agendanummer afdeling Simpelveld VII mei 2016 Wagenpark buitendienst gemeente Simpelveld 63110

Transcriptie

1 Aan de raad agendanummer afdeling Simpelveld VII mei 2016 onderwerp Wagenpark buitendienst gemeente Simpelveld zaakkenmerk Inleiding De gemeenteraad heeft op 25 juni 2015 ingestemd met de voorgelegde "Koersnotitie buitendienst 2015", waarmee toegewerkt wordt naar een kleinere buitendienst met een flexibele schil. Deze flexibele schil wordt gevormd door het detacheren van een aantal medewerkers van WOZL. Tevens zullen mettertijd een aantal werkzaamheden uitbesteed worden die niet meer door de eigen buitendienst en/of de flexibele schil uitgevoerd kunnen worden in verband met de leeftijdsgebonden en daarmee onvermijdelijke uitstroom. De nieuwe opzet van de buitendienst, leidt tot een gewijzigd wagenpark. De voertuigen en het materieel dat de buitendienst, samen met de flexibele schil, ter beschikking heeft, worden in dit advies tegen het licht gehouden. Het resultaat daarvan is een voorstel over het benodigde wagenpark en de bijbehorende kosten. Wet- en regelgeving N.v.t. Strategische visie / beleidsprogramma Dit voorstel raakt de begrotingsprogramma's 8. Werk, Inkomen & Sociale Zorg, 11. Wonen & Ruimtelijke Kwaliteit alsmede de paragraaf Bedrijfsvoering en heeft een nauwe relatie met de speerpunten Participatie, Toerisme en Recreatie en het speerpunt Blijven Wonen (kwaliteitsimpuls ruimtelijke omgeving) uit onze Strategische Visie. Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen Raads- en Collegebesluit "Koersnotitie buitendienst 2015", zaaknummer 47266, Raads- en Collegebesluit "Gladheidbestrijding gemeente Simpelveld en uitbesteding hoofden gebiedsontsluitingswegen aan RD4", zaaknummer Overwegingen De omvang van het huidige wagenpark van de buitendienst is als volgt: - 3 pickup-busjes; - 1 vrachtwagen; - 1 John Deere tractor; - 1 kleine wagen voor de werkvoorbereiders/toezichthouders. Het wagenpark van de gedetacheerde groep WOZL-medewerkers: - 1 kleine wagen voor werkvoorbereider/toezichthouder WOZL; Pagina 1/ 7

2 - 1 personenbus; - 2 Gators. Welke voertuigen zijn nodig voor de gehele groep van buitendienst (dus eigen personeel + flexibele schil): De buitendienst: momenteel heeft de operationele ploeg van de buitendienst 3 werkvoorbereiders/toezichthouders en 7 eigen medewerkers, aangevuld met 9 (8,5 FTE) gedetacheerde WOZL-medewerkers. De 3 werkvoorbereiders/toezichthouders (2 personen eigen personeel, 1 persoon gedetacheerd vanuit WOZL) verrichten naast kantoorwerkzaamheden (in de gemeentewerf), maar vooral ook werkzaamheden buitenshuis zoals: - het vooraf inschatten en voorbereiden van werkzaamheden; - het controleren van de uit te voeren werkzaamheden; - locatiebezoeken en contacten met klanten, o.a. voor het maken van een inschatting van ingediende verzoeken/klachten/meldingen; - overige locatiebezoeken, bijvoorbeeld voor het opstellen van adviezen m.b.t. vergunningen etc. - calamiteiten. Werkvoorbereiders-toezichthouders, calamiteitendienst: Voor het uitvoeren van deze taken op een professionele manier is het noodzakelijk om over twee voertuigen te beschikken. Door het beëindigen van één van de leasecontracten is er momenteel maar één kleine auto beschikbaar en dit blijkt nu ontoereikend te zijn. Het is daarom nodig om weer een tweede kleine wagen te leasen. Het heeft daarbij de voorkeur om als tweede wagen een kleine bestelwagen ter beschikking te hebben, voor het meenemen van klein materiaal omdat deze gebruikt kan worden voor de calamiteitendiensten. De meerderheid van de calamiteiten kan met een bestelwagen, voorzien van divers materiaal, in veel gevallen al direct opgelost worden. Voor het leasen van deze tweede wagen is voldoende ruimte beschikbaar in de beheersbegroting. Overige medewerkers: Voor de overige medewerkers (buitendienst + WOZL) zijn de volgende voertuigen benodigd: - 1 Tractor met smalle wielbasis, bezet door 1 persoon, nodig voor een veelvoud aan werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld maaiwerkzaamheden (bermen, hagen etc.), werkzaamheden aan sportvelden en gladheidbestrijding op smalle wegen en fietspaden - 3 pickup-busjes, bezetting door 1 à 2 mensen. Deze worden ingezet voor diverse taken, hoofdzakelijk voor het afhandelen van een grote diversiteit aan meldingen openbare ruimte, groenonderhoud, gladheidbestrijding etc. Voornamelijk voor het uitvoeren van de gladheidbestrijding dienen deze busjes vierwielaangedreven te zijn; - 1 personenbus voor het transport van de medewerkers WOZL naar de verschillende locaties waar de werkzaamheden worden uitgevoerd; - 2 Gators (dit zijn kleine multifunctionele werkvoertuigen), benodigd voor het transport van klein materiaal, het legen van prullenbakken etc. N.B. Momenteel beschikt de buitendienst over een vrachtwagen. Deze wordt voornamelijk gebruikt voor het afvoeren van afval en restmaterialen naar diverse stortlocaties. Daarnaast wordt de vrachtwagen ingezet voor de gladheidbestrijding. Voor de vrachtwagen geldt dat deze reeds economisch is afgeschreven en dat de aanschaf van een nieuwe vrachtwagen niet meer in begroting is opgenomen. De kosten voor het inzetten van de huidige Pagina 2/ 7

3 vrachtwagen zijn nagenoeg nihil. Zolang de vrachtwagen nog niet technisch is afgeschreven en de onderhoudskosten beperkt zijn, pleit dit ervoor om de vrachtwagen te behouden totdat er na verloop van tijd ernstige/dure mankementen ontstaan. Zodra dit aan de orde is, zal de vrachtwagen afgestoten worden en wordt deze niet meer vervangen. Vervanging van het huidige wagenpark: Twee pickup-busjes (aangeschaft in 2005 en 2008) vertonen inmiddels meerdere gebreken vanwege de ouderdom en de aantasting door zout. Beide zijn dus zeer dringend aan vervanging toe. De vervanging van het derde pickup-busje staat in de begroting voorzien in Vervanging van dit voertuig zal te zijner tijd afgezet worden tegen de omvang en het takenpakket van de buitendienst op het tijdstip dat de vervanging daadwerkelijk aan de orde is. De tractor die nu veelvuldig gebruikt wordt door de buitendienst is eveneens dringend aan vervanging toe. Bij de aanschaf van de huidige tractor bestonden de werkzaamheden uit onderhoudswerkzaamheden op de sportvelden en lichte werkzaamheden zoals het inzamelen van zwerfvuil, inzet bij de gladheidbestrijding en dergelijke. De afgelopen jaren is het takenpakket van de tractor steeds verder uitgebreid waardoor deze op jaarbasis ca. 800 draaiuren ingezet wordt Daarmee is de tractor de meest gebruikte machine van de buitendienst. Vanwege deze veelvuldige inzet zijn inmiddels mankementen ontstaan die duiden op een zwaardere belasting dan waarvoor de tractor aanvankelijk voorzien was. Aanschaf van een nieuwe tractor was reeds voorzien en gezien bovenstaande argumenten is het nodig een sterkere/krachtigere tractor aan te schaffen. Één van beide Gators is inmiddels eveneens aan vervanging toe. Voor de overige voertuigen (personenbus en de auto voor de werkvoorbereiders/toezichthouders) zijn leasecontracten afgesloten. Deze leasecontracten worden opnieuw afgesloten zodra de lopende contracten beëindigd worden. De extra auto voor de werkvoorbereiders/toezichthouders (die tevens zal worden ingezet t.b.v. de calamiteitendienst buiten de reguliere werktijden) zal eveneens geleased worden. De uitbreiding van het aantal leaseauto's komt voort uit de overdracht van de groenactiviteiten/medewerkers van WOZL naar de gemeente. Het betreft de overname van de lease van een personenauto en een gesloten bus die van WOZL zijn meegekomen naar de gemeente. Voor onze eigen buitendienst is niets gewijzigd inzake het aantal te leasen personenauto's (de oorspronkelijke personenwagen zal dus gewijzigd worden in een bestelwagen). Dit is ook zo verwoord in het raadsvoorstel van april 2015 inzake het groenbeheerplan. Advies m.b.t. Lease vs. Koop voor de andere voertuigen: Er is onderzocht of het mogelijk is om de voorgestelde voertuigen te leasen. Dit is mogelijk, maar de kosten voor lease en aankoop ontlopen elkaar niet veel. In verband met een aantal bijkomende kosten voor aanpassingen die nodig zijn voor de inzetbaarheid van de voertuigen (bijvoorbeeld het opbouwen van een kraantje voor het tillen van zware lasten en het geschikt maken voor de gladheidbestrijding) blijkt lease financieel echter niet interessant. Daarnaast is het Total cost of ownership in geval van lease waarschijnlijk hoger, want schades (niet ondenkbaar bij intensief gebruik) leiden tot extra kostenposten die niet in het standaard leasebedrag zijn opgenomen. Bij kleine schades in geval van aankoop van de voertuigen kan altijd nog zelf overwogen worden of deze gerepareerd dienen te worden. Pagina 3/ 7

4 Opties Zie "Overwegingen", hier is de onderbouwing gegeven voor het minimaal benodigde wagenpark. Bij een kleinere omvang van het wagenpark komen de taken van de buitendienst in het geding. Personele aspecten N.v.t. Financiele aspecten In de gemeentebegroting zijn de volgende bedragen opgenomen voor de vervangingen. Deze zijn afgezet tegen opgevraagde (vrijblijvende) offertes om een beeld te krijgen van de financiële haalbaarheid. Welk voertuig Bedrag in begroting Offertebedragen Opbrengst uit verkoop Pickup-bus tot Pickup-bus tot Tractor Gator Opzetstrooier Vervanging niet nodig N.v.t. Totale kosten: tot Bij bovenstaande kostenposten dient nog rekening gehouden te worden met het ombouwen van de pickup-bussen (het aanbrengen van een kraantje t.b.v. het tillen van lasten en enkele aanpassingen t.b.v. het geschikt maken voor de gladheidbestrijding). Aan de tractor dienen eveneens aanpassingen gedaan te worden zodat de eigen apparatuur (maaier, takkenschaar, gladheidbestrijding etc.) gebruikt kan worden. Alle voertuigen voeren zodanig specifieke taken uit, dat deze niet zo vanuit de fabriek ingezet kunnen worden. Dus hiervoor dienen kosten gemaakt te worden, die nu nog niet exact te becijferen zijn. Hiervoor zijn de opbrengsten uit de verkoop van het huidige materieel nodig, alsmede een marge ten opzichte van de geoffreerde prijzen. De vervanging van de opzetstrooier is weliswaar opgenomen in de begroting, maar deze is nog in een zeer goede staat en behoeft dus geen vervanging. Daarnaast zal deze opzetstrooier mogelijk minder gebruikt worden vanwege de gedeeltelijke uitbesteding van de gladheidbestrijding aan RD4. Het geld dat hiervoor in de begroting was opgenomen, is nu nodig voor de aanschaf van bovengenoemde voertuigen. De verwachting is dat met de bedragen die reeds zijn opgenomen in de begroting (in totaal ), de nieuwe voertuigen aangeschaft en volledig inzetbaar gemaakt kunnen worden. Zodra de bedragen uit de begroting beschikbaar gesteld worden, zullen meerdere offertes opgevraagd worden op basis van de minimaal benodigde specificaties, zodat de meest kostenefficiënte oplossing gekozen kan worden. Pagina 4/ 7

5 Aanbesteding Er zullen, conform nota Nota inkoop- een aanbestedingsbeleid van de gemeente Simpelveld 2014 voldoende offertes opgevraagd worden zodra het benodigde budget ter beschikking is gesteld. Voor de aanschaf van de twee sprinters zal bij drie merken offerte worden opgevraagd. Er zijn 3 merken die originele 4x4 pickup-busjes kunnen leveren. Qua aankoopbedrag past dit binnen de eigen inkoop- en aanbestedingsregels. Voor leveringen met bedragen lager dan dienen tussen de drie en vijf offertes opgevraagd te worden. Voor aanbestedingen geldt dat bij de inschatting van offertebedragen exclusief BTW en BPM gerekend mag worden. Vandaar dat de bedragen voor het opvragen van offertes (< ) afwijken dan de bedragen die genoemd zijn bij het hoofdstuk Financiën in dit voorstel (twee keer tot ). De aankoopbedragen voor de tractor en de gator vallen elk ruim onder het grensbedrag voor leveringen van ), waardoor het ook hier voldoet om drie offertes op te vragen. De aankoop van de voertuigen zal bij diverse bedrijven gebeuren, vanwege de specialisatie in de verschillende voertuigen. Vandaar dat het aankopen van alle voertuigen bij één bedrijf (en daarmee het opstarten van een openbare aanbesteding, vanwege de grootte van het totale aankoopbedrag) niet logisch en niet mogelijk is. Communicatie Voordat tot aanschaf overgegaan wordt, zal de buitendienst (de dagelijkse gebruikers van de voertuigen) betrokken worden bij het opstellen van de specificaties op basis waarvan de offertes opgevraagd zullen worden. Evaluatie Zoals in de besluitvorming omtrent de "Koersnotitie buitendienst 2015" aangegeven, is sprake is van een koers met een looptijd tot 2023, waarbij uiterlijk na een periode van 5 jaar een evaluatie plaatsvindt. Vervolg / planning Na kredietvotering door de gemeenteraad, zullen offertes opgevraagd worden, waarna tot aanschaf overgegaan wordt. Wenselijk is om zo snel als mogelijk tot vervanging over te gaan omdat enkele voertuigen dringend aan vervanging toe zijn. Bijlagen - Pagina 5/ 7

6 Voorstel - Kennis nemen van de benodigde omvang van het wagenpark voor de buitendienst, inclusief de flexibele schil; - Het in de begroting opgenomen investeringskrediet ( ,00) voteren voor de vervanging van twee pick-up busjes, één tractor en één Gator. De kosten voor de aanschaf en het operationeel geschikt maken van deze voertuigen, worden met dit bedrag gedekt. Het restant van het krediet wordt hiermee 0,00; afhankelijk van het aanbestedingsresultaat. Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester, Mw. mr. M. Liu mr. R. de Boer In de raadscommissie vergadering van 16 juni 2016 hebben de fracties als volgt geadviseerd: De fractie Burgerbelangen: voor / tegen Leefbaar Simpelveld: voor / tegen Lokaal Actief: voor / tegen CDA: voor / tegen PvdA: voor / tegen fractie Honings voor / tegen De commissiegriffier Pagina 6/ 7

7 Aanbieding aan de Raad Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten Simpelveld, 30 juni 2016 Het presidium van Simpelveld, De griffier, De voorzitter, Mr. G.G.J. Bastiaans-Dupont mr. R. de Boer Pagina 7/ 7