Werkveld Datum Instemming GMR Vastgesteld CvB

Transcriptie

1 Werkveld Datum Instemming GMR Vastgesteld CvB Personeel 7 januari Functieboek versie 2.0 Personeel/Functieboek 1

2 Inhoudsopgave 1. Functieboek Aves De functies binnen Aves in één overzicht 4 2. Functiebeschrijvingen van functies binnen Aves Functiebeschrijving Schoonmaker Functiebeschrijving Conciërge Functiebeschrijving Administratief medewerker Functiebeschrijving Onderwijsassistent Functiebeschrijving Secretaresse Functiebeschrijving Secretaresse Functiebeschrijving Medewerker financiële zaken Functiebeschrijving Medewerker financiële zaken Functiebeschrijving HRM-adviseur Functiebeschrijving Leraar basisonderwijs LA Functiebeschrijving Leraar basisonderwijs LB Functiebeschrijving Directeur DA Functiebeschrijving Directeur DB Functiebeschrijving Meerscholendirecteur Functiebeschrijving Adviseur identiteit en onderwijs voor het CvB Functiebeschrijving Lid College van Bestuur Functiebeschrijving Voorzitter College van Bestuur 58 Personeel/Functieboek 2

3 1. Functieboek Aves Met het functieboek van Aves wordt gehoor gegeven aan het bepaalde in artikel 5.3, eerste lid CAO PO. Hierin wordt bepaald dat de werkgever en de werknemer en de P(G)MR jaarlijks voor 1 augustus zorgt voor aanpassing van het functieboek op zowel bestuurs- als schoolniveau. Het functiegebouw geeft een overzicht van alle beschikbare functies binnen de organisatie. Tevens wordt bepaald welk niveau deze functies hebben. De PGMR heeft instemmingsbevoegdheid met betrekking tot het vaststellen van het functiegebouw (en daarna elk jaar m.b.t. de samenstelling van de formatie op bestuursniveau). Op schoolniveau maakt de directie (namens de werkgever) en PMR een afspraak over de inrichting van het functiebouwwerk voor de eigen school, nl. welke functies, welk niveau en hoeveel. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het functieboek van Aves. Een andere belangrijke afspraak is dat niet-normfuncties altijd gewaardeerd dienen te worden door een externe deskundige, die daarvoor gecertificeerd is. Een dergelijke deskundige staat ingeschreven in het register van de Stichting Personeelsinstrumenten Overheid (SPO). Voor de functies in dit functieboek van Aves maakt het College van Bestuur (CvB) gebruik: van normfuncties uit de CAO PO; van functies die binnen functieboeken in andere stichtingen reeds door een externe deskundige zijn gecertificeerd en van functies die in opdracht van Aves door een gecertificeerde externe deskundige zijn gecertificeerd. De contextinformatie binnen de functiebeschrijvingen is steeds aangepast aan de situatie binnen Aves. Veranderende omstandigheden kunnen ertoe leiden dat het noodzakelijk of wenselijk is om het functiegebouw aan te passen, dan wel goed tegen het licht te houden. Aanbevolen wordt om eens in de twee jaar het functiehuis te evalueren en waar nodig of gewenst aan te passen aan de veranderde omstandigheden. Het CvB van Aves legt met dit document versie 2.0 van het functieboek van Aves voor aan de GMR. Personeel/Functieboek 3

4 1.1 De functies binnen Aves in één overzicht De volgende functies komen voor in het functieboek van Aves: Functie Schaal Schoonmaker OOP 1 Conciërge OOP 3 Administratief medewerker OOP 3 Onderwijsassistent OOP 4 Secretaresse OOP 5 Secretaresse OOP 6 Medewerker financiële zaken OOP 5 Medewerker financiële zaken OOP 6 HRM-adviseur OOP 9 Leraar LA Leraar LB Directeur DA Directeur DB Meerscholendirecteur DB Adviseur identiteit en onderwijs voor het CvB OOP 12 Lid College van Bestuur B3 Voorzitter College van Bestuur B4 Personeel/Functieboek 4

5 2. Functiebeschrijvingen van functies binnen Aves 2.1 Functiebeschrijving Schoonmaker Functie-informatie Functienaam : Schoonmaker Salarisschaal : 1 Indelingsniveau : Ia Werkterrein : Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken Activiteiten : Verlenen van hand- en spandiensten Kenmerkscores : Somscore : 16 Context Aves is het bevoegd gezag over katholieke, openbare, oecumenische en samenwerkingsscholen voor basisonderwijs in de Noordoostpolder, Vollenhove en Kampen. Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden ondersteund door een bestuurskantoor dat onder leiding staat van het CvB. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een of meerdere scholen van Aves. De leiding van de individuele school berust bij een integraal schoolleider. De schoonmaker houdt het (school)gebouw schoon, houdt de toiletbenodigdheden op peil en signaleert wanneer de voorraad schoonmaakmiddelen en toiletartikelen opraakt. Resultaatgebieden 1. Houdt het afgesproken deel van het (school)gebouw dagelijks schoon conform het schoonmaakplan door: het zuigen, moppen en in de was zetten van vloeren; het afnemen van stof van randen, richels en buizen; het zemen van de ramen; het reinigen van meubilair en toiletten; het leegmaken van afvalbakken. 2. Houdt de keuken en/of kantineruimten schoon. Personeel/Functieboek 5

6 3. Houdt de toiletbenodigdheden op peil en signaleert wanneer de voorraad schoonmaakmiddelen en toiletartikelen opraakt. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden de schoonmaker is verantwoording schuldig aan een daartoe aangewezen leidinggevende voor wat betreft de wijze waarop de schoonmaakwerkzaamheden worden verricht; de schoonmaker werkt binnen gedetailleerde werkafspraken en huisregels die van belang zijn voor de wijze waarop en de tijd waarin werkzaamheden verricht dienen te worden; de schoonmaker neemt beslissingen over de volgorde van de werkzaamheden. Kennis en vaardigheden kennis van schoonmaaktechnieken en -middelen; vaardigheid in het hanteren van schoonmaakapparatuur en -middelen. Contacten met de leidinggevende over praktische aangelegenheden om daarover informatie te verschaffen; met leerkrachten, leerlingen en ouders om gegevens te verstrekken of te verkrijgen. Personeel/Functieboek 6

7 2.2 Functiebeschrijving Conciërge Functie-informatie Functienaam : Conciërge Salarisschaal : 3 Indelingsniveau : IIa Werkterrein : Bedrijfsvoering - Facilitaire Zaken Activiteiten : Verlenen van hand- en spandiensten Bedienen van c.q. werken met apparaten, systemen, gereedschappen, instrumenten Kenmerkscores : Somscore : 21 Context Aves is het bevoegd gezag over katholieke, openbare, oecumenische en samenwerkingsscholen voor basisonderwijs in de Noordoostpolder, Vollenhove en Kampen. Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden ondersteund door een bestuurskantoor dat onder leiding staat van het CvB. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen een of meerdere scholen van Aves. De leiding van de individuele school berust bij een integraal schoolleider. De conciërge verricht onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan gebouwen, terreinen en inventaris, verricht ondersteunende werkzaamheden. Resultaatgebieden 1. Onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan gebouwen, terreinen en inventaris, rekening houdend met (technische) onderhoudsvoorschriften en afspraken. signaleert (ver)storingen; verhelpt eenvoudige gebreken; neemt, hoort klachten van technische aard aan; geeft klachten van technische aard door of meldt (ad hoc) situaties (bijv. tijdens controle rondes); legt administratieve gegevens samenhangend met de te verrichten technische taken vast; verstrekt informatie aan personeelsleden over doel, doorlooptijden e.d. van werkzaamheden. Personeel/Functieboek 7

8 2. Ondersteunende werkzaamheden. beheert audiovisueel materiaal en zet dit klaar; maakt kopieën; zet koffie en thee; verricht eenvoudige schoonmaakwerkzaamheden. 3. Werkzaamheden op het gebied van leerlingzaken. roept leerlingen tot de orde tijdens pauzes e.d. of attendeert de leerkracht op ordeproblemen conform interne gedragsregels; neemt meldingen van ziekte, te laat komen e.d. aan; ziet toe op strafmaatregelen waarvoor de conciërge wordt ingeschakeld. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslist bij/over: het verhelpen van eenvoudige gebreken; het magazijnbeheer en het attenderen van de leerkracht op ordeproblemen. Kader: regels en werkafspraken; veiligheids- en inspectievoorschriften en technische voorschriften. Verantwoording: aan de leidinggevende over de tijdigheid, juistheid en volledigheid van onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan gebouwen, terreinen en inventaris; van ondersteunende werkzaamheden; van werkzaamheden op het gebied van leerlingzaken. Kennis en vaardigheden praktisch gerichte kennis in het omgaan met apparaten en de toepassingsmogelijkheden ervan; inzicht in de organisatie en werkwijze van de school; vaardigheid in het oplossen van problemen bij klachten, storingen en onderhoud; vaardigheid in de omgang met leerlingen bij ordeverstoringen passend binnen de daartoe gemaakte afspraken en schoolregels. Personeel/Functieboek 8

9 Contacten met melders van klachten en/of gebruikers van het gebouw(en) om informatie in te winnen bij het traceren en dienstverlenend te zijn bij het verhelpen van storingen en gebreken aan gebouwen en inventaris. met personeelsleden over de uitvoering van werkzaamheden om feitelijke informatie te verstrekken; met leerlingen over hun gedrag om hen tot de orde te roepen. Personeel/Functieboek 9

10 2.3 Functiebeschrijving Administratief medewerker Functie-informatie Functienaam : Administratief medewerker Salarisschaal : 3 Indelingsniveau : IIa Werkterrein : Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten : Beheren / beveiligen van goederen, gebouwen en personen Kenmerkscores : Somscore : 23 Context Aves is het bevoegd gezag over katholieke, openbare, oecumenische en samenwerkingsscholen voor basisonderwijs in de Noordoostpolder, Vollenhove en Kampen. Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden ondersteund door een bestuurskantoor dat onder leiding staat van het CvB. De werkzaamheden worden uitgeoefend op dit stafbureau. De administratief medewerker verleent secretariële en administratieve ondersteuning en verricht operationele en beleidsondersteunende werkzaamheden in de bedrijfsvoering. De werkzaamheden worden uitgevoerd in het bestuurskantoor van de stichting. De administratief medewerker wordt aangestuurd door de voorzitter van het CvB. Werkzaamheden 1. Produceert en controleert tekstmateriaal met behulp van tekstverwerkingsapparatuur, door: het aan de hand van duidelijke aanwijzingen typen van handgeschreven conceptteksten; het vergelijken van het geproduceerde tekstmateriaal met de inhoud en indeling van de originele conceptteksten; het ter controle aan de opdrachtgever voorleggen van de verwerkte concepten en het waar nodig op aanwijzing aanbrengen van wijzigingen; het invoeren van administratieve gegevens in diverse vooropgestelde overzichten, tabellen, schema's en grafieken. Personeel/Functieboek 10

11 2. Voert met behulp van de computer eenduidige informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen in (bijv. leerlingenadministratie, personeelsadministratie) en verwerkt tevens de mutaties. 3. Behandelt en verwerkt ingekomen en uitgaande poststukken, door: het sorteren, registreren en intern distribueren van ingekomen stukken, waaronder fax- en e- mailberichten en spoed- en aangetekende stukken; het zorgdragen voor de ondertekening van uitgaande stukken; het selecteren en frankeren van de uitgaande post; het verzenden van - en faxberichten. 4. Voert repro-werkzaamheden uit, door: het op aanwijzing printen en vermenigvuldigen van documenten; het bundelen en binden van documenten; het signaleren van storingen en het melden van de noodzaak tot het verrichten van onderhoud aan apparatuur; het op peil houden van de voorraad benodigde materialen. Kader bevoegdheden en verantwoordelijkheden werkt binnen het kader van gedetailleerde werkafspraken, voorschriften en regels die van belang zijn voor de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd; neemt beslissingen bij het al dan niet aan de opdrachtgever doorgeven of bespreken van doorgevoerde wijzigingen in de teksten, brieven, registratie van poststukken, enz.; legt verantwoording af aan de leidinggevende voor wat betreft de correcte en tijdige uitvoering van de werkzaamheden. Kennis, inzicht en vaardigheden kennis van en vaardigheid in het gebruik van de computer en relevante software t.b.v. gegevens- en tekstverwerking; kennis van de voor de postbehandeling geldende procedures en vaardigheid in de toepassing ervan; inzicht in en vaardig met de mogelijkheden van opmaaksoftware t.b.v. productie en vormgeving; vaardigheid in de bediening van reprografie, fax- en overige apparatuur. Personeel/Functieboek 11

12 Contacten met het CvB over de werkzaamheden om de voortgang te bespreken; met medewerkers binnen het bestuurskantoor over aangeleverd en geproduceerd tekstmateriaal om informatie uit te wisselen. Personeel/Functieboek 12

13 2.4 Functiebeschrijving Onderwijsassistent Functie-informatie Functienaam : Onderwijsassistent Salarisschaal : 4 Indelingsniveau : IIb Werkterrein : Onderwijsproces -> Instructie en assistentie Activiteiten : Verlenen van hand- en spandiensten, bedienen van c.q. werken met apparaten, systemen, gereedschappen, instrumenten Kenmerkscores : Somscore : 26 Context De werkzaamheden worden verricht binnen een school voor primair onderwijs. De onderwijsassistent ondersteunt de leraar bij het verrichten van eenvoudige routinematige onderwijsinhoudelijke taken, levert een praktische/organisatorische bijdrage aan het klassenmanagement en neemt deel aan professionalisering. Resultaatgebieden 1. Ondersteunt de leraar bij het verrichten van eenvoudige routinematige onderwijsinhoudelijke taken. Begeleidt individuele leerlingen of kleine (sub)groepen van leerlingen die van de leraar instructie hebben ontvangen. Begeleidt leerlingen bij de verwerving van vaardigheden, ziet toe op het handen wassen, tanden poetsen e.d.. Inspireert leerlingen tot luisteren, op te ruimen, zich te concentreren, vragen te stellen e.d.. Houdt leerlingen in de gaten tijdens les, pauzes, spel en vervoer en corrigeert gedrag. Helpt leerlingen bij expressieactiviteiten. Assisteert bij het samenwerken van leerlingen, het groepswerk en het werken in hoeken. Ziet toe op het zelfstandig werken van leerlingen. Begeleidt individuele leerlingen bij niveaulezen. Helpt leerlingen bij het uitdiepen van een onderwerp in het documentatiecentrum. Begeleidt leerlingen met een aparte leertaak en het registreren van het ontwikkelings- en leerproces. Surveilleert tijdens binnen- en buitenschoolse activiteiten en corrigeert gedrag van leerlingen. Signaleert problemen en bespreekt deze met de leraar. Helpt bij de uitvoering van handelingsplannen voor leerlingen. Rapporteert (periodiek) over het waargenomen gedrag bij de leerlingen aan de leraar. Personeel/Functieboek 13

14 2. Praktische/organisatorische bijdrage aan het klassenmanagement Richt het leslokaal in en ruimt na afloop van de lessen op. Vervaardigt illustraties en dergelijke voor projecten. Maakt het lesmateriaal gereed. Controleert de staat van les- en ontwikkelingsmateriaal en bespreekt het met de leraar. Levert een bijdrage aan de administratie van leerling-prestaties en andere leerling-gegevens. Vult voorraden aan. Assisteert bij de organisatie van uitstapjes, vieringen, festiviteiten en dergelijke. 3. Professionalisering Houdt de voor het beroep vereiste bekwaamheden op peil en breidt deze zo nodig uit. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Beslist bij/over: het begeleiden van individuele leerlingen of kleine (sub)groepen van leerlingen; het vervaardigen van illustraties en dergelijke voor projecten en het deelnemen aan professionaliseringsactiviteiten. Kader: werkafspraken over de ondersteunende taken. Verantwoording: functioneel aan de leraar en hiërarchisch aan de leidinggevende over juistheid en tijdigheid van ondersteuning van de leraar bij het verrichten van eenvoudige routinematige onderwijsinhoudelijke taken van praktische/organisatorische bijdrage aan het klassenmanagement en van deelname aan professionalisering. Kennis en vaardigheden Vaktechnische kennis van eenvoudige didactische en pedagogische toepassingen. Bekendheid met groepsprocessen. Bekendheid met hygiëne, voeding en gezondheid van kinderen. Vaardigheid in het omgaan met en corrigeren van gedrag van leerlingen. Vaardigheid in het organiseren van groepjes in de klassensituatie en kinderopvang. Vaardigheid in het uitvoeren van praktische/organisatorische werkzaamheden. Personeel/Functieboek 14

15 Contacten Met leerlingen over hun gedrag om ze op de regels te wijzen en vragen te beantwoorden. Met de leraar om indrukken over de ontwikkeling van de leerling tijdens de lessituatie door te geven. Met andere onderwijsassistenten om informatie uit te wisselen over het maken van afspraken voor uit te voeren gemeenschappelijke taken. Met ouders over halen en brengen van leerlingen en over het gedrag van de leerling om informatie te geven. Personeel/Functieboek 15

16 2.5 Functiebeschrijving Secretaresse Functie-informatie Functienaam : Secretaresse Salarisschaal : 5 Indelingsniveau : IIc Werkterrein : Bedrijfsvoering - Managementondersteuning Activiteiten : Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringondersteunende werkzaamheden Kenmerkscores : Somscore : 30 Context Aves is het bevoegd gezag over katholieke, openbare, oecumenische en samenwerkingsscholen voor basisonderwijs in de Noordoostpolder, Vollenhove en Kampen. Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden ondersteund door een bestuurskantoor dat onder leiding staat van het CvB. De secretaresse verleent management-, secretariële- en administratieve ondersteuning en verricht operationele en beleidsondersteunende werkzaamheden in de bedrijfsvoering. De werkzaamheden worden uitgevoerd op het bestuurskantoor van de stichting. De secretaresse wordt aangestuurd door de voorzitter van het College van Bestuur. Resultaatgebieden 1. Management- en secretariële ondersteuning. verzorgt de correspondentie voor het (bovenschools) management aan de hand van concepten of volgens ontvangen, gedetailleerde aanwijzingen voor de opstelling van brieven, mededelingen e.d., voegt naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde bescheiden bij; bereidt in concept correspondentie van algemene aard voor, typt verlangde bescheiden, legt een en ander ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren etc.); registreert en distribueert de post; deelt in overleg de agenda in, bewaakt de agenda, houdt daarbij rekening met het belang/vertrouwelijkheid van te maken afspraken, attendeert op afspraken; neemt telefoongesprekken bij afwezigheid van het CvB aan, noteert of geeft boodschappen door, verstrekt eventueel informatie aan de hand van beschikbare gegevens; Personeel/Functieboek 16

17 bereidt administratief/organisatorisch vergaderingen en andere bijeenkomsten voor; notuleert vergaderingen en besprekingen, werkt de notulen uit of maakt verslagen. 2. Archiefbeheer (bovenschools)management. stelt volgens aanwijzing informatiedossiers samen en houdt deze bij; verzamelt gegevens en overzichten ten behoeve van jaarverslagen; legt naar onderwerp of project werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij; bergt bescheiden op, resp. verstrekt op aanvraag informatie daar uit; houdt het (werk)archief ordelijk en toegankelijk. 3. Samenstellen managementinformatie. verwerkt en verzamelt gegevens in/uit de diverse administratieve systemen en stelt periodieke overzichten op; stelt informatiedossiers samen en houdt deze bij. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Beslist bij/over het verzorgen van de correspondentie voor het CvB, het verwerken en verzamelen van gegevens in/uit de diverse administratieve systemen het opstellen van periodieke overzichten; Kader administratieve en procedurele werkafspraken en voorschriften; Verantwoording aan de leidinggevende over de tijdigheid, juistheid en zorgvuldigheid van verleende management- en secretariële ondersteuning; van archiefbeheer van het CvB van samengestelde managementinformatie. Kennis en vaardigheden vaktechnische kennis van de procedurele en administratieve organisatie; kennis van de Nederlandse taal en grammatica; vaardigheid in het tekstverwerken met de computer, het notuleren van vergaderingen, het uitwerken van de notulen en het naar eigen inzicht concipiëren van brieven; vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers; vaardigheid in het te woord staan van derden voor het maken en afhouden van afspraken. Personeel/Functieboek 17

18 Contacten met derden om (agenda)afspraken te maken; met derden over de secretariële afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over inhoud en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen. Personeel/Functieboek 18

19 2.6 Functiebeschrijving Secretaresse Functie-informatie Functienaam : Secretaresse Salarisschaal : 6 Indelingsniveau : IId Werkterrein : Onderwijsproces -> Onderwijsorganisatie Activiteiten: : Coördinatie van activiteiten en processen Kenmerkscores : Somscore : 32 Context Aves is het bevoegd gezag over katholieke, openbare, oecumenische en samenwerkingsscholen voor basisonderwijs in de Noordoostpolder, Vollenhove en Kampen. Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden ondersteund door een bestuurskantoor dat onder leiding staat van het CvB. De secretaresse verleent management-, secretariële- en administratieve ondersteuning en verricht operationele en beleidsondersteunende werkzaamheden in de bedrijfsvoering. De secretaresse beheert het archief van het CvB en stelt managementinformatie samen. De werkzaamheden worden uitgevoerd op het bestuurskantoor van de stichting. De secretaresse wordt aangestuurd door de voorzitter van het College van Bestuur. Werkzaamheden 1. Verleent secretariële en administratieve ondersteuning, door het behandelen van inkomende en uitgaande post en correspondentie voor de Raad van Toezicht en het College van Bestuur, het signaleren van urgente (post)stukken en het bijvoegen van voor de afhandeling benodigde bescheiden; het zelfstandig behandelen van correspondentie binnen de gegeven kaders, waaronder het zelfstandig opstellen en beantwoorden van brieven en andere stukken het aannemen - en evt. doorverbinden - van telefoongesprekken en het noteren / doorgeven van boodschappen, het verstrekken van eventuele informatie aan de hand van beschikbare gegevens; het ontvangen van bezoekers; Personeel/Functieboek 19

20 het voeren van agenda- en mailbeheer en het - in overleg - maken van afspraken (waaronder het plannen van schoolbezoeken en andere activiteiten voor het College van Bestuur) rekening houdend met het belang / vertrouwelijkheid ervan; het administratief / organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten, het completeren van de vergaderstukken; het archiveren van de vergaderstukken; het notuleren en uitwerken van de notulen van vergaderingen en het bewaken van de voortgang en de afdoening van de daarin gemaakte afspraken en genomen besluiten; het notuleren van vergaderingen en het uitwerken van de verslaglegging; het uitwerken van aangeleverde concepten en teksten m.b.v. binnen het bestuurskantoor gehanteerde computerprogramma s en het controleren van lay-out en taalgebruik; het aanleggen en actueel houden van het archief en de (personeels)dossiers met vertrouwelijke informatie; het registreren van verzuimmeldingen in het systeem; het onderhouden van (telefonische) contacten met medewerkers binnen de organisatie en met externe instanties over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen. 2. Verricht operationele werkzaamheden in de bedrijfsvoering, door het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden m.b.t. de planning en controle van de bedrijfsprocessen; het afhandelen van aanvragen, formulieren en overzichten en het doen van meldingen binnen het kader van de te verrichten werkzaamheden; het coördineren van de invallerslijst en het bewaken van de status van de invallers; het beheren van contracten en het verzorgen van het (tijdig) verlengen of het op aanwijzing wijzigen ervan; het informeren en inventariseren van mogelijkheden rondom subsidies; het in overleg met scholen en administratiebureau voorbereiden van verantwoordingen subsidies; het bewaken van toegekende subsidiegelden inzake specifieke trajecten, w.o. het Vervangingsfonds; het doorgeven van (personeels)gegevens en mutaties aan o.m. het Onderwijsbureau en Vf / Pf; het verstrekken van telefonische dan wel schriftelijke informatie, voorzover vallend binnen het kader van de te verrichten werkzaamheden. Personeel/Functieboek 20

21 3. Verricht beleidsondersteunende werkzaamheden, door het ondersteunen van de uitvoer van het strategisch beleidsplan; het ondersteunen bij het opstellen en uitwerken van veiligheidsbeleid, incl. plan van aanpak (RI&E); het ondersteunen van PR-activiteiten, zoals huisstijl, schoolgids, website en algehele presentatie van de scholen en de stichting. 4. Verricht op verzoek werkzaamheden van vergelijkbare aard. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden werkt binnen het kader van interne administratieve werkafspraken en procedurele regels en voorschriften, de regels met betrekking tot omgang met vertrouwelijke informatie die van belang zijn voor het verrichten van de werkzaamheden; legt verantwoording af aan de voorzitter van het College van Bestuur voor wat betreft de kwaliteit van de verleende secretariële en administratieve ondersteuning en de verrichte operationele werkzaamheden in de bedrijfsvoering; neemt beslissingen bij het opstellen van brieven, doen van meldingen, het aanleggen van dossiers en het verstrekken van informatie. Kennis en vaardigheden vaktechnische kennis van de procedurele en administratieve organisatie; theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal en grammatica; kennis van bedrijfsvoering-, personeelstechnische en rechtspositionele processen; kennis van het voeren van zakelijke correspondentie; kennis van en inzicht in subsidiemogelijkheden en -voorwaarden; vaardig in het werken met gangbare computerprogramma s, het notuleren van vergaderingen, het uitwerken van de notulen en het naar eigen inzicht concipiëren van brieven; vaardig in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers; vaardig in het maken van verslagen; vaardig in het te woord staan van derden voor het maken en afhouden van afspraken; vaardig in communicatieve en representatieve activiteiten. Personeel/Functieboek 21

22 Contacten met voorzitter College van Bestuur over uit te voeren werkzaamheden om informatie uit te wisselen, te overleggen en afspraken te maken; met directeuren en andere medewerkers van scholen over praktische zaken om informatie uit te wisselen en gegevens te verzamelen; met derden over het maken van agenda-afspraken; met derden over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken met derden om informatie uit te wisselen. Personeel/Functieboek 22

23 2.7 Functiebeschrijving Medewerker financiële zaken Functie-informatie Functienaam : Medewerker financiële en algemene zaken Salarisschaal : 5 Indelingsniveau : llc Werkterrein : Bedrijfsvoering -> Financieel Economische zaken Activiteiten : Bewerken van gegevens Kenmerkscores : Somscore : 28 Context Aves is het bevoegd gezag over katholieke, openbare, oecumenische en samenwerkingsscholen voor basisonderwijs in de Noordoostpolder, Vollenhove en Kampen. Het bestuur van de stichting ligt bij het College van Bestuur (CvB). De Raad van Toezicht (RvT) oefent het intern toezicht uit. Het CvB en de directeuren van de scholen worden administratief ondersteund door een bestuurskantoor dat onder leiding staat van het CvB. De medewerker financiële zaken verricht boekhoudkundige en financieel-administratieve werkzaamheden en levert een bijdrage aan diverse ondersteunende activiteiten. De medewerker financiële zaken verricht werkzaamheden binnen het bestuurskantoor van Aves op het gebied van financiële zaken. Werkzaamheden 1. Boekhoudkundige en financieel-administratieve werkzaamheden. controleert ingekomen facturen, codeert deze ten behoeve van de verwerking in de boekhouding en zorgt voor een tijdige betaling; houdt kas-, bank- en giroafrekeningen bij en verwerkt de gegevens in de boekhouding; voert een debiteuren- en crediteurenadministratie; bewaakt vastgestelde budgetten; draagt zorg voor archivering van alle boekhoudkundige bescheiden; zorgt voor de inning van gelden, verzendt nota's hiertoe en rappelleert zonodig; beheert een kleine kas ten behoeve van de aanschaf van kantoorinventaris en lesmaterialen; stelt overzichten met betrekking tot inkomsten en uitgaven samen. 2. Bijdrage aan diverse ondersteunende activiteiten. bestelt inventarisgoederen bij leveranciers op basis van gevraagde en verkregen offertes; stelt basisinventarislijsten op, werkt deze bij en controleert periodiek de aanwezigheid en beschikbaarheid van inventarisgoederen; Personeel/Functieboek 23

24 verzamelt gegevens voor onderhoudscontracten; sluit verzekeringen af (inbraak-, diefstal-, WA-, collectieve ongevallen- en andere verzekeringen) en wikkelt eenvoudige schadegevallen af; verleent medewerking aan onderzoeken door de accountantsdienst; verzorgt mede de verhuur van lokalen, stelt daartoe standaardcontracten op en zorgt voor de facturering. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslist bij/over: het controleren van ingekomen facturen, het coderen ten behoeve van de verwerking in de boekhouding en het zorgdragen voor een tijdige betaling, het opstellen van basisinventarislijsten, het bijwerken ervan en het periodiek controleren van de aanwezigheid en beschikbaarheid van inventarisgoederen. Kader: de voor de boekhouding/financiële administratie geldende regels en voorschriften; Verantwoording: aan de leidinggevende voor wat betreft de juiste en tijdige boekhoudkundige en financieeladministratieve werkzaamheden en de tijdige bijdrage aan diverse ondersteunende activiteiten. Kennis en vaardigheden kennis van algemeen boekhoudkundige richtlijnen; kennis van boekhoudkundige technieken, het boekhoudsysteem en financieel-administratieve procedures en vaardigheid in het hanteren ervan; kennis van de relevante delen van de comptabele wet- en regelgeving; vaardigheid in de bediening van data-entryapparatuur; vaardigheid in het opstellen van overzichten met betrekking tot inkomsten en uitgaven. Contacten met debiteuren en crediteuren over betalingen en facturen om informatie uit te wisselen over de stand van zaken; met verzekeringsinstanties over verzekeringen en om eenvoudige schadegevallen administratief af te handelen; met leveranciers en bedrijven over de (centrale) inkoop van inventarisgoederen om informatie uit te wisselen. Personeel/Functieboek 24