AZR 3.0 Migratie en Conversie

Transcriptie

1 AZR 3.0 Migratie en Uitgave College voor zorgverzekeringen Postbus AH Diemen Fax (020) Internet Volgnummer Versie Datum Afdeling Auteur juni 2011 CCZ Beheerteam Zorgregistratie Doorkiesnummer Tel. (020)

2 Inhoud 1. Inleiding Migratie Scenario Tijdslijn Heden 1 augustus augustus november november december Migratie CVZ CIZ Zorgkantoor Zorgaanbieder CAK Opties Retourberichten Issues Algemeen Activiteitcode versus Zorgzwaartepakketcode AZR 3.0 AZR AW33 - Code indicatieorgaan AW33 - Soort indicatie AW33 Partnerverblijf (ZZP0) AW33 - Administratieve toewijzing AZR 2.2 AZR AW35 - Activiteitcode AW35 - Sleuteldatum AW35 - VPT AW35/AW39 - Tekenset AW35/AW39 - Begindatum / Begindatum geplande zorg AW35/AW39 - Gewenste startdatum toegewezen functie AW35/AW39 Leveringsstatus AW39 Mutatie Zorgzwaartepakket AW39 Code reden mutatie/einde awbz-zorg AW39 Geen mutatie functierecord Migratieregels Verblijf naar Zorgzwaartepakket Zorgzwaartepakket Functie Overig Adressen Leveringsstatus AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 2/25

3 5. regels Algemeen AW33 (AZR 3.0 AZR 2.2) Voorlooprecord Clientrecord Relatierecord Adresrecord Omgevingrecord Ziektebeeld en Stoornisrecord Beperkingrecord Indicatiebesluitrecord Functierecord (indicatiebesluit) Activiteitrecord (indicatiebesluit) Score stoornisrecord Score beperkingrecord Functierecord (zorgtoewijzing) Activiteitrecord (zorgtoewijzing) Commentaarrecord Sluitrecord AW35 (AZR 2.2 AZR 3.0) Voorlooprecord Clientrecord Functierecord (geleverd) Zorgzwaartepakketrecord (geleverd) Sluitrecord AW39 (AZR 2.2 AZR 3.0) Voorlooprecord Clientrecord Mutatie Functierecord Mutatie Zorgzwaartepakketrecord Sluitrecord Nazorg Onbepaald zorgzwaartepakket Mismatch Eigen bijdrage Leveringsstatus Bijlage 1 van Activiteitcode naar Zorgzwaartepakketcode...23 Bijlage 2 Proces...24 AW AW35/AW AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 3/25

4 1. Inleiding Bij de overgang naar AZR 3.0 zijn er twee aspecten die van belang zijn. Enerzijds is dat de migratie van de AZR-systemen bij de diverse ketenpartijen en anderzijds is dat de conversieperiode waarin zorgaanbieders nog AZR 2.2-berichten versturen en de overige ketenpartijen reeds op AZR 3.0 zijn overgegaan. In dit document wordt ingegaan op de migratie en de conversie en de regels die hierbij in acht moeten worden genomen. 1.1 Migratie Een belangrijk onderdeel van de migratie van AZR 2.2 naar AZR 3.0 is het omzetten van functiegericht verblijf naar een zorgzwaartepakket. Hierbij kan de situatie optreden dat in AZR 2.2 onvoldoende informatie beschikbaar is om een juiste omzetting te doen. In deze situatie is er voor gekozen om voor de omzetting gebruik te maken van een onbepaald zorgzwaartepakket. Omdat het van belang is het AZR-berichtenverkeer betekenisvol te laten zijn, is het gebruik van een onbepaald zorgzwaartepakket in het berichtenverkeer niet gewenst. Vanuit de kwaliteitsslag die zorgkantoren uitvoeren zijn er mogelijkheden om alsnog een zorgzwaartepakket te bepalen voor een functiegerichte verblijfsindicatie. In deze notitie wordt verder niet ingegaan op deze kwaliteitsslag. In dit document wordt de migratie beschreven in termen van de elementen uit het AZRberichtenverkeer en wordt niet ingezoomd op de details van de migratie van de systemen bij een ketenpartij. Indien gewenst kan het CVZ een review-rol invullen voor de migratieplannen bij een ketenpartij. Uitgangspunt voor de migratie is dat de informatie over de indicatiestelling, zorgtoewijzing en meldingen synchroon dient te blijven. 1.2 Vanaf de implementatiedatum worden door alle ketenpartners uitsluitend nog AZR 3.0- berichten verstuurd. Voor zorgaanbieders is echter een uitloopperiode van drie maanden voorzien. Dit betekent dat het van 1 augustus tot 1 november 2011 noodzakelijk kan zijn om AZR 2.2 berichten om te zetten naar AZR 3.0 berichten en andersom. Beide conversies worden ondersteund door de conversiemodule in het Zorgregistratie Portaal. De conversiemodule maakt gebruik van de regels die in dit document beschreven staan. Verwacht wordt dat de volgende omzettingen nodig zijn: Bericht Van Naar AZR 2.2 AZR 3.0 AZR 3.0 AZR 2.2 AW33 ZK ZA Nee Ja AW34 ZA ZK Ja Nee AW35 ZA ZK Ja Nee AW36 ZK ZA Nee Ja AW39 ZA ZK Ja Nee AW310 ZK ZA Nee Ja AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 4/25

5 2. Scenario 2.1 Tijdslijn Heden 1 augustus 2011 In de voorbereiding op de overgang naar AZR 3.0 wordt in deze periode een drietal zaken opgepakt (in het kader van de kwaliteitsslag): 1. waar mogelijk omzetten van functiegerichte verblijfsindicaties en toewijzingen 1 naar zorgzwaartepakketten; 2. ongedaan maken van gesplitst toewijzen van functies en zorgzwaartepakketten; 3. bij overbruggingszorg bepalen op welke aanbieder wordt gewacht, en daarvoor indien mogelijk een reguliere toewijzing opstellen. Voor de laatste twee punten geldt dat deze acties in overleg tussen zorgkantoor en de betrokken aanbieders moeten worden uitgevoerd. Voor het ongedaan maken van gesplitste functies geldt dat aanbieders onderling afspraken moeten maken voor het gezamenlijk leveren van de betreffende functie het zorgkantoor maakt vervolgens een nieuwe toewijzing voor één aanbieder; Voor het maken van een reguliere toewijzing bij overbruggingszorg geldt enerzijds dat het systeem van het zorgkantoor zo n toewijzing kan maken, maar anderzijds ook dat de betreffende aanbieders zo n toewijzing moeten kunnen verwerken augustus november 2011 Tussen 1 augustus en 1 november 2011 moeten de volgende activiteiten worden uitgevoerd: 1. migratie CIZ; 2. migratie zorgkantoor; 3. migratie CAK; 4. conversie AZR 2.2 / AZR 3.0; 5. migratie zorgaanbieder november december 2011 Na 1 november 2011 is de gehele keten over op AZR 3.0 en resten er slechts nog enkele afrondende activiteiten: 1. corrigeren van leveringsstatussen; 2. aanleveren wachtlijst-export AZR 3.0. Voorwaarde om te komen tot goede wachtlijstinformatie is de juiste registratie van leveringsstatussen. Door de conversieperiode is er een kans dat niet overal de juiste informatie geregistreerd is, zodat een corrigerende activiteit noodzakelijk is (zie paragraaf AW35/AW39 Leveringsstatus en 6.2 Leveringsstatus). Uiteindelijk kan met de geregistreerde informatie een wachtlijst-export AZR 3.0 worden gemaakt. De specificatie van deze export is geen onderdeel van dit document. 2.2 Migratie CVZ In het kader van de bovenregionale postbus (BRP) heeft het CVZ een rol in het migratietraject van het CIZ en de zorgkantoren. Op een bepaald moment zal het 1 Een functiegerichte verblijfsindicatie of toewijzing is een indicatie of toewijzing met een functie langdurig verblijf (functie 72 ) zónder een activiteitcode die het zorgzwaartepakket identificeert. AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 5/25

6 berichtenverkeer naar de BRP worden stilgelegd en zullen de aangesloten ketenpartners de laatste AZR 2.2-berichten moeten ophalen en verwerken. Zodra de BRP is geleegd, zal het CVZ de postbus weer openen voor AZR 3.0-berichten CIZ Het CIZ voert de migratie op hetzelfde moment uit als de zorgkantoren. Afgezien van synchronisatie voor wat betreft het tijdstip en het gebruik van de BRP heeft het CIZ geen specifieke taken in het migratieproces Zorgkantoor Na de verwerking van de laatst ontvangen AZR 2.2-berichten zullen de zorgkantoren de betreffende systemen moeten migreren zodanig dat deze systemen berichten volgens de AZR 3.0-standaard kunnen uitsturen en verwerken. De essentiële stap ten behoeve van het omzetten van functiegericht verblijf naar een zorgzwaartepakket is in het vorige hoofdstuk beschreven. Het moment dat de migratie op het zorgkantoor plaatsvindt zal gecommuniceerd moeten worden naar de betrokken zorgaanbieders; het migratiemoment is het begin van de conversieperiode Zorgaanbieder Een zorgaanbieder zal bij de migratie van zijn systeem dezelfde migratieregels moeten volgen als het zorgkantoor. Hiermee worden de logische sleutels van de zorgtoewijzingen weer in sync met het zorgkantoor gebracht CAK Het CAK voert evenals het CIZ de migratie uit op hetzelfde moment als de zorgkantoren. Voor de actieve meldingen aanvang zorg (dus zonder einde zorg) moet een omzetting plaats vinden in lijn met de omzettingen bij de zorgkantoren en zorgaanbieders. Hierdoor kunnen meldingen met einde zorg juist gerelateerd worden aan de melding aanvang zorg. 2.3 In de periode van 1 augustus tot 1 november kan het voorkomen dat zorgaanbieders nog niet over zijn op AZR 3.0. In deze periode moeten AZR berichten worden geconverteerd. Een uitzondering wordt gemaakt voor de retourberichten (zie paragraaf 2.3.2) Opties Bij de invoering van AZR 3.0 zijn met betrekking tot conversie drie scenario s mogelijk: Een aanbieder is in staat tegelijkertijd met de zorgkantoren AZR 3.0 te implementeren; Een zorgkantoor is in staat zowel AZR 3.0 als AZR 2.2 berichten te verwerken (ontvangen en verzenden); In dit scenario moet feitelijk het zorgkantoor de conversie tussen AZR 2.2 en AZR 3.0 uitvoeren, waarbij het voordeel ten opzichte van het volgende scenario is dat er directer geschakeld kan worden. Een aanbieder maakt gebruik van de conversiemodule in het Zorgregistratie Portaal om berichten te converteren; Dit scenario heeft als nadeel dat de conversiemodule geen berichtoverstijgende informatie beschikbaar heeft, zodat enkele berichtoverstijgende validaties niet kunnen worden uitgevoerd. AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 6/25

7 Het is noodzakelijk dat een van bovenstaande scenario s wordt gevolgd, waarbij wordt benadrukt dat het gebruik maken van de conversiemodule geen verplichting is Retourberichten Retourberichten worden niet geconverteerd; de conversiemodule biedt wel de mogelijkheid om niet geconverteerde retourberichten in te zien. Omdat bij het inlezen van het te converteren bericht in de conversiemodule een validatie wordt gedaan conform de geldende AZR 2.2 of AZR 3.0 regels, is op basis daarvan een retourbericht te maken met de (op technische gronden) afgekeurde records. Retourinformatie die ontstaat vanuit de verwerking van de geconverteerde berichten kan daardoor alleen inhoudelijk van aard zijn. In onderstaande tabel staan de regels die niet kunnen worden gecontroleerd in de conversiemodule: AZR Regel Korte samenvatting 2.2 BR 1 Match mutatie op zorgtoewijzing 2.2 BR 90 Begindatum moet vallen binnen periode van de zorgtoewijzing 2.2 BR 106 Match maz op zorgtoewijzing 2.2 BR 112 Mutatiedatum moet vallen binnen periode van de zorgtoewijzing 3.0 TR 56 Berichtidentificatie moet uniek zijn 3.0 TR 76 Opslag en klasse t.o.v. eerdere zorgtoewijzing Voor de duidelijkheid wordt gesteld dat de verplichting om een retourbericht te sturen ook tijdens de conversieperiode van kracht blijft. In bijlage 2 is het conversieproces schematisch weergegeven. AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 7/25

8 3. Issues Als gevolg van een aantal grote veranderingen in AZR 3.0, zijn er bij de migratie en conversie van AZR 2.2 naar AZR 3.0 een aantal pijnpunten. Om hier eenduidig mee om te gaan, zijn keuzes gemaakt. Deze punten worden in dit hoofdstuk beschreven. Indien van toepassing zijn deze keuzes verwerkt in de conversieregels die in hoofdstuk 5 worden beschreven. 3.1 Algemeen Activiteitcode versus Zorgzwaartepakketcode Een belangrijke schakel in het vertalen van functies naar een zorgzwaartepakket is de activiteitcode die in AZR 2.2 gebruikt wordt om een zorgzwaartepakket aan te duiden. In principe is het in geval van een omzetting voldoende om de laatste drie cijfers van de activiteitcode over te nemen. Er zijn echter enkele uitzonderingen die in bijlage 1 beschreven zijn. 3.2 AZR 3.0 AZR AW33 - Code indicatieorgaan In AZR 3.0 is de rubriek CODE INDICATIE ORGAAN conditioneel geworden en daarom moet bij conversie naar AZR 2.2 gewerkt worden met een defaultwaarde. Het verdient de voorkeur om deze defaultwaarde herkenbaar te maken, zodat bij de conversie van AZR 2.2 naar AZR 3.0 het veld weer leeg gemaakt kan worden. Gekozen is voor een defaultwaarde van 4x9. Gedurende de conversieperiode wordt 4x9 aan de codelijst voor Indicatieorganen toegevoegd AW33 - Soort indicatie In AZR 3.0 kan met SOORT INDICATIE worden aangegeven of er sprake is van een jeugdzorg-indicatie, al dan niet gecombineerd met CIZ-indicatie. In AZR 2.2 is er een systematiek om die samenloop via commentaarrecords inzichtelijk te maken 2. Om een moeizame conversie te voorkomen, wordt het CIZ verzocht deze procedure na implementatie van AZR 3.0 nog minstens drie maanden voort te zetten AW33 Partnerverblijf (ZZP0) Partnerverblijf (ZZP0) kan niet naar AZR 2.2 worden geconverteerd. Indien dit toch voorkomt in een bericht zullen deze records uitvallen (indien geen aanvullende functies zijn geïndiceerd valt de gehele cliënt uit). De uitval leidt niet tot een record in het retourbericht, maar tot een schermmelding aan de gebruiker. Partnerverblijf mag pas vanaf 1 november 2011 worden aangevraagd AW33 - Administratieve toewijzing Een administratief toegewezen zorgzwaartepakket kan niet naar AZR 2.2 worden geconverteerd. Indien dit toch voorkomt in een bericht zullen deze records uitvallen (indien er geen aanvullende toewijzing is valt de gehele cliënt uit). De uitval leidt niet tot een record in het retourbericht, maar tot een schermmelding aan de gebruiker. 2 Het is niet helemaal duidelijk of deze systematiek nu al wordt gebruikt of sowieso in de AZR 2.2 situatie wordt gebruikt; indien dat niet het geval is, is dat voor de conversie dan uiteraard ook geen issue. AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 8/25

9 Administratieve toewijzingen kunnen pas vanaf 1 november 2011 worden aangemaakt. 3.3 AZR 2.2 AZR AW35 - Activiteitcode Om in een AW35 een ZZP te herkennen is het noodzakelijk dat de activiteitcode wordt gevuld waarmee het betreffende ZZP kan worden aangeduid. Het niet gebruiken van de rubriek activiteitcode door de aanbieder zal leiden tot niet naar een (juist) ZZP vertaalde functies, die daardoor zullen leiden tot afkeur in verband met het ontbreken van een bijpassende zorgtoewijzing. Voor de functie langdurig verblijf zal altijd een vertaling naar een ZZP plaats vinden, waarbij eventueel het ZZP onbepaald ZZP zal worden gebruikt (zie ook AW39 Mutatie Zorgzwaartepakket) AW35 - Sleuteldatum In AZR 2.2 wordt de sleuteldatum gekoppeld aan de functie langdurig verblijf en de daadwerkelijke aanvang van de zorg gekoppeld aan de overige functies. Om een juiste conversie te kunnen uitvoeren is het van belang dat deze functies in één bericht worden aangeleverd. Om de juiste informatie mbt de sleuteldatum te kunnen opnemen is het noodzakelijk dat alle functies die horen bij het ZZP in één bericht worden gemeld. Indien dat niet gebeurt zal de vertaling leiden tot meerdere losse melding aanvang zorg berichten (zie het vorige issue) AW35 - VPT In AZR 2.2 is er voor de levering van VPT s afgesproken dat deze via een fax worden gemeld. Deze regel wordt gedurende de conversieperiode gehandhaafd zodat het zorgkantoor de betreffende meldingen aanvang zorg kan aanpassen AW35/AW39 - Tekenset De berichten die door de conversiemodule worden opgeleverd hebben indien mogelijk dezelfde tekenset als het aangeleverde bestand; anders wordt de voorkeur-tekenset UTF-8 gebruikt AW35/AW39 - Begindatum / Begindatum geplande zorg In AZR 2.2 zijn zowel in de AW35 als de AW39 een rubriek BEGINDATUM FUNCTIE en een rubriek BEGINDATUM GEPLANDE ZORG opgenomen, waarbij geldt dat één van de twee rubrieken moet zijn gevuld. Deze data zouden eventueel in de toekomst kunnen liggen wat leidt tot problemen bij de conversie. Vanaf 1juli 2011 gelden voor iedereen de afspraken zoals die zijn gemaakt in het kader van AZR 3.0. Dit betekent dat ook aanbieders zich hieraan dienen te houden ongeacht of de berichten nog in AZR 2.2 dialect worden verstuurd. Concreet mogen de genoemde datumrubrieken geen datum bevatten die groter is dan de dagtekening van het bericht. AZR 3.0 Migratie en, versie 2.0 9/25

10 3.3.6 AW35/AW39 - Gewenste startdatum toegewezen functie In AZR 3.0 is de rubriek GEWENSTE STARTDATUM TOEGEWEZEN FUNCTIE een verplicht sleutelveld in zowel de AW35 als de AW39. Dit veld ontbreekt echter in de AZR 2.2 versie van het AW35-bericht. Dit betekent dat voor de AW35 er per definitie geen waterdichte conversie qua sleutels kan worden uitgevoerd en aanvullende actie van het zorgkantoor noodzakelijk is in verband met het matchen op de juiste toewijzing AW35/AW39 Leveringsstatus AW35 De leveringsstatus is niet beschikbaar in AZR 2.2, maar wordt initieel op de waarde 04 In zorg gezet. Omdat bij een melding aanvang zorg naast de leveringsstatus in zorg ook de leveringsstatussen actief wachtend en slapend wachtend mogelijk zijn, moet een actie volgen om deze statussen eventueel om te zetten. Deze actie is onderdeel van de nazorg. AW39 De leveringsstatus is niet beschikbaar in AZR 2.2, maar af te leiden omdat er een relatie is tussen CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG en LEVERINGSSTATUS: Leveringsstatus x 12 x x 17 x Code reden mutatie 18 x x 19 x 20 x 21 x Dit betekent dat voor de volgende CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG een leveringsstatus is af te leiden: Code reden mutatie/einde awbz-zorg Leveringsstatus 02 Overlijden 05 Einde zorgvraag 12 Cliënt weigert functie 05 Einde zorgvraag 17 Overplaatsing 05 Einde zorgvraag 18 Levering van de functie wordt 02 Wenswachtend tijdelijk uitgesteld 19 Levering functie is beëindigd - 05 Einde zorgvraag zorgtoewijzing intrekken 20 Levering functie is beëindigd - zorgtoewijzing open laten 03 Slapend wachtend Hierbij wordt uitgegaan van het feit dat de reden cliënt weigert functie in AZR 2.2 betekent dat de cliënt de zorg weigert en de aanbieder de toewijzing teruggeeft. Voor de reden levering functie wordt tijdelijk uitgesteld wordt aangesloten bij de situatie dat dit meestal op initiatief van de cliënt gebeurt AW39 Mutatie Zorgzwaartepakket Vanuit de AZR 2.2 versie van een AW39-bericht is niet af te leiden op welk zorgzwaartepakket een mutatie betrekking heeft. In deze situatie zal het zorgkantoor zelf op basis van de aangeleverde informatie (aanbieder, cliënt) moeten afleiden op welk zorgzwaartepakket de mutatie van toepassing is. De in AZR 2.2 bij de verblijfsfunctie meegestuurde zorgfuncties met dezelfde mutatiedatum worden niet meegenomen in de conversie naar AZR 3.0. Een uitzondering hierbij is functie 82 (BG-GRP) die wel in het geconverteerde AW39-bericht wordt opgenomen. AZR 3.0 Migratie en, versie /25

11 In deze gevallen wordt gebruik gemaakt van een toe te voegen (tijdelijke) ZZP onbepaald ZZP om aan te geven dat er sprake is van een ZZP AW39 Code reden mutatie/einde awbz-zorg In AZR 3.0 is het niet langer toegestaan om de code 11 (aanbieder weigert) te gebruiken. Deze code is daarom niet te converteren. Vanaf 1 augustus 2011 gelden voor iedereen de afspraken zoals die zijn gemaakt in het kader van AZR 3.0. Dit betekent dat ook aanbieders zich hieraan dienen te houden ongeacht of de berichten nog in AZR 2.2 dialect worden verstuurd. Concreet mag de waarde 11 (aanbieder weigert) niet gebruikt worden in de rubriek CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG AW39 Geen mutatie functierecord Een AW39-bericht dat geen mutatie functierecord bevat kan niet geconverteerd worden. Zoals hierboven gemeld gelden vanaf 1 augustus 2011 de afspraken zoals die zijn gemaakt in het kader van AZR 3.0. Dit betekent dat doorgeven van mutaties op cliënt- en relatiegegevens niet meer mogelijk zijn. AZR 3.0 Migratie en, versie /25

12 4. Migratieregels 4.1 Verblijf naar Zorgzwaartepakket Voor alle betrokken partijen geldt dat geïndiceerd, toegewezen en geleverd (langdurig) verblijf moet worden omgezet van functies naar zorgzwaartepakket. Als basis hiervoor worden alle actuele functies langdurig verblijf omgezet naar een zorgzwaartepakket. De migratieregels zijn in termen van de elementen van de AZR-berichten opgesteld; het is aan de betrokken ketenpartijen zelf om hier een vertaling te maken naar de wijze waarop deze elementen in de database zijn opgenomen. Indicatie Alle functies langdurig verblijf behorend tot een op het moment van migratie geldig indicatiebesluit worden omgezet naar een zorgzwaartepakket op basis van de bijbehorende activiteitcode. Indien er geen activiteitcode aanwezig is om een zorgzwaartepakket te bepalen, dan wordt een onbepaald zorgzwaartepakket geregistreerd. De overige geïndiceerde functies blijven behouden als vertaalde functies. Zorgtoewijzing Alle actueel toegewezen functies langdurig verblijf op het moment van migratie worden omgezet naar een zorgzwaartepakket op basis van de bijbehorende activiteitcode. Indien er geen activiteitcode aanwezig is om een zorgzwaartepakket te bepalen, dan wordt een onbepaald zorgzwaartepakket geregistreerd. De overige toegewezen (zorg-)functies worden gearchiveerd. Melding aanvang zorg Alle actueel gemelde functies langdurig verblijf op het moment van migratie worden omgezet naar een zorgzwaartepakket op basis van de bijbehorende activiteitcode. Indien er geen activiteitcode aanwezig is om een zorgzwaartepakket te bepalen, dan wordt het zorgzwaartepakket overgenomen uit de betreffende zorgtoewijzing. In alle overige gevallen wordt een onbepaald zorgzwaartepakket geregistreerd. De overige geleverde (zorg-)functies worden gearchiveerd. Mutaties Er is geen noodzaak om mutaties te migreren, omdat er in tegenstelling tot de hierboven genoemde elementen later in het proces niet naar verwezen wordt. Indien mutaties toch moeten worden omgezet, dan moet het zorgzwaartepakket worden overgenomen vanuit de betreffende zorgtoewijzing. In alle overige gevallen dient voor een functie langdurig verblijf een onbepaald zorgzwaartepakket te worden geregistreerd Zorgzwaartepakket De functie langdurig verblijf wordt omgezet in een zorgzwaartepakket met de volgende kenmerken. ZORGZWAARTEPAKKETCODE Afleiden via ACTIVITEITCODE horende bij de functie waarbij de FUNCTIECODE de waarde 72 bevat (zie ook de regels). Overige kenmerken Indien de ACTIVITEITCODE geen zorgzwaartepakket aanduidt, dan wordt de waarde 998 (onbepaald zorgzwaartepakket) gebruikt. Overnemen van de functie langdurig verblijf Functie FUNCTIECODE Overnemen AZR 3.0 Migratie en, versie /25

13 SOORT FUNCTIE 3 Afleiden via ACTIVITEITCODE horende bij de functie. Indien de ACTIVITEITCODE geen zorgzwaartepakket aanduidt én er naast de functie geen verblijf is geïndiceerd, dan wordt de waarde 1 (geïndiceerd) gebruikt. Indien het zorgzwaartepakket een GGZ, VG, LG of ZG betreft én de FUNCTIECODE de waarde 82 (begeleiding in groepsverband) bevat, dan wordt de waarde 2 (onderdeel zzp) gebruikt, anders wordt de waarde 3 (vertaald) gebruikt. Indien het informatie uit het indicatiebesluit betreft, dan ook onderstaande omzettingen doen. DATUM INGANG GEINDICEERDE FUNCTIE DATUM GELDIGHEID (EINDE) GEINDICEERDE FUNCTIE Overnemen, tenzij SOORT FUNCTIE de waarde 2 of 3 heeft, dan de ingangsdatum overnemen uit het bijbehorende zorgzwaartepakket. Overnemen, tenzij SOORT FUNCTIE de waarde 2 of 3 heeft, dan de einddatum overnemen uit het bijbehorende zorgzwaartepakket. Om te bepalen bij welk zorgzwaartepakket een (zorg-)functie hoort wordt gebruik gemaakt van de geldigheidsduur van de functie in combinatie met de geldigheidsduur van het zorgzwaartepakket. 4.2 Overig Adressen In AZR 2.2 gold dat een landcode (zowel voor postcode als voor telefoonnummer) alleen gevuld moest worden bij een buitenlands adres of telefoonnummer. In AZR 3.0 moet een landcode altijd gevuld worden als een postcode of telefoonnummer gevuld is. Dit betekent dat in die gevallen bij de bestaande adressen een landcode voor Nederland moet worden opgenomen. Verder is in AZR 3.0 de huisnummertoevoeging in lijn gebracht met het GBA. Dit betekent dat met de huisnummertoevoeging uit AZR 2.2 (AN6) moet worden gesplitst over een drietal velden (huisletter (AN1), huisnummertoevoeging (AN4) en aanduiding huisnummer (AN2)). Of deze omzettingen geautomatiseerd zijn uit te voeren is database-afhankelijk Leveringsstatus Voor het bepalen van de initiële leveringsstatus op de zorgtoewijzing moeten de regels worden gevolgd zoals beschreven in paragraaf In het geval de meest recente (o.b.v. mutatiedatum) CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG gelijk is aan de in AZR 3.0 niet meer in gebruik zijnde waarde 11 (zorgaanbieder weigert functie) dan moet de leveringsstatus worden omgezet naar actief wachtend. 3 SOORT FUNCTIE komt als rubriek alleen voor in de indicatie en niet in de zorgtoewijzing. AZR 3.0 Migratie en, versie /25

14 5. regels 5.1 Algemeen Geconverteerde bestanden zijn herkenbaar aan de prefix CNV_ ; de bestandsnaam is gedefinieerd als CNV_<naam inputbestand>. 5.2 AW33 (AZR 3.0 AZR 2.2) Voorlooprecord VERSIENUMMER BERICHTSTANDAARD LOCATIENUMMER ZORGKANTOOR POSTCODE LOCATIE AWBZ HUISNUMMER LOCATIE AWBZ VOLGNUMMER MEDIUM 22 vullen 01 vullen Clientrecord VERZEKERDENNUMMER (INSCHRIJVINGSNUMMER, RELATIENUMMER) AWBZ-RELATIENUMMER CODE KAARTNUMMER SOFI-NUMMER VOORLETTERS INDICATIE EERDER OPGENOMEN BANKREKENINGNUMMER ZORGVRAAG VERBLIJF waarde overnemen; 9x9 omzetten naar 9x0 indien gevuld overnemen, anders defaultwaarde (4x9) overnemen (spaties is geen probleem ivm besluit 1141) Relatierecord CODE VOLGORDE CONTACTPERSOON ECHTGENOOT/PARTNER overnemen (00 is geen probleem) Adresrecord CODE AZR 3.0 Migratie en, versie /25

15 AARD WOONADRES HUISNUMMERTOEVOEGING samenvoegen van AZR 3.0 rubrieken (indien gevuld) HUISLETTER, HUISNUMMERTOEVOEGING, AANDUIDING HUISNUMMER; indien de lengte wordt overschreden het veld afkappen Omgevingrecord CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord Ziektebeeld en Stoornisrecord CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord Beperkingrecord CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord Indicatiebesluitrecord CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER CODE EERSTE GRONDSLAG INDICATIEBESLUIT indien gevuld overnemen, anders defaultwaarde (9x9) indien niet gevuld, dan cliënt laten uitvallen (het betreft hier een cliënt met alleen een ZZP0 (partnerverblijf)) Functierecord (indicatiebesluit) CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord VERWACHTE DUUR 2 vullen GEINDICEERDE FUNCTIE VERWACHTE EINDDATUM GEINDICEERDE FUNCTIE ARTIKEL 60-VERKLARING overnemen uit Clientrecord (AZR 3.0), tenzij de AZR 3.0 Migratie en, versie /25

16 AFGEGEVEN waarde 3 of 4 is; in dat geval de waarde 2 vullen. DATUM VASTSTELLING overnemen uit Clientrecord (AZR 3.0) ARTIKEL 60-VERKLARING BEMIDDELING ZORGKANTOOR defaultwaarde (1) Indien SOORT FUNCTIE (AZR 3.0) ongelijk is aan 1 (geïndiceerd), dan is er sprake van een Zorgzwaartepakket. In deze situatie moet een extra functierecord worden opgenomen conform onderstaande specificatie. Het bedoelde zzprecord is het ZORGZWAARTEPAKKETRECORD (geïndiceerd) dat qua ingangs- en einddatum hoort bij de betreffende functierecord(s). CODE NUMMER INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord INDICATIEBESLUITNUMMER zie Indicatiebesluitrecord AANDUIDING 034 vullen PRESTATIECODELIJST FUNCTIECODE 72 vullen DATUM INGANG GEINDICEERDE DATUM INGANG GEÏNDICEERDE FUNCTIE ZORGZWAARTEPAKKET (AZR 3.0 zzprecord) DATUM GELDIGHEID (EINDE) DATUM GELDIGHEID (EINDE) GEÏNDICEERDE GEINDICEERDE FUNCTIE ZORGZWAARTEPAKKET (AZR 3.0 zzprecord) VERWACHTE EINDDATUM GEINDICEERDE FUNCTIE VERWACHTE DUUR 2 vullen (zie issues) GEINDICEERDE FUNCTIE KLASSECODE KLASSECODE (AZR 3.0 zzprecord) AANTAL OMVANG OPSLAG KLASSE TIJDSEENHEID ZORGPERIODE CODE CODE LEVERINGSVOORWAARDE ZORG (AZR 3.0 LEVERINGSVOORWAARDE zzprecord) ZORG Indien de waarde 8 is, dan wordt deze omgezet naar 0. INDICATIE VERVOER LEVERINGSVORM ZORG LEVERINGSVORM ZORG (AZR 3.0 zzprecord) ARTIKEL 60-VERKLARING overnemen uit Clientrecord (AZR 3.0), tenzij de AFGEGEVEN waarde 3 of 4 is; in dat geval de waarde 2 vullen. DATUM VASTSTELLING overnemen uit Clientrecord (AZR 3.0) ARTIKEL 60-VERKLARING BEMIDDELING ZORGKANTOOR defaultwaarde (1) Activiteitrecord (indicatiebesluit) CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord Indien SOORT FUNCTIE (AZR 3.0) ongelijk is aan 1 (geïndiceerd), dan is er sprake van een Zorgzwaartepakket. Er moet hiervoor een extra activiteitrecord (indicatiebesluit) AZR 3.0 Migratie en, versie /25

17 worden opgenomen conform onderstaande specificatie. Dit geldt ook voor het nieuw aangemaakte functierecord uit de vorige paragraaf. CODE NUMMER INDICATIE-AANVRAAGNUMMER zie Indicatiebesluitrecord INDICATIEBESLUITNUMMER zie Indicatiebesluitrecord AANDUIDING zie Functierecord (indicatiebesluit) PRESTATIECODELIJST (01) FUNCTIECODE zie Functierecord (indicatiebesluit) DATUM INGANG GEINDICEERDE zie Functierecord (indicatiebesluit) FUNCTIE AANDUIDING 035 vullen PRESTATIECODELIJST (02) ACTIVITEITCODE Eerste 2 posities vullen met de FUNCTIECODE; volgende 3 posities vullen met de ZORGZWAARTEPAKKETCODE Score stoornisrecord CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER CODE SCORE VRAAG STOORNIS zie Indicatiebesluitrecord waarde overnemen (ivm codelijsten geen probleem met conversie alfanumeriek naar numeriek) Score beperkingrecord CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER CODE SCORE VRAAG BEPERKINGEN zie Indicatiebesluitrecord waarde overnemen (ivm codelijsten geen probleem met conversie alfanumeriek naar numeriek) Functierecord (zorgtoewijzing) CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER GERESERVEERD KAARTGEBRUIK POSTCODE LOCATIE AWBZ HUISNUMMER LOCATIE AWBZ CODE OVERBRUGGINGSZORG LEVERINGSVORM ZORG INDICATIE TRANSFERZORG zie Indicatiebesluitrecord Indien SOORT TOEWIJZING de waarde 3 bevat, dan de waarde 1 vullen (anders 0 vullen) 4 vullen Indien SOORT TOEWIJZING de waarde 4 bevat, dan de waarde 1 vullen (anders 2 vullen) AZR 3.0 Migratie en, versie /25

18 INSTELLINGSCODE VOORKEURSAANBIEDER POSTCODE LOCATIE AWBZ VOORKEURSAANBIEDER HUISNUMMER LOCATIE AWBZ VOORKEURSAANBIEDER vullen met INSTELLINGSCODE EERSTE VOORKEUR CLIËNT (AZR 3.0) Indien in het AW33 bericht (AZR 3.0) een Zorgzwaartepakketrecord (toegewezen) voorkomt waarbij de soort toewijzing ongelijk is aan de waarde 5, dan moeten er functierecords worden aangemaakt conform de beschrijving bij Functierecord (indicatiebesluit) Activiteitrecord (zorgtoewijzing) CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER POSTCODE LOCATIE AWBZ HUISNUMMER LOCATIE AWBZ zie Indicatiebesluitrecord zie Functierecord (zorgtoewijzing) zie Functierecord (zorgtoewijzing) Indien een functierecord geen activiteitrecord bevat, dan moet er een activiteitrecord worden aangemaakt zoals beschreven onder activiteitrecord (indicatiebesluit), waarbij de ACTIVITEITCODE als volgt gevuld moet worden: Eerste positie vullen met de eerste positie van de FUNCTIECODE; volgende 4 posities vullen met negens (9999) Commentaarrecord Record overnemen Sluitrecord AANTAL RECORDS AANTAL RELATIERECORDS AANTAL ADRESRECORDS AANTAL OMGEVINGRECORDS AANTAL ZIEKTEBEELD EN STOORNISRECORDS AANTAL BEPERKINGRECORDS AANTAL INDICATIEBESLUITRECORDS AANTAL FUNCTIERECORDS AANTAL ACTIVITEITRECORDS AANTAL SCORE STOORNISRECORDS AANTAL SCORE BEPERKINGRECORDS AANTAL FUNCTIERECORDS (ZORGTOEWIJZING) AANTAL ACTIVITEITRECORDS (ZORGTOEWIJZING) AANTAL COMMENTAARRECORDS TOTAAL AANTAL VOORAFGAANDE AZR 3.0 Migratie en, versie /25

19 DETAILRECORDS INDICATIE LAATSTE MEDIUM 1 vullen 5.3 AW35 (AZR 2.2 AZR 3.0) Voorlooprecord VERSIENUMMER BERICHTSTANDAARD SUBVERSIENUMMER BERICHTSTANDAARD INDICATIE TEKENSET 03 vullen 00 vullen 1 vullen Clientrecord CLIËNT waarde overnemen; 9x0 omzetten naar 9x9 CODE waarde overnemen; 4x9 terugzetten naar 4x Functierecord (geleverd) CLIËNT CODE INDICATIE- AANVRAAGNUMMER ACTIVITEITCODE waarde overnemen; 9x9 omzetten naar 9x0 indien een ZZP-code, dan een Zorgzwaartepakketrecord aanmaken (zie hieronder); anders overnemen GEWENSTE STARTDATUM TOEGEWEZEN FUNCTIE BEGINDATUM FUNCTIE LEVERINGSSTATUS indien de FUNCTIECODE de waarde 72 heeft en geen ZZP-code is gevuld, dan moet het record worden omgezet in een Zorgzwaartepakketrecord zoals hieronder beschreven (zie ook issues) vullen (zie issues) waarde overnemen (zie issues) 4 vullen (zie issues) Zorgzwaartepakketrecord (geleverd) CLIËNT CODE CLIËNTNUMMER INDICATIE-AANVRAAGNUMMER INDICATIEBESLUITNUMMER DATUM AFGIFTE INDICATIEBESLUIT waarde overnemen; 9x9 omzetten naar 9x0 waarde overnemen uit Functierecord (AZR 2.2) waarde overnemen uit Functierecord (AZR 2.2) AZR 3.0 Migratie en, versie /25

20 AANDUIDING PRESTATIECODELIJST ZORGZWAARTEPAKKETCODE GEWENSTE STARTDATUM TOEGEWEZEN ZORGZWAARTEPAKKET INDICATIE ONGEVAL (ONGEVALSGEVOLG) BEGINDATUM ZORGZWAARTEPAKKET SLEUTELDATUM KLASSECODE LEVERINGSSTATUS VPT 057 vullen afleiden via ACTIVITEITCODE uit Functierecord (AZR 2.2) indien de FUNCTIECODE de waarde 72 heeft en geen ZZP-code is gevuld, dan moet de code 998 (onbepaald ZZP) worden gebruikt vullen (zie issues) waarde overnemen uit Functierecord (AZR 2.2) waarde overnemen uit BEGINDATUM FUNCTIE (zie issues) (niet functie 72) waarde overnemen uit BEGINDATUM FUNCTIE (zie issues) (functie 72) waarde overnemen uit Functierecord met Functiecode 72 (AZR 2.2), anders KE7 vullen. 4 vullen (zie issues) 2 vullen (zie issues) Sluitrecord AANTAL CLIËNTRECORDS AANTAL FUNCTIERECORDS (GELEVERD) AANTAL ZORGZWAARTEPAKKETRECORDS (GELEVERD) TOTAAL AANTAL VOORAFGAANDE DETAILRECORDS 5.4 AW39 (AZR 2.2 AZR 3.0) Voorlooprecord VERSIENUMMER BERICHTSTANDAARD SUBVERSIENUMMER BERICHTSTANDAARD INDICATIE TEKENSET 03 vullen 00 vullen 1 vullen Clientrecord waarde overnemen; 9x0 omzetten naar 9x9 CLIËNT CODE waarde overnemen; 4x9 terugzetten naar 4x Mutatie Functierecord CLIËNT AZR 3.0 Migratie en, versie /25

21 CODE INDICATIE- AANVRAAGNUMMER FUNCTIECODE BEGINDATUM FUNCTIE CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG LEVERINGSSTATUS waarde overnemen; 9x9 omzetten naar 9x0 indien 72, dan een Zorgzwaartepakketrecord aanmaken (zie hieronder); anders overnemen waarde overnemen (zie issues) waarde overnemen (zie issues) Vullen volgens onderstaand schema. CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG >> LEVERINGSSTATUS 02 >> >> >> >> >> >> Mutatie Zorgzwaartepakketrecord CLIËNT CODE INDICATIE-AANVRAAGNUMMER AANDUIDING PRESTATIECODELIJST ZORGZWAARTEPAKKETCODE BEGINDATUM FUNCTIE CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG LEVERINGSSTATUS waarde overnemen; 9x9 omzetten naar 9x0 057 vullen 998 vullen (onbepaald ZZP) waarde overnemen (zie issues) waarde overnemen (zie issues) Vullen volgens onderstaand schema. CODE REDEN MUTATIE/EINDE AWBZ-ZORG >> LEVERINGSSTATUS 02 >> >> >> >> >> >> Sluitrecord AANTAL CLIËNTRECORDS AANTAL MUTATIE FUNCTIERECORDS AANTAL MUTATIE ZORGZWAARTEPAKKETRECORDS AANTAL AANVRAAG FUNCTIERECORDS AANTAL AANVRAAG ZORGZWAARTEPAKKETRECORDS TOTAAL AANTAL VOORAFGAANDE DETAILRECORDS 0 vullen 0 vullen 0 vullen AZR 3.0 Migratie en, versie /25

22 6. Nazorg 6.1 Onbepaald zorgzwaartepakket In het migratieproces kan het voorkomen dat bij een functie langdurig verblijf geen zorgzwaartepakket bepaald kan worden. De grootste kans daarop is bij het CAK aangezien in de CA-berichten niet altijd de activiteitcode met het zorgzwaartepakket is opgenomen en het CAK niet over de zorgtoewijzingen kan beschikken Mismatch Deze onvolledige omzetting heeft gevolgen voor nieuwe berichten waarbij zorgkantoor en zorgaanbieder wel communiceren over een bepaald zorgzwaartepakket, maar bij het CAK geen match gemaakt kan worden met het gemigreerde onbepaalde zorgzwaartepakket Eigen bijdrage Zolang in de toewijzing van een zorgkantoor een onbepaald zorgzwaartepakket voorkomt, kan een zorgaanbieder niet anders dan ook zorg melden met een onbepaald zorgzwaartepakket. Dit verstoort het berichtenverkeer naar het CAK voor wat betreft het leveren van informatie over het geleverde zorgzwaartepakket die gebruikt wordt om de hoogte van de eigen bijdrage vast te stellen. 6.2 Leveringsstatus In de migratie en tijdens conversieperiode worden volgens de conversieregels leveringsstatussen bepaald. Omdat hier algemene regels worden toegepast kan dit leiden tot niet geheel correcte informatie. Concreet zijn dit situaties waarin minder geleverd wordt dan is toegewezen en de leveringsstatus op in zorg is blijven staan. In het geval van minder leveren dan toegewezen zou een leveringsstatus slapend wachtend moeten worden opgenomen als de cliënt akkoord is met de levering, of actief wachtend als de cliënt gebruik wil maken van gehele toewijzing. Zolang de leveringsstatus niet expliciet is vastgesteld moet het zorgkantoor rekenen met actief wachtend als de begindatum zorg ligt in de afgelopen drie maanden en slapend wachtend als de begindatum zorg daarvoor ligt. AZR 3.0 Migratie en, versie /25

23 Bijlage 1 van Activiteitcode naar Zorgzwaartepakketcode Om een activiteitcode om te zetten naar een zorgzwaartepakketcode moeten in principe de laatste drie cijfers van de activiteitcode worden overgenomen. Er zijn echter enkele uitzonderingen die in de tabel hieronder zijn aangegeven. Deze uitzonderingen zijn er omdat in AZR 2.2 in de codering van een zorgzwaartepakket zowel inclusief als exclusief begeleiding is opgenomen. In AZR 3.0 komt deze begeleiding tot uitdrukking door het aan- of afwezig zijn van een aparte begeleidingsfunctie. Activiteitcode (AZR 2.2) Zorgzwaartepakketcode (AZR 3.0) AZR 3.0 Migratie en, versie /25

24 Bijlage 2 Proces Hieronder worden de processchema s getoond die horen bij de conversie van de AW33 (AZR 3.0 naar AZR 2.2) en de AW35/AW39 (AZR 2.2 naar AZR 3.0). Uitgangspunt is dat de zorgkantoren op de reguliere wijze de berichten aanleveren en ontvangen. Bij gebruik van de conversiemodule is er dan voor de aanbieders een extra stap, namelijk het uploaden van het te converteren bericht. Na de conversie zijn er een tweetal berichten te downloaden, namelijk een retourbericht (in de AZR-versie van het bericht) en een geconverteerd bericht. Daarnaast kan de conversiemodule ook inzage geven in de specifieke meldingen uit een retourbericht. AW33 AW33 (AZR 3.0) AW34 (AZR 3.0) AW33 (AZR 2.2) Retourbericht verzenden AW33 (AZR 2.2) verwerken AW34 (AZR 2.2) Weergave via -site AW34 bevat fouten ja Overleg ZA - ZK nee einde AZR 3.0 Migratie en, versie /25

25 AW35/AW39 AZR 3.0 Migratie en, versie /25