9-04 Beheersing documenten (voorbeeld)

Transcriptie

1 9-04 Beheersing dcumenten (vrbeeld) inhudspgave beschrijving prtcl inhudspgave... 1 plegger... 1 prtcl beheersing dcumentatie berdelen dcumenten bevegdheden gebruikers... 8 plegger In mschrijving bestand (Biblitheek) prtcl 1. beheersing dcumentatie Vlgens de HKZ nrmen dient de dcumentatie van het handbek aan een aantal eisen te vlden. Het beheer van de bestanden wrdt in dit prtcl beschreven. 9.3 Beheersing van dcumentatie De rganisatie beheerst de dcumenten (inclusief cntracten en vereenkmsten) die het kwaliteitsmanagementsysteem vereist. De dcumenten binnen de instelling kunnen pgedeeld wrden in algemene dcumenten t.b.v. het handbek en cliënteninfrmatie (de zgenaamde Mdule ) Vlgens alle HKZ certificatieschema s

2 medewerker medewerker medewerker HKZ prj.leider Jaap Kwal mw, Regina RvB, Pieter Bas Medewerkers Prjectgrep kwaliteit HKZ prj.leider Jaap Handbek kwaliteit 6m (intranet tbv medewerkers) 9 rubrieken Verbeter vrstel Drpbx (p laptps, Ipads en cmputers Handbek kwaliteit meta Sectr dcs (algemeen) Dcumenten Pdf (vastgesteld) Gedeelde map Dcumenten: Orig Wrd, Excel etc. dcument vrlpig gescheiden systemen Hyper Link Stamkaart (client urenregistratie) verplaatsen frmulieren ICT, Lennart Mdule Cliëntvlgsysteem client client client Dcs zrgverlening Cliënteninfrmatie è De prcedure Beheersing infrmatie beperkt zich vralsng tt de dcumenten van het handbek kwaliteit. De dcumenten in (1) Drpbx staan aan de basis van de vastgestelde en algemene bestanden in (2) het Handbek Kwaliteit. 1- Bestanden Drpbx: kwaliteitsgrep De mappenstructuur in Drpbx is als vlgt: Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 2 van 9

3 De map 2a- intranet (vrbeeld) vastgesteld dient bij vrkeur beveiligd te wrden tegen verschrij- ven, mdat de dcumenten (eenmaal vastgesteld) na wijziging nder een nieuw versienummer (bijv. 1-1.) in map 3 pgeslagen met wrden. 2- Intranet / Handbek Kwaliteit Alleen vastgestelde bestanden (d.w.z. bestanden die in mappen 2a en 2b van Drpbx ge- plaatst zijn) wrden geuplad naar Media- > Biblitheek van het handbek: 2a- intranet (vrbeeld) vastgesteld: alle bestanden die dr de directie zijn vastgesteld zals: 8-01 Onderaannemingscntract 9-00 Nulmeting (d.w.z. de nulmeting die in de Rubriek 9. Dcumenten van HKZ een intern vlgnummer 0 heeft gekregen Basisfrmat HB (d.w.z. de nulmeting die in de Rubriek 9. Dcumenten van HKZ een intern vlgnummer 2 heeft gekregen Etc. 2b- intranet (vrbeeld) geuplad verige dcumenten, in de regel algemene (niet vast te stel- len), instelling verschrijdende bestanden f dcumenten die niet van een vlgnummer per ru- briek zijn vrzien zals: Schema GZ 2009 CAO- GZ. Beleidsntities en circulaire Ministerie VWS et cetera. In het tabblad nder rubriek 9: register, is een verzicht van de geuplade frmulieren, prce- dures en werkinstructies et cetera weergegeven. Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 3 van 9

4 De bvenstaande tabel is een kpie van een aantal klmmen uit het nader uitgewerkte Excel bestand (8- Register frmulieren in map nr. 8 van Drpbx) waarin: de versie, wanneer van tepassing en de sta- tus van elk dcument is vastgelegd (n.v.t., cncept f vastgesteld). Het eerste cijfer in de bestandsnaam heeft betrekking p de rubriek waarp het dcument betrekking heeft. In het betreffende tabblad = ru- briek zal het vastgestelde bestand uiteindelijk als hyperlink naar het bestand in de Biblitheek (waarin het vanuit Drpbx als pdf ge- uplad is) te vinden zijn. Na het rubriekcijfer (bijv. 9 ) vlgt het interne vlgnummer (bijv ) è Nader uit te werken bespreken backup- schema vr: Bestanden Drpbx en Intranet 1. 1 bijv. intranetvrbeeld.wrdpress (XML dcument) Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 4 van 9

5 Vrlpig: elk weekend dr prjectleider. Back- up frequentie en servicelevel gebruik intranet wrdt vanaf 1 januari 2014 via een SLA ge- regeld De rganisatie heeft een prcedure pgesteld waarin staat beschreven welke beheersmaatregelen ndig zijn m: a. de dcumenten ged te keuren p geschiktheid vrdat ze wrden uitgegeven Zals in in de mappenstuctuur (flders) van Drpbx is weergegeven drlpen de bestanden het vlgende traject: In 0- intranet (vrbeeld) basis selecteer je het bestand dat in de steigers staan m in het handbek geplaatst te wrden. Rubriceer het bestand naar de HKZ-rubriek en vrzie deze van een intern vlgnummer bij die rubriek (bijvrbeeld 9-01 Plan van aanpak kwaliteitsbrging (vrbeeld), waarbij 9 staat vr Rubriek 9. Dcumenten en 0-1 het vlgnummer in de reeks bestanden van die rubriek (tevallig heeft Rubriek 9 k 9-00 vr de nulmeting). Een nieuwe regel in het Excelbestand wrdt aangemaakt vr dit betreffende bestand (8- Register frmulieren in map nr. 8 van Drpbx). P.S. Omdat het bestand ng niet is ge-uplad in het Intranet is er ng geen hyperlink. Verplaatsen naar: 1- intranet (vrbeeld) vast te stellen wanneer de bestanden gereed zijn. Alle vast te stellen dcumenten wrden in het mapje 1- intranet (vrbeeld vast te tellen: geplaatst. Check en wijzig z ndig in de vettekst de veldnaam naar de bestandsnaam (p veld gaan staan en via rechte muisknp aanklikken veld bijwerken ). Er zijn twee mgelijkheden vr het aanbrengen van een plegger (1) in het dcument zelf: bij een kleine (veelal tekstuele) wijziging na vaststelling verander je bijvrbeeld het versienummer in de vettekst van 1.0 naar 1.1, f verander je cncept, naar vast te stellen et cetera. (2) Je hangt de plegger aan het mederbestand (veelal Wrd, niet het daarvan afgeleide pdf bestand) in de Biblitheek. Is er ng geen plegger, dan maak je die aan. Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 5 van 9

6 Is deze reeds ingevuld, dan verandert je deze desgewenst dr het bestand te bewerken in de editruimte nderschrift (del) en in de editruimte beschrijving (= de feitelijke plegger). De editruimte in de beschrijving kun je desgewenst grter maken (rechts nder uittrekken met de muis). Afbeelding 1. wijzigen plegger in dcument zelf. < JM screensht webpagina ng aanmaken> Afbeelding 2. wijzigen plegger in dcument zelf. 2. berdelen dcumenten b. de dcumenten te berdelen, indien ndig te actualiseren en pnieuw ged te keuren Het bestand is in het mapje 1- intranet (vrbeeld) vast te stellen gereed m berdeeld en daarna vastgesteld te wrden. Het bestand wrdt geprint als hardcpy. Na een paraaf van de bestuurder (in de plegger) wrdt het dcument als hardcpy bewaard in de rdner Handbek Kwaliteit en gevegd in de betreffende katern (=rubriek) achter het vrlaatste bestand. Bepaal f het bestand k dr de medewerkers gebruikt gaat wrden. In dat geval kun je besluiten een pdf versie te maken znder vrblad en plegger (die is vral bedeld vr de medewerker kwaliteit). Het pdf bestand kan nu geuplad wrden in Intranet (in smmige gevallen zal een Wrd f Excel bestand geuplad wrden, wanneer deze dr de gebruikt bewerkt met wrden, in alle andere gevallen is een pdf bestand aan te bevelen, aangezien deze alleen gelezen wrdt): Ga naar de pagina van de betreffende rubriek waarin het bestand geplaatst zal wrden Klik p pagina bewerken in de werkbalk van Wrdpress. Ga met cursr naar de plek p de pagina waar je de hyperlink naar het bestand wilt plaatsen en klik p media tevegen. Uplad het vastgesteld bestand naar de Biblitheek. Klink p het blauwe veld rechts p de pagina bewerken en bewaar z deze pagina. Klik p pagina bekijken in de werkbalk. Het bestand is nu gereed en kan dr medewerkers gelezen wrden. Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 6 van 9

7 Kpieer de hyperlink van het bestand naar het Register (Excelbestand). Vervang de bestandsnaam dr de hyperlink. Verplaats het Wrdbestand en het pdf (beiden!) naar map 2a-intranet (vrbeeld) vastgesteld. Het is aan te bevelen beide bestanden vrtaan samen te huden en te verplaatsen wanneer ndig. 3- Wanneer er na vaststelling via het intranetfrmulier een verzek m wijziging (VOW) gedaan wrdt, dan met het bestand mgelijk herzien f geactualiseerd wrden. In dat geval wrdt het bestand i n map 3 geplaatst: te wijzigen. Wijzigingen kunnen bijvrbeeld als cmmentaar in de tekst gezet wrden. In Wrd met via de functie cntrleren in de werkbalk wijzigingen bijhuden aangezet wrden. Na wijziging gaat het bestand weer terug naar map 2a en wrdt vrzien van een extensie 1-1. Dit bestand zal bij de evaluatie datum weer wrden vastgesteld en dan vrzien wrden van de extensie 2-0 et cetera. Bij een tussentijdse, ingrijpende wijziging dient het bestand vrafgaand aan de versiedatum vastgesteld te wrden. De medewerker kwaliteit zal die inschatting maken en bij twijfel verleggen met de directeur. c. de veranderingen en de actuele revisiestatus van de dcumenten te identificeren Op basis van een VOW zal, na revisie van een bestand, het dcument een nieuw versienummer krijgen: Vindt de wijziging vraf aan de evaluatiedatum plaats, dan krijgt de versie nummer 1-1 tebedeeld. Bijvrbeeld: Na vaststelling van versie 1.0 dient in de nieuwe Wrdversie via wijzigingen bijhuden, geactualiseerd te wrden, zdat de verschillen t..v. de vastgestelde versie duidelijk zijn. Op vrblad vindt je de status: bijstelling vlgende versie Na elke revisie kan z verder genummerd wrden: 9-04 Beheersing dcumenten (vrbeeld) 1-1 Vindt de wijziging ná de evaluatiedatum plaats, dan wrdt versie 2.0. geparafeerd en wrdt dezelfde ruting weer drlpen et cetera. Na elke revisie kan z verder genummerd wrden: 9-04 Beheersing dcumenten (vrbeeld) 2-1 d. de actuele versies van dcumenten tegankelijk te maken p relevante werkplekken Alle meteen paraaf vastgestelde dcumenten wrden als hard cpy pgebrgen in de rdner kwaliteitshandbek en vervangt de udere versie (die desgewenst in een archief kan wrden pgebrgen). Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 7 van 9

8 Elke vastgestelde, eventueel bijgestelde, versie wrdt in het handbek geplaats dan wel geactualiseerd, zdat de medewerkers autmatisch het meest recente, vastgesteld bestand te zien krijgen. Bij een ingrijpende revisie kan verwgen wrden een bericht vr de medewerkers aan te maken en hen daarp te wijzen. e. de dcumenten leesbaar en gemakkelijk identificeerbaar te huden De meeste bestanden in het handbek zijn pgesteld in vr medewerkers begrijpelijk taal. Ze wrden pgeslagen als pdf-bestand. Die zijn sneller upladbaar vanaf de server. Als pdf wrdt vrkmen dat de gebruiker er (nbedeld) wijzigingen in aanbrengt. Een aantal inverbestanden zijn in Wrd pgesteld, zals 9-02 Basis frmat. Anders dan pdf bestanden is de upladsnelheid langzamer. Een bestand begint met een cijfer 1 tt en met 9 die betrekking heeft p de (belangrijkste) rubriek, gevlgd d een intern vlgnummer van de bestanden in die rubriek (zie Excel register bestanden) f. dcumenten van externe rsprng te identificeren en de distributie ervan te beheersen. 8- In het Excel bestand in het mapje van Drpbx vindt de registratie van de wijzigingen van de bestanden plaats (8- Register frmulieren). Een samenvatting met een verzicht van alle geuplade bestanden wrdt in het register nder Rubriek 9 van het handbek geplaatst. Zie afbeelding. 9- Oude, vrlaatste versies van vastgestelde bestanden, wrden hier geplaatst. Het vastgestelde bestand krijgt als teveging in de bestandsnaam bijv. 1.0 (ud) zie vrbeeld: 3. bevegdheden gebruikers g. het nbedelde gebruik van vervallen dcumenten te vrkmen en daarvr geschikte identificatie te te passen als ze m welke reden dan k wrden bewaard. Alleen leden van de werkgrep zijn gemachtigd m bestanden in de Biblitheek te wijzigen. De bevegdheden van de gebruikers zijn verdeeld ver de werkgrep en de instelling (abnnees) zijn aldus geregeld: gebruiker rllen en rechten p intranet verdeling in werkgrep superbeheerder (super admin) De beheerder is de admin van deze en srtgelijke intranetsites van andere instellingen die gezamen- Prcesbegeleider Talentum Metaphrum Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 8 van 9

9 gebruiker rllen en rechten p intranet verdeling in werkgrep beheerder (admin) redacteur (editr) auteur (authr) schrijver (cntributr) abnnee (subscriber) lijk tegang hebben tt de algemene dcumenten). Hij heeft alle bevegdheden vr het aanbrengen van wijzigingen. De beheerder is de admin(instratr) van de intranetsite van de instelling, dit betekent dat hij/zij bevegd is tt alle wijzigingen van het intranet van de instelling. Kan berichten van zichzelf maken, bewerken en publiceren, maar kan k andermans berichten bewerken. De auteur kan berichten maken, bewerken en publiceren. Als schrijver kun je berichten maken, maar je kunt deze niet publiceren. Dit det de beheerder f redacteur. Een lid van intranet is niet meer dan een gast, maar heft niet elke keer gegevens in te vullen m te reageren. Ter beveiliging van de standaard intranet template en de geïnstalleerde plug-ins wrdt deze rl vralsng niet verstrekt aan een instelling, tenzij er aanvullende afspraken t.a.v. TVB s rndm het beheer van de site gemaakt zijn. bijv. PR & cmmunicatiemedewerker, dan wel medewerker kwaliteit leden werkgrep, ntulist vergaderingen 2 medewerkers Bijv. auditr die tijdelijk e.e.a. kan lezen 2 Ntulist met zelf ntulen in handbek kunnen plaatsen. Metaphrum betreft: 9-04 beheersing dcumenten (vrbeeld).dcx Dag van printen: 24 ktber 2013 versie 1-1 Pagina 9 van 9