Hoofdstuk 1: De wet BIBOB en achtergronden Hoofdstuk 2: Beleidslijn Wet BIBOB Hoofdstuk 3: Overige aspecten

Transcriptie

1 Samenvatting 2 Hoofdstuk 1: De wet BIBOB en achtergronden 1. Inleiding 3 2. Integriteit 3 3. Toepassingsgebied Wet BIBOB Vergunningen Subsidies Aanbestedingen 5 4. Uitgangspunten van de wet 5 5. Bevoegdheid tot het aanvragen van een Bibob-advies 6 6. Bureau BIBOB De aanvraagprocedure Het BIBOB-onderzoek Het BIBOB-advies 7 7. Hoe wordt de privacy van betrokkenen gewaarborgd 8 8. Betrokkenheid Openbaar Ministerie 8 9. Betrokken bestuur blijft verantwoordelijk Bezwaar en beroep bij beschikkingen Aansprakelijkheid Overgangsrecht 10 Hoofdstuk 2: Beleidslijn Wet BIBOB 2.1 Inleiding Toepassing Wet BIBOB Algemeen Aanvragen Bestaande vergunningen Risicogebieden Tipfunctie Officier van Justitie Aanvraag om advies bij Bureau BIBOB 12 Hoofdstuk 3: Overige aspecten 3.1 Opschorten beslistermijn n.a.v. aanvraag BIBOB-advies Opsturen verzoekformulier Gebruik BIBOB-advies Zienswijzen van betrokkene en andere belanghebbenden Bezwaar Terugkoppeling aan Bureau BIBOB van het genomen besluit Afstemming met Bureau BIBOB over samenwerking 16 1

2 Samenvatting De wet Bevordering Integriteits Beoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) kan worden toegepast bij de aanvraag van diverse gemeentelijke vergunningen (exploitatievergunningen voor horeca en seksinrichtingen, bouw- en milieuvergunningen etc.). Het BIBOB instrumentarium is bedoeld om bestuursorganen een extra mogelijkheid te geven een vergunning te weigeren of in te trekken. Dit kan indien er een ernstige mate van gevaar is dat de vergunning (mede) gebruikt wordt om strafbare feiten te plegen, of om uit strafbare feiten verkregen geld wit te wassen. De wet is op 1 juni 2003 van kracht geworden. Voordat de gemeenten het Bureau BIBOB om een advies kunnen vragen dienen zij eerst zelf de integriteit van de vergunninghouder of aanvrager te onderzoeken en te bekijken of er geen bestaande weigerings- of intrekkingsgronden zijn. Ook moet de gemeente onderzoeken of zij niet zelfstandig de Wet BIBOB kan toepassen. Als ultimum remedium kan de gemeente een advies over de ernstige mate van gevaar vragen aan het Bureau BIBOB. Dit bureau voert dan een intensieve screening uit van een persoon en zijn zakelijke relaties, waarbij diverse gesloten bronnen, zoals justitiële en financiële bronnen, worden geraadpleegd. Bestuursorganen moeten een beleidslijn vaststellen over de wijze van toepassing van de wet, dit ter voorkoming van willekeur. Bepaald moet worden bij welk type vergunningen de wet wordt toegepast. Tevens moet bepaald worden in welke situaties daadwerkelijk zal worden overgegaan tot het aanvragen van een advies. De Burgemeester kan risicogebieden aanwijzen waarbinnen de Wet integraal wordt toegepast. Vooralsnog wordt het BIBOB-instrument beperkt tot het taakveld: vergunningen Drank-en Horecawet, Drank- en Horecaverordening, exploitatievergunning, coffeeshops, seksinrichtingen en speelautomatenhallen. De overige sectoren geven vooralsnog geen uitvoering aan de wet, tenzij sprake is van een risicogebied. Deze notitie bestaat uit 3 hoofdstukken. Hoofdstuk 1 In hoofdstuk 1 wordt de Wet, de uitgangspunten en het toepassingsgebied beschreven. Voorts wordt ingegaan op Bureau BIBOB (aanvraagprocedure, onderzoek en advies) en overige aspecten, zoals privacy, bezwaar- en beroep, aansprakelijkheid. Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 2 geeft aan in welke gevallen BIBOB concreet wordt toegepast. Hoofdstuk 3 Hierin worden procedureaspecten toegelicht voor vergunningverlening (opschorten van de beslistermijn, verzoekformulier aan Bureau BIBOB etc.). 2

3 HOOFDSTUK 1: Wet BIBOB en achtergronden 1. Inleiding Sinds het begin van de jaren negentig zijn er signalen van bestuursorganen dat criminele personen doordringen in het economisch leven en een beroep doen op bestuurlijke faciliteiten. Criminele organisaties zijn in bepaalde gevallen afhankelijk van bestuurlijke besluitvormingsprocessen voor de continuering en afscherming van criminele activiteiten. Zo worden dekmantelbedrijven opgezet en illegale transporten uitgevoerd met behulp van vergunningen. Dit leidt tot oneerlijke concurrentie en het opbouwen van machtsposities met witgewassen geld. De onder- en bovenwereld raken verweven. Niet op de laatste plaats wordt schade aangericht aan de integriteit van de overheid. Het openbaar bestuur moet in staat worden gesteld zich te beschermen tegen het risico dat criminele activiteiten worden gefaciliteerd. De wetgeving biedt hiertoe onvoldoende houvast. Dit heeft geresulteerd in het creëren van een effectief bestuurlijk instrument om het bestuur te ondersteunen bij zijn gerechtvaardigde behoefte om te voorkomen dat ongewild dergelijke criminele activiteiten worden gefaciliteerd. Het instrument ziet toe op het gebruik van criminele informatie ten behoeve van een bestuurlijke rechtshandhaving, waarbij rekening is gehouden met de onwenselijkheid van de huidige praktijk, waarin in de noodzakelijke gegevensuitwisseling informeel plaatsvindt en niet toetsbaar is voor de rechter. Ter bevordering van de integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur is hiertoe de Wet BIBOB aangenomen. Deze wet is per 1 september 2002 voor het bureau BIBOB en per 1 juni 2003 voor bestuursorganen in werking getreden. 2. Integriteit Het begrip integriteit heeft in het kader van de Wet BIBOB een ruime betekenis. Het gaat hierbij niet alleen om het eigen handelen van de overheid, maar heeft ook betrekking op het handelen van derden die daartoe door de overheid in de gelegenheid wordt gesteld. De integriteit van de overheid wordt geraakt wanneer de overheid o.a. vergunningen verleent zonder al het mogelijke te doen om te voorkomen dat deze vervolgens ten behoeve van criminele gedragingen worden benut. In deze gedachtegang wordt er derhalve van uitgegaan dat een integere overheid zich bewust is van het mogelijk crimineel misbruik van o.a. vergunningen en zich bij die mogelijkheid niet neerlegt. 3. Toepassingsgebied Wet BIBOB Wat houdt het instrument in? Indien sprake is van ernstig gevaar dat strafbare feiten zullen worden gepleegd of van het vermoeden dat strafbare feiten zullen worden gepleegd met een beschikking, beschikken bestuursorganen over de wettelijke mogelijkheid om bepaalde subsidies of vergunningen te weigeren of in te trekken. Bestuursorganen kunnen zich bij het nemen van die beslissingen daaromtrent laten adviseren door het (landelijke) bureau BIBOB. Een aanvraag voor een vergunning kan op grond van de aanwezigheid van ernstig gevaar worden geweigerd dan wel ingetrokken. Voor aanbestedingen zijn de uitsluitingsgronden neergelegd in de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Met behulp van het BIBOB-instrumentatrium kunnen deze uitsluitingsgronden effectief worden toegepast. 3

4 Waar geldt het BIBOB-instrument voor? - Milieu (o.a. afvalverwerkingsbranche) - Bouw - Horeca (droog en nat) - Bordelen en coffeeshops - Bedrijven waar substanties als bedoeld in de Opiumwet worden geproduceerd, verwerkt of verhandeld (Opiumverloven) (via het Ministerie van VWS) - Woningcorporaties (verkoop onroerend goed aan particulieren) (via het Ministerie van VROM) - Transport (personen- en goederenvervoer) (via het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en de Stichting Nationale en Internationale Wegvervoer organisatie (NIWO)) Hierbij gaat het om sectoren waar al sprake is van criminele bemoeienis alsmede sectoren die bepaalde kenmerken vertonen die wijzen op kwetsbaarheid voor criminaliteit. Daarnaast moeten er grote belangen op het spel staan. Dit betekent dat niet alle vergunningen onder de werkingssfeer van het BIBOB-instrumentarium vallen. Omdat het een nieuw instrument is, is voor Stein gekozen voor een beperkt toepassingsgebied. Na intern overleg is besloten om uw College voor te stellen om het BIBOB-instrument voorlopig alleen van toepassing te verklaren op vergunningen in het kader van de Drank- en Horecawet, Drank- en Horecaverordening gemeente Stein, exploitatievergunningen (incl. coffeeshop) vergunningen voor een seksinrichting (A.P.V.) en vergunning speelautomatenhal ingevolge de Verordening Speelautomatenhallen gemeente Stein. Ambtelijk wordt derhalve een gefaseerde implementatie voor gestaan, waarbij eerst de meest voorkomende aanvragen van toepassing zullen zijn. In een later stadium kan dan bijvoorbeeld ook het verlenen van bouw en/of milieuvergunningen onder BIBOB komen, zulks in afwachting van de ontwikkeling van landelijke beleidslijnen ter zake. Dit laat onverlet dat ook in een eerder stadium een BIBOB-procedure gestart kan worden indien het dringende vermoeden bestaat dat iets niet in orde is met een bouwvergunningaanvraag Vergunningen Voor vergunningen geldt dat toepassing van het BIBOB-instrumentarium primair de verantwoordelijkheid van de wetgever is. Via gemeentelijke verordeningen is vaak een vergunning vereist voor de exploitatie van bepaalde inrichtingen. Hierbij moet worden gedacht aan voor het publiek vrij toegankelijke inrichtingen zoals horeca, bordelen, escortservices, sexinrichtingen, coffeeshops, smartshops, growshops en speelhallen. De concrete invulling van het begrip inrichtingen is opgenomen in het Besluit BIBOB. Hierop is de Wet van toepassing. 3.2 Subsidies Het is aan de regelgever, die verantwoordelijk is voor totstandkoming van de desbetreffende subsidieregeling overgelaten welke subsidie onder BIBOB valt. Dit is dus in de subsidieregeling zelf aangegeven. Indien de subsidie niet bij wet of algemene maatregel van bestuur is geregeld, is de goedkeuring van de ministers van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en van Justitie vereist. Indien bibobabiliteit gewenst is. Dit teneinde te waarborgen dat het instrument niet wordt ingezet ten aanzien van subsidies waarvan het belang die inzet niet rechtvaardigt, alsook te waarborgen dat die niet in strijd zou zijn met de wet. Bij subsidies is niet voorzien in een AMvB waarin sectoren worden aangewezen waarbinnen de verlening van subsidies dient plaats te vinden, wil er sprake zijn van de mogelijkheid van 4

5 het vragen van advies aan Bureau BIBOB. Dit houdt verband met het gegeven dat de subsidieregelingen dermate divers zijn, dat niet op voorhand kan worden bepaald binnen welke sector al dan niet de mogelijkheid dient te bestaan om een subsidie te weigeren of in te trekken op grond van artikel 3 van de Wet. Bovendien geldt dat misbruik van subsidies, zeker wanneer het gaat om substantiële bedragen, niet op voorhand ten aanzien van bepaalde sectoren kan worden uitgesloten. 3.3 Aanbestedingen Voor aanbestedingen biedt de Wet BIBOB geen extra weigerings- en intrekkingsgrond. Aanbestedende diensten blijven gebonden aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wel kan het Bureau BIBOB aanbestedende diensten adviseren omtrent de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die overeenkomstig de Europese aanbestedingenrichtlijnen aanleiding kunnen vormen de gegadigde de overheidsopdracht niet te gunnen. Met andere woorden het gebruik van de weigerings- en intrekkingsgronden uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen kan worden beargumenteerd met behulp van een BIBOB-advies. De Wet BIBOB kan ook worden toegepast op overheidsopdrachten die beneden het drempelbedrag voor een Europese aanbesteding liggen. Voorwaarde is dat de criteria voor de kwalitatieve selectie uit de EG-richtlijnen in acht worden genomen. De reikwijdte van BIBOB wordt bij AmvB bepaald. In het Besluit BIBOB staat geen opsomming van de soorten aanbestedingen, maar een aanwijzing van de sectoren waarbinnen de overheidsopdrachten worden gegund: bouwnijverheid (ICT) en milieu. 4. Uitgangspunten van de wet In het wetsvoorstel wordt door middel van een aantal procedurele en inhoudelijke waarborgen, die onder andere hun basis vinden in de Awb (Algemene wet bestuursrecht) en de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens), getracht de juiste balans te vinden tussen de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van het openbaar belang. In het licht van deze proportionaliteitsgedachte is er voor gekozen om niet ten aanzien van alle bestuursbesluiten de mogelijkheid open te stellen dat om een BIBOB-advies kan worden verzocht. Proportionaliteit Een andere inperking betreft de relatie die aanwezig moet zijn tussen de aard van de strafbare feiten die uit het BIBOB-onderzoek blijken en het te nemen bestuursbesluit. Alleen strafbare feiten en omstandigheden die relevant zijn voor de activiteiten die kunnen worden ontplooid bij het gebruiken van de vergunning, zullen worden verwerkt en in de motivering van het BIBOB-advies worden vermeld. Subsidiariteit Het BIBOB-instrumentarium is een aanvulling op de reeds bestaande mogelijkheden om een vergunning te weigeren of in te trekken. Van deze aanvullende mogelijkheid dient op grond van de subsidiariteit in beginsel dan ook uitsluitend gebruik te worden gemaakt, indien een beschikking niet op andere gronden en met gebruik van minder in de persoonlijke levenssfeer binnendringende instrumenten kan worden geweigerd of ingetrokken. Uitzondering hierop kan worden gemaakt indien het bestuursorgaan beschikt over indicaties dat de beschikking tevens moet worden gewijzigd of ingetrokken op grond van omstandigheden als bedoeld in artikel 3 van de Wet (ernstig gevaar dat de aangewezen beschikkingen zullen worden gebruikt om uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen op geld gewaardeerde voordelen te benutten of strafbare feiten te plegen, dan wel een redelijk vermoeden hierover bestaat). Dit kan zonder tussenkomst van bureau BIBOB, 5

6 zolang de beslissing van het bestuursorgaan gemotiveerd kan worden met behulp van indicatoren en objectieve informatie. Alleen als het bestuursorgaan zelf na eigen onderzoek onvoldoende redenen heeft om de beschikking te weigeren en in te trekken, maar wel het redelijke vermoeden heeft dat de intenties van de aanvrager niet zuiver zijn, kan, als laatste redmiddel, een advies bij Bureau BIBOB worden aangevraagd. 5. Bevoegd tot het aanvragen van een BIBOB-advies; mandatering Bij gemeenten is dat het orgaan dat de vergunning verleent. Via de mandaatregeling is dat gemandateerd aan de afdelingsmanagers dan wel de behandeld ambtenaren. 6. Bureau BIBOB Het Bureau BIBOB is een landelijk bureau dat bestuursorganen adviseert en begeleidt bij het toepassen van de Wet BIBOB. Haar begeleidende taak bestaat onder meer uit: - het ontwikkelen van hulpmiddelen, het helpen interpreteren van BIBOB-adviezen en het aanbieden van relevante informatie over (andere) integriteitsinstrumenten; - screening en advisering omtrent het gevaar van misbruik, die zijn gebaseerd op de gecombineerde resultaten van onder meer financieel, justitieel en politioneel bronnenonderzoek. Bij het toepassen van het BIBOB-instrumentarium kunnen bestuursorganen een beroep doen op Bureau BIBOB. Dit Bureau stelt een onderzoek in naar de aanvrager van een vergunning. Met de resultaten uit dit onderzoek zal het bureau een advies formuleren over het gevaar dat met de afgifte van de gevraagde beschikking wordt gefaciliteerd. Het verzoek om een BIBOB-advies, leidt tot opschorting van de wettelijke termijn voor het afgeven van een beschikking door het bestuursorgaan, voor de duur dat het Bureau BIBOB nodig heeft om het advies uit te brengen. Het Bureau rondt het advies af binnen de daarvoor bij wet vastgestelde termijn van 4 weken. Indien evenwel bijvoorbeeld gegevens uit het buitenland dienen te worden gevraagd of er sprake is van een uitgebreid onderzoek naar ingewikkelde (fiscale) afschermingsconstructies, kan de termijn worden verlengd met 4 weken. Bestuursrorganen kunnen dit advies gebruiken als motivering van hun (afwijzende) beslissing. Het advies kan gedurende 2 jaren worden gebruikt in verband met een andere beslissing ten aanzien van dezelfde aanvrager. Het tarief voor een BIBOB-advies is voor 2007 vastgesteld op 500,-- per advies in het kader van aanvragen voor vergunningen, met een maximum van 5.000,-- per advies in het kader van aanbestedingen. Er moet op worden gewezen dat het Bureau géén opsporingsinstantie is: het bevraagt slechts de bronnen die tot zijn beschikking staan (open bronnen en limitatief opgesomde gesloten bronnen). 6.1 Aanvraagprocedure Het bestuursorgaan besluit een BIBOB-advies aan te vragen, deze aanvraag vindt zijn grondslag in de beleidslijn en wordt middels een verzoekformulier kenbaar gemaakt aan het 6

7 Bureau. De aanvrager krijgt een brief waarin mededeling wordt gedaan van de aanvraag door het bestuur van een BIBOB-advies. Tegen deze mededeling staat geen bezwaar/beroep open, omdat in deze fase nog geen rechtsgevolg wordt geoogd. 6.2 Het BIBOB-onderzoek Het Bureau zal ten behoeve van het onderzoek in de eerste plaats kunnen beschikken over de gegevens die door de betrokkene zelf zijn aangeleverd op het aanvraagformulier. Later in het onderzoek kan het Bureau indien onduidelijkheid of vragen rijzen aanvullende informatie vragen. Het Bureau BIBOB kan verder gegevens vergaren uit daartoe geëigende open en gesloten bronnen. Onder open bronnen worden de bronnen verstaan die vrij toegankelijk zijn voor iedere burger of instelling. Het gaat hierbij om zowel openbare registers als private registraties. Gesloten bronnen zijn de gegevensbestanden waaruit uitsluitend op grond van een in de wet geregelde bevoegdheid gegevens kunnen worden verkregen. In de wet BIBOB is een limitatieve opsomming gegeven van informatieleveranciers, die verplicht zijn aan het Bureau persoonsgegevens te verstrekken uit gesloten bronnen. Het gaat hierbij onder meer om de justitiële documentatiedienst, de regionale politiekorpsen en het Korps landelijke politiediensten, bijzondere opsporingsdiensten en de Belastingdienst. Het onderzoek van het Bureau beperkt zich niet tot personen die deel uit maken van het bedrijf of de onderneming van betrokkene. Het gaat ook om personen of rechtspersonen die de bedrijfsactiviteiten van betrokkene financieren of in een zakelijk samenwerkingsverband tot hem staan. Alle uit het onderzoek gegenereerde gegevens zullen vervolgens worden gecombineerd en de relevante gegevens zullen worden gebruikt ter motivering van het BIBOB-advies. Het Bureau mag uitsluitend gegevens verzamelen die uit andere registraties worden verkregen of die via de Officier van Justitie zijn verkregen uit het buitenland. Het Bureau mag niet uit eigener beweging een onderzoek starten, het heeft een opsporingstaak. 6.3 Het BIBOB-advies Het BIBOB-advies wordt inhoudelijk zodanig gemotiveerd dat het bestuursorgaan zelfstandig kan bepalen of het advies aanleiding geeft tot het nemen van een afwijzend besluit dan wel leidt tot intrekking. Ter ondersteuning van de beoordeling van de relevantie van het advies zal de mate van gevaar dat crimineel misbruik van een vergunning zal worden gemaakt, worden aangegeven. Een positief advies zal worden afgegeven indien uit het onderzoek op geen enkele wijze is gebleken van vorenvermeld gevaar. Een negatief advies wordt afgegeven, indien sprake is van ernstig gevaar of de betrokkene weigert het aanvraagformulier in te vullen dan wel de aanvullende vragen te beantwoorden. Voor de overige gevallen zullen modaliteiten worden aangebracht, aan de hand daarvan kan het bestuursorgaan besluiten aanvullende of ontbindende voorwaarden aan een vergunning te verbinden. 7. Hoe wordt de privacy van de betrokkene gewaarborgd inzake de wet BIBOB? Wanneer iemand onderwerp van een BIBOB-onderzoek wordt, zal Bureau BIBOB een groot aantal uiteenlopende gegevens over deze persoon kunnen achterhalen. 7

8 De privacy van de betrokkene moet daarbij uiteraard te allen tijde worden beschermd. Om dit te kunnen waarborgen zal het Bureau verschillende wetten en regels op dit gebied nauwkeurig moeten naleven. De wet BIBOB verplicht het Bureau en de bestuursorganen zich te houden aan een aantal punten, zoals bijvoorbeeld: - Het Bureau BIBOB verstrekt geen gegevens aan derden, behalve de uitzondering vermeldt in artikel 20 lid 3 van de wet BIBOB. - Het Bureau BIBOB bewaart persoonsgegevens niet langer dan twee jaar. - Het Bureau BIBOB verzamelt uitsluitend gegevens ten behoeve van een advies. Verder zijn uiteraard de Algemene Wet Bestuursrecht en de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing op de gegevens die door de Bureau worden verzameld. Tenslotte speelt de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) een bijzondere rol voor het Bureau BIBOB. Hoewel het BIBOB-advies als document in beginsel onder het verstrekkingenregime van de WOB valt, zal in de praktijk het openbaar maken van het advies op grond van artikel 10 van de WOB achterwege blijven. De inhoud van het advies zal namelijk veelal gegevens bevatten die de persoonlijke levenssfeer (artikel 10 lid 2 sub e WOB) raken of gegevens die als bedrijfsgegevens (artikel 10 lid 1 sub c WOB) zijn te beschouwen. Ook zal niet zelden een beroep kunnen worden gedaan op in de WOB genoemde grond voor het voorkomen van onevenredige benadeling van bij die aangelegenheid betrokken (rechts)personen dan wel derden. Op het moment dat het bestuursorgaan besluit de motivering van het advies op te nemen in haar besluit, wordt deze motivering onderdeel van de beschikking en valt aldus in zijn geheel onder de WOB. 8. Betrokkenheid Openbaar Ministerie Het Openbaar Ministerie dient ervoor zorg te dragen dat het strafvorderlijk belang niet wordt geschaad door de gegevens die in de BIBOB-adviezen worden opgenomen. Deze toets vindt op twee momenten plaats, in de eerste plaats is het Openbaar Ministerie bij wet aangewezen als informatieleverancier van persoonsgegevens van het Bureau. Echter indien het Openbaar Ministerie van mening is dat daardoor vorenstaand belang wordt geschaad, kan zij besluiten die informatie niet te verstrekken. Bovendien gaan alle adviezen voordat deze naar het bestuursorgaan worden gezonden eerst naar de landelijke BIBOB-officier. Deze toetst het BIBOB-advies. Indien een zwaarwegend strafvorderlijk belang zou worden geschaad door het gebruik van bepaalde gegevens, kan de vorenbedoelde officier bepalen dat die gegevens niet mogen worden gebruikt. Daarnaast heeft het openbaar ministerie een ondersteunende rol inzake het beleid van bestuursorganen en aanbestedende diensten om een BIBOB-advies te vragen, dit is neergelegd in artikel 26 van de Wet. Daarin is expliciet de bevoegdheid van de Officier van Justitie neergelegd om een bestuursorgaan of aanbestedende dienst te wijzen op de wenselijkheid een BIBOB-advies te vragen. De Officier kan hiertoe overgaan indien hij beschikt over gegevens dat een betrokkene in de zin van de Wet is betrokken bij strafbare feiten. Ook is de Officier intemediair bij het verkrijgen van gegevens uit het buitenland, als het Bureau strafrechtelijke informatie uit het buitenland nodig heeft. 8

9 9. Betrokken bestuur blijft verantwoordelijk Het bestuursorgaan heeft een discretionaire bevoegdheid voor het al dan niet overnemen van het advies en blijft hiervoor ook verantwoordelijk. Het dient zelf de afweging te maken of een eventueel door het Bureau BIBOB vastgesteld gevaar zo zwaarwegend is dat de gevraagde vergunning niet aan de aanvrager kan worden verleend. Hier kunnen financiële, maar ook bestuurlijke of maatschappelijke belangen meespelen. Het bestuursorgaan kan dit het beste afwegen en draagt hierin dus de volledige verantwoordelijkheid. Indien het bestuursorgaan afwijkt van het advies door Bureau BIBOB, dan moet zij dat op grond van artikel 3:50 van de Algemene wet bestuursrecht motiveren en kenbaar maken in de beschikking. Voorst verzoekt het Bureau in verband met de evaluatie van de doeltreffendheid en de effecten van de Wet BIBOB aan te geven wat het bestuursorgaan met een advies doet en te motiveren waarom wordt afgeweken van een advies. Hiertoe zal bij elk advies van Bureau BIBOB aan het bestuursorgaan een evaluatieformulier worden bijgevoegd. 10. Bezwaar en beroep bij beschikkingen Indien het bestuursorgaan besluit tot (gedeeltelijke) overname van het BIBOB-advies, wordt dit advies onderdeel van de beschikking. Op deze beschikking is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Dit betekent dat voordat een bestuursorgaan het geven van een beschikking geheel of gedeeltelijk afwijst, het de aanvrager in de gelegenheid stelt zijn/haar zienswijze naar voren te brengen (artikel 4:7 Algemene wet bestuursrecht). Voordat bij de administratieve rechter geprocedeerd wordt, dient het aan te vechten besluit eerst voorwerp van bestuurlijke hertoetsing geweest te zijn. Dat wil zeggen een bestuurlijke herbeoordeling op rechtmatigheid en zorgvuldigheid en bestuurlijke/beleidsmatige aanvaardbaarheid of gewenstheid. Het bezwaarschrift wordt door hetzelfde orgaan getoetst. De volgende stap is het administratief beroep bij de bestuursrechter en vervolgens staat nog hoger beroep bij de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State open. 11. Aansprakelijkheid Indien blijkt dat een vergunning ten onrechte ten gevolge van de toepassing van het BIBOBinstrumentarium is geweigerd of ingetrokken, is het bestuursorgaan aansprakelijk voor de schade die de betrokkene daardoor heeft geleden. Het is daarbij niet van belang of de aansprakelijkheid voortvloeit uit een onjuiste afweging door het bestuursorgaan dan wel uit een verkeerd advies van het Bureau BIBOB. In het geval van een verkeerd advies van Bureau BIBOB kan het bestuursorgaan mogelijkerwijs regres uitoefenen op het Bureau BIBOB. 12. Overgangsrecht De bepalingen van de in hoofdstuk 5 van de Wet genoemde wetten, zoals zij luiden na de inwerkingtreding van deze wet, zijn niet van toepassing op de aanvraag van een beschikking die voor die datum is ingediend. Voor de intrekkingsprocedure is niets geregeld, dat betekent dat ten aanzien van het intrekken van een beschikking, of die nu is gegeven voor inwerkingtreding van de wet of daarna, de wet BIBOB van toepassing is. 9

10 HOOFDSTUK 2: Beleidslijn Wet BIBOB 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt aangegeven hoe het bestuur (College van Burgemeester en Wethouders en Burgemeester) omgaan met de bevoegdheden die zij hebben op grond van de Wet BIBOB. Tevens wordt ingegaan op de consequenties voor de aanvragers van een vergunning en andere betrokkenen. 2.2 Toepassing Wet BIBOB Algemeen Een bestuursorgaan kan op basis van artikel 3 Wet BIBOB een beschikking weigeren of intrekken, voorzover hij bij of krachtens de Wet daartoe de bevoegdheid heeft gekregen, wanneer: 1. er sprake is van ernstig gevaar dat de beschikking mede gebruikt zal worden voor: a. het benutten van voordelen uit strafbare feiten b. het plegen van strafbare feiten 2. een redelijk vermoeden bestaat dat ter verkrijging van de aangevraagde dan wel gegeven beschikking een strafbaar feit is gepleegd (bijvoorbeeld valsheid in geschriften, bedreiging of omkoping). In het kader van de Wet BIBOB onderzoekt de gemeente eerst zelf of van bovengenoemde situatie sprake is, via de zogenoemde BIBOB-intake en BIBOB-screening. Bij een BIBOB-intake zullen meer vragen worden gesteld dan bij een normale intake. Ondernemers zullen extra informatie moeten aanleveren aan de hand van het speciale vragenformulier BIBOB. Deze vragen hebben onder andere betrekking op de financiering van de inrichting, het eigendom van het pand waar een inrichting in is gevestigd, het eigendom van de inventaris en eventueel andere schulden die een aanvrager kan hebben. Met de informatie die naar aanleiding van deze vragen wordt aangeleverd door de aanvrager zal de gemeente proberen meer zicht te krijgen op de zakelijke relaties van de aanvrager die betrekking hebben op de inrichting waarvoor een vergunning wordt aangevraagd. Aan de hand van de verkregen informatie zal de gemeente (in samenwerking met Politie) een BIBOBscreening uitvoeren: aan de hand van een lijst van indicatoren zal worden besloten of er redenen aanwezig zijn om BIBOB zelfstandig toe te passen dan wel uiteindelijk over te gaan tot aanvragen van een BIBOB-advies bij Bureau BIBOB. Voordat de gemeente een verzoek tot advies bij Bureau BIBOB zal indienen zal dus eerst een BIBIB-intake en een BIBOB-screening door de gemeente worden uitgevoerd. De gemeente zal naast de Wet BIBOB ook de reguliere weigerings- of intrekkingsgronden onderzoeken en toepassen. Als het bestuursorgaan op basis van het eigen onderzoek in het kader van de Wet BIBOB genoeg aanwijzingen heeft om in redelijkheid te kunnen aantonen dat er sprake is van een ernstig gevaar als bedoeld in de Wet BIBOB, kan het de vergunning weigeren of intrekken. Wanneer het standaardvragenformulier inclusief de vragen van artikel 30 Wet BIBOB niet volledig wordt ingevuld, wordt de aanvraag op grond van artikel 4:5 Algemene wet bestuursrecht buiten behandeling gesteld. In geval van een bestaande vergunning wordt het niet invullen van deze formulieren op grond van artikel 4 Wet BIBOB aangemerkt als ernstig gevaar. Hierdoor kan het bestuursorgaan de vergunning intrekken. 10

11 Het doel dat de gemeente voor ogen staat bij de inzet van het BIBOB-instrumentarium is: - Het tegengaan van de aantasting van de leefbaarheid en veiligheid in de eigen gemeente. - Het tegengaan van de aantasting van de rechtsorde en de bestuurlijke slagkracht. - Het tegengaan van de verloedering door de aanwezigheid van criminaliteit. - Het verminderen van de subjectieve gevoelens van onveiligheid. Vanuit dit doel zijn keuzes gemaakt voor de inzet van het BIBOB-instrumentarium. Daarbij is tevens betrokken dat sommige branches gevoeliger zijn dan andere. Bovendien is het uit capacitaire overwegingen niet haalbaar om alle aanvragen voor horeca-inrichtingen aan een BIBOB-intake te onderwerpen. Voor toepassing van de Wet BIBOB op andere dan de hier genoemde sectoren wordt thans nog geen beleid vastgesteld. Opgemerkt wordt hierbij dat de aanwijzing van bovengeneomde sectoren geenszins betekent dat de gemeente zich verplicht de toepassing van het BIBOB-instrumentarium hiertoe te beperken. De gemeente kan, al dan niet nadat eerst een normale intake heeft plaatsgevonden, altijd besluiten tot de inzet van de Wet BIBOB op andere sectoren dan de bovenstaande, indien daartoe aanleiding is en mits de wet dit toelaat Aanvragen Op grond van bovenstaande overwegingen zijn de volgende keuzes gemaakt voor de inzet van het BIBOB-instrumentarium: 1. - Aanvraag om vergunning ing. artikel 3 Drank- en Horecawet (alholhoudende drank) - Aanvraag verlof ing. de Drank- en Horecaverordening gemeente Stein (alcoholvrije drank) - Aanvraag exploitatievergunning ing. artikel van de A.P.V. Stein (niet zijnde een coffeeshop) Voor deze 3 genoemde aanvragen wordt een BIBOB-intake toegepast, indien na de reguliere toetsing vragen blijven bestaan over met name: a. de bedrijfsstructuur, of de activiteiten in en/of de directe omgeving van de onderneming; b. de financiering van het bedrijf; c. de omstandigheden in de persoon van de aanvrager, de financiering van de onderneming of de eigenaar van het pand waarin de ondersteuning is gevestigd of de inventaris van de inrichting; d. (andere) omstandigheden die de gemeente doen vermoeden dat er sprake is van een ernstig gevaar dat de vergunning zou worden gebruikt voor het plegen van strafbare feiten, of het gebruiken van voordelen uit strafbare feiten; e. (andere) omstandigheden die de gemeente doen vermoeden dat ter verkrijging van de aangevraagde dan wel gegeven vergunning een strafbaar feit is gepleegd. 2. Aanvraag vergunning ing. artikel A.P.V. voor een coffeeshop. Bij alle aanvragen wordt een BIBOB-intake toegepast. 3. Aanvraag vergunning ing. artikel A.P.V. voor seksinrichtingen en escortbedrijven. Bij alle aanvragen wordt een BIBOB-intake toegepast. 4. Aanvraag vergunning ing. Verordening Speelautomatenhallen gemeente Stein voor een speelautomatenhal. Bij alle aanvragen wordt een BIBOB-intake toegepast. 5. Bij niet vergunningplichtige panden waarbij panden worden aangepakt op voordracht van partners binnen het Samenwerkingsconvenant. 6. Een aanvraag waarover de gemeente tips bereiken van het Openbaar Ministerie wordt ook overgegaan tot een BIBOB-intake. 11

12 Smart- en growshops Deze inrichtingen zijn wel aangewezen als inrichtingen waarop de Wet BIBOB van toepassing kan zijn. Echter hierop is (nog) geen gemeentelijke vergunning van toepassing. Vooralsnog is dit een loos begrip in de Wet BIBOB. Mogelijk dat dit in de toekomst anders wordt Bestaande vergunningen Bij bestaande vergunningen op bovengenoemde aandachtsgebieden zal tot een BIBOBintake en screening worden overgegaan indien naar het oordeel van het bestuursorgaan feiten of omstandigheden duiden op het bestaan van een ernstig gevaar als bedoeld in artikel 3 Wet BIBOB. Dan wel het bestuur tips krijgt van het Openbaar Ministerie (zie 2.2.5) Risicogebieden De Burgemeester heeft de bevoegdheid om risicogebieden in de gemeente aan te wijzen waarbinnen de Wet BIBOB integraal, dus op alle wettelijk toegestane sectoren, wordt toegepast. Het gaat hierbij om gebieden die extra aandacht behoeven voor wat betreft leefbaarheid en veiligheid. Daarnaast gaat het zowel om aanvragers van nieuwe vergunningen als houders van bestaande vergunningen. Voor aanvragers van een vergunning die betrekking heeft op een risicogebied betekent dit dat hij altijd gescreend wordt, mits de Wet BIBOB deze screening toelaat Tipfunctie Officier van Justitie Op grond van artikel 26 Wet BIBOB kan het Openbaar Ministerie het bestuursorgaan wijzen op de wenselijkheid het Bureau BIBOB om een advies te vragen. Dit geldt zowel bij aanvragen voor nieuwe vergunningen als bij bestaande vergunningen. Als de Officier van Justitie gebruik maakt van deze zogenoemde tipfunctie, zal het bestuursorgaan in beginsel een BIBOB-intake toepassen en vervolgens een advies vragen aan Bureau BIBOB. Over de invulling van de tipfunctie kan overleg plaatsvinden in het lokale driehoeksoverleg. 2.3 Aanvraag om advies bij Bureau BIBOB Bij een BIBOB-intake worden meer vragen gesteld dan bij een normale intake. Betrokkenen zullen extra informatie moeten aanleveren. Die vragen hebben onder andere betrekking op de financiering van de inrichting, het eigendom van het pand waar een inrichting in is gevestigd, het eigendom van de inventaris en eventueel andere schulden die een aanvrager kan hebben. Met de informatie die naar aanleiding van deze vragen wordt aangeleverd zal de gemeente proberen meer zicht te krijgen op de zakelijke relaties van de aanvrager die betrekking hebben op de inrichting waarvoor een vergunning wordt aangevraagd. De gemeente zal daartoe een BIBOB-screening uitvoeren; aan de hand van een lijst van indicatoren zal worden besloten of er redenen aanwezig zijn om een BIBOB-advies aan te vragen. Voordat de gemeente een verzoek tot advies bij Bureau BIBOB indient zal dus altijd eerst een BIBOB-intake en een BIBOB-screening door de gemeente worden uitgevoerd. Indien na dit eigen onderzoek desondanks nog vragen, twijfels of onduidelijkheden blijven bestaan kan het bestuursorgaan dat voor de afgifte van de vergunning verantwoordelijk is een advies vragen bij het landelijk Bureau BIBOB (art. 9 Wet BIBOB). Een toetsing aan de Wet BIBOB met behulp van een advies geldt in beginsel als een uiterste middel om de integriteit van een (rechts)persoon te controleren. Het betekent een behoorlijke inbreuk op de privacy en er dient voldaan te zijn aan de eisen van subsidiariteit en proportionaliteit. Het bestuursorgaan zal, zoals hierboven ook is uitgewerkt, eerst gebruik dienen te maken van minder ingrijpende maatregelen. Een aanvraag van een BIBOB-advies is slechts gerechtvaardigd indien het gaat om een voldoende verdenking of een kwetsbaar, voor misbruik vatbaar besluit redelijke financiële of maatschappelijke belangen. 12

13 Er zijn twee aanleidingen te noemen, die in een concreet geval steeds zullen leiden tot een verzoek om advies aan Bureau BIBOB: 1. de Officier van Justitie geeft op grond van artikel 26 van de Wet een tip om in het kader van een aanvraag van een vergunning, dan wel een bestaande vergunning, een advies aan Bureau BIBOB te vragen, of 2. na de BIBOB-intake en de BIBOB-screening door de gemeente blijven vragen bestaan over met name: a. De bedrijfsstructuur, de activiteiten in de onderneming of in de directe omgeving daarvan; b. de financiering van het bedrijf; c. de omstandigheden in de persoon van de aanvrager, de financier van de onderneming of de eigenaar van het pand waarin de onderneming is gevestigd of de inventaris van de inrichting; d. (andere) omstandigheden die de gemeente doen vermoeden dat sprake is van een ernstig gevaar dat de vergunning zal worden gebruikt voor het plegen van strafbare feiten; e. (andere) omstandigheden die de gemeente doen vermoeden dat ter verkrijging van de aangevraagde dan wel gegeven vergunning een strafbaar feit is gepleegd. Het aanvragen van een advies bij het Bureau BIBOB is geen beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Hiertegen kan derhalve geen bezwaar of beroep worden Ingesteld. Wel is het de aanvrager van een vergunning te allen tijde toegestaan de aanvraag in te trekken. De aanvrager zal door de gemeente schriftelijk worden bericht dat de gemeente voornemens een BIBOB-advies aan te vragen. HOOFDSTUK 3: Overige aspecten 3.1 Opschorting beslistermijn naar aanleiding van aanvraag BIBOB-advies Indien na onderzoek (dit wil zeggen na gebruik (geoptimaliteerd) instrumentarium, dossiervorming, aanvraagindicatoren) wordt overgegaan tot het daadwerkelijk aanvragen van een advies bij Bureau BIBOB, dient in afwachting van het BIBOB-advies de beslistermijn te worden opgeschort en betrokkene schriftelijk op de hoogte te worden gesteld van het voornemen tot het aanvragen van een BIBOB-advies bij het landelijke Bureau. Volgens artikel 32 uit de Wet BIBOB moet het bestuursorgaan de betrokkene informeren over het feit dat het advies heeft gevraagd aan Bureau BIBOB (mededelingsplicht). Mocht dit onverhoopt door een bestuursorgaan vergeten worden dan zal Bureau BIBOB het verzoek van het bestuursorgaan niet in behandeling nemen. Er moet een afschrift van deze mededelingsbrief bij het verzoekformulier worden gevoegd. De aanvrager kan tegen het aanvragen van een BIBOB-advies door het bestuursorgaan geen bezwaar indienen. Wel kan hij besluiten zijn aanvraag in te trekken. De beslistermijn wordt opgeschort voor de duur van het onderzoek met een termijn van ten hoogste vier weken. Wanneer bij het bestuursorgaan nog nadere gegevens worden verzocht door het Bureau, kan de termijn nog verder worden opgeschort (artikel 15 lid 2, Wet BIBOB) tot het moment dat de gegevens bij het Bureau binnen zijn. In de praktijk zullen zich ongetwijfeld situaties voordoen, die advisering binnen de gestelde termijn van vier weken onmogelijk maken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er sprake is van een uitgebreid onderzoek naar ingewikkelde (fiscale) afschermingsconstructies. Indien het advies niet binnen vier weken kan 13

14 worden afgegeven, stelt het Bureau het bestuursorgaan daarvan in kennis en noemt daarbij een termijn waarbinnen het advies wel tegemoet kan worden gezien. Deze termijn bedraagt niet meer dan vier weken (artikel 15 lid 3, Wet BIBOB). Ook kan het Bureau een verlenging vragen van het onderzoek van eenmaal vier weken (artikel 15 lid 3, Wet BIBOB). Bureau BIBOB stelt deze vragen altijd via het bestuursorgaan. Artikel 15 lid 2 van de Wet BIBOB ziet er vervolgens op dat voor het stellen van deze nadere vragen de termijn voor Bureau BIBOB jegens het bestuursorgaan opschort. De opschorting eindigt op de dag waarop de aanvullende gegevens door het Bureau zijn ontvangen. Artikel 15 lid 2 ziet er verder op dat de termijn voor Bureau BIBOB ook opschort wanneer gegevens ontbreken ten behoeve van het onderzoek door het Bureau, terwijl het bestuursorgaan die wel in het bezit heeft. Wanneer dit het geval is, mag Bureau BIBOB de termijn opschorten terwijl het bestuursorgaan de beschikking wel binnen de wettelijke termijnen moet afgeven. Ook hier eindigt de opschorting op de dag waarop de gegevens door het Bureau zijn ontvangen. Gezien deze termijnen is het belangrijk dat alle benodigde documenten met het verzoekformulier worden meegestuurd, omdat anders onnodige vertragingen kunnen ontstaan. 3.2 Opsturen verzoekformulier naar Bureau BIBOB Wanneer de aanvrager op de hoogte is gesteld en de termijn is opgeschort dient het verzoekformulier bij wijze van begeleidingsformulier aan het dossier te worden toegevoegd. Dit verzoekformulier dient voor Bureau BIBOB als overzicht om snel te kunnen zien van wie het adviesverzoek afkomstig is en wie de contactpersoon bij het desbetreffende bestuursorgaan is. Uit het formulier blijkt voor Bureau BIBOB of de vereiste procedure in het kader van de Wet BIBOB is doorlopen en wat de reden is van de adviesaanvraag. Tot slot geeft het verzoekformulier een overzicht van de meegezonden documenten. Ook hier geldt dat indien niet alle vereiste stukken worden meegezonden met het verzoekformulier dit resulteert in het buiten behandeling stellen van het adviesverzoek. Bureau BIBOB kan namelijk zonder een volledig ingevuld aanvraagformulier geen onderzoek doen naar feiten en omstandigheden als bedoeld in artikel 3 van de Wet BIBOB Gebruik van het BIBOB-advies Het advies dat Bureau BIBOB afgeeft is een overzicht van in informatiebronnen gevonden feiten en omstandigheden met betrekking tot de aanvraag en de aanvrager en eventuele betrokken derden. Het Bureau geeft hierover een beoordeling (resultaat van de screening) waarin drie niveaus van gevaar kunnen worden geconstateerd: geen, enige of ernstige mate van gevaar. Nadat het bestuursorgaan het advies ontvangen heeft, moet een besluit worden genomen de vergunning al dan niet te verlenen of te verlenen met aanvullende voorwaarden. Het BIBOB-advies is ter inzage voor betrokkene (de aanvrager) en voor derden voor zover het informatie betreft die hen aangaat. 14

15 Tegen het BIBOB-advies kan geen bezwaar- en/of beroepschrift worden ingediend, omdat het geen beslissing is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Alvorens een negatieve beschikking wordt afgegeven zal conform de Algemene wet bestuursrecht de zienswijze van betrokkene worden gevraagd. 3.4 Zienswijze van betrokkene en andere belanghebbenden Met betrokkene wordt de vergunningaanvrager bedoeld. Belanghebbenden zijn alle derden die worden genoemd in het advies (artikel 33, lid 2, Wet BIBOB). Beiden worden door het bestuursorgaan in de gelegenheid gesteld om hun zienswijze te geven over de voorgenomen beschikking. Betrokkene Indien een bestuursorgaan van plan is om een vergunning te weigeren op grond van het advies ernstig gevaar van Bureau BIBOB is het verplicht de aanvrager in staat te stellen om hierover zijn zienswijze te geven (artikel 33, lid 1, Wet BIBOB). De aanvrager mag dan voorafgaand aan de definitieve besluitvorming de gegevens inzien waarop de negatieve beschikking zal worden gebaseerd. De aanvrager heeft zo gelijk de kans om de juistheid van deze gegevens te controleren en eventueel ter discussie te stellen, zodat het bestuursorgaan haar beslissing kan heroverwegen. Dit betekent een extra controle op de bronbevraging door Bureau BIBOB waarop het advies is gebaseerd. Het bestuursorgaan laat de aanvrager vervolgens weer weten of deze zienswijze de beschikking beïnvloedt. Hier gaat het dus alleen om een (voorgenomen) negatieve beschikking. Belanghebbenden Wanneer in de voorgenomen beschikking gegevens van derden zijn opgenomen waartegen deze redelijkerwijs bedenkingen zouden kunnen hebben, dan is het bestuursorgaan eveneens verplicht om deze derden naar hun zienswijze te vragen (artikel 4:8, AWB). Ook derden hebben op deze manier de kans om eventuele feitelijke onjuistheden in het advies te corrigeren. Het kan hier dus gaan om zowel positieve als negatieve beschikkingen alsook beschikkingen met aanvullende voorwaarden. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat in een positieve beschikking gegevens worden opgenomen van derden die deze in een ongunstig daglicht zouden kunnen stellen. 3.5 Bezwaar Tegen de aanvraag van een BIBOB-advies kan geen bezwaar worden gemaakt, maar tegen de uiteindelijke beslissing wel. Het advies wordt gemotiveerd overgenomen in de uiteindelijke beschikking voor zover dat noodzakelijk is voor de motivering van het besluit. Het bestuursorgaan kan in de uiteindelijke beschikking dus niet het BIBOB-advies zonder meer overnemen of ernaar verwijzen. Indien naar aanleiding van informatie uit een BIBOB-advies die in een beschikking is opgenomen een bezwaarschriftenprocedure ontstaat, wordt het bestuursorgaan verzocht dit te melden bij Bureau BIBOB. 3.6 Terugkoppeling aan Bureau BIBOB van het genomen besluit 15

16 Het bestuursorgaan heeft zoals reeds eerder vermeld een discretionaire bevoegheid voor het al dan niet overnemen van het advies en blijft hiervoor ook verantwoordelijk. Het dient zelf de afweging te maken of een eventueel door het Bureau BIBOB vastgesteld gevaar zo zwaarwegend is dat de gevraagde vergunning niet aan de aanvrager kan worden verleend. Indien het bestuursorgaan afwijkt van het advies door Bureau BIBOB, moet zij dat op grond van artikel 3:50 van de Algemene wet bestuursrecht motiveren en kenbaar maken in de beschkking. In verband met de evaluatie van de doeltreffendheid en de effecten van de Wet BIBOB wil het Bureau graag weten wat het bestuursorgaan met het advies doet. Het Bureau verzoekt aan te geven wat de motivatie is indien wordt afgeweken van het advies. Bij elk advies van Bureau BIBOB aan het bestuursorgaan wordt een evaluatieformulier bijgevoegd (zie bijlagen). 3.7 Afstemming met Bureau BiBOB over samenwerking Voordat Bureau Bibob kan worden ingeschakeld, moet het bestuursorgaan een samenwerkingsprotocol hebben afgesloten met het bureau. Afspraken over aantallen, prijzen, contactpersonen dienen in een samenwerkingsprotocol te worden vastgelegd, zodat beide partijen precies weten waar ze aan toe zijn,. Na vaststelling van de beleidsregel dient dit nog te gebeuren. 16