Gemeente Oegstgeest. Sociaal Jaarverslag. Afdeling BBO/P&O Juli 2011

Transcriptie

1 Gemeente Oegstgeest Sociaal Jaarverslag 2010 Afdeling BBO/P&O Juli 2011

2 Inhoudsopgave Woord vooraf 1. Ontwikkelingen DE ORGANISATIE Interne ontwikkelingen Externe ontwikkelingen Personeelsbeleid Opleiding en ontwikkeling van medewerkers Bedrijfssport De ondernemingsraad Het Arbobeleid RI&E Bedrijfszorgpakket Arbodienst Verzuim JAARVERSLAG VERTROUWENSPERSOON KENGETALLEN ZIEKTEVERZUIM Overzicht ziekteverzuim% naar soort Overzicht ziekteverzuim% naar geslacht Overzicht ziekteverzuim% naar leeftijd DE ORGANISATIE De formatie, bezetting en het verloop voor Mannen en vrouwen in % Voltijd en deeltijd in % Leeftijdsopbouw in percentages Dienstverband in aantallen Duur dienstverband in percentages Inschaling in percentages MOBILITEIT De instroom De uitstroom INHUUR SAMENVATTING Organigram Nawoord 15 2

3 Woord vooraf Voor u ligt het sociaal jaarverslag 2010 van de Gemeente Oegstgeest. Een verslag bedoeld om terug te kijken op de interne ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie die plaatsvonden in 2010 en wat dat sociaal en voor het personeelsbeleid heeft betekend. Intern stond 2010 vooral in het teken van het vertrek van de gemeentesecretaris, de totstandkoming van het Klant Contact Centrum en de installatie van een nieuw college. Maar ook extern speelde het een en ander dat invloed heeft of in de toekomst kan hebben op de interne organisatie. Naast de besluitvorming inzake Servicepunt71 is er in het voorjaar een nieuwe CAO afgesloten. Ook hebben de voorbereidende werkzaamheden inzake de transitie naar de BSGR en de regionale brandweer per 1 januari 2011 veel aandacht gevergd. In bijgaand verslag treft u tevens cijfermatige informatie aan die u inzicht kunnen geven in het personeelsbestand van de gemeentelijke organisatie. Oegstgeest, juli

4 1. Ontwikkelingen 1.1 De organisatie Interne ontwikkelingen Binnen de gemeente Oegstgeest hebben een aantal interne ontwikkelingen een belangrijke rol gespeeld. Deze paragraaf besteed aandacht aan de belangrijkste daarvan. Afdeling Publiekszaken (PUZA) In 2010 vonden er niet alleen organisatorische wijzigingen plaats maar ook heel zichtbare. Zo is in de loop van de zomer van 2010 de verbouwing van de centrale hal gerealiseerd. Met de verbouwing zijn nieuwe balies gerealiseerd voor de medewerkers van PUZA. Verder is er een nieuwe trouwzaal gekomen en hebben de GOA en de bodes nieuwe werkplekken. Geheel nieuw in het geheel is de inrichting van het TIP, het telefonisch informatie punt. Met de sluiting van het politie bureau heeft ook de politie zijn intrede gedaan in het gemeentehuis. Voor de afdeling PUZA is het echter niet alleen gebleven bij deze zichtbare wijzigingen. De werkwijze van PUZA is ook onderhanden genomen hetgeen heeft geresulteerd in nieuwe functiebeschrijvingen. Eind 2010 zijn de eerste medewerker belast met de nieuwe werkzaamheden. In 2011 zal deze reorganisatie worden afgerond. Management In de loop van 2010 heeft de gemeentesecretaris een lang gekoesterde wens in vervulling kunnen laten gaan, een wethouderschap in een (deel)gemeente van Amsterdam. De projectdirecteur dienstverlening, mr. C.M.M. Zwinkels, is belast met de werkzaamheden als waarnemend gemeentesecretaris. Verder is gestart met uitvoerige gesprekken om het nieuwe functieprofiel van de gemeentesecretaris op te stellen. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) De uitkomsten van het MTO in 2009 laten zien dat de oplopende werkdruk het centrale thema is. Afdelingshoofden hebben dit bevestigd in hun commentaren op het MTO. Vermoeidheidsverschijnselen en stress worden organisatiebreed zichtbaar. Reden voor de gemeentesecretaris om dit persoonlijk op te pakken en verbeterpunten/thema s te benoemen om te komen tot oplossingsrichtingen en een uitvoeringsplan. Een projectteam wordt ingericht, bestaande uit directielid Fred Smit, afdelingshoofd Pieter Wetters, OR-vertegenwoordiging Kerst Troost en Linda van de Geijn en de gemeentesecretaris Kees Zwinkels. Medewerkers worden o.a. middels de weblog van de gemeentesecretaris uitgenodigd over deze verbeterpunten/thema s te praten. Het projectteam is in december gestart met gesprekken met ca. 50 medewerkers over de ervaringen in hun eigen werksituatie, waaronder ook de collegeleden en de afdelingshoofden. Uitbesteding salarisadministratie bij gemeente Leiden Eind 2009 zijn er eerste voorbereidende stappen gezet in de uitbesteding van de salarisadministratie aan de gemeente Leiden is het eerste volledige jaar dat de administratie wordt uitgevoerd onder de vlag van Leiden. Dit kende zeker zijn aanloop problemen. Ondanks het feit dat beide gemeenten de CAR/UWO volgen zijn er toch vele lokale regelingen die anders zijn. Daarnaast zijn er in de eerste maanden verschillende salarisadministrateurs werkzaam geweest. Inmiddels wordt gewerkt met een vast kracht uit 4

5 Leiden. Hierdoor neemt het aantal fouten af gedurende het jaar, hetgeen ondermeer blijkt uit de interne controles dit in het jaar 2010 zijn gehouden Externe ontwikkelingen Verkiezingen In 2010 zijn er verkiezingen geweest voor de Tweede Kamer en voor de Gemeenteraad. Eén wethouder is afgetreden en twee nieuwe wethouders zijn aangetreden. De totale hoeveelheid aan fte wethouders is gelijk gebleven doordat de 2 fulltime wethouders parttime zijn gaan werken. Progressief Oegstgeest (PrO) en VVD vormen het college in Oegstgeest in de periode Nieuwe CAO In het voorjaar van 2010 zijn de werknemers en werkgeverspartijen er in geslaagd om een nieuwe CAO af te sluiten. Onderhandelingen hebben lang geduurd daar de CAO per 1 juni 2009 afliep. De nieuwe CAO is afgesloten voor een periode van 2 jaar. De meest in oog springende veranderingen zijn: -de ophoging van de eindejaaruitkering naar uiteindelijk 6% -eenmalige loonstijging die wordt uitgekeerd in een structurele loonstijging van 0,5% per 1 januari Besluitvorming SP71 In de loop van 2010 is er een definitief besluit genomen door de vier deelnemende gemeenten met betrekking tot servicepunt 71. De bedrijfsondersteunende processen als Inkoop, ICT en dan JZ, P&O, P&C gaan over naar SP71. Oegstgeest heeft er vooralsnog voor gekozen om facilitaire zaken niet over te zetten SP71. Transitie Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) Formeel is de BSGR per 1 januari 2011 van start gegaan. Van de gemeente Oegstgeest zijn 3 medewerkers overgegaan. In aanloop naar de datum van 1 januari 2011 hebben alle voorbereidende werkzaamheden plaatsgevonden die horen bij een dergelijke reorganisatie. Met name in het opstellen van een was-wordt lijst en het voeren van de plaatsingsgesprekken met de medewerkers is veel tijd gaan zitten. En met resultaat! Nagenoeg alle medewerkers van de nieuwe organisatie zitten op hun voorkeursfunctie of op een passende / geschikte functie. Transitie regionale brandweer Formeel is de Regionale brandweer Hollands-Midden per 1 januari 2011 van start gegaan. Van de gemeente Oegstgeest zijn 38 medewerkers (kantoormedewerkers en vrijwillige brandweer) overgegaan. Aangezien de transitiedatum met 1 jaar uitgesteld was is 2010 een jaar geweest waarin veel aandacht is gegaan naar zoveel als mogelijk duidelijkheid proberen te verschaffen aan medewerkers over het proces, het tijdpad en hun plek in de nieuwe organisatie. De overdracht van gegevens, benodigd voor zowel de salarisadministratie als voor het kunnen voeren van arbeidsvoorwaardelijke gesprekken heeft veel tijd en energie gekost. Bij de start van de nieuwe organisatie waren nagenoeg alle medewerkers geplaatst op een passende/geschikte functie. 1.2 Het personeelsbeleid Op het terrein van het personeelsbeleid is in 2010 de aandacht naar de onderstaande onderwerpen uitgegaan. 5

6 1.2.1 Opleiding en ontwikkeling van medewerkers Zoals ieder jaar is ook in 2010 gekeken naar de opleidingsbehoeften per medewerker. Dit is gebeurd naar aanleiding van de gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het opleidingsbudget is in 2010 volledig benut. Naast de individuele opleidingen is ook een drietal incompany trainingen uitgevoerd, te weten Projectmatig Werken door Schouten en Nelissen en Helder en Strategisch adviseren door Loo van t Eck. De senior beleidsadviseurs hebben de training Meesters in Management gevolgd Bedrijfssport In 2010 zijn diverse vormen van sport aangeboden aan de medewerkers onder aantrekkelijke voorwaarden. De mogelijkheden zijn zwemmen en stoelmassage. Met name de stoelmassage is als zeer positief ervaren. De animo voor banen zwemmen is in geringe mate toegenomen. Als gevolg van bezuinigingen en te weinig aanmeldingen is besloten om de Pilates lessen stop te zetten De Ondernemingsraad Er wordt op een open en constructieve wijze maandelijks overleg gevoerd tussen bestuurder en Ondernemingsraad. In 2010 vergden de samenwerkingsverbanden de meeste aandacht. Hierbij lag de nadruk op de ontwikkeling van het Shared Service Center, later hernoemt tot Servicepunt '71. Ook werd er veel aandacht geschonken aan het verloop van de regionalisering van de Brandweer en de Belastingsamenwerking. Hierbij werd door de OR onder andere goed gelet op de bescherming van de persoonsgegevens. Daarnaast werd ook veel gesproken over het MTO van 2009 en het vervolg dat eraan gegeven dient te worden. In maart werden de uitkomsten gepubliceerd en in oktober vonden de gesprekken met medewerkers plaats, opdat er een goede richting aan de oplossing voor de diverse problemen gegeven kon worden. Het grootste probleem blijkt de werkdruk van de medewerkers te zijn. Ter bescherming van de medewerkers is een lid van de OR bij alle gesprekken aanwezig geweest. Burgerzaken werd hernoemd tot Publiekszaken en daarmee werd de ontwikkeling van een Klant Contact Centrum ingezet. De bezuinigingen werden in maart 2010 al aangekondigd, oktober 2010 werden de doelstellingen concreet. De bezuinigingen, SSC, KCC en MTO zijn ontwikkelingen die duidelijk doorlopen in Deze zullen ook dan regelmatig onderwerp van gesprek blijven. 1.3 Het Arbobeleid Als de arbeidsomstandigheden goed geregeld zijn, heeft dat een positieve uitwerking op welzijn, tevredenheid en gezondheid van medewerkers. Andersom voorkomen goede arbeidsomstandigheden dat medewerkers door hun werk ziek of arbeidsongeschikt worden. Kortom: redenen genoeg voor de gemeente Oegstgeest om in de arbeidsomstandigheden van haar medewerkers te investeren. In 2010 gebeurde dat in het bijzonder door hierna beschreven maatregelen en activiteiten RI&E Binnen de gemeente Oegstgeest (gemeentehuis, brandweer en werf) is een Risico- Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. De gemeente is daarbij ondersteund door Achmea Vitalis in de persoon van de heer Key Poll. Onderdeel van de inventarisatie was een serie gesprekken met leidinggevenden en aansluitend een rondgang over de afdelingen om de werksituatie te bekijken. 6

7 Wat is een RI&E? Een RI&E is een inventarisatie van de risico's binnen een organisatie met betrekking tot de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemers. In de evaluatie wordt van mogelijke gevaren een risico-inschatting gemaakt, waarbij gekeken wordt naar de kans dat een gevaar zich voordoet, het effect dat het teweegbrengt en de frequentie waarmee werknemers aan het gevaar worden blootgesteld. Inventariseren, evalueren en dan? In de rapportage die wordt opgesteld nadat de RI&E heeft plaatsgehad is een Plan van Aanpak opgenomen waarin is aangegeven welke maatregelen de werkgever gaat nemen in verband met de geconstateerde risico's, en binnen welke termijn deze worden genomen. De leden van het DMT zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het Plan van Aanpak. Vanuit de concernstaf is een alternatieve ordening ten opzichte van de ordening die de heer Poll hanteerde gemaakt, op onderwerp in plaats van per afdeling. Daaraan is toegevoegd een Quickwinfactor die naarmate hij hoger is aangeeft dat het actiepunt makkelijk te realiseren is en een prioriteitsfactor, een afweging waarin de aspecten gevaar, veiligheid en werkomgeving werden beoordeeld. Enkele aandachtspunten die in de RI&E naar voren kwamen zijn: Beleid omtrent arbo actualiseren; Streven naar vermindering werkdruk; BHV plan actualiseren; Klimaatplan maken; Opnemen arbo aspecten in leeftijdsbewust personeelsbeleid; Voorlichting gebruik meubilair en beeldscherm Bedrijfszorgpakket In 2010 kon wederom worden deelgenomen aan het IZA bedrijfszorgpakket. Deelname aan dit pakket maakt een groot scala aan zorg toegankelijk voor de medewerkers op een laagdrempelige, kosteloze en snelle wijze. Dit alles met als doel om ziekteverzuim te voorkomen of te verkorten. Reeds in 2008 werd geconstateerd dat de mogelijkheden van het pakket weinig worden benut. Dit bleek ook het geval in 2010 ondanks dat vanuit het managementteam extra aandacht is besteed aan de geboden faciliteiten. Hierdoor is besloten in 2011 over te gaan op een ander contract met de IZA waardoor de kosten worden beperkt. De mogelijkheid om gebruik te maken van het bedrijfszorgpakket door de medewerker blijft echter bestaan. Met de accountmanager zijn besprekingen gestart om de inzet van het bedrijfszorgpakket en de ondersteuning door de Arbodienst beter in overeenstemming met elkaar te brengen Arbodienst Voor verzuimbegeleiding is in 2010 weer gebruik gemaakt van de diensten van de arbodienst MCS-Arbo. In 2010 is de dienstverlening door MCS-Arbo geëvalueerd ten behoeve van een nieuwe aanbesteding van het contract arbozorg in Dit heeft geleid tot een nieuwe offerteaanvraag in samenwerking met de inkoopadviseurs van Servicepunt71 i.o. In 2011 zal de keuze verder gaan met MCS-Arbo of een nieuwe arbodienst worden gemaakt. 7

8 1.3.4 Verzuim De gemeente Oegstgeest ligt met een ziekteverzuimpercentage van 5,71% (exclusief zwangerschap) over 2010 in lijn met het gemiddelde ziekteverzuimpercentage in de sector van 5,5% (Personeelsmonitor 2009). De ziekmeldingfrequentie was 1,98 en de gemiddelde ziekteverzuimduur van 10,82 dagen (beiden over 2010). In 2010 zijn de activiteiten op het gebied van verzuimpreventie voortgezet en faciliteiten zoals zwemmen, stoelmassage en het IZA Bedrijfszorgpakket zijn de medewerkers ter beschikking blijven staan al maken steeds minder medewerkers daar gebruik van. Zie voor meer ziekteverzuim gegevens hoofdstuk 2, kengetallen. 1.4 Jaarverslag vertrouwenspersoon In 2010 zijn 10 personen bij de beide vertrouwenspersonen geweest. De gesprekken gingen vooral over intimidatie, pesten, en gebrek aan erkenning. De eerste twee thema s horen bij de vertrouwenspersoon thuis, het laatste thema niet. Dat hoort meer bij P&O thuis. Als vertrouwenspersonen hebben wij de collega s die over dit thema kwamen praten daarop gewezen, maar het gesprek daarom niet afgekapt. In 2010 is één collega een klachtenprocedure gestart. De vertrouwenspersoon was daarbij ondersteunend voor deze collega. Volgens de huidige Regeling Vertrouwenspersoon Oegstgeest had de behandeling van de klacht (onderzoek doen naar de toedracht, voorstellen doen tot sancties) door de vertrouwenspersoon moeten gebeuren. In overleg met de gemeentesecretaris is geconstateerd dat dit niet past bij de ondersteunende rol van een vertrouwenspersoon. Daarom heeft de gemeentesecretaris de afhandeling van de klacht op zich genomen. Tevens was dit aanleiding om de huidige Regeling Vertrouwenspersoon op een aantal punten te gaan wijzigen. Dit voorstel zal in 2011 aan het college worden voorgelegd. 8

9 2. Kengetallen 2.1 Ziekteverzuim Collectieve 2010 verzuimgegevens Verzuim (percentage) 5,71 Meldingsfrequentie 1,98 Gemiddelde verzuimduur 10,82 (dagen) Onderstaande tabellen geven meer inzicht in het soort verzuim, de verdeling naar geslacht en het ziekteverzuimpercentage naar leeftijd over Overzicht ziekteverzuim% naar soort Kort Middellang Lang Ziekteverzuim% totaal 1,52% 1,11% 2,94% Ziekmeldingfrequentie 1,56 0,29 0,10 Gem. ziekteverzuimduur 3,56 13,83 123, Overzicht ziekteverzuim% naar geslacht M V Aantal personen 98,01 78,48 Ziekteverzuim% totaal 5,65% 5,51% Ziekmeldingfrequentie 1,77 2,20 Gem. ziekteverzuimduur 11,35 8, Overzicht ziekteverzuim% naar leeftijd Aantal personen 3,30 31,00 59,36 49,62 30,20 Ziekteverzuim% totaal 4,35% 4,95% 4,70% 5,00% 9,46% Ziekmeldingfrequentie 4,84 2,32 2,22 1,63 1,36 Gem. ziekteverzuimduur 3,28 7,57 7,55 11,18 23,18 9

10 2.2 De organisatie De formatie, bezetting en het verloop voor 2010 Formatie Formatie Bezetting Bezetting per per per per Ambtelijke organisatie Vrijwillige brandweer Leden van de raad Burgemeester en wethouders Uit dienst ,78 164,78 146,38 150, In dienst 2010 Arbeidsmarkt In 2010 vond ongeveer 13 procent van de zittende medewerkers een werkkring buiten de gemeente. Dit is iets hoger dan het percentage over 2009 (12%). Gelukkig hebben ook veel nieuwe medewerkers hun weg naar onze organisatie gevonden. In 2010 kende de organisatie een instroom van 18 nieuwe collega's (ongeveer 12%). In 2010 zijn de voorbereidingen getroffen voor de overgang van medewerkers naar de belastingsamenwerking (BSGR) en de regionale brandweer. In aanloop hier naar toe zijn vrijgekomen functies niet meer opgevuld met eigen medewerkers, maar met externen. Hierdoor is het gat tussen de formatie en de bezetting op groter dan op Mannen en vrouwen in % Geslacht 2010 Man 55% Vrouw 45% 55% van de afdeling is man vs. 45% vrouw Voltijd en deeltijd in % Soort dienstverband 2010 Voltijd 45% Deeltijd 55% M 87% V 13% M 29% V 71% Wat opvalt, is dat de vrouwelijke medewerkers in verhouding meer parttime werken dan de mannelijke medewerkers. 10

11 2.2.4 Leeftijdsopbouw in percentages Leeftijd 2010 % < 25 jaar 1,2% % jaar 21% % jaar 32% % jaar 29% % 55 jaar en > 21% Leeftijdopbouw is iets uit balans, 50% is ouder dan 45 jaar. Wat opvalt, is dat het aantal medewerkers jonger dan 25 jaar erg laag is. Een actie voor de komende jaren is het verjongen van het personeelsbestand Dienstverband in aantallen Dienstverband Mannen Vrouwen Totaal 0 tot 5 jaar tot 10 jaar tot 15 jaar tot 20 jaar tot 25 jaar tot 30 jaar tot 35 jaar tot 40 jaar tot 45 jaar Duur dienstverband in percentages Duur dienstverband 2010 % 0 5 jaar 53,3% % 5 10 jaar 21% % jaar 14,4% % jaar 6,5% % 30 jaar en > 4,8% De gemeente Oegstgeest kent een kort dienstverband. 53,3 % heeft een dienstverband van 0 to 5 jaar. 11

12 2.2.7 Inschaling in percentages Schaal ,6% 4 11,4% 5 8,9% 6 11,9% 7 12,5% 8 13,1% 9 19,6% 10 13,1% 11 3,6% 12 2,4% 13 2,4% 14 0,6% Meest voorkomende functieschaal is schaal 9, 19.6 %. Voor de functieschalen 4 t/m 9 is er een redelijk verticale doorstroom mogelijk. Doorstroom voor medewerkers in schaal 10 en hoger zal eerder buiten de organisatie moeten plaats vinden. 2.3 Mobiliteit De instroom In 2010 traden 18 nieuwe medewerkers in dienst. Instroompercentage 2010 Gemeente Oegstgeest 12% De uitstroom In 2010 gingen 19 medewerkers uit dienst. Uitstroompercentage 2010 Gemeente Oegstgeest 13% N.B. Peildatum is steeds en op basis van medewerkers met een aanstelling bij de gemeente Oegstgeest. Cijfers zijn exclusief burgemeester, brandweer, raadsleden, wethouders en frictiekosten. 2.4 Inhuur De kosten ten aanzien van inhuur derden over 2010 bedroegen , - Binnen de begroting was dekking voor een bedrag van , - en een gedeelte is opgevangen door een overschrijding op de loonkosten van , - Dit betekent dat geen dekking aanwezig was voor , - De overschrijding van het budget wordt veroorzaakt door: - transitiekosten overgang regionale brandweer en regionale belastingorganisatie; - bestuurlijke wens tot intensivering van beleid of uitvoering; - vervanging zieke collega's op sleutelposities. 12

13 2.5 Samenvatting Sterkte Zwakte Verdeling man/vrouw op de afdeling is goed. Redelijke doorgroeimogelijkheden functieschalen 3 t/m 9. Hoge uitstroom. Verhouding parttime/fulltime uit balans. Verdeling parttime/fulltime versus man/ vrouw is uit balans. Beperkte doorgroeimogelijkheden voor de functieschalen 10 en hoger. Kansen Aantrekken van medewerkers van <25 jaar Optimaliseren parttime/ fulltime. Optimaliseren parttime/fulltime versus man/vrouw. Uitstroom reduceren. Ziekteverzuim verlagen. Vanwege SP71 zijn er doorgroeimogelijkheden voor de functieschalen 10 en hoger. Bedreigingen Beperkte doorgroeimogelijkheden voor de functieschalen 10 en hoger in eigen organisatie. 13

14 3 Organigram

15 Nawoord In het jaar 2010 is veel aandacht geweest voor de overgang van medewerkers naar de BSGR, de Regionale brandweer Hollands-Midden en de besluitvorming betreffende de overgang in 2011 van een groot deel van het ondersteunende personeel naar het Servicepunt 71. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek zal zijn verdere uitwerking moeten krijgen in Daarbij zal de toenemende werkdruk veel aandacht moeten krijgen. In 2011 gaat de organisatie een samenwerkingsverband aan met een andere Arbo dienst, hierin wordt ook meegenomen een actievere sturing op het reduceren van het ziekteverzuim. Er zal in 2011 verder bezuinigd moeten worden op de personele kosten. De inhuur van derden zal verder moeten worden teruggebracht. Dit zal vragen om een creatieve benadering van de inzet van personeel en maatregelingen zoals versoepeling reglement overwerk, tijdelijke arbeidsduurverruiming en aanstellingen op projectbasis. Maar ook uitwisseling met andere gemeenten en het Servicepunt71 kan een middel zijn. Ten slotte vraagt de relatief hoge uitstroom aandacht van het management: Hoe profileert Oegstgeest zich als aantrekkelijke werkgever? En hoe behoudt de gemeente haar ( goede) personeel? Het accent zal naast de externe samenwerkingsverbanden, zeker ook liggen op het binden en boeien van personeel. 15