3 Werkwijze commissie, instrumenten en informatiebronnen

Transcriptie

1 3 Werkwijze commissie, instrumenten en informatiebronnen Voor het IMVO-initiatief is een speciale commissie ingesteld. De commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen verenigd in de SER, en heeft als adviserend lid de voorzitter van het Nationaal Contact Punt (NCP) van de OESO-richtlijnen (zie bijlage 6 voor de personele samenstelling van de commissie). Dit hoofdstuk gaat in op de werkwijze die de commissie zal hanteren. Deze werkwijze kan overigens aan nieuwe mogelijkheden en uitdagingen worden aangepast. 3.1 De open agenda van de commissie De Verklaring stelt dat de commissie een open agenda heeft. Naast het vaststellen en bespreken van de voortgangsrapportages (zie paragraaf 3.2 en verder) kunnen commissieleden ook andere punten agenderen. De open agenda van de commissie betekent dat er ook gesproken kan worden over individuele gevallen van vermeende schendingen van het normatieve kader van de Verklaring. Deze gevallen dienen in de commissie te worden geagendeerd en redelijk onderbouwd te worden door een of meer leden van de commissie. Dit heeft niet tot doel om tot quasi-rechtelijke uitspraken te komen, maar om te bezien of c.q. in hoeverre de commissie hulp kan bieden bij verheldering en eventueel oplossing van de betreffende casus. Alvorens individuele gevallen in de commissie te bespreken, zal het wel eerst nodig zijn te beoordelen of deze klachten niet onder het mandaat van het Nationaal Contact Punt (NCP) van de OESO-richtlijnen vallen. Het NCP is bij uitstek geschikt om onderzoek te doen naar vermeende schendingen van de OESO-richtlijnen bij partners waarmee een onderneming een investeringsrelatie heeft, welke het Nederlandse NCP, relatief ruim interpreteert 1. Mocht de klacht bij het NCP ontvankelijk worden verklaard, dan betekent dit dat de commissie IMVO geen verdere rol meer speelt. Het adviserend lidmaatschap van de NCP-voorzitter in de commissie IMVO zal deze inschatting faciliteren. 3.2 De voortgangsrapportage De Verklaring IMVO kondigt aan dat in de jaarlijkse voortgangsrapportages wordt ingegaan op de volgende elementen: 1 het aantal bedrijven dat rapporteert langs de in de Verklaring geschetste lijnen; 2 de verschillende onderwerpen waarover gerapporteerd wordt; 1 Zie ook SER (2008) Advies Duurzame Globalisering, p

2 3 good practices en eventueel gesignaleerde knelpunten en problemen. Het aantal bedrijven dat rapporteert over internationaal mvo en de onderwerpen die daarbij aan bod komen (punten 1 en 2) zijn op te vatten als de verantwoordingsdimensie van maatschappelijk verantwoord ondernemen, zoals gemotiveerd in de mvo-definitie in het advies de Winst van Waarden. De gesignaleerde good practices en knelpunten (punt 3) sluiten aan bij het andere element dat de raad karakteriseerde als mvo: beleid gericht op de creatie van waarde in de drie dimensies van profit, planet en people. Rapportage en beleid kunnen overigens in de praktijk fungeren als communicerende vaten. Zo kan rapportage een belangrijke impuls geven aan de vormgeving van beleid. Oftewel: What you can measure, you can manage; what you can manage, you can change. Wat rapportage over internationaal mvo-beleid betreft, ligt het voor de hand deze te baseren op de jaarverslagen, dan wel de afzonderlijke duurzaamheidsverslagen van de ondernemingen. In het advies Duurzame Globalisering verzocht de SER de Raad van de Jaarverslaggeving (RJ) om zijn bestaande instrumenten voor duurzaamheidsrapportage, de Richtlijn 400 en de bijbehorende Handreiking Maatschappelijke Verslaggeving 2, verder uit te breiden met bepalingen over ketenbeheer. Paragraaf 3.3 gaat in op dit nieuwe raamwerk van de RJ. Voor de analyse van rapportage door individuele bedrijven bestaan reeds verschillende inventarisaties waar de commissie op kan voortbouwen. Gezien de nauwe aansluiting bij Richtlijn 400, vindt de commissie de Transparantiebenchmark het meest voor de hand liggende instrument om duurzaamheidsrapportage van ondernemingen in beeld te brengen. Wel acht de commissie de huidige onderzoeksgroep van 170 ondernemingen beperkt en heeft zij de staatssecretaris van Economische Zaken verzocht de Transparantiebenchmark uit te breiden. Tevens valt voor grote ondernemingen gebruik te maken van de VBDO Benchmark Ketenbeheer. Paragraaf 3.4 werkt een en ander verder uit. De (internationale) mvo-paragrafen uit Richtlijn 400 zijn niet van toepassing op kleine en middelgrote ondernemingen, en derhalve zullen deze ondernemingen niet individueel hoeven te rapporteren over (internationale) mvo-aspecten. De commissie wil wel ook de voortgang onder deze bedrijven in kaart brengen. Paragraaf 3.5 gaat in op de mogelijkheden die de commissie daarvoor ziet. Wat het beleid zelf betreft, wil de commissie zoals gezegd ook kijken naar dilemma s en good practices, voorbeelden die volgens de commissie navolging genieten. Hierbij gaat het allereerst om de prestaties van individuele ondernemingen. Individuele jaarverslagen kunnen hiertoe als inspiratiebron dienen, maar daarvoor zijn ook andere bronnen beschikbaar. De eerder genoemde VBDO-benchmark verantwoord ketenbeheer is hiervan 2 Zie SER (2008) Verklaring inzake Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, paragraaf 5. 20

3 een goed voorbeeld. De commissie wil ook nagaan wat voor dilemma s en good practices spelen in het midden- en kleinbedrijf. Daarbij zal met name gebruik kunnen worden gemaakt van de ervaringen die volgen uit de samenwerkingsverbanden op sector- of brancheniveau zoals beschreven in paragraaf 3.5. Daarnaast zal de commissie kunnen putten uit diverse kwalitatieve bronnen in de vorm van rapportages door maatschappelijke organisaties en adviesbureaus. 3.3 Herziening Richtlijn 400 en Handreiking Maatschappelijk Jaarverslaggeving Richtlijn van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) bevat een richtinggevend kader voor het jaarverslag (directieverslag). De richtlijn werkt een wettelijke verplichting uit. Grote ondernemingen zijn volgens de richtlijn verplicht te rapporteren over niet-financiële aspecten van de onderneming voor zover deze relevant zijn voor de interpretatie van de financiële informatie en de positie van de onderneming. Als grote ondernemingen worden volgens het Burgerlijk Wetboek die bedrijven geclassificeerd die voldoen aan twee van de volgende drie criteria: 1) de activa bedragen meer dan 17,5 miljoen euro, 2) de nettoomzet bedraagt meer dan 35 miljoen, 3) over het desbetreffende boekjaar had de onderneming meer dan 250 werknemers 4. De Handreiking Maatschappelijke Verslaggeving bevat een conceptueel kader dat organisaties kunnen gebruiken bij het opstellen van hun verslaggeving over maatschappelijke aspecten van het ondernemen. Voor richtlijn en handreiking geldt natuurlijk dat zij ook te hanteren zijn voor organisaties die op basis van het Burgerlijk Wetboek niet verplicht zijn tot niet-financiële rapportage. De SER heeft medio 2008 aan de RJ verzocht om voor 1 juli 2009 aanbevelingen te ontwikkelen voor rapportage van bedrijven over hun internationale ketenbeheer als aanvulling op Richtlijn 400 en de Handreiking voor maatschappelijke verslaglegging waaronder ook aanbevelingen inzake een beschrijving van de keten. In de SER-verklaring van 19 december 2008 is dit verzoek respectievelijk de instemming daarmee van de RJ gememoreerd. 5 Dit verzoek is door de RJ positief beantwoord. Recentelijk publiceerde de RJ een ontwerp- Richtlijn 400 respectievelijk een concept voor de bijbehorende Handreiking 6. Bij de her- 3 Overigens is het van belang op te merken dat er ook andere rapportagerichtlijnen zijn, zoals in het bijzonder de Guidelines van het Global Reporting Initiative (GRI). Deze internationale organisatie ontwikkelt richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving. In bepaalde landen is rapportage volgens deze internationale richtlijn de standaard. Ook steeds meer Nederlandse ondernemingen kiezen vrijwillig voor rapportage volgens dit systeem. Voor de Nederlandse situatie geldt het volgen van de GRI-richtlijnen als conform de Richtlijn Zie ook SER (2008) Verklaring inzake Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, paragraaf 5. 5 SER (2008) Verklaring inzake Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, p Zie: RJ (2009) Ontwerp-Richtlijn 400 Jaarverslag en concept-handreiking voor Maatschappelijke verslaggeving, RJ-Uiting , Raad voor de Jaarverslaggeving, 9 september

4 ziening is ook rekening gehouden met internationale ontwikkelingen en goede voorbeelden uit de praktijk, onder meer door aansluiting te zoeken bij algemeen geaccepteerde richtlijnen en standaarden, waaronder die van het Global Reporting Initiative (GRI). De RJ beoogt deze ontwerp-richtlijn 400 en concept-handreiking, na verwerking van het ontvangen commentaar, definitief te maken in december Richtlijn 400 Jaarverslag zal dan van toepassing zijn op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2010, waarbij eerdere toepassing wordt aanbevolen. De belangrijkste wijzigingen van de ontwerp-richtlijn 400 Jaarverslag betreffen: Aanpassing van de Richtlijn voor het verschaffen van algemene informatie (alinea 108). Toegevoegd is dat in algemene zin een aanduiding wordt gegeven van de (internationale) keten waarin de rechtspersoon actief is. Aanpassing van de aanbeveling een toelichting op te nemen met betrekking tot maatschappelijke aspecten van ondernemen inclusief internationaal ketenbeheer (alinea 115). Aanpassing van het kader dat beoogt steun en richting te geven aan verslaggeving over maatschappelijke aspecten van ondernemen (alinea 118 e.v.). Aanpassing van de aanbeveling om voor zover relevant voor de aard van de ondernemingsactiviteiten naast algemene maatschappelijke aspecten aandacht te besteden aan milieu-, sociale en economische aspecten (alinea 119). Opnemen van een aanbeveling om in de toelichting op maatschappelijke aspecten van ondernemen een onderscheid te maken tussen de eigen bedrijfsvoering en de (internationale) keten waarin de onderneming opereert (alinea 120). Aanpassing van de aanbeveling om in de toelichting op maatschappelijke aspecten van ondernemen in te gaan op het gevoerde en te voeren maatschappelijke beleid, de organisatie en uitvoering ervan en de dialoog met belanghebbenden (alinea 121). De relevante passages uit de herziene Richtlijn 400 zijn integraal opgenomen in bijlage Voortgang onder grote ondernemingen Transparantiebenchmark De Transparantiebenchmark 7 is de meest uitgebreide bestaande benchmark die de duurzaamheidsrapportage van grote ondernemingen volgt. De benchmark wordt sinds 2004 uitgevoerd door een onafhankelijk adviesbureau in opdracht van het ministerie van Economische Zaken. De benchmark volgt de structuur van de RJ s Richtlijn 400 en de Handreiking Maatschappelijke Verslaggeving, en biedt als zodanig voor de SER-voortgangsrapportage een logisch aanknopingspunt. Vanaf de editie van zal de Trans- 7 Zie Min. EZ (2009) Transparantiebenchmark 2008 Maatschappelijke verslaggeving, Ministerie van Economische Zaken, januari De Transparantiebenchmark 2010 baseert zich op de jaarverslagen dan wel duurzaamheidsverlagen over boekjaar 2009 die in voorjaar 2010 worden uitgebracht. 22

5 parantiebenchmark volgens een hernieuwde methodiek opereren, die rekening houdt met de nieuwe bepalingen uit de herziene Richtlijn 400 met betrekking tot ketenbeheer zoals beschreven in de vorige paragraaf. Onderwerpen In de benchmark staan bedrijven gerangschikt op hun rapportage over mvo-beleid, en is een onderscheid gemaakt tussen een kopgroep, de achtervolgers, een peloton, achterblijvers en de bezemwagen. Hoewel de methodiek van de benchmark soms enigszins wordt aangepast, is de benchmark geschikt om vooruitgang van individuele bedrijven te kunnen meten. De Transparantiebenchmark geeft 10 categorieën van rapportage: 1) profiel, 2) visie en strategie, 3) ondernemingsbestuur en managementsystemen, 4) ketenverantwoordelijkheid, 5) stakeholders, 6) economische aspecten bedrijfsvoering, 7) milieuaspecten bedrijfsvoering, 8) sociale aspecten bedrijfsvoering, 9) verificatie, 10) uitwerking. In de laatste categorie wordt bijvoorbeeld ook gekeken naar de wijze waarop de onderneming omgaat met dilemma s die zij tegenkomt. De SER-Verklaring IMVO heeft betrekking op de maatschappelijke aspecten van internationale operaties van het Nederlandse georganiseerde bedrijfsleven. Verantwoord ketenbeheer is hier een belangrijk element van, maar ook de mvo-aspecten van de eigen bedrijfsvoering in het buitenland vallen hieronder. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de behandeling van lokaal personeel, het eigen milieubeleid, maar ook beleid ten aanzien van omkoping en corruptie 9. Ook de procedurele invulling van het internationale mvo-beleid, zoals (externe) verificatie en de aanwezigheid van een klachtensysteem, zijn van belang. De Transparantiebenchmark maakt in de huidige editie voor deze thema s veelal geen onderscheid tussen nationaal en internationaal mvo-beleid. Met het ministerie van Economische Zaken wordt momenteel bekeken hoe de Transparantiebenchmark voor volgende edities meer zicht kan geven op een aantal van deze internationaal mvo-aspecten. Er moet ook nadrukkelijk worden opgemerkt dat, als gevolg van deze focus op een onderdeel van de benchmark (internationaal mvo en ketenbeheer), de rangorde in de totale benchmark niet noodzakelijk overeen hoeft te komen met de mate van naleving van de SER-verklaring inzake IMVO. Met inachtneming van deze beperkingen, zal de korte stand van zaken in hoofdstuk 4 van deze editie vooral ingaan op het aspect ketenverantwoordelijkheid. De onderzoeksgroep De benchmark richt zich op de grootste ondernemingen van Nederland in termen van omzet uitgesplitst naar beursgenoteerd en niet-beursgenoteerd. In de editie van De internationale mvo-aspecten, zoals opgenomen in de OESO-richtlijnen zijn: uitgangspunten & mensenrechten, informatieverstrekking, arbeid, milieu, corruptiebestrijding, consumentenbelangen, wetenschap & technologie, mededinging, en belasting. 23

6 waren 98 beursgenoteerde ondernemingen opgenomen; dat betroffen alle ondernemingen die opgenomen waren in de AEX, Midkap of in de categorie Overige Aandelen van Euronext Amsterdam. Daarnaast waren ook 73 niet-beursgenoteerde ondernemingen opgenomen 10. In de editie van 2008 is de mogelijkheid geopend voor vrijwillige aansluiting van bedrijven. Vrijwillige aansluiting betekent overigens wel dat de onderneming in volgende jaren opgenomen blijft in de benchmark. De SER is van mening dat een volledig dekking van alle Nederlandse bedrijven praktisch onhaalbaar is en voor de rapportage ook niet noodzakelijk. Echter, de 170 ondernemingen die thans in de benchmark zijn opgenomen, vindt de commissie nog te beperkt. Vanuit deze overweging is de staatssecretaris van Economische Zaken verzocht te overwegen het bereik van de Transparantiebenchmark uit te breiden tot de 500 grootste ondernemingen in Nederland. De staatssecretaris heeft recentelijk de Kamer geïnformeerd dat hij aan dit verzoek gehoor zal geven 11. Tijdspad De Transparantiebenchmark verschijnt elk jaar in het najaar, na het verschijnen van de jaarverslagen dan wel afzonderlijke duurzaamheidsverslagen van ondernemingen. De Transparantiebenchmark 2009 die eind 2009 zal worden afgerond, baseert zich op verslagen die bedrijven begin 2009 hebben uitgebracht over het boekjaar Daarin kan de herziene Richtlijn 400 nog niet doorgewerkt zijn. Strikt genomen is de herziene richtlijn van toepassing op de verslagen over het jaar 2010; derhalve zal pas in de Transparantiebenchmark 2011 een volledig beeld mogelijk zijn van de bedrijven die volgens de herziene bepalingen rapporteren. De RJ beveelt ondernemingen wel aan waar mogelijk al eerder gebruik te maken van de herziene Richtlijn (zie paragraaf 3.3). Aanvullende informatie Vooruitgang onder beursgenoteerde ondernemingen valt overigens ook te volgen aan de hand van de benchmark Verantwoord Ketenbeheer van de VBDO. Deze benchmark beslaat enerzijds een veel kleinere groep ondernemingen, maar is anderzijds uitgebreider als het gaat om de precieze elementen waar ondernemingen over rapporteren. De methodiek van de benchmark houdt net als de Transparantiebenchmark in dat bedrijven onderling te vergelijken zijn, maar ook dat verbetering die gedurende een bepaalde tijd optreedt, zichtbaar is. De criteria die de benchmark hanteert, sluiten erg goed aan bij de het stappenplan voor verantwoord ketenbeheer dat de Internationale Kamer van 10 Dit waren de grootste ondernemingen naar jaaromzet, zoals bekend in de database Reach op 1 juli Zie kamerbrief staatssecretaris Heemskerk d.d. 16 september 2009 met onderwerp Nieuwe opzet Transparantiebenchmark. 24

7 Koophandel (ICC) heeft opgesteld, en dat ook integraal onderdeel uitmaakt van het normatieve kader van de SER-verklaring IMVO. Het onderstaande kader licht de benchmark toe. VBDO Benchmark Verantwoord Ketenbeheer De Vereniging voor Beleggers voor Duurzame Ontwikkeling publiceert sinds 2006 een benchmark die bedrijven vergelijkt op hun ketenbeheer. De benchmark geeft meer dan de Transparantiebenchmark een beeld van beleid dan van enkel verslaggeving daarover. Daarbij worden de volgende elementen meegenomen: 1) bestuur en visie (doing the right things), beleid, en management (doing the things right). Hierbinnen worden 23 indicatoren bekeken. De benchmark geeft een heel volledig overzicht van aspecten die op het gebied van verantwoord ketenbeheer spelen. Zo wordt een bedrijf beoordeeld op het opstellen van waarden en een duurzaamheidsstrategie, maar is er ook aandacht voor het beleid dat een bedrijf hanteert wanneer een leverancier afspraken niet nakomt, en kijkt de benchmark naar trainingen voor leveranciers. Ook wordt niet alleen gesproken van upstream ketenbeheer, d.w.z. de toeleveranciers van de onderneming, maar ook downstream, d.w.z. de gebruikers-/afvalfase. Dit is een element dat niet door de Transparantiebenchmark wordt meegenomen, maar wel in toenemende mate vanuit ngo s en de samenleving belangrijk wordt geacht. Zie hiervoor ook het kader in bijlage 3. Gezien de achtergrond van VBDO richt het onderzoek zich specifiek op beursgenoteerde ondernemingen. In 2008 bestond de onderzoeksgroep uit een groep van 36 grote ondernemingen uit de AEX en AMX en Smallcap Index. Daarbij zijn ondernemingen geselecteerd waarbij de inkoop van goederen en diensten (naar verwachting) een significant deel uitmaakt van de bedrijfskosten. Voorts zijn er verschillende andere benchmarks beschikbaar die Nederlandse ondernemingen analyseren op hun duurzaamheidsrapportagebeleid, ook internationaal Voortgang van het midden- en kleinbedrijf Het midden- en kleinbedrijf (mkb) is volgens de Richtlijn 400 niet verplicht te rapporteren over niet-financiële aspecten 13. Wel past het in de filosofie van de Verklaring dat ook de relevante mkb-ondernemingen een internationaal mvo-beleid hanteren en op enigerlei wijze hierover communiceren. Ook mkb-bedrijven kunnen het de moeite waard vinden 12 Zie bijvoorbeeld KPMG (2008) KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting Onder middelgrote en kleine ondernemingen vallen volgens het Burgerlijk Wetboek die bedrijven die voldoen aan twee van de volgende drie criteria: 1) de activa bedragen maximaal 17,5 miljoen euro, 2) de netto-omzet bedraagt niet meer dan 35 miljoen, 3) over het betreffende boekjaar had de onderneming gemiddeld minder dan 250 werknemers. 25

8 vrijwillig te rapporteren over duurzaamheid in hun jaarverslag dan wel in een afzonderlijk verslag omdat hun omgeving daarom vraagt, of omdat zij zichzelf als duurzame onderneming willen positioneren. Mkb-bedrijven kunnen zich vrijwillig aansluiten bij de Transparantiebenchmark. In veel gevallen kan er een meerwaarde uitgaan van rapportage op branche- of sectorniveau wanneer beleid op gezamenlijk niveau wordt vormgegeven. Dit helpt bijvoorbeeld de administratieve lasten voor individuele ondernemingen gering te houden. Het is te verwachten dat het streven naar een duurzaam inkoopbeleid van de overheid een verdere prikkel is voor mkb-bedrijven om zich bij gezamenlijke keteninitiatieven aan te sluiten of deze te gaan ontplooien. Daar waar de overheid op milieugebied vooral gebruik zal maken van bestaande keurmerken, wordt op het sociale terrein van bedrijven verlangd dat zij rapporteren over de wijze waarop zij de gestelde sociale criteria voor duurzaam inkopen hebben toegepast. Om de administratieve lastendruk voor bedrijven evenwel beperkt te houden, zal van bedrijven die aangesloten zijn bij een erkend keteninitiatief geen individuele rapportage worden verwacht. De criteria voor een erkend keteninitiatief zijn onderdeel van het kabinetsbesluit over de sociale criteria voor duurzaam inkopen dat binnenkort naar de Kamer zal worden gestuurd (zie ook paragraaf 2.3.3). Om de voortgang van bedrijven die niet afzonderlijk rapporteren in kaart te brengen, zal de commissie voor de voortgangsrapportages de komende jaren kunnen putten uit informatie en rapportages die voortkomen uit initiatieven op sector- of brancheniveau. Daarbij kan het gaan om het volgende: Het Initiatief Duurzame Handel (IDH) (zie paragraaf 5.5) werkt in een toenemend aantal sectoren aan meer duurzame ketens. Op termijn zal IDH rapporteren over de geboekte vooruitgang en geïdentificeerde knelpunten in de desbetreffende sectoren. Op het niveau van de product- en bedrijfschappen vinden internationale mvo-activiteiten plaats die de commissie in beeld wil brengen (zie ook paragraaf 5.1). De commissie wil het internationale brancheprogramma van MVO Nederland (zie paragraaf 5.3) benutten om meer zicht te krijgen op de mvo-activiteiten en resultaten in de desbetreffende branches. 26