1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon

Transcriptie

1 MEDISCHE KAART (MEDIPRIMA) SEPTEMBER 2015

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon KSZ ONDERZOEK Opvraging medische kaart Simulatie A. Simulatie zonder extra flag B. Simulatie met flag inkomen < RMI Opmerkingen C. Simulatie met flag gerechtelijke beslissing D. Medische kaart in ander OCMW E. Simulatie: persoon voldoet niet aan voorwaarden Consultatie A. Geen medische kaart B. Medische kaarten in het eigen OCMW C. Medische kaarten in een ander OCMW EEN MEDISCHE KAART AANMAKEN Inleidende informatie Principiële beslissing Waarborg voor tenlasteneming Verwerking van de voorstellen A. Een principiële beslissing en een dekking B. Een beslissing met dekking voor een hospitalisatie en ambulante zorgen Een voorstel ingeven Een voorstel ingeven - Deel A. Invullen periode van de steun (links in het midden) B. Invullen Ten laste van het OCMW C. Invullen verdere beperkingen (rechts in het midden) D. Aan te vinken indien van toepassing Een voorstel ingeven - Deel E. Venster Cliënt (links boven) F. Venster Hospitalen (rechts onderaan) Transactiemonitor: de kaart versturen Overzicht velden A. Keuze kaarten (links boven) B. Aantal kaarten (midden boven) C. Weergave van de te versturen medische kaarten (midden) D. Weergave van de geweigerde kaarten (midden) E. Kaarten versturen (links onderaan) Knoppen op de menubalk A. <Refresh> B. <Mail verzenden>

3 C. <Voorstellen/beslissingen> D. <Zoeken> E. <Stopknop> Transactiemonitor starten vanuit individueel dossier A. Algemeen B. Vereenvoudigde weergave voorstellen C. Melding probeer later opnieuw Rangorde versturen Status 800 Kaart doorgestuurd en aanvaard Medische kaart verschijnt niet in de transactiemonitor Consultatiescherm Overzicht van de velden A. Tabblad Detail B. Tabblad Foutafhandeling C. Tabblad Voorstel Knoppen in menubalk A. Valideren / devalideren B. Opzoeken C. Wijzigen D. Stopknop Identificatiedocument Verschillende voorstellen samen overschrijden de maximumperiode Verschillende voorstellen worden tegelijk verstuurd Een bestaande dekking zorgt voor een te lange periode EEN MEDISCHE KAART HERZIEN Algemeen Voorbeeld: herzien van een medische kaart EEN MEDISCHE KAART VERLENGEN Medische kaart in het verleden verlengen met 3 maanden Medische kaart verlengen die de datum van vandaag bevat Medische kaart van 1 dag in het verleden verlengen Medische kaart in het verleden verlengen door ingeven toekenning (11) EEN MEDISCHE KAART STOPZETTEN Algemeen Manuele stopzetting: een beslissing in de toekomst stopzetten Manuele stopzetting: een lopende beslissing stopzetten Manuele stopzetting: een beslissing voor een sociaal dossier stopzetten Stopzetting aan de hand van de Stopknop Inleiding Werking van de Stopknop Stap 1: Scherm Stopzetten Medische Kaart Stap 2: Meldingen

4 8 MUTATIES MEDIPRIMA Algemeen: de mutaties MediPrima Inhoud van het mutatiebericht Acties A. Reactivatie B. Stopzetting C. Annulatie in de toekomst Nieuwe/herziening medische kaart voor ID met geschorste kaart a.g.v. mutatie Schorsing van 2 of meerdere kaarten Opeenvolging van verschillende mutatieberichten Wijziging INSZ-nummer MELDINGEN & RECHTZETTINGEN Verloop van verwerking medische kaart Status 000, 100 en Status Status Status Melding 1: Foutieve stopzetting Melding 2: Persoon verzekerd geen bijstand Melding 3: Er bestaat reeds een beslissing tot medische tenlasteneming Melding 4: Foutief RIZIV-nummer Melding 5: Foutieve begindatum Melding 6: Inhoud zone te groot Melding 7: Einddatum bij volledige tenlasteneming Melding 8: Integratie mislukt Melding 9: Terugbetalingspercentage niet gelijk Melding 10: Reeds gesteund in het opvangcentrum Melding 11: Terugbetalingspercentages >100% Melding 12: Code geslacht niet geldig Melding 13: Reactivatie wordt niet toegestaan op de beslissing Melding 14: Beslissing kan enkel retroactief worden beëindigd met einddatum = schorsingsdatum MACHTIGINGEN TUNING VAN DE STEUNCODES Stap 1: Een nieuw steuntype ingeven Stap 2: Aanmaak en tuning van de steuncodes Basis van de tuning Specifieke tuning medische kaart A. Mogelijkheid om Voorstel aanmaken voor volledig gezin aan te vinken B. ZIV-deel, Patiënt deel en Supplement C. Beperkingen supplementen

5 D. Beperkingen farmaceutische verstrekkingen Stap 3: Link naar de boekhouding Tuning Stopknop VERWERKING VAN DE VOORSTELLEN Voorbeeld Voorbeeld Voorbeeld Opmerkingen IDENTIFICATIEDOCUMENT DAGENREGEL / RESTERENDE TIJD Algemene principes Voorbeeld 1: 8 dagen bij uitvoerbaar verklaring nieuwe kaart Voorbeeld 2: 8 dagen na handtekening comité Resterende tijd na bijwerking kaart STATUS GEVALIDEERD IN DE TRANSACTIEMONITOR WEERGAVE HOSPITALEN IN KSZ Geen hospitaal in voorstel Eén hospitaal ingegeven Meerdere hospitalen opgegeven met verschillend RIZIV-nummer Meerdere hospitalen met hetzelfde RIZIV-nummer REFUNDCODES

6 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In 2013 vond een hervorming plaats in de tenlastename van de medische kosten door OCMW s: de elektronische medische kaart. De hervorming verloopt in verschillende fasen. De eerste fase omvatte de tenlastename van ziekenhuisfacturen van personen zonder ziekteverzekering en die geen mogelijkheid hebben tot aansluiting bij een ziekenfonds: Illegalen Ontvankelijk verklaarden op basis van artikel 9ter Asielzoekers in financiële hulp of Lokaal Opvanginitiatief Later zal in volgende fasen een uitbreiding volgen naar alle zorgverstrekkers en alle aanvragers van medische hulp bij een OCMW. De elektronische medische kaart bevat een driedubbele waarborg: Verzekering van medische hulp voor de persoon die hulp vraagt Verzekering tot terugbetaling van de zorgverstrekker Verzekering voor het OCMW (POD MI betaalt rechtstreeks aan zorgverstrekker) Aan de hand van deze handleiding wordt de meest recente werkwijze getoond met betrekking tot de medische kaart en de MediPrima-mutaties. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding: Elektronische medische kaart Versie september 2015

7 COLOFON Cevi/Logins NV Cevi NV - Bisdomplein GENT Tel. Cevi Contact Center: fax: contactcenter@cevi.be Internet: - extranet: Ondernemersnummer: BE Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B Mechelen Tel.: fax: helpdesk@logins.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: NH Sociale Dienst Module MediSoc Ondersteuning: Team Sociale Dienst Cevi NV / Logins Anouk De Pauw, Frédéric De Moor, Maja Moyson, An Van Gorp, Jean-Paul Deneyer Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding: Elektronische medische kaart Versie september 2015

8 3 KSZ ONDERZOEK 3.1 OPVRAGING MEDISCHE KAART Je kunt via het KSZ onderzoek een opvraging doen met betrekking tot de medische kaart, van zodra de nodige machtigingen toegekend zijn (Zie ook: 10 Machtigingen ). Het KSZ onderzoek ziet er als volgt uit Simulatie Opgelet: Een opvraging in het kader van de medische kaart is enkel mogelijk via het KSZ onderzoek in Sociale Dienst (niet via de COT-module). Je moet dus altijd eerst een dossier hebben voor de persoon alvorens je een opvraging kunt doen! In de lijst met mogelijke opvragingen (scherm ) vind je de optie Elektronische medische kaart. Hier zie je opdeling in twee delen: Consultatie en Simulatie. Bij het opvragen van een simulatie, krijg je een zicht op de terugbetalingpercentages die de Staat (POD MI) ten laste neemt voor de cliënt. Voor je een voorstel ingeeft, raden wij aan om telkens een simulatie uit te voeren om te bekijken welke kosten de Staat (POD MI) ten laste neemt. Zo kun je eenvoudiger bepalen welke kosten het OCMW ten laste zal nemen. Als de persoon een inkomen heeft kleiner dan het leefloon, vink je inkomen < RMI aan. Als het een gerechtelijke beslissing betreft, vink je die aan. Deze flags kunnen een gevolg hebben voor de berekening van de terugbetalingspercentages. We tonen hieronder de verschillende mogelijkheden: Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

9 3.2 A. Simulatie zonder extra flag Voorbeeld 1: je wilt een medische kaart aanmaken met dekking hospitalisatie. De persoon beschikt over een inkomen groter of gelijk aan leefloon. Je moet volgende stappen ondernemen: 1) Bij het uitvoeren van een sociaal onderzoek, vraag je een simulatie op van de medische kaart. In dit voorbeeld heeft de persoon een inkomen groter dan of gelijk aan het leefloon. In dit geval vraag je dus een gewone simulatie op als volgt: Het resultaat van deze simulatie ziet er als volgt uit. 2) Eerst laat het programma zien welke parameters je hebt aangeduid bij je opzoeking. Die worden gespecificeerd bij Aangevinkte Parameters. De datum die je ziet bij Situatie zoals op is altijd de dag van vandaag. De simulatie geeft immers altijd de situatie weer zoals deze op vandaag is. Daaronder zie je het resultaat van je simulatie. Daaronder krijg je de weergave van de kosten POD ten laste neemt. POD zegt dat zij, als het gaat om een hospitalisatie, 100% ten laste nemen van zowel Deel ZIV als Deel patiënt. Opgelet! Diverse slaat niet op de supplementen! Voorstelling Supplementen elek-worden immers nooit door de POD ten laste genomen. Diverse slaat hier op de rubrieken, zoals bijvoorbeeld de paramedische kosten of apothekerskosten. Die zijn echter nog niet in werking en zullen pas in latere fasen beschikbaar worden. Vervolgens tonen we het statuut van de persoon, zoals bijvoorbeeld illegaal of asielzoeker. Dit is de REFUND CODE, die een combinatie van parameters inhoudt. In dit geval is heeft de persoon een BIS-nummer, is men illegaal, niet verzekerd en heeft men een inkomen kleiner dan het leefloon (zie ook: hoofdstuk 17 Refundcodes ). De vermelding Dringende Hulp geeft weer dat POD enkel medische kosten terugbetaalt als het gaat op dringende medische hulp. Het attest DMH wordt bijgehouden door het ziekenhuis. 3) Aan de hand van de simulatie van de tenlastename door de POD bepaalt het OCMW wat zij ten laste nemen. Het OCMW vult dit in het detailscherm van het voorstel in (zie ook: 4 Een medische kaart aanmaken ). POD neemt het deel ZIV en Deel Patient ten laste. Het OCMW duidt hierbij dus niets aan! Kiest het OCMW er toch Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

10 3.3 voor om gedeeltelijk aan te duiden, zal de medische kaart geweigerd worden (zie ook Melding 11: Terugbetalingspercentages >100% ). De supplementen neemt POD nooit ten laste. Het OCMW heeft dan de keuze om deze al dan niet ten laste te nemen. Onderstaande afbeelding is een stuk uit het detailscherm van het voorstel. In dit stuk kun je bij het aanmaken van een voorstel medische kaart aanduiden wat welke percentages het OCMW ten laste neemt. Voorbeeld 2: je wilt een voorstel ambulante zorgen aanmaken. De persoon beschikt over een inkomen groter of gelijk aan leefloon. De opvraging gebeurt op dezelfde manier: Het resultaat van je simulatie ziet er als volgt uit. Je ziet dat POD altijd 100% terugbetaalt als het over het Deel ZIV gaat. Voor het Deel Patiënt betaalt POD enkel 100% terug als het over hospitalisatie gaat. Voor ambulante zorgen neemt POD het Deel Patiënt in dit geval niet ten laste! Dit komt omdat de persoon over een inkomen beschikt dat groter is dan het RMI. Het OCMW bepaalt per situatie of het deze kosten ten laste neemt. Je detailscherm bij het indienen van je voorstel vul je dus als volgt in: sowieso Niets bij Deel ZIV, want dat betaalt POD. Wat het Deel Patiënt en de Supplementen betreft, bepaalt het OCMW dus zelf. Als je Deel Patiënt ten laste neemt, duid je hier dus Alles aan. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

11 3.4 B. Simulatie met flag inkomen < RMI Voorbeeld 3: je wilt een kaart aanmaken met dekking ambulante zorgen. De persoon heeft een inkomen kleiner dan het leefloon. Deze opvraging doe je als volgt. Wanneer het inkomen van de cliënt kleiner is dan het leefloon, vink je deze flag aan bij het uitvoeren van een simulatie. Het resultaat van je simulatie ziet er als volgt uit: POD neemt dus 100 % ten laste van zowel Deel ZIV, als van Deel Patiënt. Het OCMW duidt dus in het detailscherm van het voorstel twee keer Niets aan! Opgelet! In dit geval moet je dus ook in het detailscherm van het voorstel rechtsboven het vinkje Inkomen < RMI aanduiden! Opmerkingen * Als je een simulatie doet over een bepaalde periode, krijg je mogelijks een opsplitsing in verschillende periodes. Deze opsplitsing gebeurt wanneer er doorheen de opgevraagde periode verschillende terugbetalingpercentages zijn. * Zoals reeds vermeld, krijg je bij een simulatie altijd de situatie zoals die op vandaag gekend is. Het is immers onmogelijk te weten wat de situatie van een persoon zal zijn in de toekomst. * Wanneer je een periode in het verleden opvraagt die overlapt met een bestaande medische kaart, zal de periode van de opvraging verlengd worden om de volledige kaart te omvatten. C. Simulatie met flag gerechtelijke beslissing De flag gerechtelijke beslissing heeft geen invloed op de terugbetalingspercentages. Deze flag heeft enkel een effect op de termijn van de beslissing. Bij een gerechtelijke beslissing vervalt de 45-dagen regel. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

12 3.5 D. Medische kaart in ander OCMW Stel dat er reeds een medische kaart is in een ander OCMW, wordt dit ook weergegeven. Deze melding ziet er als volgt uit. Opmerking: Wanneer je een opvraging voor een bepaalde periode doet waarin reeds medische kaarten in een ander OCMW zijn aangemaakt, zul je een opsplitsing krijgen: je krijgt een periode waarvoor reeds een medische kaart in een ander OCMW bestaat en je krijgt een periode met de situatie zoals op vandaag gekend. Volgend voorbeeld illustreert dit: KSZ onderzoek ***** ****** uitgevoerd door LOGINS op 08/07/2015 Periode van 15/04/2015 tot 22/08/2015 Elektronische medische kaart (simulatie) Opgelet: Voor de opgevraagde periode zijn er reeds medische kaarten aanwezig. Voor meer detail, raadpleeg de consultatie. Aangevinkte parameters: inkomen < RMI Simulatie voor 15/04/ /06/2015 Er is reeds een kaart in het OCMW van ***. Simulatie voor 01/07/ /07/2015 Ten laste POD: Deel ZIV Deel patiënt Hospitalisatie: 100% 100% Ambulante: 100% 100% Diverse: 100% 100% Dringende hulp E. Simulatie: persoon voldoet niet aan voorwaarden Stel dat je een simulatie uitvoert en de persoon voldoet niet aan de voorwaarden voor een medische kaart, krijg je het volgende bericht. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

13 Consultatie Wanneer je de optie Consultatie aanvinkt, krijg je te zien of er reeds medische kaarten bestaan voor de desbetreffende cliënt. Bij een consultatie is het van groot belang dat je de periode aangeeft waarvoor je de consultatie wenst uit te voeren. Je zult namelijk enkel de kaarten te zien krijgen waarvan er minstens 1 dag binnen de opgevraagde periode valt. A. Geen medische kaart Als er nog geen medische kaart bestaat voor de opgevraagde cliënt, krijg je volgende melding. B. Medische kaarten in het eigen OCMW Als er medische kaarten bestaan in het eigen OCMW krijg je uitgebreide informatie over de medische kaart: In het voorbeeld zie je dat er voor de persoon een medische kaart bestaat voor de periode van 07/08/ /08/2015. Direct onder deze periode staat de beslissingsdatum. Dit is de datum waarop het voorstel bekrachtigd werd. Daaronder krijg je een overzicht van de tenlastename door de POD en het statuut van de persoon. Vervolgens krijg je een opdeling van de rubrieken van de medische kaart. In dit voorbeeld is er een dekking hospitalisatie voor de periode van 07/08/ /08/2015. Verder is er een dekking ambulante zorgen voor de periode van 07/08/ /08/2015. Hierbij staat telkens vermeld welk deel het OCMW ten laste neemt. Ook zie je de omschrijving van de tenlastename als dit opgegeven is bij het voorstel (zie ook: 4 Een medische kaart aanmaken ). Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

14 3.7 Als je bepaalde voorkeurhospitalen opgeeft, zullen die ook zichtbaar zijn in het KSZonderzoek (zie ook 16 Weergave hospitalen in KSZ ). C. Medische kaarten in een ander OCMW Als er medische kaarten zijn bij een ander OCMW zie je hier bij welk OCMW er reeds een beslissing genomen werd. Je krijgt maar beknopte informatie. Zo wordt enkel het kaartnummer, het betreffende OCMW en de periode waarop de kaart betrekking heeft, weergegeven. Je neemt best contact op met dat OCMW. Hoofdstuk 3: KSZ onderzoek Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

15 4 EEN MEDISCHE KAART AANMAKEN 4.1 INLEIDENDE INFORMATIE Algemeen gezien zijn er twee soorten beslissingen die het OCMW kan nemen met betrekking tot de medische kaart: een principiële beslissing en een waarborg voor tenlasteneming Principiële beslissing De principiële beslissing is een beslissing zonder effectieve dekking. Er worden dus geen zorgcategorieën weergegeven en het creëert voor de hulpvrager geen enkel recht op een financiële tegemoetkoming. Waarom gebruik maken van de principiële beslissing? * Omdat het OCMW de 45-dagen termijn moet naleven. * Het OCMW geeft zo zijn bevoegdheid aan. * Vermijden dat verschillende OCMW s tegelijk een beslissing nemen Waarborg voor tenlasteneming Wij noemen dit ook wel een beslissing met dekking. Het OCMW geeft dus ten minste één zorgdekking op voor een bepaalde periode. Aan zo n beslissing hangt wel een betaalverbintenis vast. In de eerste fase zijn er slechts twee rubrieken: hospitalisatie en ambulante zorgen. In latere fasen komen hier nog rubrieken bij Verwerking van de voorstellen Een medische kaart wordt aangemaakt aan de hand van een voorstel. Dat voorstel kan een principiële beslissing en/of een beslissing met dekking inhouden. Om een medische kaart aan te maken hanteren we een gelijkaardig principe als bijvoorbeeld een voorstel leefloon. Als eerste stap moet je een voorstel ingeven om vervolgens het voorstel te tekenen. Na de handtekening wordt de kaart in de transactiemonitor klaargezet om te versturen. Ten slotte wordt de kaart verstuurd en is ze doorgestuurd en aanvaard door POD. Meer informatie vind je onder 12 Verwerking van de voorstellen waar drie voorbeelden uitgebreid worden beschreven. A. Een principiële beslissing en een dekking Als je een medische kaart wilt aanmaken met een principiële beslissing in combinatie met beslissing met dekking, zal de principiële beslissing altijd eerst verwerkt worden. Ligt de periode van de beslissing met dekking volledig in de periode van de principiële beslissing krijg je één medische kaart over de volledige periode van de principiële beslissing. Ligt de periode deels in de periode van de principiële beslissing en deels erbuiten, zullen er twee medische kaarten aangemaakt worden. B. Een beslissing met dekking voor een hospitalisatie en ambulante zorgen Deze werkwijze is gelijkaardig aan voorgaande. Maak je een voorstel aan voor een dekking, maar zonder principiële beslissing, zal de medische kaart aangemaakt worden voor de periode van de dekking. Maak je vervolgens een nieuw voorstel aan met een dekking Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

16 4.2 die deels overlapt met de oorspronkelijke medische kaart, zal het voorstel opgesplitst worden over twee kaarten. Een deel van het voorstel zal op de oorspronkelijke kaart bijgevoegd worden. De rest van de periode zal op een nieuwe medische kaart terechtkomen. Opgelet: Beslissingen van dezelfde aard worden op eenzelfde medische kaart samengevoegd tot één lange periode. Je krijgt met andere woorden geen opeenvolging van voorstellen met elk hun beslissingen met dekking. Bijvoorbeeld, er bestaat reeds een medische kaart van een maand voor een dekking hospitalisatie. Twee beslissingen met een dekking ambulante zorgen worden voor dezelfde periode ingevoerd. Deze twee beslissingen zullen aaneengeschakeld worden tot één periode. 4.2 EEN VOORSTEL INGEVEN Het ingeven van een voorstel start op dezelfde manier zoals eender welk ander voorstel (via ID naar voorstel/beslis of via menupunt 2.1.3). Het detailscherm voor het ingeven van een voorstel met betrekking tot de medische kaart is iets uitgebreider. We bespreken het hieronder in detail. Opmerking: Het detailscherm bij het ingeven van een principiële beslissing is minder uitgebreid dan bij een beslissing met dekking (hospitalisatie of ambulante zorgen), omdat het OCMW bij een principiële beslissing nog geen tenlastenames moet opgeven. Het invullen van de velden verloopt in twee delen Een voorstel ingeven - Deel 1 Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

17 4.3 A. Invullen periode van de steun (links in het midden) Het eerste dat je moet invullen is de periode van de steun. Wanneer je een voorstel met dekking aanmaakt, mag deze periode bij illegalen niet langer zijn dan 3 maanden. Wij raden wel aan om nooit voorstellen (met betrekking tot de medische kaart) in te geven van langer dan 3 maanden, omdat het statuut van de doelgroep van de eerste fase snel kan veranderen. B. Invullen Ten laste van het OCMW Een tweede in te vullen scherm is de tenlastename van het OCMW. Hierin zijn 3 velden te onderscheiden. Opmerking: Dit gedeelte zal bij een principiële beslissing niet op het scherm staan. Veld 1 Ten laste van het OCMW De bolletjes die hier aangeduid staan, komen uit de tuning van de steuncodes (Zie ook: 11 Tuning van de steuncodes ). Het betreft dus de opgegeven basisinstelling. Wanneer er standaard niets wordt voorgesteld, komt dit ook voort uit de parameterinstellingen. De opmerking OPGELET die je in het rood ziet staan, wil je eraan doen herinneren dat je best (via het KSZ onderzoek) een simulatie uitvoert. Op die manier zie je welke kosten de POD-MI op dat moment voor die bepaalde persoon op zich neemt. Aan de hand daarvan kan het OCMW bepalen welke kosten zij ten laste nemen. Veld 2 Beperking gedeeltelijk deel patiënt Dit veld biedt de mogelijkheid om beperkingen weer te geven op het deel dat het OCMW ten laste neemt met betrekking tot het Deel Patiënt. Veld 3 Beperking supplementen Als hier reeds iets ingevuld staat, komt dat over uit de tuning van de steuncode (zie ook: 11 Tuning van de steuncodes ). Daar kon reeds een basis voor de beperkingen opgegeven worden. Je kunt hier nu voor dit voorstel beperkingen toevoegen/verwijderen, zoals bepaalde medicatie. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

18 4.4 C. Invullen verdere beperkingen (rechts in het midden) Een derde scherm is het scherm met de Beperkingen farmaceutische verstrekkingen. Als hier reeds iets ingevuld staat, komt dit ook over vanuit de tuning van de steuncode (Zie ook: 11 Tuning van de steuncodes ). Je kunt hier nog zaken toevoegen/verwijderen met betrekking tot het concrete voorstel. D. Aan te vinken indien van toepassing Aankruisvakje Gerechtelijke beslissing Deze indicatie geeft aan dat de beslissing tot medische tenlastename aangemaakt werd naar aanleiding van een gerechtelijke beslissing. Wanneer je dit aanvinkt, kan een retroactieve begindatum van de geldigheid worden ingevoerd die hoger is dan de termijn van 45 dagen. Aankruisvakje Inkomen kleiner dan RMI Deze indicatie vink je aan wanneer het inkomen van de cliënt kleiner is dan het bedrag van een leefloon. Dit heeft een bepalende invloed op de terugbetaling van de POD MI. Wanneer je als OCMW dit vinkje aanzet, zal de tenlasteneming van de Staat ook het gedeelte patiënt (remgeld) op zich nemen. Opgelet: Stel, je maakt een voorstel aan en vinkt Inkomen kleiner dan RMI aan. Dit vinkje zal geldig zijn voor de volledige kaart. Ook als je binnen de termijn van dezelfde kaart nog een ander voorstel aanmaakt en je vinkt het vinkje niet aan, dan zal dit vinkje toch op de kaart blijven staan. Pas bij het aanmaken van een volledig nieuwe kaart, kun je dit vinkje weer uitzetten. Aankruisvakje Volledige tenlasteneming Het OCMW kan dit aanduiden in het geval dat POD niets ten laste neemt (als de aanvraag buiten termijn is, bijvoorbeeld meer dan 45 dagen terug in de tijd en er geen gerechtelijke beslissing is) en het OCMW een beslissing neemt om al de kosten op zich te nemen. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

19 Een voorstel ingeven - Deel 2 Als je klaar bent met de schermen in deel 1, klik je op <Bevestigen>. Je blijft in hetzelfde scherm, maar er worden nieuwe velden beschikbaar. E. Venster Cliënt (links boven) In dit venster zie je het individuele dossier waarvoor je het voorstel ingeeft, maar ook alle andere individuele dossiers die tot het sociale dossier van de cliënt behoren. Anders dan voor andere voorstellen kun je hier een voorstel ingeven voor het volledige sociale dossier. Via de knoppen <Enkel dit ID> of <Volledig SD> kun je kiezen of je het voorstel voor de ene persoon wilt aanmaken, of voor al de personen in het sociaal dossier. Je kunt ook door dubbel te klikken op een naam deze persoon aan- of uitvinken. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

20 4.6 Kolom Mut Deze kolom toont aan of de persoon aangesloten is bij een mutualiteit. Dit veld wordt ingevuld aan de hand van de mutualiteitsfiches die in het programma automatisch worden aangemaakt (scherm 1.9.1). * Als de persoon aangesloten is bij een mutualiteit, is dit veld groen gekleurd. * Is de persoon niet aangesloten bij een mutualiteit, is dit veld wit. * Wanneer de persoon slechts voor een deel van de periode gedekt is door een mutualiteit, zal dit veld rood gekleurd zijn. Opgelet: Het kan zijn dat het volledige dossier al aangevinkt staat. Als dat het geval is, komt dit ook uit de tuning van de steuncodes (Zie ook 11 Tuning van de steuncodes ). Als je een voorstel aanmaakt voor meerdere personen tegelijk moet je dit dus maar één keer ingeven. Wanneer je de voorstellen bij de individuele dossiers van de andere personen bekijkt, zul je zien dat het voorstel automatisch aangemaakt werd. Na aanmaak en handtekenen van het voorstel krijg je in de transactiemonitor niet één nieuw aan te maken kaart, maar een nieuw aan te maken kaart voor elk van de individuele dossiers. F. Venster Hospitalen (rechts onderaan) Als hier één of meerdere derden staan, wil dat zeggen dat deze gekoppeld werden aan de steuncode bij de tuning (zie ook 11 Tuning van de steuncodes ). Wanneer er een ziekenhuis gespecificeerd is, zal enkel dat ziekenhuis de details van de medische kaart te zien krijgen. Via <F2> kun je de lijst van alle vooraf gedefinieerde derden opvragen. Via <F3> kun je naar je volledige derdenbestand. Als je hier nog een derde wilt toevoegen/verwijderen, moet je na het toevoegen/verwijderen wel nog op de <Bevestigen>knop bovenaan klikken. Anders worden de wijzigingen niet bijgehouden. Als de lijn in het oranje komt te staan, wil dit de aandacht vestigen op het RIZIV nummer. Je controleert dan best of je over het correcte nummer beschikt. Opmerking 1: Stel, je geeft een toekenning (11) in waarin geen ziekenhuis is gespecificeerd. Vervolgens herzie (12) je deze beslissing, waarin je wel een ziekenhuis opgeeft. De kaart die herzien wordt door deze beslissing, zal geweigerd worden in de transactiemonitor. Je kunt namelijk geen rechten verminderen met terugwerkende kracht. Daaronder is er een veld Omschrijving diensten. Hierin kunnen de diensten gespecificeerd worden waarop de medische kaart betrekking heeft. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

21 TRANSACTIEMONITOR: DE KAART VERSTUREN De transactiemonitor maakt de medische kaarten aan en verstuurt deze naar de POD MI. Je vindt de transactiemonitor in menupunt of via de knop <transactiemonitor> in het voorstellenscherm (scherm 2.1.3). Telkens als je een voorstel bekrachtigt, maakt het programma hier automatisch een medische kaart voor aan. Deze kaarten staan allemaal klaar in de transactiemonitor en moeten dan alleen nog verstuurd worden Overzicht velden A. Keuze kaarten (links boven) Hier kun je aanduiden welke kaarten je wilt zien. Als je de transactiemonitor opent, ga je automatisch al de te versturen kaarten krijgen. Als je de geweigerde wilt zien, zet je het bolletje bij Geweigerde kaarten, deze verschijnen vervolgens op het scherm. B. Aantal kaarten (midden boven) Deze veldjes worden automatisch ingevuld, je moet en kunt hier dus niets aan wijzigen. Je krijgt een overzicht van het totaal aantal te versturen kaarten, het aantal nieuwe kaarten en het aantal geweigerde kaarten. Van zo gauw er geweigerde kaarten bestaan, verschijnt het icoontje met het belletje, om extra de nadruk te leggen op deze kaarten. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

22 4.8 C. Weergave van de te versturen medische kaarten (midden) Bij het openen van de transactiemonitor zie je hier dus direct al de te versturen kaarten. Verder zie je hier volgende zaken: * Creatiedatum : moment van aanmaak van het voorstel * Beslissing : datum van eerste handtekening: ofwel door de Raad / Comité, ofwel de datum van uitvoerbaar verklaring. * Resterende tijd : dit veld heeft als doel het OCMW attent te maken op de 8 dagen regel. Voor meer informatie, zie ook 8-dagenregel / resterende tijd * Beheerder : degene die het voorstel aanmaakte * Status : hier zie je welke kaart nieuw is, welke een foutmelding hebben,. Indien je een foutmelding hebt (oranje kleur), kan je in kolom naast status op klikken. Je krijgt dan te zien wat het probleem is * Sociaal en Individueel dossiernummer, alsook de naam van de persoon en het Rijksregisternummer. * Nr Rijksregister * Kaartnummer : als je een bestaande kaart wijzigt, zal hier het nummer van de bestaande kaart komen te staan. * Versie : geeft weer de hoeveelste versie van de kaart het is. * Type : P betreft een aanmaak van een principiële kaart, K betreft de aanmaak van een kaart met een bepaalde dekking. * Actie : C (create) geeft weer dat je een volledig nieuwe kaart aanmaakt, M (modify) geeft aan dat je een bestaande kaart bewerkt. * Pogingen : het aantal keer dat er geprobeerd werd de kaart door te sturen. * Run : technisch nummer. D. Weergave van de geweigerde kaarten (midden) Wanneer je het bolletje voor de geweigerde kaarten aanklikt, krijg je een gelijkaardige weergave dan bij de te versturen kaarten. Onderaan in het venster zul je een foutmelding zien staan. Op deze foutmeldingen komen we uitgebreider terug (voor meer informatie zie: 9 meldingen & rechtzettingen ). E. Kaarten versturen (links onderaan) Je kunt de keuze maken om één kaart te versturen of alle kaarten. Wanneer je één kaart wilt versturen, klik je deze eerst aan alvorens je op de knop <Eén kaart> klikt. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

23 4.9 Als je op <Alle kaarten> klikt, begint het programma de kaarten vanaf de eerste kaart te versturen. Stel dat je het versturen wilt stilleggen, kun je nogmaals op de knop klikken. Het programma verstuurt op dat moment nog de kaart waar het mee bezig is, daarna stopt het. Opmerking: Bij een dubbelklik op een medische kaart in de transactiemonitor kom je terecht in het scherm Consultatie medische kaart (voor meer informatie zie 4.4 Consultatiescherm ). Let wel, je krijgt dan enkel het consultatiescherm voor de kaart waar je op klikte. Als je voor een dossier al de medische kaarten wenst op te vragen, zet je het vinkje van Historiek eens af en aan of ga je naar menupunt Consultatie medische kaart Knoppen op de menubalk Er staan een aantal knoppen op de menubalk, afhankelijk waarlangs je de transactiemonitor opent. Open je de transactiemonitor via menupunt 5.6.2, zullen alle knoppen te zien zijn. Open je de transactiemonitor via de knop in het voorstellenscherm (scherm 2.1.3), zal je de <Refresh>-knop en de <Zoeken>-knop niet te zien krijgen. Aangezien je enkel de voorstellen van één bepaald individueel dossier bestudeert, is het niet nodig om het scherm te vernieuwen of iets op te zoeken. A. <Refresh> Via deze knop kun je het scherm vernieuwen. Als er in tussentijd nog voorstellen voor de medische kaart zijn aangemaakt, verschijnen deze ook in de lijst. Het is dus overbodig om de transactiemonitor telkens opnieuw op te starten. B. <Mail verzenden> Als bepaalde kaarten niet verzonden geraken, biedt deze knop de mogelijkheid om rechtstreeks een mail naar de helpdesk te sturen. Bij een klik op de knop, opent er automatisch een te verzenden mail. In de bijlage van deze mail zitten de XML s van de betreffende kaart. C. <Voorstellen/beslissingen> Via deze knop kom je terecht bij de voorstellen/beslissingen waar de medische kaart aan vasthangt. D. <Zoeken> Zoals in de meeste schermen kun je via deze knop een opzoeking uitvoeren. E. <Stopknop> Je kunt aan de hand van de stopknop alle voorstellen die gelinkt zijn aan een medische kaart in één keer stopzetten. Je hoeft met andere woorden niet elk voorstel apart te gaan stopzetten in je voorstellenscherm (voor meer informatie: zie 7.5 Stopzetting aan de hand van de Stopknop ). Voorbeeld: Een illegaal persoon wordt legaal. Hiervoor wordt een mutatiebericht aangemaakt. Dit zie je in de transactiemonitor, waar een geschorste medische kaart met een gele status 870 klaarstaat. Je moet de medische kaart volledig stopzetten. Op dat moment kun je gebruik maken van de stopknop. Een nieuw scherm opent waarin je de tot-datum kunt invullen. De einddatum van de gekoppelde voorstellen zal automatisch veranderen naar de dag voordien. Dit is namelijk een tot-en-met-datum. Opgelet: Voorstellen die geheel in het verleden liggen, zullen niet stopgezet worden. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

24 Transactiemonitor starten vanuit individueel dossier A. Algemeen Wanneer je in het voorstellenscherm van een individueel dossier op een voorstel met betrekking tot de medische kaart staat, verschijnt er rechtsonderaan een knop om naar de transactiemonitor te gaan. Bij een klik op deze knop kom je terecht in de transactiemonitor om de medische kaarten te versturen. Je krijgt hier niet al de te versturen kaarten te zien zoals wanneer je via menupunt Transactiemonitor zou gaan. Via deze knop krijg je enkel de te versturen kaarten te zien van het sociale dossier waartoe het individuele dossier behoort. B. Vereenvoudigde weergave voorstellen De lijst met voorstellen kan heel snel oplopen. Door de knoppen <F5> en <F6> in te drukken in Voorstel/wijzigen beslissingen toont het scherm een beperkt aantal voorstellen waardoor je een beter overzicht krijgt in de lijst met voorstellen voor een cliënt. 1) Lopende beslissingen: <F5> Met de knop F5 kan je de weergave van de lopende beslissingen veranderen. 1 ste keer <F5>: enkel de lopende beslissingen worden getoond. Dit zijn (getekende) beslissingen waarvan de einddatum nog niet verstreken is. 2 de keer <F5>: je ziet weer alle voorstellen. Opmerking: Als er geen lopende beslissingen zijn, krijg je een melding op het scherm. Je kunt vervolgens op <OK> klikken en je ziet opnieuw alle voorstellen. 2) Per steuntype: <F6> Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

25 ste keer <F6>: het programma toont enkel het steuntype waar je opstaat. 2 de keer <F6>: Je krijgt enkel de voorstellen van dat steuntype en van het jaar van het voorstel waarop je op dat moment staat. 3 de keer <F6>: je ziet terug alle voorstellen. C. Melding probeer later opnieuw Wanneer je klikt op de knop <Transactiemonitor> kun je mogelijks op de volgende melding stoten. Deze melding kun je krijgen in volgende situaties: * In de algemene transactiemonitor (geopend via menupunt ) wordt net een kaart voor dat sociale dossier verwerkt. Op dat moment is het onmogelijk om de transactiemonitor met de knop vanuit het voorstellenscherm op te starten. * Een andere gebruiker opende reeds de transactiemonitor vanuit het voorstellenscherm. Op dit moment kun je die niet nogmaals openen vanuit het voorstellenscherm en krijg je bovenstaande melding. Wanneer je deze melding krijgt, hoef je geen verdere actie te ondernemen. Van zodra de andere gebruiker het scherm weer afgesloten heeft, kun je de transactiemonitor opstarten. Opmerking Het is ook mogelijk dat je deze melding krijgt nadat de toepassing foutief afgesloten werd (bijvoorbeeld als gevolg van een crash). Als dit zich voordoet, zul je bij het openen van de transactiemonitor ook de bovenstaande melding krijgen. Dat komt omdat het sociale dossier achter de schermen tijdelijk (voor één dag) geblokkeerd blijft staan. In heel dringende gevallen neem je best contact op met Cevi/Logins om het dossier onmiddellijk weer vrij te geven Rangorde versturen Wanneer voor een dossier meerdere medische kaarten in één keer aangemaakt worden, behandelt de transactiemonitor de kaarten in een bepaalde volgorde. Rangorde Omschrijving 1 Principiële medische kaart 2 Hospitalisatie, medische kaart 3 Ambulante verzorging, medische kaart 4 Apothekerskosten, medische kaart 5 Dokterskosten, medische kaart 6 Paramedische kosten, medische kaart 7 Prothesen, medische kaart 8 Medisch transport, medische kaart 9 Diverse kosten, medische kaart Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

26 4.12 Voorbeeld: Je hebt een beslissing Principiële medische kaart en een beslissing Ambulante zorgen medische kaart. Bij het aanmaken van de kaarten zal eerst de principiële aangemaakt worden en vervolgens deze met de ambulante zorgen Status 800 Kaart doorgestuurd en aanvaard Wanneer de kaart op status 800 (groen) staat, wil dit zeggen dat de kaart doorgestuurd is. De melding die je in het linkse vak onder Meldingen ziet, moet je niet interpreteren als een foutmelding. Als je de melding krijgt zoals hieronder weergegeven is alles in orde. Soms kan het gebeuren dat je bij een doorgestuurde kaart een extra waarschuwing krijgt. Bijvoorbeeld: adresgegevens persoon gewijzigd. Deze waarschuwing staat dan ook in dat veld. De kaart is dan wel aanvaard door POD. De waarschuwing wil het OCMW er enkel op attent maken dat het individuele dossier bekeken moet worden. De tekst in het veld rechts, is voornamelijk van belang bij geweigerde kaarten. De tekst die hierin weergegeven wordt zijn de XML bestanden. Wanneer je de kaart doorstuurt naar POD, stuur je in principe een vraag en krijg je een antwoord. Deze vraag (request) en antwoord (response) staan in dit veld. Het betreft dus een eerder technische uitleg die voor het OCMW minder interessant is. Waarvoor gebruik je de XML bestanden? Als je een geweigerde kaart hebt en de reden is niet duidelijk, kan je via de mailknop in de menubalk deze bestanden via een mail naar onze helpdesk sturen. In bijlage van deze mail verschijnen automatisch de XML bestanden. Deze hebben we nodig om de situatie grondig te kunnen bekijken Medische kaart verschijnt niet in de transactiemonitor Als je een nieuw voorstel medische kaart aanmaakt en de kaart verschijnt niet in de transactiemonitor, is dat omwille van één van onderstaande redenen: * Er is een niet-gevalideerde door te sturen kaart voor hetzelfde dossier (rood of oranje). Zowel rode als oranje kaarten werken blokkerend. In dit geval corrigeer je ofwel de medische kaart ofwel valideer je deze manueel. Dat kun je doen door in het consultatiescherm op de knop <Valideren> te klikken (voor meer informatie, zie ook: Knoppen in menubalk Valideren/devalideren ). Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

27 4.13 * Het gaat over een volledige stopzetting van een kaart in de toekomst die nooit een status 800 gekend heeft. Voorbeeld: Geef een voorstel in met een dekking voor een hospitalisatie van 01/08/2015 tot en met 31/08/2015 en de beslissing wordt gehandtekend. Echter, je verstuurt deze kaart niet in de transactiemonitor. Vandaag zijn we 15/08/2015 en je wilt de kaart stopzetten. Een stopzetting is in principe maar mogelijk vanaf morgen. Toch gaan we de kaart helemaal kunnen stopzetten vanaf 01/08/2015. De kaart is namelijk nooit doorgestuurd en de nieuwe beslissing betreffende de stopzetting zal ook niet verschijnen in de transactiemonitor. Er moet immers geen kaart stopgezet worden, want er was er nog geen. Meer informatie over het consultatiescherm vind je in de volgende sectie. Meer informatie over de verschillende mogelijke foutmeldingen vind je in hoofdstuk 9 meldingen & rechtzettingen. 4.4 CONSULTATIESCHERM Je kunt de medische kaart consulteren in het consultatiescherm. Er zijn twee manieren om het scherm op te starten: * Vanuit het menu naar scherm Na het opzoeken van het dossier krijg je automatisch een lijst met al de actuele / toekomstige medische kaarten voor dit dossier. * Als detail via de transactiemonitor, via dubbelklik op een medische kaart. De kaart wordt getoond, alle andere kaarten voor de persoon staan dan verborgen Overzicht van de velden Bovenaan zie je het dossier waarop de kaarten betrekking hebben. Je krijgt een overzicht van de actuele (en toekomstige) medische kaarten. Als je het consultatiescherm opent vanuit het menu (scherm 5.6.1), zul je alle medische kaarten zien voor een individueel dossier. Als je het consultatiescherm opent door dubbel te klikken in de transactiemonitor, zul je enkel die kaart te zien krijgen waarop je geklikt hebt. Via het vinkje Historiek kun je toch alle kaarten van dat dossier raadplegen. In de eerste twee kolommen zie je voor welke periode de kaart geldig is. In ons voorbeeld gaat de geselecteerde kaart dus over een periode van 10/08/ /08/2015. Naast de periode staan de percentages die ten laste genomen worden door de POD MI. Deze percentages worden ingevuld op het moment dat de kaart verstuurd Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

28 4.14 wordt naar POD. Wanneer de kaart geweigerd is, werd ze niet doorgestuurd naar POD. Hierdoor staan de percentages op 0%. In ons voorbeeld zijn de kaarten wel verstuurd, zodat je de ingevulde percentages ziet staan. Je ziet telkens 2 percentages per veld. Het eerste percentage heeft betrekking op het Deel ZIV, het tweede percentage op het Deel patiënt. Vervolgens is er een kolom voorzien waar de aanduiding van het attest DMH terug te vinden is. Ook dit wordt ingevuld op het moment van versturen van de kaart naar POD. Onder status kan je zien welke kaarten aanvaard zijn. Deze zijn namelijk groen (800). De oranje en rode kaarten bevatten een fout en moeten behandeld worden. Ook krijg je een eenvoudige, samenvattende weergave van welke steun de medische kaarten bevatten. In bovenstaande situatie zie je dat op de eerste kaart het vinkje Hospitalisatie aanstaat. Dat wil zeggen dat de kaart een dekking voor een hospitalisatie bevat. Meer informatie over de dekking vind je terug onder Detail. Als er geen enkele rubriek aangevinkt is en er toch een kaart bestaat, wil dat zeggen dat het enkel om een principiële beslissing gaat. A. Tabblad Detail Onder Detail krijg je meer informatie over de rubrieken die op de medische kaart staan. In dit voorbeeld zie je dat het een medische kaart betreft met een dekking ambulante zorgen voor één dag, namelijk voor de periode 12/08/ /08/2015. Als deze periode korter is dan de periode van de volledige kaart, wil zeggen dat er ook een principiële beslissing aangemaakt werd. In de vakken rechts zie je de beperkingen staan die je ingaf in je voorstel (zie Een voorstel ingeven - Deel 1 ). Onderaan bij Derde krijg je een weergave van de derden/zorgverstrekkers die in aanmerking komen voor het verlenen van zorg aan de persoon die over de medische kaart beschikt, alsook de omschrijving die je hebt ingegeven in je voorstel. Opmerking: Zodra de medische kaart aanvaard wordt (groen, 800) of gevalideerd is, kun je hier niets meer wijzigen! Bij kaarten die nog niet aanvaard werden (oranje) en niet gevalideerd zijn, kun je nog een aantal zaken aanpassen, meer bepaald de inhoud van de tekstvakken en de hospitalen. Je kunt niets wijzigen aan de periode of de tenlastename. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

29 4.15 B. Tabblad Foutafhandeling Hier krijg je een overzicht van de verschillende acties die gebeurd zijn met de kaart in kwestie. C. Tabblad Voorstel Wanneer je in dit scherm bovenaan op een medisch kaart staat, krijg je op het tabblad Voorstellen eerst te zien welke voorstellen allemaal op de kaart verwerkt zijn. Onderaan krijg je per voorstel te zien of er al dan niet manuele aanpassingen doorgevoerd werden Knoppen in menubalk A. Valideren / devalideren Het is mogelijk om zelf kaarten te valideren / devalideren. Een manueel gevalideerde kaart wordt beschouwd als zijnde afgewerkt, maar is geen geldige kaart! De kaart is dus niet gekend bij KSZ. Deze is niet meer zichtbaar in de transactiemonitor en blijft behouden in zijn huidige status. Voorbeeld: Een kaart in status 700 geraakt niet doorgestuurd. Je kunt die dan zelf valideren zodat nieuwe kaarten voor dezelfde persoon wel aangemaakt worden. Een kaart in status 700 zal namelijk nieuwe kaarten tegenhouden. Door ze te valideren, plaats je de kaart in een soort archief. Het is geen geldige medische kaart, maar zorgt er voor dat nieuwe kaarten niet meer tegengehouden worden. Je kunt deze achteraf weer devalideren om de kaart weer zichtbaar te maken. Devalideren kan alleen als er voor dezelfde periode geen recentere kaart aangemaakt werd. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

30 4.16 Kaarten die een positief antwoord kregen bij het doorsturen en dus aanvaard werden, staan groen (code 800) en zijn gevalideerd. Dat zijn de geldige medische kaarten. Let op: * Je mag hier enkel en alleen gebruik van maken bij een foutieve kaart! * Na het manueel valideren van de kaart, blijven de ingediende voorstellen wel geldig! B. Opzoeken In het consultatiescherm kun je aan de hand van de zoekfunctie de kaarten bekijken voor je dossiers, door een sociaal of individueel dossiernummer op te geven. Merk op: Als je hier een volledige opvraging doet, en dus geen dossiernummer ingeeft, krijg je de dossiers die een beslissing met betrekking tot de medische kaart hebben. Je kunt via de paarse pijltjes door deze dossiers bladeren. C. Wijzigen Met behulp van de <Wijzigen>-knop kun je geweigerde medische kaarten rechtzetten. Voorbeeld: Er bestaat een principiële beslissing voor een illegaal persoon voor de periode van één jaar. Je wilt nu een dekking ambulante zorgen aanmaken voor een periode van 6 maanden. Je maakt een voorstel aan voor een periode van 3 maanden en vervolgens nog een voorstel voor de volgende 3 maanden. Als je de eerste periode nog niet hebt doorgestuurd in de transactiemonitor, maar de beide voorstellen in 1 keer probeert door te sturen, zal de kaart geweigerd worden. De reden hiervoor is dat de periode als één geheel verstuurd wordt en dus de 92 dagen overschrijdt. Om dit probleem te verhelpen, kan je gebruik maken van de wijzigen-knop. Deze is beschikbaar in het consultatiescherm, via dubbelklik op de kaart in de transactiemonitor. Door op de knop te klikken, verschijnt er een nieuw scherm. In dit scherm kun je bepaalde voorstellen even opzij zetten, door ze te selecteren en vervolgens op SKIP te klikken. Het voorstel dat je wilt versturen, zet je op TO DO (voor meer informatie: zie 4.6 Verschillende voorstellen samen overschrijden de maximumperiode ). D. Stopknop Je kunt aan de hand van de stopknop alle voorstellen die gelinkt zijn aan een medische kaart in één keer stopzetten. Je hoeft met andere woorden niet elk voorstel apart te gaan stopzetten in je voorstellenscherm (voor meer informatie: zie 7.5 Stopzetting aan de hand van de Stopknop ). Voorbeeld: Een illegaal persoon wordt legaal. Hiervoor wordt een mutatiebericht aangemaakt. Dit zie je in de transactiemonitor, waar een geschorste medische kaart met een gele status 870 klaarstaat. Je moet de medische kaart volledig stopzetten. Op dat moment kun je gebruik maken van de stopknop. Een nieuw scherm opent waarin je de tot-datum invult. De einddatum van de gekoppelde voorstellen zal automatisch veranderen naar de dag voordien. Dit is namelijk een tot-en-metdatum. Opgelet: Voorstellen die geheel in het verleden liggen, zullen niet stopgezet worden. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

31 IDENTIFICATIEDOCUMENT Het is mogelijk dat een begunstigde niet over een identiteitsdocument beschikt, en dus ook niet over het bijhorende INSZ-nummer. Voor deze begunstigden kan het OCMW een identificatiedocument (informatiedocument) afleveren. POD MI stelde een officiële template op van dit formulier. In het programma is het mogelijk om dit document via RTF aan te maken vanuit het individuele dossier van een persoon. Je kan dit formulier afdrukken via de knop RTF in het individueel dossier (menupunt 1.4.). Voor meer informatie, zie ook 13Identificatiedocument. 4.6 VERSCHILLENDE VOORSTELLEN SAMEN OVERSCHRIJDEN DE MAXIMUMPERIODE Een algemene regel bij de elektronische medische kaarten is dat je voor een illegaal persoon een dekking mag opgeven van maximum 92 dagen. Wegens een overkoepelend voorstel (bijvoorbeeld een principiële beslissing van een jaar), worden verschillende dekkingen van dezelfde rubriek samengetrokken tot één periode. Dit kan er toe leiden dat je de 92 dagen overschrijdt en de medische kaart geweigerd wordt. Het OCMW kan zelf deze weigeringen recht zetten. We tonen dit aan de hand van twee situaties Verschillende voorstellen worden tegelijk verstuurd Voorbeeld: Er is een principiële beslissing lopende van 01/03/ /02/2016. Voorstel principiële beslissing voor een jaar: Doorgestuurde medische kaart voor één jaar: Je geeft nu twee dekkingen ambulante zorgen op: * Eentje voor de maand maart, 01/03/ /03/2015 * Eentje voor drie maanden, 30/04/ /06/2015 De voorstellen ambulante zorgen: Wanneer je deze twee dekkingen tegelijkertijd doorstuurt, krijg je een weigering wegens het overschrijden van de 92 dagen. De reden hiervoor is dat wanneer je tegelijk door- Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

32 4.18 stuurt, de periode als één geheel verzonden wordt. Je krijgt dus een periode van 01/03/ /06/2015, wat 4 maanden zijn en dus meer dan 92 dagen. Om dit correct te verwerken moet je in principe eerst het voorstel voor de periode van maart doorsturen en daarna pas het voorstel voor de periode van 01/04/215 30/06/2015. Om te vermijden dat je in deze situatie eerst je voorstellen moet stopzetten om vervolgens de correcte periode in te geven, werd een extra functionaliteit toegevoegd. Via dubbelklik op de kaart in de transactiemonitor ga je naar het consultatiescherm. In dit scherm is nu bovenaan een wijzigen pijl beschikbaar. Via deze knop zul je aanpassingen kunnen doorvoeren zodat je kaart wel verstuurd kan worden. Klik je op deze pijl, krijg je het volgende scherm: Dit scherm geeft je een weergave van de voorstellen die op de kaart staan: * Groen: voorstellen die aanvaard werden op een voorgaande versie van de kaart. * Rood: voorstellen die nieuw op de kaart toegevoegd werden. Om je kaart verstuurd te krijgen, is het van belang om deze rode voorstellen goed te bekijken. De oorzaak van de weigering zit mogelijks in één of meerdere van deze voorstellen. Let op: niet alle rode lijnen zijn daarom foutieve voorstellen. Alle voorstellen die je aanmaakte die nu nieuw op de kaart staan zullen in het rood weergegeven worden. In ons huidige voorbeeld volgen we de redenering dat je eerst de eerste periode moet doorsturen, dus het voorstel voor de maand maart. Je gaat op dit voorstel staan en via Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

33 4.19 de knoppen onderaan klik je op TODO. Het andere voorstel voor de periode 01/04/ /06/2015 zet je op SKIP, dit mag immers niet mee verwerkt worden. Het scherm ziet er dan als volgt uit. Als de voorstellen klaar staan voor verwerking, klik je op de knop <Transactiemonitor>. Je komt opnieuw terecht in de transactiemonitor waar een nieuw te verwerken lijn klaarstaat. Wanneer je naar het detail van deze kaart gaat (dubbelklik naar consultatiescherm), zie je bij de informatie over de dekking dat enkel de periode 01/03/ /03/2015 verwerkt wordt. Je kunt de kaart nu versturen. Als de kaart aanvaard is, sluit je de transactiemonitor af via het kruisje, waardoor je weer uitkomt in het scherm Blokkeren voorstellen MediPrima, waar de voorstellen van de kaart opstaan. Je zet nu het voorstel dat op SKIP staat op TODO. Vervolgens klik je terug op de knop <Transactiemonitor> waarna je de kaart kunt versturen. Nadien sluit je dit scherm weer door middel van het kruisje. Opmerking: Op geen enkel moment mag je de geweigerde kaart manueel valideren. Dit gebeurt automatisch door het programma wanneer je de rechtzettingen doorvoert vanuit het consultatiescherm Een bestaande dekking zorgt voor een te lange periode Voorbeeld: er is een principiële beslissing voor de periode 01/03/ /02/2015 en een dekking hospitalisatie voor 1 dag op 05/03/2015. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

34 4.20 De voorstellen: De kaart: We voegen nu een dekking hospitalisatie toe voor één dag op 15/06/2015. Wanneer we dit versturen krijgen we een weigering: De oorzaak hiervan is de volgende: * We hebben één dag dekking hospitalisatie op 05/03/2015 die reeds op de kaart staat * We voegen één dag dekking hospitalisatie toe op 15/06/2015 We weten dat we geen twee afzonderlijke periodes van dezelfde dekking kunnen krijgen op een kaart. Door de nieuwe dekking zal de periode van dekking hospitalisatie de vol- Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

35 4.21 gende worden: 05/03/ /06/2015. De periode die we dus nieuw toevoegen is 06/03/ /06/2015. Dit zijn meer dan 92 dagen, dus een weigering. Ook dit kunnen we via de nieuwe optie in het consultatiescherm rechtzetten. In het consultatiescherm klik je op de wijzigen pijl waardoor je weer in het scherm terechtkomt dat je een overzicht geeft van de voorstellen. Het enige nieuwe voorstel op de kaart is de bovenste lijn (rode), de dekking van 1 dag op 15/06/2015. Om dit recht te krijgen moeten we de periode op een correcte manier opvullen zodat we de 92 dagen niet overschrijden. Via de knop <Voorstel> kom je terecht in het voorstellenscherm (2.1.3). Eerst moet je een nieuw voorstel aanmaken om ervoor te zorgen dat de periode niet te ruim is. Via deze weg geven we een nieuw voorstel in voor bijvoorbeeld de periode 06/03/ /06/2015 (3 maanden). Na het afsluiten van het voorstellenscherm kom je terug terecht in het scherm met de weergave van de voorstellen. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

36 4.22 Er is een nieuwe lijn bijgekomen (blauw). Deze staat op TODO, wat wil zeggen dat het voorstel verwerkt zal worden. Voor je nu naar de transactiemonitor gaat, moet je eerst nog het voorstel voor de periode 15/06/2015 (rode) op SKIP zetten. Dit mag immers niet direct mee verwerkt worden, aangezien we dan op hetzelfde probleem van de 92 dagen zouden stoten. We verwerken dus eerst het nieuwe voorstel. Via de knop <Transactiemonitor> verstuur je de kaart die nu klaarstaat. Nadat deze verstuurd werd, zet je het voorstel dat op SKIP staat ook op TODO en verstuur je de kaart nogmaals via de transactiemonitor. Merk op: op geen enkel moment mag je de geweigerde kaart manueel valideren. Dit gebeurt automatisch door het programma wanneer je de rechtzettingen doorvoert vanuit het consultatiescherm. Hoofdstuk 4: Medische kaart aanmaken Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

37 5 EEN MEDISCHE KAART HERZIEN 5.1 ALGEMEEN Een herziening van een medische kaart wil zeggen dat je de voorstellen wijzigt die op de medische kaart staan. Zo kun je bijvoorbeeld de begindatum later laten starten of de einddatum inkorten. De begindatum aanpassen naar een eerdere datum is niet mogelijk. Je kunt ook de rechten aanpassen en de data van het voorstel ongemoeid laten. Opgelet: * Je kunt de rechten van een bestaande kaart enkel vermeerderen. Een voorstel waarvan je de rechten vermindert, zal geweigerd worden in de transactiemonitor. Je mag immers niet retroactief rechten verminderen. * Een herziening is niet gelijk aan een verlenging (13). Wanneer je een voorstel probeert te verlengen aan de hand van een herziening (12) zal de begindatum van je oorspronkelijke voorstel automatisch als begindatum van je herziening genomen worden. Je zult met andere woorden altijd een stuk van je oorspronkelijke voorstel moeten hernemen als je aan de hand van een herziening je voorstel wil verlengen. Dit is niet de aan te raden werkwijze. (Voor meer informatie voor een verlenging van een kaart, zie ook 6 Een medische kaart verlengen ). 5.2 VOORBEELD: HERZIEN VAN EEN MEDISCHE KAART Stel, je hebt een medische kaart aangemaakt voor een persoon. Op deze medische kaart staat een beslissing met dekking ambulante zorgen voor de periode van 01/10/ /10/2015. Je wilt deze medische kaart herzien naar een kortere datum, meer bepaald 20/10/2015. Om een medische kaart te herzien, moet je eerst je voorstellen herzien. Je selecteert het oorspronkelijk voorstel (11) en klikt op de <H>-knop in de menubalk. Als aard van het voorstel gebruik je nu een 12. Dan kan je je voorstel herzien. Hoofdstuk 5: Medische kaart herzien Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

38 5.2 Na het bevestigen van het groene vinkje kom je in een detailscherm terecht. Dit detailscherm is gelijkaardig aan dat van een toekenning (11). Het enige verschil is dat er nu Herziening in het aangeduide veld staat. In het verplicht veld vul je de datum in tot wanneer het voorstel dient te lopen. In dit geval is dit 20/10/2015. Vervolgens verstuur je de gewijzigde medische kaart in de transactiemonitor. Opmerkingen: * In je voorstellenscherm zie je nu dat je oorspronkelijke toekenning (11) teniet is gedaan. De einddatum is gewijzigd in 30/09/2015. De herziening (12) telt nu als enig geldig voorstel. * Een voorstel herzien waarbij je de begindatum wilt wijzigen naar het verleden is niet mogelijk! Voorbeeld: je hebt een medische kaart met een voorstel voor een hospitalisatie voor de periode 10/07/ /07/2015. Nadien merk je op dat het voorstel eigenlijk al op 01/07/2015 had moeten starten. In dit geval kun je je voorstel niet herzien naar de periode 01/07/ /07/2015. Je moet een nieuwe toekenning (11) ingeven voor periode 01/07/ /07/2015. In dit geval moet je wel oppassen dat je de 45-dagenregel niet overschrijdt. * Als je een aanpassing doet voor slechts een deel van de periode van een medische kaart, wordt toch de hele kaart aangepast. Voorbeeld: Je maakt een voorstel aan met een dekking ambulante zorgen voor de periode 01/01/ /03/2015 waarbij het vinkje Inkomen < RMI aanstaat. Vanaf 1 maart heeft de persoon een inkomen. Je herziet de beslissing vanaf 1 maart en vinkt het Inkomen < RMI uit. De hele kaart zal op dit moment aangepast worden. Wil je dit niet, zet je best je beslissing stop op 28/02/2015 en doe je nieuwe toekenning voor de periode vanaf 01/03/2015. Hoofdstuk 5: Medische kaart herzien Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

39 6 EEN MEDISCHE KAART VERLENGEN In onderstaand hoofdstuk bespreken we, aan de hand van verschillende voorbeelden, wanneer en hoe je in het programma een kaart kan verlengen. Enkele algemene principes: * De periode van de verlenging kan telkens maar maximum 3 maanden bedragen. Je kunt meerdere keren met 3 maanden verlengen, maar slechts tot de maximumduur van de kaart (1 jaar) bereikt is. * Van zodra de datum van vandaag in de periode van de verlenging valt, wordt er een nieuwe kaart aangemaakt en krijg je geen verlenging van je bestaande kaart. * De verlengingen gelden zowel voor de principiële beslissing, hospitalisatie als ambulante zorgen. 6.1 MEDISCHE KAART IN HET VERLEDEN VERLENGEN MET 3 MAANDEN We zijn vandaag 20 november 2015 en hebben een medische kaart van 3 maanden die volledig in het verleden ligt: 01/01/ /03/2015. Schematisch ziet dit er als volgt uit (de zwarte lijn is enkel een tijdsas en stelt geen kaart voor). Deze kaart kunnen we verlengen. Dit doen we door het voorstel / de voorstellen aan te passen in scherm voorstellen / beslissingen. Je herziet het voorstel / de voorstellen en geeft een verlenging (13) in. De begindatum zal automatisch op 01/04/2015 komen te staan. De periode van de verlenging mag maximum 3 maanden bedragen. We geven een verlenging in van 3 maanden: 01/04/ /06/2015. Als resultaat krijg je één kaart die loopt van 01/01/ /06/2015 en geen twee afzonderlijke kaarten van 3 maanden. Doordat er geen nieuwe kaart gemaakt wordt, maar de oorspronkelijke kaart verlengd wordt, moet je niet meer opnieuw voldoen aan de 45 dagen regel. Je kunt dus perfect op 20/11/2015 de kaart in het verleden verlengen voor de periode van 01/04/ /06/2015. Opmerkingen: 1) Als je een nieuwe toekenning (11) invoert, in plaats van een herziening, zal er een nieuwe kaart aangemaakt worden en geldt de 45-dagenregel terug (zie ook Voorbeeld 4). Hoofdstuk 6: Medische kaart verlengen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

40 6.2 2) Wanneer je bij een verlenging als begindatum 02/04/2015 zou opgeven en niet 01/04/2015, zit je met een gat van één dag. Er is namelijk geen dekking voorzien op 01/04/2015. Het programma gaat in dit geval de kaart niet verlengen, maar een nieuwe kaart aanmaken vanaf 02/04/ ) De maximumduur van een dekking voor een illegaal persoon is 92 dagen (3 maanden). Toch kan je ook voor deze doelgroep de kaart op bovenstaande wijze verlengen met telkens 3 maanden. Je moet er juist op te letten dat je per 3 maanden verstuurt. Stel: je geeft in één keer een verlenging op voor de periode van 01/04/ /06/2015 en voor de periode van 01/07/ /09/2015, dan wordt de kaart geweigerd. Dit omdat de totale periode in rekening gebracht wordt bij het doorsturen. Dat zou in dat geval 6 maanden zijn en geen 3 maanden. Om dit wel doorgestuurd te krijgen, geef je dus eerst de eerste 3 maanden in en verstuur je de kaart. Vervolgens geef je de tweede drie maanden in en verstuur je de kaart. (Voor een alternatieve werkwijze, zie ook 4.6Verschillende voorstellen samen overschrijden de maximumperiode. Op dezelfde manier als hierboven beschreven, kunnen we de kaart nogmaals verlengen met 3 maanden. We geven dus weer een verlenging in op het voorstel / de voorstellen. Let op: Als je nu de kaart nogmaals met 3 maanden wilt verlengen, dan bevat deze verlenging de datum van vandaag. In dat geval zal er geen verlenging uitgevoerd worden maar maakt het programma een volledig nieuwe kaart aan (zie hoofdstuk 5.2). 6.2 MEDISCHE KAART VERLENGEN DIE DE DATUM VAN VANDAAG BEVAT We werken verder met bovenstaand voorbeeld: We hebben een medische kaart voor de periode van 01/01/ /09/2015. Als we aan deze kaart een verlenging willen toevoegen voor 3 maanden (01/10/ /12/2015) zal dit niet lukken. Van zodra de verlenging de dag van vandaag bevat, wordt er een nieuwe kaart aangemaakt. Hoofdstuk 6: Medische kaart verlengen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

41 6.3 Let op: Van zodra een nieuwe kaart aangemaakt wordt, geldt de 45 dagen regel! Als we op 20/11/2015 pas beslissen terwijl de periode start op 01/10/2015, zal deze kaart dus geweigerd worden. Tussen 01/10/2015 en 20/11/2015 zitten immers meer dan 45 dagen. Om de bestaande kaart toch te verlengen, geef je een verlenging in van 01/10/2015 tot en met 19/11/2015 (datum van gisteren). Hierdoor valt de periode van de verlengingen volledig in het verleden en wordt de kaart wel verlengd. Je krijg volgende situatie: Vervolgens kan je een nieuw voorstel aanmaken voor de periode vanaf 20/11/2015 (dag van vandaag). Er zal dan een nieuwe kaart aangemaakt worden. 6.3 MEDISCHE KAART VAN 1 DAG IN HET VERLEDEN VERLENGEN We zijn vandaag 20/11/2015 en hebben een medische kaart voor één dag op 20/07/2015. Schematisch ziet dit er als volgt uit (de zwarte lijn is enkel een tijdsas): Naar analogie van bovenstaande voorbeelden kunnen we ook deze kaart verlengen met een maximum van 3 maanden. Aangezien je een bestaande kaart verlengt, dient er geen rekening gehouden te worden met de 45 dagen periode. We krijgen dan het volgende: Hoofdstuk 6: Medische kaart verlengen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

42 MEDISCHE KAART IN HET VERLEDEN VERLENGEN DOOR INGEVEN TOEKENNING (11) Er is voor het dossier reeds een medische kaart aanwezig voor periode van 01/08/ /08/2015. Bijgevolg bestaat er ook een voorstel voor dezelfde periode. We geven nu een toekenning in voor de periode 16/08/ /08/2015. Dit betreft dus een aansluitende periode met onze bestaande kaart. Aangezien we hier met een toekenning (11) werken, maakt het programma geen verlenging meer van de bestaande kaart. Dit zou wel het geval zijn mochten we een verlenging hebben ingegeven (13). In dit voorbeeld krijgen we een nieuwe kaart. Dit zien we in de transactiemonitor. Het veld Kaartnummer is leeg. Dit wil zeggen dat er geen bestaande kaart aangepast wordt, maar een nieuwe gecreëerd wordt. Let op: In dit geval is het van groot belang om rekening te houden met de 45-dagen regel. Bij een nieuwe kaart mogen er niet meer dan 45 dagen zijn tussen de beslissingsdatum en de begindatum van je kaart. Bij twijfel kun je dit controleren in het consultatiescherm (dubbelklik op de lijn in de transactiemonitor). Hoofdstuk 6: Medische kaart verlengen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

43 6.5 Deze kaart zal dus geweigerd worden omdat we de 45 dagen termijn overschrijden. Verstuur je de kaart toch, krijg de volgende melding in de transactiemonitor. Hoofdstuk 6: Medische kaart verlengen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

44 7 EEN MEDISCHE KAART STOPZETTEN 7.1 ALGEMEEN Een medische kaart kun je op twee manieren stopzetten. Ofwel zet je alle voorstellen op de medische kaart in het voorstellenscherm (scherm 2.1.3) manueel stop. Je herziet (<H>) het betreffende voorstel en je voert een stopzetting (22) in. Ofwel zet je een medische kaart in één handeling stop aan de hand van de <Stop>knop. We gebruiken verschillende voorbeelden om het principe rond de stopzettingen duidelijk te maken. 7.2 MANUELE STOPZETTING: EEN BESLISSING IN DE TOEKOMST STOPZETTEN De handelingen om een medische kaart te annuleren / stop te zetten via het voorstellenscherm zijn dezelfde voor een principiële beslissing alsook een beslissing met een dekking voor ambulante zorgen of hospitalisatie. Dit gebeurt via het ingeven van een voorstel in scherm Voorstellen/wijzigen beslissingen. We zijn vandaag 18/08/2015 en we hebben een beslissing ambulante zorgen voor de periode 01/10/ /01/2016. Je wilt deze periode die zich in de toekomst bevindt, stopzetten. Hiervoor geef je een stopzetting (22) in met dezelfde begindatum als de toekenning. Let op: Dit kan enkel bij kaarten die volledig in de toekomst vallen. Nadat dit voorstel gehandtekend is, ga je naar de transactiemonitor om de kaart te versturen. Vervolgens gaan we de medische kaart consulteren in het scherm De kaart met de dekking ambulante kosten die oorspronkelijk werd doorgestuurd blijft in status 800 (groen) staan, dit was immers ooit een geldige kaart. De annulering van deze kaart zie je op het lijntje er net boven met de status 890 (zwart). Je ziet hier ook bij de van-tot-datum welke periode geannuleerd werd. Ook aan de hand van het kaartnummer kun je de oorspronkelijke kaart terugvinden. In de kolom Datum annulatie tonen we de datum waarop de kaart geannuleerd werd. De kaarten in status 890 worden enkel getoond bij het aanvinken van de historiek. De medische kaart is wel nog steeds gekend bij KSZ. Wanneer je een consultatie voor die periode doet, zul je nog steeds de gegevens van de kaart kunnen raadplegen. Echter, als status staat er bij de kaart Cancelled in plaats van Active. De kaart is geannuleerd. Hoofdstuk 7: Medische kaart stoptzetten Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

45 7.2 Onderstaand voorbeeld toont dit aan: 7.3 MANUELE STOPZETTING: EEN LOPENDE BESLISSING STOPZETTEN Opnieuw zijn de handelingen voor het stopzetten van een lopende beslissing dezelfde voor een principiële kaart alsook voor een kaart met een dekking. Stel: we hebben een beslissing met dekking voor ambulante zorgen voor de periode van 16/08/ /08/2015. De medische kaart werd reeds aangemaakt. Je kunt deze bekijken in menupunt Consultatie medische kaart. Vandaag zijn we 17/08/2015 en we willen deze kaart stopzetten. Om de kaart stop te zetten, moeten we dus eerst de beslissing stopzetten. Opgelet: Bij het invoeren van deze stopzetting zal het programma als begindatum ook automatisch de begindatum van de stop te zetten beslissing overnemen, in dit geval 01/12/2013. Je moet deze dus zelf veranderen: ofwel naar de datum van morgen, ofwel naar een latere datum als je de stopzetting pas later wilt laten ingaan. Je kunt immers geen beslissing stopzetten met terugwerkende kracht. Dus als je 18/08/2015 ingeeft, zal je kaart lopen tot en met 17/08/2015, tot en met vandaag dus. Als je een foutieve datum van stopzetting zou ingeven (bijvoorbeeld de dag van vandaag of een dag in het verleden) krijg je volgende melding. Hoofdstuk 7: Medische kaart stoptzetten Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

46 7.3 De dag die hierin weergegeven wordt, is altijd de dag van morgen, de eerst mogelijke begindatum van je stopzetting. In ons voorbeeld zijn we 17/08/2015, we kunnen als begindatum van de stopzetting dus ten vroegste 18/08/2015 ingeven. Als je 18/08/2015 ingeeft, zal het programma dit interpreteren als zijnde tot en met 17/08/2015. Je kaart zal dan nog lopen tot en met de dag van vandaag, 17/08/2015. Vervolgens zie je in de transactiemonitor een nieuw te verwerken kaart staan. Na het doorsturen van deze kaart kun je die raadplegen in het consultatiescherm, daar zie je het volgende. De oorspronkelijke kaart van 16/08/ /08/2015 ingekort naar een kaart tot en met 17/08/ MANUELE STOPZETTING: EEN BESLISSING VOOR EEN SOCIAAL DOSSIER STOPZETTEN Wanneer je een beslissing voor een sociaal dossier wilt stopzetten, kun je dit doen door de stopzetting slechts in één van de individuele dossiers in te geven. Je zult een detailscherm krijgen waar je de keuze hebt om al dan niet voor het volledige sociaal dossier de beslissing stop te zetten. Als je de stopzetting ingeeft voor het volledige sociale dossier, ga je deze bij elk individueel dossier zien verschijnen. Na handtekenen van het voorstel, staat er een nieuw aan te maken (te bewerken) medische kaarten in de transactiemonitor. Per dossier zal het programma de aangemaakte kaart bijwerken naar de periode na de stopzetting. 7.5 STOPZETTING AAN DE HAND VAN DE STOPKNOP Inleiding De <Stop>-knop is een handige functie in de toepassing om medische kaarten vlot stop te zetten. Je vindt deze knop zowel in de transactiemonitor (scherm 5.6.2) als in het consultatiescherm (scherm 5.6.1) terug. De knop staat in de menubalk en heeft als icoontje een rood stopteken. Het voordeel van deze stopknop is dat je alle voorstellen die gelinkt zijn aan een medische kaart in één keer kunt stopzetten. Je hoeft met andere woorden niet elk voorstel apart te gaan stopzetten in je voorstellenscherm (scherm 2.1.3). De stopknop is zeker handig in het kader van de mutaties MediPrima. Wanneer de gevraagde actie een stopzetting van een medische kaart is, kun je aan de hand van de stop- Hoofdstuk 7: Medische kaart stoptzetten Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

47 7.4 knop de medische kaart in één keer stopzetten. De stopknop kan ook gebruikt worden voor andere stopzettingen Werking van de Stopknop Je wenst een medische kaart stop te zetten. Dat wil zeggen dat je alle voorstellen op de medische kaart moet stopzetten. Op dat moment kan je gebruik maken van de stopknop, zodat je in één handeling alle voorstellen op die medische kaart kunt stopzetten. Dat doe je door de medische kaart die je wilt stopzetten te selecteren, in het consultatiescherm of de transactiemonitor, en vervolgens op de <Stop>knop te klikken. Stap 1: Scherm Stopzetten Medische Kaart Een nieuw scherm verschijnt met als naam Stopzetten medische kaart. Dit scherm is opgedeeld in drie delen. A. Gegevens Medische Kaart Het bovenste deel van het scherm toont je de gegevens van de medische kaart. Eerst zie je het individueel dossiernummer waarvoor je een aanpassing wilt doen. Daaronder vind je het nummer en de versie van de medische kaart, net zoals de status waarin de kaart zich nu bevindt. Vervolgens zie je de periode van de oorspronkelijke medische kaart, voor de periode van 01/10/ /11/2015. Aan de rechterkant vind je een verplicht in te vullen veld, namelijk de Stopdatum. In dit veld vul je de datum in waarop je de medische kaart wil stopzetten en druk je vervolgens op de <Tab>-toets. Opgelet: De stopdatum is een tot-datum. Dat wil zeggen dat de kaart loopt tot en met de dag voordien. Voorbeeld: We zijn vandaag 14/10/2015 en je wilt de medische kaart stopzetten. In het veld van de stopdatum moet je dus in dit geval 15/10/2015 invullen. De medische kaart loopt dan tot en met de dag voordien, in dit geval 14/10/2015. Hoofdstuk 7: Medische kaart stoptzetten Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

48 7.5 B. Voorstellen In het midden van het scherm staan de voorstellen die betrekking hebben op deze medische kaart en die bijgevolg stopgezet worden. In dit geval staat er maar één voorstel op de medische kaart. Wanneer je bovenaan de stopdatum hebt ingevuld en op de <Tab>toets hebt gedrukt, zullen de stopzettingsvoorstellen automatisch gecreëerd worden. Merk op dat de voorstellen lopen tot en met 14/10/2015. Dit is namelijk een tot-enmet-datum. Opmerking: Voorstellen die reeds in het verleden liggen, worden niet stopgezet. De data van deze voorstellen blijven met andere woorden dezelfde als voorheen. C. Motivatieboom Onderaan het scherm bevindt zich een motivatieboom. Hier kun je motiveren waarom de medische kaart stopgezet moet worden. Rechts in de motivatieboom kun je bijvoorbeeld Statuut aanvinken. Links verschijnt vervolgens de zin: U wijzigde van statuut. Stap 2: Meldingen Bij het bevestigen van het groene vinkje verschijnt er een melding. Klik je op NEE, zal het scherm zich automatisch afsluiten. De stopzetting is geannuleerd en je komt weer terecht in de transactiemonitor of het consultatiescherm. Klik je op JA, zullen de stopzettingsvoorstellen worden gecreëerd in het voorstellenscherm (scherm 2.1.3). Vervolgens verschijnt er een nieuwe melding, die slaat op de handtekenrechten die de gebruiker heeft om de medische kaart te kunnen stopzetten. 1) De gebruiker heeft wel rechten om de medische kaart stop te zetten. Hoofdstuk 7: Medische kaart stoptzetten Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

49 7.6 Volgende melding verschijnt. Klik je op <OK>, dan zal het scherm zich afsluiten en kom je weer terecht in de transactiemonitor of het consultatiescherm. De medische kaart zal automatisch klaargezet worden in de transactiemonitor en je kunt de aangepaste kaart versturen. Op het moment dat de kaart is doorgestuurd (status 800), verdwijnt automatisch ook de lijn met de geschorste versie van de kaart (status 870). 2) De gebruiker geen rechten om de medische kaart stop te zetten. Volgende melding verschijnt: Vervolgens klik je op OK. Het scherm sluit zich automatisch af en je komt weer terecht in de transactiemonitor of het consultatiescherm. Je kan de stopzettingsvoorstellen consulteren in je voorstellenscherm (scherm 2.1.3). Je zal zien dat ze aangemaakt zijn, maar nog niet gehandtekend zijn. Opgelet: In het kader van de mutaties kun je retroactief stopzetten tot op de dag dat het mutatiebericht is binnengekomen in het OCMW. Je kunt met andere woorden je stopzettingsvoorstellen vandaag reeds aanmaken, maar pas volgende week versturen. Dit is enkel mogelijk in het kader van de mutaties MediPrima en retroactief stopzetten is slechts mogelijk tot op de dag dat het mutatiebericht is binnengekomen in het OCMW. Hoofdstuk 7: Medische kaart stoptzetten Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

50 8 MUTATIES MEDIPRIMA 8.1 ALGEMEEN: DE MUTATIES MEDIPRIMA Op 1 oktober werd een nieuw mutatiebericht bij de bestaande mutatieberichten toegevoegd, namelijk de mutaties Medische Kaart. Net zoals de andere, reeds gekende mutatieberichten, zullen de mutatieberichten van MediPrima toekomen in Mijn mutaties (scherm ). Via de verdeelsleutel in het scherm Mutatie bestemd voor ( ), wordt de mutatie naar de juiste medewerker gestuurd. Elke nacht zullen de mutatieberichten verwerkt worden zodat ze s morgens opgehaald kunnen worden door het OCMW. Het ophalen en verdelen van de mutaties gebeurt automatisch. Er bestaat slechts één soort mutatiebericht voor MediPrima, namelijk de mutatie medische kaart. Deze mutatie leidt tot een schorsing van een of meer medische kaarten. De schorsing van de kaart kan wel meerdere redenen hebben. Voorbeelden zijn een gewijzigd INSZ-nummer, een gewijzigde verblijfsituatie Opgelet! Een mutatiebericht wordt pas aangemaakt op het moment dat de mutatie in de kruispuntbank wordt gebracht. Een persoon kan reeds enkele dagen van INSZ-nummer gewijzigd zijn, maar zolang het niet in de kruispuntbank (in de stroom MediPrima) wordt ingegeven, zal er geen mutatie voor die cliënt binnenkomen. 8.2 INHOUD VAN HET MUTATIEBERICHT Een mutatiebericht van de medische kaart kan je op twee plaatsen raadplegen, enerzijds in de transactiemonitor (scherm 5.6.1), anderzijds in Mijn Mutaties (scherm ). De mutatie MediPrima verwacht een bepaalde actie van het OCMW. Het is met andere woorden niet voldoende om enkel Mijn Mutaties te raadplegen. Het is belangrijk om eveneens de transactiemonitor te openen, waarin de te ondernemen actie beschreven wordt. Hoofdstuk 8: Mutaties MediPrima Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

51 8.2 Onderstaande afbeelding toont de mutatieberichten in de transactiemonitor Veld Aantal geschorste kaarten Links kun je aanduiden welke kaarten je wilt zien. Als je de transactiemonitor opent, zul je automatisch alle te versturen kaarten te zien krijgen. Als je enkel de geweigerde kaarten wilt zien, duid je het bolletje Geweigerde kaarten aan. De geschorste kaarten ten gevolge van een mutatie worden weergegeven bij Te versturen kaarten. Rechts daarvan zie je een overzicht van de kaarten die zich in de transactiemonitor bevinden. Deze velden worden automatisch ingevuld. De velden met het aantal te versturen kaarten, aantal geweigerde kaarten en het aantal nieuwe kaarten bestonden reeds. Hier is een veld bijgekomen, namelijk het veld Aantal geschorste kaarten. Dit staat in het geel. Creatie schorsingslijn Een mutatiebericht mediprima creëert een nieuwe lijn in de transactiemonitor. We kunnen een mutatiebericht mediprima herkennen aan zijn status en kleur. Een geschorste kaart heeft een status 870 in het geel. De reden waarom een medische kaart geschorst wordt, is omdat de gegevens bij KSZ en het OCMW verschillen. KSZ heeft bepaalde gegevens over de medische kaart van een cliënt en die gegevens verschillen van de gegevens die het OCMW bezit. Om dit gelijk te zetten, haalt het programma dus de kaart op die om een aanpassing vraagt. Veld Validatie Naast het hokje status bevindt zich het hokje Validatie. Een mutatiebericht is altijd onmiddellijk gevalideerd. Dat wil zeggen dat de kaarten voor het mutatiebericht niet worden meegenomen bij een verstuurpoging. De mutatieberichten blijven staan in de transactiemonitor. Veld en Meldingen Achter de drie puntjes en bij Meldingen onderaan links kunnen we de inhoud van het mutatiebericht bekijken. Daarin staat de foutcode en de mogelijke acties. Hoger versienummer Medische Kaart De schorsingslijn zorgt ervoor dat er automatisch een hoger versienummer dan deze van de laatste doorgestuurde en aanvaarde medische kaart wordt gecreëerd. Wanneer Hoofdstuk 8: Mutaties MediPrima Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

52 8.3 de kaart opnieuw wordt doorgestuurd nadat de schorsingslijn is verwerkt, zal opnieuw een hogere versie van de kaart automatisch worden aangemaakt. De mutaties zullen verschijnen voor het hele SD. Als je een kaart wilt versturen voor een ID dat lid is van het SD waarin mutatiebericht voor een persoon bestaat, zul je dit mutatiebericht zien staan in de transactiemonitor. Dat bericht zal echter niet blokkerend werken, je kaart zal met andere woorden wel doorgestuurd kunnen worden naar POD. Opmerking: Het ziekenhuis zal bij de raadpleging zien dat de medische kaart geschorst is (SUSPEN- DED). Verder zijn er een beperkt aantal gegevens beschikbaar, zoals het KBO-nummer en de naam van het OCMW waar een medische kaart aangemaakt werd, samen met de begin- en einddatum van de medische kaart. Het ziekenhuis kan geen verbintenisnummer meer aanvragen. Het ziekenhuis zal dan contact moeten opnemen met het betreffende OCMW. 8.3 ACTIES Een mutatiebericht vraagt om een bepaalde actie. Zolang geen actie ondernomen werd, zal de geschorste kaart blijven staan in de transactiemonitor. Van zodra een juist actie werd ondernomen, zal de geschorste kaart verdwijnen. Er zijn 3 soorten acties mogelijk. Soms is slechts 1 actie mogelijk, soms zijn meerdere acties mogelijk. Dan is het aan het OCMW om een bepaalde actie te kiezen. De mogelijke acties worden opgelijst in het scherm links onderaan Meldingen. Eveneens vind je de lijst met mogelijke acties terug achter de op de lijn van de geschorste medische kaart in de transactiemonitor. Er zijn vier mogelijke acties die ondernomen kunnen worden. Hoofdstuk 8: Mutaties MediPrima Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

53 8.4 A. Reactivatie De actie reactivatie gebruik je als er geen aanpassingen moeten gebeuren aan de medische kaart ten gevolge van de mutatie. De kaart kan blijven bestaan zoals ze was. In dit geval kun je de geschorste kaart opnieuw doorsturen waardoor ze gereactiveerd wordt. De geschorste kaart in de transactiemonitor zul je kunnen reactiveren via de knop <Reactiveren> onderaan het scherm. Op het moment dat je op <Reactiveren> klikt, wordt de medische kaart ook automatisch opnieuw verstuurd. Voorbeeld: We zien in de melding van het mutatiebericht: Deze kaart is geschorst. Eronder staat de datum waarop een wijziging is uitgevoerd voor deze persoon. Erachter staat wat de mutatie precies inhoudt. We zien dat de persoon veranderde van INSZ-nummer. Daaronder staan de mogelijke acties die in dit geval van toepassing zijn. In dit geval moeten we de kaart reactiveren. Let wel: bij een INSZ-wijziging zorg je er natuurlijk altijd eerst voor dat het individueel dossier in orde staat. * Je sluit de melding. * Je selecteert de schorsingslijn in de transactiemonitor en je klikt op <Reactiveren>. Op het moment dat je op <Reactiveren> klikt, wordt de medische kaart opnieuw verstuurd. * De schorsingslijn verdwijnt uit de Transactiemonitor. Er verschijnt een groene lijn met status 800. B. Stopzetting Een schorsingslijn omwille van een mutatiebericht MediPrima kan ertoe leiden dat de medische kaart dient stopgezet te worden. Dit kan aan de hand van de stop-knop bovenaan in de menubalk (voor meer informatie zie ook 7.5 Stopzetting aan de hand van de Stopknop ) of voorstel per voorstel manueel stopzetten in het voorstellenscherm. We bespreken dit voorbeeld van een stopzetting aan de hand van de stopknop. Hoofdstuk 8: Mutaties MediPrima Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

54 8.5 Voorbeeld: We zijn vandaag 02/10/2015. Je hebt een schorsingslijn omwille van het mutatiebericht Mediprima in de transactiemonitor staan. We weten dat dit een mutatiebericht is door de status 870 in het geel. We lezen in de melding: Deze kaart is geschorst. In de melding zie je de datum van het mutatiebericht, in dit geval 02/10/2015, en als mogelijke actie een stopzetting. Je selecteert de schorsingslijn en je klikt op de stopknop. In het detailscherm van de stopknop moet je in het veld van de stopdatum de datum van het mutatiebericht in te vullen. De voorstellen op de medische kaart lopen dan tot en met de dag voordien, namelijk 01/10/2015. C. Annulatie in de toekomst Een annulatie houdt in dat er een stopzetting van een medische kaart moet gebeuren, die zich volledig in de toekomst bevindt. Wanneer het mutatiebericht de melding bevat dat je de medische kaart zult moeten annuleren, betekent dit dus dat de medische kaart die zich volledig in de toekomst bevindt, stopgezet moet worden. Dit kan aan de hand van de <Stop>-knop bovenaan in de menubalk (voor meer informatie zie ook 7.5 Stopzetting aan de hand van de Stopknop ) of voorstel per voorstel manueel stopzetten in het voorstellenscherm. We bespreken dit voorbeeld van een stopzetting aan de hand van de stopknop. Voorbeeld: We zijn vandaag 02/10/2015. Je hebt een schorsingslijn omwille van een mutatiebericht MediPrima in de transactiemonitor staan. In de melding zie je dat je de medische kaart moet annuleren. Je selecteert de schorsingslijn en je klikt op de stopknop. In het detailscherm van de stopknop vul je in de stopdatum de datum van het mutatiebericht in. Deze datum vind je terug in de melding van de schorsingslijn. We hebben nu het mutatiebericht verwerkt in de transactiemonitor. De schorsingslijnen met gele status 870 zijn verdwenen uit de transactiemonitor. Er verschijnt een groene lijn met status 800. De medische kaart is dus doorgestuurd en aanvaard. De schorsingslijn met status 870 is wel nog zichtbaar wanneer je de Historiek aanvinkt in het consultatiescherm (5.6.1). In het scherm Mijn mutaties (scherm ) verdwijnt het mutatiebericht niet automatisch. We moeten dus hier de mutatie manueel op verwerkt zetten. Opmerking: Wanneer een mutatiebericht geen mogelijke acties voorstelt, moet je onze helpdesk contacteren. 8.4 NIEUWE/HERZIENING MEDISCHE KAART VOOR ID MET GESCHORSTE KAART A.G.V. MUTATIE Het is mogelijk om een nieuwe medische kaart aan te maken of een medische kaart te herzien voor het individueel dossier waarvoor er een mutatiebericht bestaat. Deze toekenning of herziening zal zichtbaar zijn in de transactiemonitor en kan doorgestuurd worden naar POD. Opmerking: Mogelijk moet je eerst zaken wijzigen voor je een medische kaart kunt doorsturen. Wanneer bijvoorbeeld het INSZ-nummer aangepast is, moet je eerst je ID weer opbouwen in de kruispuntbank (scherm ). Hoofdstuk 8: Mutaties MediPrima Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

55 SCHORSING VAN 2 OF MEERDERE KAARTEN Het is mogelijk dat een mutatiebericht meer dan één medische kaart in hetzelfde ID schorst. Wanneer bijvoorbeeld een INSZ-nummer gewijzigd is, zal voor elke lopende en toekomstige kaart een schorsingslijn gecreëerd worden in de transactiemonitor. Elke lijn zal dus apart een actie vereisen. Voor medische kaarten die zich in het verleden bevinden, worden geen lijnen gecreëerd. Het is wel mogelijk om wijzigingen aan medische kaarten in het verleden aan te brengen. 8.6 OPEENVOLGING VAN VERSCHILLENDE MUTATIEBERICHTEN Wanneer de mutatieberichten een bepaalde periode niet opgevolgd werden, is het mogelijk dat een medische kaart verschillende mutatieberichten bevat. Enkel het recentste mutatiebericht zal zichtbaar zijn. De toepassing zet namelijk automatisch de oudere mutatieberichten als verwerkt. Opmerking: Het is mogelijk dat je bij het versturen van de medische kaart opnieuw een status 870 krijgt, hoewel je de actie hebt uitgevoerd die vermeld staat. Dit is het geval wanneer bij de opeenvolgende acties van een van de mutatieberichten een stopzetting zat. Een stopzetting is namelijk prioritair en wordt dus altijd eerst verwerkt. Na de uitvoering van de stopzetting zal je mogelijks een andere actie uitvoeren. Wanneer dat gebeurd is, zal de medische kaart in status 800 staan. 8.7 WIJZIGING INSZ-NUMMER Wanneer een persoon van INSZ-nummer wijzigt, zullen de nodige acties quasi automatisch verlopen. Wanneer je een mutatiebericht krijgt met als melding dat de persoon een gewijzigd INSZ-nummer heeft, zal het OCMW dit moeten aanpassen in het individueel dossier van de begunstigde. Wanneer dat gebeurd is, kan je de geschorste medische kaart opnieuw activeren door op reactiveren te klikken. Hiermee verstuur je opnieuw de kaart. De kaart met een hoger versienummer wordt doorgestuurd en de gele lijn met status 870 verdwijnt. Hoofdstuk 8: Mutaties MediPrima Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

56 9 MELDINGEN & RECHTZETTINGEN Bij het versturen van een medische kaart kunnen er diverse meldingen / foutmeldingen optreden. Aan de hand van de kaartstatus, kun je deze foutmelding nagaan en oplossen. 9.1 VERLOOP VAN VERWERKING MEDISCHE KAART Om een zicht te krijgen op wanneer bepaalde statussen zich voordoen, bespreken we eerst hoe het programma een medische kaart (achter de schermen) verwerkt. Elke kaart doorloopt onderstaande stappen. Afhankelijk van waar een kaart zit in het verwerkingsproces, krijg je een bepaalde status. * Start poging verwerking * De status van de kaart wordt op 000 gezet * Poging tot versturen van de kaart * Status kaart wordt op 100 gezet indien bericht verzonden * Wachten op een antwoord * Status kaart wordt op 200 gezet indien antwoord ontvangen * Verwerking van het antwoord: Antwoord niet te interpreteren door technisch probleem: status 700 (oranje) Antwoord te interpreteren, actie geslaagd: status 800 (groen) Antwoord te interpreteren, actie niet geslaagd: status 900 (rood) Tijdens het verwerken van de medische kaart kijkt het programma na of er een integratie type vier is. Als deze integratie er niet is, wordt ze toegevoegd. Wanneer het programma er op dit moment niet in slaagt om deze integratie aan te maken, krijg je volgende foutmelding. 9.2 STATUS 000, 100 EN 200 Deze statussen krijg je wanneer de toepassing tijdens het versturen van de kaart vast loopt. Als dat het geval is, probeer je de kaart nog eens te versturen. Mocht dit het probleem niet oplossen, contacteer je best onze helpdesk. 9.3 STATUS 700 Probleem De status 700 komt voor wanneer er een technisch probleem is bij KSZ/POD/Smals. Je krijgt dan meestal een melding in het Engels. Voorbeeld 1: Technisch probleem KSZ Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

57 9.2 Oplossing * Probeer de kaart later nogmaals te versturen. * Indien de status 700 blijft: contacteer Smals. 9.4 STATUS 800 Als je een status 800 krijgt, wil dat zeggen dat je kaart goed doorgestuurd werd. De kaart is aanvaard, je moet er niets meer mee doen. De melding die je krijgt ziet er als volgt uit: * CREATE bij een volledig nieuwe kaart * MODIFY bij een bijgewerkte kaart 9.5 STATUS 900 Status 900 krijg je als de kaart die je probeert te versturen geweigerd wordt. Deze weigering is niet vanwege een technisch probleem, maar heeft te maken met de inhoud van de kaart. Je moet deze inhoud eerst rechtzetten voor je nogmaals een poging kunt doen om de kaart te versturen. De foutmeldingen geven duidelijk weer wat het probleem is. Afhankelijk van het probleem, volg je een bepaalde handelswijze om het probleem op te lossen. Aan de hand van verschillende mogelijke meldingen werken wij hieronder uit hoe je een geweigerde kaart het best herstelt Melding 1: Foutieve stopzetting Melding U kan geen einddatum van de beslissing tot medische tenlasteneming inbrengen die voor de dagdatum valt Of U kan geen einddatum van de dekking van de hospitalisatiekosten inbrengen die voor de dagdatum valt. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

58 9.3 Probleem Als je deze melding krijgt, probeer je een stopzetting door te sturen met terugwerkende kracht. Dit kan nooit. Belangrijk bij het ingeven van een stopzetting op vandaag is dat je de kaart dan ook onmiddellijk verstuurt. Als je op vandaag stopzet en je verstuurt pas morgen, wordt je kaart ook geweigerd omdat je ook dan stopzet met terugwerkende kracht. Oplossing * Dubbelklik op je geweigerde medische kaart zodat je in het consultatiescherm uitkomt. * Daar zie je linksboven de periode staan van de geweigerde kaart. Belangrijk is de Tot -datum. Deze datum is een foutieve einddatum naar aanleiding van een stopzetting met terugwerkende kracht. * Je valideert deze geweigerde kaart (bovenaan in de menubalk via de <Valideer>knop). * Vervolgens moet je een nieuwe toekenning ingeven, een toekenning voor de ontbrekende periode. Deze ontbrekende periode is de periode vanaf je foutieve stopzettingsdatum (de Tot -datum) op je kaart en de datum van vandaag / de dag dat je de rechtzetting zal versturen. * Let wel op: als je meerdere voorstellen hebt (vb.: HOSP, AMBU en PRINC) zul je voor alle 3 een nieuwe toekenning moeten doen. * Na het handtekenen van de toekenning staat je nieuwe kaart klaar in de transactiemonitor. Als ze niet klaar staat, moet je de geweigerde kaart nog manueel valideren. Voorbeeld We zijn vandaag 03/09/2015 en je hebt een lopende kaart van 01/08/ /10/2015 die je wil stopzetten. Je geeft (foutief) als stopzettingsdatum 26/08/2015 in. Je kaart zal geweigerd worden omdat je niet kan stopzetten met terugwerkende kracht. Je valideert dus de geweigerde kaart en vervolgens geef je een nieuwe toekenning in van 26/08/ /09/2015, dus tot en met de dag van vandaag / de dag dat je de rechtzetting verstuurt. Stel, je verstuurt pas morgen, moet je een toekenning geven tot en met 04/02/2015. Bij een stopzetting wordt namelijk rekening gehouden met de begindatum van je stopzetting en de datum van verzending. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

59 Melding 2: Persoon verzekerd geen bijstand Melding De volgende fout is opgetreden bij de berekening van het terugbetalinsgpercentage van de POD MI: Persoon verzekerd geen bijstand.. Probleem Je probeert een kaart aan te maken voor een persoon die volgens POD MI niet aan de voorwaarden voldoet. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat iemand geen illegaal of asielzoeker meer is op het moment dat je de kaart aanmaakt. Dan krijg je deze melding. Oplossing * Persoon voldoet inderdaad niet aan de voorwaarde: de kaart manueel valideren en geen verdere actie ondernemen. * Het OCMW is van mening dat de persoon wel aan de voorwaarden voldoet: contacteer POD Melding 3: Er bestaat reeds een beslissing tot medische tenlasteneming Melding Er is reeds een beslissing tot medische tenlasteneming voor deze begunstigde actief in het OCMW van -xxx- met als KBO-nummer -xxx-. Gelieve contact op te nemen met dit OCMW om de actieve beslissing stop te zetten alvorens een nieuwe aan te maken. Er kan immers niet meer dan één beslissing tegelijkertijd actief zijn voor eenzelfde begunstigde. Probleem Deze melding vertelt je dat je een kaart probeert aan te maken voor een persoon die reeds een beslissing tot medische tenlastename heeft in een ander OCMW. Oplossing Zoals de melding zelf zegt:, contacteer het betreffende OCMW: * Het andere OCMW is inderdaad bevoegd: de eigen aangemaakte kaart manueel valideren, geen verdere actie ondernemen. * Het andere OCMW is niet bevoegd, het eigen OCMW is bevoegd. In dit geval hangt alles af van de periode waarvoor je een kaart wilt aanmaken. Als er een overlapping is Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

60 9.5 met de periode van de bestaande kaart in het andere OCMW, zijn er twee mogelijkheden. Ofwel kan het andere OCMW de beslissing stopzetten, ofwel geef je zelf een beslissing in die de periode van het andere OCMW niet overlapt Melding 4: Foutief RIZIV-nummer Melding Het formaat van het RIZIV-nummer -xxx- dat u heeft ingegeven voor een arts of een tandarts is ongeldig. Het RIZIV-nummer moet steeds 11 cijfers tellen. Probleem Het ingegeven RIZIV-nummer is foutief. Oplossing Corrigeer het RIZIV-nummer in het consultatiescherm medische kaart en verstuur de kaart opnieuw Melding 5: Foutieve begindatum Melding De begindatum van de beslissing tot medische tenlasteneming mag niet vroeger zijn dan 45 dagen vanaf de beslissingsdatum ervan, behalve wanneer het gaat om een gerechtelijke beslissing of een volledige tenlasteneming door het OCMW. Gelieve de begindatum aan te passen van de beslissing tot medische tenlasteneming zodat hij hoger is dan of gelijk is aan 23/01/2013, ofwel verduidelijken dat het gaat om een gerechtelijke beslissing of een volledige tenlasteneming door het OCMW. Probleem Bij het ingeven van de beslissing werd de 45 dagen termijn overschreden. Dit mag alleen als het gaat om een gerechtelijke beslissing of een volledige tenlasteneming door het OCMW. Oplossing * De datum is foutief en moet gecorrigeerd worden: de kaart valideren, beslissing herzien naar de juiste periode en vervolgens de nieuwe kaart doorsturen. * Vinkje voor gerechtelijke beslissing of volledige tenlasteneming moet toch aangevinkt worden: dit kan je wijzigen in het consultatiescherm medische kaart. Eens de wijzigingen aangebracht, kun je de kaart opnieuw doorsturen. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

61 Melding 6: Inhoud zone te groot Melding De inhoud van één of meerdere zones is te groot. Probleem Eén van de velden waar je bij het ingeven van je voorstel extra tekst (supplementen, beperkingen ) kon intypen, overschrijdt het maximum aantal karakters. Deze melding staat ook reeds in het scherm Meldingen voor je de kaart probeert door te sturen! Oplossing In het consultatiescherm medische kaart kun je de inhoud van de vensters nog wijzigen. Na wijzigen stuur je de kaart nogmaals door Melding 7: Einddatum bij volledige tenlasteneming Melding Als de volledige tenlasteneming OCMW geactiveerd is, moet de einddatum van de beslissing tot tenlasteneming van de medische zorgen voorafgaan aan de 45 dagen vóór de beslissingsdatum. Gelieve de einddatum te wijzigen of de flag Volledige tenlasteneming OCMW te desactiveren. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

62 9.7 Probleem Zoals duidelijk weergegeven in de foutmelding kun je enkel een beslissing volledige ten lastenname ingeven als deze de 45 dagen termijn overschrijdt. Oplossing * Je wilt het vinkje Volledige ten lastenneming verwijderen: valideert eerst manueel de geweigerde kaart. Vervolgens herzie je het voorstel en zet je het vinkje uit. Na handtekenen van de beslissing, maak je een nieuwe kaart aan. * De periode is foutief en je wilt de periode aanpassen: valideer eerst de geweigerde kaart. Vervolgens herzie je de beslissing en kun je in het detailscherm de periode van de beslissing veranderen. Na bekrachtigen van de beslissing, maak je een nieuwe kaart aan Melding 8: Integratie mislukt Melding Error. De integratie is mislukt. Probleem Om gegevens van een persoon via KSZ te kunnen versturen, moet je deze persoon eerst integreren bij KSZ op jouw OCMW. Oplossing * Je valideert eerst manueel de geweigerde kaart. Vervolgens laat je je dossier eens door de kruispuntbank lopen, zodat je een update doet van de gegevens. Dat doe je door je dossier op te zoeken in het scherm KSZ Dossieropbouw of door in je individueel dossier op de knop rechts onderaan RRNR Info te klikken. * Vervolgens probeer je de kaart opnieuw door te sturen Melding 9: Terugbetalingspercentage niet gelijk Melding Het percentage van de opname is niet hetzelfde over de hele periode. Het percentage van de opname wordt slechts aanvaard tot 12/08/2015. Probleem Het gekende betalingspercentage dat ten laste is van de POD MI is niet hetzelfde over de hele periode van de medische kaart. De kaart wordt bijgevolg geweigerd. Oplossing * Je valideert eerst manueel de geweigerde kaart. * Bij de melding staat de kaart in foutstatus. De hele periode van de kaart staat dus in foutstatus. Het voorstel moet met andere woorden herzien worden. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

63 9.8 * De datum in de melding is een tot-en-met-datum. Bij de rechtzetting, moet het voorstel herzien worden tot en met 12/08/2015. Vanaf de volgende dag, namelijk 13/08/2015, zal een nieuw voorstel moeten aangemaakt worden. * Vervolgens probeer je de kaart opnieuw door te sturen Melding 10: Reeds gesteund in het opvangcentrum Melding De volgende fout is opgetreden bij de berekening van het terugbetalingpercentage van de POD-MI: De persoon wordt reeds gesteund in het opvangcentrum. Probleem De cliënt werd vroeger gesteund in een opvangcentrum of LOI, verschillend van het eigen OCMW. Oplossing * Wanneer je deze melding krijgt, moet je de helpdesk van Smals te contacteren. * Als dat in orde is, probeer je de kaart opnieuw te versturen Melding 11: Terugbetalingspercentages >100% Melding De volgende fout is opgetreden bij de berekening van het terugbetalingspercentage van de POD-MI: het % opname voor het deel ZIV ambulante zorgen >100%. Of De volgende fout is opgetreden bij de berekening van het terugbetalingspercentage van de POD-MI: het % opname voor het deel ZIV hospitalisatie >100%. Probleem De som van de terugbetalingspercentages die POD en het OCMW ten laste nemen, bedraagt meer dan 100%. Een van de bolletjes die aanduiden welke delen het OCMW ten laste neemt, staat op alles of gedeeltelijk, terwijl POD deze kosten al ten laste neemt. Oplossing * Je valideert de geweigerde kaart manueel. * Je herziet het voorstel/de voorstellen zodat de terugbetalingspercentages gelijk zijn aan 100%. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

64 9.9 * Je verstuurt de medische kaart Melding 12: Code geslacht niet geldig Melding De volgende fout is opgetreden bij de berekening van het terugbetalingspercentage van de POD-MI: Code geslacht niet geldig. Probleem De code van het geslacht, zoals gekend bij KSZ, is niet correct. Oplossing Wanneer je deze melding krijgt, dien je de helpdesk van Smals te contacteren. Als dit in orde is, probeer de kaart opnieuw te versturen Melding 13: Reactivatie wordt niet toegestaan op de beslissing Melding De reactivatie is niet toegestaan op de beslissing. Probleem Dit is een reactivatie waar enkel een stopzetting mogelijk is. Oplossing Wanneer je deze melding krijgt, dien je onze helpdesk te contacteren Melding 14: Beslissing kan enkel retroactief worden beëindigd met einddatum = schorsingsdatum Melding De beslissing kan enkel retroactief worden beëindigd met einddatum = schorsingsdatum. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

65 9.10 Probleem De medische kaart is foutief stopgezet. De einddatum van een stopzetting klopt niet. De stopzetting gebeurde in het kader van een mutatiebericht MediPrima. Oplossing * Dubbelklik op je geweigerde medische kaart zodat je in het consultatiescherm uitkomt. Daar zie je linksboven de periode staan van de geweigerde kaart. Belangrijk is de Tot -datum. Deze datum is een foutieve einddatum naar aanleiding van een stopzetting met terugwerkende kracht. * Je valideert deze geweigerde kaart (bovenaan in de menubalk via de <Valideer>knop). * Vervolgens moet je een nieuwe toekenning ingeven, een toekenning voor de ontbrekende periode. Deze ontbrekende periode is de periode vanaf je foutieve stopzettingsdatum (de Tot -datum) op je kaart en de datum van vandaag / de dag dat je de rechtzetting zult versturen. * Let wel op: als je meerdere voorstellen hebt (vb.: HOSP, AMBU en PRINC) zul je voor alle 3 een nieuwe toekenning moeten doen. Na het handtekenen van de toekenning staat je nieuwe kaart klaar in de transactiemonitor. Als die niet klaar staat, moet je de geweigerde kaart nog manueel valideren. Hoofdstuk 9: Meldingen en rechtzettingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

66 10 MACHTIGINGEN Voor je de mogelijkheid hebt om bij het KSZ-onderzoek een opvraging met betrekking tot de medische kaart uit te voeren, moeten de nodige machtigingen toegekend zijn. Er zijn drie machtigingen met betrekking tot de elektronische medische kaart. Het is de taak van de veiligheidsconsulent of applicatieverantwoordelijke KSZ om deze aan te passen. Dit gebeurt in menupunt Profielen KSZ gebruikers. De nieuwe machtigingen zijn devolgende: De eerste twee, ECarConsult en ECarSimul maken het mogelijk om via het KSZonderzoek een consultatie en/of simulatie uit te voeren. De machtiging ECarCreaUpd geeft de gebruiker de rechten om medische kaarten te versturen. Hoofdstuk 10: Machtigingen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

67 11 TUNING VAN DE STEUNCODES De tuning van de steuncodes gebeurt door de persoon die hiervoor bevoegd is binnen het OCMW. Dit kan zijn: het hoofd sociale dienst, de toepassingsverantwoordelijke 11.1 STAP 1: EEN NIEUW STEUNTYPE INGEVEN Je start in menupunt Steuntypes om een nieuw steuntype aan te maken. Via de blauwe <Toevoegen>-pijl geef je een nieuw steuntype in. Dit moet je slechts eenmalig doen. Al de steuncodes voor de medische kaart vallen onder hetzelfde steuntype. Bij voorkeur vul je EM in bij Type en Medische kaart bij Omschrijving. Bij Financiële schrijf je een F. Vergeet niet te bevestigen STAP 2: AANMAAK EN TUNING VAN DE STEUNCODES Basis van de tuning Om nieuwe steuncodes aan te maken, open je menupunt Steuncodes. Klik op de blauwe <Toevoegen>-pijl om een nieuwe steuncode aan te maken. In totaal moeten minimaal volgende steuncodes aangemaakt worden. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

68 11.2 Steuntype Steuncode Omschrijving EM PRINC Principiële medische kaart EM HOSP Hospitalisatie, medische kaart EM AMBU Ambulante verzorging, medische kaart EM APOT Apothekerskosten, medische kaart EM ARTS Dokterskosten, medische kaart EM PARA Paramedische kosten, medische kaart EM PROT Prothesen, medische kaart EM VERV Medisch transport, medische kaart EM DIVERS Diverse kosten, medische kaart Opmerking: In de eerste fase van de opstart van de medische kaart zullen enkel de eerste drie codes (vetgedrukte) in gebruik genomen worden. Bij de tuning van de codes die in de eerste fase nog niet gebruikt worden, duid je op het tabblad Algemeen het vinkje Geblokkeerd aan. Op deze manier vermijd je dat een code per ongeluk al in gebruik genomen wordt. We doorlopen de verschillende stappen voor de aanmaak aan de hand van een voorbeeld. Je geeft de gegevens voor je eerste aan te maken steuncode in. Voorbeeld: Steuntype Steuncode Omschrijving EM (zoals je dit definieerde in de vorige stap) HOSP Hospitalisatie, medische kaart Je vult het scherm verder in zoals hieronder weergegeven: Type verwerking C Wijze beslissing 1 of 2 Als je hier 1 invult, zal enkel de Raad / Comité de voorstellen kunnen handtekenen. Als je hier een 2 invult, biedt dit de mogelijkheid om het voorstel reeds uitvoerbaar te verklaren vóór de Raad / Comité. Registratie 0 KSZ hoedanigheid 4 Met facturen Aanvinken! Zo kunnen achteraf de facturen gekoppeld worden aan het voorstel. Dubbel Aanvinken bij de steuncode voor hospitalisatie en ambulante zorgen! Dit geeft de mogelijkheid om twee voorstellen met dezelfde rubriek voor dezelfde periode in te geven. Opmerking: Het is mogelijk dat een aantal vinkjes op dit moment aangevinkt staan, maar niet be- Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

69 11.3 schikbaar zijn. Deze worden automatisch aangepast na de tuning van de parameters. Je hoeft hier dus niets aan te wijzigen. Eens je klaar bent, klik je op <Bevestigen>. De basis voor de steuncode is op dit moment aangemaakt, maar de tuning voor de medische kaart moet nog gebeuren Specifieke tuning medische kaart Je blijft in menupunt Steuncodes en je klikt opnieuw op de blauwe <Wijzigen>pijl. Vervolgens ga je naar het tabblad Medische kaart. In het lijstje naast Rubriek selecteer je de rubriek, in dit geval Hospitalisatie. Naargelang de rubriek waarop je steuncode betrekking heeft, krijg je een ander scherm voor de verdere tuning. Nadat je de rubriek selecteerde, zal op het tabblad Algemeen het vinkje bij Medische kaart aanstaan. Klik op <Bevestigen>. Als je daarna weer op de blauwe <Wijzigen>-pijl klikt, worden een aantal velden beschikbaar. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

70 11.4 A. Mogelijkheid om Voorstel aanmaken voor volledig gezin aan te vinken Je hebt hier twee mogelijkheden: je vinkt het hokje aan of uit. Als je het aanvinkt, zullen al de personen in een sociaal dossier in aanmerking komen bij de aanmaak van een voorstel. Meer concreet: in dit geval gaat het om de steuncode hospitalisatie. Stel dat we hier in de tuning dit vinkje aanduiden, zullen al de personen van het sociale dossier, bij de aanmaak van een voorstel hospitalisatie, aangevinkt staan in het detailscherm van je voorstel. Je kunt dit nog altijd wijzigen in het detailscherm van het voorstel zelf (zie ook hoofdstuk Een voorstel ingeven - Deel 2 ). B. ZIV-deel, Patiënt deel en Supplement Hier duid je aan welke kosten het OCMW op zich neemt. Je hebt altijd vier verschillende mogelijkheden om de schermen in te vullen: blanco, niets, gedeeltelijk of alles. Belangrijk om te weten is dat het gaat om de basisinstellingen. Je geeft hier best het meest voorkomende in. Bij de ingave van een voorstel gaat het programma dit overnemen. Je kan deze instelling bij je voorstel nog altijd aanpassen indien het voor een bepaald dossier anders is (zie ook: Een voorstel ingeven - Deel 1 ). 1) Deel ZIV Deel ZIV betreft de kosten die normaal ten laste genomen worden door een ziekteverzekering/mutualiteit. Voor de doelgroep in fase 1 voor de medische kaart neemt de POD MI deze kosten op zich. Belangrijk: Om zicht te krijgen op de kosten die POD MI op zich neemt, kun je via het KSZ onderzoek een simulatie uitvoeren. Je krijgt dan de terugbetalingspercentages te zien die POD MI ten laste neemt (zie ook Simulatie ). In de eerste fase kun je dit als OCMW standaard op niets zetten. Het OCMW neemt deze kosten niet ten laste aangezien POD MI voor de doelgroep in de eerste fase (bijna) altijd 100% van de kosten, die normaal door een ziekteverzekering betaald worden, ten laste neemt. Wanneer je als OCMW het remgeld (bij asielzoekers) wel ten laste wilt nemen, hoort dit bij het deel patiënt. Dus ook voor deze doelgroep zal POD MI het deel ZIV voor 100% ten laste nemen. Uitzondering: Bij het overschrijden van de 45 dagen termijn kan het OCMW beslissen om de kosten volledig ten laste te nemen. POD MI komt dan niet meer tussen (tenzij het om een gerechtelijke beslissing gaat). Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

71 11.5 2) Deel Patiënt Deel Patiënt betreft de kosten die de patiënt normaal zelf betaalt: het remgeld. Voor illegalen en 9ter neemt POD MI dit ook op zich, voor asielzoekers niet. Het OCMW kan de keuze maken om dit deel wel of niet ten laste te nemen als POD MI dit niet ten laste neemt. Zoals reeds eerder vermeld kan dit achteraf nog steeds bij het ingeven van een voorstel anders ingegeven worden. 3) Supplementen De Supplementen betreffen de kosten zoals bijvoorbeeld het supplement voor een eenpersoonskamer. POD MI zal deze kosten nooit ten laste nemen. Het OCMW heeft de keuze of zij dit ten laste nemen of niet. 4) Invulmogelijkheden Blanco : als je niets selecteert en het veld dus blanco laat, ga je bij het ingeven van een voorstel per voorstel nog moeten aanduiden wat het OCMW ten laste neemt. Niets : hiermee geef je aan dat het OCMW niet tussenkomt in de kosten. Gedeeltelijk : je kunt er voor kiezen om de kosten gedeeltelijk ten laste te nemen. Als je als OCMW hiervoor opteert, moet je wel in de schermen Beperkingen supplementen en Beperkingen farmaceutische verstrekkingen neerschrijven welke zaken je wel of niet ten laste neemt. Alles : hiermee geef je aan dat het OCMW alle kosten ten laste neemt. Binnen hetzelfde venster zijn er nog twee andere velden: Beperkingen supplementen en Beperkingen farmaceutische verstrekkingen. C. Beperkingen supplementen Hier kun je neerschrijven voor welke supplementen het OCMW de kosten wel of niet op zich neemt. Bijvoorbeeld: supplement voor eenpersoonskamer (zie opmerking Opgelet hieronder). D. Beperkingen farmaceutische verstrekkingen Idem als Beperkingen supplementen maar het gaat hier om beperkingen met betrekking tot medicatie (zie opmerking Opgelet hieronder). Als deze velden in orde zijn, bevestig je. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

72 11.6 Daarna kun je in het veld onderaan, bij Hospitalen, op de blauwe <Toevoegen>-pijl klikken. Hier is het mogelijk om aan te geven van welke ziekenhuizen het OCMW de hospitalisatiekosten op zich neemt. Deze ziekenhuizen verschijnen dan automatisch bij het ingeven van je voorstel (zie opmerking Opgelet hieronder). Als je een ziekenhuis/derden toevoegt, steeds ook op <Bevestigen> klikken! Opmerking: De Beperkingen gedeeltelijk deel patiënt vind je hier niet terug. Dit zijn namelijk persoonsgebonden aspecten, waardoor het zinloos is dit op voorhand reeds vast te leggen. Als je bepaalde beperkingen en/of tenlastenames ingeeft die betrekking hebben op een gekoppeld ziekenhuis, moet je deze beperkingen en/of tenlastenames ook toepassen voor een ander ziekenhuis/derde. Een vinkje bij Default wil zeggen dat je dit ziekenhuis/derde als voorkeurziekenhuis/derde opgeeft. Als je dat doet, staat dit ziekenhuis automatisch klaar als voorkeurziekenhuis in je voorstellenscherm. De andere kun je ook dan nog altijd opvragen als je dat wenst. Als je klaar bent met derden toe te voegen, sluit je het scherm af en is de tuning voor de eerste steuncode klaar en moet enkel de link naar de boekhouding nog in orde gebracht worden. Je kunt hier achteraf nog altijd wijzigingen in doorvoeren. Zo kun je later altijd nog derden toevoegen, verwijderen of wijzigen. Ook kun je de kosten die het OCMW op zich neemt nog wijzigen, beperkingen toevoegen 11.3 STAP 3: LINK NAAR DE BOEKHOUDING Om facturen met betrekking tot de medische kaart te kunnen linken aan een beslissing en deze door te geven aan de boekhouding, moeten de steuncodes gekoppeld worden aan een nummer van de boekhoudkundige rekening. Dit is mogelijk via scherm Boekingsparameters. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

73 11.7 Via de blauwe <Toevoegen>-pijl kun je een steuncode linken met de boekhouding. Eerst geef je de datum in vanaf wanneer de koppeling naar de boekhouding mag doorgaan. Stel dat je op 01/10/2013 van start wilt gaan met de elektronische medische kaart geef je hier dus deze datum op. Je selecteert het steuntype en de betreffende steuncode. Vervolgens vul je zowel bij uitgaven als ontvangsten de nodige gegevens in met betrekking tot de boekhoudkundige rekening. De nummers van de boekhoudkundige rekeningen kun je navragen bij de financiële dienst / ontvangerij. Vergeet niet te bevestigen als je klaar bent. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

74 11.8 Als je wilt controleren of de steuncode zeker gekoppeld is, kun je teruggaan naar menupunt Steuncodes. Daar zie je dat deze nummers uit de boekhouding toegevoegd zijn TUNING STOPKNOP Bij de opstart van MediPrima werden alle nodige instellingen vooraf in orde gebracht. Vanaf de datum die ingevuld staat bij Fase 1, kan men medische kaarten versturen. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

75 11.9 De steuncode van MediPrima zoals die in het eigen OCMW gebruikt wordt, moet opgenomen worden in de motivatieboom MediPrima. Dit vind je terug in het scherm Instellingen. Hoofdstuk 11: Tuning steuncodes Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

76 12 VERWERKING VAN DE VOORSTELLEN In dit hoofdstuk bespreken we drie voorbeelden die verduidelijken op welke manier het programma meerdere voorstellen medische kaart voor eenzelfde dossier verwerkt VOORBEELD 1 Voorstel 1: Principiële beslissing voor de periode van 01/08 31/08. Voorstel 2: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 10/08 20/08. Schematisch ziet dat er als volgt uit. Om deze beslissingen te verwerken tot een medische kaart hanteert de transactiemonitor dus een bepaalde rangorde (zie Rangorde versturen ). In dit geval zal er eerst een kaart aangemaakt worden voor de principiële beslissing. Daardoor krijg je een kaart met een gedekte periode van 01/08 31/08. Daarna wordt de beslissing ambulante zorgen verwerkt. Het programma bekijkt de periode en vindt reeds een kaart voor deze periode. Als er reeds een kaart is, voegt het programma de dekking ambulante zorgen toe aan de bestaande kaart VOORBEELD 2 Voorstel 1: Dekking hospitalisatie voor de periode van 01/05-05/05 Voorstel 2: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 03/05-14/05 Opmerking: Voor de verwerking van dit voorbeeld is het van belang dat het gaat om voorstellen / kaarten die volledig in de toekomst liggen. Als deze voorstellen in het verleden zouden liggen, verloopt de verwerking anders. Hoofdstuk 12: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

77 12.2 Schematisch ziet dit er als volgt uit: Via de transactiemonitor medische kaart, maakt het programma de medische kaarten als volgt aan. Het eerste voorstel dat verwerkt wordt, is voorstel 1. Niet omdat het eerst werd aangemaakt maar door de rangorde die zit in de aanmaak van de medische kaarten. Hospitalisatie heeft hier voorrang op ambulante zorgen (zie Rangorde versturen ). Vervolgens wordt het voorstel voor ambulante zorgen verwerkt. Het programma ziet op dit moment dat er reeds een kaart bestaat (namelijk 01/05 05/05). De bestaande kaart wordt uitgebreid met het stuk voor ambulante zorgen. De bijgewerkte kaart ziet er dan zo uit. Vervolgens blijft er nog een klein stukje over dat niet aan de bestaande kaart kan worden toegevoegd, namelijk de periode 06/05 14/05 ambulante zorgen. Er zal hiervoor een nieuwe kaart worden aangemaakt. Je krijgt uiteindelijk dit. Je hebt dus de eerste kaart met gedekte periode van 01/05 05/05. Deze bevat twee dekkingen: hospitalisatie van 01/05 05/05 en ambulante zorgen van 03/05 tot 05/05. De tweede kaart heeft een gedekte periode van 06/05 14/05 en heeft een dekking ambulant voor dezelfde periode. We voegen hier nu een derde voorstel aan toe: Voorstel 3: Dekking hospitalisatie voor de periode 12/05-16/05. Hoofdstuk 12: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

78 12.3 De volgende stap is de verwerking van het derde voorstel. We werken verder met het huidige schema van de medische kaarten. Dit zijn namelijk bestaande lijnen. Er wordt een hospitalisatie van 12/5 tot 16/5 toegevoegd. Voor het stuk 12/5 tot 14/5 is er reeds een kaart. Hier voegen we het overlappende nieuwe stukje aan toe. We bekomen volgende situatie. Samengevat is het OCMW verantwoordelijk voor de periode van 01/05 tot 16/05 (zwarte lijn, gedekte periode). Er zijn in totaal 3 medische kaarten. 1) Er is een medische kaart van 01/05 05/05 Er is een dekking hospitalisatie van 01/05 tot 05/05 Er is een dekking ambulante zorgen van 03/05 05/05 2) Er is een medische kaart van 06/05 tot 14/05 Er is een dekking hospitalisatie van 12/05 14/05 Er is een dekking ambulante zorgen van 06/05 14/05 3) Er is een medische kaart van 15/05 tot 16/05 Er is een dekking hospitalisatie van 15/05 tot 16/ VOORBEELD 3 Voorstel 1: dekking hospitalisatie voor de periode van 01/09 15/09. Voorstel 2: dekking ambulante zorgen voor de periode van 05/09-09/09. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Via de transactiemonitor medische kaart, maakt het programma de medische kaart aan. Je krijgt één medische kaart voor de periode van 01/09 15/09 (de volledige periode). In deze periode zitten twee dekkingen. Hoofdstuk 12: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

79 12.4 * Er is een dekking hospitalisatie voor de periode van 01/09 15/09. * Er is een dekking ambulante zorgen voor de periode van 05/09 09/09. We voegen hier een 3 de voorstel aan toe: Voorstel 3: Dekking ambulante zorgen voor de periode van 11/09-13/09. Schematisch ziet het er als volgt uit: Je zou verwachten dat je het volgende krijgt: Eén medische kaart voor de periode van 01/09-15/09, met daarin een dekking hospitalisatie van 01/09-15/09, een dekking ambulante zorgen van 05/09-09/09 en nog een dekking ambulante zorgen van 11/09-13/09. Het systeem van MediPrima verwerkt dit echter anders. Het resultaat ziet er zo uit. Je krijgt één medische kaart voor de periode van 01/09-15/09. Hierin zitten twee dekkingen: * Een dekking hospitalisatie voor de periode van 01/09 15/09. * Eén dekking ambulant voor de periode van 05/09-13/09. Dit is dus de begindatum van je eerste voorstel ambulant en de einddatum van je tweede voorstel ambulant. Het systeem van MediPrima trekt deze periode door. Dit is zeker een reden om nooit voorstellen van langer dan drie maanden in te geven, ook niet voor een principiële beslissing! 12.4 OPMERKINGEN 1) Bij het aanmaken van een voorstel, raden wij aan altijd iets te noteren in het veld Informatie tenlastename. Dit wordt overgenomen en verschijnt op de medische kaart bij omschrijving. De periode van het voorstel wordt automatisch mee overge- Hoofdstuk 12: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

80 12.5 nomen en zal dan ook bij deze omschrijving staan. Zo kan de zorgverstrekker zien dat de periode tussen de voorstellen in principe niet ten laste genomen wordt. 2) Bij het aanmaken van voorstellen medische kaart, kijk je best altijd grondig na welke kaarten reeds bestaan en voor welke periode! Dit kun je doen via een consultatie in het KSZ onderzoek. Hoofdstuk 12: Verwerking voorstellen Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

81 13 IDENTIFICATIEDOCUMENT Om toegang te krijgen tot de gegevens van de elektronische beslissing tot tenlasteneming hebben zowel de OCMW s als de zorgverstrekker het INSZ-nummer van de begunstigde nodig. Het is mogelijk dat een begunstigde niet over een identiteitsdocument beschikt, en dus ook niet over het bijbehorende INSZ-nummer. Dit komt voornamelijk voor bij personen met het statuut van illegaal. Voor deze begunstigden kan het OCMW een identificatiedocument (informatiedocument) afleveren. POD MI stelde een officiële template op van dit formulier. In het programma is het mogelijk om dit document via RTF aan te maken vanuit het individuele dossier van een persoon. Je kan dit formulier afdrukken via de knop <RTF> in het individueel dossier (menupunt 1.4.). Na een klik op deze knop kom je in een nieuw venster terecht. Als je RTF enkel gebruikt in functie van het informatieformulier voor de medische kaart, hoef je hier niet veel aan te wijzigen. De gegevens van het dossier worden bovenaan weergegeven. * Bij Samenvoegdocument selecteer je het document dat je wilt openen/afprinten. Als je enkel het informatieformulier gebruikt, staat dit standaard geselecteerd (rood op afbeelding hieronder). * Bij Resultaat opslaan als zie je in welke map je document terecht komt (groen op afbeelding hieronder). * Als je een rechtstreekse koppeling hebt met een printer kun je door het vinkje Afdrukken na merge aan te zetten, het document direct afprinten. Door het vinkje Openen na merge aan te zetten, wordt het document geopend op je pc. Hoofdstuk 13: Identificatiedocument Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

82 13.2 Nadat je het document selecteerde, klik je op <OK> en zal het document geopend / afgeprint worden. Op de volgende pagina krijg je een voorbeeldweergave van het document. Het OCMW levert één formulier per volwassen persoon af. Minderjarige personen komen bij op het formulier van de titularis. Voor elke meerderjarige maak je een eigen formulier. Opgelet: Bij een beslissing tot tenlasteneming moet er steeds voor elke persoon een beslissing zijn Het toevoegen van een foto via het KSZ-onderzoek en deze vervolgens ook op het RTF bestand zetten, is een onderdeel van de plus release Na het bestellen en activeren van deze release beschikt het OCMW over deze mogelijkheid. Opgelet: Dit formulier verleent aan de houder geen enkel recht en maakt geenszins een attest tot tenlastenming door het OCMW uit. Het informatiedocument zorgt er enkel voor dat de begunstigde de correcte informatie kan bezorgen aan de zorgverstrekker. De informatie die op dit formulier terug te vinden is, maakt het voor de zorgverstrekker mogelijk om toegang te hebben tot de beslissing in het gecentraliseerde systeem van MediPrima. Hoofdstuk 13: Identificatiedocument Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

83 13.3 Voorbeeld: Hoofdstuk 13: Identificatiedocument Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

84 14 8-DAGENREGEL / RESTERENDE TIJD Dit veld heeft als doel het OCMW attent te maken op de 8-dagen regel. Deze regel stelt dat iedere beslissing binnen de 8 dagen verstuurd moet worden naar POD. Om het OCMW enig zicht te geven op hoeveel dagen er nog resten alvorens te versturen, worden deze resterende dagen weergegeven in het veld resterende tijd. Opmerking: Dit is een louter informatief veld! Als je een kaart buiten de 8-dagen termijn verstuurt, wordt ze daardoor niet geweigerd. POD voert hier momenteel nog geen technische controle op uit. De controle gebeurt wel achteraf bij de inspectie. Daarom is het wel van belang om de kaarten tijdig te versturen ALGEMENE PRINCIPES De 8-dagen regel wordt bij nieuwe kaarten berekend aan de hand van de datum waarop de beslissing gehandtekend wordt. Deze datum kan dus ofwel de datum van uitvoerbaarverklaring zijn ofwel de datum van het comité. * Je verklaart een voorstel uitvoerbaar: vanaf deze datum heb je nog 8 dagen tijd om te versturen. * Het comité handtekent: je hebt 8 dagen de tijd vanaf de datum van het comité waarmee je handtekent. Het belangrijkste is dat het veld Resterende tijd geel wordt als je kaart dringend moet versturen. Op de 8 ste dag krijg je als Resterende tijd een 0 en wordt het veld geel om de aandacht te trekken. We leggen de werking van dit veld concreter toe aan de hand van verschillende voorbeelden, gebaseerd op onderstaande afbeelding. Voorbeeld 1: 8 dagen bij uitvoerbaar verklaring nieuwe kaart Op de derde lijn op de afbeelding zie je een NEW record. De beslissing voor deze kaart werd vandaag (19/11/2013) uitvoerbaar verklaard. Hoofdstuk 14: 8-dagenregel Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

85 14.2 In theorie heb je dus 8 dagen tijd vanaf 19/11/2013 om de kaart te versturen. In de transactiemonitor zie je op dat moment dat je nog 7 dagen hebt om de kaart te versturen. Dit komt omdat de 8 ste dag een 0 krijgt. 19/11 Nog 7 dagen 20/11 Nog 6 dagen 21/11 Nog 5 dagen 22/11 Nog 4 dagen 23/11 Nog 3 dagen 24/11 Nog 2 dagen 25/11 Nog 1 dag 26/11 Nog 0 dagen Kaart moet vandaag verstuurd worden Als je deze kaart laat staan tot 26/11, zul je dus zien dat op 26/11 het veld Resterende tijd geel kleurt en een 0 bevat. Voorbeeld 2: 8 dagen na handtekening comité Als enkel het comité handtekent, wordt de 8 dagen regel berekend op basis van de datum van het comité. Bijvoorbeeld op de tweede lijn op de afbeelding zie je dat de beslissing genomen is met het comité van 01/12/2013. In dit geval heb je tijd tem 08/12/2013. Dat wil dus zeggen dat je nog 19 dagen tijd hebt. 01/12 Nog 7 dagen 02/12 Nog 6 dagen 03/12 Nog 5 dagen 04/12 Nog 4 dagen 05/12 Nog 3 dagen 06/12 Nog 2 dagen 07/12 Nog 1 dag 08/12 Nog 0 dagen Kaart moet vandaag verstuurd worden 14.2 RESTERENDE TIJD NA BIJWERKING KAART Bij de eerste lijn op de afbeelding zie je dat de resterende tijd 0 is. Dit terwijl de beslissingsdatum op 01/12/2013 staat. De reden waarom deze op 0 staat, is omdat het om een bijwerking van een lopende kaart gaat. Als een bestaande kaart bijgewerkt wordt, houdt het programma geen rekening meer met de beslissingsdatum maar met de startdatum van de kaart. Hoofdstuk 14: 8-dagenregel Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

86 14.3 Aangezien het om een lopende kaart gaat, is het voor het OCMW van groot belang dat je eventuele wijzigingen zo snel mogelijk doorstuurt. Om die reden gebruikt het programma nu de startdatum van de kaart en niet de beslissingsdatum. Als de bestaande kaart die bijgewerkt wordt pas in de toekomst start, worden de 8 dagen ook berekend op basis van de startdatum van de kaart. Op onderstaande afbeelding zien we een consultatiescherm van een bij te werken kaart. De kaart start op 01/01/2014 en loopt tem 15/01/2014. Er was reeds een dekking HOSP aanwezig en we voegden nu een dekking AMBU toe, waardoor de kaart bijgewerkt wordt. Als we in de transactiemonitor kijken (onderstaande afbeelding) heeft de bovenste lijn betrekking op onze kaart. Je ziet dat er nog 43 dagen resten alvorens de kaart verstuurd moest zin. We zijn vandaag 19/11/2013, als we 43 dagen verder tellen, komen we uit op 01/01/2014. Dat is de begindatum van de kaart. Hoofdstuk 14: 8-dagenregel Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

87 15 STATUS GEVALIDEERD IN DE TRANSACTIEMONITOR Het is mogelijk dat je in de transactiemonitor een grijze status 999 te zien krijgt waarbij ook het vinkje Gevalideerd aanstaat. Deze status zal maar zeer zelden voorkomen en vraagt geen verdere actie. De status komt voor in de volgende situaties: * Gebruiker 1 opent de (algemene) transactiemonitor via menupunt Transactiemonitor medische kaart. Al de te versturen kaarten worden klaargezet. Op het zelfde moment opent een andere gebruiker, gebruiker 2, de transactiemonitor vanuit het voorstellenscherm zodat enkel de kaarten voor dat sociale dossier zichtbaar zijn. In deze situatie zullen de te verwerken lijnen van dat sociale dossier in de algemene transactiemonitor (bij gebruiker 1) in status 999 komen, om een dubbele verwerking te vermijden. De transactiemonitor die geopend wordt via de knop <Transactiemonitor> in het voorstellenscherm heeft voorrang op de algemene transactiemonitor. * Gebruiker 1 opent de (algemene) transactiemonitor via menupunt Transactiemonitor medische kaart. Al de te versturen kaarten worden klaargezet en krijgen een verwerkingsnummer (runnummer in de transactiemonitor). Gebruiker 2 opent ook de algemene transactiemonitor via menupunt Ook bij deze gebruiker worden de te versturen kaarten klaargezet en krijgen ze een verwerkingsnummer. Het verwerkingsnummer bij gebruiker 2 is recenter dan dit van gebruiker 1. Als gebruiker 1 nu de kaarten verstuurt, zullen de kaarten die ondertussen opnieuw verwerkt zijn doordat gebruiker 2 ook een transactiemonitor opende, een status 999 krijgen. De gebruiker die over het meest recente verwerkingsnummer beschikt, krijgt in dit geval voorrang op de andere gebruikers. Hoofdstuk 15: Status 999 Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

88 16 WEERGAVE HOSPITALEN IN KSZ 16.1 GEEN HOSPITAAL IN VOORSTEL Wanneer je in het voorstellenscherm geen voorkeurziekenhuis opgeeft, wil dit zeggen dat je hier geen beperking voor ingeeft. De cliënt kan zich dus in eender welk ziekenhuis aanmelden. Wanneer je via KSZ een consultatie medische kaart uitvoert, krijg je onderstaand resultaat. Er wordt geen melding gemaakt van een ziekenhuis. Alle ziekenhuizen gaan deze kaart dus volledig kunnen consulteren EÉN HOSPITAAL INGEGEVEN Als je bij het ingeven van je voorstel wel een hospitaal ingaf, zie je dit hospitaal ook terugkomen in het consultatiescherm links onderaan. Hoofdstuk 16: Weergave hospitalen in KSZ Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

89 16.2 Wanneer je een KSZ consultatie uitvoert voor dit dossier, krijg je volgend resultaat. Bij de rubriek waar je het hospitaal aan koppelde, zul je dit zien terugkomen. Ook het bijhorende RIZIV nummer wordt weergegeven. In dit geval zal dus enkel dat ziekenhuis (het ziekenhuis met dat RIZIV-nummer) de volledige kaart kunnen consulteren MEERDERE HOSPITALEN OPGEGEVEN MET VERSCHILLEND RIZIV-NUMMER Op onderstaande afbeelding is te zien dat er drie voorkeurhospitalen werden opgegeven. Hoofdstuk 16: Weergave hospitalen in KSZ Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

90 16.3 Als je hier een consultatie KSZ van doet, krijg je hetvolgende resultaat: De drie ziekenhuizen worden onder elkaar opgelijst, telkens met vermelding van het RIZIV-nummer. Deze drie ziekenhuizen kunnen de volledige kaart voor die persoon consulteren MEERDERE HOSPITALEN MET HETZELFDE RIZIV-NUMMER Het is mogelijk dat je in je voorstel verschillende hospitalen (of afdelingen) ingeeft met hetzelfde RIZIV-nummer. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je voor de verschillende campussen / afdelingen van ziekenhuizen afzonderlijke derden maakt. In onderstaand consultatiescherm zie je dat we een medische kaart hebben waar twee hospitalen opgegeven zijn, met een gelijk RIZIV nummer. Hoofdstuk 16: Weergave hospitalen in KSZ Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015

91 16.4 In KSZ consultatie ziet dit er als volgt uit: Je ziet dat het RIZIV-nummer maar één keer weergegeven wordt, gevolgd door beide hospitalen die je in het voorstel ingaf. In dit geval kunnen al de ziekenhuizen die over dat RIZIV nummer beschikken de volledige kaart consulteren. Hoofdstuk 16: Weergave hospitalen in KSZ Handleiding Elektronische medische kaart Versie september 2015