college van burgemeester en schepenen Zitting van 13 mei 2016

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie van burgemeester en schepenen Zitting van 13 mei 2016 Besluit B-punt GOEDGEKEURD stadsbeheer Samenstelling de heer Bart De Wever, burgemeester de heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen de heer Roel Verhaert, stadssecretaris _CBS_04210 Patrimonium cultuur. Louisalei 7 in Hoboken, kasteel Gravenhof - Wijzigen van de opdracht leveren en plaatsen van audiovisueel materiaal, lichtinstallaties en toebehoren op basis van een raamovereenkomst pluswerken gunning - Goedkeuring Motivering Gekoppelde besluiten 2012_CBS_ Bestek GAC/2012/1391 (PO/ ). Renovatie en uitbreiding tot cultuurcentrum - kasteel Gravenhof - Bestek en procedure - Goedkeuring _CBS_ Bestek GAC/2014/2621. Raamcontract audiovisueel materiaal - Gunning - Goedkeuring 2013_CBS_ Bestek GAC/2012/1391 (PO/ ). Renovatie en uitbreiding tot cultuurcentrum - kasteel Gravenhof. Voorafname meerjarenplanning Gunning - Goedkeuring _CBS_ Bestek GAC//3040 Culturele Centra Hoboken en Zandvliet - theatertechnieken - lichtinstallaties en doeken - Bestek en procedure - Goedkeuring _CBS_ Bestek GAC/2014/2621. Raamcontract audiovisueel materiaal - Bestek en procedure - Goedkeuring _CBS_ GAC/2014/2621. Raamovereenkomst audiovisueel materiaal. Wijziging van de opdracht - Patrimonium cultuur. Louisalei 7, cultuurcentrum Hoboken. Het leveren en plaatsen van audiovisueel materiaal, lichtinstallaties en toebehoren op basis van de raamovereenkomst GAC/2014/ Goedkeuring 2013_CBS_ Patrimonium cultuur. Louisalei 7 te Hoboken, kasteel Gravenhof - Aanstelling architect voor realisatie cultuurcentrum, deelopdracht theatertechnieken. Programma van eisen. Opmaak uitvoeringsdossier. Vastlegging krediet voor ereloon - Goedkeuring _CBS_ Bestek GAC//3040 (P P ). Culturele centra Hoboken en Zandvliet. Theatertechnieken. Lichtinstallaties en doeken - Niet gunning - Goedkeuring Aanleiding en context Fase Bestuursorgaan Datum Jaarnummer goedkeuring bestek PO/ en procedure voor renovatie en uitbreiding kasteel Gravenhof 28 september / 7

2 tot cultuurcentrum 2012 goedkeuring gunning bestek PO/ aan IBO nv tegen ,21 EUR, exclusief btw goedkeuring aanstelling Poponcini & Lootens ir. architecten bvba voor opmaak uitvoeringsdossier theatertechnieken goedkeuring bestek GAC/2014/2621 en procedure voor leveren audiovisueel materiaal goedkeuring bestek GAC//3040 en procedure voor leveren en plaatsen van lichtinstallaties te cultuurcentra Hoboken en Zandvliet goedkeuring gunning bestek GAC/2014/2621 aan PLAY AV nv goedkeuring niet-gunning bestek GAC//3040 goedkeuring gunning bestek GAC/2014/2621 aan PLAY AV nv 17 mei december maart juni juli 25 september 06 november In Hoboken is het kasteel Gravenhof gerenoveerd en uitgebreid tot een cultuurcentrum. De theaterzaal dient nog uitgerust te worden met specifieke theatertechnieken waaronder de lichtinstallaties en theaterdoeken. Deze werken werden gegund aan de firma Play AV nv, Venecoweg 2, 9810 Nazareth met ondernemingsnummer Juridische grond Art De overheidsopdrachten mogen enkel worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners in de volgende gevallen: 2 in het geval van een overheidsopdracht voor werken of diensten wanneer: a) het gaat om aanvullende werken of diensten die noch in het oorspronkelijk geplande ontwerp, noch in de oorspronkelijke opdracht zijn vermeld en die ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden voor de uitvoering van de erin beschreven werken of diensten, op voorwaarde dat ze worden gegund aan degene die deze werken of diensten uitvoert en het samengevoegde bedrag van de opdrachten gegund voor de aanvullende werken of diensten niet hoger ligt dan vijftig percent van het bedrag van de hoofdopdracht: wanneer deze aanvullende werken of diensten technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder een ernstig bezwaar op te leveren voor de aanbestedende overheid; wanneer deze werken of diensten, alhoewel scheidbaar van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht, strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking ervan. Regelgeving: bevoegdheid 2 / 7

3 Artikel 57 3, 4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten. Argumentatie Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden worden door de klant werken bijgevraagd, duiken er onvoorziene omstandigheden en hiaten in het bestek op, worden uitvoeringstechnieken aangepast en/of gewijzigd in functie van optimalisering en verfijning van het project. De beslissing om deze wijzigingen door te voeren gebeurt in overleg met alle betrokken partners. De wijzigingen hebben tot gevolg dat er ten opzichte van de in het basisbestek voorziene werken: Voor de pluswerken en wijzigingen in uitvoering nieuwe prijzen worden ingediend door de aannemer; Hoeveelheden wijzigen in min of meer en dit volgens de in de gegunde offerte opgegeven eenheidsprijzen. Door de aannemer werd een reeks aan prijsoffertes ingediend als volgt: Verrekening 01: bijkomende poten en friezen voor een bedrag van 1.048,89 EUR exclusief btw. Aanleiding: deze verrekening is op vraag van de klant. Na plaatsing van de theaterdoeken blijkt dat de vast trek zichtbaar blijft vanop de tribune, waardoor de klant een extra fries vraagt boven de mobiele wand. Bijkomend blijkt dat de coulissen op de koppen niet afgedekt zijn voor het publiek, hier vraagt de klant om extra poten te voorzien. Ophangpoten onder passerelle Extra fries met ophangsysteem boven mobiele wand 331,39 EUR 717,50 EUR 1.048,89 EUR Ophangpoten onder passerelle Pluswerk 331,39 EUR Extra fries met ophangsysteem boven mobiele wand Pluswerk 717,50 EUR 1.048,89 EUR De ingediende prijzen zijn marktconform. De verrekening wordt positief geadviseerd door het extern bureau voor een bedrag van 1.048,89 EUR exclusief btw. Verrekening VV02: aanpassingen aan de HDMI installatie voor een bedrag van 1.511,05 EUR exclusief btw. Aanleiding: deze verrekening is het gevolg van een hiaat in het bestek. Tijdens uitvoering blijkt dat het voorziene systeem niet zal werken, de kabels zijn te lang. Om de HDMI installatie volledig te doen werken zijn er extra extenders nodig en dient het type bekabeling anders te zijn. 3 / 7

4 : voor de uitvoering van deze werken worden er door de aannemer geen werkdagen HDMI extenders transmitter HDMI extenders receiver Bekabeling Afmontage bekabeling Bijkomende verlengkabel A HDMI kabel 480,00 EUR 480,00 EUR 1.236,00 EUR 474,55 EUR 34,65 EUR ,15 EUR 1.511,05 EUR HDMI extenders transmitter Pluswerk 480,00 EUR HDMI extenders receiver Pluswerk 480,00 EUR Bekabeling Pluswerk 1.236,00 EUR Afmontage bekabeling Pluswerk 474,55 EUR Bijkomende verlengkabel Pluswerk 34,65 EUR A HMI kabel Aktename minwerk ,15 EUR 1.511,05 EUR De ingediende prijs is marktconform. De verrekening wordt positief geadviseerd door het extern bureau voor een bedrag van 1.511,05 EUR exclusief btw. Verrekening VV03: wijziging lichtsturingstafel voor een bedrag van 754,47 EUR exclusief btw. Aanleiding: deze verrekening is het gevolg van een onvoorziene omstandigheid. Tijdens uitvoering blijkt dat de fabrikant van de voorziene lichttafel zijn vestiging in België heeft gesloten. De klant vreest bijgevolg voor service in de toekomst. Er wordt beslist over te stappen op een ander merk waarvan de service in de toekomst wel gegarandeerd kan worden. : voor de uitvoering van deze werken worden er door de aannemer geen werkdagen Lichttafel chamsys Bijhorende flightcase A ADB liberty 6.372,60 EUR 483,60 EUR ,73 EUR 754,47 EUR 4 / 7

5 Lichttafel chamsys Pluswerk 6.372,60 EUR Bijhorende flightcase Pluswerk 483,60 EUR A ADB liberty Aktename minwerk ,73 EUR 754,47 EUR De ingediende prijs is marktconform. De verrekening wordt positief geadviseerd door het extern bureau voor een bedrag van 754,47 EUR exclusief btw. Verrekening VV04: verplaatsing rack en extenders voor een bedrag van 1.310,00 EUR exclusief btw. Aanleiding: deze verrekening is op vraag van de klant. Tijdens uitvoering heeft de gebruiker akkoord gegeven voor de positie van de extra extenders op de loopbrug. Hierbij werd echter geen rekening gehouden met de voorziene vluchtweg. Het rack met de extenders dient bijgevolg verplaatst te worden zodat de vluchtweg vrijwaard blijft. : voor de uitvoering van deze werken worden er door de aannemer geen werkdagen Bijkomende bekabeling transmitter Bijkomende bekabeling receiver Afmontage bekabeling Installatie en indienststelling Extra verlichtingsdeel 240,00 EUR 480,00 EUR 150,00 EUR 440,00 EUR 119,50 EUR 1.429,50 EUR Bijkomende bekabeling transmitter Pluswerk 240,00 EUR Bijkomende bekabeling receiver Pluswerk 480,00 EUR Afmontage bekabeling Pluswerk 150,00 EUR Installatie en indienststelling Pluswerk 440,00 EUR Extra verlichtingsdeel 1.310,00 EUR De ingediende prijs is marktconform. Het aandeel voor het extra verlichtingsdeel is voor rekening van de aannemer. De verrekening wordt positief geadviseerd door het extern bureau voor een bedrag van 1.310,00 EUR exclusief btw. Verrekening VV05: bijkomende friezen zijtoneel voor een bedrag van 2.154,68 EUR exclusief btw. Aanleiding: deze verrekening is op vraag van de klant. Na uitvoering blijkt dat het coulissenlicht zichtbaar blijft vanop de tribune. Hiervoor worden bijkomende friezen gevraagd onder de loopbrug ter hoogte van de zijtonelen. 5 / 7

6 : voor de uitvoering van deze werken worden er door de aannemer geen werkdagen Friezen zijtoneel + ophangbenodigdheden 2.154,68 EUR 2.154,68 EUR Friezen zijtoneel + ophangbenodigdheden Pluswerk 2.154,68 EUR 2.154,68 EUR De ingediende prijs is marktconform. De verrekening wordt positief geadviseerd door het extern bureau voor een bedrag van 2.154,68 EUR exclusief btw. Samenvatting verrekeningen: Op vraag van de klant: 4.513,57 EUR, excl. btw Onvoorziene omstandigheden: 754,47 EUR, excl. btw Hiaat in het bestek: 1.511,05 EUR, excl. btw Financiële gevolgen Ja Algemene financiële opmerkingen Het saldo van de plus- en minwerken bedraagt 8.202,70 EUR, inclusief 21% btw. De uitgave wordt verrekend al volgt: *5.595,54 EUR, inclusief 21% btw op de reeds vastgelegde kredieten; *2.607,16 EUR, inclusief 21% btw op bijkomend vast te leggen budget. Strategisch kader Dit besluit past in de realisatie van volgende doelstellingen/projecten: 5 - Bruisende stad 1SBR01 - Iedereen vindt in Antwerpen een veelzijdig lokaal cultuuraanbod en het forum om zichzelf te ontplooien 1SBR De socioculturele infrastructuur is uitnodigend en optimaal toegankelijk 1SBR Onze socioculturele infrastructuur is toegankelijk en evenwichtig gespreid 1SBR010201P Louisalei 7_CC Gravenhof_ Besluit 6 / 7

7 Artikel 1 Het keurt de bovenvermelde wijziging aan de opdracht GAC/2014/2621 en bijkomende offertes van PLAY AV nv, Venecoweg 2 in 9810 Nazareth, ondernemingsnummer , voor het leveren en plaatsen van audiovisueel materiaal, lichtinstallaties en toebehoren in de theaterzaal van het cultuurcentrum Hoboken goed. Artikel 2 Het keurt de pluswerken goed voor een bedrag van ,97 EUR ,74 EUR (21% btw) = ,71 EUR en beslist Play AV nv, Venecoweg 2, 9810 Nazareth met ondernemingsnummer , hiermee te belasten. Artikel 3 Het neemt kennis van de minwerken voor een bedrag van 7.295,88 EUR, exclusief btw in min. Artikel 4 De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon Louisalei 7, cultuurcentrum Hoboken. Leveren en plaatsen van lichtinstallaties. PLAY AV nv Venecoweg Nazareth ondernemingsnummer: rekeningnummer: BE Louisalei 7, cultuurcentrum Hoboken. Leveren en plaatsen van lichtinstallaties. PLAY AV nv Venecoweg Nazareth ondernemingsnummer: rekeningnummer: BE budgetplaats: budgetpositie: ,54 functiegebied:1sbr010201p04676 EUR, subsidie:sub_nr inclusief fonds:intern 21% btw begrotingsprogramma:1sa budgetperiode:1600 vast-actiefnummer: budgetplaats: budgetpositie: ,16 functiegebied:1sbr010201p06071 EUR, subsidie:sub_nr inclusief fonds:intern 21% btw begrotingsprogramma:1sa budgetperiode:1600 vast-actiefnummer: / 7