Inkoop Alliantie Ziekenhuizen. Meer inkoopresultaat door samenwerking

Transcriptie

1 Inkoop Alliantie Ziekenhuizen Meer inkoopresultaat door samenwerking

2 Annemieke Ros Van de Bult, manager Inkoop Ziekenhuisgroep Twente Esther Vastenavond Nijboer, manager Inkoop Deventer Ziekenhuis 2

3 Oorsprong Ontstaan in 2009 Wens om gezamenlijk inkoopvolume te bundelen Vanuit inkoopafdelingen gestart en vorm gegeven 21 april

4

5 Doel van de samenwerking Het IAZ heeft tot doel het creëren van inkoopvoordeel door samenwerking. Hierbij streeft het IAZ naar het verkrijgen van kwalitatief hoogwaardige producten en diensten waarmee de best mogelijke zorg geleverd kan worden. 5

6 Organisatievorm IAZ De IAZ is een vereniging met betalende leden, lidmaatschapsgeld is gelijk voor elk ziekenhuis. Ieder ziekenhuis levert inzet o.a. d.m.v. leadbuyers, leden werkgroepen. Er zijn periodieke bijeenkomsten: Bestuur en directie IAZ Raden van Bestuur (eens in de zes weken) Hoofden Inkoop (eens in de maand, eenmaal per jaar twee beleidsdagen) Platfora (gemiddeld eens in de zes weken) 6

7 Organisatievorm IAZ Raden van Bestuur Medische staven Bestuur IAZ Directeur Hoofden Inkoop (WI) Platfora Secretariaat Inkoopanalist Leadbuyer Leverancier Werkgroepen 7

8 Resultaten tot medio 2014 In IAZ samenwerkingsverband zijn de afgelopen jaren projecten opgepakt zoals onder meer medische inventaris, verzekeringen, procedure trays, hechtmateriaal, telefonie. De afgelopen jaren is hiertoe ongeveer 15mio bespaard voor de IAZ leden. 8

9 De beoogde verandering Tot 2014 was de samenwerking gebaseerd op individuele wensen. Om nóg meer resultaat uit de samenwerking te halen wilden wij een omslag maken naar meer collectieve overlap. Dit vroeg om andere spelregels in het samenwerkingsverband. Raden van Bestuur van ziekenhuizen werd gevraagd een convenant voor deelname te ondertekenen 9

10 Praktische consequenties convenant IAZ zal steeds belangrijkere rol krijgen in inkoopactiviteiten. Vrijblijvendheid neemt af. Elk ziekenhuis moet dus goed beseffen waar ze ja tegen zeggen. Er zal sterker gestuurd worden op inkoopresultaat. Iedereen heeft mogelijkheid om inbreng te hebben in inkooptraject. Let op als men dit niet doet dient men wel consequenties te aanvaarden! Afspraken die individuele ziekenhuizen maken met individuele leveranciers moeten een korte termijn karakter hebben. Als je zelf professioneel handelt naar het IAZ kan dit voor individuele ziekenhuizen tot grote kostenbesparingen leiden. 10

11 Nieuwe spelregels Bestuurlijke betrokkenheid Oude spelregels Bestuur IAZ niet aangevuld met RvB leden Medische staven ad random betrokken bij projecten RvB jaarlijks informatiebijeenkomst Individuele wensen leidend voor inkoopprojecten Nieuwe spelregels Bestuur IAZ is aangevuld met RvB leden Medische staven actief geïnformeerd en betrokken bij projecten RvB tweemaandelijkse bijeenkomst en actief betrokken bij projecten Inkoopresultaat maximaliseren door standaardisatie (m.u.v. productgroepen die identiteit en onderscheidend vermogen bepalen)

12 Nieuwe spelregels Prioritering en organisatie Oude spelregels Contracten en afspraken individuele inkooporganisaties leidend Inkopers en inkoopmanagers van individuele ziekenhuizen voeren alle IAZ inkoopprojecten naast hun werk uit Inkoopprojecten worden op basis van beschikbaarheid toegewezen aan inkopers en inkoopmanagers van individuele ziekenhuizen Nieuwe spelregels IAZ contracten leidend overige contracten korte termijn IAZ creëert een vast team met extra capaciteit om slagkracht te vergroten en doorlooptijd te verkorten* Inkoopprojecten worden op basis van competenties toegewezen aan inkopers en inkoopmanagers van individuele ziekenhuizen door de inkoopdirecteur van IAZ * Tot en met morgen (22/4) kan er gesolliciteerd worden op de functie Inkoopanalist / Procesbegeleider! Meer info, zie > vacatures.

13 Nieuwe spelregels Processen en werkwijze Oude spelregels Medici worden ad random betrokken en geïnformeerd over projecten Gefragmenteerd informatie vanuit IAZ naar medische staven Inkoopproces gebaseerd op aanwezige processen bij individuele ziekenhuizen Nieuwe spelregels Medici worden uitgenodigd deel te nemen aan inkoopproject om bruikbaarheid en kwaliteit te beoordelen Eens per twee maanden informatie vanuit IAZ naar medische staven (indien er medische projecten zijn) Inkoopprocessen aanscherpen t.a.v. informatiedominantie, inkoopvoorwaarden, onderhandelingstactiek, contract compliance, cash management

14 Nieuwe spelregels Inbreng en sancties Oude spelregels Ziekenhuis middels jaarlijks lidmaatschap verbonden aan IAZ Benutting van IAZ contracten op basis van vrijwilligheid Medici ad random betrokken bij projecten Geen consequenties voor afhaken van ziekenhuis Nieuwe spelregels Commitment van 3 jaar om beoogde resultaten te kunnen gaan verzilveren Bij benutting van <80% van de IAZ contracten kan lid geroyeerd worden Medici worden vooraf verzocht deel te nemen aan projecten. Indien zij besluiten geen rol te willen/ kunnen spelen zullen zij zich moeten conformeren aan collectieve resultaat Als ziekenhuis afhaakt nadat men heeft toegezegd deel te nemen krijgt ziekenhuis een boete voor onder meer herstelwerkzaamheden, derving korting bij deelnemende ziekenhuizen et cetera

15 Nieuwe spelregels Marketing en communicatie Oude spelregels IAZ beperkte exposure binnen individuele ziekenhuizen en leveranciers Nieuwe spelregels Actieve vergroting van de exposure naar individuele ziekenhuizen en leveranciers

16 Praktische ervaringen bij samenwerking Vertrouwen Aanspreekcultuur Informatiedeling Olievlek Langere doorlooptijd projecten Gedrag leverancier Complexe organisatiestructuur en hiërarchie in ziekenhuizen 16

17 Toekomstvisie IAZ Toename hoog complexe inkoopovereenkomsten, bijvoorbeeld voor medische apparatuur Meerjareninkoopkalender Doorontwikkelen sourcing intelligence Volledig digitale procedure inkooptrajecten (Negometrix) Maximaal leden, mits passend bij profielen huidige leden. 17

18

19 Annemieke Ros Van de Bult, manager Inkoop Ziekenhuisgroep Twente Esther Vastenavond Nijboer, manager Inkoop Deventer Ziekenhuis 19