PROTOCOL VERWERKING PERSOONSGEGEVENS BOVENLOKALE JEUGDHULPTAKEN GASTHEERGEMEENTE

Transcriptie

1 PROTOCOL VERWERKING PERSOONSGEGEVENS BOVENLOKALE JEUGDHULPTAKEN GASTHEERGEMEENTE DE ONDERGETEKENDEN: 1. GEMEENTE TILBURG, een publiekrechtelijke rechtspersoon, zetelend te (5038 TC) Tilburg aan het Stadhuisplein 130, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. (hierna de Gastheergemeente ); EN 2. GEMEENSCHAPPELIJK REGELING REGIO HART VAN BRABANT, een gemeenschappelijke regeling, gevestigd te Tilburg, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter, (hierna de GR ); De ondergetekenden zullen hierna gezamenlijk worden aangeduid als Partijen en ieder afzonderlijk als een Partij. OVERWEGENDE DAT: - De GR-Gemeenten de bestuurlijke samenwerking op het gebied van de Bovenlokale Jeugdhulptaken hebben georganiseerd op basis van de bestaande Gemeenschappelijke Regeling Regio Hart van Brabant (hierna: de GR ) en nader hebben vastgelegd in individuele Uitvoeringsovereenkomsten Bovenlokale Jeugdhulptaken (hierna: de Overeenkomsten ); - In de Overeenkomsten de taken van de GR-Gemeenten en de GR zijn vastgelegd waarbij uitgangspunt is dat de GR-Gemeenten het bepalen van de hoeveelheid en het soort zorg die een Jeugdige zal ontvangen intern uitvoeren en de GR het contracteren en bekostigen van Jeugdhulpaanbieders voor de Bovenlokale Jeugdhulptaken verzorgt; - De GR de gemeente Tilburg heeft aangewezen als gastheergemeente en de Gemeente Tilburg de taken van de GR feitelijk zal uitvoeren in overeenstemming met de individuele overeenkomsten Gastheergemeente Overeenkomst Uitvoering Bovenlokale Taken Jeugdzorg Hart van Brabant (hierna: de Gastheergemeenteovereenkomst ); - de uitvoering van de Gastheergemeente-overeenkomst met zich brengt dat de Gastheergemeente ten behoeve van en conform de instructies van de GR persoonsgegevens verwerkt van inwoners van de GR-Gemeenten; - de GR-Gemeenten ingevolge artikel 14 Wet bescherming persoonsgegevens met de GR een Protocol Verwerking Persoonsgegevens Bovenlokale Jeugdhulptaken sluiten. - de GR ter uitvoering van haar verplichtingen uit voornoemd Protocol met de Gastheergemeente dit Protocol Verwerking Persoonsgegevens Bovenlokale Jeugdhulptaken Gastheergemeente wenst overeen te komen, hetgeen de Gastheergemeente wenst te aanvaarden. 1

2 KOMEN OVEREEN: 1. DEFINITIES 1.1. De in dit protocol met kapitalen aangeduide termen hebben de onderstaande betekenis. Artikel een artikel van dit Protocol Betrokkene de personen in de zin van artikel 1 sub f Wbp, zijnde de persoon aan wie rechtstreeks jeugdhulp wordt verleend, ten aanzien van wie de verlening van jeugdhulp wordt voorgesteld of ten aanzien van wie een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering uitgevoerd wordt of de uitvoering daarvan wordt voorgesteld en/of zijn ouders/verzorgers Bewerker de bewerker in de zin van artikel 1 sub e Wbp Bijlage een bijlage bij dit Protocol Bovenlokale Jeugdhulptaken de gemeentelijke taken in het kader van de Jeugdwet waarvan de deelnemende colleges in het regionale beleidskader jeugd hebben vastgesteld dat deze in gezamenlijkheid worden uitgevoerd zoals aangegeven in Bijlage 1.1 bij de Overeenkomsten Colleges de colleges van burgemeester en wethouders van de GR-Gemeenten 2

3 Formele Controle een onderzoek waarbij wordt nagegaan of het gedeclareerde bedrag: 1. Een prestatie betreft die is geleverd ten behoeve van een Jeugdige die zijn woonplaats heeft binnen de Gemeente van het College; 2. Een prestatie betreft voor een in de Jeugdwet bedoelde dienst; 3. Een prestatie betreft, tot levering waarvan degene die de declaratie indient jegens de Gemeente bevoegd is, en 4. Overeenkomt met daartoe door of namens het College gemaakte afspraken dan wel in hoogte aansluit bij hetgeen in de Nederlandse marktomstandigheden in redelijkheid passend is te achten Fraudeonderzoek een onderzoek waarbij wordt nagegaan of degene die bij de GR een bedrag in rekening brengt, valsheid in geschrifte, bedrog, benadeling van rechthebbenden of verduistering pleegt of tracht te plegen ten nadele van de Gemeente, met het doel een betaling of ander voordeel te verkrijgen waarop hij geen recht heeft of kan hebben Gastheergemeente de gemeente Tilburg op grond van artikel 8 lid 3 Wgr Gastheergemeenteovereenkomst de overeenkomst tussen de Gastheergemeente en de GR aangaande de uitvoering bovenlokale taken jeugdzorg Hart van Brabant GR de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant GR-gemeenten de aan de GR deelnemende gemeenten Incident ieder verlies of onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens. Jeugdhulp jeugdhulp in de zin van artikel 1.1. van de Jeugdwet Jeugdhulpaanbieder een jeugdhulpaanbieder en jeugdhulpverlener in de zin van artikel 1.1 van de Jeugdwet 3

4 Jeugdige Jeugdwet Overeenkomsten Persoonsgegeven(s) Protocol Sub-bewerker Tijdelijke Regeling Jeugdwet Verantwoordelijke Verwerken van Persoonsgegevens Wbp Wgr een jeugdige in de zin van artikel 1.1. van de Jeugdwet de Jeugdwet (Stb. 2014, 105), de Invoeringswet Jeugdwet en het Protocol Jeugdwet die met ingang van 1 januari 2015 in werking zijn getreden. de Uitvoeringsovereenkomsten Bovenlokale Jeugdhulptaken van de GR-Gemeenten met de GR Persoonsgegeven(s) in de zin van artikel 1 sub a Wbp Dit protocol welke heeft te gelden als een subbewerkersovereenkomst De bewerker van de bewerker in de zin van artikel 1 sub e Wbp (Tijdelijke) Regeling van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 3 augustus 2015, houdende wijziging van de Regeling Jeugdwet ter vaststelling van enige regels die aanbieders van jeugdhulp of preventie alsmede gecertificeerde instellingen bij het verstrekken van persoonsgegevens aan gemeenten in acht dienen te nemen, Staatscourant dossiernummer de verantwoordelijke in de zin van artikel 1 sub d Wbp de verwerking van persoonsgegevens in de zin van artikel 1 sub b Wbp door de Gastheergemeente in het kader van de uitvoering van haar taken onder de Gastheergemeente-Overeenkomst voor de doeleinden die zijn opgesomd in Bijlage A de Wet bescherming persoonsgegevens de Wet gemeenschappelijke regelingen 4

5 Zorgbeschikking een beschikking van een GR-Gemeente, waarin de betreffende GR-Gemeente de noodzaak en het recht op zorg beoordeeld en waarin wordt bepaald hoeveel en welke zorg een Jeugdige zal krijgen 2. ONDERWERP PROTOCOL 2.1. Dit Protocol bevat de voorwaarden waaronder de Verwerking van Persoonsgegevens plaatsvindt. 3. VERANTWOORDELIJKE /BEWERKER EN SUB-BEWERKER 3.1. In het kader van de uitvoering van de Gastheergemeente-overeenkomst ontvangt de Gastheergemeente Persoonsgegevens van Betrokkenen welke de Gastheergemeente ten behoeve van en conform de instructies van de GR Verwerkt. Het is de Gastheergemeente niet toegestaan deze Persoonsgegevens voor eigen doeleinden, anders dan voor de uitvoering van de Gastheerovereenkomst, te Verwerken en/of aan derden te verstrekken In het kader van de Verwerking van Persoonsgegevens van hun inwoners ter uitvoering van de Overeenkomsten zijn de GR-Gemeenten, althans de Colleges aan te merken als Verantwoordelijken, de GR als Bewerker en de Gastheergemeente als Sub-bewerker. 4. DOEL VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 4.1. De Gastheergemeente Verwerkt Persoonsgegevens voor de doelen als weergegeven in Bijlage A Voor zover de Gastheergemeente Persoonsgegevens Verwerkt voor de financiële afwikkeling en controle van declaraties van Jeugdhulpaanbieders zal de Gastheergemeente; a. zolang de Tijdelijke Regeling Jeugdwet in werking is, uitsluitend Persoonsgegevens verwerken zoals toegestaan op grond van artikel 6a.1 tot en met 6a.5 Tijdelijke Regeling Jeugdwet zoals nader toegelicht in Bijlage B; en b. de nadere instructies in acht nemen zoals opgenomen in Bijlage B. 5. BEVEILIGING 5.1. De Gastheergemeente zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen, in stand houden en zo nodig aanpassen om de Persoonsgegevens die in het kader van de uitvoering van de Gastheergemeente-overeenkomst door haar worden Verwerkt, te beveiligen om onrechtmatige verwerking te voorkomen De Gastheergemeente zal de persoonsgegevens niet verder verwerken en niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is bij de uitvoering van de Gastheergemeente-overeenkomst, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht De Gastheergemeente zal de te verwerken Persoonsgegevens beveiligen en beveiligd houden tegen indringers en tegen van buiten komend onheil alsmede onzorgvuldig, ondeskundig of ongeoorloofd gebruik en zal onmiddellijk melding 5

6 maken aan de Gemeente van iedere inbreuk in verband met de Persoonsgegevens De Gastheergemeente garandeert dat zij de door de GR in het kader van de Gastheergemeente-overeenkomst verstrekte Persoonsgegevens op een zodanige wijze zal opslaan en bewaren dat deze te allen tijde logisch te scheiden zijn van andere gegevens. 6. GEHEIMHOUDING 6.1. De Gastheergemeente is gehouden tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens en informatie die zij ter uitvoering van de Gastheergemeente-overeenkomst verwerkt De Gastheergemeente verplicht zich ertoe om haar werknemers en ieder ander die onder haar gezag Persoonsgegevens Verwerkt in het kader van de Gastheergemeente-overeenkomst geheimhouding met betrekking tot deze Persoonsgegevens op te leggen. 7. INFORMATIEPLICHT 7.1. De Gastheergemeente en de GR informeren over feiten waarvan zij redelijkerwijze kunnen verwachten dat deze invloed hebben op de Verwerking van Persoonsgegevens door de andere partij De Gastheergemeente zal de GR zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van een Incident of nog niet eerder onderkend gevaar voor Incidenten. De Gastheergemeente zal terstond alle redelijke maatregelen treffen die noodzakelijk zijn ter veiligstelling van Persoonsgegevens, herstel van de beveiliging en voorkoming van verdere onbevoegde kennisneming, wijziging en verstrekking van Persoonsgegevens De Gastheergemeente houdt een logboek bij van Incidenten, evenals de maatregelen die in vervolg op Incidenten zijn genomen, en geeft daar op eerste verzoek van de GR inzage in Voor zover de GR-Gemeenten, althans de Colleges, als gevolg van een wettelijke plicht de Betrokkenen dienen te informeren over één of meer Incidenten als bedoeld in de voorgaande leden zal de Gastheergemeente daar alle noodzakelijke medewerking aan verlenen. 8. AUDITS 8.1. De Gastheergemeente draagt zorg voor een voor de GR inzichtelijke Verwerking van Persoonsgegevens en legt de werkwijze en omgang met deze Persoonsgegevens ten behoeve van de controleerbaarheid deugdelijk vast De GR-Gemeenten en de GR zijn te allen tijde gerechtigd om gedurende de looptijd van de Overeenkomsten en de Gastheergemeente-overeenkomst een audit uit te (laten) voeren om de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Gastheergemeente-overeenkomst door de Gastheergemeente te controleren en te controleren of de Gastheergemeente een adequaat beveiligingsniveau hanteert. De Gastheergemeente zal daartoe alle redelijke medewerking verlenen. Een audit is op kosten van de GR tenzij uit het resultaat van de audit blijkt dat de beveiliging van de gegevens substantieel te kort schiet. 6

7 9. INZAGE, CORRECTIE, VERWIJDERING 9.1. De Gastheergemeente zal redelijke medewerking verlenen aan verzoeken van een Betrokkene tot inzage, correctie en/of verwijdering van zijn Persoonsgegevens aan de GR-Gemeenten, doch niet dan na ontvangen toestemming daartoe van de GR of betreffende GR-Gemeente De Gastheergemeente zal, op verzoek van de GR of de GR-Gemeente wiens inwoner het betreft, haar medewerking verlenen aan de uitvoering van de op de betreffende GR-Gemeente, althans het College, rustende informatieplicht in de zin van artikel 35 Wbp. 10. INSCHAKELEN SUB-BEWERKERS De Gastheergemeente zal uitsluitend met toestemming van de GR een derde partij als (sub)sub-bewerker inschakelen Bij de inschakeling van een (sub)sub-bewerker dient de Gastheergemeente dezelfde bepalingen omtrent de Verwerking van Persoonsgegevens zoals opgenomen in dit Protocol overeen te komen met de in te schakelen sub- Bewerker, met dien verstande dat in het geval van het recht op het uitvoeren van een Audit als bedoeld in artikel 8 van dit Protocol, deze controle door de betreffende GR-Gemeente rechtstreeks bij de sub-bewerker zal kunnen plaatsvinden. 11. EIGENDOMSRECHT De Gastheergemeente zal uitsluitend ten behoeve van de GR de Persoonsgegevens verwerken. Deze Persoonsgegevens blijven te allen tijde eigendom van de betreffende GR-Gemeente danwel van de Betrokkenen. 12. GEVOLGEN BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST In geval van beëindiging van de Gastheerovereenkomst, dan wel indien de GR daarom verzoekt zal de Gastheergemeente de Persoonsgegevens (inclusief alle kopieën) direct retourneren aan de GR dan wel op haar verzoek vernietigen conform een door de GR aan te geven instructie, in welk geval de Gastheergemeente schriftelijk aan de GR zal verklaren dat zij aan deze verplichting heeft voldaan. 13. SLOTBEPALINGEN Het Protocol kan slechts worden gewijzigd of aangevuld door middel van een door of namens Partijen ondertekend geschrift Indien een wetswijziging ten aanzien van de jeugdzorg wordt voorzien, zullen Partijen daarover in overleg treden en, indien dat nodig blijkt, het Protocol wijzigen. 7

8 ALDUS OVEREENGEKOMEN: Gemeente Tilburg Door: burgemeester mr. P.G.A. Noordanus Datum: Gemeenschappelijke Regeling Regio Hart van Brabant Door: voorzitter mr. P.G.A. Noordanus Datum: 16 december

9 BIJLAGE A Doeleinden gegevensverwerking Doeleinden gegevensverwerking A: Uitvoering van de Jeugdwet 1. Financiële afwikkeling 2. Controle declaraties Jeugdhulpaanbieders B: Verzamelen van beleidsinformatie 9

10 Welke persoonsgegevens BIJLAGE B Tijdelijke regeling Jeugdwet Voor de financiële afwikkeling en controle van declaraties zal de Gastheergemeente uitsluitend de volgende Persoonsgegevens verwerken zoals toegestaan op grond van artikel 6a.1 tot en met 6a.5 Tijdelijke Regeling Jeugdwet. Nadere instructie Ter uitvoering van de Gastheergemeente- overeenkomst controleert de Gastheergemeente de facturen van Jeugdhulpaanbieders onder meer waar mogelijk aan de hand van de informatie verkregen van de GR of GR-Gemeente. De Gastheergemeente zal slechts die Persoonsgegevens verwerken, die noodzakelijk zijn om te bepalen of een betaling rechtmatig zal zijn of om fraude te bestrijden. Rechtmatig is een betaling indien de gedeclareerde dienst overeenstemt met de overeenkomst die de GR met een Jeugdhulpaanbieder heeft gesloten. De Gastheergemeente zal bij de inkoopcontracten niet meer vragen dan noodzakelijk is voor de betaling van de geleverde diensten en voor Fraudeonderzoek. Instructie geldig tot de inwerkingtreding van de Veegwet VWS 2015 en daarmee het nieuwe artikel Jeugdwet en de daarop te baseren definitieve ministeriële regeling: - de Gastheergemeente zal geen materiële controle uitvoeren op de declaraties. Onder materiële controle wordt verstaan het doen van onderzoek naar de vraag of de in rekening gebrachte prestatie is geleverd en die geleverde prestatie het meest aangewezen is gezien de hulpbehoefte van de jeugdige of zijn ouders. - de Gastheergemeente zal de benoemde Persoonsgegevens slechts verwerken voor zover noodzakelijk ten behoeve van: o het verrichten van Formele Controle; o het betalen van het gedeclareerde bedrag, behalve voor zover de Formele Controle tot de conclusie leidt dat de betaling niet rechtmatig zou zijn; o het zonodig bij de declarant opvragen van nadere Persoonsgegevens als bedoeld in de artikelen 6a.1 tot en met 6a.5 Tijdelijke ministeriële regeling Jeugdwet indien de Formele Controle uitwees dat betaling van de declaratie niet rechtmatig zou zijn omdat noodzakelijke gegevens ontbreken; o het verrichten van Fraudeonderzoek. Instructie geldig vanaf de inwerkingtreding van de Veegwet VWS 2015 en daarmee het nieuwe artikel Jeugdwet en de daarop te baseren definitieve ministeriële regeling: de Gastheergemeente zal zowel materiële als Formele controle en Fraudeonderzoek uitvoeren op de declaraties voor zover dat wettelijk is toegestaan. 10