Certificaat vernieuwing. Oasen N.V. Rapport voor:

Transcriptie

1 Certificaat vernieuwing Rapport voor: Oasen N.V. LRQA referentie: RQA / 0028 Assessment datum: 19, 20, 21, 22 en 23 mei 2014 Assessment locatie: Gouda Assessment criteria: ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 Assessment team: Henk van der Wekken Marc Broeders Jaap van Nieuwkoop Ton Schoenmakers LRQA kantoor: Rotterdam

2 Inhoud 1. Management samenvatting Assessment samenvatting Constateringentabel open constateringen ISO 9001: Constateringentabel gesloten constateringen ISO 9001: Constateringentabel open constateringen ISO 14001:2004/ OHSAS 18001: Gesloten constateringentabel - ISO 14001:2004 / OHSAS Audit Programma/Plan Volgend bezoek details Assessment plan Certificaat gegevens Certificaat gegevens Certificaat gegevens Toelichting LRQA rapportage...56 Bijlagen Certificaten (concepten) Dit rapport is besproken met en geaccepteerd door: Name: Functie: Dhr. W. van der Meer Algemeen directeur Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 2 van 57

3 1. Management samenvatting Beoordelingsresultaat: Op 19, 20, 21, 22 en 23 mei 2014 is het geïntegreerde managementsysteem van Oasen N.V. te Gouda beoordeeld in het kader van de hercertificering tegen de ISO9001:2008, de ISO14001:2004 en de OHSAS18001:2007 standaarden. De SCCM interpretatiedocumenten van de ISO14001:2004 en de OHSAS180001:2007 (laatste versies) maakten integraal deel uit van de beoordeling. Binnen de kaders van de gehouden steekproeven zijn enkele afwijkingen ten opzichte van genoemde standaarden vastgesteld. Deze hebben geleid tot 1 minor non conformity report. Daarnaast konden niet alle openstaande minor non conformities worden gesloten. Zie hiervoor de constateringentabel. Uit de overlegde oorzaakanalyses, maatregelen en planning eveneens opgenomen in bijgevoegde constateringentabel is gebleken dat de geconstateerde tekortkomingen binnen de plantermijn zullen worden verholpen. Daarom kan de organisatie worden voorgedragen voor hercertificatie tegen de ISO9001:2008, de ISO14001:2004 en de OHSAS18001:2007. Tenslotte zijn er diverse punten van aandacht geformuleerd (zie hiertoe elders in deze rapportage). Continu verbeteren: Klanttevredenheid: Klanttevredenheid wordt gedegen in beeld gebracht. Ten opzicht van de benchmark zijn de scores stabiel en van niveau. Klachtenregistraties vinden gedegen plaats en er wordt afdoende op gereageerd. Klant en markt-processen zijn daarmee beheerst en leiden tot voldoende resultaat. Mate van behalen van de doelen: Organisatie heeft kwaliteits-, milieu- en arbodoelstellingen en kpi s geformuleerd (denk aan OLM (ondermaatse leveringsminuten), energie- en waterverbruik). Voorts heeft de organisatie diverse verbeterprojecten gedefinieerd (o.m. implementatie van projectmatig werken, kennisborging en ontsluiting, cultuur, onderhoud). Er worden aantoonbaar inspanningen verricht doelen te bereiken. De plan & controlcyclus waarin de directiebeoordeling is geïntegreerd - geeft hier inzicht in, als ook van de effectiviteit van het systeem. Gerealiseerde continue verbetering: De interne audits worden volgens planning uitgevoerd. Acties voortvloeiend uit de audits worden aantoonbaar opgevolgd. Oorzaakanalyse ter onderbouwing van corrigerende maatregelen is echter onvoldoende aantoonbaar (nieuwe minor non conformity). Een en ander is aantoonbaar in het overzicht Verbetermaatregelen. De audits leveren nuttige informatie op. Opmerkingen en afwijkingen die naar aanleiding van externe audits aan de orde komen worden serieus aangepakt (echter: zie nieuwe minor NC. Organisatie laat ambities zien ten aanzien van verbeteren. Voorbeelden: duurzaamheids/ MVO agenda, efficiencyverbeteringen, technologische ontwikkelingen (RO-techniek). Medewerkerstevredenheid heeft men in 2013 weten te verhogen naar cijfer 8,1 (in 2012 was dit 7,8). Procesbeheersing/ procesprestaties en productconformiteit: Goede beheersing van werkprocessen en goederenstromen. Productconformiteit kan worden afgemeten aan analyse van waterkwaliteit, het aantal klachten en kpi s als de OLM. Hierdoor zijn risico s (afbreuk, business,milieu, arbo) beheerst. Procesbeheersing en beheersing van milieuaspecten is aantoonbaar (o.m. uit procedures, instructies, training, keuring en onderhoud, verbetermaatregelen, registraties). Geen opzienbarende milieu-incidenten in Tijdens de rondgangen zijn binnen de reikwijdte van de steekproef geen tekortkomingen t.a.v. wettelijke eisen vastgesteld. Er vinden controlebezoeken plaats door het bevoegd gezag. Deze leiden zeer beperkt tot opmerkingen. In 2014 heeft er tot en met het eerste kwartaal één ongeval met verzuim plaats gevonden (val van trap ZHB met waterstofzuiger), vier ongevallen zonder verzuim en zijn er vier gevaarlijke situaties gerapporteerd. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 3 van 57

4 Aandachtsgebieden voor het senior management: Oplossen geformuleerde non conformities: - Milieuaspectenregistratie, inclusief significantietoetsing - Beoordeling van de naleving van wettelijke en andere eisen - Oorzaakanalyse ter onderbouwing van corrigerende maatregelen. Zie voor het overige de diverse aandachtspunten zoals verwoord elders in deze rapportage. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 4 van 57

5 2. Assessment samenvatting Introductie: Op 19, 20, 21, 22 en 23 mei 2014 heeft een audit van het geïntegreerde managementsysteem van Oasen N.V. plaatsgevonden. Het doel van deze audit is te evalueren in hoeverre het systeem voldoet aan de eisen, zodat Oasen N.V. kan worden voorgedragen voor hercertificering. Algemene auditinformatie: Organisatie: Oasen N.V., hoofdkantoor te Gouda, magazijn te Ridderkerk, zuiveringsstations te Ridderkerk, Lexmond, Kamerik, Bergambacht, Nieuw-Lekkerland, Krimpen aan de Lek en Langerak. Distributiecentra te Zwijndrecht en Hazerswoude. Scope ISO9001:2008: De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V. Scope ISO14001:2004: De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V. OHSAS18001:2007: Nacecodes: De productie, distributie en verkoop van drinkwater binnen het verzorgingsgebied van Oasen N.V Utilities - high EMS Utilities, water extraction and distribution medium OHS Light eng. and small scale proc medium risk Passend voor zowel de organisatie als voor het auditteam. LRQA logo s: Geen afwijkend logogebruik geconstateerd. Mandagen: Volgens contract uitgevoerd (14 mandagen). Richtlijn/ standaarden: ISO9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS1800:2007 en de richtlijnen SCCM Milieu en Arbo (versies februari 2013). Programma: zie bijgevoegd programma. Bij de openingsmeeting zijn dhr. W. van der Meer, de heer H. Ardesch, mevr. G. van der Zijl, dhr. M. Brandts, dhr. F. Heuckelbach, dhr. M. Knopper, mevr. E. Koster en mevr. D. van Vlaardingen aanwezig geweest. De close-out meeting was druk bezocht en daar waren onder meer dhr. W. van der Meer, mevr. G. van Zijl, dhr. M. Brandts, dhr. M. Knopper en mevr. E. Koster aanwezig. Assessor: Henk van der Wekken/ Jaap van Nieuwkoop/ Ton Schoenmakers Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 5 van 57

6 Assessment van: Directie Auditee(s): Dhr. W. van der Meer (Walter, algemeen directeur) Dhr. H. Ardesch (Henk, adjunct directeur) Mevr. G. van Zijl (Grietje, manager finance en control) Dhr. M. Brandts (Maarten- Jasper, hoofd KWM, a.i.) Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: beleid, doelstellingen, ontwikkelingen, kpi s, uitvoeringsprogramma s, middelen, communicatie, directiebeoordelingen, interne audits Informatiebronnen: Interview Beter dan mogelijk, IMJP Jaarplan 2013 en 2014 Bedrijfsbrede managementrapportage, maart 2014 RVC rapportage, Q Verbeterplan Oasen, mei 2014 Procedure Planning Control cyclus (P ) Oasen Duurzamer dan mogelijk, Milieubeleidsplan 2014 Compliance audit Oasen, verslag van bevindingen IL&T-audit, mei 2014 Evaluatie en conclusies: Op grond van hierboven genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld dat de aansturing van het geïntegreerde managementsysteem beheerst verloopt. Het geïntegreerde managementsysteem wordt goed onderhouden. Dit blijkt onder meer uit de directiebeoordeling die in een doorlopende cyclus geïntegreerd in de planning & controlcyclus plaatsvindt, de evaluatie van milieu- en arboaspecten en de interne audits. De directiebeoordeling (doorlopende cyclus) bevat alle te beoordelen elementen en er wordt op grond van de juiste input beoordeeld. De systematiek is daarmee volledig. De beoordelingen geven een voldoende beeld van de overwegingen ten aanzien van gestelde doelen en een goede doorkijk naar doelen voor de komende planperiode. Er zijn verbeterdoelstellingen (milieu, arbo, kwaliteit, waaronder terugdringen interne verliezen en energieverbruik) geformuleerd die voldoende aandacht krijgen en resultaten opleveren. Interne audits zijn uitgevoerd. Voldoende diepgang. Bevindingen worden aantoonbaar opgevolgd. De mate waarin wordt voldaan aan wettelijke en andere vereisten is weliswaar aantoonbaar vanuit diverse bronnen (onderhoudskalender, werkplekinspecties), de openstaande afwijking ten aanzien van de eigen beoordeling van de naleving van wettelijke en andere eisen (milieu en arbo) kon echter nog niet worden gesloten (aantoonbaarheid middels registraties, zie constateringentabellen zoals bijgevoegd). De evaluatie van klanttevredenheid verloopt conform vastgestelde werkwijze. De evaluatie is inhoudelijk voldoende effectief. Opleidingsbehoefte wordt geïdentificeerd, ook milieuaspecten-gerelateerd. Effectiviteit wordt beoordeeld in de jaarlijkse beoordelings/ functioneringsgesprekken. Conclusie is dat continue verbetering aantoonbaar is, processen t.a.v. de klanten goed worden gemanaged en wet- en regelgeving wordt nageleefd. Aandachtsgebieden: Geen Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 6 van 57

7 Assessment van: KWM Auditee(s): Dhr. M. Brandts (Maarten- Jasper, hoofd KWM, a.i.) Dhr. F. Heuckelbach (Fred, medewerker KWM, milieu) Mevr. E. Koster (Esther, medewerker KWM, Arbo) Dhr. M. Knopper (medewerker KWM, kwaliteit) Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: kwaliteitsaspecten, milieuaspecten, interne audits, registers (milieuaspecten en wettelijke en andere eisen), bevoegd gezag, milieuprestaties, openstaande constateringen Informatiebronnen: Interview KAM-systeem (via LiveLink) Overzicht Openstaande Verbetermaatregelen (ytd, year to date) Structuurplan informatievoorziening Procedure Beheer KAM handboek (P ) Procedure inzake onderhoud (P ) Procedure KAM bewaakte documenten Milieuaspecten- en effectenregister ytd (nieuwe format) Register wet- en regelgeving (25 april 2014) Actielijst vergunningen Milieuboekhouding 2013 Auditrapportages, divers Auditplan 2014 Incidenten meldingsformulier (f ) Evaluatie en conclusies: Ten aanzien van de opvolging van openstaande afwijkingen: deze worden geregistreerd (overzicht Verbetermaatregelen) en opgevolgd. Zie ook onder aandachtsgebieden voor een samenvatting van de evaluatie van de openstaande afwijkingen die tijdens de vorige externe audits zijn vastgesteld. Op basis van de hierboven genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld dat processen die samenhangen met (bij)sturing en beoordeling van het geïntegreerde managementsysteem voldoende effectief verlopen. Twee hiermee samenhangende non conformities (identificatie van milieuaspecten en beoordeling van de naleving van wettelijke en andere vereisten) konden echter nog niet worden gesloten. Ten aanzien van continu verbeteren en dan met name de definitie van passende corrigerende maatregelen naar aanleiding van afwijkingen (vanuit met name audits), is vastgesteld dat de methodiek onvoldoende is gebaseerd op de analyse van de oorzaken van afwijkingen. Dit blijkt onder meer uit het overzicht Verbetermaatregelen waarin geen expliciete aandacht is gegeven aan oorzaakanalyse. Deze vaststelling heeft geleid tot de definitie van een afwijking. Zie tabel constateringen ISO9001: HCW01. Planning interne audits is compleet en up to date. Registraties milieu volledig en actueel. Bieden gedegen sturingsinformatie. Conclusie: kwaliteit- en milieu- en arbomanagementinstrumenten (meting en monitoring KPI s, registers van milieuaspecten en wettelijke en andere eisen, interne auditplanning en uitvoering) zijn in de afgelopen maanden sterk verbeterd. De instrumenten worden waarneembaar effectiever en worden steeds beheerster ingezet. Goede voortgang ten aanzien van eerder vastgestelde minor NC s Aandachtsgebieden Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 7 van 57

8 Nieuwe minor NC: oorzaakanalyse bij afwijkingen die bij audits worden vastgesteld is onvoldoende aantoonbaar, waardoor passende corrigerende maatregelen niet op basis van oorzaken kunnen worden geïdentificeerd. De volgende minor non conformities zijn niet gesloten: OLD01 (geen procedure inzake de identificatie van milieuaspecten, onvoldoende significantietoets): inmiddels is er een procedure gesteld, inclusief methode voor significantiebepaling. Deze moeten nog worden uitgevoerd en geverifieerd. Conclusie: goede voortgang, goed plan van aanpak voor vervolg, nog niet gesloten MCB04, beoordelen van de naleving van (milieu en arbo) wet- en regelgeving. Vindt plaats middels de onderhoudskalender en de actielijst vergunningen, maar de vereiste registratie is nog niet beschikbaar. Wel afgesloten zijn: MCB05 (overzicht Structuurplan bevat de kwaliteitsregistraties, maar is niet compleet, niet alle kwaliteitsregistraties zijn geïdentificeerd en in het Structuurplan vermeld). Plan van aanpak ter verbetering is aantoonbaar. Structuurplan is geactualiseerd en aantoonbaar up to date MCB01 (status onderhoud is niet voldoende aantoonbaar). Procedure P is aangepast. Plan van aanpak ter verbetering is aantoonbaar. Binnen de steekproeven zijn geen onvolkomenheden meer vastgesteld MCB02 (kalibratie multimeter is verlopen). Aanpassingen zijn aangebracht in de organisatie van kalibratie (slimmere frequentie).verificatie van de effectiviteit van de maatregel (interne audit) heeft niet plaatsgevonden MCB01, keuring arbeidsmiddelen (NEN3140). Geen onvolkomenheden vastgesteld gedurende deze audit. Organisatie rondom de keuringen is gedegen. Mensen zijn opgeleid MCB03, actueel houden van informatie over wettelijke eisen en met name de onvoldoende communicatie daarover: is nu afdoende geregeld. Zie voor details t.a.v. de verificatie de constateringentabellen zoals bijgevoegd. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 8 van 57

9 Assessment van: Informatiemanagement Auditee(s): Mevr. D. Liefhebber (Diana, teamleider informatiemanagement) Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: procesbeheersing/ projectmatig werken, competentiemanagement, vaststellen eisen en behoeften (in ICT gerelateerde projecten), risico-analyse Informatiebronnen: Interview Procedure Informatiseren en automatiseren (o.m. de fase van vooronderzoek) Lijst Oasen ICT-projecten Business case HRM-systeem ( ) Project Enterprise project management) - projectdossier - stuurgroep EPM herdefinitie van scope (aug 2013) - evaluatie ( ) Project voortgang bewaking (.xls Rapportage voortgang ict-projecten) Risico-inventarisatie procesautomatisering 5 zuiveringsstations Resultaatprofiel 2014 Overleg (plenair en bila s, 4 wekelijks, notulen maart 2014 gezien) Evaluatie en conclusies: Op grond van genoemde informatiebronnen is vastgesteld dat de ICT-ontwikkelingsprojecten beheerst verlopen. Er is voldoende aandacht voor projectmatig werken, waarin vooronderzoek en risico-analyse bijdragen aan helder gedefinieerde uitgangspunten voor de projecten. Competentieprofielen van medewerkers zijn vastgesteld en er wordt aantoonbaar op gestuurd. Hiaten leiden tot het vaststellen van opleidingsbehoefte en tot opleidingsplanning. Er is sprake van oud zeer : projecten die zijn opgestart vóór implementatie van de huidige procedure. Bij deze projecten wordt bij onbevredigende voortgang de scope geherdefinieerd om alsnog beheersprofielen te kunnen vaststellen. Aandachtsgebieden Aandacht voor vastgestelde bevoegdheden (zijn de interne opdrachtgevers bevoegd voor wat betreft vast te stellen budgetten). Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 9 van 57

10 Assessment van: Productie, ZS De Hooge Boom Productie: ZS Lekkerkerk (S)PS Elzengors Onderwerpen en informatiebronnen: Auditee(s): Dhr. H. van Meel (Hans, Proces Operator) Dhr. S. Jagmohan (Shyam, Proces Operator) Dhr. P. van Velden (Patrick, Proces Operator) Dhr. J. Koster (Jaap, onderhoud) Dhr. H. Vos (Henk, onderhoud) Dhr. K. Zijderveld (Kees, teamleider productie Noord) Dhr. E. van der Weijde (Ernstjan, Proces Operator proefhal RO-opstelling) Dhr. K. van Iwaarden (Kees, Proces Operator) Dhr. W. de Bruin (Willem, teamleider Zuid) Onderwerpen: procesbeheersing, operationele beheersing van milieuaspecten, metingen en registraties, analyse, controle, onderhoud incl keuringen/ inspecties, storingen, management of change Informatiebronnen Interviews en rondgangen Onderzoeksdeelplan Fase 1 RO Kamerik (proof of principle) Onderhoudskalenders 2014 (beide locaties) Procedure uitvoeren reguliere onderhoudswerkzaamheden op productielocaties Aquaview Overschrijdingslijst Storingsrapportage april 2014/ logboek storingen Werkvergunningen (diverse gezien) Maandinspecties (mei 2014, beide locaties) Spoelwaterverliezen (registratie De Hooge Boom) Ingangscontrole zwavelzuur De Hooge Boom ( ) Certificering natronloogtanks (De Hooge Boom) RUD controle, april 2014 (De Hooge Boom) OPIR (Lekkerkerk) Incident vervuiling watervoerende pakketten Lekkerkerk Veiligheidsinformatiebladen (diverse gezien) Ontruimingsplattegronden MaRaps Overzicht DCP testen/ DCP proces (draaiboek calamiteiten proces) Stappenplan DPS Elzengors Aanwijzingentabel NEN3140 Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 10 van 57

11 Evaluatie en conclusies: Op grond van de hierboven genoemde informatiebronnen is vastgesteld dat de operationele beheersing voldoende is. Hetzelfde geldt voor de operationele beheersing van milieuaspecten. Kritische procesonderdelen zijn in beeld. Een programma ter beheersing (onderhoud en operatie) is in uitvoering. Kritische processen zijn daarmee aantoonbaar beheerst. Onderhoud verloopt beheerst en is up to date (minor NC ten aanzien van dit punt is gesloten). Registraties beheerst en up to date (o.m. onderhoud, lab, analyses). Corrigerende maatregelen aantoonbaar en effectief (bv n.a.v. overschrijdingen). Overschrijdingen snel in beeld. Goede opvolging. Aantoonbare melding indien noodzakelijk. Orde en netheid van hoog niveau (ook: beveiliging van hoog niveau). Kalibratieprogramma gedegen en effectief. Beheersing milieuaspecten van hoog niveau (faciliteiten, keuringen/ inspecties, onderhoud, registraties). Conclusie: productieprocessen verlopen beheerst. Procesparameters goed in beeld. Goede registraties. Onderhoud aantoonbaar in orde. Heldere KPI s, goede realisatie. Aandachtsgebieden: Management of change: tijdig aanvragen lozingsvergunning bij projecten (RO-proefopstelling De Hooge Boom). Storingsregistratie: niet volledig, geen heldere definitie van storing. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 11 van 57

12 Assessment van: Productie en onderhoud Auditee(s): Dhr. D. Hes (Dennis, hoofd) Dhr. K. Zijderveld (Kees, teamleider Noord) Dhr. B. Vonk (Bert, teamleider onderhoud) Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: doelen, kpi s, metingen, registraties/ rapportages, procesbeheersing, analyse, controle, onderhoud, storingen, opleidingen/ training, ontwikkelingen t.a.v. onderhoudsplanning en bewaking Informatiebronnen Interview Organisatieschema Productie IMJP (met name de par over Productie) Jaarplan 2014 Resultaatprofielen (Hoofd, teamleider en div medewerkers) Bedrijfsbrede rapportage Q MaRap maart 2014 Leveringsplan 2014 (4 jaar) Teamleidersoverleg (agenda) Overlegstructuur Evaluatie en conclusies: KPI s en doelen zijn vastgesteld. Er worden registraties bijgehouden om vast te stellen in hoeverre doelstellingen worden gerealiseerd. Er wordt over voortgang gerapporteerd. Kritische procesonderdelen zijn in beeld. Een programma ter beheersing (keuze t.a.v. type onderhoud) is in uitvoering en verder in ontwikkeling. Kritische processen zijn daarmee aantoonbaar beheerst. Onderhoud en kalibraties beheerst en up to date. Gezonde verhouding preventief/ curatief. Registraties beheerst en up to date (o.a. onderhoud, lab, analyses, storingen). Corrigerende maatregelen aantoonbaar en effectief (bv n.a.v. overschrijdingen). Overschrijdingen snel in beeld. Goede opvolging. Aantoonbare melding indien noodzakelijk. Interactie met reststoffenunie (slib) verloopt goed. DS-gehalten aantoonbaar, acties bij te lage DS in orde. Training en opleidingsprogramma onder meer op basis van competenties is volledig en draagt bij aan procesbeheersing. Effectiviteit wordt goed beoordeeld (functionerings/ beoordelingsgesprekken vinden plaats). Conclusie: productieprocessen verlopen beheerst. Procesparameters goed in beeld. Goede registraties. Onderhoud aantoonbaar in orde. Heldere KPI s, goede realisatie. Goede verbetermaatregelen t.a.v. onderhoud. Aandachtsgebieden: Management of change: meer accuratesse ten aanzien van vergunningencheck (RO-project Kamerik). Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 12 van 57

13 Assessment van: Nieuwbouw Productie Auditee(s): Dhr. D. Hes (Dennis, hoofd) Dhr. T. Wessels (Tiemen, teamleider) Dhr. H. (Henk, teamleider a.i.) Dhr. B. Postma (Bert, projectleider) Dhr. K. Prijn (Ken, projectleider) Onderwerpen en informatiebronnen: Onderwerpen: projectmatig werken, dossiervorming, milieuaspecten, wettelijke vereisten, sturing, procuraties, communicatie/ overleg, programma duurzaamheid, overdrachtsprotocol, waterkwaliteitsoverleg Informatiebronnen: Interviews Procedure nieuwbouw projecten Plannen en rapportages (Maraps, Projectdossiers (o.m. CO2-ontharding) - Business case Onderzoeksrapport Verslag stuurgroep 24 maart HAZOP s - P&ID s - Bestek (feb 2014) - Modellen (bijvoorbeeld Belletjesvanger en Block & bleed) - Omgevingsvergunning Geleideformulieren - Overdrachtsformulier Evaluatie en conclusies: Op basis van genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld binnen de reikwijdte van de steekproef dat de processen ten aanzien van de planning en uitvoering van nieuwbouwprojecten beheerst verlopen. Veel aandacht voor projectmatig werken ( IDOVUN, GOTIK ) en voor faseoverdracht. De methodiek is recent geïmplementeerd en nog in ontwikkeling. Verschillende stappen worden in de loop van 2014 nog aangescherpt. De beoordeelde dossiers zijn volledig en accuraat, bevoegdheden zijn helder gedefinieerd en aantoonbaar, fasedocumenten zijn beschikbaar zoals bedoeld. Aandachtsgebieden: De procedure met gebruikmaking van de geleidelijst is jong en moet zich uitkristalliseren. Aandacht voor uitgangspunt afspraak is afspraak blijft daarmee van belang. Overdrachtsprotocol en nazorgfase zijn nog niet beoordeeld in deze audit. Opvolgpunt. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 13 van 57

14 Assessment van: Distributie aansluitleidingen (engineer en Inspectie) Onderwerpen en informatiebronnen: Auditee(s): Dhr. B. Bouwman (Bas, teamleider assetmanagement en afdeling aansluitingen A.I.) Dhr. R. van Klaveren (Rob, teamleider bedrijfsvoering en afdeling inspectie A.I.) Dhr. H. Kruijt (Hans, Inspecteur) Dhr. W. Perdok (Wim, engineer aansluitingen) Onderwerpen: doelen en kpi s, klantcontact, operationele beheersing, ontwerp, toezicht, controle dossiervorming, milieuaspecten, wettelijke vereisten, communicatie/ overleg, Informatiebronnen: Interviews Jaarplan Aansluitingen en Inspectie Doelen Inspecties NEN1006 en Waterwerkenbladen Verslag tactisch overleg Oasen-Van Vulpen ( ) Dashboard aannemer Van Vulpen (Feb en Maart 2014) Resultaatprofiel 2014 Engineer Aansluitingen en Inspecteur Maraps Aansluitingen en Inspectie (dec 2011) Evaluatie en conclusies: Op basis van genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld binnen de reikwijdte van de steekproef dat de processen ten aanzien van de planning en uitvoering van aansluitingen en inspecties beheerst verlopen. Veel aandacht voor invloed aan de voorkant om problemen in de output te voorkomen. Hierdoor levert de opleveringsinspectie nog wel eens discussie op met aannemers. Wordt niet negatief ervaren (voorkomen is beter dan genezen). Belangrijke prestatie-indicator is klanttevredenheid. Deze wordt beoordeeld en er wordt aantoonbaar op gestuurd. Vakmanschap door ervaring als ook door training is gebleken uit zowel de interviews als ook uit de achtergronddossiers. Aandachtsgebieden: Geen. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 14 van 57

15 Assessment van: Mens&Organisatie/ HR JZ Finance Onderwerpen en informatiebronnen: Auditee(s): Mevr. G. Jans (Grietina, Manager HR) Mevr. N. Keijman (Nurol, medewerker HR) Mevr. A. Vermaat (Aleida, hoofd JZ) Dhr. J. Schmaal (Jeroen, manager Klant & Markt) Dhr. A. van Willigen (Arjan, teamleider finance) Mevr E. van Baal-Moerland (controller) Dhr. R. de Bruin (Richard, debiteuren/ crediteuren) Onderwerpen: doelen en kpi s, ontwikkelingen, opleidingen en opleidingenevaluatie, nieuwe en tijdelijke medewerkers, beoordelingsgesprekken, werving en selectie, financiële risico s, juridische risico s Informatiebronnen: Interview Jaarplan Oasen Jaarplan HR en JZ Afdelings MaRaps JZ en HR (Q1, 2014) Afdelingsrapportage Finance Bedrijfsbrede managementrapportage en Kwartaalrapportage RvC Auditplan 2014 Acties n.a.v. interne (proef) audits (HR) Actielijst JZ Inventarisatie nieuwe KAM-documenten KAM-procedures en formulieren (P.920.xxx, W920.xxx, P.690.xxx) Bewaakte documenten HR Overzicht updaten KAM documenten VCA certificering (p-dossier) Register wettelijke vereisten inclusief compliancetoets 2011 (exclusief compliance 2014) Procedure JZ Procedure P&C cyclus Overzicht interne controle 2011 Crediteuren en debiteuren administratie KPI s finance ( financieel gezond ) Taken en acties (finance) Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 15 van 57

16 Evaluatie en conclusies: Op basis van genoemde onderwerpen en informatiebronnen is vastgesteld binnen de reikwijdte van de steekproef dat de processen ten aanzien van de planning en uitvoering van HR, JZ en finance beheerst verlopen. De administratieve functies van HR, JZ en finance (identificatie, registratie en archivering van personeelsinformatie, juridische informatie en financiële informatie) verlopen kundig en beheerst. Ook beleidsvormende processen (p-beleid, planning & control, kennisborging/ ontsluiting) en uitvoerende functies verlopen beheerst en kundig. De diverse administraties geven met elkaar een volledig inzicht in opleidingsbehoefte, wettelijke kaders, financiële prestaties, gevolgde opleidingen en trainingen. Bij HR is expliciete aandacht voor opleidingsevaluatie geïntegreerd in de functionerings/ beoordelingscyclus. HR: jaarlijkse plangesprekken (beoordelings- en functioneringsgesprekken) vinden plaats. Geven goed beeld van behoefte en huidige functioneren. In de resultaatprofielen is aandacht voor competenties en gewenste ontwikkelingen. Prima sturing, oa via jaarplan en MaRaps. Heldere KPI s, aantoonbare performance. Conclusie: trainingen en opleidingen en de diverse p-processen verlopen beheerst. Hetzelfde geldt voor JZ-processen op alle vier de gedefineerde aandachtsgebieden en finance-processen mbt financiële risico s. Registraties en dossiers in orde. Aandachtsgebieden: Geen Assessor: Jaap van Nieuwkoop Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 16 van 57

17 Assessment van: Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord Distributiemagazijn (Ridderkerk) Onderwerpen en informatiebronnen: Auditee(s): K. Versloot (Groepsleider) D. Watrin (Planner) Rob den Uil (Groepsleider) Mw. B. Rietveld (admin. Medewerker) Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord Controles brandkranen en openbare tappunten, openstaande acties 2013, achterstallig onderhoud tappunten, leidingvervuiling, ondermaatse levering minuten (OLM), storingsmelding en oplossen van storingen, leidingplan. Distributiemagazijn (Ridderkerk) Voorraad chemisch afval, persoonlijke beschermingsmiddelen, veiligheidsbladen, traceren gebruikte materialen, materiaal uitgifte bonnen, voorraad beheer op basis van min-max voorraad, bestellingen artikelen, leveranciersklachten, oogspoelvloeistof, afvoer afval, materiaalverantwoording monteurs, inventarislijst, registratie gereedschap monteurs, retour materialen Evaluatie en conclusies: Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord Tot de werkzaamheden behoren de controle van brandkranen (1 x per 2 jaar) en de controle van openbare tappunten (1 x per 2 maanden). De gegevens worden in de database Diagis ingevoerd waarin per locatie een overzicht staat van de reeds uitgevoerde controles, de nog uit te voeren controles en de nog uit te voeren reparaties. Er is een vervangingsplan voor leidingen opgesteld. Storingen worden doorgaans direct verholpen. Na een klantmelding wordt de reparatie uitgevoerd, wordt er een watermonster genomen en als de analyse goed uitkomt wordt de opdracht gereed gemeld. Distributiemagazijn (Ridderkerk) Chemisch afval en benzine worden opgeslagen in twee aparte containers. Het is een wens om de kwaliteit van gebruikte materialen te kunnen traceren. Dit is thans nog niet mogelijk (bijv. tracering van PVC buis met datum fabricage, herkomst etc.) De magazijn voorraden worden keurig beheerd op basis van min-max voorraden. Bij overschrijding wordt automatisch nieuw materiaal besteld. Leveranciersklachten komen incidenteel voor. Er is een materiaalverantwoording voor monteurs. Verder is er een inventarislijst van materialen in de auto. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 17 van 57

18 Aandachtsgebieden: Distributie Bedrijfsvoering- Planning en Uitvoering Noord Niet altijd wordt onderhoud correct gereed gemeld in Diagis (zie de brandkranen in Gouda uit 2013 die met rode cirkels op de kaart staan aangegeven). Van deze brandkranen Is de onderhoudshistorie niet in Diagis gezet. Het kan ook voorkomen dat er een zwarte cirkel op de kaart staat (zie bijv. zwarte brandkraan 2213 in Gouda welke op is gecontroleerd en het gecontroleerde probleem is op verholpen, maar de opdracht is niet gereed gemeld. In dat geval zou de cirkel groen zijn. Ook worden storingen niet altijd gereed gemeld in Diagis (zie storing d.d op het Hazelaarsplein in Gouda). Beide voorbeelden leiden tot vervuiling van de database Distributiemagazijn (Ridderkerk) Chemisch afval wordt op correcte wijze in containers bewaard (bijv. reagent A of chloorgranulaat). De zwarte containers zijn echter niet gestickerd waardoor het lastig is achter de inhoud te komen omdat deze met zwarte viltstift op de container geschreven. Om bij oogletsel door chemicaliën snel in te kunnen grijpen is gesproken over de mogelijkheid om een fles oogspoelvloeistof bij de ingang van het magazijn te plaatsen. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 18 van 57

19 Assessment van: ZS Rodenhuis (Bergambacht) ZS De Steeg (Langerak) Onderwerpen en informatiebronnen: Auditee(s): J. Huisman (Operator) T.Havelaar (onderhoudsmonteur) A. Langerak (operator) ZS Rodenhuis (Bergambacht) Winputinspecties, DAWACO toepassing, monstername, labresultaten, overschrijdingsmeldingen, ontharding, bedexpansie metingen van der reactoren, persoonlijke beschermingsmiddelen, onderhoud, weekcontroles, preventief onderhoud, keuring hijsmiddelen, noodstroomvoorziening, s nachts werken aan storingen. ZS De Steeg (Langerak) ph en geleidbaarheidsmetingen ten behoeve van processturing, controles, houdbaarheid ijkvloeistoffen, instructies uit te voeren controles, ingangscontroles chemicaliën, persoonlijke beschermingsmiddelen (gasmasker), veiligheidsbladen, controle rondes, inspecties hijsmiddelen, elektrisch gereedschap en elektrische roldeuren, onderhoud rein waterkelders, rapportage bouwkundige inspecties. Evaluatie en conclusies: ZS Rodenhuis (Bergambacht) Winputten worden volgens schema geïnspecteerd. Er is een regeneratielijst 2014 (bijv. regeneratiegegevens SH-P01). Overschrijdingen worden direct gemeld (bijv. troebelheidsmeting). Tweeekelijks vindt er een waterkwaliteitoverleg plaats. Er worden weekcontroles uitgevoerd. Voor s nachts werken (bijv. bij storingen) is een persoonlijk alarmsysteem ingevoerd. ZS De Steeg (Langerak) ph meters en geleidbaarheidsmeters worden volgens voorschrift gecontroleerd en indien nodig gejusteerd. Bij levering van chemicaliën vindt een ingangscontrole plaats door controlemetingen in het lab te doen. Bij de ingangscontrole zijn veiligheidbladen aanwezig. Controle rondes worden correct uitgevoerd. Inspecties worden allen tijdig verricht. Rein waterkelders worden volgens voorschrift onderhouden. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 19 van 57

20 Aandachtsgebieden ZS Rodenhuis (Bergambacht) De veiligheidsbladen bij de entzandwasser hangen niet in het zicht. Bij drukke werkzaamheden worden de weekcontroles (zie januari en februari 2014) weleens overgeslagen. Daar er bij weekcontroles wel eens afwijkingen worden geconstateerd, is het een risico om weekcontroles over te slaan. ph meters worden gecontroleerd met bufferoplossingen van ph 4 en ph 7. De te meten ph waarden liggen in de buurt van 8.2. De meetwaarden liggen dus buiten het controlegebied. Beter is de meetwaarden in het controle gebied te kiezen. Er is een persoonlijk alarmsysteem bij s nacht werken, maar dit systeem wordt niet gebruikt. ZS De Steeg (Langerak) De werkinstructies M.ZST.OP-210 (ph meting) en M.ZST.OP-211 (EGV meting) houden onvoldoende rekening met het effect van de temperatuur op de ph en op de geleidbaarheid. Het te snel nemen van watermonsters uit de buis kan leiden tot een te groot temperatuurverschil tussen monster en buis meting en derhalve tot een onjuiste geleidbaarheidscorrectie. Ook bij ZS De Steeg worden de ph meters buiten het meetgebied gecontroleerd. Het is niet duidelijk waarom er geen verkorte veiligheidsinstructies hangen bij bijv. de opslag NaOH 25%. Van de bouwkundige inspectie van rein waterkelder RR04 uitgevoerd in 2013 door Movares is geen inspectierapport aantoonbaar. Form: MSBSF43000/ Report: RQA / May-14 Pagina 20 van 57