Informatiebijeenkomst Declareren AWBZ met AW319

Transcriptie

1 Informatiebijeenkomst Declareren AWBZ met AW319 Declareren op klantniveau Januari/februari 2011 Martijn van Wijk Willemijn Peters 1

2 Doelstellingen bijeenkomst Informatieverstrekking over de implementatie en de ontwikkelingen met betrekking tot declareren op klantniveau Verkrijgen van inzicht in de voortgang en mogelijke aandachtspunten 2

3 Agenda AW119 (Excel) AW319 Stand van zaken Declaratieproces intramuraal Invoeringstraject extramurale zorg Sanctioneringsbeleid 2011 Issues Belangrijke documenten Declareren en AZR 3.0 Vragen 3

4 Declareren met AW119 (Excel format) 4

5 AW119: afronding proces Productiejaar 2010 met AW119 declareren Declaratie over dec uiterlijk 31 jan. 11 indienen Laatste retourinformatie uiterlijk 4 feb. 11 geleverd door ZKT Geen correcties meer na ontvangst retourinformatie, wel beoordelen of administratieve verbeteringen noodzakelijk zijn Geen correcties voor AW119 in AW319 AW319 mag NOOIT gegevens bevatten over 2010 Als zorgaanbieder productiemaand jan. 11 niet met AW319 kan declareren, dan is het NIET toegestaan om AW119 te gebruiken. Uploaden via AZR niet meer mogelijk; downloaden kan wel tot invoering AZR 3.0 (ter controle). NZa heeft ZN gevraagd om de agbcodes aan te leveren van de aanbieders die in 2010 nooit bij het zorgkantoor hebben aangeleverd. 5

6 Aanlevering declaraties AW119 Procentuele aanlevering door zorgaanbieders Stand per , geen uitspraak over kwaliteit 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Aangel. 87% 89% 88% 93% 94% 93% 95% 96% 100% 93% 98% 1% Tijdig 8% 28% 32% 33% 39% 47% 58% 75% 86% 85% 98% 1% Tech. OK 10% 22% 27% 28% 35% 37% 48% 65% 75% 80% 83% 1% 6

7 Declareren met AW319 7

8 Verschillen AW119-AW319 Aspect AW119 - Excel AW319 EI standaard Declaratiebericht& Retourbericht Standaard in Excel (zie Vektis) Externe integratie standaard voor ASCII formaat (zie Vektis) Indienen Indienen rechtstreeks bij Zorgkantoor Indienen met certificaat bij VECOZO gericht aan zorgkantoor (UZOVI) Controles Alle controles worden door het zorgkantoor uitgevoerd Beperkte lijst met retour/foutcodes Technische controles uniform en worden door VECOZO uitgevoerd Formele controles (extra) uniform, maar door zorgkantoor uitgevoerd Volledige set van foutcodes gekoppeld aan specifieke controles Frequentie Iedere maand Eén keer per periode, met als uitgangspunt dat periode een kalendermaand betreft Correcties Wisselende afspraken over indienen Alleen na ontvangst van AW320 (retourinformatie) op declaratie Documentatie Beperkte documentatie Uitgebreide landelijke documentatie (invulinstructie etc.) beschikbaar 8 8

9 Stand van zaken Per 1 januari 2011 geldt versie 1.2 van de AW319 standaard voor intramurale AWBZ zorg Documentatie staat op vektis.nl Applicatie zorgkantoor gereed d.d. 25 januari jl. Monitor (softwareleveranciers/keten) op vektis.nl Ketentest met het zorgkantoor: Testen tussen zorgkantoor en softwareleverancier Testen tussen zorgkantoor-vecozo Testen tussen aanbieder-zorgkantoor Vraag na wanneer uw software uitgerold wordt bij u, indien niet bekend Gebruik Promeetec, indien u geen eigen software heeft. 9

10 Start AW319 Het declareren op klantniveau met een volwaardige EI-standaard is verplicht vanaf 1 januari 2011 voor intramurale declarabele prestaties Het zorgkantoor ontvangt graag uw eerste declaratie over de productiemaand januari 2011 uiterlijk op 28 februari 2011 via het elektronisch declaratieportaal (EDP) van VECOZO 10 10

11 Aansluiting op VECOZO 11

12 VECOZO stand van zaken Alle aanbieders hebben een informatiepakket ontvangen Aanbieders sluiten overeenkomst met VECOZO Nog 75 agbcodes die geen aansluiting hebben. Deze aanbieders worden opnieuw benaderd. Het zorgkantoor volgt de actieve agb-codes zoals die in het AZR berichtenverkeer worden gebruikt. Het is mogelijk om een systeemcertificaat aan te vragen. Ook is het mogelijk om certificaten aan te vragen voor extra gebruikers. Er bestaat een machtigingsformulier beheerstichting voor instellingen waarvan de koepel de berichten gaat versturen

13 VECOZO stand van zaken (vervolg) Uitgebreide handleiding op Klik op AWBZ Klik vervolgens op: Toelichting Aansluiting VECOZO declareren 13 13

14 Het declaratiebericht maakt gebruik van het Vektis AGB-register AGB AW319 Voorlooprecord Declarant > AGB code servicebureau AGB code instelling Prestatierecord AGB code zorgverlener behandelaar/uitvoerder Let op: Maak voor het gebruik van AGB codes goede afspraken met het zorgkantoor VECOZO Certificaat 14 14

15 Intramurale declaraties 15

16 Procesmodel Klant Indicatiesteller Zorgverzekeraar Zorgaanbieder Zorgverzekeraar* Zorgaanbieder VECOZO Zorgverzekeraar Zorgverzekeraar VECOZO Zorgaanbieder Zorgaanbieder Zorgverzekeraar 8. Achteraf controles *Uitvoering in 2011 door het CAK namens verzekeraar 16

17 Belangrijkste punten van het procesmodel Declareren per klant per periode (per maand) Externe integratie standaard (EI): Declaratiebericht AW319 Retourbericht AW320 Declareren via declaratieportaal VECOZO met digitale certificaten (één portaal voor alle communicatie tussen zorgkantoren en zorgaanbieders te benaderen met een apart certificaat voor Electronisch declaratieportaal) Onderscheid tussen koepel individuele instelling 17

18 Declaratieprotocol Het declaratieprotocol is opgesteld om een uniforme uitvoering van het declaratieproces te bereiken. De hoe - vraag krijgt hiermee invulling Het declaratieprotocol is opgesteld door de zorgkantoren, waarbij afstemming is geweest met de zorgbranches Alle zorgkantoren hebben zich gecommitteerd aan het declaratieprotocol en hebben deze als bijlage toegevoegd aan de zorgovereenkomst 2011 Op ik ben zorgaanbieder, declareren op klantniveau, documenten staat het protocol ter inzage 18 18

19 Declaratieprotocol Artikel 1. Artikel 2. Artikel 3. Artikel 4. Artikel 5. Artikel 6. Artikel 7. Algemeen (definities) BSN en Controle verzekeringsrecht Declareren Herdeclaraties en correcties Retourinformatie Achteraf controles AWBZ verzekeraar Beheer en onderhoud gegevens in AGB register 19 19

20 Welke zorg declareert u op klantniveau? Totale AWBZ kosten Aanvaardbare kosten NZa beleidsregels 2010; CA 367 Bovenbudgettaire Besluit zorgaanspraken AWBZ. PGB Persoonsgebonden Budget Intramuraal Extramuraal Kapitaallasten Overig Toelichting: Intramuraal per 1 januari 2011 Extramuraal per 1 april 2011 mag, niet verplicht per 1 juli 2011 verplicht Nota bene: De AW319 versie 1.3 is geschikt op gebruik voor extramurale zorg Aanbieders met alleen intramurale zorg kunnen volstaan met de 1.2 versie voorlopig Declareren volgens EI standaard 20

21 Wat wel en wat niet declareren? Een overzichtslijst met prestaties die op klantniveau moeten worden gedeclareerd staat op Klik op Documenten, klik vervolgens links op declaraties. Hier staat de lijst Prestaties op klantniveau per 1 januari Waar staat niet verplicht leest u niet declareren, anders ontstaat (onnodige) uitval Beleidsregel Ingangsdatum verplichting Intramuraal (CA-452) Volledig pakket thuis (CA-436) Extramurale zorg 2011 (CA-453) Dagbesteding en vervoer (CA-451) Gaandeweg 2011 zal het aantal te declareren prestaties toenemen o.a. door in gebruik name van AZR 3.0 (niet geïndiceerde partners, verzorgingshuisbed vrijhouden als cliënt tijdelijk naar verpleeghuis is) 21 21

22 Controles De zorgkantoren hebben een uniforme set van controles afgesproken op het declaratiebericht (AW319) per 1 januari 2011 Een globaal overzicht van de set is gepubliceerd op (via zoekfunctie: controles AW319) De volledige specificatie staat op (via zoekfunctie AW319) In januari 2011 hebben de zorgkantoren afspraken gemaakt over de specificatie en invoering van een uitgebreidere controleset per 1 april en/of 1 juli

23 Globaal overzicht controles (1) Controle Uitwerking Controle op contract Mag de declarant volgens de afspraak namens de zorgverleners declareren? Is er namens de zorgverlener een productieafspraak voor de gedeclareerde prestatie? Komt het gedeclareerde tarief overeen met de productieafspraak? Controle op zorgtoewijzing/ machtiging Is indicatiebesluit van verzekerde bekend Heeft zorgverlener zorgtoewijzing op betreffend indicatie besluit Periode: Is zorgtoewijzing geldig in de gedeclareerde periode Prestatie: Intramuraal gedeclareerd: voor ZZP prestatie controle op functie verblijf Extramuraal gedeclareerd: controle op functie 23 23

24 Controle Globaal overzicht controles (2) Uitwerking Dubbele declaraties Een declaratiebestand mag maar één keer worden ingediend - Een declaratieregel mag niet dubbel worden gedeclareerd Referentiesysteem (TOG) Komen de declaratie eenheden overeen met de eenheden per prestatie (in TOG Vektis) Controle credit regels Controleren dat de creditregel verwijst naar een identieke goedgekeurde debetregel Dubbele declaratie van prestatie Per verzekerde mag een identieke prestatie niet in dezelfde periode in meerdere goedgekeurde niet gecrediteerde debetregels voorkomen Logisch maximum Er mag niet meer gedeclareerd worden dan het logisch maximum van een declaratie eenheid. Bijvoorbeeld: Per dag mogen maximaal 2 dagdelen gedeclareerd worden. BSN Controle op combinatie BSN-z en geboortedatum In uitzonderingssituaties (BSN-z niet beschikbaar): controle op cliëntnummer indicatie orgaan en geboortedatum cliënt Periode De declaratie periode moet 4-weken of een maand zijn. De periode wordt gecontroleerd en dient in de zorgovereenkomst te worden vastgelegd 24 24

25 Declareren AW319 - Invoeringstraject Extramurale AWBZ-zorg 25

26 Extramuraal Declaratie-eenheid: 1 minuut Declaratieperiode: 4 wekelijks of een maand Declaratieregels: 1 declaratieregel per declaratieperiode (let op: dit is dus anders dan bij intramuraal) Berekening tarief per minuut: Het afgesproken uurtarief delen door 60 en afronden. Let op: terugrekenen van minuuttarief naar uurtarief wijkt af. In 2011 blijft de productiemonitor en betaling via bevoorschotting bestaan, dus geen probleem. Voor 2012? 26

27 Extramurale declaraties met AW319 Brief 18 oktober van VWS spreekt nog over 1 januari Deze datum is komen te vervallen. Versie 1.3 van de AW319 is een aanpassing naar de declaratie-eenheid minuut. Proefperiode vanaf 1 april 2011 Dit betekent dat vanaf 1 april tot 1 juli de AW 319 versie 1.3 berichten verstuurd kunnen worden zonder gevolgen voor evt. sancties Verplicht vanaf 1 juli 2011 Aanlevering conform geldende declaratievoorschriften, rekening houdend met wat wel/niet declarabel is 27

28 Beleid sanctioneren AW319 Criteria: Tijdigheid Volledigheid: opvoeren alle declarabele zorg (ook kapitaalslasten dagbesteding) Timing Rekening houden met de praktijk, eerste maanden hectisch Aanlevering met terugwerkende kracht voor intramuraal Geen terugwerkende kracht voor extramuraal Nader schrijven zorgkantoor over criteria en normen volgt nog 28 28

29 Oplossen van issues noodzakelijk Issue (geen volledige lijst) Bureau Jeugdzorg is niet aangesloten op AZR, maar cliënt beschikt wel over indicatie Omschrijving Cliënten geïndiceerd door bureaujeugdzorg hebben vaak geen indicatie in AZR maar op papier. De oorzaak is dat Bureau Jeugdzorg niet is aangesloten op AZR Geen indicatie/zorgtoewijzing ontvangen, wel zelfscore HHM Hoe kan de ZZP declaratie worden gecontroleerd van cliënten met een functiegerichte indicatie (dus geen indicatie in ZZP)? Wat te doen indien ZTW afwijkt van de zelfscore HHM? Wat te doen indien de ZZP in de Zorgtoewijzing afwijkt van de ZZP zelfscore in het ZZP-registratieprogramma? Partneropname met voortgezet verblijf als partner is overleden. Uit fase 1 toelichting is niet duidelijk welke prestatiecode hiervoor gebruikt kan worden. Casus bestaat uit drie deelvragen: 1- Welke prestatie mag er worden gedeclareerd bij partneropname? 2- Hoe gaan we om met het gegeven dat deze partners geen zorgtoewijzing hebben? 3- Wat is het gevolg als de echtgenoot (met de indicatie) van de partner is overleden? Hoe mutatiedagen declareren bij overlijden of verhuizen (V&V). Hoe mutatiedagen declareren bij bijvoorbeeld overlijden of verhuizen (V&V) 29 29

30 Belangrijke documenten (1/2) Document Omschrijving Locatie Procesmodel Beschrijft de processtappen van declareren (via zoekfunctie procesmodel ) Prestaties en beleidsregels Beschrijft de prestaties die op cliëntniveau per 1 januari 2011 gedeclareerd moeten worden (via zoekfunctie prestaties declareren 2011 ) Declaratieprotocol Beschrijft de uniforme operationele procesafspraken tussen de zorgaanbieder en het zorgkantoor (via zoekfunctie declaratieprotocol ) Issues Beschrijft de wijze waarop met specifieke situaties wordt omgegaan (via zoekfunctie issues ) let op de laatste versie van het document 30 30

31 Belangrijke documenten (2/2) Onderwerp Omschrijving Locatie Controles Beschrijft technische controles die VECOZO namens de zorgkantoren uitvoert Beschrijft globaal de formele controles die zorgkantoren vanaf uitvoeren Beschrijft in detail de formele controles die zorgkantoren vanaf uitvoeren aspx - Keuze AW319 - Keuze: AW319v1.2_RBCu2.xls (via zoekfunctie Controles AW319 ) aspx - Keuze AW319 - Keuze: AW319v1.2_RBCu2.xls Declaratie-bericht - AW319 Beschrijft de opbouw van het declaratiebericht, geeft instructies over het invullen / gebruik van de velden in de declaratie aspx - Keuze AW319 - zie documenten in de lijst Nadere toelichting aansluiten op VECOZO Beschrijft de stappen die moeten worden doorlopen voor het aansluiten op het declaratieportaal van VECOZO Onderdeel AWBZ 31 31

32 AZR

33 Declareren en AZR 3.0 Brief VWS inzake kwaliteitstraject Indicaties zonder ZZP: ZZP onbepaald VG5/VG8 omzetten sectorvreemd Ontbrekende klanten in AZR (CIZ indicatie) Aanmelden bij het zorgkantoor z.s.m. Vereist: geldige indicatie op papier Conversie/migratie (Kwaliteitsslag) Uitbreiding activiteitencodetabel met ZZP onbepaald Uitgangspunt: minimaal berichtenverkeer Migratie bij zorgaanbieders en zorgkantoor vindt onafhankelijk van elkaar plaats 33

34 Samenloop AZR 3.0 en declareren Vermoedelijke Implementatie AZR 3.0 bij CIZ en zorgkantoren Vermoedelijke Implementatie AZR 3.0 bij zorgaanbieders jan 12 Implementatie AW 319 versie 1.2 Inclusief minimale controleset Implementatie AW319 versie 1.3 met uitgebreide Controleset en Start declareren op klantniveau Extramuraal Conversieperiode AZR 2.2 naar AZR 3.0 Verplichting declareren extramuraal op klantniveau Afschaffen Bevoorschotting en Betalen op basis declaratie op Klantniveau? 34

35 Wie is bereikbaar voor ondersteuning? Ondersteuning Voor vragen over: Hoe bereikbaar? Helpdesk Vektis Specificaties EI standaard Helpdesk VECOZO Aanvragen certificaten Problemen met aansluiting of testen Helpdesk algemeen: Helpdesk AWBZ: tel.nr. volgt Landelijke projectsite Uw branche Helpdesk digitaal declareren bij uw zorgkantoor Algemene informatie Beleidsmatige en projectmatige vragen Beleidsmatig Projectmatig Inhoudelijke vragen over uw declaratie Testafspraken Vragen over agb-codes Gebruikelijke contactinformatie Tel.nr:

36 Vragen? 36

37 Dank voor uw aandacht en succes met de verdere implementatie! 37