Microsoft Gedragscode voor Vendors

Transcriptie

1 Microsoft Gedragscode voor Vendors Microsoft streeft ernaar meer te zijn dan gewoon een goede onderneming zij wil een uitstekende onderneming zijn. Wat Microsoft als uitstekend kwalificeert is de grote toewijding aan onze doelstelling om mensen en ondernemingen overal ter wereld te helpen hun potentieel ten volle te realiseren. Het bereiken van onze doelstelling gaat niet alleen om het maken van een innovatieve technologie. Het gaat ook om wie wij zijn als onderneming en als mens, hoe wij ons bedrijf intern leiden, en hoe wij denken over en werken met klanten, partners, regeringen, wederverkopers en gemeenschappen. Het mondiale bedrijfsklimaat is continu aan verandering onderhevig en stelt steeds hogere eisen aan ons als onderneming en als werknemer. Niet alleen verwacht de wereld van ons dat wij de beste producten en diensten leveren, er wordt ook van ons verwacht dat wij ons ethisch correct en verantwoordelijk gedragen. Het is van essentieel belang dat wij ons altijd integer gedragen en dat wij de wet- en regelgeving die op onze mondiale bedrijfsactiviteiten van toepassing is altijd volledig naleven. Microsoft heeft een aantal normen voor het zaken doen en de naleving van regelgeving opgesteld die zijn neergelegd in de Standards of Business Conduct die op alle werknemers, bestuurders en leidinggevend personeel van Microsoft van toepassing is. ( De Microsoft Standards of Business Conduct liggen in het verlengde van de waarden van Microsoft en weerspiegelen onze houding ten opzichte van het ethisch verantwoorde zaken doen en de naleving van regelgeving. Microsoft verwacht dat haar vendors (de Vendors ) de letter en geest van onze toewijding aan integriteit zullen delen en aanvaarden. Wij begrijpen dat Vendors onafhankelijk van Microsoft zijn, maar het zaken doen en de daden van een Vendor kunnen een effect of weerslag hebben op Microsoft. Daarom verlangt Microsoft van al haar Vendors en hun werknemers, agenten en onderaannemers (de werknemers, agenten en onderaannemers worden hierna gezamenlijk aangeduid als Vertegenwoordigers ) dat zij zich zullen houden aan de Microsoft Vendors Gedragscode wanneer zij zaken doen met en/of namens Microsoft. Alle Microsoft Vendors dienen hun Vertegenwoordigers op te leiden om te bewerkstelligen dat zij de Microsoft Vendors Gedragscode begrijpen en zich eraan houden. NALEVING VAN WETTEN EN REGELGEVING Alle Microsoft Vendors en hun Vertegenwoordigers zullen bij de uitoefening van hun zakelijke activiteiten de toepasselijke wet- en regelgeving van hun respectievelijke landen volledig naleven wanneer zij zaken doen met en/of namens Microsoft. Naast mogelijke specifieke verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst tussen Vendor en Microsoft dienen alle Vendors zonder beperkingen: Zich te houden aan alle toepasselijke handelsbeperkingen en -wetten en alle wet- en regelgeving op het gebied van export, doorvoer en import. Zaken te doen onder volledige naleving van de wetgeving op het gebied van bestrijding van prijsafspraken en eerlijke concurrentie die gelden in de rechtsgebieden waarin zij zaken doen. Zich te houden aan alle toepasselijke milieuwet- en regelgeving betreffende gevaarlijke stoffen, luchtemissie, lozing van afval en afvalwater, waaronder de productie, vervoer, opslag, storting en afgifte in het milieu van dergelijke stoffen. Eerlijk, direct en oprecht te zijn in besprekingen met vertegenwoordigers van regelgevende instanties en met overheidsfunctionarissen. Anti-corruptie: Microsoft verbiedt omkoping van overheidsbeambten en betaling van smeergeld of omkoopsommen van welke soort dan ook, zowel bij het zakendoen met overheidsambtenaren als individuen in de privésector. Microsoft verplicht zich tot het naleven van de normen in de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en de wetten met betrekking tot het bestrijden van corruptie en het

2 witwassen van geld in de landen waarin Microsoft werkzaam is. De Vendor en/of Vertegenwoordigers van de Vendor moeten alle toepasbare wetten met betrekking tot het bestrijden van corruptie en het witwassen van geld naleven, inclusief de FCPA en wetten met betrekking tot lobbyen, geschenken en betalingen aan overheidsambtenaren, wetten met betrekking tot bijdragen aan politieke campagnes en andere betrokken voorschriften. Geen enkele Vendor en/of Vertegenwoordiger van de Vendor zal, direct of indirect, iets van waarde (inclusief reizen, onkosten voor geschenken en gastvrijheid, en donaties aan liefdadigheidsinstellingen) aanbieden of betalen aan ambtenaren of werknemers van een overheid, overheidsinstelling, politieke partij, internationale overheidsorganisatie of kandidaat voor een politiek ambt om (i) een handeling of beslissing van een dergelijke beambte, werknemer of kandidaat ongepast te beïnvloeden om de zakelijke belangen van Microsoft in welk opzicht dan ook te bevorderen, of (ii) de zakelijke belangen van Microsoft in welk opzicht dan ook ongepast te bevorderen. BEDRIJFSPRAKTIJKEN Microsoft Vendors en hun Vertegenwoordigers dienen zich in het zakelijke verkeer en bij hun zakelijke activiteiten op integere wijze en in overeenstemming met hun verplichtingen uit hoofde van hun specifieke overeenkomsten met Microsoft te gedragen Naast mogelijke specifieke verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst tussen Vendor en Microsoft dienen alle Vendors zonder beperkingen: Alle bedrijfsinformatie eerlijk en nauwkeurig vast te leggen en alle toepasselijke wetten inzake het bijhouden en de nauwkeurigheid van deze informatie na te leven. Een administratie te voeren, bewaren en (eventueel) te verwijderen met volledige naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving. De bedrijfsmiddelen van Microsoft te beschermen en er verstandig mee om te gaan, waaronder begrepen onroerend goed, voorraden, consumptieartikelen en apparatuur, voor het gebruik waarvan Microsoft toestemming heeft gegeven. Alsook de intellectuele eigendomsrechten van Microsoft te respecteren. Door Microsoft verstrekte informatietechnologie en systemen (waaronder ) uitsluitend te gebruiken voor door Microsoft toegestane zakelijke doelen. Vendors verplichten zich jegens Microsoft en zullen Vertegenwoordigers verplichten om door Microsoft verstrekte informatietechnologie en systemen niet te gebruiken voor het creëren, toegang verkrijgen tot, opslaan, afdrukken, uitlokken of verzenden van materiaal dat intimiderend is, anderen lastig valt, of bedreigend, beledigend, seksueel getint of anderszins aanstootgevend of ongepast is, en/of voor het verzenden van onjuiste, denigrerende of kwaadaardige berichten met gebruikmaking van door Microsoft verstrekte bedrijfsmiddelen en systemen. Microsoft heeft voorzover dit noodzakelijk voor het doel om te controleren of Vendors en Vertegenwoordigers zich houden aan de hiervoor genoemde verplichtingen, het recht om elk gebruik van de bedrijfsnetwerken en alle systemen (waaronder ) te controleren en/of toegang verkrijgen tot alle gegevens die worden opgeslagen of verzonden met behulp van het Microsoft netwerk. Zich te houden aan alle vereisten van Microsoft voor de handhaving van wachtwoorden, geheimhoudings-, beveiligings- en privacyprocedures als voorwaarde voor het leveren van goederen en diensten aan Microsoft of het krijgen van toegang tot het interne bedrijfsnetwerk, de systemen en gebouwen van Microsoft. De intellectuele eigendomsrechten van Microsoft en anderen te respecteren, inclusief maar niet beperkt tot auteurs-, merkrechten en bedrijfsgeheimen. Uitsluitend Software, hardware en content te gebruiken op een manier die in overeenstemming is met de bijbehorende licentie of gebruiksvoorwaarden. Uitsluitend namens Microsoft met de pers te spreken indien Vendor en/of Vertegenwoordiger(s) hiertoe uitdrukkelijk schriftelijk door Microsoft gemachtigd is. Het geven van geschenken aan medewerkers van Microsoft wordt ontmoedigd omdat zelfs een goedbedoeld geschenk onder bepaalde omstandigheden smeergeld kan zijn, of belangenverstrengeling kan veroorzaken. Bied niets van waarde waardoor de gever een ongepast voordeel kan verwerven of behouden en bied niets aan dat de medewerker van Microsoft kan lijken te beïnvloeden, verplichten of het beoordelingsvermogen van de medewerker van Microsoft in gevaar kan brengen. Gebruik bij het aanbieden van een

3 geschenk, maaltijd of entertainment aan medewerkers van Microsoft altijd gezond verstand en ga voorzichtig en gematigd te werk. De Vendor en/of Vertegenwoordigers van de Vendor mogen medewerkers van Microsoft binnen het tijdsbestek van een jaar geen geschenk of combinatie van geschenken geven met een waarde van meer dan $ 400 (of een lager bedrag, indien de plaatselijke wetgeving dit voorschrijft) en mogen een medewerker van Microsoft nooit een omkoopsom, smeergeld of ruilovereenkomst voor goederen of diensten, en/of andere incentives bieden om zakelijke transacties met Microsoft te verwerven of te behouden. Voordat de Vendor en/of Vertegenwoordigers van de Vendor medewerkers van Microsoft een geschenk aanbieden, moeten de Vendor en/of Vertegenwoordigers van de Vendor eerst bepalen of het geschenk toegestaan is volgens het beleid van de businessunit en het land van de medewerker van Microsoft. Het beleid van sommige businessunits van Microsoft en sommige regio's kan het aanbieden van geschenken namelijk volledig verbieden en de maximale toegestane waarde kan minder zijn dan $ Het is Vendors niet toegestaan om geschenken te geven aan leden of vertegenwoordigers van de Global Procurement Group (GPG), ongeacht de waarde van dergelijke geschenken. Geschenken, maaltijden of entertainment moeten de wet naleven, mogen het betreffende beleid van de gever en/of ontvanger niet overtreden en moeten overeenkomen met de plaatselijke gewoonten en gebruiken. Vermijd de schijn van en het begaan van, onregelmatigheden en/of belangenverstrengeling. Vendors en/of hun Vertegenwoordigers mogen niet rechtstreeks zaken doen met een werknemer van Microsoft wiens echtgeno(o)t(e), huisgenoot of ander gezinslid of familielid een aanzienlijke financieel belang heeft in de Vendor. Het is ook niet toegestaan om in de loop van de onderhandelingen over de Vendors overeenkomst of de nakoming van de verplichtingen van de Vendors direct zaken te doen met een echtgeno(o)t(e), huisgenoot of ander gezinslid of familielid die in dienst is van Microsoft. Handel niet in aandelen van Microsoft of een andere onderneming wanneer u bezit over voorkennis. Bijvoorbeeld in het geval u informatie hebt over Microsoft of een ander bedrijf die niet beschikbaar is voor het beleggerspubliek en die van invloed kan zijn op de beslissing van een investeerder om aandelen te kopen of te verkopen. WERKGEVERSPRAKTIJKEN Microsoft verwacht van haar Vendors dat zij haar toewijding aan mensenrechten en gelijke kansen op het werk delen. Microsoft Vendors dienen bij hun werkgeverspraktijken de toepasselijke wet- en regelgeving volledig na te leven. Alle Microsoft Vendors dienen zonder beperkingen: Mee te werken aan Microsoft s toewijding om een werkkring te creëren die vrij is van pesterijen en discriminatie. Wij erkennen en respecteren cultuurverschillen, maar zijn van mening dat bedrijven van Vendor zich niet schuldig mogen maken aan discriminatie bij het aanstellen van personeel, het toegang verlenen tot opleiding, promotie, ontslag of pensioen op basis van ras, huidskleur, geslacht, nationaliteit, religie, leeftijd, handicap, geslachtsidentiteit of -uitdrukking, burgerlijke staat, seksuele oriëntatie of staat van militaire dienst. Een veilige en gezonde werkomgeving te verschaffen en alle toepasselijke wetten, regels en praktijken op het gebied van veiligheid en gezondheid volledig na te leven. Adequate maatregelen te nemen om de oorzaken van risico s die inherent zijn aan de werkomgeving te minimaliseren. Het gebruik, bezit, de verspreiding en/of verkoop van illegale drugs te verbieden voor iedereen die zich bevindt in panden die eigendom zijn van of geleast worden door Microsoft. Alleen gebruik te maken van vrijwillige arbeid. Het gebruik van dwangarbeid, hetzij in de vorm van contractarbeid, arbeid ter aflossing van een schuld of gevangenisarbeid door een Microsoft Vendor en/of zijn onderaannemers is verboden. Werknemers niet te verplichten een pand of hun identiteitspapieren in bewaring te geven aan hun werkgever; werknemers dienen vrij te zijn om conform de wetgeving na een redelijke opzegtermijn zonder boete bij hun werkgever weg te gaan. Zich te houden aan alle wet- en regelgeving voor de minimumleeftijd om te mogen werken en geen gebruik te maken van kinderarbeid. Werknemers mogen niet jonger zijn dan de geldende minimumleeftijd om te mogen werken, of niet jonger dan 15 jaar (afhankelijk van welke van deze hoger is). Microsoft ondersteunt uitsluitend de ontwikkeling van wettelijk toegestane

4 leerervaringsplaatsen ten behoeve van de opleiding van jongere mensen, en doen geen zaken met personen die misbruik maken van deze systemen. Medewerkers van onder de 18 jaar mogen geen gevaarlijke werkzaamheden verrichten en mogelijk niet 's nachts werken, gelet op hun onderwijsbehoeften. Geen fysieke bestraffing of mishandeling uit te oefenen. Fysieke mishandeling of bestraffing, de dreiging met fysieke mishandeling, seksuele of andere intimidatie of schelden en alle andere vormen van intimidatie zijn verboden. Loon te betalen op humane voorwaarden. Alle werknemers dienen duidelijke schriftelijke informatie te krijgen over hun arbeidsvoorwaarden met betrekking tot loon voordat zij een dienstverband aangaan en indien nodig ook gedurende hun dienstverband. Loonaftrek bij wijze van strafmaatregel is niet toegestaan, en elke aftrek van loon die niet door de nationale wetgeving wordt voorgeschreven is niet toegestaan zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken werknemers. Alle strafmaatregelen dienen te worden vastgelegd. Lonen en bonussen die voor een standaard werkweek worden betaald dienen op zijn minst aan de nationale wettelijke normen te voldoen. Niet te verlangen van werknemers dat zij meer uren werken dan het plaatselijk en nationaal wettelijk voorgeschreven maximum aantal uren per dag; overwerk dient op vrijwillige basis te geschieden en betaald te worden volgens de plaatselijke wet- en regelgeving. De dossiers van werknemers bij te houden in overeenstemming met de plaatselijke en/of nationale regelgeving en tijdig kennisgeving te verstrekken, via een salarisstrookje of anderszins, van de basis waarop werknemers worden betaald. NALEVING VAN DE MICROSOFT GEDRAGSCODE VOOR VENDORS Het is de verantwoordelijkheid van de Vendor ervoor te zorgen dat zijn Vertegenwoordigers de Microsoft Vendors Gedragscode begrijpen en naleven, en zijn contactpersoon bij Microsoft (of een lid van de directie van Microsoft) op de hoogte te stellen indien zich een situatie voordoet waardoor Vendor gedwongen is om in strijd met de Code als uiteengezet in dit document te handelen. In aanvulling op andere rechten die Microsoft kan hebben uit hoofde van een overeenkomst met Vendor kan Microsoft de onmiddellijke verwijdering verlangen van een Vertegenwoordiger die zich gedraagt op een wijze die in strijd is met de wet of met deze Code of enig ander beleid van Microsoft. MELDEN VAN DUBIEUS GEDRAG EN/OF MOGELIJKE SCHENDING Indien u een geval van dubieus gedrag of een mogelijke schending van de Vendors Gedragscode gedurende de periode dat de Vendor goederen of diensten leverde aan Microsoft, wilt melden, heeft Microsoft een groot aantal hulpmiddelen voor u ter beschikking. U wordt aangeraden om samen te werken met uw eerste contactpersoon van Microsoft om een geval dat betrekking heeft op het ethisch verantwoord zaken doen of een nalevingskwestie op te lossen. Microsoft erkent echter dat dit op bepaalde momenten niet mogelijk of gepast kan zijn. In zulke gevallen wordt u verzocht contact met ons op te nemen op een van de volgende manieren: 1. Bel de Microsoft Business Conduct Line, tel MSFT (6738). 2. Indien u van buiten de Verenigde Staten belt, kunt u collect naar de Business Conduct Line bellen door een internationale centrale te bellen en deze te vragen een collect call te plaatsen naar Indien u een Vendor bent met toegang tot het intranet van Microsoft kunt u een sturen aan de Director of Compliance door te mailen aan Business Conduct and Compliance, buscond@microsoft.com. 4. Stuur een brief aan de Director of Compliance bij Microsoft Corporation, Law and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, Verenigde Staten, of stuur een vertrouwelijke fax naar nr Microsoft tolereert geen enkele vergelding of represailles jegens een werknemer die te goeder trouw om advies heeft verzocht of dubieus gedrag en/of een mogelijke schending heeft gemeld.

5