DOSSIER. Just Innovation Dossier Maximaliseer de overheidssteun voor de financiering van R&D projecten.

Transcriptie

1 DOSSIER Just Innovation Dossier

2 INHOUD 1. Overheidssteun voor R&D projecten in België... 3 A. Vrijstelling van bedrijfsvoorheffing... 3 B. Voorwaarden en beperkingen omtrent de betrokken werknemers... 3 C. Berekening van het vrijstellingspercentage... 3 D. Relevante voorwaarden voor geaccepteerde projecten... 4 E. FOD Financiën en BELSPO... 5 F. Bewijsstukken en inspectie Gestructureerde aanpak om een R&D project grondig voor te bereiden... 6 A. Projectdefinitie... 6 B. Context en doelstellingen... 7 C. Middelen... 7 D. Rapportering De toegevoegde waarde van Just Innovation Belgium... 9 A. Introductie... 9 B. Audit... 9 E. Bestaande projecten... 9 F. Nieuwe projecten... 9 G. Advies en aanbevelingen Just Innovation Dossier

3 1. Overheidssteun voor R&D projecten in België Sinds 2006 ondersteunt de Belgische federale overheid innovatie-initiatieven binnen de bedrijfswereld, door middel van specifieke ondersteunende maatregelen voor R&D projecten. Bedrijven die R&D projecten uitvoeren die voldoen aan bepaalde voorwaarden, kunnen rekenen op een financiële tegemoetkoming voor de betrokken werknemers. De wetgeving is zeer complex en werd reeds onderworpen aan een aantal wijzigingen in Tevens worden er voor 2016 bijkomende aanpassingen voorzien. We geven u een overzicht van de belangrijkste elementen waarmee u rekening dient te houden: A. Vrijstelling van bedrijfsvoorheffing De federale regering biedt rechtstreekse financiële steun door middel van een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers. Elk bedrijf is verplicht om per kwartaal het bedrag van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing per werknemer te berekenen, en hiervoor een voorschot te betalen. Een werknemer die specifiek verbonden is aan een R&D project, kan onder bepaalde voorwaarden, een vrijstelling van maximaal 80% van de bedrijfsvoorheffing bekomen. Dit vertegenwoordigt een onmiddellijke besparing voor het bedrijf, welke opnieuw kan geïnvesteerd worden in Research & Development. B. Voorwaarden en beperkingen omtrent de betrokken werknemers Een werknemer komt in aanmerking voor deze steunmatregel wanneer deze voldoet aan de volgende voorwaarden : - Onderzoekers met een specifiek diploma (PhD, burgerlijk of industrieel ingenieur, en welbepaalde masteropleidingen) - Onderzoekers die betrokken zijn bij geaccepteerde R&D-projecten C. Berekening van het vrijstellingspercentage De maximale vrijstelling bedraagt 80% van de bedrijfsvoorheffing van de werknemer. Daarbij houdt men pro rata rekening met de tijd die gespendeerd wordt aan het specifieke project. Just Innovation Dossier

4 Voorbeeld: De bedrijfsvoorheffing voor een ingenieur met een bruto maandloon van 4000 bedraagt 1107,83. Het aantal gepresteerde dagen per maand is 22. Wanneer deze persoon voltijds aan geaccepteerde R&D projecten werkt, zal het bedrag van de vrijstelling voor deze periode gelijk zijn aan 886,27 (dit betekent 1.107,83 x 80% x 22/22). Wanneer diezelfde persoon tijdens deze periode slechts 15 dagen werkt aan geaccepteerde projecten, zal de vrijstelling voor deze periode 604,27 bedragen (1.107,83 x 80% x 15/22). D. Relevante voorwaarden voor geaccepteerde projecten Om in aanmerking te komen voor deze financiële steunmaatregel, moeten de R&D-projecten voldoen aan één van de volgende drie definities van innovatie: - Fundamenteel onderzoek Experimentele of theoretische werkzaamheden die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse commerciële toepassing of een rechtstreeks commercieel gebruik wordt beoogd. - Industrieel onderzoek Planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. - Experimentele ontwikkeling Het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technologische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden, gericht op het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten. Just Innovation Dossier

5 E. FOD Financiën en BELSPO Sinds 2014 moet elk project verplicht geregistreerd worden om in aanmerking te komen voor deze vrijstelling. BELSPO is het adviesorgaan dat de FOD Financiën ondersteunt bij de operationele opvolging. Aanmeldingen van nieuwe aanvragen moeten op de BELSPO website gebeuren. Zonder BELSPO aanvraag kan uw R&D project onmogelijk in aanmerking komen voor de vrijstelling doorstorting van de bedrijfsvoorheffing. Het aanmeldingsproces houdt in dat er uitgebreide informatie moet worden verstrekt over de achtergrond, de doelstellingen en de details van de R&D projecten waarvoor u de aanvraag indient. Verderop in dit dossier (zie punt 2), geven we u enkele tips over hoe u deze aanmelding zo goed mogelijk kan voorbereiden. Zodra uw project bij BELSPO is ingediend, mag u de vrijstelling meteen toepassen en bijgevolg het bedrag in mindering brengen van uw driemaandelijkse betalingen. De details van het project en de bewijsstukken moeten nauwgezet opgevolgd en ter beschikking gehouden worden, in geval van een inspectie. Op aanvraag geeft BELSPO een advies omtrent de goedkeuring van uw R&D projecten. Dit advies is 100% bindend voor alle betrokken partijen. Dit betekent dat de goedkeuring van uw project niet meer ter discussie kan gesteld worden, bijvoorbeeld tijdens een latere inspectie. De nodige verantwoordingsstukken kunnen echter altijd worden gecontroleerd en moeten aan de voorwaarden voldoen om het recht op de vrijstelling niet te verliezen. F. Bewijsstukken en inspectie Een aantal documenten zijn van belang voor rechtvaardiging van uw dossier. Zij moeten daarom steeds beschikbaar en opvraagbaar zijn bij een inspectie. Bij niet-voorlegging van deze documenten kan u de lopende vrijstelling verliezen en zal u tevens de reeds toegepaste vrijstellingen alsnog moeten betalen. U loopt daarbij ook het risico op een boete. De documenten die ten allen tijde beschikbaar moeten blijven, zijn: - De definitie van het R&D project, de context en de KPI's - De situatieanalyse en de doelstellingen - De resultaten en conclusies van de uitgevoerde testen - De planning van het project, inclusief gedetailleerde timing en budgetten - Het overzicht van de betrokken medewerkers in de R&D-projecten - Het gevalideerd systeem voor tijdregistratie Just Innovation Dossier

6 2. Gestructureerde aanpak om een R&D project grondig voor te bereiden In het kader van een vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers, stellen wij u een optimale praktische benadering voor om uw R&D-project te formaliseren. Hiermee verhoogt u de kans op succes. Een gestructureerd en gepland projectmanagement zal u helpen om uw project zo optimaal mogelijk voor te bereiden en op te volgen. Deze aanpak laat u vooraf over voldoende invalshoeken nadenken. De noodzakelijke elementen voor het indienen van uw BELSPO project worden meteen gecoverd. De volgende punten bieden u alvast een houvast om het projectplan op te maken. Dit zorgt ervoor dat u de nodige informatie en belangrijke details niet uit het oog verliest: A. Projectdefinitie De projectdefinitie is een uitgebreide beschrijving van wat uw project inhoudt en wat u specifiek wenst te onderzoeken. Het lijkt een logische en vrij eenvoudige opdracht, maar desalniettemin zijn er gevallen waarbij BELSPO bijkomende informatie opvroeg omtrent het uitgangspunt en de beweegredenen van het project. Het doel is dus om een voldoende gedetailleerde toelichting te geven over de huidige situatie van uw organisatie. Voeg zoveel mogelijk relevante informatie toe, zoals uitgebreide marktonderzoeken, denkpistes en literatuurstudies,.. Met andere woorden, alle info die kan helpen om het belang van het project voor uw organisatie te kaderen. Wij raden aan om aandacht te besteden aan onderwerpen zoals: - Wat is uw algemene bedrijfsstrategie? - Wat is de huidige marktsituatie in uw sector? - Wat doen uw concurrenten? - Wat wil uw klant? - Wat is uw huidige positie, en wat ontbreekt om hier verder vooruitgang in te maken? - Zijn er vergelijkbare bestaande R&D initiatieven in de markt en wat waren de resultaten hiervan? - Wat betekent een succesvol project voor u? - Wat zijn de gekende en ingeschatte risico's? Just Innovation Dossier

7 B. Context en doelstellingen Het is uitermate belangrijk om de specifieke KPI's en doelen te beschrijven die u hoopt te realiseren door de uitvoering van dit project. Voor een coherent verhaal, moeten uw doelen gelinkt zijn aan de probleemstelling en de situatieanalyse uit punt A. - Is uw project gericht op het optimaliseren van uw processen of producten? - Reageert u op een vraag of suggestie van een belangrijke klant? - Wil u zich onderscheiden van de concurrentie? - Wil u trends in de markt en nieuwe technologieën onderzoeken om zo verouderde materialen of middelen te vervangen? C. Middelen Een gedetailleerde beschrijving van de budgetten, materialen, personeel en andere middelen die voor dit project nodig zijn, is natuurlijk ook belangrijk topic. Het klinkt vanzelfsprekend om de nodige inventarisaties te maken, maar veel bedrijven denken op voorhand onvoldoende na over de middelen die zij zullen moeten inzetten. Men moet vooraf nagaan welk materiaal of toestellen nodig kunnen zijn voor het testen van producten of processen. Het kan bijvoorbeeld gaan om het bouwen, huren of kopen van materialen die u in staat stellen om uw onderzoeksproject uit te voeren. Hetzelfde principe geldt voor het inzetten van personeel en het beoordelen of u reeds over de juiste interne expertise beschikt (en of de betreffende personen daadwerkelijk beschikbaar zijn of reeds verbonden aan andere projecten) of u indien nodig nog medewerkers zal moeten rekruteren (het werven van specifieke profielen kan enige tijd vergen). Specifiek voor de BELSPO toepassing en mogelijke controle of inspectie achteraf, moet u een gedetailleerde schatting en berekening van het aantal (gekwalificeerde) werknemers voorzien voor diegenen die zullen worden betrokken bij het project. Dit moet verwerkt worden in gedetailleerde time-sheets die als bewijsstukken dienen. Het nadenken over het inzetten van de 'juiste' profielen kan ook een impact hebben op de toepasbaarheid en de goedkeuring van een vrijstellingsmaatregel. D. Rapportering Een continue follow-up van de evolutie van het project kan worden gestructureerd in wekelijkse of maandelijkse rapporten, die ook als bewijsstukken zullen gaan dienen. Deze rapporten bevatten idealiter elementen zoals: - Het gebruik van SMART KPI s, aangepast aan de definitie en het doel van uw project - Planning, prestaties versus het tijdschema en belangrijke mijlpalen van het project Just Innovation Dossier

8 - Gedetailleerde en real-time informatie over de daadwerkelijk gebruikte middelen (met inbegrip van de tijdsindeling van de gekwalificeerde medewerkers) en dit afgezet tegen de inschattingen vooraf - Regelmatige meetmomenten en resultaten om de vooruitgang t.o.v. de KPI's te controleren - Documentatie over de uitgevoerde testen en de resultaten daarvan. Follow-up van de data - Problemen waar je tegenaan loopt of net de positieve resultaten - Overkoepelende conclusies en inzichten die daaruit voortvloeien Beschikt u over de nodige expertise, middelen en tijd om een BELSPO project voor te bereiden, te formaliseren en op te volgen? " "Just Innovation kan u op verschillende vlakken ondersteunen zodat u zich op uw core business kan focussen. Uw onderzoekers kunnen zich concentreren op de praktische realisatie van de R&D projecten. Op deze manier kan u heel wat tijd en moeite besparen omtrent de aanvraag en gedetailleerde opvolging van specifieke BELSPO projecten. " Just Innovation Dossier

9 3. De toegevoegde waarde van Just Innovation Belgium Just Innovation Belgium biedt u expertise en kennis van zowel sociale wetgeving als van R&D onderwerpen. Zo kan u de financiële steun voor R&D projecten in uw bedrijf optimaliseren en maximaliseren. A. Introductie In een verkennend gesprek bespreken we de achtergrond en de strategie van uw organisatie, om een volledig beeld te krijgen van uw R&D-initiatieven en te begrijpen hoe deze in een globale aanpak geïntegreerd zijn. B. Audit Wij voeren een audit van uw R&D-projecten, zowel voor het verleden en het heden, alsook voor uw toekomstige plannen. Wij beoordelen de slaagkans van uw projecten voor een financiering door de overheid op basis van de bestaande criteria voor de verschillende maatregelen en in het kader van regionale, nationale of Europese initiatieven. In het geval van de BELSPO toepassingen, toegelicht in de vorige paragrafen, helpen wij u bij het aanmelden van uw R&D project, rekening houdende met de definities die de overheid oplegt. Op basis van onze expertise en ervaring, kunnen we u dan ook specifieke feedback geven over de slaagkans van uw dossier en u begeleiden tijdens het gehele aanvraagproces. E. Bestaande projecten Just Innovation kan u helpen om gemiste kansen te identificeren en alsnog toe te passen. Indien u voor bestaande projecten de vrijstelling niet heeft toegepast in het verleden kan Just Innovation u helpen om deze fondsen te recupereren. Ook hier is het noodzakelijk dat een volledig BELSPO dossier wordt opgesteld. We kunnen 5 jaar in het verleden teruggaan om de nodige correcties toe te passen. F. Nieuwe projecten Just Innovation kan u helpen om de haalbaarheid van uw huidige en toekomstige R&Dprojecten te beoordelen en zelfs te verbeteren. Wij bekijken daarbij specifiek de mogelijkheden voor financiering binnen bestaande steunmaatregelen of subsidies. Just Innovation Dossier

10 Wij kunnen u bijvoorbeeld helpen bij: - Het structureren of beoordelen van uw projectdefinitie - De voorbereiding van de aanvraag om ervoor te zorgen dat alle nodige elementen aanwezig zijn, om de slaagkans te vergroten - Contact opnemen met het juiste overheidsorgaan en het indienen van de nodige documenten voor een officiële aanvraag voor de desbetreffende maatregel - Het geven van feedback en aanvullende informatie wanneer een bepaalde overheidsdienst daarom vraagt - Het beheer van de lopende projecten en de follow-up op basis van kwartaal of jaarlijkse informatie-aanvraag. - We geven een gedetailleerde check-up en controle van alle wettelijk vereiste documenten, zodat u volledig conform bent G. Advies en aanbevelingen Just Innovation kan ook - in sommige gevallen - aanpassingen en uitbreidingen van uw R&Dprojecten voorstellen, zodat deze projecten alsnog in aanmerking komen voor financiële steunmaatregelen. Just Innovation Belgium is een ideale partner om u te ondersteunen bij het beheer van uw overheidsprojecten en om u te helpen het resultaat te optimaliseren en te maximaliseren. Indien u interesse heeft in onze diensten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend gesprek aangaande uw projecten en mogelijke vragen hieromtrent. Just Innovation Dossier