CCinC. Handleiding cultuurcentra in cijfers

Transcriptie

1 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// CCinC

2 INHOUD 1 Vooraf Algemeen gebruik Starten In- en uitloggen Registreren van gebruikers Navigeren Iconen Hulp Gegevens invullen 8 3 Een aantal rubrieken toegelicht Welkom Algemeen Gebruikersprofiel Status Exporteren van gegevens 14 4 Jaargegevens Activiteiten Eigen activiteiten Receptieve Activiteiten Diensten in huis Schoolactiviteiten Actieve klanten Financiën Algemeen Uitgaven Inkomsten Personeel Algemeen principe voor personeelsgegevens Overzicht van belangrijkste invoerscenario s Reeds ingevoerd persoon: recupereer ingevoerde tewerkstelling Nieuw personeelslid Reeds ingevoerd persoon: met verandering in tewerkstelling Nieuw persoon met meerdere tewerkstellingen binnen één jaar Infrastructuur Vooraf Hoe voer ik een locatie in? Hoe voer ik een zaal in? Jouw organisatie Vooraf Invoeren beheer: beheersvorm 56 pagina 2 van 62

3 4.5.3 Invoeren beheer: samenstelling beheersorgaan Invoeren contactpersoon 59 5 Contact Colofon pagina 3 van 62

4 1 VOORAF Deze handleiding maakt u wegwijs in de CCinC-webapplicatie om uw jaargegevens in te voeren. De handleiding bestaat uit een toelichting bij het gebruik van het systeem en een ruime definiëring van alle gegevens die worden opgevraagd. CCinC of Cultuurcentra in cijfers is de webtoepassing van de afdeling Sociaal-Cultureel Werk. Met CCinC kan het cultuurcentrum de jaarlijkse werking in kaart brengen. CCinC vervangt de vroegere registratie met Excelmappen vanaf het refertejaar De doelstelling van de gegevensregistratie is tweeledig: Een beleidsmatige invalshoek: op basis van een aantal indicatoren kunnen omvang, veranderingen en evoluties in beeld gebracht worden. Door de ontsluiting van relevante gegevens zullen deze bruikbaar zijn voor beleidsdoeleinden, verder onderzoek en voor informatiedeling met een breder en geïnteresseerd publiek. Een organisatiegerichte invalhoek: de gegevens kunnen omwille van hun gestandaardiseerde indicatoren ook gebruikt worden door de verschillende culturele centra om hun eigen ontwikkeling op te volgen en om zich te benchmarken met gelijkaardige cultuurcentra. De gegevens die verzameld worden in CCinC worden teruggekoppeld naar het publiek. Bijvoorbeeld: adres-, contact- en infrastructuurgegevens worden via de rapporteringswebsite beschikbaar gemaakt. Via themarapporten worden trends en evoluties in de sector in kaart gebracht. Via de rapporteringswebsite kunnen cultuurcentra hun eigen werking met andere cultuurcentra vergelijken. CCinC bestaat uit twee delen: - Algemene gegevens waarin actuele informatie over het cultuurcentrum wordt bijgehouden. - Jaargegevens waarin de werking van het voorbije jaar wordt weergegeven. pagina 4 van 62

5 2 ALGEMEEN GEBRUIK 2.1 STARTEN CCinC is een webtoepassing en is beschikbaar op U vindt deze link ook via de website waar meer info te vinden is over gegevensregistratie bij cultuurcentra, bibliotheken en andere werksoorten binnen het lokaal cultuurbeleid. Voor het gebruik van CCinC moet er geen software worden gedownload. De minimale vereisten van uw webbrowser voor het gebruik van CCinC zijn: Linux Windows MacOS o Firefox 24 o Google Chrome 35 o Internet Explorer 9 o Firefox 24 o Google Chrome 35 o Safari IN- EN UITLOGGEN Op de inlogpagina van CCinC kan u uw gebruikersnaam (login) en uw wachtwoord invoeren. pagina 5 van 62

6 Indien u het wachtwoord vergeten bent, klikt u op Wachtwoord vergeten? en vult u het adres in dat aan uw account op CCinC is gekoppeld. U ontvangt een met een code waarmee u uw wachtwoord opnieuw kan instellen. Om de toepassing af te sluiten, klikt u op Log uit rechtsboven de pagina. Bewaar steeds voor u uitlogt, anders bent u de niet-bewaarde gegevens kwijt. Opgelet: na een dertigtal minuten inactiviteit wordt de applicatie afgesloten. Op dat moment verliest u alle niet-bewaarde gegevens. Het is dus raadzaam om steeds, bv. voor u iets gaat opzoeken, op bewaren te klikken. 2.3 REGISTREREN VAN GEBRUIKERS Bij de start van CCinC ontvangt elk cultuurcentrum één gebruikersnaam en wachtwoord die gelinkt worden aan de directeur van het cultuurcentrum. Na eenmaal inloggen met dit wachtwoord kan u een ander wachtwoord instellen onder Profiel ( Algemeen ). Gebruikersaccounts worden gelinkt aan personen die verbonden zijn aan een cultuurcentrum. Nieuw in de applicatie is dat vanaf nu per cultuurcentrum meerdere gebruikers gegevens aangemaakt worden. Om extra gebruikers aan te maken kunt u contact opnemen met het CCinC-team. U kan het wachtwoord, maar ook uw adres steeds zelf veranderen onder Profiel (onder Algemeen ). Vervolgens klikt u op de knop Bewaar. Bij het invullen van de jaargegevens staat er onderaan het scherm vermeld welke gebruiker op welk moment het laatst wijzigingen heeft aangebracht, wat handig is voor cultuurcentra waar meerdere gebruikers in de toepassing werken. (Wanneer u CCinC voor de eerste keer gebruikt en bij de start van een nieuw werkjaar, zal er worden aangegeven dat de gegevens het laatst door een beheerder van het CCinC-team werden gewijzigd.) Gegevens wijzigen met meerdere accounts van hetzelfde cultuurcentrum op hetzelfde moment is niet mogelijk. Indien er toch meerdere gebruikers tegelijkertijd gegevens proberen te bewerken, zal er een foutmelding verschijnen. Om een gebruikersaccount te deactiveren neemt u contact op met het CCinC-team. De ingevoerde gegevens van de gedeactiveerde gebruiker blijven behouden, maar de gebruiker kan niet meer inloggen. 2.4 NAVIGEREN Links in beeld vindt u een menu met de verschillende luiken en rubrieken. Wanneer u gegevens hebt ingevuld of aangepast, moet u op Bewaar of Annuleer klikken om naar een andere rubriek te gaan. pagina 6 van 62

7 Het kruimelspoor boven elk invoerscherm maakt duidelijk waar u zich op dat moment bevindt. U kan op elk deel van het kruimelspoor klikken om te navigeren. Ter illustratie: U kan de tabtoets gebruiken om naar een volgend invulveld te gaan. Rechtsboven kan u steeds uitloggen. Onder de rubriek Jaargegevens is er bij elke subrubriek de mogelijkheid om de gegevens van vorig jaar te bekijken. Vink hiervoor rechts bovenaan de optie Toon de gegevens van vorig jaar aan. Bovenaan rechts kan u selecteren van welk werkjaar u de gegevens wil bekijken. 2.5 ICONEN In de toepassing worden volgende iconen gebruikt: Een nieuw item toevoegen De gegevens bewerken Gegevens Verwijderen pagina 7 van 62

8 2.6 HULP Nieuw in de toepassing zijn toelichtingen en tooltips. Toelichtingen en tooltips bieden u onmiddellijk hulp bij een bepaalde pagina of een bepaald gegeven. Tooltips zijn helpteksten die verschijnen wanneer u met de cursor beweegt over het vraagteken dat achter een aantal velden staat. Zo vindt u snel een verduidelijking van een bepaald gegeven zonder de pagina te moeten verlaten. Naast de tooltips vindt u boven sommige pagina s extra toelichting. Om de volledige toelichtingstekst te bekijken klikt u op Toelichting. Ook hier weer krijgt u op de pagina zelf de nodige hulp zonder bijvoorbeeld de leidraad van CCinC er te moeten bijnemen. U kan de toelichtingstekst gemakkelijk terug laten verdwijnen door nog eens op Toelichting te klikken. 2.7 GEGEVENS INVULLEN Onder Algemeen kan u uw Profiel wijzigen en uw statusoverzicht bekijken. Bij Jaargegevens moet u niet alle subrubrieken (of schermen) in één keer invullen. Door op de knop Bewaar te klikken blijven de reeds ingevulde velden bewaard. Indien u de ingevulde gegevens niet wil opslaan kiest u voor Annuleer. Om de pagina te kunnen verlaten moet u steeds op Bewaar of Annuleer klikken. pagina 8 van 62

9 3 EEN AANTAL RUBRIEKEN TOEGELICHT 3.1 WELKOM Na het inloggen komt u op de welkompagina terecht. U vindt er een woordje uitleg over (het gebruik van) CCinC. Er zullen af en toe berichten van het CCinC-team worden geplaatst. 3.2 ALGEMEEN Gebruikersprofiel Hier kan u een nieuw wachtwoord aanmaken of uw adres wijzigen. Voor het wijzigen van het e- mailadres hoeft u het wachtwoord niet in te geven Status De Status -pagina biedt een overzicht van de fase waarin het invoeren van de gegevens zich bevindt en de fouten en meldingen. Het inladen van de Status -pagina kan enkele seconden duren omdat de status steeds opnieuw moet worden berekend. pagina 9 van 62

10 U kunt op deze pagina de status van elke (sub)rubriek controleren. In het begin van elk werkjaar krijgt elke subrubriek de status invoer. Dit betekent dat er nog gegevens in deze subrubriek moeten worden ingevoerd. Ter illustratie: Tijdens de invoerfase doet het systeem een aantal automatische controles op de ingevoerde gegevens en vertaalt die naar eventuele fouten en meldingen. Wanneer u bovenaan op Bekijk fouten en meldingen klikt, krijgt u een overzicht van de fouten en meldingen per rubriek. U kan deze meldingen gewoon bevestigen, deze zijn niet per definitie fout maar gelden als geheugensteun of controle van een telling die het systeem zelf heeft gedaan. De foutmeldingen die worden weergegeven moet u zelf in de applicatie bekijken en rechtzetten. Fouten zijn elementen die niet correct werden ingevuld of verplichte velden die de cultureel centrum niet heeft ingevuld. Fouten moeten hersteld worden alvorens de gebruiker de ingevoerde gegevens kan bevestigen. Meldingen zijn opmerkingen bij een gegeven dat vermoedelijk niet correct werd ingevuld. Na het lezen en het verwerken van de boodschap moet u dit bevestigen. Dan pas kan de gebruiker de ingevoerde gegevens bevestigen. pagina 10 van 62

11 Het bevestigen van de meldingen kan enkele seconden duren. Na het bevestigen verandert het woord melding (links in beeld) van een rode naar een groene kleur. Het woord bevestig (rechts in beeld) zal veranderen in annuleer. Ter illustratie: Als alle onderdelen in een bepaalde subrubriek volledig zijn ingevuld (althans de verplichte velden) en zijn bewaard, verschijnt er voor die subrubriek een knop bevestig. Deze bevestig -knop verschijnt pas als er minstens één update geweest is in één van de schermen van de subrubriek. Bevestigen doet u dus niet per pagina, maar op de statuspagina per subrubriek. pagina 11 van 62

12 Het CCinC-team kijkt de door u bevestigde gegevens nog eens na. Indien er geen extra opmerkingen zijn, worden ze goedgekeurd. De status verandert dan in Goedgekeurd. Alle gebruikers van de cultureel centrum ontvangen een met de boodschap dat één of meerdere subrubrieken zijn goedgekeurd. Zo lang de gegevens niet werden goedgekeurd kun je als gebruiker de gegevens nog aanpassen (via de knop annuleer kun je de status opnieuw veranderen naar Invoer ). pagina 12 van 62

13 Bij een vermoeden dat de ingevoerde gegevens onjuist zijn, worden alle gebruikers van de cultuurcentrum hiervan per op de hoogte gebracht. De status verandert in Voor controle. Nadat u de gegevens hebt aangepast, moet u ze nog eens opnieuw bevestigen. Overzicht van de gebruikte status-iconen: invoer: nog niet alle verplichte zijn correct ingevuld bevestigd: alle verplichte velden zijn correct ingevuld en worden gecontroleerd door het CCinCteam voor controle: de ingevoerde gegevens moeten gecontroleerd worden en moeten indien nodig worden aangepast goedgekeurd: alle velden zijn correct ingevuld en werden goedgekeurd door het CCinC-team pagina 13 van 62

14 3.2.3 Exporteren van gegevens Rechts op de Status pagina kan u de ingevoerde gegevens per rubriek exporteren naar een Excelbestand. Nieuw in de applicatie is dat u nu ook de gegevens van Infrastructuur kan exporteren. 4 JAARGEGEVENS De jaargegevens beschrijven de situatie op 31 december van het voorbije jaar. Ze moeten jaarlijks vóór 1 mei volledig zijn ingevuld en bevestigd. In bepaalde onderdelen wordt er gebruik gemaakt van algemene totalen die automatisch worden berekend en die u niet zelf kunt invullen. De berekening gebeurt pas nadat u de ingevulde gegevens heeft bewaard. 4.1 ACTIVITEITEN Invoer van eigen activiteiten & deelnemers, receptieve activiteiten, diensten in huis, activiteiten voor scholen en actieve klanten. Voor een correcte registratie van de activiteiten tel je per toonmoment. Een theatervoorstelling die tweemaal wordt opgevoerd in het cc resulteert in 2 toonmomenten. Een festival met 1 concert, 3 theatervoorstellingen en 2 workshops resulteert in 6 toonmomenten. Elke activiteit van het cc is ofwel eigen, ofwel receptief ofwel een dienst in huis Eigen activiteiten Wat is een eigen activiteit? De activiteit wordt georganiseerd door het cc en dit wordt als dusdanig aangekondigd in de promotionele acties van het cc. Het cc is organisatorisch, inhoudelijk en financieel verantwoordelijk voor de activiteit. De locatie is geen bepalende factor, de activiteit mag plaatsvinden buiten de muren van het cc. Ook activiteiten in samenwerking kunnen in bepaalde gevallen als een eigen activiteit worden beschouwd. Voorwaarde is: samenwerking op financieel én inhoudelijk vlak ak. pagina 14 van 62

15 Uiteraard tel je dergelijke activiteiten enkel in het onderdeel eigen activiteiten en niet nog eens als receptieve activiteit. Activiteiten in detail: soorten activiteiten podiumactiviteiten o Met een onderscheid tussen professionele uitvoerders en amateurkunstenaars Het moet gaan om deelnemers waarvan de registratie op een sluitende manier werd gevoerd: ticket, polsband, inschrijvingslijst, stempel, namenlijst Gereserveerde tickets die niet betaald werden: dit zijn tickets die niet werden uitgereikt. Dus: niet meetellen. o Disciplines podium educatieve activiteiten o Onder deskundige begeleiding verwerven deelnemers kennis, inzicht, vaardigheden, het vermogen tot expressie op het gebied van een duidelijk vooropgestelde thematiek. De nadruk ligt op het leren, het leerproces, ongeacht de inhoud of de doelgroep. Voorbeelden: atelier, workshop, lezing, cursus, colloquium, congres... o De telling van het aantal educatieve activiteiten gebeurt per titel en niet per sessie. Voorbeeld: een cursus die uit drie sessies bestaat, tel je één keer. o Om de omvang van het aantal educatieve activiteiten te kennen, vragen we het totale urenpakket aan educatieve activiteiten op. pagina 15 van 62

16 o Belangrijk: niet verwarren met omkaderingsactiviteiten die thematisch én organisatorisch verbonden zijn aan een bepaalde activiteit. tentoonstellingen o Enkel de tentoonstellingen die werden opgenomen in de jaarbrochure of een andere tussentijdse brochure mogen worden geregistreerd. o We registreren zowel het aantal tentoonstellingen als het aantal tentoonstellingsdagen waarop de tentoonstelling toegankelijk was voor publiek. o We maken een onderscheid tussen artistieke en educatieve tentoonstellingen. Uiteraard is dit niet altijd eenduidig te bepalen, in dat geval registreer je welke functie voor de programmator prevaleerde bij het uitwerken of organiseren van de tentoonstelling. Geen dubbele tellingen. andere activiteiten o Repetities: het hoofddoel is de creatie van een artistiek product. o Ontspannings- en ontmoetingsactiviteit: het hoofddoel van het (mede-)organiserende cc is ontmoeting, ontspanning en vermaak, het bieden van een zinvolle vrijetijdsbesteding in de vorm van een open aanbod. Voorbeelden: receptie, bal, eetfestijn, kaartavond, hobbyclub Het aanbieden van drankjes of versnaperingen tijdens de pauze van voorstellingen of recepties voor een besloten gezelschap mag je niet registreren. o Overige activiteiten: dit is een restcategorie. De hierin opgenomen activiteiten moet je kunnen toelichten. o Vergaderingen of de vroegere bestuurlijke en organisatorische groepsactiviteiten registreren we niet bij eigen activiteiten. omkaderingsactiviteiten o Omkaderingsactiviteiten hebben een apart aanvangsuur en worden vooraf aangekondigd in een publicatie van het cc. Het gaat hier niet om het normale educatieve aanbod van het cc, maar om activiteiten die een andere activiteit omkaderen en de ervaring van de toeschouwer verder intensifiëren, verdiepen of verrijken. o Voorbeelden: inleiding, nabespreking, lezing, interview, atelier, workshop, rondleiding, sfeerscheppende activiteit, vernissages met duiding bij de tentoonstelling o De omkaderingsactiviteiten worden geteld per sessie (voorbeeld: een workshop die drie keer wordt ingericht als omkadering bij een voorstelling, zal drie keer worden geteld want de hoofdactiviteit wordt hierdoor driemaal ontsloten ). Als je voor een zelfde groep deelnemers twee opeenvolgende, inhoudelijk verschillende, sessies organiseert (een intensere vorm van voorbereiding) dan tel je twee omkaderingsactiviteiten. Activiteiten in detail: deelnemers Er is een onderscheid tussen exacte en geraamde deelnemers. Dit wordt doorgetrokken naar de registratie van de activiteiten zelf. pagina 16 van 62

17 Deelnemers exact geteld? registratie aantal activiteiten waarvan de deelnemers exact werden geteld registratie aantal exacte deelnemers het moet gaan om deelnemers waarvan de registratie op een sluitende manier werd gevoerd: ticket, polsband, inschrijvingslijst, stempel, namenlijst Deelnemers geraamd? registratie aantal activiteiten waarvan de deelnemers werden geraamd registratie aantal geraamde deelnemers Voor welke activiteiten registreer je deelnemers? Eigen podiumactiviteiten Eigen educatieve activiteiten Eigen omkaderingsactiviteiten Eigen andere activiteiten Registratie deelnemers per schooldoelgroep bij de schoolactiviteiten Voor welke activiteiten registreer je geen deelnemers? Receptieve activiteiten en diensten in huis Tentoonstellingen (zowel eigen als receptief) Bijzondere afspraken registratie deelnemers? Eigen educatieve activiteiten: deelnemers worden geteld per cursus en niet per sessie (bv. één deelnemer die ingeschreven is voor een cursus die uit drie sessies bestaat > registratie van één deelnemer). Bij exacte registratie spreken we over tickets: we bedoelen het totaal van de uitgereikte tickets. Zowel de betaalde als de gratis gegeven tickets (bv. door prospectie, wedstrijd ) mag je noteren. We registreren dus niet de aanwezigheid van de deelnemers. Gereserveerde tickets die niet betaald werden: dit zijn tickets die niet werden uitgereikt. Dus: niet meetellen. Activiteiten in detail: locatietype in infrastructuur onder het beheer van het cc in infrastructuur buiten het beheer van het cc één locatietype per activiteit plein, marktplein, tent, kiosk pagina 17 van 62

18 Activiteiten in detail: publicaties Registratie van het aantal activiteiten met een aangeboden publicatie Focus: aanbieden van duiding, achtergrond ( publiciteit) Welke soorten duiding zijn er? Wat? folder/brochure lesmap publicatie bij educatief aanbod catalogus bij een tentoonstelling knipselwand, infokiosk of schermen Omschrijving Publicatie met achtergrond of duiding, bv. biografie van artiesten, situering van het werk of de artiest het geheel is essayistisch van opzet en wordt doorgaans uitgereikt net voor aanvang van de voorstelling. Didactisch materiaal om een schoolvoorstelling te omkaderen. Cursusboek of syllabus bij een educatieve activiteit Een publicatie die de artistieke ervaring intensifieert en verdiept én een overzicht biedt van de tentoongestelde werken. Een visueel baken met hierop allerhande informatie over de voorstelling: recensies, persartikels Dit is een lovenswaardige aanvulling op de omkadering, maar valt buiten de gegevensregistratie. Registreren in CCin inc? Ja, bij eigen activiteiten Ja, bij eigen activiteiten Ja, bij de eigen educatieve activiteiten. Ja, bij de eigen tentoonstellinge n Neen, is eerder een onderwerp voor een thematisch kwalitatief onderzoek. Activiteiten in detail: doelgroepen Per soort activiteit en discipline kan u doelgroepenwerking registreren: hoeveel activiteiten werden georganiseerd voor een specifieke doelgroep? Stel u hierbij de vraag welke doelgroep je prioritair wenste te bereiken. De keuze is beperkt tot volgende doelgroepen: School voorstellingen Familie voorstellingen matinee voor senioren gericht op jongeren, buiten de schooluren pagina 18 van 62

19 Registratie van doelgroepen is niet verplicht: had u geen speciale doelgroep voor ogen? > Vul niets in. Telling gebeurt per activiteit (toonmoment), maximaal één doelgroep per toonmoment. Dit is een afspraak. Waren er meerdere doelgroepen die u beoogde? Kies één doelgroep die u prioritair wenste te bereiken. Activiteiten in detail: samenwerking Een aantal cc s organiseert activiteiten in samenwerking met partners: een museum, de cultureel centrum, de academie, lokale verenigingen Als de samenwerking financieel én inhoudelijk is, kan u de activiteit beschouwen als een eigen activiteit: Verdere detaillering: met wie of met welke actoren werkte u samen? aantal activiteiten waarvoor men samenwerkte Tel per afzonderlijke activiteit met welke actoren u samenwerkte. Voor één activiteit in samenwerking kan je met meerdere actoren samenwerken. Initiatieven waarbij men activiteiten van verschillende cultuurcentra en/of andere actoren bundelt in bijvoorbeeld een gemeenschappelijke brochure worden hier niet geregistreerd. Voorbeelden hiervan zijn: Acc enten, Dertien, Applaus, Comeet Het bieden van promotionele of organisatorische ondersteuning bij activiteiten van een derde in het cc mag u niet als samenwerking tellen. Voorbeelden: ticketverkoop voor derden of ondersteuning door een technicus van het cc. Registreer deze activiteit als een receptieve activiteit. Ondersteuning in natura geldt niet als financiële ondersteuning. pagina 19 van 62

20 Eigen activiteiten in detail: context Veel activiteiten vinden plaats binnen de context van een groter geheel zoals een festival of een event: reeks activiteiten als thematisch geheel voorgesteld aan het publiek bv. Erfgoedweekend, Open Monumentendag, Week van de Amateurkunsten, Kunstbende bv. opera, voorstelling in ander cc, concertzaal, museum Receptieve Activiteiten Wat is een receptieve activiteit? De activiteit wordt georganiseerd door een individuele of georganiseerde gebruiker (bv. een vereniging) in de infrastructuur van het cc. Dus geen registratie van activiteiten van verenigingen in andere infrastructuur buiten het cc, parochiezalen Het cc biedt eventueel organisatorische hulp (technische ondersteuning, verkoop van tickets ) en/of promotionele (verspreiding affiches, vermelding in de programmabrochure ). Het gaat hier niet om een permanent aanbod dat als dienst in huis kan worden beschouwd: > registratie als Dienst in huis Het gaat hier niet om activiteiten van derden waarbij het cc inhoudelijke en financiële ondersteuning biedt: > registratie als eigen activiteit Receptieve activiteiten in detail: deelnemers Geen registratie van deelnemers voor het receptieve aanbod. pagina 20 van 62

21 Receptieve activiteiten in detail: doelgroepen Beperkte selectie: Receptieve activiteiten in detail: wie organiseert? Twee mogelijkheden: georganiseerd: al dan niet aangesloten bij de cultuurraad, maar wel actief in de gemeente de gemeentelijke ambtenaar die belast is met de coördinatie van de cultuurbeleidsplanning Wanneer een lokale vereniging samenwerkt met de cultuurbeleidscoördinator om een activiteit in het cc te organiseren, dan registreert u enkel de hoofdorganisator. Geen dubbele registratie! Receptieve activiteiten: ondersteuning Ondersteuning van het cc aan derden die organiseren in het cc. Twee mogelijke vormen van ondersteuning: hulp van technicus, zaalwachter, verkoop tickets vermelding in promotie van het cc, in evenementenkalender, vermeld op de website van het cc pagina 21 van 62

22 4.1.3 Diensten in huis Van toepassing op een beperkt aantal cultuurcentra Wat zijn diensten in huis? (drie cumulatieve voorwaarden) Een bijzonder hoofdzakelijk educatief aanbod Quasi permanent georganiseerd door een derde in de infrastructuur van het cc De derde krijgt vanuit een hogere overheid een structurele en substantiële subsidie Voorbeelden: o Centra voor volwassenenonderwijs, bv. de taalleergangen van het cc van Grimbergen o Deeltijds Kunstonderwijs: beeldende kunst, muziek, woord en dans o Centra voor basiseducatie o De praktijkgerichte opleidingen (vroeger ook leergangen genoemd) van Landelijk Praktijkatelier KVLV, Praktische school voor Gezins- en huishoudopleiding KAV en Sociaalcultureel werk voor Blinden en Slechtzienden o De opleiding van werkenden en werkzoekenden (VDAB, VIZO, sectorale opleidingsfondsen ) o Vormingpluscentra: 13 regionale volkshogescholen o De gesubsidieerde gespecialiseerde vormingsinstellingen (Amarant vzw, Wisper vzw, Lodewijk de Raetstichting, Universiteit Vrije Tijd Davidsfonds ) o Initieel formeel onderwijs (basisonderwijs, secundair en hoger onderwijs, universiteit) o Andere gelijkaardige initiatieven? Voeg zeker een beschrijving toe! Is het nu eigen, receptief of een dienst in huis? Wanneer het cc sporadisch een beperkt aantal activiteiten initieert en daarbij beroep doet op één van de hogerop geciteerde instellingen, dan kunnen deze activiteiten als eigen worden geregistreerd. Voorwaarde blijft wel dat het cc inhoudelijk én financieel verantwoordelijk is voor de geprogrammeerde activiteit. Wanneer één van de hogerop vermelde instellingen sporadisch een lokaal in het cc huurt voor een nietpermanent aanbod, dan wordt deze activiteit geregistreerd als receptief aanbod. Bijvoorbeeld de muziekacademie huurt de grote zaal voor een concert of een openbaar examen. Wanneer één van hogerop vermelde instellingen zorgt voor een permanent aanbod in het cc, dan worden deze activiteiten als diensten in huis geregistreerd. Tegenwoordig is er meer en meer de tendens om het educatieve aanbod modulair in tegenstelling tot een aanbod per schooljaar uit te werken. Permanent betekent dus niet noodzakelijk: tijdens een heel schooljaar. De activiteiten van de bibliotheek kan u beschouwen als een dienst in huis, maar omdat de afdeling Sociaal-Cultureel Werk de bibliotheken reeds gedetailleerd in kaart brengt, registreren we dit hier niet. pagina 22 van 62

23 4.1.4 Schoolactiviteiten Hoeveel schoolactiviteiten en omkaderingsactiviteiten per schooldoelgroep? Wanneer een activiteit zich richt tot meerdere schooldoelgroepen: > registreer deze dan twee keer. Bv. een schoolvoorstelling voor kleuters en eerste graad van het lager onderwijs telt u twee keer. Hoeveel scholen zijn er in de gemeente? Tellen als volgt: aantal entiteiten per vestigingsplaats én per schooldoelgroep (kleuteronderwijs, lager onderwijs en secundair onderwijs). Reden: er is een tendens dat er meer en meer scholengroepen ontstaan (één inrichtende macht stuurt meerdere schoolentiteiten aan) en er per vestigingsplaats meerdere doelgroepen (kleuter, lager, secundair) aanwezig kunnen zijn. Vandaar dat we een eigen definitie hanteren van de term school. Voorbeeld: op één locatie is er één lagere school en één kleuterschool die ressorteren onder dezelfde inrichtende macht: > tel twee scholen. pagina 23 van 62

24 Hoeveel deelnemende scholen? Registratie van het aantal deelnemende scholen (per schooldoelgroep) aan het scholenaanbod: Actieve klanten Naar analogie met de bibliotheeksector waar men actieve leners registreert, willen we de actieve klanten van de eigen activiteiten van het cultuurcentrum kennen. Tegelijkertijd registreren we de spreiding personen of van deze actieve klanten (binnen of buiten de gemeente). We willen deze cijfers in heel Vlaanderen op een uniforme manier registreren. Registreer de verenigingen die tijdens het refertejaar minimaal één keer hebben deelgenomen aan het eigen aanbod (podiumvoorstellingen, educatieve activiteiten, schoolaanbod ) van het cc. Een ideaal vertrekpunt is een klantenbestand (naam en adres van de persoon of vereniging) waarop u bijhoudt of men heeft deelgenomen aan het aanbod van het cc tijdens de referteperiode. Klanten van wie u geen volledig adres hebt (enkel de postcode), mag u hier niet registreren. We zijn ons ervan bewust dat niet van alle werkelijke klanten van het cc adresgegevens kunnen worden bijgehouden: er is meestal onvoldoende tijd om de gegevens te noteren bij de kassa op de avond van de voorstelling. Het is evenmin evident om van een persoon die telefonisch meerdere kaarten reserveert, de adresgegevens van alle deelnemers te noteren. Door in heel Vlaanderen op een uniforme manier deze gegevens zo te registreren, kunnen we toch uitspraken doen over de verhouding tussen actieve klanten binnen en buiten de gemeente. pagina 24 van 62

25 4.2 FINANCIËN Algemeen!! Het decimaalteken is een punt:.!! Wat registreren? Registratie van reële inkomsten en uitgaven van/voor het cultuurcentrum. Wat niet registreren? Financiële transacties voor activiteiten die buiten het werkgebied van het cc vallen en die via de rekening van de vzw programmering verlopen. (bv. wanneer de financiële flexibiliteit van de vzw wordt aangewend om financiële verrichtingen uit te voeren voor andere verenigingen of gemeentelijke diensten). Uitgaven die worden verricht voor de één-eurosubsidie (aanvullende subsidie ter bevordering van gemeenschapsvorming, Decreet Lokaal Cultuurbeleid). Hoe registreren? Versleutelingen zijn vaak nodig om de werkelijke uitgaven of inkomsten te berekenen. Enkele voorbeelden: o onderhoudspersoneel van de gemeente dat gedeeltelijk ook voor het cultuurcentrum wordt ingezet > maak een inschatting van de geleverde prestaties voor het cultuurcentrum (in %) en pas dit percentage ook toe op de totale loonkost van dit onderhoudspersoneel. o stel dat de ICT-uitrusting op gemeentelijk vlak wordt georganiseerd > maak een inschatting van de geleverde prestaties (diensten en /of goederen) voor het cultuurcentrum (in %), pas dit percentage ook toe op de totale kosten voor deze ICT-uitrusting. pagina 25 van 62

26 o stel dat het cultuurcentrum deel uitmaakt van een groter gebouwencomplex met andere gemeentelijke diensten met één telefooncentrale, één gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie > bepaal een verdeelsleutel op basis van relevante parameters (bv. aantal toestellen, oppervlakte, openingsuren ). Pas deze verdeelsleutel (%) toe op de uitgaven Uitgaven Wat zijn uitgaven personeel? Uitgaven voor het personeel dat tijdens het refertejaar prestaties leverde voor het cultuurcentrum, splits op naargelang de personeelsgroepen (stafleden/leidinggevend personeel en overig personeel). Personeelskosten is een ruim begrip: brutoloon, alle soorten patronale bijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie, bijdrage werkgever voor maaltijdcheques, functioneringstoelage of bonus, tussenkomst in vakbondspremies, vergoeding woon-werkverkeer, werkkledij, vorming, kosten sociaal secretariaat pagina 26 van 62

27 Wat zijn uitgaven werking? Wel? o administratieve werkingsuitgaven zoals kantoorbenodigdheden, abonnement en gebruik van telefoon, fax of internet, kosten voor frankering, verzendingskosten, de aankoop van boeken en documentatie voor het personeel o huur, leasing en onderhoud van roerende goederen, van apparatuur zoals pc s, fotokopieerapparaat, faxtoestel, printer, auto, software o allerhande verzekeringen zoals diefstalverzekering, burgerlijke aansprakelijkheid o lidgeld voor organisaties eigen aan het vakgebied: lidgeld VVC, Vlabra ccent o prospectiekosten: zowel de verplaatsingen als eventuele aankoop van prospectietickets Niet? o uitgaven voor de gebouwen: water, gas, elektriciteit, onderhoudswerken, huur of leasing > aparte registratie in Werking gebouwen Wat zijn uitgaven programmering? Wel? o uitgaven voor uitkoopsommen, auteursrechten, verzekering, bedrijfsvoorheffing, catering, reis- en verblijfkosten, huur technici, aanmaakkosten voor tentoonstellingen, huur piano, huur bijkomende technische installatie o kosten voor omkaderingsactiviteiten worden opgeteld bij de hoofdactiviteit Niet? o uitgaven voor publiciteit en promotie en eventuele verzendingskosten om de activiteit te promoten worden hier niet opgenomen. U kan voor een beperkt aantal activiteiten (podium, andere, educatief en tentoonstellingen) de programmeringskosten in detail registreren. Deze registratie is niet verplicht. Wat zijn uitgaven marketing & publiciteit? Totale uitgaven voor promotie van het cultuurcentrum en de activiteiten. Voorbeelden: o Seizoensbrochure, tussentijdse brochures, thematische publicaties, elektronische publicaties, kosten website o Bepaal zo nodig een verdeelsleutel om de kosten voor het cultuurcentrum te berekenen. U kan ook productiegerichte promotie registreren (= de uitgaven voor publicitair materiaal dat exclusief kan worden toegewezen aan één bepaalde voorstelling). Deze registratie is niet verplicht. pagina 27 van 62

28 Wat zijn uitgaven aankoop dranken? De kosten voor de aankoop van dranken die worden verkocht in het cultuurcentrum (bij een cafetaria in eigen beheer of als drankenservice tijdens vergaderingen). Wat zijn uitgaven diversen? Eerder uitzonderlijke uitgaven buiten de normale opdracht/werking van het cultuurcentrum. Voorbeelden: o Boetes, schadevergoeding, bankkosten, nalatigheidsintresten Geen registratie, want geen diverse uitgaven : o overgedragen verlies > boekhoudkundige operatie, geen effectieve uitgave o provisie die men aanlegt > boekhoudkundige operatie, dus nog geen effectieve uitgave o niet-recupereerbare btw: sommige cultuurcentra zijn deels vrijgesteld van btw. Het gedeelte van de btw dat men niet kan recupereren, willen we zoveel mogelijk verdelen over de werkelijke uitgaven van het cultuurcentrum. Kan u die informatie niet distilleren uit de boekhouding? > stel zelf een versleuteling op en pas deze toe op de uitgaven. Wat zijn uitgaven werking gebouwen? Uitgaven voor het verbruik van water, gas, elektriciteit, verwarming, onderhoud, huur van planten, jaartarief billijke vergoeding Wat zijn uitgaven roerend (uitrusting, inrichting en techniek)? Alle uitgaven voor de aankoop van roerende goederen. Voorbeelden: o kantoormeubilair, informatica-uitrusting (zowel hardware als software), fotokopieertoestel, fax, voertuigen, beperkte technische en scenische uitrusting (bv. vervanging theaterspot, reparatie scenische uitrusting ), functionele uitrusting van de tentoonstellingsruimte en vergaderlokalen, aanschaf ticketsysteem, aankoop hoogtewerker, aankoop planten Wat zijn uitgaven onroerend (infrastructuur, gebouwen)? Uitzonderlijke uitgaven die betrekking hebben op de gebouwen zelf die het cultuurcentrum beheert pagina 28 van 62

29 Voorbeelden: o bouw, verbouwing of grote renovatie- of herstellingswerken aan bestaande infrastructuur: schilderwerken, nieuwe vloerbedekking o technische en scenische uitrusting die onroerend is door bestemming, bijvoorbeeld lichtinstallatie, uitschuifbare tribune o onroerende goederen door bestemming: de installatie van een alarmsysteem, een beveiligingssysteem Wat zijn uitgaven huur/lening/leasing? De kosten voor huur of leasing van infrastructuur die juridisch onder het beheer van het cultuurcentrum valt. Bijvoorbeeld wanneer een gemeente (of het autonoom gemeentebedrijf, de intergemeentelijke vereniging of de gemeentelijke vzw van het cultuurcentrum) een lening of een leasingcontract afsluit: in dit geval zal men gedurende een aantal jaren hier telkens een vast bedrag invullen voor de jaarlijkse aflossing van de lening of het leasingcontract met aankoopoptie. Wanneer er onderhoudscontracten gekoppeld zijn aan de leasing worden deze cijfers ook hier bijgeteld. Wat zijn uitgaven diensten in huis? Alle uitgaven die verband houden met deze bijzondere groep educatieve activiteiten (personeel, werking ) Inkomsten pagina 29 van 62

30 Wat zijn inkomsten subsidie? Vlaamse Overheid Bijzondere arbeidsstatuten Provinciaal Europees Andere bv. subsidie Kunstendecreet, subsidie Erfgoeddecreet subsidie bijzondere arbeidsstatuten voor personeel van het cc: startbanen, sociale maribel, geco (gesubsidieerde contractuelen), OCMW artikel 60 subsidie van de provincie zoals ontvangen in het refertejaar subsidie van de EU zoals ontvangen in het refertejaar alle andere subsidiebedragen, ontvangen in het refertejaar Wat zijn inkomsten programmering? Inkomsten uit ticketverkoop tijdens het refertejaar, ook: de verkoop van catalogi Wat zijn inkomsten verhuring? Alle inkomsten uit verhuring van culturele infrastructuur die door het cultuurcentrum wordt beheerd Voorbeelden: verhuur van een zaaltje, verhuur van technisch materiaal zoals beamer Wat zijn inkomsten concessies? Alle inkomsten uit in concessie gegeven infrastructuur die door het cultuurcentrum wordt beheerd pagina 30 van 62

31 Voorbeelden: uitbatingsvergoeding voor cafetaria, een geplaatste zendmast/antenne Wat zijn inkomsten allerhande? Alle inkomsten uit de verkoop van dranken, de uitbating van cafetaria in eigen beheer, verkoop gelegenheidsdrank verbonden aan één of andere activiteit, inkomsten vestiaire Wat zijn inkomsten sponsoring & advertenties? Financiële ondersteuning vanuit een privé-initiatief waarbij één of andere publicitaire overeenkomst wordt gesloten. Sponsoring in natura: niet tellen. Voorbeeld: Bij een brouwerij die voor een receptie een bier aanbiedt tegen een sterk verminderde prijs mag u het prijsvoordeel niet registreren als inkomst omdat er geen effectieve financiële opbrengst was. Deze vorm van sponsoring zal alleen leiden tot een kleinere uitgave langs de uitgavenzijde. Wat zijn inkomsten giften? Financiële ondersteuning vanuit privé-initiatief (zowel personen als bedrijven of verenigingen ). De financiële steun is vrij van een wederdienst door het cultuurcentrum. Giften in natura tellen we niet. Het verkregen voordeel leidt mogelijk tot een vermindering aan de uitgavenzijde. Wat zijn inkomsten diversen? Wat is zeker geen diverse inkomst? - overgedragen winst: boekhoudkundige operatie (dus: niet registreren) - terugname provisie: boekhoudkundige operatie (dus: niet registreren) Inkomsten die vreemd zijn aan de normale werking van een cultuurcentrum, maar toch aan het centrum kunnen worden toegewezen. Voorbeelden: intrest op de bankrekening, meerwaarde bij de verkoop van tickets/boeken/brochures voor een derde, een schadevergoeding in het voordeel van het cultuurcentrum Zeker geen diverse inkomst: o Overgedragen winst (is een boekhoudkundige herbestemming van middelen) o Terugname provisie (is een boekhoudkundige activering van een reserve, dus: geen effectieve inkomst) pagina 31 van 62

32 Wat zijn inkomsten diensten in huis? Uitzonderlijk! Registratiemogelijkheid voor verkregen inkomsten bij Diensten in Huis. Niet registreren: de toelage(n) van een subsidiërende overheid aan de Dienst in Huis. Bv. we registreren niet de subsidie van de Vlaamse overheid onderwijs aan de plaatselijke academie die gehuisvest is in het cultuurcentrum. 4.3 PERSONEEL Algemeen principe voor personeelsgegevens CCinC wil maximaal reeds ingevoerde gegevens recupereren (= minder werk voor de invoerder). Wel moeten alle ingevoerde records aangevuld worden met minstens één variabel gegeven: dagen niet beschikbaar. Een nieuw personeelslid invoeren? Bereid de invoer zorgvuldig voor: zorg voor een lijst met volledige en juiste gegevens. Zorg ervoor dat alle namen correct gespeld zijn. Eenmaal ingevoerd zijn wijzigingen niet meer mogelijk! Hieronder werkten we een overzicht van de meest relevante invoerscenario s uit. Raadpleeg dit schema alvorens gegevens in te voeren. Enkele basisbegrippen Personeelsgegevens: van vast naar variabel Welke gegevens? voornaam, naam, geslacht, geboortedatum Aard van de gegevens vast gegeven Wat kan je doen? Wijziging niet mogelijk (bij foutieve invoer: contact opnemen met afdeling SCW: cultuurcentra@vlaanderen.be) oorsprong tewerkstelling, diploma, startdatum, niveau, functie, statuut semi-vaste gegevens wijziging mogelijk voor een nieuwe periode van tewerkstelling (afbakenen met start/stop datum) stopdatum (= einde van bepaalde tewerkstelling) dagen niet beschikbaar (afgekort: NB) variabele gegevens wijziging is altijd mogelijk binnen een actief refertejaar pagina 32 van 62

33 Personeelsgegevens: opdeling in twee groepen Stafleden/leidinggevend personeel Overig personeel Omwille van Privacywetgeving: geen registratie van persoonsgegevens. Elk overig personeelslid moet een uniek nummer krijgen dat voor de interne organisatie gekend is en altijd aan dezelfde persoon verbonden blijft Overzicht van belangrijkste invoerscenario s Enkele typische scenario s: Startsituatie Wat moet u doen? Hoe doet t u dit? Resultaat Reeds ingevoerd persoon (eenvoudig) Bv. Jan Testpersoons (fictieve naam) werkte in 2014 als directeur. Ook in 2015 bleef hij directeur Er is niets gewijzigd aan de aanstelling Activeer de in 2014 ingevoerde gegevens ook voor het refertejaar 2015 Vul de variabele gegevens: dagen niet beschikbaar aan en bewaar Zie hieronder. voor een meer technische uitleg De ingevoerde tewerkstelling wordt geactiveerd voor het nieuwe refertejaar Nieuw personeelslid Sinds 1 maart 2015 was er een nieuwe stafmedewerker podiumprogrammering Nieuw personeelslid invoeren Zie hieronder. voor een meer technische uitleg Een nieuwe persoon wordt ingevoerd in CCinC pagina 33 van 62

34 Reeds ingevoerd persoon (moeilijker voorbeeld) (intern nummer) cc002 was in 2014 in dienst van het cc als administratief medewerker met een contract van bepaalde duur Vanaf 1 januari 2015 kreeg cc002 een contract van onbepaalde duur Persoon met meerdere tewerkstellingen binnen één jaar De oude tewerkstelling (met het contract van bepaalde duur) afsluiten De nieuwe tewerkstelling invoeren Sluit de tewerkstelling met een contract van bepaalde duur af per Open een nieuwe tewerkstelling voor dezelfde persoon met als startdatum Zie hieronder. voor een meer technische uitleg Zie hieronder. voor een meer technische uitleg De nieuwe tewerkstelling zal vanaf de startdatum worden meegenomen in de rapportering Reeds ingevoerd persoon: recupereer ingevoerde tewerkstelling Scenario: Een reeds ingevoerd personeelslid in CCinC activeren voor het nieuwe refertejaar. Er zijn geen wijzigingen in de semi-vaste of vaste gegevens. Bijgevolg: we kunnen maximaal de vorig jaar ingevoerde gegevens recupereren. Beginsituatie Persoon is al ingevoerd in CCinC Ga naar de rubriek Personeel > Tewerkstelling!! Klik op het potlood om de tewerkstelling te openen.!! pagina 34 van 62

35 pagina 35 van 62

36 4.3.4 Nieuw personeelslid Eenvoudig scenario: Een nieuw staflid, tijdens het hele refertejaar dezelfde functie uitgeoefend. Er deden zich geen wijzigingen voor. Beginsituatie Persoon is nog niet ingevoerd in CCinC Ga naar de rubriek Personeel > Tewerkstelling Kies: - Staf of - Overig personeel pagina 36 van 62

37 pagina 37 van 62

38 Informatie over de invoervelden Oorsprong tewerkstelling >cc >stad/gemeente >satelliet-vzw cc: aangeworven op basis van het personeelsplan of kader van het cultuurcentrum (ongeacht of je in dienst bent van een vzw of een stad/gemeente) Stad/gemeente: oorspronkelijk niet aangeworven voor het cc, maar onlangs gedetacheerd naar het cc Satelliet-vzw vzw: in dienst van een satelliet-vzw Diploma kies het hoogst behaalde diploma uit het lijstje Start (datum) > moet een datum in 2015 zijn datum om het begin van een bepaalde tewerkstellingsperiode aan te geven. vroegst mogelijke datum is Stop (datum) datum om het einde van een bepaalde tewerkstellingsperiode aan te geven. laatst mogelijke datum is Niveau Functie - stafleden/leidinggevend personeel pagina 38 van 62

39 - overig personeel Statuut VTE (=voltijds equivalent) Maximale waarde = 1 Geeft de tewerkstelling aan zoals afgesproken in de aanstelling of het contract. Registreer tijdelijke prestatieveranderingen zoveel mogelijk via het veldje NB (niet-beschikbaarheid) Aantal werkdagen niet beschikbaar (NB) Maximaal = 220 werkdagen Aantal werkdagen dat er geen prestaties werden geleverd voor het cultuurcentrum in het refertejaar. Voorbeelden: Ziekte, loopbaanonderbreking (ouderschapsverlof, palliatief verlof ), verlof zonder wedde, educatief verlof, zwangerschapsverlof, detachering naar een andere dienst pagina 39 van 62

40 Voorbeelden berekening niet beschikbaarheid (NB) staflid: Voltijds Neemt een jaar loopbaanonderbreking cultuurfunctionarisprogrammator voltijds contract gedurende vijf maanden niet aanwezig administratief bediende halftijds in dienst bijkomende afwezigheid van 3 maanden VTE = 1 NB = hoe berekenen? één werkjaar = 220 werkdagen NB = 220 VTE = 1 5/12 x 220 werkdagen = 92 dagen NB tip: druk het aantal dagen NB uit in functie van het aantal mogelijke werkdagen. VTE = 0,5 aantal werkdagen: 220 x 0,5 VTE = 110 3/12 x 110 = 27,5 dagen NB Reeds ingevoerd persoon: met verandering in tewerkstelling Scenario: cc002 was in 2014 in dienst van het cc als administratief medewerker met een contract van bepaalde duur. Vanaf 1 januari 2015 kreeg cc002 een contract van onbepaalde duur. Een reeds ingevoerd personeelslid in CCinC, maar er is een belangrijke wijziging in de tewerkstelling (= een wijziging aan de semi-vaste gegevens). Bijgevolg: we kunnen de vaste (persoonlijke) gegevens recupereren. Beginsituatie Persoon is al ingevoerd in CCinC Het is een personeelslid in de categorie overig personeel, dus: persoonsgegevens werden vervangen door een anoniem nummer cc002 Werkwijze Oude tewerkstelling afsluiten pagina 40 van 62

41 Nieuwe tewerkstelling openen We recupereren maximaal de persoonsgegevens Ga naar de rubriek Personeel > Tewerkstelling In dit voorbeeld wordt de oude tewerkstelling afgesloten: de tewerkstelling met een contract van bepaalde duur eindigt op Voor aantal werkdagen niet beschikbaar : vul hier 0 in. Het heeft geen zin om gegevens in te voeren over een afgesloten refertejaar. Wat valt op? - Tewerkstellingslijn voor cc002 is verdwenen in het jaar Dit is normaal de persoon heeft geen actieve tewerkstelling meer die geldig was in 2015 pagina 41 van 62

42 In het volgende voorbeeld maken we een nieuwe tewerkstelling aan met een reeds ingevoerde werknemer: Start met de werknemer te kiezen en dan de soort van tewerkstelling. S pagina 42 van 62

43 Hoe aanvullen? - Start (datum): Stop (datum): niet invullen, want het personeelslid ging niet uit dienst op het einde van het jaar 2014 Wat valt op? - Er is een nieuwe tewerkstelling toegevoegd voor personeelslid cc De oude tewerkstelling is enkel zichtbaar als je het desbetreffende refertejaar oproept. pagina 43 van 62

44 4.3.6 Nieuw persoon met meerdere tewerkstellingen binnen één jaar Dit is een variant op het vorige scenario. Ook hier gaat het om meerdere tewerkstellingen die elkaar opvolgen bij één personeelslid. Verschil is: hier gaat het om een nieuw personeelslid en met een opeenvolging van tewerkstellingen binnen hetzelfde refertejaar. Scenario: Cultuurfunctionaris-programmator werkte in 2015 aanvankelijk met een contract van bepaalde duur. Vanaf 1 juli 2015 gaat de tewerkstelling over in een contract van onbepaalde duur. Beginsituatie Persoon is nog niet ingevoerd in CCinC Ga naar de rubriek Personeel > Tewerkstelling Let op: vaste gegevens? > één keer invoeren! pagina 44 van 62

45 Vervolgens: we voeren bijkomende tewerkstelling in, nu met Statuut = onbepaalde duur. O Dus: zeker niet de persoon opnieuw invoeren, wel een nieuwe tewerkstelling voor reeds ingevoerde werknemer. pagina 45 van 62

46 Kies reeds bestaande werknemer uit de uitvallijst, dan de tewerkstelling. pagina 46 van 62

47 pagina 47 van 62

48 Hoe aanvullen? - Start (datum): Stop (datum): niet invullen, want het personeelslid ging niet uit dienst op het einde van het jaar - Niveau: geen wijziging, we aanvaarden de voorgestelde invoer - Functie: kies opnieuw cultuurfunctionaris-programmator staf - Statuut: kies contract van onbepaalde duur - VTE: 1 - Aantal werkdagen niet beschikbaar (NB): moet worden aangevuld VTE (gew) = VTE gewogen Dit is de VTE rekening gehouden met: - Periode van tewerkstelling (afgebakend met start en stop) - VTE zoals ingevoerd - Ingevoerde dagen NB Gecumuleerd resultaat (per persoon): > klik op rubriek Personeel pagina 48 van 62

49 VTE gewogen = VTE gewogen én gecumuleerd per persoon Registratie Overig Personeel Omwille van de Privacywetgeving vragen we voor het Overig Personeel geen gegevens op die de identiteit van de personeelsleden kunnen vrijgeven. Hoe registreren we Overig Personeel? Gebruik een intern nummer dat uniek is per natuurlijk persoon en dat ook altijd hetzelfde blijft voor het personeelslid. We adviseren om hiervoor een intern personeelsnummer te gebruiken. U zal dit nummer jaar na jaar opnieuw nodig hebben. Maak hierover goede afspraken met de directeur van het cc. Afspraken gegevensregistratie gistratie personeel Er zijn drie items uit de gegevensregistratie die een impact hebben op de gewogen VTE van een personeelslid: o Start/Stop (datum) o ingevulde VTE o aantal werkdagen niet beschikbaar (NB) Om maximaal de personeelsgegevens jaar na jaar te kunnen recupereren (= minder werk!): o Voer een wijziging in de effectieve beschikbaarheid van het personeel in via het veld Aantal werkdagen niet beschikbaar (NB) Welke personeelsleden registreren? Alle personeelsleden die tijdens het refertejaar in dienst waren van het cultuurcentrum Gemeentelijk personeel dat werd gedetacheerd naar het cultuurcentrum Personeel van vzw s die nauw verbonden zijn met het cultuurcentrum en onder de vlag van het cultuurcentrum een duidelijk culturele opdracht vervullen die in overeenstemming is met de opdrachten van het cultuurcentrum (bevorderen van de cultuurparticipatie, bevorderen van de gemeenschapsvorming en cultuurspreiding) mogen meegeteld worden. Volgende items zijn van belang: o Het eventuele bestaan van een vzw om de programmering van het cultuurcentrum financieel vlot af te handelen (vaak kortweg: programma vzw) beschouwen we automatisch als onderdeel van het cultuurcentrum. De vzw s waarvan hogerop sprake opereren in het verlengde van het cultuurcentrum. pagina 49 van 62

50 o We noemen deze laatste groep voortaan satelliet-vzw s vzw s, dit om elke verwarring met het begrip programma vzw uit te sluiten. o Registratie van personeel van satelliet-vzw s moet uitvoerig toegelicht kunnen worden. Stafleden/leidinggevend personeel overige personeelsleden bijkomende prestaties (geen personeel van het cultuurcentrum, ook niet gedetacheerd naar het cultuurcentrum). Welke personeelsleden registreren we niet? Personeelsleden die instaan voor het aanbod diensten in huis registeren we niet. Ook niet als de dienst in huis wordt verzorgd door een vzw die nauw verbonden is met het cultuurcentrum. Lesgevers van educatieve activiteiten, omkaderingsactiviteiten, acteurs en andere kunstenaars die een artistieke creatie spreiden via het cultuurcentrum We registreren alle personen die tijdens het refertejaar in dienst waren als stafmedewerker of medewerker van het cultuurcentrum. Iemand die tijdens het refertejaar geen effectieve prestaties heeft geleverd (wegens ziekte, loopbaanonderbreking ) wordt toch geregistreerd, evenals hun eventuele vervangers. Door het registreren van aantal dagen niet beschikbaar (NB) krijgen we toch een juiste weergave van de situatie. Bijkomende prestaties Duid in het raster aan voor welke prestaties het cultuurcentrum beroep doet op derden. Dit raster moet u invullen om de status op bevestigd te kunnen zetten. 4.4 INFRASTRUCTUUR!! Wanneer de volledige invoer eerder is gebeurd: enkel de wijzigingen registreren, de gegevens blijven geldig!! Vooraf Invoer is eerder gebeurd, bijgevolg: enkel veranderingen registreren. Doelstelling: digitaal (databank) actueel overzicht van alle infrastructuur die het cc beheert. Registratie gaat niet over de infrastructuur van het afgelopen jaar (refertejaar), maar wel over de meest actuele stand van zaken. De Vlaamse overheid wil deze informatie verder ontsluiten (doel = communicatie) pagina 50 van 62

51 Nieuwe infrastructuur toevoegen? Vul eerst de rubriek Infrastructuur aan, daarna de rubriek Jouw organisatie. Reden: bij het invoeren van contactpersonen in de rubriek Jouw organisatie worden gegevens uit de rubriek Infrastructuur gerecupereerd. Wat is het verschil v tussen zaal en locatie? Locatie: dit is een gebouw of gebouwencomplex met een adres Zaal: dit is een onderdeel van een locatie Afspraak: maak in de naamgeving een duidelijk verschil tussen locatie en zaal. In het uitzonderlijke geval dat de locatie volledig samenvalt met één zaal: laat de naam van de zaal dan voorafgaan door zaal. Bv. de schouwburg is gelegen in de locatie die ook schouwburg wordt genoemd: Schouwburg (locatie) en Zaal Schouwburg (zaal) Hoe voer ik een locatie in? pagina 51 van 62

52 pagina 52 van 62

53 4.4.3 Hoe voer ik een zaal in? Eerst locatie invoeren: elke zaal behoort tot een bepaalde locatie, ook hier wordt nu de geolocatie toegevoegd. pagina 53 van 62

54 pagina 54 van 62

55 Een woordje uitleg Oppervlakte publieksruimte: zoals beschikbaar bij een normale zaalopstelling, totale oppervlakte waar publiek zou kunnen zitten (maximale oppervlakte in normale omstandigheden) Staanplaatsen: hoeveel mensen kunnen er in de zaal staan bij een courante zaalopstelling? Zitplaatsen: hoeveel mensen kunnen er in de zaal zitten bij een courante zaalopstelling? pagina 55 van 62

56 Vaste zitplaatsen: indien van toepassing, hoeveel vaste (= verankerde) zitplaatsen zijn er? Mobiele zitplaatsen: indien van toepassing, hoeveel zitplaatsen zijn er op een uitschuifbare tribune of op gradins? (hier niet registreren: het aantal losse stoelen!) Opbergruimte gebruikers: zijn er kasten aanwezig als service voor gebruikers (normaal enkel van toepassing voor zalen algemeen cultureel gebruik ) Zitvriendelijke vloer: speciale vloerbekleding die mogelijk maakt dat toeschouwers zonder bezwaar op de vloer plaatsnemen (vooral bij schoolvoorstellingen). Functie: duid alle functies aan die in de praktijk mogelijk zijn voor de zaal. Duid meerdere functies aan als dit van toepassing is. 4.5 JOUW ORGANISATIE!! Invoer is eerder gebeurd: enkel wijzigingen registreren, gegevens blijven geldig!! Vooraf Doelstelling: digitaal overzicht van belangrijkste contactgegevens en informatie over het beheer van het cultuurcentrum. Registratie gaat niet over de organisatiegegevens van het afgelopen jaar (het refertejaar), maar wel over hier en nu. Vul eerst de rubriek Infrastructuur in, daarna deze rubriek Jouw organisatie. Reden: de gegevens uit de rubriek Infrastructuur worden gebruikt in de rubriek Jouw organisatie. Beginsituatie Ga naar de rubriek Jouw organisatie > klik op Beheer Invoeren beheer: beheersvorm pagina 56 van 62

57 Een woordje uitleg Beheersvorm: kies uit het uitvallijstje Datum vanaf: startdatum van de ingevoerde beheersvorm Datum tot: einddatum van een ingevoerde beheersvorm Tot hoe ver in het verleden teruggaan? Minimaal de beheersvorm van 2011 (= eerste geregistreerde refertejaar CCinC) invoeren en latere wijzigingen. Eerder ingevoerde beheersvormen worden bijgehouden in CCinC: een historisch overzicht blijft beschikbaar Let op: goed nadenken vooraleer in te voeren. De mogelijkheid tot wijzigen is beperkt Invoeren beheer: samenstelling beheersorgaan Beginsituatie Ga naar de rubriek Jouw organisatie > klik op Beheer pagina 57 van 62

58 Samenstelling beheersvorm (uitvallijstje): (Decreet van 28 januari 1974 betreffende het Cultuurpact) 9A evenredige vertegenwoordiging politieke strekkingen bijgestaan door vaste commissie van advies bestaande uit gebruikers en strekkingen 9B gemengde samenstelling van politieke afgevaardigden en vertegenwoordigers van de gebruikers en strekkingen 9B+ idem als 9B maar uitgebreid met deskundigen 9C zelfstandige vereniging van specialisten en/of gebruikers Eerder ingevoerde samenstellingen worden bijgehouden in CCinC: een historisch overzicht blijft beschikbaar Let op: goed nadenken vooraleer in te voeren. De mogelijkheid tot wijzigen is beperkt. pagina 58 van 62