OPENBARE ZITTING De voorzitter opent de zitting om 19:30 uur en verzoekt de raad tot afhandeling van de agenda.

Transcriptie

1 VERSLAG OCMW-raad DINSDAG 27 SEPTEMBER 2016 aanwezig Axel Boen, voorzitter Rob Mennes, burgemeester Luc Vandekerkhof, Magda Schellemans, Albert Van Bogaert, Tanya Jansegers, Ludovicus Remery, Ive Missoorten, Erik Van der Aa, raadsleden Betty Van Cauteren, secretaris verontschuldigd Magda Claes, raadslid OPENBARE ZITTING De voorzitter opent de zitting om 19:30 uur en verzoekt de raad tot afhandeling van de agenda. 1. Goedkeuring verslag. Het verslag van de zitting dd wordt goedgekeurd met 7 stemmen ja en 1 onthouding. 2. Eedaflegging waarnemend financieel beheerder. De OCMW-raad, Gelet op de raadsbeslaging dd van de OCMW-raad houdende benoeming van mevrouw Rypens Nicole, geboren te Niel op , tot waarnemend financieel beheerder OCMW met indiensttreding op ; Nodigt mevrouw Rypens Nicole uit om de voorgeschreven eed af te leggen; Mevrouw Rypens Nicole verschijnt op de openbare vergadering en legt in handen van de OCMW-voorzitter de eed af, voorgeschreven door artikel 105 van het OCMW-decreet, in de volgende bewoordingen: "Ik zweer de verplichtingen van mijn ambt trouw na te komen."; Neemt akte: De OCMW-raad neemt akte van deze eedaflegging en verklaart mevrouw Rypens Nicole aangesteld in de functie van waarnemend financieel beheerder met indiensttreding op Kennisname betalingsbevelen. De OCMW-raad neemt kennis van de lijst betaalbaar gestelde facturen van nummer tot nummer Variabele werktijden administratief personeel. De OCMW-raad, Gezien het gemeentepersoneel werkt met een tijdsregistratiesysteem; Gezien het wenselijk is om de werktijden tussen het administratief personeel van de gemeente en het OCMW op elkaar af te stemmen ingevolge de samenwerking gemeente/ocmw; verslag OCMW-raad Pagina 1 van 7

2 Beslist: Goedgekeurd Met 8 stemmen voor (Axel Boen, Luc Vandekerkhof, Magda Schellemans, Albert Van Bogaert, Tanya Jansegers, Ludovicus Remery, Ive Missoorten en Erik Van der Aa) Artikel 1: Voor het administratief personeel zullen variabele werktijden ingevoerd worden volgens volgend reglement: " REGLEMENT VARIABELE WERKTIJDEN ADMINISTRATIEF PERSONEEL Artikel 1: Voor de toepassing van variabele werktijden worden volgende begrippen vastgesteld: Maximale arbeidstijden: de periode waarbuiten de tiktijden niet als arbeidstijd geregistreerd worden, tenzij het werk gebeurt op uitdrukkelijk verzoek van de secretaris (= onregelmatige prestaties). Stamtijden: uren waarop het personeel verplicht moet aanwezig zijn. Glijtijden: uren waarbinnen men mag, maar niet moet aanwezig zijn. Tijdsregistratie: voor alle personeelsleden van de administratie, behalve de wettelijke graden. Arbeidsduur: 36 uren per week. Pauze: verplicht op te nemen: minimum 30 minuten te nemen tussen en uur en tussen en uur. Openingsuren voor publiek: alle werkdagen van 8.30 tot uur dinsdagavond van tot uur. Telefooncentrale open: van 8.30 tot uur en van tot uur. Dienstverzekering: alle diensten zullen instaan voor de dienstverzekering tijdens de uren dat de telefooncentrale open is. Artikel 2: De dagelijkse werkuren kunnen gespreid worden over volgend dagschema: glijtijd stamtijd glijtijd stamtijd glijtijd met minimum middagpauze van 30 minuten dinsdagavond: met verplichte minimum pauze van 30 minuten vrijdagmiddag: De gemiddelde weekprestatie van 36 uur wordt maandelijks omgerekend. Voor de vaststelling van de maandelijkse prestatie wordt rekening gehouden met: - de officiële feestdagen en gebruikelijke verlofdagen - de vakantiedagen - de afwezigheden wegens ziekte. verslag OCMW-raad Pagina 2 van 7

3 Artikel 3: De variabele arbeidstijd is toepasselijk op de personeelsleden van de administratie die voltijds of deeltijds op het gemeentehuis tewerkgesteld zijn, behoudens de wettelijke graden. Artikel 4 - werkwijze: De personeelsleden die opgenomen zijn in het systeem van variabele werktijden dienen gebruik te maken van het tijdsregistratie-apparaat. De tijdsregistratie gebeurt persoonlijk en individueel. De plus- en minuren worden overgedragen naar de volgende maand. Het personeel kan maximaal 7 plusuren per maand overdragen. Overstijgt het aantal plusuren 7 eenheden, vervalt dit surplus automatisch. Overstijgt het aantal minuren 7 eenheden, worden deze overgedragen naar de volgende maand, maar dit kan aanleiding geven tot een tuchtprocedure. De minuren dienen gerecupereerd binnen de glijtijd van de volgende maand. De plusuren mogen worden gerecupereerd: - hetzij geheel op de glijtijden - hetzij in de vorm van maximum een halve dag recuperatieverlof, voor het personeel dat deeltijds is tewerkgesteld; ongeacht de prestatiebreuk, of maximum een hele dag, voor het personeel dat voltijds is tewerkgesteld, per maand en voor de eventuele rest op de glijtijden. Het recuperatieverlof dient zo snel mogelijk te worden opgenomen en mag niet worden opgespaard. De uren die buiten de maximale arbeidstijd vallen worden als onregelmatige prestaties aangerekend mits het akkoord van de secretaris. Bijzondere overuren kunnen enkel worden gepresteerd op uitdrukkelijk verzoek van de secretaris. De huidige onderrichtingen in verband met de verantwoording van afwezigheden wegens ziekte en vakantie blijven onverminderd van kracht. De personeelsleden, wiens controlekaart van de tikklok aanduidt dat het als IN werd geregistreerd, dienen zich daadwerkelijk op het gemeentehuis te bevinden. Personeelsleden die tijdelijk buitendienst hebben, verwittigen de secretaris van deze tijdelijke afwezigheid. Alle afwezigheden, die op deze manier niet werden meegedeeld, zijn onwettig. Artikel 5 - controlemaatregelen: Zoals bepaald onder nr. 4 wordt het aantal prestatie-uren in debet dat 7 uren overschrijdt eveneens naar de volgende maand overgedragen, doch bovendien kan dit aanleiding geven tot het inleiden van een tuchtprocedure. Indien een maandelijks debet van meer dan 7 uren doch minder dan 9 uren wordt vastgesteld zal het personeelslid door de secretaris verwittigd worden. Indien het maandelijks debet 9 uren overtreft, verliest het personeelslid gedurende een periode van 6 maanden het voordeel van de variabele arbeidstijd, zodat het opnieuw in een vaste werktijdregeling wordt ingeschakeld, terwijl bovendien het debet moet aangezuiverd worden. Het gebruik van de tikkaart voor een ander personeelslid zal voor beide personeelsleden een tuchtactie tot gevolg hebben, die tot een schorsing kan leiden. Bovendien en in alle geval brengt het misbruik voor de betrokkenen het verlies met zich van het voordeel van de variabele arbeidstijd voor een periode van minstens 6 maanden. verslag OCMW-raad Pagina 3 van 7

4 Elke vorm van fraude bij het tikken of het niet tikken, zullen insgelijks aanleiding geven tot een tuchtactie. Wanneer een personeelslid meer dan tweemaal in éénzelfde maand zonder rechtvaardiging aankomt na 8.30 uur of vertrekt voor uur, zal hij door de secretaris via een persoonlijke nota hierop worden gewezen. Onverminderd het bovenstaande zal, wanneer een registratie is gebeurd tijdens de stamtijd waaruit blijkt dat het personeelslid te laat begint of te vroeg stopt, het saldo van de glijtijd met vijftien minuten worden verminderd. Bij herhaling verliest het personeelslid het voordeel van de variabele werktijd voor de duur van 1 maand. Artikel 6 Bij verlies of beschadiging van een badge dient dit gemeld te worden aan de personeelsdienst. Indien er een nieuwe badge dient aangemaakt te worden, zal er een vergoeding van 5,00 gevraagd worden." 5. Reglement thuiswerk: Goedkeuring. De OCMW-raad, Gelet op de mogelijkheid om aan de behoeften van de werknemers tegemoet te komen wat thuiswerken betreft; Gezien de noodzaak daartoe een reglement omtrent thuiswerk op te stellen; Gelet op de goedkeuring van de vakorganisaties; Beslist: Goedgekeurd Met 8 stemmen voor (Axel Boen, Luc Vandekerkhof, Magda Schellemans, Albert Van Bogaert, Tanya Jansegers, Ludovicus Remery, Ive Missoorten en Erik Van der Aa) Artikel 1: Keurt het reglement 'Thuiswerk' goed als volgt: " Reglement thuiswerk Voor een succesvolle invoering van thuiswerken is het belangrijk dat er goede afspraken gemaakt worden tussen werknemer en werkgever over de te leveren prestaties en de verwachte resultaten. De werknemer neemt zijn/haar verantwoordelijkheid en in ruil daarvoor geeft de werkgever hem/haar de mogelijkheid en het vertrouwen om thuis te werken maar bereikbaar te blijven tijdens de stamtijden en waarbij resultaatgerichtheid de eindfocus blijft. - De medewerker kan bepaalde taken thuis verrichten na toelating van de werkgever. Er zullen vooraf afspraken gemaakt worden over het tijdstip en de duur van het thuiswerk, de aard van het werk en de wijze van uitvoering. De duur en frequentie worden in overleg bepaald. Het is uiteraard niet de bedoeling dat medewerkers thuis bezoekers gaan ontvangen. Het is evenmin aangewezen dat de medewerker om veiligheidsredenen thuis fysieke dossiers en documenten van de gemeente gaat klasseren of stockeren. Het verspreiden van vertrouwelijke informatie is onveilig en in principe verboden door de Privacywet. Om die reden mag er thuis ook niets weggegooid of vernietigd worden. Dat gebeurt op het gemeentehuis. verslag OCMW-raad Pagina 4 van 7

5 - Via een VPN-verbinding kan de medewerker van thuis verbinding maken met de dataserver van de gemeente. De medewerker moet beschikken over een internetverbinding en een PC/laptop. - Zoals tijdens het kantoorwerk zijn ook de omstandigheden in de onmiddellijke omgeving waarin het thuiswerk verricht wordt, heel belangrijk met name: geen wachtwoorden of codes ingeven wanneer anderen kunnen meekijken tijdens het werk er voor zorgen dat anderen de informatie niet kunnen meelezen voor het verlaten van de werkplaats steeds onmiddellijk manueel het scherm vergrendelen of de verbinding verbreken nooit fysieke documenten met persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie onbeheerd achterlaten - Thuiswerk vraagt niet alleen nieuwe aandacht voor de rolverdeling tussen werkgever en werknemer, maar ook tussen de gezinsleden en de privé-omgeving. De combinatie van arbeid, zorg voor de kinderen en het huishouden is voor sommige thuiswerkers eerder een nadeel dan een voordeel. De thuiswerker moet binnen het gezin en zijn/haar omgeving goede afspraken maken zodat hij/zij efficiënt kan werken. - Het is verboden om USB-sticks of andere externe gegevensdragers te gebruiken voor het transport van vertrouwelijke informatie. Het is eveneens verboden hiervoor een persoonlijke mailbox te gebruiken. - Indien men op de thuiswerkdag ziek is, meldt men dit via de normale weg. Voor een ziektedag kunnen geen werkuren ingediend worden. - Thuiswerkuren die het personeelslid verricht zonder dat de werkgever daarom verzoekt of die s avonds gepresteerd worden, tellen niet mee voor extra prestatie-uren buiten de normale arbeidsregeling. - Het uitgangspunt voor de bereikbaarheid is dat zowel de interne als de externe klant geen hinder mag ondervinden van het feit dat iemand niet op kantoor werkt. Iedere thuiswerker moet daarom tijdens de stamtijden (van tot uur en van tot uur) minstens telefonisch en per mail bereikbaar zijn, zowel voor de werkgever als de dienst. Het moet duidelijk zijn voor iedereen dat thuiswerkers wel degelijk aan het werk en bereikbaar zijn. Het kan dus niet dat collega s zeggen dat de thuiswerker niet bereikbaar is aangezien deze thuis werkt. In dat geval wordt er een alternatief geregeld om klanten toch verder te helpen. - Thuiswerkers zorgen er voor dat zij de optimale werking van de diensten niet in het gedrang brengen. Zo kunnen thuiswerkers niet eisen dat vergaderingen worden verplaatst omdat zij op het vooropgestelde vergadermoment wensen thuis te werken. Het bijwonen van een vergadering primeert namelijk op het thuiswerken. Dit geldt ook voor bijeenkomsten waarbij alle medewerkers aanwezig moeten zijn. - Thuiswerken kan zowel door de werkgever als door de werknemer beëindigd verslag OCMW-raad Pagina 5 van 7

6 worden. Bij problemen of een fout door de medewerker kan thuiswerk onmiddellijk beëindigd worden, bijv. bij het niet nakomen van afspraken. De werkgever beslist dan om het thuiswerken (al dan niet tijdelijk) niet meer toe te staan aan de betrokken medewerker en motiveert waarom. Eveneens kan de werknemer onderworpen worden aan het tuchtreglement zoals bij wet bepaald werd. - Iedere medewerker is verplicht voorafgaandelijk aan de toelating tot thuiswerk het reglement thuiswerk te ondertekenen. Verklaring thuiswerk Ik heb het reglement betreffende thuiswerk gelezen. De inhoud ervan is mij duidelijk en ik verklaar mij akkoord om dit reglement en deze veiligheidsinstructies nauwkeurig na te leven. Ik besef dat deze regels een algemeen hulpmiddel vormen om de onrechtmatige toegang tot en het onrechtmatig gebruik van de vertrouwelijke data te voorkomen en te verhinderen. Ik zal bovendien de nodige maatregelen nemen die in mijn specifieke werkomgeving kunnen bijdragen tot het realiseren van het vermelde doel. Ik ben mij ervan bewust dat ik door ondertekening van deze verklaring, onderworpen ben aan dit beleid en dat schending of niet naleving van de vermelde instructies, eventuele disciplinaire maatregelen tot gevolg kunnen hebben. Datum: Naam: Handtekening, " 6. Ingekomen stukken. De raadsleden nemen kennis van volgende ingekomen stukken: - Schrijven dd van Igean houdende vraag interesse tot deelname aan prijsvraag groepsaankoop videoconferentie. verslag OCMW-raad Pagina 6 van 7

7 Omdat de agenda van de openbare zitting volledig is afgehandeld, verzoekt de voorzitter het publiek de zaal te verlaten. Omdat de agenda volledig is afgehandeld, sluit de voorzitter de zitting om 20:20 uur en dankt de raadsleden voor de positieve samenwerking. Namens de OCMW-raad, Betty Van Cauteren secretaris Axel Boen voorzitter verslag OCMW-raad Pagina 7 van 7