medewerkers met de juiste competenties die binnen een stimulerende en kwaliteitsvolle werkomgeving de stadsmissie waarmaken. OD 3.1 We voorzien in een optimale personeelsadministratie. Activiteit Begeleiden dossieropbouw en opvolging van de tucht- en sanctiedossiers. Omschrijving Voorbereiden en afhandelen van tucht- en sanctieprocedures. Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie Resultaten - acht tuchtdossiers opgestart - drie contractuele ontslagen begeleid - 21 confrontatiegesprekken. OD 3.4 We creëren de juiste condities en ondernemen acties om het algemeen welzijnsniveau van de medewerkers te verhogen. Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -301-

12 13. Departement HR Activiteit Ondersteuning bieden aan de vzw Sodiganda (middelen en personeel). Omschrijving Terugbetalingen op grabbelpas, swappas, culturele jongerenpas en pedometer. Geboorte- of adoptiepremie, jaarlijkse vergoeding voor kinderen met een handicap, jaarlijkse tussenkomst in medische en farmaceutische kosten, huwelijks- of samenwoningspremie, begrafenis- of crematievergoeding, tussenkomst in thuis-, gezins-, bejaarden- en/of poetshulp, schoolpremie en financiële tussenkomst in de premie brandverzekering en hospitalisatieverzekering. Advies en informatie over vragen van financiële, familiale of sociale aard; hulp bij crisissituatie; financiële tegemoetkomingen, voorschot op loon. Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie 2,40 administratief medewerk(st)er 1,00 consulent(e) Resultaten Het ledenaantal blijft ongeveer status-quo. Dit weerspiegelt zich in de uitbetaling van de verschillende premies. De aanvragen voor een financiële tegemoetkoming in de premie hospitalisatieverzekering en -brandverzekering stijgen wel. Ticketverkoop voor culturele evenementen en verhuringen van vakantiewoningen gebeuren nu rechtstreeks of online. De vragen voor individuele hulp stijgen nauwelijks maar de dossiers worden complexer. Er zijn wel meer vragen voor het toekennen van een renteloze lening. (Details : zie bijlagen) Activiteit Organiseren en Faciliteren van activiteiten voor de doelgroepen van het departement HR (personeelsevenementen en sportdag). Omschrijving In 2012 zullen er opnieuw een aantal personeelsevenementen georganiseerd worden. Personeelsformatie 0,40 administratief medewerk(st)er 0,40 hoofdadministratief medewerk(st)er Resultaten In 2012 werden 6387 werknemers bereikt met volgende evenementen: - Voetbalmatch KAA Gent - After Work Party - Picknick - Gent Jazz - Filmfestival - Kunst voor Jong en Oud. Hoofdstrategische Organisatiemissie GSD 1: We sturen onze werking en verbeteren voortdurend in de richting van een performante, dynamische organisatie. GSD 2: We verzekeren het beheer en de kwaliteitsvolle inzet van onze menselijke, financiële en materiële middelen als ondersteuning van onze werking Stad Gent, jaarlijks verslag van het college

13 13. Departement HR GSD 1 We sturen onze werking en verbeteren voortdurend in de richting van een performante, dynamische organisatie. GOD 1.1 We sturen onze werking via een strategische planningscyclus, goede communicatie binnen het departement en passen de principes van integrale kwaliteitszorg en communicatie toe in onze organisatieprocessen- en structuren. Activiteit Communiceren Omschrijving De communicatiecoördinator van het departement ondersteunt het departementshoofd om de communicatie binnen het departement en vanuit het departement naar andere diensten te organiseren. Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie Resultaten Diensten kregen brieven met antwoorden op vragen die schepen Tapmaz kreeg tijdens zijn dienstbezoeken. Thematische nieuwsflashes zijn in het leven geroepen, op papier voor wie geen eigen pc heeft en voor de overige medewerkers via intranetbericht, met als thema s: woon-werkverkeer, diversiteit, balans tussen werk en privé, tweede pensioenpijler voor contractuelen, personen met een handicap. Die actie wordt verdergezet in Midden 2012 werd in alle communicatie P&O vervangen door HR. We organiseerden ook een HR-namiddag en 2 HR-infosessies voor eigen personeel. Activiteit Plannen, sturen, coördineren en verbeteren. Omschrijving Deze activiteit omvat o.a. professioneel advies aanleveren bij het opzetten van nieuwe initiatieven bv. IVA (intern verzelfstandigd agentschap) of EVA (extern verzelfstandigd agentschap); onderhouden van en deelname aan externe netwerken; permanente aandacht voor diversiteit bij het personeel, Resultaten van risicoanalyses vertalen naar adviezen voor Human Resourcebeleid; periodieke opmaak strategische plannen / budgetopmaak / personeelsplanning / ondersteuning van de beleidsvoorbereiding / monitoring en evaluatie / verbetermanagement en organisatieontwikkeling / procesmanagement / beheerscontrole / coördinator Kwaliteit / coördinatoren ICT / Coördinatoren HR / Coördinatoren Passieve Openbaarheid van Bestuur. Personeelsformatie 2,00 adjunct van de directie 0,50 coördinator-expert 1,00 departementshoofd Resultaten Verbeterprojecten werden opgestart en uitgevoerd (i.v.m. diversiteit, de opstart van het project leeftijdsbewust personeelsbeleid, onderzoek naar een flexincome plan,...). Daarnaast werd hard gewerkt aan de uitbouw van e- HRM voor een efficiëntere administratie, een digitaal en geïntegreerd personeelsdossier met decentrale toegang, een betere integratie met de andere bedrijfsprocessen en een maximaal geautomatiseerde beleidsrapportering. Voorbereidingen werden getroffen voor een GDC HR (alle HR-processen van Stad en OCMW op elkaar afstemmen). Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -303-

14 13. Departement HR Activiteit Beheren van middelen en personeel Omschrijving Briefwisseling en dossierbeheer / document- en informatiebeheer / vergaderzaalbeheer / rol FM (facility management) / contactpersoon ICT / secretariaat. Personeelsformatie 2,90 administratief medewerk(st)er 1,00 boekhoud(st)er 0,40 hoofdadministratief medewerk(st)er Resultaten De departementsstaf van HR beschikte in 2012 over een krediet van ,00 euro voor de financiering van het administratief en facilitair beheer van het departement. Dit bedrag omvat ook gecentraliseerde kredieten voor het Departement HR en ook de kredieten voor de organisatie van de personeelsevenementen (ad ,00 euro) Stad Gent, jaarlijks verslag van het college

15 13. Departement HR Jaarverslag 2012 Departement nw 11 - Departement HR Departement HR Staf - bijlage Hoofdstrategische HSD02 In 2020 heeft elke Gentenaar, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, geloofsovertuiging, seksuele voorkeur, handicap of socio-economische situatie, toegang tot alles wat de samenleving te bieden heeft en is voor elke Gentenaar gelijke toegang tot kwaliteitsvol leven, wonen, werken en onderwijs maximaal gegarandeerd. SD 3 We verzekeren dat de Stad steeds kan rekenen op medewerkers met de juiste competenties die binnen een stimulerende en kwaliteitsvolle werkomgeving de stadsmissie waarmaken. OD 3.4 We creëren de juiste condities en ondernemen acties om het algemeen welzijnsniveau van de medewerkers te verhogen. Activiteit Ondersteuning bieden aan de vzw Sodiganda (middelen en personeel). Omschrijving Terugbetalingen op grabbelpas, swappas, culturele jongerenpas en pedometer. Geboorte- of adoptiepremie, jaarlijkse vergoeding voor kinderen met een handicap, jaarlijkse tussenkomst in medische en farmaceutische kosten, huwelijks- of samenwoningspremie, begrafenis-of crematievergoeding, tussenkomst in thuis-, gezins-, bejaarden- en/of poetshulp, schoolpremie en financiële tussenkomst in de premie brandverzekering en hospitalisatieverzekering. Advies en informatie over vragen van financiële, familiale of sociale aard; hulp bij crisissituatie; financiële tegemoetkomingen, voorschot op loon. Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie 2,40 administratief medewerk(st)er 1,00 consulent(e) Resultaten Leden Sodiganda telt leden (toename met 1,65% tov 2011). Premiepakket Er werden premies uitgekeerd (6,3% meer dan in 2011). Doordat de tegemoetkoming in de brandverzekering zowat de gehele doelgroep van Sodiganda aanspreekt, stijgen de aanvragen gevoelig ten koste van de tegemoetkoming in de medische en farmaceutische kosten, waarmee geen cumulatie mogelijk is. Door het steeds groter aantal gepensioneerde leden stijgen ook de aanvragen voor tegemoetkoming in de hospitalisatieverzekering spectaculair. De daling in de tegemoetkoming in de gezinszorg en poetshulp is te wijten aan het feit dat het uurloon voor de leden jaarlijks stijgt ten opzichte van de barema s van Sodiganda. Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -305-

16 13. Departement HR Voordelenpakket Bijdragebetalende Sodigandaleden krijgen jongerenpassen terugbetaald op vertoon van de betreffende jongerenpassen. Op vertoon van het aankoopbewijs van een pedometer, betaalt Sodiganda 5,00 terug. In de loop van het jaar worden door organisaties en handelaars verschillende kortingen aan de leden van Sodiganda aangeboden. De tijdelijke kortingen/acties zijn reducties van handelaars die gelden voor een bepaalde periode. De culturele evenementen zijn o.a. bezoeken aan tentoonstellingen, voorstellingen in het Capitole Gent, voorstellingen in het Bijloke Muziekcentrum Gent, etc. Advies, sociale begeleiding en tegemoetkomingen in bijzondere situaties Er werden 140 vragen en 108 dossier behandeld (2011: 141 vragen en 104 dossiers). Communicatie Sodiganda heeft een eigen rubriek op het intranet. Daarop zijn o.m. de kortingen van de handelaren, de geplande uitstappen, het voordelenpakket voor de leden beschikbaar. Het Sodigandatijdschrift en de Sodigandabrochure zijn er online raadpleegbaar Stad Gent, jaarlijks verslag van het college

17 13. Departement HR Jaarverslag 2012 Departement nw 11 - Departement HR Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming Hoofdstrategische HSD01 Ten laatste in 2020 is Gent internationaal erkend als centrum voor innovatie en experimenten en is Gent een voortrekker in de evolutie naar een lerende en creatieve samenleving. SD 2 Wij verzekeren een innovatief, klantgericht, transparant personeels-, organisatie- en welzijnsbeleid met oog voor ontwikkeling en kennisdeling. OD 2.2 Als kenniscentrum streven we naar correcte regelgeving die duidelijk, transparant en eenvoudig is; stellen we management- en beleidsinfo beschikbaar en ontwikkelen we de meest adequate tools en instrumenten om medewerkers, hun leidinggevenden en de organisatie maximaal in hun functioneren te ondersteunen. Activiteit Ontwikkelen en verder opvolgen van tools en managementinfo i.v.m. loopbaanbegeleiding, vorming en evalueren van medewerkers. Omschrijving Deze activiteit omvat het bijhouden van ken -en stuurgetallen, ontwikkelen van competentiehandboek en ontwikkelingshandboek; opmaak vormingsreglement, vormingsverplichtingen, ontwikkelen evaluatiesysteem, : starten met de voorbereidingen op het gebruik van de module evaluatie, de module 'competentiebeheer' en de module 'vorming' in het e- HRM pakket. Personeelsformatie 0,50 coördinator-expert 0,50 directeur Resultaten Om het project te ondersteunen werden naast de proceseigenaar ook een zestal collega s als sleutelfiguur aangeduid. Gebaseerd op het huidige systeem en best practices van externe partners wordt een tool gecreëerd waarbij de vormingsadministratie (voor HR-medewerkers en klanten) en het evaluatieproces geautomatiseerd loopt. De snelle verwerking en talloze mogelijkheden tot rapportering zijn een meerwaarde. Het vormgeven van de tool loopt verder in Dan worden resultaten verwacht. Activiteit Ontwikkelen van modaliteiten voor loopbaantrajecten, doorstroom, mogelijkheden tot herplaatsing, disabilitymanagement, aanwezigheidsbeleid. Omschrijving - regelgeving op die manier opstellen dat doorstroom, herplaatsing enz. op een efficiënte en effectieve manier mogelijk wordt gemaakt - een gemeenschappelijk draagvlak creëren binnen HR, met externe partners (EDPBW, controlearts e. d.) en met onze leidinggevenden om dergelijke modaliteiten ten uitvoer te kunnen brengen. Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -307-

18 13. Departement HR Personeelsformatie 0,50 adjunct van de directie 0,40 consulent(e) 1,00 coördinator-expert Resultaten In 2012 werden voorbereidingen getroffen om de aanpak i.v.m. ziekteverzuim in januari 2013 te implementeren. De arbeidsgeneesheer en psychosociaal preventieadviseur hebben mee de aanpak en oorzakenanalyse uitgewerkt. Zowel regelgeving als geneeskundige controle werden op de nieuwe visie afgestemd. De visie en afspraken i.v.m. ziekte werden naar alle medewerkers gecommuniceerd via brochures, infosessies en de opleiding Aanwezigheidsgesprekken voor leidinggevenden. Daarnaast werd een ITplatform opgezet om frequente afwezigheden op te volgen. Hoofdstrategische HSD02 In 2020 heeft elke Gentenaar, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, geloofsovertuiging, seksuele voorkeur, handicap of socio-economische situatie, toegang tot alles wat de samenleving te bieden heeft en is voor elke Gentenaar gelijke toegang tot kwaliteitsvol leven, wonen, werken en onderwijs maximaal gegarandeerd. SD 3 We verzekeren dat de Stad steeds kan rekenen op medewerkers met de juiste competenties die binnen een stimulerende en kwaliteitsvolle werkomgeving de stadsmissie waarmaken. OD 3.2 Wij bieden een evenwichtig en toegankelijk vormingsaanbod aan dat afgestemd is op de noden en behoeften van de medewerkers en de stadsorganisatie. Activiteit Coördineren en organiseren van opleidingen Omschrijving Deze activiteit omvat het beheer van de vormingsdossiers, het aanbieden van opleidingen op maat (dienstniveau en doelgroepenniveau); het aanbod uit vormingsbrochure; externe studiedagen; langdurige opleidingen (ook toegankelijk voor IVA's en EVA's (intern verzelfstandigde agentschappen en extern verzelfstandigde agentschappen)); communicatie met trainers, deelnemers, leidinggevenden. In 2012 opleidingen voorzien: voor medewerkers op niveau D en E met kortdurende contracten met het oog op doorstroom naar het reguliere circuit. ter ondersteuning van de migratie naar Windows 7/ Office rond het houden van verzuimgesprekken. ter ondersteuning van het nieuwe briefwisselingssysteem. Verzorgen van workshops rond coaching van medewerkers. Verzorgen van specifieke modules voor laaggeletterden in samenwerking met Leerpunt. Creëren van een aanbod specifiek gericht naar ervaren leidinggevenden. Personeelsformatie 2,10 administratief medewerk(st)er 2,40 consulent(e) Resultaten - 33 medewerkers met een kort contract volgden communicatie- en sollicitatietraining i.s.m. Leerpunt medewerkers volgden opleidingen i.v.m. migratie Windows Stad Gent, jaarlijks verslag van het college

19 13. Departement HR leidinggevenden volgden de opleiding Aanwezigheidsbeleid en voeren aanwezigheidsgesprekken. - Workshop coaching van medewerkers werd uitgewerkt en binnen één departement toegepast medewerkers volgden een Leerpunt-opleiding voor laaggeletterden deelnemers volgden opvolgsessies rond e-post - De nieuwe opdracht voor de opleidingen leidinggeven werd uitgeschreven. OD 3.3 We verlenen deskundig advies en ondersteuning met betrekking tot competentieontwikkeling en dit op maat van de noden en behoeften van de medewerkers en de stadsorganisatie. Activiteit Het begeleiden en ondersteunen van de medewerkers in hun loopbaan. Omschrijving Deze activiteit omvat loopbaangesprekken in het kader van de verdere ontwikkeling binnen dezelfde of naar een andere functie, een traject voor de nieuwe leidinggevenden, voortrajecten bij examens, de begeleiding bij een minder gunstige evaluatie of ongunstige evaluatie, het begeleiden van de leidinggevenden in het kader van hun opdracht als peoplemanager, de ondersteuning bij het invullen van de nieuwe taak naar aanleiding van een reorganisatie, het begeleiden van de medewerkers bij een reorganisatie/uitbesteding. 2012: Verzorgen van workshops rond communicatieve vaardigheden voor medewerkers op niveau D en E (met het oog op deelname aan examens) Verzorgen van een voortraject voor de (adjunct-)administratieve medewerkers met het oog op deelname aan het examen voor de statutarisering voor administratief medewerker. Begeleiden van de medewerkers die in de evaluatietermijn 2012 een ongunstige evaluatie kregen. Begeleiden van een aantal 'teams in nood' en evalueren en op punt stellen van de aanpak hieromtrent. Personeelsformatie 1,30 adjunct van de directie 0,80 administratief medewerk(st)er Resultaten - 33 medewerkers volgden Leerpuntmodules communicatieve vaardigheden en sollicitatietraining deelnemers voor de ICT-infosessie i.s.m. Rekrutering en Selectie voor het examen administratief medewerker. - Opgestart: -4 trajecten bij ongunstige evaluatie -begeleidingstrajecten bij gunstige evaluatie met aandachtspunten -60 trajecten voor nieuwe leidinggevenden -121 begeleidingen loopbaanontwikkeling (28 proactieve en 93 reactieve vragen). - Ondersteuning bij personeelsbewegingen bij de Dienst Communicatie en federalisering Hulpcentrum ondersteuning bij opmaak en uitvoering van vier actieplannen naar aanleiding van risico-analyses. Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -309-

20 13. Departement HR Activiteit Het begeleiden van de uitvoering van het systeem om de medewerkers formeel op te volgen in hun functioneren. Omschrijving Deze activiteit omvat de persoonlijke en schriftelijke communicatie i.v.m. de toepassing van het evaluatiesysteem, het registreren en klasseren van de documenten, het controleren van de uitvoering van de verplichte gesprekken, het beantwoorden van de vragen, het persoonlijk ondersteunen van de leidinggevenden, het rapporteren aan managementteam en beleid. In zal gestart worden met de voorbereiding voor het e-hrm-pakket. - zullen een aantal teams in nood grondig en geïntegreerd ondersteuning krijgen zodat de samenwerking, het functioneren en de resultaten verbeteren. - zal de evaluatietermijn 2013 op vlak van communicatie en kwaliteitsborging worden voorbereid. Personeelsformatie 0,50 administratief medewerk(st)er 0,40 consulent(e) Resultaten Een aantal medewerkers hebben mee vorm gegeven aan de het domein evaluatie binnen het e-hrm-pakket. Dit wordt pas in 2013 afgewerkt. Er gebeurt betere en meer frequente rapportering naar de dienstchefs over de stand van zaken van de gevoerde medewerkersgesprekken. Voor 1 team in nood werd gebruik gemaakt van een externe begeleider. De andere vragen werden omgebogen naar individuele coaching, algemene begeleiding in het kader van een reorganisatie, opleiding, Hoofdstrategische Organisatiemissie GSD 1: We sturen onze werking en verbeteren voortdurend in de richting van een performante, dynamische organisatie. GSD 2: We verzekeren het beheer en de kwaliteitsvolle inzet van onze menselijke, financiële en materiële middelen als ondersteuning van onze werking. GSD 1 We sturen onze werking en verbeteren voortdurend in de richting van een performante, dynamische organisatie. GOD 1.1 We sturen onze werking via een strategische planningscyclus, goede communicatie binnen het departement en passen de principes van integrale kwaliteitszorg en communicatie toe in onze organisatieprocessen- en structuren. Activiteit Plannen, sturen, coördineren en verbeteren. Omschrijving Coördinatie en teamoverleg, aansturing personeel (incl. functionering- en evaluatiegesprekken), lijncommunicatie, periodieke opmaak strategische plannen, budgetopmaak, personeelsplanning, periodieke jaarverslaggeving, ondersteuning van de beleidsvoorbereiding, monitoring en evaluatie (opvolgen en, scorecard, CAF, ), verbetermanagement en organisatieontwikkeling, procesmanagement, beheerscontrole (ICS), Stad Gent, jaarlijks verslag van het college

21 13. Departement HR Personeelsformatie 0,50 coördinator-expert 0,50 directeur Resultaten De omschrijving volstaat. GSD 2 We verzekeren het beheer en de kwaliteitsvolle inzet van onze menselijke, financiële en materiële middelen als ondersteuning van onze werking. GOD 2.1 We voorzien het departement van de gepaste administratie en facilitaire ondersteuning, beheren optimaal de financiële middelen binnen de interne en externe regelgeving en werken met professionele medewerkers die we optimaal inzetten en omkaderen en de nodige ontplooiingskansen bieden. Activiteit Beheren van middelen en personeel Omschrijving Deze activiteit omvat het verzorgen van de financiële verrichtingen verbonden aan de teamdagen en aan het organiseren van opleidingen in samenwerking met externe partners. Personeelsformatie 0,40 consulent(e) Resultaten De omschrijving volstaat Stad Gent, jaarlijks verslag van het college -311-