Postbus AA Bezoekadres Stadsplein LZ

Transcriptie

1 Postbus AA Bezoekadres Stadsplein LZ IBAN: NL49 BNGH BIC: BNGHNL2G r egein //r!?^jfl Rekenkamercommissie V V*. Contactpersoon Telefoon rekenkamercommissie@niel)wegein.nl Leden van de gemeenteraad, Commissieleden, Het college van burgemeester en wethouders, Directie, Andere betrokkenen Datum 16 april 2015 Kenmerk Zac immer Berichtnummer Onderwerp Eindrapportage regionaal rekenkameronderzoek "sturing en controle samenwerkingsverbanden; met als casus Aan de leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het resultaat aan van ons regionaal van samenwerkingsverbanden met als casus Werk en Inkomen Lekstroom" (raadsnummer ). Het onderzoek is in juli 2014 gestart in opdracht van de rekenkamercommissies Houten, IJsselstein en Nieuwegein en uitgevoerd door het adviesbureau Partners & Pröpper. Onderzoeksproces De in de rapportage opgenomen bevindingen zijn de afgelopen periode voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor aan de organisaties van de drie gemeenten en de WIL voorgelegd. In een bijlage bij deze brief zijn de reacties van uw organisatie op deze bevindingen opgenomen. Daarbij is door het onderzoeksbureau aangegeven wat met iedere reactie is gebeurd. Het rapport hebben wij op 19 februari 2015 met een begeleidend schrijven aan het College aangeboden voor een bestuurlijke reactie. De reactie van het college is op 10 april 2015 ontvangen en is als bijlage toegevoegd. Omdat de WIL een Gemeenschappelijke Regeling is waarin vijf gemeenten participeren, is dit onderzoek uitgevoerd als een samenwerkingsproject tussen de rekenkamercommissies van Nieuwegein, Houten en IJsselstein. De gemeenten Lopik en Vianen zijn ook uitgenodigd om in het onderzoek te participeren, maar hebben vanwege het (tijdelijk) ontbreken van een rekenkamercommissie afgezien van

2 Bladnummer 2/8 actieve deelname. Wij hebben de raden van deze gemeenten wel geïnformeerd en betrokken bij dit onderzoek. De aansturing van gemeenschappelijke regelingen wordt een steeds belangrijker deel van de taken van de gemeenteraden. Al meer dan de helft van alle budgetten wordt via samenwerkingsverbanden uitgegeven. Het op afstand plaatsen van de uitvoering en de noodzaak om ook een deel van de eigen autonomie op te geven c.q. te delen met andere gemeenten om effectief te kunnen samenwerken, maakt het aansturen van deze vormen van samenwerking complex. De drie RKC's hebben de aansturing van de gemeenschappelijke regeling met de WIL als casus tot onderzoeksonderwerp gekozen, omdat de WIL als een voorbeeld wordt gezien van de wijze waarop gemeenten in het algemeen omgaan met de aansturing. Wij hebben dan ook gepoogd om algemene lessen te trekken uit de wijze waarop de gemeenteraden het beste met gemeenschappelijke regelingen kunnen omgaan. U treft in de bijlage de bevindingen, conclusies en aanbevelingen aan zoals deze door het onderzoeksbureau zijn opgesteld. Op hoofdlijnen is de indruk dat de samenwerking in de WIL, gegeven de moeilijke omstandigheden, de afgelopen flinke stappen heeft weten te maken en dat aansturing van de WIL naar behoren functioneert, maar nog wel aanknopingspunten voor verbetering biedt. De gezamenlijke rekenkamercommissies onderschrijven de inhoud van het rapport. Wij stellen er wel prijs op enkele aanvullende opmerkingen te maken over het onderwerp regionale samenwerking, ook gelet op de actuele discussie rondom de democratische controle op het samenwerkingsdossier. Op de volgende thema's zullen wij terug komen: Beleidsarm of beleidsrijk Regierol vanuit gemeenten Ambities van regionale samenwerking.

3 Bladnummer 3/8 Duidelijke keuze voor beleidsarme of beleidsrijke GR Een belangrijke conclusie in het rapport is dat de governance structuur op zich helder is geformuleerd. Het biedt ook de ruimte om binnen de uitgangspunten van de GR adequaat te opereren. De spelregels zijn helder, maar de vraag is of iedereen blij is met het spelen van het spel. Dat lijkt niet zo te zijn. Met name bij gemeenteraadsleden is er sprake van enige frustratie over hun betrokkenheid. We zien in het rapport dat de regie op het maken van beleid en initiatief in feite bij de WIL ligt. Bij de structuren qua overlegplatforms heeft de WIL de lead. De gemeenten zijn hierin volgend en zijn afhankelijk van hetgeen waarmee ze door de WIL gevoed worden. De gemeenten worden fragmentarisch door de WIL gevoed op verschillende niveaus. Binnen de gemeenten is hierover te weinig/ onvoldoende afstemming. De binnen de gemeenten aangewezen accountmanagers lukt het naar eigen zeggen nog te weinig om het overzicht te behouden en de verschillende niveaus binnen de gemeentelijke organisaties (tijdig) te verbinden. Aan de andere kant speelt er bij deze vraag ook enige emotie. De vraag: " waar ga ik eigenlijk over?" zoals een gemeenteraadslid die vaak stelt, kan feitelijk worden beantwoord bij lezing van de spelregels van de GR. Daar heeft immers de gemeenteraad mee ingestemd middels haar eigen besluit tot instelling van die GR. Naast enige 'onwetendheid' speelt hierbij de frustratie dat men zich niet betrokken voelt bij de inhoud. Op dit punt zijn verbeteringen mogelijk zoals in het rapport worden aangegeven. Belangrijk punt in onze ogen is het startpunt van de GR. De belangrijkste vraag die een gemeenteraad zich moet stellen is waar zij nog over wil gaan en wat zij mandateert of delegeert. Dat proces verdient in onze ogen meer aandacht. Een belangrijk punt daarbij is de vraag bij samenwerking of het gaat om alleen uitvoering of ook over beleidsontwikkeling: is het een beleidsarme of beleidsrijke samenwerking en wat betekent dat voor de aansturing door de raden?

4 Bladnummer 4/8 Bij een beleidsarme uitvoeringsorganisatie hoort een sterke beleidsontwikkelende functie binnen de gemeenten met voldoende professionaliteit en capaciteit. Ook zou er mindere noodzaak hoeven te zijn voor een GR met een apart dagelijks bestuur (DB) en algemeen bestuur (AB). Bij een beleidsrijke samenwerking kan de GR meer het voortouw nemen, maar zullen de gemeenteraden mogelijk meer onderling afstemming moeten zoeken om vanuit een gedeeld regionaal perspectief op de problematiek invulling te geven aan hun rol als opdrachtgevers. De raden moeten de mogelijkheid hebben om gezamenlijk visie te bepalen. De fracties tussen de gemeenten kunnen onderling overleggen en visie bepalen. Concreet adviseren wij dan ook: Bepaal bewuster de reikwijdte van de samenwerking (beleidsarm - beleidsrijk). Herzie de governancestructuur van de WIL op basis van deze keuze met name met betrekking tot de rol en invulling van het Algemeen Bestuur. Dit is eveneens nodig in verband met de wijziging van de WGR. Investeer in afstemming tussen de gemeenteraden. Creëer daarvoor de momenten. Regie en afstemming binnen gemeenten professionaliseren Los van de voornoemde vraag over de afbakening van het takenpakket van een GR is de vraag hoe vanuit de afzonderlijke gemeente ambtelijk, dan wel politiek bestuurlijk, aansturing plaats vindt. Wij constateren dat er een en ander schort aan ambtelijke afstemming binnen de afzonderlijke gemeenten. Hier dient verdere professionalisering plaats te vinden. Dit ook met het oog op het (inhoudelijke) betrekken van de gemeenteraad. Binnen de spelregels die worden vastgesteld door de raad kan er meer aandacht worden besteed aan het betrekken van de raad bij het functioneren van de GR en bij de beleidsontwikkeling. Nu hobbelt de raad met de het uitbrengen van een zienswijze wel erg achter de feiten aan. Dat kan anders door de cycli goed af te stemmen met de andere gemeenten en door tijd vrij te maken voor goede inhoudelijke

5 Bladnummer 5/8 discussie over bovenstaande aspecten. Het gaat immers over een groot deel van het gemeentelijk budget. Daar waar de raden nadrukkelijk hebben aangegeven bij betrokken te worden, dienen zij tijdig en juist geïnformeerd te worden. In verband hiermee bevelen wij het volgende aan: Professionaliseer de regiefunctie en de aansturing op het samenwerkingsverband vanuit de afzonderlijke gemeenten. Breng explicieter onderscheid aan tussen de opdrachtgeversrol van de gemeente en de eigenaarsrol van de gemeente, bijvoorbeeld door een scheiding in wethoudersportefeuilles. Geef aan op welke indicatoren u als gemeenteraad wilt sturen, zodat deze in een overzichtelijk, op de behoefte van de gemeenteraden toegesneden format worden gepresenteerd. Hanteer een P&C-cyclus voor de GR, die meer garanties biedt voor een tijdige en juiste en volledige behandeling van de door de WIL in te brengen stukken. Ambities tussen afzonderlijke raden en GR-bestuurders gelijktrekken Sommige taken die nu op het bordje van de gemeente liggen zijn te groot om door een enkele gemeente van relatief kleine omvang te worden uitgevoerd. Samenwerking is noodzakelijk. Het is zaak dat de gemeenteraden zich ook uitspreken over de ambities van die samenwerking. Die ambitie kan variëren en van het zien van de GR als een uitvoeringsorgaan voor lokaal beleid tot het zien van de GR als een instrument om de regionale belangen gezamenlijk te borgen en uitvoering te geven aan gezamenlijk beleid. Dat heeft ook te maken met wat in het rapport aangeduid wordt met 'de spelniveaus'. Wij zien dat de bestuurders van de GR daarin stappen vooruit lopen op de gemeenteraden en dat is ook begrijpelijk. Vanuit de emotie die rondom dit punt ligt wordt vaak het begrip ' lokaal maatwerk' genoemd. Naar ons idee is het zaak om als gemeenteraad te bepalen wat bij de samenwerking het begrip' lokaal' feitelijk inhoud. Onze indruk is dat er niet heel veel verschil hoeft te zijn tussen het lokale maatwerk in de vijf gemeenten. Volgens ons is het zaak om vanuit een gezamenlijke

6 Blac ner 6/8 rekenkamer-onderzoek "sturing en controle samenwerking vooral uit te gaan van individueel maatwerk voor klanten. De vraag die hierbij hoort is of er gezocht wordt voor lokale of regionale oplossingen. Wij poneren de stelling dat bij een hoger spelniveau een beleidsrijkere samenwerking hoort. Het spelniveau van de WIL is hoog ingestoken. In de praktijk wordt het spelniveau op verschillende niveaus tegelijk gespeeld met alle frustraties van dien. De GR-bestuurders denken op samenwerkingsniveau. De raden denken meer op het lokale, gemeentelijk niveau. De ambtenaren werken op een beleidsarm niveau (te weinig tijd, geen regie, geen ruimte voor facilitering van de raad om gemeenschappelijkheid vanuit de regio vorm te geven). Wij denken dat een GR zoals de WIL vooral meerwaarde kan hebben als colleges en raden het lokale spelniveau weten te overstijgen en de problematiek meer als een regionale uitdaging aanpakken. Niet instappen vanuit het idee we worden er zelf beter van, maar meer benaderen vanuit de gezamenlijkheid. Dit zou concreet betekenen dat het voor de gemeenteraad niet meer uit hoeft te maken of een werkloze uit Nieuwegein eerder aan werk wordt geholpen dan een werkloze uit Houten of IJsselstein, zolang het totale werklozenbestand in de regio maar krimpt. Wij adviseren de gemeenten dan ook als volgt: Bepaal explicieter de ambities rondom de samenwerking. Definieer daarbij het lokale belang en het regionale belang en zorg dat zowel de GR-bestuurders als de gemeenteraden op hetzelfde gekozen ambitieniveau opereren. Geef aandacht aan de rol van de raden, hun auditcommissies en rekenkamercommissies bij de verantwoording door de GR, mede in het licht van het gekozen ambitieniveau (lokaal of regionaal). Overweeg om bij een meer regionaal ambitieniveau ook als auditcommissies en/of rekenkamers meer gezamenlijk op te trekken.

7 Bladnummer 7/8 Tot slot Enige spanning rondom regionale samenwerking zal altijd blijven bestaan, Een raadslid zal ook moeten accepteren dat hij of zij op enige afstand opereert, maar al met al valt er rondom de aansturingsprocessen en de informatie-uitwisseling nog meer dan genoeg te verbeteren. Tot zover onze aanvullend opmerkingen op het eindrapport. Wij hopen gaan dat het rapport voor u voldoende stof biedt voor verdere discussie over het spannende thema regionale samenwerking. Vervolgtraject De resultaten van het onderzoeksrapport zullen worden besproken in de raadscommissie Samenleving (SAM) d.d. 13 mei Inlichtingen over dit onderzoek en de verdere procedure kunt u verkrijgen bij het secretariaat van de rekenkamercommissie (telefoonnummer /1513). Na de publicatie zal het rapport ook op de website worden geplaatst. Het embargo dat op het onderzoeksrapport rust, geldt tot maandagochtend 21 april uur. Hoogachtend, De rekenkamercommissie gemeente Nieuwegein Kees van Santvliet (voorzitter) Marcel Hoogwout Henk Boogaard Bijlagen: 1. Rapport 'onderzoek naar de sturing en controle van samenwerkingsverbanden met als casus WIL; onderzoek in

8 Bladnummer 8/8 Onderwerp Eindrapportage reg naai opdracht van de rekenkamercommissies Houten, IJsselstein en Nieuwegein ' 2. Overzicht met reacties en verwerking reacties door het onderzoeksbureau op ambtelijk wederhoor van Nieuwegein in het kader van het onderzoek sturing en controle van samenwerkingsverbanden met als casus WIL. 3. Brief Bestuurlijke reactie van het college van Nieuwegein op regionaal van samenwerkingsverbanden met als casus WIL" 4. Brief Bestuurlijke reactie van AB WIL op Onderzoeksbevindingen regionaal van samenwerkingsverbanden met als casus WIL van 19 februari 2015"