Digitaal Vergaderen ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2

Transcriptie

1 Digitaal Vergaderen ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.1 Page 1 of 16

2 Inhoud Inleiding... 3 Processchema... 4 De presentatie van de stukken... 4 Naam overeenkomstig de huidige identifier... 4 Aan de hand van de agenda... 5 Algemeen... 5 Rubox benaderen vanaf de PC op uw werkplek... 6 Rubox benaderen vanaf uw ipad... 7 FileBrowser versie FileBrowser versie De home-directory toevoegen aan FileBrowser FileBrowser: maak gebruik van Bookmarks VPN configureren Geannoteerde stukken bewaren Stuur het document per naar jezelf Sla het attachment op Veilig gebruik maken van de ipad Vergrendel de ipad met een toegangscode Gegevensbeveiliging Bestanden opslaan: lokaal op de ipad of op de eigen home-directory Welke bestanden zijn lokaal? Beveiliging van locaties op de RU-servers in FileBrowser icloud en overige Bijlage A: Rubox en de mappenstructuur Kenmerken van de Rubox: ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 2 of 16

3 Inleiding Het College van Bestuur van de Radboud Universiteit Nijmegen wil papierarm vergaderen door gebruik te gaan maken van tablets, met name ipads. De uitgangspunten zijn: 1) De vergaderstukken worden beschikbaar gesteld in een afgeschermde mappenstructuur op een interne server binnen de Radboud Universiteit Nijmegen, de zogeheten Rubox. De Rubox is onderdeel van het RU-bestandssysteem. Hierin worden vergadermappen geplaatst, en er kan precies worden vastgelegd wie daar toegang toe heeft en waar die toegang uit bestaat (alleen lezen, of ook schrijven). Zie bijlage A: Rubox en de mappenstructuur. 2) De deelnemers van vergaderingen halen de vergaderstukken op met hun ipad, voorafgaand aan en/of tijdens de vergadering. Het ICT Servicecentrum (ISC) zorgt voor de aanschaf van Apps t.b.v. digitaal vergaderen. Op dit moment zijn dat de Apps FileBrowser, iannotate PDF. a. De App FileBrowser wordt gebruikt om de documenten op Rubox te benaderen zijn (een soort Windows Explorer, maar dan voor de ipad). b. iannotate PDF wordt gebruikt om tijdens de (voorbereiding van de) vergadering notities bij de stukken te maken, en waarmee men snel kan navigeren binnen en tussen bestanden. 1 iannotate PDF biedt ook de mogelijkheid om gemaakte notities te verzenden via . 3) Het voortraject van de stukken (voordat ze ter vergadering komen) is momenteel nog op papier. Vergaderstukken zijn nl. voor sommige vergaderingen voorzien van een voorblad met parafen voor akkoord. Dit betekent dat de stukken in eerste instantie op papier binnenkomen, en eerst (door het secretariaat) gedigitaliseerd moeten worden voordat ze vanaf de PC naar de Rubox geplaatst kunnen worden. Voor digitalisering van de stukken zijn Fujitsu scanners aangeschaft, in combinatie met de software ScandAll PRO. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 3 of 16

4 Processchema De stukken worden na het scannen in de relevante map op de Rubox-server geplaatst. Deelnemers aan de vergadering halen de stukken met FileBrowser op, en sturen ze vanuit FileBrowser naar iannotate PDF om ermee te kunnen werken. Scanner Rubox FileBrowser iannotate PDF Met FileBrowser is het niet mogelijk om meer stukken tegelijkertijd naar iannotate PDF te sturen. Men moet per document voor Open in iannotate PDF kiezen. Als men de documenten opent in de volgorde van de agendering, dan staan de documenten ook in die volgorde geopend in iannotate PDF. De presentatie van de stukken Er zijn diverse mogelijkheden m.b.t. de naamgeving en de volgorde van de stukken: Naam overeenkomstig de huidige identifier Voordelen: De scan-software kan deze namen automatisch toekennen, dus geen extra werk nodig van het secretariaat. Namen komen overeen met de namen in Corsa, dus als in de toekomst de stukken automatisch uit Corsa naar Rubox worden gezet en omgekeerd, hoeft de werkwijze niet te veranderen. Nadelen: De stukken komen niet in volgorde van de agenda in Rubox (CvB hoort bijvoorbeeld bij agendapunt 2, terwijl CvB bij agendapunt 6 hoort). ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 4 of 16

5 Aan de hand van de agenda Voordelen: De stukken staan in de juiste volgorde, dus je kunt al in FileBrowser snel bij het juiste stuk komen. Nadelen: Het secretariaat moet de namen van de stukken na het scannen handmatig aanpassen, dus extra werk. Er is geen relatie met naamgeving in Corsa. Algemeen Om notities (annotaties) te maken moeten de stukken in iannotate PDF geopend te worden. Tijdens de vergadering moet men switchen tussen de Apps FileBrowser (voor de stukken waarbij men geen commentaar heeft) en iannotate PDF (voor de stukken waarbij men dat wel heeft). Men moet zich tevens bedenken dat FileBrowser geen zoekfaciliteit biedt, dus als je tijdens de vergadering de stukken primair in FileBrowser bekijkt, heb je minder mogelijkheden dan in iannotate PDF. Het verdient de voorkeur om alle benodigde stukken te openen in iannotate PDF om tijdens de vergadering gemakkelijk naar een volgend document te kunnen switchen. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 5 of 16

6 Rubox benaderen vanaf de PC op uw werkplek Let op: Medewerkers van het UMCN moeten eerst VPN laten installeren op hun PC. Neem contact op met de servicedesk van Projectgroep ICT (tel , Ga naar het computer icoontje op uw bureaublad en dubbelklik met de linker muisknop. Kies vervolgens voor Extra en Netwerkverbinding maken. Er opent zich een nieuw scherm: In de regel zal uw computer zelf een beschikbare stationsletter kiezen (in dit voorbeeld: Z). Kies in ieder geval geen letter die al gereserveerd is. Vul bij map in: \\ru.nl\dfs\rubox\-vergadermap-. Controleer of het vinkje aanstaat bij Opnieuw verbinding maken bij aanmelden. Indien dit niet het geval is, zet het benodigde vinkje. Klik op Voltooien. U ziet nu alle submappen die het ISC voor u heeft ingericht. U kunt alleen die mappen waar u leesrechten op heeft openen. Voortaan ziet u als u op Deze computer klikt, de Rubox meteen al in uw lijst Netwerkstations staan. U komt eenvoudig in de map door dubbel te klikken op het zojuist toegevoegde netwerkstation. U kunt ook een submap als netwerkstation toevoegen, bijvoorbeeld door bij map \\ru.nl\dfs\rubox\-vergadermap-\besluitenlijst in te vullen. Of dit handig is hangt af van het aantal Ruboxen waar u toegang toe heeft. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 6 of 16

7 Rubox benaderen vanaf uw ipad Let op: om verbinding te maken met de Rubox-server vanaf een plek buiten de campus heeft u een Wi-Fi verbinding met VPN@RU nodig (zie onder). Anders volstaat een internetverbinding met Eduroam. Open de App FileBrowser. Druk linksboven bij Locations op het plusje +. Er opent zich een formulier waarmee u een server kunt toevoegen: een server toevoegen Let op: Als uw formulier er anders uitziet dan op het bovenstaande plaatje (en vraagt om een PC, Mac, Time Capsule etc. te selecteren), dan heeft u een nieuwere versie van FileBrowser. Volg in dat geval de handleiding voor FileBrowser versie 2.6 (zie onder). Let op: u heeft in beide gevallen naast het standaard toetsenbord ook het numerieke toetsenbord en het speciale toetsenbord nodig. Vanuit het standaard toetsenbord komt u in het numerieke toetsenbord via de [.?123] toets. De [ABC] toets brengt u weer terug naar het standaard toetsenbord. De [#+=] toets brengt u naar het speciale toetsenbord. FileBrowser versie Vul bij Address in: \\rubox.ru.nl\rubox$. Zet de slider bij Show More Settings aan en geef vervolgens de naam, die getoond zal worden in het lijstje servers die FileBrowser benadert. Kies rechtsboven Done. Kies vervolgens Save. Nu staat Rubox links in de lijst Remote Files. Druk om verbinding te maken. Vul uw RUgebruikersnaam (ru\u123456) en wachtwoord in. U ziet nu een lijst mappen. Kies de bovenste map RUBOX$. U ziet weer een lijst mappen. Kies de juiste vergadermap. U ziet nu alle submappen die het ISC gemaakt heeft. U kunt alleen die mappen openen waar u leesrechten op heeft. Tip: maak gebruik van bookmarks om snel te navigeren (zie onder). ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 7 of 16

8 FileBrowser versie 2.6 Druk linksboven bij Locations op het plusje +. Er opent zich een formulier waarmee u een server kunt toevoegen. Selecteer PC. Vul bij Address in: \\rubox.ru.nl\rubox$. Kies rechtsboven Done. Kies vervolgens Save. Nu staat Rubox links in de lijst Remote Files. Druk om verbinding te maken. Vul uw RUgebruikersnaam (ru\u123456) en wachtwoord in. U ziet nu een lijst mappen. Kies de bovenste map RUBOX$. U ziet weer een lijst mappen. Kies de juiste vergadermap. U ziet nu alle submappen die het ISC gemaakt heeft. U kunt alleen die mappen openen waar u leesrechten op heeft. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 8 of 16

9 De home-directory toevoegen aan FileBrowser. (FileBrowser versie 2.6) Druk linksboven bij Locations op het plusje +. Er opent zich een formulier waarmee je een server kunt toevoegen. Selecteer PC. (Oudere versies van FileBrowser vragen dit niet; vul direct het Address in). Voor de juiste instelling kunt u contact opnemen met de Helpdesk tel. Nr of u kunt bij het Servicepunt terecht in de UB. Kies rechtsboven Done. Kies vervolgens Save. Daarmee zijn bestanden op de homedir ook toegankelijk vanaf de ipad. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 9 of 16

10 FileBrowser: maak gebruik van Bookmarks Binnen FileBrowser kunt u gebruik maken van Bookmarks om snel naar mappen te navigeren. Als u een (sub)map geopend heeft, dan kunt u deze toevoegen als Bookmark met behulp van het plusje onderaan in het midden van het scherm. Lijst met bookmarks bookmarks toevoegen Voortaan kunt u om in deze map te komen na het starten van FileBrowser links onderaan uw lijst Bookmarks opvragen, en dan direct naar de gewenste map gaan. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 10 of 16

11 VPN configureren Controleer eerst of er al een profiel op uw apparaat aanwezig is. Ga naar Instellingen. Kies Algemeen en kijk bij Profiel. Is dit profiel aanwezig, volg dan de handleiding voor VPN Gebruiken (zie onder). Is het nog niet aanwezig, doe dan het volgende: Start Safari. Maak verbinding met de VPN-pagina: Kies in de rechterbalk voor VPN configuratie voor iphone en ipad. Op de pagina bevindt zich een link naar het configuratiebestand. Druk op Klik hier om dit bestand te gebruiken. Druk op Installeer nu. Vul uw RU gebruikersnaam in en druk op Volgende. Vul uw wachtwoord in en geef OK. Als de melding komt dat het profiel geïnstalleerd is, druk dan op Gereed. VPN gebruiken U heeft een internet (WiFi) verbinding nodig! Kies Instellingen en zet de slider bij VPN aan. Kies zo nodig VPN@RU. Geef uw RU gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op OK. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 11 of 16

12 Geannoteerde stukken bewaren Hoe krijg je stukken na het annoteren in iannotate weer van je ipad af? Stuur het document per naar jezelf. Druk op het brief-en-envelop-icoontje en maak je keuze om bijvoorbeeld uitsluitend de annotaties te verzenden. Let op: Grote documenten (groter dan 8 MB) kunnen niet via mail gezonden worden. Het geannoteerde document kan men dan in zijn geheel opslaan in de home-directory. Sla het attachment op. Maak een speciale map in de home-directory (bijv. onder de naam archief ) en voeg het document daaraan toe. Dit kan op je PC (gewoon zoals men nu ook een attachment zou opslaan), maar ook op de ipad, als de home-directory tenminste als een locatie is toegevoegd aan FileBrowser. Kies voor de button Share Document. Kies vervolgens voor Open in FileBrowser. Ga naar de map waar het document naartoe gekopiëerd moet worden, ga naar de Action toolbar en kies dan Paste 1 file here. (Als FileBrowser eerst meldt dat men een locatie moet selecteren, kies dan OK en ga dan naar de Action toolbar ). ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 12 of 16

13 Veilig gebruik maken van de ipad. Vergrendel de ipad met een toegangscode. Ga naar Instellingen. Ga naar Toegangscode. Kies Zet code aan en voer 2 keer een toegangscode in. Vul de 4-cijferige code in, die u als toegangscode wilt gebruiken, en bevestig deze. Let op: omdat de toetsen oplichten bij het invoeren, en daardoor mogelijk herkenbaar zijn, is het niet verstandig om uw pincode als toegangscode voor uw ipad te kiezen. Het is ook mogelijk om in plaats van een 4-cijferige code een wachtwoord te kiezen. Zet de slidebar voor Eenvoudige code uit. Voer de nieuwe code in, bevestig deze en sluit af met Gereed. Wederom geldt: de code kan mogelijk afgekeken worden, omdat het karakter dat u invoert telkens even leesbaar is voordat het verandert in een. Gebruik daarom niet uw Ru-wachtwoord. Gegevensbeveiliging. Ga naar Instellingen. Ga naar Toegangscode. Er wordt om de toegangscode gevraagd. Zet de slider bij Wis gegevens aan. Er verschijnt een melding: Wis alle gegevens op deze ipad na 10 mislukte toegangscodepogingen. Bestanden opslaan: lokaal op de ipad of op de eigen home-directory. Over het algemeen geldt: sla documenten zo min mogelijk op de ipad op, maar kies voor uw home-directory op de eigen RU-servers. De home-directory is via FileBrowser met uw ipad gemakkelijk te benaderen. Om niet afhankelijk te zijn van Wireless@RU, moeten de stukken, die u in een vergadering nodig heeft, wel binnen iannotate op uw ipad beschikbaar zijn. Welke bestanden zijn lokaal? Bestanden die u in iannotate geopend hebt, komen automatisch in de library van iannotate terecht. Dit houdt in dat ze lokaal, op de ipad staan opgeslagen, en dus toegankelijk zijn voor iemand die uw ipad weet te ontgrendelen. Het is verstandig om uw iannotate library eens in de zoveel tijd op te schonen. De library is toegankelijk door linksboven aan het scherm op Library te drukken. Hier kunt u documenten selecteren (rechts van het document op het rondje klikken) en verwijderen (kies uit het linkermenu). ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 13 of 16

14 Wilt u geannoteerde bestanden bewaren, mail ze dan naar uzelf, en sla de attachments op in uw homedirectory (zie handleiding) voor ze te verwijderen. Binnen FileBrowser treft u een locatie My Files aan. Bestanden die u hier opslaat, staan ook lokaal op uw ipad. Deze bestanden kunt u verwijderen of kopiëren naar een andere locatie (bijv. uw home-directory) door rechtsboven op Edit te drukken. Selecteer het bestand en kies onderaan voor delete of copy. Beveiliging van locaties op de RU-servers in FileBrowser. U kunt uw home-directory en Ruboxen als aan FileBrowser toevoegen. Het wachtwoord voor deze locaties (uw RUwachtwoord) dient altijd on demand te betekent dat FileBrowser pas verbinding locatie kan maken nadat het wachtwoord is Op die manier kan iemand, die niet over uw wachtwoord beschikt, niet door FileBrowser te openen automatisch bij al documenten komen. locatie zijn. Dit met de ingevuld. uw icloud en overige icloud biedt opslagruimte op internet. Binnen de RU is het echter beleid om géén gebruik te maken van deze functionaliteit. Om diezelfde reden raden we u eveneens af om overige clouddiensten zoals Dropbox te gebruiken voor het opslaan van uw (vertrouwelijke) bestanden. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 14 of 16

15 1. Bijlage A: Rubox en de mappenstructuur Voor het digitaal vergaderen kan men de beschikking krijgen over een mappenstructuur op de toekomstige Rubox. Deze mappenstructuur is niet standaard aanwezig, maar moet worden aangevraagd. Een aanvraag omvat altijd: naam en korte omschrijving van vergadering; contactpersoon/beheerder en eenheid (penvoerder); begin- en einddatum (einddatum verplicht, wel te verlengen); deelnemers vergadering, die toegang moeten hebben tot (onderdelen van) de mappenstructuur. Voor een correcte aanvraag is een aanvraagformulier beschikbaar. Kenmerken van de Rubox: Toegang tot de mappenstructuur: Toegang is beperkt tot u-nummers en e-nummers (in- en externe medewerkers). De data in een vergadermap is toegankelijk voor iedereen die volgens de geregistreerde aanvraag deelnemer van de vergadering is. De mappenstructuur is toegankelijk vanaf Heyendaalnet, RU-wireless en via RU-VPN vanaf ieder (wireless) netwerk. De mappenstructuur is met browser ook op netwerkadres en DNS-alias (en daarmee ook op een Windows-werkplek op submap te koppelen (diep-linken) en voor Linux-, Mac-, tablet- en smartphonegebruikers en benaderbaar). Rechten op de mappenstructuur: Beheer van rechten vindt op termijn automatisch plaats op basis van gegevens in IDM. Vooralsnog wordt beheer van rechten uitgevoerd door ISC, op basis van door CIM geaccordeerde Aanvraag- en wijzigingsverzoeken (zie Aanvraag- en Wijzigingsverzoeken). Op een mappenstructuur worden twee typen rechten uitgegeven: leesrecht en schrijfrecht (Als men schrijfrecht heeft, dan heeft men ook automatisch leesrecht). Er wordt een mappenstructuur voor een vergadering aangeboden met daaronder één niveau diep. Een deelnemer heeft unieke rechten (óf lees- en schrijfrecht óf alleen leesrecht) op de hoofdmap van de vergadering en een of meer onderliggende submappen. Documenten in de mappenstructuur kunnen niet gedeeld worden met medewerkers die niet als deelnemer van de werkgroep geregistreerd staan. Vergadermap 1 Verg.Submap 1.1 Verg.Submap 1.2 Verg.Submap 1.3 Etc. Etc. Vergadermap 2 Verg.Submap 2.1 Verg.Submap 2.2 Verg.Submap 2.3 Etc. Etc. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 15 of 16

16 Verantwoordelijke voor de documenten in de mappenstructuur: De geregistreerde contactpersoon/beheerder is mapeigenaar en in die hoedanigheid verantwoordelijk voor naleving van wettelijke regels en richtlijnen t.a.v. de opgeslagen documenten. Lifecycle management: Bij verstrijken einddatum van de mappenstructuur wordt toegang tot de mappenstructuur geblokkeerd. Verwijdering van data vindt na vastgestelde termijn en melding aan geregistreerde contactpersoon/beheerder plaats. Bij blokkade van account in IDM (afgesproken periode na uitdiensttreding) is ook toegang tot mappenstructuur geblokkeerd. Bij blokkade van het account van de geregistreerde contactpersoon/beheerder moet een nieuwe contactpersoon/beheerder benoemd en als dusdanig geregistreerd worden. Classificatie veiligheid opslag De toegang is beperkt tot deelnemers van de vergadering. Toegangsbeheer vindt geautomatiseerd plaats. Lifecyclemanagement op de mappenstructuur vindt plaats op basis van einddatum, lifecyclemanagement vindt plaats bij einde aanstelling. Dit biedt goede betrouwbaarheid t.a.v. geautoriseerde toegang tot de vergaderstukken. ISC Gebruikershandleiding Digitaal vergaderen, versie 1.2 Page 16 of 16