BESTUURLIJKE RAPPORTAGE

Transcriptie

1 BESTUURLIJKE RAPPORTAGE DOORWERKING AANBEVELINGEN REKENKAMERCOMMISSIE Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede Januari 2011 Versie 2.2

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Probleemstelling Onderzoek Rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG: Huren of kopen? De rol van de raad De uitwerking van de aanbevelingen door het college Onderzoek GRP: bestuurlijke informatie van ondergronds naar bovengronds De rol van de raad De uitwerking van de aanbevelingen door het college Kwaliteit van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie Conclusies en Voornemens De reactie van het college van Burgemeester en Wethouders Nawoord van de rekenkamercommissie Bijlage 1. Conclusies, aanbevelingen, reactie college en nawoord rekenkamercommissie uit het onderzoek Rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG: Huren of kopen? Bijlage 2. Conclusies, aanbevelingen, reactie van het college en nawoord van de rekenkamercommissie uit het onderzoek GRP: bestuurlijke informatie van ondergronds naar bovengronds

3 1. Inleiding De rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede verricht onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen. Achterliggend doel van dat onderzoek is een bijdrage te leveren aan de kaderstellende en controlerende taak van de raad en daarmee de positie van de raad in het duale stelsel te versterken. Dat betekent overigens niet dat de rekenkamercommissie in opdracht van de raad onderzoek verricht; de rekenkamercommissie is strikt onafhankelijk. Een ieder, burgers, maatschappelijke organisaties, maar ook raadsleden kunnen een voorstel voor onderzoek naar een bepaald onderwerp bij de rekenkamercommissie doen, maar de rekenkamercommissie is autonoom in haar keuze voor een onderwerp en aanpak van een onderzoek. Als regel leiden de onderzoeken van de rekenkamercommissie tot een aantal conclusies en aanbevelingen aan de raad en/of het college van B&W. De rekenkamercommissie functioneert inmiddels acht jaar en heeft een aantal onderzoeken afgerond. De rekenkamercommissie heeft zich de vraag gesteld in hoeverre nu de aanbevelingen uit eerder onderzoek effect hebben gehad, oftewel hebben raad en college deze aanbevelingen overgenomen en, zo ja, hoe heeft met name het college dat in de praktijk uitgewerkt. De rekenkamercommissie heeft daarvoor twee onderzoeken geselecteerd die al weer enige tijd geleden zijn afgerond te weten Rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG: Huren of kopen? (2004) en GRP: bestuurlijke informatie van ondergronds naar bovengronds (2007). In deze rapportage doet de rekenkamercommissie verslag van dit onderzoek waarbij op hoofdlijnen is nagegaan of de aanbevelingen zijn overgenomen en hoe zij in de praktijk zijn uitgewerkt. Hierna zijn eerst het doel, de vraagstelling en de aanpak van dit onderzoek beschreven. Daarna volgen twee hoofdstukken waarin per uitgevoerd onderzoek verslag wordt gedaan van hetgeen de rekenkamercommissie heeft geconstateerd. 3

4 2. Probleemstelling Doel van het onderzoek De Rekenkamercommissie wil met dit onderzoek nagaan in hoeverre de, op basis van haar onderzoeken, gedane aanbevelingen door de Raad zijn overgenomen en door het College van B&W zijn uitgevoerd. Daarnaast wil de Rekenkamercommissie met dit onderzoek inzicht krijgen in de effectiviteit van door haar uitgevoerde onderzoeken. Zij doet dit door in het onderzoek ook de kwaliteit en bruikbaarheid van de aanbevelingen te betrekken. Het onderzoek kent dus twee doelstellingen: - Inzicht geven in de mate waarin de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie opgevolgd zijn door de Raad en het College en de mate waarin het College (door de Raad aanvaarde aanbevelingen) in praktijk heeft gebracht. - Inzicht geven in de kwaliteit en bruikbaarheid van de geformuleerde aanbevelingen door de Rekenkamercommissie. Vraagstelling In hoeverre zijn de door de Raad overgenomen aanbevelingen van de Rekenkamercommissie door het College van B&W uitgevoerd, wat zijn verklaringen voor het niet (volledig) uitvoeren en wat is de kwaliteit en bruikbaarheid van de door de rekenkamercommissie geformuleerde aanbevelingen? Deelvragen Conclusies, aanbevelingen en raadsbehandeling Welke conclusies heeft de Rekenkamercommissie in haar onderzoeken getrokken? Welke aanbevelingen deed zij op basis van haar conclusies? Welke aanbevelingen zijn door de raad overgenomen, welke niet en wat zijn verklaringen voor het niet overnemen van de aanbevelingen door de raad? Hoe zijn de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie overgenomen (via een raadsvoorstel, motie amendement etc.)? Uitwerking aanbevelingen, stand van zaken Welke aanbevelingen zijn door het College van B&W uitgevoerd en welke niet en wat zijn verklaringen voor het niet (volledig) uitvoeren van de aanbevelingen? Heeft het College over de uitwerking van conclusies en aanbevelingen gerapporteerd aan de Raad? Kwaliteit aanbevelingen en verbeterpunten Rekenkamercommissie Wat was de kwaliteit van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie, mede gezien in het licht van de onderzoeksbevindingen en conclusies (gericht op de bruikbaarheid)? De rekenkamercommissie wil deze vragen beantwoorden voor twee eerder verrichte onderzoeken te weten Rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG: Huren of kopen? (2004) en GRP: bestuurlijke informatie van ondergronds naar bovengronds (2007). 4

5 Voor beide onderzoeken geldt dat een deel ervan is uitgevoerd door een extern bureau. Tijdens het eerstgenoemde onderzoek is door het bureau SGBO een tevredenheidsonderzoek onder de Wvg cliënten in Wijk bij Duurstede gehouden. Tijdens het onderzoek naar het GRP is voor de technische, inhoudelijke en financiële aspecten een beroep gedaan op DHV B.V. Aanpak van het onderzoek De Rekenkamercommissie heeft het onderzoek ingedeeld in de volgende fasen: Inventarisatie conclusies en aanbevelingen Op basis van het onderzoeksrapport, het raadsbesluit, en het verslag van de behandeling van het onderzoek in de raadscommissie en raad, wordt per onderzoek een overzicht gemaakt van: de conclusies; de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie; de toezeggingen van het college (zowel bij de bestuurlijke reactie als de raadsbehandeling) de aanbevelingen die de raad (bij raadsbesluit) overnam (evt. na wijziging); de aanbevelingen die de raad niet overnam; de wijze waarop het college al dan niet uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Analyse en Verwerking Op basis van de dossieranalyse en eventuele informatie uit de ambtelijke organisatie is per uitgevoerd onderzoek een korte rapportage opgesteld. De twee rapportages bevatten per aanbeveling stand van zaken en de eventuele toekomstige ontwikkelingen en zijn gebundeld in een feitenrapportage voor ambtelijk wederhoor aangeboden. Opstellen bestuurlijke nota Op basis van de feitenrapportages is een bestuurlijke nota opgesteld, met daarin de conclusies en aanbevelingen, die voor bestuurlijk wederhoor aan het college zijn aangeboden. Onderzoek kwaliteit aanbevelingen Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie wil separaat rapporteren over de kwaliteit van de in genoemde onderzoeken door haar geformuleerde aanbevelingen. Het oordeel zal gebaseerd worden op: een toets op de mate waarin de aanbevelingen specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden zijn geformuleerd; verklaringen in de dossiers of van de ambtelijke organisatie over het niet (volledig) nakomen van aanbevelingen (namelijk als die zijn terug te voeren op de kwaliteit van de aanbeveling). Hierna is per uitgevoerd onderzoek in hoofdstuk 3 respectievelijk 4 gerapporteerd over de rol van de raad wat heeft hij met de aanbevelingen gedaan - en over de wijze waarop het college de aanbevelingen heeft uitgewerkt. Hoofdstuk 5 bevat een korte evaluatie van een aantal aanbevelingen dat de rekenkamercommissie in de betreffende onderzoeken heeft gedaan. De conclusies en aanbevelingen uit de eerder uitgevoerde onderzoeken, de reacties van het college daarop en de nawoorden van de rekenkamercommissie zijn per onderzoek opgenomen in een bijlage; het betreft dus letterlijke citaten. 5

6 3. Onderzoek Rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG: Huren of kopen? 3.1. De rol van de raad Het rapport van de rekenkamercommissie is op 28 september 2004 door de raad besproken. De raad besluit het college te verzoeken zo spoedig mogelijk de informatie te verschaffen op basis waarvan de keuze kan worden gemaakt tussen huren dan wel kopen van rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de Wet Voorzieningen Gehandicapten en het college te verzoeken voor 1 januari 2005 met een plan van aanpak te komen voor de uitvoering van de overige aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Bijna een jaar later, op 24 juni 2005, stelt de heer Marchal, raadslid namens de PCG, het college de volgende vragen. 1. Neemt het college het advies uitgebracht door de rekenkamercommissie en overgenomen door de gemeenteraad wel serieus? (a.u.b. aangeven waaruit dat blijkt!)? 2. Waarom worden de aanbevelingen van de rekenkamercommissie pas ingebracht in het te doorlopen aanbestedingstraject voor of na de invoering van de WMO? Zou het niet verstandig zijn om juist met het oog op de WMO de aanbevelingen direct op te pakken? 3. Wanneer komt het plan van aanpak waartoe de gemeenteraad expliciet opdracht heeft gegeven? De toezegging is gedaan dat deze aanpak er voor 1 januari 2005 zou zijn. Waarom ligt dit plan er nog niet? Heeft het geen prioriteit? Het college antwoordt op de eerste vraag als volgt: Het college neemt het onderzoek en het daaruit voortvloeiende advies wel degelijk serieus ( ). Wij betreuren het dan ook ten zeerste dat de indruk gewekt zou zijn dat het advies niet serieus wordt genomen en bestrijden dit dan ook Overigens geeft het college niet aan waar een en ander dan uit blijkt. In het antwoord op de tweede vraag wijst het college er op dat de uitvoering van de WVG in regionaal verband is uitbesteed aan het CIZ en de rol van de centrumgemeente in dat geheel. Tevens geeft het college aan dat begin 2006, eveneens in regionaal verband, een (Europees) aanbestedingstraject voor hulpmiddelen zal plaats vinden waarbij informatie beschikbaar komt over de varianten huur respectievelijk koop. Het college vindt dat het geen toegevoegde waarde heeft nu al actie te ondernemen en dit kan ook niet regionaal afgedwongen worden. Op de derde vraag antwoordt het college het met de raad eens te zijn dat onder normale omstandigheden een plan van aanpak gemaakt zou moeten worden. Thans zitten we echter voor het dilemma dat door wijziging in de regelgeving door de komst van de WMO opnieuw een plan van aanpak ontwikkeld zou moeten worden. De door de rekenkamercommissie gesignaleerde aandachtspunten maken hier onderdeel van uit. Het college stelt dan ook voor de aanbevelingen van de rekenkamercommissie bij de implementatie van de WMO te betrekken. Op13 september 2005 is de beantwoording van de vragen door het college in de raad aan de orde. De heer Marchal (PCG) hoopt dat men nog scherp op het netvlies heeft wat er met de rolstoelen gebeurde. De beantwoording voldoet niet helemaal aan de wensen. Het blijft wat 6

7 vaag. De vraag is nu wanneer er wel iets komt waarop het college aanspreekbaar is met betrekking tot de rolstoelen en het raadsbesluit. Wanneer komt het beloofde plan van aanpak? De portefeuillehouder (Van Gelder) geeft aan dat de mening van het college ongewijzigd blijft. Wijk bij Duurstede maakt deel uit van een regionaal verband en kan zich niet onttrekken aan de afspraken die daar gemaakt worden. Hij verwijst naar de vaststelling van de Kadernotitie WMO. De volgende stap is het opstellen van een programmaplan en een beleidsplan. Hij citeert uit de handreiking van het ministerie. De belangrijkste opgave in het voorbereidingsjaar is het goed regelen van de overgang van nieuwe verantwoordelijkheden. Het college is van mening dat er geen sprake is van ontoelaatbaar uitstel. Het college wil dit combineren met de WMO. In 2006 stelt het college een notitie op waarin uitvoerig is nagegaan wat de voor- en nadelen van het huren dan wel kopen van hulpmiddelen in het kader van de WVG zijn. Het college komt om diverse redenen (regionale samenwerking, gezamenlijk depot) tot de conclusie dat koop de voorkeur verdient boven huur. De betreffende notitie is ter kennisneming aan de raad aangeboden. In regionaal verband heeft vervolgens een Europese aanbesteding van hulpmiddelen plaats gevonden. Er valt niet na te gaan of de raad op een later moment is nagegaan of de overige aanbevelingen van de rekenkamercommissie, en op welke wijze, hun weerslag hebben gevonden in het WMO-beleidsplan en/of WMO-programmaplan. In ieder geval vraagt de voorzitter van de rekenkamercommissie, de heer S. van Sligter, zich op 10 juli 2007 tijdens de voorbespreking over de rapportage over het GRP zich af welke vervolgstap de raad nu gaat zetten (..). De uitvoering van de aanbevelingen over de WVG moeten bijvoorbeeld nog steeds uitgevoerd worden De uitwerking van de aanbevelingen door het college De aanbevelingen van de rekenkamercommissie naar aanleiding van hoofdconclusie 1 (huren versus kopen) zijn door het college uitgewerkt in de hiervoor genoemde notitie. Deze heeft geleid tot de beslissing om de hulpmiddelen te kopen. Deze keuze is leidend geweest bij de aanbesteding in 2006 die er toe heeft geleid dat twee leveranciers zijn geselecteerd voor de levering van hulpmiddelen. Overigens kan de cliënt ook kiezen voor een Persoonsgebonden Budget (PGB) en zelf zijn leverancier kiezen. Aan de aanbevelingen naar aanleiding van hoofdconclusie 2 (inrichting administratieve organisatie) heeft het college deels uitvoering gegeven door middel van de bovengenoemde notitie en een Europees aanbestedingstraject met een aantal gemeenten in de regio. Het raadsvoorstel om tot aanbesteding over te gaan is beleidsmatig en financieel onderbouwd. Aan de aanbeveling betreffende de evaluatie van het raadsbesluit is uitwerking gegeven in het kader van de evaluatie van de WMO, zij het dat die op meer aspecten betrekking heeft dan hulpmiddelen. Sinds de invoering van de WMO heeft twee maal een evaluatie plaats gevonden. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie naar aanleiding van hoofdconclusie 3 (de relatie met de cliënt) hebben hun beslag gekregen binnen de uitvoering van de WMO, onder andere het WMO-loket. Daarnaast is er de WMO-raad die onder andere de belangen van de cliënten behartigt. Klachten over het functioneren van het WMO-loket (een gemeentelijke verantwoordelijkheid) kunnen cliënten richten aan de gemeentelijke klachtencoördinator. 7

8 Via het WMO-loket het laatste zijn brochures beschikbaar. Er is een cliëntvolgsysteem in gebruik (Zorgned) waarmee contacten met cliënten worden bijgehouden en er is ten minste 1 keer per jaar direct persoonlijk contact met de cliënten. Met cliënten die voor de eerste keer van een hulpmiddel, of een ander hulpmiddel, gebruik moeten maken wordt na 2 a 3 maanden contact opgenomen om na te gaan wat de ervaringen/opmerkingen van de gebruiker zijn. Indien het hulpmiddel zonder logische/geldige reden niet wordt gebruikt dan gaat het retour naar het depot en wordt opnieuw verstrekt. De door de rekenkamercommissie gedane aanbeveling over de coördinatie tussen allerlei betrokken partijen (cliënt, indicatieorgaan, leverancier, gemeente) is een gemeentelijke verantwoordelijkheid en is in de praktijk wat Wijk bij Duurstede betreft vooral een taak van het WMO-loket. Het college heeft de raad niet per afzonderlijke aanbeveling gerapporteerd of en op welke wijze de aanbevelingen zijn uitgewerkt. Wel is in de notitie Huren of kopen uit 2006 expliciet aangegeven dat deze een gevolg is van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Het college heeft tevens aangegeven (zie hiervoor) de aanbevelingen van de rekenkamercommissie te betrekken bij de uitvoering van de WMO. Dat is op hoofdlijnen met alle aanbevelingen gebeurd. 8

9 4. Onderzoek GRP: bestuurlijke informatie van ondergronds naar bovengronds 4.1. De rol van de raad De rapportage van de rekenkamercommissie is in eerste instantie besproken tijdens een voorbespreking op 10 juli Daar zijn met name het voorkomen van kostenoverschrijdingen, de informatievoorziening aan (meer en frequenter rapporteren) en controle door de raad aan de orde. Algemeen is men van oordeel dat het college de aanbevelingen van de rekenkamercommissie dient over te nemen. Van de zijde van de PCG en VVD wordt voorts aangegeven dat moties met een dergelijke strekking in voorbereiding zijn, in te dienen in september. Tijdens de raadsvergadering van 18 september 2007 dienen CDA, GrL, VVD en PCG een motie in waarbij de raad het college wat betreft het GRP het volgende opdraagt: - de aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen; - dat aan het GRP III een gedegen evaluatie van het GRP II ten grondslag ligt; - de financiële onderbouwing van de huidige en toekomstige investeringen opnieuw door te rekenen en een haalbare planning op te stellen; - in het nieuwe GRP de gemeenteraad meerdere scenario s voor te leggen zodat deze zelf de keuzes kan maken; - bij het opstellen van het GRP III meer aandacht te schenken aan de leesbaarheid van het rapport en complexe onderwerpen beter te vertalen naar leesbare, onderbouwde en begrijpelijke voorstellen; - in het GRP meetbare doelen duidelijker te omschrijven; - de gemeenteraad twee keer per jaar te informeren door middel van separate financiële rapportages; - bij herziene ramingen de gemeenteraad de nieuwe budgetten vast te laten stellen; - tijdig te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van riolering zoals de regenwaterproblematiek. De motie leidt nauwelijks tot enige discussie in de raad en wordt met algemene stemmen aanvaard. Voor de raadsvergadering van 29 januari 2008 is een financiële rapportage van het college over het GRP II geagendeerd. De fractie van de VVD dient een amendement in op het in de rapportage opgenomen voorstel en verzoekt het college In overeenstemming met de aangenomen motie van 18 september 2007, de gemeenteraad twee keer per jaar door middel van separate financiële rapportages bij de voor- en de najaarsnota te informeren over de financiële en de feitelijke voortgang van de uitvoering van het GRP II en bij herziene ramingen de gemeenteraad de nieuwe budgetten te laten vaststellen. Na enige discussie en na een toezegging van de portefeuillehouder om de raad een notitie te sturen, waarin is aangegeven hoe de raad te informeren bij wijzigingen in deelbudgetten, verwerpt de raad het amendement en gaat akkoord met het collegevoorstel. 9

10 4.2. De uitwerking van de aanbevelingen door het college In zijn reactie op het rapport van de rekenkamercommissie geeft het college aan de aanbevelingen op hoofdlijnen over te nemen. Daarnaast heeft de raad het college bij motie opgedragen een aantal aanbevelingen over te nemen. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie zijn betrokken bij het opstellen van het GRP III waarmee begin 2008 is gestart en dat op 29 september door de raad is vastgesteld. Aan de financieel-boekhoudkundige aanbeveling is uitvoering gegeven bij het opstellen van het GRP 3 waarvoor investeringen zijn doorgerekend en waarbij de contante waardemethode is toegepast. Ten behoeve van de begroting vindt verder jaarlijks een doorrekening plaats met het oog op de raming van de kosten voor aanleg (investeringsplan) en onderhoud (beheersbegroting) van de riolering. De technisch-inhoudelijk aanbevelingen van de rekenkamercommissie betreffen de planning van de uitvoering en de spreiding van kennis van het GRP. De planning van aanleg en onderhoud van riolering wordt regelmatig bijgesteld afhankelijk van de staat van onderhoud van het riool en eventueel gepland wegonderhoud. Het laatste vanwege het streven om werkzaamheden (aanleg en/of onderhoud) aan het riool zoveel mogelijk te doen samenvallen met wegonderhoud. Dat scheelt kosten en geeft minder hinder voor de weggebruikers. Het combineren van werkzaamheden was overigens een van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Gepland onderhoud en aanleg van riolering in een gegeven jaar worden met ingang van 2011 opgenomen in een jaarplan in samenhang met onder meer het onderhoud aan wegen. Een en ander als onderdeel van het Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR). De aanbeveling over de spreiding van kennis over het GRP is opgevolgd door het voorstel extra formatie, het betreft 0,5 fte., beschikbaar te stellen wat medio 2010 is geëffectueerd waardoor intern de kennis over het GRP over meerdere medewerkers wordt gespreid. Daarnaast wordt er op initiatief van de provincie een onderzoek gedaan naar regionale samenwerking tussen het waterschap en de gemeenten onder andere wat betreft het monitoren van overstort. De rekenkamercommissie heeft een aantal aanbevelingen aan de raad gedaan onder de noemer bestuurlijk-vooraf respectievelijk bestuurlijk-tijdens. Zij betreffen vooral het stimuleren van het college op een aantal punten, zoals onder andere het formuleren van meetbare doelen/normen, het anticiperen op nieuwe wet- en regelgeving, het vertalen van complexe onderwerpen in leesbare, onderbouwde en begrijpelijke voorstellen. Het college heeft een aantal van deze aanbevelingen in het GRP III verwerkt en in de rapportages over de voortgang van het GRP III. Het betreft de volgende punten: - Het GRP III bevat aan het begin een bondige samenvatting van het lijvige plan waarin alle aspecten van het GRP III op hoofdlijnen aan de orde komen; en complex onderwerp is hier in ieder geval overzichtelijk gepresenteerd en onderbouwd. - Het GRP III bevat een evaluatie van het GRP II waarin tevens de hoofdconclusies uit het onderzoek van de rekenkamercommissie zijn vermeld. 10

11 - Doelstellingen zijn in het GRP III voor een deel geconcretiseerd in functionele eisen en maatstaven, als bijlage 6 bij het GRP III. Deze betreffen vooral technische eisen met betrekking tot capaciteit e.d. De concrete planning van onderhoud en vervanging wordt jaarlijks opgesteld en herzien. In die zin zijn doelen beter meetbaar en controleerbaar. - In het GRP III is ook de gemeentelijke zorgplicht voor stedelijk grondwater en het hemelwater uitgewerkt met het oog op gewijzigde regelgeving met ingang van 1 januari Een uitwerking daarvan is de zogenaamde ontvlechting; gescheiden stelsel voor de afvoer van afval- en hemelwater. - Hiervoor is al aangegeven dat in de toekomst werkzaamheden aan de riolering zoveel mogelijk in combinatie met wegwerkzaamheden zullen plaats vinden. - Aan de aanbeveling van de rekenkamercommissie het college te stimuleren meerdere scenario s te presenteren is in het GRP III geen gevolg gegeven. Wel heeft het college tijdens het opstellen van het GRP III de raad een aantal beleidskeuzes voorgelegd die tijdens de voorbespreking van 24 maart 2009 en raadsvergadering van 14 april van dat jaar aan de orde zijn. Belangrijk punt van discussie is daarbij de mogelijke differentiatie in het tarief van de rioolheffing en de onderbouwing daarvan. - In het GRP III is een onderbouwing opgenomen van de gemeentelijke keuze voor één rioolheffing en een opgave van de ontwikkeling daarvan. De aanbevelingen bestuurlijk-tijdens hebben geresulteerd in enkele aparte voortgangsrapportages over het GRP aan de raad. Daarnaast vindt verantwoording van met name de financiele aspecten van het GRP III plaats in de voor- en najaarsnota, de begroting en de rekening. Vooralsnog is het de rekenkamercommissie niet gebleken dat de raad van mening is dat deze verantwoordingsinformatie onvoldoende, onsamenhangend, fragmentarisch is of anderszins niet aan de verwachtingen of eisen van de raad voldoet. De aanbevelingen bestuurlijk-achteraf die de rekenkamercommissie naar aanleiding van dit onderzoek heeft geformuleerd hebben een veel bredere strekking dan het GRP II. Zij zijn gericht aan de raad, en naar mag worden aangenomen, ook aan het college. Of, en op welke wijze deze aanbevelingen nader zijn uitgewerkt, vraagt een ander en breder type onderzoek dan het huidige, zo de uitwerking van die aanbevelingen al te onderzoeken is. Het college heeft de raad niet afzonderlijk per aanbeveling geïnformeerd over de wijze waarop de aanbevelingen zijn uitgewerkt. In het GRP III zijn op hoofdlijnen de aanbevelingen van de rekenkamercommissie terug te vinden. Tijdens de bespreking van het GRP III in de raad -en in een eerder stadium tijdens de raadsbehandeling van de beleidskeuzes- bleek echter wel dat een deel van de raad waar het de keuzemogelijkheden en de financiële onderbouwing betrof, van mening was dat deze niet voldoende duidelijk en inzichtelijk waren. 11

12 5 Kwaliteit van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie Wat betreft de kwaliteit van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie is op te merken dat zij, een uitzondering daargelaten, een relatie hebben met de conclusies van het onderzoek. De aanbevelingen uit beide onderzoeken zijn integraal door de raad overgenomen en het college heeft van de raad opdracht gekregen de aanbevelingen over te nemen, en dus, uit te voeren. In de opvatting van de raad waren de aanbevelingen acceptabel en haalbaar. De constatering is op zijn plaats dat de aanbevelingen in de regel de hoofdlijnen betreffen en globaal van aard zijn. Dit geeft de raad en het college ruimte bij de praktische uitwerking van de aanbevelingen, zo zij die al over hebben genomen. De aanbevelingen bevatten geen gedetailleerde instructies om op specifieke onderdelen in het bedrijfsproces, de beleidsontwikkeling en besluitvorming zaken anders te doen. Veeleer worden raad en college tot verbetering aangespoord van bijvoorbeeld de administratieve organisatie; op welk onderdeel en op welke wijze laat de rekenkamercommissie in het midden. Of om een specifieke aanbeveling m.b.t. het onderzoek naar het G.R.P. te noemen: spreid de kennis met betrekking tot het GRP; welke onderdelen het betreft, hoe die kennis moet worden gespreid en op welk moment en over hoeveel personen geeft de rekenkamercommissie niet aan. De rekenkamercommissie doet aanbevelingen op hoofdlijnen en draagt zo bij aan kaderstelling op hoofdlijnen. De wijze waarop de aanbevelingen zijn geformuleerd maakt het lastig na te gaan op welke wijze de aanbevelingen nu precies zijn uitgewerkt en of dat is gebeurd zoals de rekenkamercommissie het bedoeld had. De aanbevelingen zijn in weinig meetbare termen geformuleerd. Hetzelfde kan worden gezegd over termijnen waarop aanbevelingen gerealiseerd moeten zijn. Aan geen enkele aanbeveling verbindt de rekenkamercommissie een tijdslimiet in de zin van laat binnen 4 maanden een nieuwe planning opstellen. Overigens heeft ook de raad geen termijnen verbonden aan de uitvoering van de aanbevelingen door het college. Een en ander neemt niet weg dat zowel ten aanzien van de WVG-hulpmiddelen als het GRP de aanbevelingen van de rekenkamercommissie via allerhande beleidsdocumenten zijn uitgewerkt en hun effect hebben op de uitvoering. 12

13 6. Conclusies en Voornemens De rekenkamercommissie heeft met betrekking tot de rol van de raad en het college bij de uitwerking van de gedane aanbevelingen de volgende conclusies geformuleerd. In tegenstelling tot eerdere onderzoeken doet de commissie geen aanbevelingen aan raad en/of college, maar zijn de conclusies veeleer aanleiding voor de commissie om in de toekomst aanbevelingen anders te formuleren en hun uitwerking jaarlijks en systematisch te volgen. 1. De raad heeft de aanbevelingen, die de rekenkamercommissie naar aanleiding van de twee uitgevoerde onderzoeken heeft geformuleerd, integraal overgenomen, maar niet aangevuld of van een tijdslimiet voorzien. De rekenkamercommissie streeft er naar haar aanbevelingen in de toekomst meer SMART te formuleren. De rekenkamercommissie zal in de toekomst zo mogelijk aangeven op welke termijn aanbevelingen kunnen zijn gerealiseerd. De rekenkamercommissie zal in de toekomst twee jaar na afronding van een onderzoek nagaan of, en op welk moment, het college de aanbevelingen heeft overgenomen en op welke manier zij zijn uitgewerkt. De rekenkamercommissie zal deze activiteit opnemen in haar jaarplanning. 2. Het college heeft, in ieder geval op hoofdlijnen, de gedane aanbevelingen betrokken bij de voorbereiding van het WMO-beleid en het opstellen van het GRP III. 3. Er valt niet na te gaan welke aanbeveling, waar, op welk moment en op welke wijze zijn beslag heeft gekregen; veerleer zijn de aanbevelingen onderdeel van de input van het beleidsproces waarbij pas in de plannen of in de uitvoeringspraktijk is te constateren dat zij (deels) effect hebben gehad. De rekenkamercommissie zal in de toekomst aangeven welk effect zij van het realiseren van een aanbeveling verwacht, met het oog op de hiervoor genoemde effectmeting na twee jaar. 4. Het college heeft de rekenkamercommissie niet actief geïnformeerd over de wijze waarop het de aanbevelingen van de rekenkamercommissie heeft uitgewerkt Ook is de rekenkamercommissie zelf niet actief nagegaan hoe het college met haar aanbevelingen is omgegaan. 2 De rekenkamercommissie zal daarom in de toekomst het college een half jaar na afronding van een onderzoek verzoeken aan te geven of, en op welke wijze, gedane aanbevelingen zijn overgenomen. Conclusies met betrekking tot de kwaliteit van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie concludeert dat haar in eerdere onderzoeken gedane aanbevelingen overwegend globaal van aard en weinig specifiek zijn. Over de samenhang tussen de kwaliteit 1 Zie de opmerking van de toenmalige voorzitter van de commissie op pagina 7 van deze rapportage. 2 Idem. 13

14 van de aanbevelingen en de wijze waarop het college deze heeft uitgewerkt is dan ook nauwelijks een conclusie te formuleren. 14

15 7. De reactie van het college van Burgemeester en Wethouders 15

16 16

17 8. Nawoord van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is het college erkentelijk voor zijn reactie op haar rapportage over het onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen die zij in voorgaande jaren heeft gedaan. Het college geeft aan zich volledig te kunnen vinden in de conclusies en aanbevelingen van de commissie. Wat betreft het voornemen van de commissie om jaarlijks en systematisch na te gaan hoe raad en college omgaan met de aanbevelingen van de commissie, onder andere door het college een half jaar na afronding van het onderzoek te verzoeken haar daarover te informeren, stelt het college een termijn van een jaar voor. In de opvatting van het college geldt voor de meeste onderwerpen die de rekenkamercommissie onderzoekt dat een half jaar te kort is om de doorwerking van gedane aanbevelingen echt vast te kunnen stellen. Voorop zij gesteld dat de rekenkamercommissie met het genoemde voornemen niet een uitvoerige rapportage van het college voor ogen stond; veeleer een beknopte puntsgewijze opsomming van de stand van zaken en de voorziene voortgang. Waar het om gaat is dat de raad op de hoogte blijft van de uitwerking van de gedane aanbevelingen en de rekenkamercommissie dat bewaakt. De rekenkamercommissie kan zich dan ook vinden in de termijn van een jaar. De rekenkamercommissie is wel van mening dat, gelet op haar functie om de raad bij zijn kaderstellende en controlerende taak te ondersteunen, de raad zelf op dit punt van geval tot geval aan moet geven op welke termijn hij door het college over de voortgang wil worden geinformeerd. 17

18 Bijlage 1. Conclusies, aanbevelingen, reactie college en nawoord rekenkamercommissie uit het onderzoek Rolstoelen en andere vervoermiddelen in het kader van de WVG: Huren of kopen? De conclusies en aanbevelingen De conclusies en aanbevelingen die de rekenkamercommissie in 2004 op grond van haar onderzoek heeft geformuleerd zijn hierna integraal weergegeven, evenals de reactie van het college en het nawoord van de rekenkamercommissie. Hoofdconclusie 1: keuze kopen of huren Of kopen inderdaad goedkoper is dan huren, zoals eerder is gesteld in het raadsvoorstel, is niet te onderbouwen. Daarnaast is noch de gemeente, noch het RIO, voldoende ingericht voor een verantwoorde beheerorganisatie. Mede hierdoor en het grote aantal betrokken organisaties heeft de gemeente geen grip op het proces en ook te weinig informatie om te kunnen (bij)sturen. Aanbevelingen m.b.t. hoofdconclusie 1 1. De gemeenteraad kan zich afvragen of het in eigendom houden van rolstoelen en dergelijke (al dan niet uitbesteed) een kerntaak is voor de gemeente. De raad zou een keuze moeten maken tussen: b. verstrekker van de middelen (WVG / Voorzieningenboek) en het risico bij de leverancier laten liggen (huren) of c. tevens de verantwoordelijkheid dragen van het beheer (eigendom) van de desbetreffende voorziening (kopen). In dit geval dient dan een adequate beheerorganisatie te worden opgericht. Indien daarbij meerdere organisaties zijn betrokken, dienen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk te worden omschreven, toegewezen en gecontroleerd. De gemeente is eindverantwoordelijk. Deze keuze dient te worden gemaakt op basis van vergelijkbare offertes van dezelfde leverancier voor kopen enerzijds en huren anderzijds. 2. Deze keuze moet richtinggevend zijn voor de nieuwe aanbesteding. 3. Bij de aanbesteding moet worden meegewogen of een uitbreiding van mogelijke leveranciers voor de cliënt en voor de gemeente betere perspectieven biedt. Hoofdconclusie 2: inrichting administratieve organisatie In 1998 heeft de raad, op voorstel van het college, een besluit genomen op grond van een vermeend financieel voordeel. Er is door de raad geen aandacht besteed aan het gebrek aan solide onderbouwing van dat voordeel. Nadat het besluit is genomen is dit uitgevoerd maar er is door het college nooit geëvalueerd of de aanname ook correct was. Er is ook nooit om een evaluatie gevraagd door de raad. Tenslotte leveren de jaarverslagen te weinig kengetallen om de uitvoering te kunnen volgen en controleren. Aanbevelingen m.b.t. hoofdconclusie 2 1. Een raadsbesluit dient altijd gepaard te gaan van een solide, controleerbare, onderbouwing. 2. Raadsbesluiten waarmee financiële middelen beschikbaar worden gesteld dienen altijd geevalueerd te worden. Wij bevelen het college aan bij het maken van het voorstel te bekijken na welke termijn evaluatie het meest tot zijn recht komt en in het conceptraadsbesluit op te nemen dat de evaluatie gaat plaats vinden en wanneer. Als gevolg daarvan dient de 18

19 gemeentelijke administratieve organisatie zo te zijn ingericht dat deze evaluatie ook daadwerkelijk na de gestelde termijn wordt opgepakt. Hoofdconclusie 3: relatie met de cliënt Hoewel de klanttevredenheid een ruime voldoende scoort, zijn er kansen om dit te verbeteren. Ook een goede informatievoorziening van klant richting gemeente kan belangrijke informatie opleveren. De rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat sommige verstrekte voorzieningen (bijna) nooit worden gebruikt. Aanbevelingen m.b.t. hoofdconclusie 3 1. De rekenkamercommissie beveelt het college aan naast een goede brochure waarin het hele proces van de indicatie, passing en levering van de rolstoel wordt beschreven vooral extra aandacht te besteden aan de persoonlijke begeleiding van de cliënten. Daarnaast dient er een duidelijke klachtenprocedure te komen die bekend is bij de clienten. 2. Naast het eerder genoemde rolstoelvolgsysteem beveelt de commissie aan ook een persoonlijk volgsysteem op te zetten. Door periodiek de cliënten te vragen hoe het staat met de voorziening en of de voorziening ook wordt gebruikt, kan beter worden ingespeeld op de wensen van de cliënten. Als de voorziening niet of weinig wordt gebruikt dient nader onderzoek plaats te hebben naar de oorzaken daarvan en dienen eventuele belemmeringen te worden weggenomen. Indien dan andere oplossingen zich voordoen kan de niet gebruikte rolstoel terug naar het depot en worden herverstrekt. Indien tot huren wordt besloten is het van belang dat de gemeente de afspraken tussen client en indicatieorgaan, cliënt en leverancier, gemeente en leverancier, gemeente en cliënt coördineert en controleert. De samenvatting van de reactie van het college De rekenkamercommissie heeft de reactie van het college op haar conclusies en aanbevelingen als volgt puntsgewijs samengevat. 1. Het college wil de resultaten van het onderzoek in regioverband bespreken en betrekken bij bestaand of nieuw te vormen beleid. Wat betreft de uitvoeringsaspecten van het onderzoek pleit het college ervoor om pas op de plaats te maken. De reden hiervoor is dat waarschijnlijk op 1 januari 2006 de Wet Maatschappelijke Ondersteuning in werking treedt. De WVG zal onder het regime van deze wet komen te vallen. Het college deelt de opvatting van de rekenkamercommissie dat het RIO een rolstoelvolgsysteem had moeten hebben. 2. Rond de afrekening over 2002 constateert het college dat de rekenkamercommissie een verkeerde conclusie heeft getrokken 3. Het college is het eens met de rekenkamercommissie dat huren of kopen opnieuw moet worden bezien. Het wil die keuze maken bij de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. 4. Het college is het ermee eens dat er geëvalueerd had moeten worden en dat de administratieve organisatie anders moet worden ingericht. 19

20 5. Het college vindt dat de raad over alle informatie dient te beschikken die nodig is om tot een goede besluitvorming te komen. Het vindt het evalueren van besluiten waarbij financiële middelen beschikbaar worden gesteld alleen nodig waar het gaat om majeure en risicovolle trajecten of waarbij het financiële verloop is gestoeld op aannames. 6. De aanbeveling van de rekenkamercommissie wat betreft de relatie met de cliënt neemt het college ter harte. 7. Het college betreurt de constatering van de rekenkamercommissie dat sommige verstrekkingen niet worden gebruikt. Het college constateert dat dit zich slechts in een zeer beperkt aantal gevallen voordoet. Volgens het college mag uit het niet gebruik niet op voorhand de conclusie worden getrokken dat de noodzaak van de voorziening niet aanwezig is geweest. Het nawoord van de rekenkamercommissie Algemeen De rekenkamercommissie mist een reactie van het college op de grote lijn van de bestuurlijke rapportage: er is een raadsbesluit genomen dat gestoeld is op veel aannames terwijl de administratieve organisatie niet was ingericht om een en ander te controleren. Verder beperkt de rekenkamercommissie dit nummersgewijze nawoord tot concrete adviezen naar aanleiding van de reactie van het college: 1. De rekenkamercommissie vindt het een prima idee van het college om de resultaten in regionaal verband te bespreken. De rekenkamercommissie wil het college adviseren om tevens in regioverband te bespreken dat alsnog een rolstoelvolgsysteem wordt opgezet door het RIO, eventueel in overleg met de leveranciers. Het RIO heeft deze opdracht immers al eerder gekregen maar er nog geen werk van gemaakt. Wachten met dit systeem totdat de nieuwe wet is ingegaan wil de rekenkamercommissie niet adviseren. De ingangsdatum is nog onzeker, dus er kunnen zo een paar jaar overheen gaan voordat een dergelijk systeem is ingevoerd. De rekenkamercommissie wil adviseren in ieder geval gedurende de overgangsperiode naar de nieuwe wet, een duidelijke aansturing van het RIO te regelen. 2. De rekenkamercommissie betreurt het dat de onvolledige informatie tot een verkeerde conclusie heeft geleid rond de afrekening over De commissie is blij met de toelichting want uit de beschikbare informatie was niet anders te constateren dan dat er een verschil was. 3. Het uitstellen van de keuze tussen huren of kopen tot het moment van de invoering van de Wet Maatschappelijke Ontwikkeling vindt de rekenkamercommissie een logische gedachte indien het college verwacht dat de gemeente straks niet meer verantwoordelijk is voor de verstrekking van de rolstoelen en andere vervoermiddelen. Verwacht het college echter dat de gemeente verantwoordelijk blijft, dan adviseert de rekenkamercommissie om deze keuze zo spoedig mogelijk te maken waarbij de toenmalige veronderstellingen opnieuw zullen moeten worden bezien. 4. Wat betreft de verbetering van de administratieve organisatie wacht de rekenkamercommissie vol spanning de concrete maatregelen van het college af. 5. De raad dient altijd te kunnen evalueren. Naar het oordeel van de rekenkamercommissie is het niet relevant hoe dat gebeurt, als het college hiervoor maar zorgdraagt. 20