De Digitale Personeelsmanager

Transcriptie

1 De Digitale Personeelsmanager Postbus 216, 3800 AE Amersfoort Spacelab 12, 3824 MR Amersfoort T (033) F (033) E info@los.nl I

2 Voorstellen Accountants + Adviesgroep Los is een zelfstandig kantoor met 28 professionele en toegewijde medewerkers en een hoge graad van automatisering. Als middelgroot kantoor zijn wij groot genoeg om aan alle aspecten van accountancy, fiscaliteit en strategie een professionele invulling te geven, maar ook klein genoeg om al onze relaties écht te kennen, precies te weten wat er speelt en daar persoonlijk over te adviseren. Denken en handelen vanuit bedrijfseconomische meerwaarde voor onze relaties, dát is onze ambitie. Wij noemen dat Business in Control. Onze medewerkers zijn lid van beroepsorganisaties als de NBA, de NeVOA, de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs, de VNSA en de Federatie Belastingadviseurs. Daarnaast zijn wij aangesloten bij het SRA, een landelijke vereniging van 375 zelfstandige kantoren. Deze publicatie is vervaardigd voor cliënten, relaties en andere belangstellenden van Accountants + Adviesgroep Los. 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 4 Moderne en gebruiksvriendelijke salarisverwerking 5 Grip op uw personele zaken 7 Uw verzuim en verlofuren onder controle 9 HRM 10 Een snel werkend systeem 11 Zelf doen of uitbesteden 12 3

4 Voorwoord In de constante zoektocht naar mogelijkheden om de dienstverlening nog dichter bij de klant te brengen, introduceert Accountants + Adviesgroep Los de Digitale Personeelsmanager. De Digitale Personeelsmanager is uw toegang tot een pakket hulpmiddelen voor het administreren, beheren en besturen van uw personele zaken. Kern vormt het salarisverwerkings- en personeelsadministratiepakket. Dit pakket is met zorg en aandacht speciaal voor u ontwikkeld. Kleinere en middelgrote organisaties willen namelijk wel een volledig pakket, maar geen onnodige of ingewikkelde functies die toch niet worden gebruikt. Door onze samenwerking met personeelsadviesbureau sohuman kunnen wij u op vrijwel alle terreinen van het human resources management ondersteunen en u bij strategische personele vraagstukken van dienst zijn. De Digitale Personeelsmanager heeft uw salarisverwerking en personeelszaken in een pragmatisch pakket samengebracht. Het is altijd en overal toegankelijk en wordt u voor een aantrekkelijke prijs beschikbaar gesteld. De applicatie maakt gebruik van Loket.nl. Voor ieder bedrijf dat overweegt om de huidige manier van werken te evalueren is het de moeite waard om de voordelen van de Digitale Personeelsmanager door te nemen. Iedere ondernemer die van de Digitale Personeelsmanager gebruik maakt ervaart zijn eigen voordelen. Wij horen van onze klanten die al met de Digitale Personeelsmanager werken de volgende voordelen: Eén modulaire internetapplicatie voor salarisadministratie en personeelsadministratie, die kan worden ingericht zoals de klant het zelf wil. 24 uur per dag toegankelijk op iedere computer met een internetaansluiting. Het is een zeer compleet pakket, overzichtelijk en toegankelijk. De geautomatiseerde dossieropbouw zorgt voor minder papierwerk, en levert enorme tijdswinst. De salarisadviseurs van Accountants + Adviesgroep Los kunnen de voortgang volgen en desgewenst waar nodig direct bijspringen. De salarisadviseurs van Accountants + Adviesgroep Los zijn tijdens kantooruren altijd bereikbaar en hebben veel deskundigheid. De applicatie biedt alle mogelijkheden om alles zelf te doen, of delen of het geheel uit te besteden aan de salarisadviseur. Met minimale administratieve inspanning een maximale beheersing van de HRprocessen. Kortom vele argumenten om de Digitale Personeelsmanager eens serieus te bekijken en om een vergelijking met uw huidige situatie te maken. In deze brochure gaan we dieper in op de vele voordelen van de Digitale Personeelsmanager. Wilt u nog sneller inzicht in de mogelijkheden die de Digitale Personeelsmanager voor uw organisatie heeft, neem dan contact op met een van onze salarisadviseurs. Wij verzorgen dan bij u ter plaatse voor een uitgebreide demo. 4 loket.nl

5 Moderne en gebruiksvriendelijke salarisverwerking U heeft een betrouwbaar salarisverwerkingsen personeelsregistratiesysteem nodig. Met een partij die er zorg voor draagt dat wet- en regelgeving en wijzigingen in CAO s en bedrijfstakregelingen tijdig in de internetapplicatie worden opgenomen. De Digitale Personeelsmanager ondersteunt u hierin. De Digitale Personeelsmanager biedt u onder andere de volgende functionaliteit: Het verzorgen van de salarisverwerking en personeelsregistratie. Het voorbereiden van meldingen voor werknemersverzekeringen aan verzekeringsmaatschappijen of ARBOdiensten. Het voorbereiden van meldingen aan instanties zoals de Belastingdienst, UWV, CBS en pensioenfondsen. Het maken van pro forma berekeningen. Het genereren van overzichten en managementrapportages. Automatische signaleringen van jubilea, verjaardagen, einde (tijdelijk) dienstverband, poortwachtermomenten, etc. Het bieden van praktische voorbeelden en modellen voor uw personele zaken. Makkelijk bereikbare salarisadviseurs en HRM professionals voor zowel systeemtechnische als vakinhoudelijke vragen. Snel en modern Met de Digitale Personeelsmanager wordt het registreren en muteren van uw personeels- en salarisgegevens heel eenvoudig. De Digitale Personeelsmanager is modulair van opzet. Alle onderdelen zijn echter wel geïntegreerd. Het voordeel hiervan is, dat de gebruiker pro-actief wordt begeleid door alle schermen. Met een helptoets krijgt u uitgebreide uitleg over de in te vullen velden. Deze manier van werken bespaart u als gebruiker veel werk en de kans op het vergeten van bepaalde handelingen wordt geminimaliseerd. Als u toch met vragen zit helpen onze salarisadviseurs u weer op het juiste spoor. Analyses in een handomdraai Voor de analyse van uw mutaties zijn diverse lijsten beschikbaar. Denk hierbij aan het mutatieverslag, het standenregister en diverse loonoverzichten. Deze zijn altijd beschikbaar en op ieder moment af te drukken. Waardoor de analyse van de gegevens zeer snel is uit te voeren en u tijd bespaart. Stamkaart Alle vaste gegevens worden vastgelegd op de stamkaart van de werknemer. De inrichting van de stamkaart wordt door onze salarisadviseurs gedaan, waardoor u overzichtelijk alle huidige en historische gegevens van de werknemer bij de hand hebt. Digitale uitwisseling De Digitale Personeelsmanager is voor uw organisatie het transportmiddel voor het klaarzetten en verzenden van allerlei meldingen en bestanden naar externe organisaties, zoals Equens (voorheen Interpay), UWV, Belastingdienst, verzekeraars en pensioenfondsen. Uw ziek- en herstelmeldingen worden voorbereid en na uw fiat naar de Arbodienst verstuurd (de meeste Arbo-diensten worden ondersteund). Ziek- en herstelmeldingen hoeven dus niet eerst geprint en vervolgens verstuurd of gefaxt te worden. Met de Digitale Personeelsmanager gebeurt dit met één druk op de knop. Pro forma berekeningen Mocht een sollicitant of medewerker willen weten wat de gevolgen van een mutatie zijn dan kunt u zelf een pro forma berekening uitvoeren. De Digitale Personeelsmanager houdt rekening 5

6 met de voor u geldende CAO en/of percentages die binnen uw organisatie van toepassing zijn. CAO-ondersteuning De Digitale Personeelsmanager houdt voor u alle salaris gerelateerde CAO-wijzigingen bij. Mocht er sprake zijn van een wijziging met terugwerkende kracht dan kan desgewenst de Digitale Personeelsmanager de verschillen berekenen en verwerken. Flexibel werken Met de Digitale Personeelsmanager kunt u vooruit werken, waardoor u meer grip krijgt op uw werkdruk. U kunt mutaties invoeren die op een later tijdstip moeten plaatsvinden. De salarismodule zal de mutaties pas verwerken als de ingangsdatum is bereikt. Ook bevat de salarismodule een unieke herrekeningsmethodiek. Bijna alle gegevens kunnen herrekend worden tot uiterlijk 1 januari van het lopende kalenderjaar. Veiligheid Uiteraard werkt de Digitale Personeelsmanager met beveiligde lijnen en beveiligingssoftware, waardoor de privacy van uw gegevens optimaal is. De leverancier van de software, Loket.nl, heeft op dit terrein een reputatie van betrouwbaarheid en degelijkheid opgebouwd. Modules van de Digitale Personeelsmanager: Basismodule Personeelsregistratie Salarisverwerking Pro forma berekeningen Journaliseringsmodule financieel Verstrekkingen Opleidingen Ziekteverzuim Meldingen Verlofadministratie Beoordelingsregistratie Dossiervorming Employee Self Service Koppeling met de financiële administratie Via de journaliseringsmodule kan de loonjournaalpost, na uw goedkeuring, als bestand worden aangemaakt en worden ingelezen in uw financiële administratie. Deze module is geschikt voor de meest gangbare administratieve systemen. 6

7 Grip op uw personele zaken De digitale personeelsmanager biedt u veel gebruiksgemak. U kunt de administratie rondom uw personeel eenvoudig uitvoeren. Met een druk op de knop krijgt u overzicht van voor u belangrijke kosten en ontwikkelingen. De Digitale Personeelsmanager denkt met u mee en kan centraal documenten opslaan voor uw personeelsdossiers. Documentenbeheer Alle output (salarisstroken, journaal, loonstaten) wordt digitaal opgeslagen, zodat een papieren archief bijna overbodig wordt. Dat scheelt u tijd en archiefruimte. De digitale personeelsmanager bewaart alle documenten volgens de wettelijke termijnen digitaal. Bij controles kunt u te allen tijde de benodigde overzichten afdrukken. Signaleringen U wilt graag op de hoogte worden gehouden wanneer een proeftijd of een tijdelijk contract afloopt? De Digitale Personeelsmanager signaleert deze data en komt met een overzicht. Ook zijn de verjaardagen van uw personeel in het systeem ingevoerd en krijgt u daarvan op tijd een signalering. Andere belangrijke data, zoals het bereiken van de 65-jarige leeftijd of het behalen van een dienstjubileum kunnen ook door de Digitale Personeelsmanager worden gesignaleerd. Voorbeelden van signaleringen: Poortwachtersmomenten Afloop (lease-) contracten Einde proeftijd of tijdelijke dienstverband Pensionering Jubilea Verjaardagen Het is best even wennen om te werken vanaf een computerscherm. Maar het scheelt een hoop overbodig papier en archiefwerk. Rapportages Binnen de Digitale Personeelsmanager zijn standaard grafische rapporten beschikbaar die u eenvoudig met een druk op de knop op uw scherm heeft. U kunt deze grafieken exporteren naar diverse formats zoals pdf, xls, csv, xml, html. 7

8 Voorbeelden van dergelijke rapporten zijn: Mutatieverslagen Loonkostenontwikkeling Personeelsverloop Dienstjaren Ziekteverzuim Personeelsopbouw Opleidingen Hun persoonlijke gegevens Declaraties, met autorisatie door leidinggevenden Verlofregistratie Daarnaast is het mogelijk dat de medewerkers zelf hun salarisstrook downloaden. Ook dit scheelt u een hoop papierwerk. De meeste medewerkers zullen dit straks net zo normaal vinden als internetbankieren. Employee Self Service: geef medewerkers inzicht in hun arbeidsvoorwaarden Het betrekken van medewerkers en leidinggevenden bij hun eigen arbeidsvoorwaarden biedt het voordeel dat zij meer inzage krijgen in de waarde van hun arbeidsvoorwaardenpakket. Bovendien kunt u uw salarisadministratie ontlasten als u uw medewerkers een gedeelte van de invoer zelf laat doen. Voorts is het mogelijk dat leidinggevenden opleidingen registreren, en het resultaat van de beoordelings- en functioneringsgesprekken digitaal kunnen vastleggen. Autorisatie is per module per tabblad te regelen. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om binnen uw organisatie verschillende functionarissen voor bepaalde zaken te autoriseren. Medewerkers kunnen, indien u dat wenst, de volgende gegevens zelf bijhouden: 8

9 Uw verzuim en verlofuren onder controle Als HRM-medewerker of salarisadministrateur wilt u graag een bijdrage leveren om de personeelskosten onder controle te houden. Uw leidinggevende heeft dat nodig en u kunt uw toegevoegde waarde laten zien. Met de Digitale Personeelsmanager heeft u bijvoorbeeld snel inzicht in de ontwikkeling van kosten van ziekteverzuim en voert u snel en eenvoudig verzuimbeleid uit. Het verlofsaldo is altijd actueel en dus een goede basis voor uw planning en sturing. Snel reageren bespaart verzuimkosten Snel en adequaat reageren op een ziekmelding werkt het best voor het snel laten terugkeren van medewerkers op de werkvloer. Dat wijst onderzoek keer op keer uit. Met de Digitale Personeelsmanager kunt u uw ziek- en herstelmeldingen automatisch aan uw Arbodienst versturen (beschikbaar voor de meeste Arbo-diensten). In combinatie met de Poortwachtersmodule heeft u een instrument tot uw beschikking om op de juiste momenten aandacht te besteden aan de arbeidsongeschikte medewerker. En dat versnelt de terugkeer. Voldoen aan verplichtingen wordt eenvoudig U bent als werkgever verplicht om diverse activiteiten te ondernemen in het kader van de Wet Poortwachter. In de Digitale Personeelsmanager kunt u moeiteloos voldoen aan alle wettelijke verplichtingen. Alle stappen zitten in de Digitale Personeelsmanager op een zodanige wijze, dat het u zeer weinig moeite kost om de juiste meldingen te doen en documenten op te stellen. Het systeem werkt voor u Een ziekmelding kan op eenvoudige wijze worden gedaan. Door het instellen van datumsignalen wordt u, op tijdstippen dat u dat wilt, geattendeerd op vervolgacties die ondernomen moeten worden. Zoals het maken van een probleemanalyse, plan van aanpak, evaluatie- en reïntegratieverslag. Het dossier wordt automatisch opgebouwd. Hierdoor heeft u meer tijd om met uw persoonlijke aandacht de arbeidsongeschikte medewerker gemotiveerd en verantwoord weer aan het werk te krijgen. De administratieve handelingen rondom ziekteverzuim kosten dankzij de Digitale Personeelsmanager geen moeite meer. Verlofregistratie Met de Digitale Personeelsmanager kunt u overzicht houden op het gebruikte en openstaande verlofsaldo. Hierdoor kunt u beter sturen op productiviteit. De volgende vormen van verlof kunnen apart worden bijgehouden: Vakantie ADV Verlofsparen Tijd voor tijd Zorgverlof Begrotingen opstellen Het maken van een begroting is veelal niet moeilijk. Lastiger wordt het als u bepaalde scenario s zonder al te veel handwerk wilt doorrekenen. Hier biedt de Digitale Personeelsmanager u de helpende hand. Via de pro forma module kunt u scenario s doorrekenen, maar u kunt ook gegevens exporteren en in bijvoorbeeld Excel allerlei berekeningen uitvoeren. Omdat u altijd een overzicht van het ziekteverzuim per afdeling hebt, kunt u op basis daarvan sneller beslissingen nemen en dus kosten besparen. 9

10 HRM Personele zaken houden niet op bij een goed werkende personeels- en salarisadministratie. In feite is dat een basisvoorwaarde. U weet u daarbij ondersteund door onze salarisadviseurs. U wilt echter ook snel uw vragen kunnen stellen over wet- en regelgeving, arbeidsvoorwaarden, en juridische kwesties met uw medewerkers. Ondersteuning wanneer u dat wilt Onze salarisadviseurs zijn uw directe aanspreekpunt voor zowel vragen op systeemtechnisch gebied, als voor salaristechnische en arbeidsvoorwaardelijke vraagstukken. Daarnaast kunt u onze salarisadviseurs ook vragen stellen op het terrein van de sociale verzekeringswetgeving en loonbelasting. Zij kunnen binnen ons kantoor onze belastingadviseurs of juristen raadplegen, of u in contact brengen met de adviseurs van sohuman, specialisten op het terrein van HRmanagement. Gedragsanalyses Assessmentcenters Trainingen Loopbaanplanning en begeleiding Verandermanagement Volledige HR-support Onze salaris- en belastingadviseurs, bieden in combinatie met de adviseurs van sohuman antwoord op alle vragen die u zou kunnen hebben over uw personeelsbeleid. Contact is mogelijk per mail en per telefoon, en u krijgt normaliter dezelfde dag antwoord. sohuman, gedrag en communicatie Het gedrag van de mens binnen de organisatie is de basis van een succesvolle onderneming, aldus sohuman. Vanuit dat vertrekpunt biedt sohuman ondersteuning bij onder meer de volgende zaken: Sollicitatiegesprekken Personeelsselectie Functieprofielen Personeelsenquêtes Exitinterviews Beoordelings- en functioneringsgesprekken Ontslagzaken en arbeidsrecht 10

11 Een snel werkend systeem Het overstappen op een nieuw salarissysteem doet u niet zomaar. Los van de extra inspanning en aandacht die u aan de implementatie moet geven, dient u er zeker van te zijn dat het nieuwe systeem u veel voordelen biedt. De Digitale Personeelsmanager biedt u een salaris- en personeelsregistratie systeem waarmee u tijd bespaart door een efficiëntere manier van werken. Systeemeisen De Digitale Personeelsmanager is een echte webbased applicatie. Het is speciaal ontwikkeld voor internet en is 24 uur per dag, 7 dagen per week, via uw internetbrowser toegankelijk. U hoeft geen dure hardware of speciale software aan te schaffen. Het enige dat u nodig heeft is een toegang met voldoende bandbreedte tot het internet (minimaal ISDN). Overal waar u toegang heeft tot internet, of dat nu vanuit kantoor, huis of elders is, kunt u inloggen op de Digitale Personeelsmanager. Demo Wij laten u graag de voordelen van de Digitale Personeelsmanager zien. Aan de hand van een demo kunnen we u, bij u op kantoor of bij ons, laten zien wat de Digitale Personeelsmanager allemaal kan. Als u enthousiast bent geworden en het systeem wilt implementeren, dan zullen wij u daarvoor een passende offerte sturen. doen, maar desgewenst kunnen wij dat ook voor u verzorgen. Autorisatie Standaard kunt u maximaal vier medewerkers laten autoriseren die toegang krijgen tot de Digitale Personeelsmanager. U bepaalt tot welke modules uw medewerkers geautoriseerd worden en de mate waarin: alleen lezen of ook muteren. Opleiding Tijdens de implementatie wordt u door ons opgeleid om te kunnen werken met de Digitale Personeelsmanager. De opleiding vindt bij u plaats en neemt maximaal één dagdeel in beslag. Support Voor vragen kunt u tijdens kantooruren altijd terecht bij een van onze salarisadviseurs. Zij zijn bereikbaar per telefoon of per mail: salarisadministratie@los.nl Indien onverhoopt uw salarisadministrateur wegvalt, kunnen wij zonder problemen uw salarisadministratie voortzetten, totdat u een vervanger heeft gevonden. Implementatie Na acceptatie van de offerte zullen wij een gesprek plannen om met u uw bedrijfsgegevens, rekeningschema en aanvullende wensen door te nemen. Vervolgens zorgen wij voor een juiste inrichting van uw organisatie in de Digitale Personeelsmanager. Na de inrichting kunnen de werknemers worden ingevoerd. Dat kunt u zelf 11

12 Zelf doen of uitbesteden Met De Digitale Personeelsmanager kunt u kiezen uit verschillende pakketten. U schakelt Accountants + Adviesgroep Los volledig of gedeeltelijk in óf u voert de salarisverwerking geheel zelfstandig uit. Verder kunt u bij ons ondersteuning krijgen van onze belastingadviseurs en juristen en van de adviseurs van sohuman. Als u zelf mutaties invoert in de Digitale Personeelsmanager geeft u Accountants + Adviesgroep Los de opdracht om de salarisverwerking uit te voeren, of u kunt op ieder gewenst moment van de dag zelf de salarisverwerking opstarten. Binnen een zeer kort tijdsbestek heeft u hierna de beschikking over de volledige output. In eerste instantie is dit een proefbestand. Wanneer u, of Accountants + Adviesgroep Los, na controle de output goedkeurt, wordt de output definitief. Ik wil het gemak dat Accountants + Adviesgroep Los mijn salarisverwerking uitvoert Wat doet de salarisadviseur van Accountants + Adviesgroep Los U levert de mutaties aan via mail, fax of post aan de salarisadviseur van Accountants + Adviesgroep Los. De ontvangen gegevens worden door ons ingevoerd of geïmporteerd in de Digitale Personeelsmanager. De werkzaamheden omvatten: Het berekenen van salarissen en andere arbeidsvoorwaarden. Het uitdraaien en verzenden van salarisstroken. Eerstedagsmelding (indien verplicht gesteld door de Belastingdienst). Het signaleren van gebeurtenissen als het verlopen van een contract, verjaardagen en pensionering. Gereedzetten van bestanden ten behoeve van de aangifte loonheffingen. Het bijhouden van de documenten voor de personeelsdossiers en het werkgeversdossier. (digitale) journaalpost ten behoeve van de financiële administratie. Het beantwoorden van al uw vragen over de toepassing van arbeidsvoorwaarden en fiscale regelingen. Ik wil zelf de salaris- en personeelsmutaties invoeren, maar ook de ondersteuning van Accountants + Adviesgroep Los Wat doet u zelf? U voert zelf de salaris- en personele mutaties in. Salarisstroken kunt u uitdraaien en verzenden. Ziek- en herstelmeldingen verwerkt u zelf, evenals communiceren van signalen naar leidinggevenden. U kunt altijd bij uw gegevens, en u kunt deze gegevens als managementinformatie gebruiken en daarmee sturen op de door u gewenste uitkomst. U kunt ervoor kiezen om uw medewerkers zelf NAW-gegevens te laten registreren en bijhouden. U kunt zelf pro forma berekeningen uitvoeren. 12

13 Wat doet Accountants + Adviesgroep Los? Accountants + Adviesgroep Los verzorgt voor u: Toetsing op de verwerking van de input (inen uitdiensttreding, minimumloon, begin- en einddatum pensioenregeling en dergelijke). Uitvoeren salarisberekeningen. De invoer van CAO- en premiegegevens. Gereedzetten salaris-output (salarisstroken, journaalbestand, Clieop-bestand). Gereedzetten bestanden ten behoeve van de aangifte loonheffingen (Belastingdienst). U heeft een volwaardig en eenvoudig salarisverwerkings- en personeelsregistratie systeem in handen. U kunt te allen tijde een beroep doen op onze salarisadviseurs die u bij al uw vragen snel op weg helpen. Ik wil de salarisverwerking en personeelsadministratie helemaal zelf uitvoeren Wat doet u zelf? U voert in principe de gehele salarisverwerking en personeelsadministratie zelf uit. U kunt gebruik maken van de medewerkers service elementen, waarbij de medewerkers zelf gegevens invoeren, en dus uw salarisadministrateur wordt ontlast. Dit kan bijvoorbeeld voor het proces rondom declaraties, het bijhouden van verlofuren en het bijhouden van persoonlijke gegevens. Bij vragen kunt u altijd terugvallen op onze salarisadviseurs en overige specialisten. Zij zorgen dat u snel en praktisch op het juiste spoor komen. De invoer van CAO- en premiepercentages. Maken van back-ups. Upgraden van de software. Met de Digitale Personeelsmanager voert u efficiënt uw personeelsadministratie uit. U heeft geen onnodig papierwerk meer en uw dossiers worden automatisch bijgehouden. U kunt altijd terugvallen op onze salarisadviseurs. Bij vakantie, ziekte en verlof kunnen wij uw salarisadministrateur tijdelijk, en zonder inwerktijd, vervangen. Iets voor u? Is de Digitale Personeelsmanager voor u een mogelijkheid die u serieus wilt overwegen? Neem contact met ons op voor het maken van een afspraak. Wij verzorgen geheel vrijblijvend een demonstratie bij u op kantoor. Internet: info@los.nl Telefoon: Wat doet Accountants + Adviesgroep Los? Accountants + Adviesgroep Los verzorgt voor u: 13