Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Maastricht, april

2 Welkom Wij heten u van harte welkom bij ZV Kimbria. Wat fijn dat u voor onze club gekozen heeft. Wij hebben in 2015 ons 60 jarig jubileum gevierd en zijn er trots op nog altijd een bloeiende en vooral sportieve zwemvereniging te zijn. Dit jaar zijn we kampioen geworden in de landelijke C-klasse wat betekend dat we volgend seizoen in de B-klasse gaan zwemmen. Naast het zwemmen worden regelmatig leuke activiteiten georganiseerd. Kortom we zijn een sportieve en gezellige zwemvereniging in Maastricht. Nogmaals van harte welkom en wij wensen u veel (zwem)plezier binnen ZV Kimbria, Namens het bestuur Jos Geijselaers Voorzitter Petra Van Der Linden Penningmeester Sally Senden-Dinjens Secretaris Mieke Rikers Technische commissie Roel Cauberg Sponsor commissie Ingrid van Dooren Pr,website en nieuwsbrief 2

3 Artikel 1. Algemene richtlijnen Het bestuur van de Maastrichtse zwemvereniging Kimbria is van mening dat de verschillende commissies duidelijke kaders ten aanzien van hun vrijheden en verantwoordelijkheden nodig hebben waarbinnen ze relatief zelfstandig kunnen functioneren. Dit huishoudelijk reglement bevat daartoe nadere bepalingen. Artikel 2. Algemene afspraken a. Dit huishoudelijk reglement komt tot stand in samenspraak met de commissies, zoals genoemd in het laatste jaarverslag van de vereniging. b. Dit huishoudelijk reglement kan alleen gewijzigd worden door het bestuur. c. Verzoeken om een wijziging van een artikel worden via de voorzitter uiterlijk een maand voor de bestuursvergadering schriftelijk ter kennis gebracht aan het bestuur. d. Verzoeken om een artikel te wijzigen worden op de jaarlijkse open Algemene Leden Vergadering besproken. Een ieder die op die avond reglementair aanwezig is, dan wel een ander kaderlid daartoe schriftelijk gemachtigd heeft, kan zijn/haar mening geven over de voorstellen tot wijziging. Tijdens de bovenstaande vergadering, kunnen alleen (nieuwe) voorstellen tot wijziging ingediend worden als de meerderheid van de vergadering daar mee instemt. e. Indien het bestuur het noodzakelijk vindt kunnen wijzigingsvoorstellen vooraf al worden goedgekeurd en van kracht verklaard worden. f. Ingeval onduidelijkheid ontstaat, dan wel geen overeenstemming kan worden bereikt over de voorgestelde/ door het bestuur noodzakelijk geachte wijziging(en), dan beslist het bestuur. Artikel 3. Contributie regeling a. ZV Kimbria heeft een jaarcontributie (kalenderjaar) b. De contributie mag betaald worden in maximaal 12 termijnen c. De contributie dient vooraf per gekozen termijn betaald te worden d. Betaling moet geschieden voor de eerste dag van de gekozen termijn. e. Betaling geschiedper automatische incasso. f. Een lid wordt pas erkend als lid als het benodigde inschrijfgeld en de eerste termijn betaling op rekening van de vereniging is bijgeschreven. 3

4 g. De jaarcontributie bedraagt momenteel (d.w.z. op 1 januari 2016) voor de A en B groep 390,- (exclusief grote clubactie 12,-). De groepen C en D betalen 360,- (exclusief grote clubactie 12,-). De recreanten betalen 150,- en de vrijwilligers 35,-. h. Voor begunstigers kennen we de zogenaamde Vriend van ZV Kimbria, d.w.z. personen, die geen specifieke functie vervullen en geen actief sporter zijn, betalen een bijdrage van 25 euro per jaar. i. Indien onduidelijkheid bestaat of er geen overeenstemming kan worden bereikt over de te betalen contributie beslist het bestuur. Artikel 4. Beëindiging lidmaatschap a. Opzegging van het lidmaatschap geschiedt, uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van de kalendermaand, schriftelijk bij het ledensecretariaat. b. Leden, die binnen 1 kalenderjaar hun lidmaatschap opzeggen en zich vervolgens weer aanmelden betalen de volle jaarcontributie, verhoogd met 25 euro administratie kosten. c. Het hernieuwde lidmaatschap is pas van kracht als alle benodigde termijn betalingen binnen zijn op rekening van de vereniging d. Leden, die niet voldoen aan hun contributieverplichtingen worden, volgens een nader door het bestuur vast te stellen procedure,geroyeerd. e. Indien onduidelijkheid bestaat of er geen overeenstemming kan worden bereikt over de te betalen contributie beslist het bestuur. Artikel 5. Boetes en schorsingen a. Indien de vereniging door een lid een boete krijgt opgelegd, wordt dit op desbetreffende lid verhaald. b. Het bestuur is bevoegd om personen, die direct betrokken zijn bij de vereniging te schorsen. c. De schorsing kan geschieden op voordracht van en/of in overleg met een commissie d. Ongehoord gedrag kan schorsing en eventueel royement tot gevolg hebben. Artikel 6. Vergoedingen en declaraties a. Indien een lid of een aantal leden in aanmerking wenst te komen voor een vergoeding/tegemoetkoming in: - reiskosten - overnachtingkosten - inschrijfkosten - materiaalkosten - overige kosten dient vooraf schriftelijk goedkeuring te worden gevraagd aan het bestuur en dient schriftelijk goedkeuring te worden verkregen. 4

5 b. De door het bestuur toegezegde vergoeding/tegemoetkoming kan alleen worden verstrekt tegen afgifte van het originele betalingsbewijs. c. Trainers kunnen kosten die direct verband houden met het geven van trainingen declareren bij het bestuur. Het bestuur beslist over toekenning van de gedeclareerde vergoeding. d. Van alle evenementen dient vooraf schriftelijk een begroting ingediend te worden bij het bestuur en dient vooraf schriftelijk goedkeuring verkregen te worden. De rekening c.q. afrekening wordt na fiattering door de betreffende commissie bij de penningmester ingediend. e. Alle declaraties over het afgelopen jaar dienen voor 1 februari van het jaar daarna te zijn ingediend. Dit geldt ook voor trainerskosten en eventuele reiskosten. f. Te laat ingediende declaraties worden niet meer in behandeling genomen in verband met het afronden van het afgelopen jaar en het opstellen van de begroting van het lopende jaar t.b.v. de Algemene Ledenvergadering. Artikel 7. Cursussen Indien een van de leden cursussen wenst te volgen of gevraagd wordt om een cursus te volgen gelden er bepaalde regels binnen de zwemvereniging. Ten eerste de regel dat als men voor vergoeding van (een deel van de) cursus in aanmerking wenst te komen dat dit vooraf aan het bestuur gevraagd moet worden en schriftelijk toegezegd moet zijn. Ten tweede geldt dat in geval dit een trainerscursus voor een erkend diploma betreft, dat men alleen voor vergoeding in aanmerking komt als men minimaal één jaar na het behalen van het diploma de betreffende activiteiten (d.w.z. training geven gedurende gemiddeld meer dan een dag per week) voor de vereniging nog vervuld. De vergoeding wordt achteraf uitbetaald en bestaat uit een vergoeding van de officiële kosten voor verkrijgen van het diploma. Deze wordt in twee delen uitbetaald, waarbij het eerste deel opvraagbaar is na het slagen voor het examen en het tweede deel één jaar na het slagen voor het examen. Men mag natuurlijk ook afzien van een aanvraag voor vergoeding. Op het aanvragen van een vergoeding is artikel 7 natuurlijk ook van toepassing. Het bestuur bepaalt, in samenspraak met de hoofdtrainer, bij welke groep een trainer, na het behalen van een diploma, geplaatst wordt. Wanneer een trainer de cursus heeft behaald en na een jaar beslist de vereniging te verlaten dient hij 75% van de kosten van de trainerscursus zelf te betalen. Kiest deze trainer ervoor om na 2 jaar te verlaten betaalt hij 50% van de kosten. 5

6 Artikel 8. Externe contacten Binnen ZV Kimbria bestaat de afspraak dat er alleen structurele contacten door de leden of trainers met externe partijen onderhouden worden na goedkeuring van het bestuur. Deze goedkeuring dient schriftelijk verleend te worden door het bestuur. Zowel de betreffende persoon als het bestuur kan hiertoe het initiatief nemen. Voor incidentele contacten volstaat een mondelinge goedkeuring door het bestuur. Voor bepaalde, nog nader door het bestuur te definiëren onderwerpen, zoals fusies en startgemeenschappen zal deze toestemming niet verleend worden en blijft deze uitsluitend liggen bij het bestuur c.q. een door het bestuur aangewezen persoon. Ophangen van aankondigingen of pamfletten op een publicatiebord of aan de andere kant is alleen toegestaan na goedkeuring door het bestuur. Indien hier niet aan voldaan wordt geldt het artikel over schorsingen en boetes. Artikel 9. Toernooien De deelname aan toernooien geschiedt in overleg met het bestuur c.q. de commissie en kan niet op individuele basis plaatsvinden. Opgave vindt plaats door het bestuur of de betreffende commissie na goedkeuring door die commissie of in buitengewone gevallen door het bestuur. Artikel 10. Verzekeringen Iedereen, die lid is van ZV Kimbria, is verzekerd voor ongevallen/invaliditeit en WA tijdens alle zwemactiviteiten, die door de vereniging, Bond of Regio Zuid worden georganiseerd. Deze verzekering is collectief afgesloten door de KNZB. Ook is men verzekerd als men van huis, via de kortste weg naar het zwembad gaat en terug. Dit geldt ook voor de uitwedstrijden van een naar een buiten de gemeente Maastricht gelegen zwembad. Tevens is men verzekerd voor andere activiteiten, die door ZV Kimbria georganiseerd worden, zoals een kamp. Er is echter een belangrijke eis en dat is: een lid moet aangemeld zijn bij de vereniging. Zolang dit niet is gebeurd, kan men geen aanspraak maken op deze verzekering. Let er dan ook op dat er altijd het correcte adres en telefoonnummer bij de ledenadministratie bekend is. Als het adres of het telefoonnummer wijzigt geef dit dan zo spoedig mogelijk door aan de ledenadministratie. U dient er zelf voor te zorgen dat de vereniging over de juiste informatie beschikt in deze. Heeft u een geheimnummer, neem dan contact op met het secretariaat van de vereniging en we zorgen ervoor dat dit slechts bij een zeer beperkt aantal personen bekend is. Verder dient te worden opgemerkt dat de verzekering een eigen risico kent per geval. Daarnaast is het zo dat eerst de eigen verzekering moet worden aangesproken en daarna pas die van de KNZB. Als u iets overkomt tijdens een wedstrijd, dan is het verstandig, dit uit voorzorg te vermelden op het wedstrijdformulier of proces-verbaal. Achteraf nog een beroep doen op iets 6

7 zonder getuigen is altijd moeilijk. De polisvoorwaarden staan vermeld op de website van de KNZB en zijn ter inzage bij het secretariaat van het bestuur. Artikel 11. Trainingen en wedstrijden De leden dienen tijdig aanwezig te zijn bij trainingen en wedstrijden. Bij wedstrijden conform hetgeen vermeldt staat op het wedstrijdbriefje en tijdens trainingen minimaal 10 minuten voor de start in het zwembad. De leden dienen zich conform de afmeldprocedure af te melden voor wedstrijden. Bestraffen van leden tijdens de trainingen moet in overleg gebeuren tussen de betreffende trainer met de hoofdtrainer. Schorsing voor een bepaalde tijdsduur, kan alleen worden opgelegd met instemming vooraf van het bestuur. Leden, die een training willen gaan bezoeken zonder zelf aan de training deel te nemen, moeten vooraf toestemming vragen aan de hoofdtrainer voor het betreden van de zwemzaal. Ouders mogen alleen met toestemming van de hoofdtrainer/coördinator toegelaten worden tot de zwemzaal en dienen zich tijdens de trainingen te onthouden van activiteiten welke naar het oordeel van de hoofdtrainer de training verstoren. Er moet voor worden gezorgd dat na iedere training en wedstrijd het bad schoon wordt achtergelaten. De trainer kan aan leden opdracht geven bepaalde werkzaamheden te verrichten. De trainer is verantwoordelijk voor het in nette staat achterlaten van de zwemzaal, de douches, de kleedruimtes en de opbergruimtes. Een kwartier na de training dient iedereen uit de kleedruimtes te zijn. Het klaarzetten en opruimen van materiaal benodigd voor een wedstrijd of training is de verantwoordelijkheid van elk lid, dat deelneemt. De leden moeten de douches en de kleedruimtes netjes achterlaten De leden mogen niet op stoelen of banken en op tussenmuren van de kleedruimtes klimmen. De leden gedragen zich netjes conform de instructies van het zwembad waarin men is. Tijdens trainingen en wedstrijden zijn trainers en coaches gekleed in een zwart T-shirt van ZV Kimbria. Mocht dit om welke reden dan niet lukken wordt dit overlegd met de hoofdtrainer en dient men een zwart T-shirt aan te hebben. De vrouwelijke zwemmers hebben zowel tijdens de wedstrijden als trainingen een badpak aan en de heren een zwembroek (d.w.z. geen short). Bij wedstrijden geldt samen uit samen thuis. Moet er onverhoopt iemand eerder weg geef dat dan in de week voor de wedstrijd door aan de trainer. Op de dag van de wedstrijd wordt dit niet meer getolereerd. Ook van de zwemmers wordt verwacht dat men op de wedstrijd club kleding draagt. Deze zijn verkrijgbaar tegen betaling bij Zv kimbria (via het bestuur) 7

8 Belangrijk. Indien een lid niet deelneemt aan een wedstrijd zonder afmelding volgt er een boete per gemiste start. Hoogte van de boete is reglementair vastgesteld bij de KNZB. De boete wordt doorberekend aan de zwemmer. Deze zal van Zv Kimbria een factuur ontvangen. Artikel 12. Gemeenschappelijke waarden en normen / gedragscode Binnen de vereniging ZV Kimbria zijn we een aantal gemeenschappelijke waarden en normen overeengekomen. Deze zijn vertaald in een gedragscode en -regels waar zich ieder lid van de vereniging aan dient te houden. Gedragscode voor alle betrokkenen en voor alle activiteiten: Wij tonen respect voor elkaar en benaderen elkaar fatsoenlijk Wij laten ieder in zijn/haar waarde. Wij zullen ons verzetten tegen geestelijk- en fysiek geweld en intimidatie, zoals pesten etc. Wij spreken elkaar aan zonder te discrimineren. Wij vermijden discriminerende opmerkingen in onze grapjes, toespelingen en in publicaties. Wij respecteren de verschillen tussen beide seksen, in cultuur en geloof Wij gunnen een ieder zijn privacy Om bovenstaande wat concreter te maken kun je denken aan de volgende algemene gedragsregels voor de leden - We gebruiken geen overmaat alcohol. - We gebruiken geen (soft) drugs en hebben ze ook niet in ons bezit. - We gebruiken geen doping. - We respecteren onze eigen en andermans eigendommen. - We vertonen geen onacceptabel gedrag en zetten er anderen ook niet toe aan. - We verlaten trainingen, wedstrijden, kampen, etc., niet zonder toestemming van de coaches c.q. begeleiders. - We proberen te voldoen aan de selectie criteria van het team waarvoor we uitkomen. Overtreding van deze gedragscode en de bijbehorende gedragsregels kan voor het kader aanleiding zijn om contact op te nemen met de ouders/verzorgers en voor het nemen van passende maatregelen. Dit kan tot gevolg hebben dat een kind niet meer mee mag doen met een training, wedstrijd of toernooi, of dat de persoon in kwestie naar huis gestuurd wordt of van de betreffende plaats opgehaald moet worden. 8

9 Wij verwachten dat deze gedragscode en regels beschikt de vereniging over een aparte gedragscode voor s en een gebruikscode voor social media waaraan alle leden zich dienen te houden. Artikel 13. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Met ingang van 1 januari 2016 is het binnen de vereniging ZV Kimbria voor kaderleden - die actief willen worden in een functie van trainer, coach of een andere functie waarbij structureel intensief contact met individuele sporters of teams plaatsvindt - verplicht dat vooraf een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan het bestuur van de vereniging wordt overlegd. Onder recent wordt verstaan: minder dan 3 maanden oud. Op basis van deze VOG beslist het bestuur of betreffend kaderlid in betreffende functie binnen onze vereniging actief mag worden. Artikel 14. Gebruik foto materiaal Binnen de vereniging ZV Kimbria worden bij de diverse activiteiten met regelmaat foto s gemaakt. Deze foto s worden mogelijk voor publicitaire doeleinden (bijvoorbeeld plaatsing op website, in nieuwsbrieven of krantenartikelen) gebruikt. Leden die hiertegen bezwaar hebben, dienen dit schriftelijk bij het bestuur kenbaar te maken. Artikel 15. Trainingsbenodigheden. Om goed te kunnen deelnemen aan trainingen heb je de volgende attributen nodig. Zwemplankje Pullboy Zoomers Badmuts Zwembrilletje Bidon Bovenstaande kun je bestellen via Zv Kimbria (bestuur) Bij inschrijving wordt er 50,00 inschrijfgeld berekend dit is bestemd voor: Administratie kosten Aanmelden KNZB Startvergunning voor wedstrijden Badmuts Zv Kimbria Rood kort broekje Zv Kimbria T-shirt 9