mische Ontwikkeling Hoofddorp, 11 januari 201 1

Transcriptie

1 De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer mische Ontwikkeling Hoofddorp, 11 januari Telefoonnummer uw brief Brief van de HAP cliëntenparticipatie ieeriingenvervoer 1 2 JAK d.d. 1 december 2010 Ons kenmerk Bglage(n) Brief aan de klankbordgroep gemeente Haarlemmermeer Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen HAP over het leerlingenvervoer in de gemeente Haarlemmermeer Geachte heer, mevrouw, Op 1 december 2010 ontvingen wij schriftelijke vragen van de fractie van de HAP over de cliëntenparticipatie van het leerlingenvervoer in de gemeente Haarlemmermeer. Onderstaand treft u de beantwoording aan. Vraag l: Kunt u ons aangeven wat de samenstelling is van de Klankbordgroep, oftewel welke vertegenwoordigers hebben zifting in de Klankbordgroep? Antwoord: De samenstelling van de klankbordgroep is als volgt: vier ouders, één lid van de WMO-raad, tevens coördinator van de Belangengroep Gehandicapten Haarlemmermeer, vier scholen en een onafhankelijke voorzitter. De vervoerder schuift op uitnodiging aan, als er voor hen relevante onderwerpen worden besproken. De vertegenwoordiger van de gemeente Haarlemmermeer is geen lid van de klankbordgroep, maar ondersteunt deze. Vraag 2: Klopt het dat Trafficon, de organisatie die de aanbesteding heeft begeleid, nog steeds -in opdracht van de gemeente- een rol speelt bij de uitvoering van het leerlingenven/oer en, zo ja, welke rol is dit? a Antwoord: Trafficon vervult als expert op het gebied van leerlingenvervoer op dit moment de rol van "Backoffice Leerlingenvervoer". Dat houdt onder andere in dat Trafficon eventuele problemen in de uitvoering probeert op te lossen met de ouders en de vervoerder Verder FSC1 Mixed Sources Pio<liii<g~w,>ii$fgondI>nhcnrdr li~irrl "l al,<iere gc<an,in1re><1, bioi,,,ei

2 Ons kenmerk Volgvel 2 bewaakt Trafficon de uitvoering van de klachtenprocedure, maakt twee keer per jaar een managementsrapportage en analyseert de vervoersgegevens. Daarnaast fungeert Trafficon als vraagbaak voor de medewerkers van de front-office en de vervoerder. Op termijn dient de gemeente de taken van Trafficon over te nemen en zal de inhuur van Trafficon worden afgebouwd. Momenteel is dit proces in uitvoering. Vraag 3: Kunf u ons aangeven waf hiervan de reden is, tot wanneer u gebruik zal maken van hun diensten en welke kosten hiermee gemoeid zijn? Antwoord: Trafficon is een gespecialiseerde partij met een ruime expertise op het gebied van collectief vervoer. In opdracht van de gemeente Haarlemmermeer voeren zij de controle uit op de planning en de facturatie van de vervoerder. Hierdoor zijn we in staat gebleken de gewenste kwaliteit en taakstelling op het budget leerlingenvervoer te realiseren. De totale uitvoeringskosten van het beheer leerlingenvervoer zijn 7% van het totale budget leerlingenvervoer, waarvan een deel voor Trafficon. De kosten voor Trafficon bedragen in totaal ,-- per jaar. Vraag 4: Kunt u ervoor zorg dragen dat alle vragen in de brief van de Klankbordgroep leerlingenvervoer aan de raad d.d. 29 november 2010 zo spoedig mogelijk door uw college worden beantwoord en dat de raad een afschrift krijgt van uw brief aan de Klankbordgroep? Antwoord: Bijgaande brief is gestuurd aan de klankbordgroep, zie bijlage l. Vraag 5: Kunt u ons aangeven hoe de klachtenafhandeling voor de gebruikers van het leerlingenvervoer (en hun ouders) georganiseerd is? Antwoord: De klachtenprocedure zoals die thans voor het leerlingenvervoer gehanteerd wordt, is terug te vinden op de website van de gemeente Haarlemmermeer. Een klacht dient binnen drie weken na de bestelde enlof verreden rit door de klager te worden ingediend bij de Gemeente. Klachten welke niet binnen de genoemde termijn zijn ingediend worden als niet-ontvankelijk beschouwd. Mondelinge klachten kunnen telefonisch worden ingediend op werkdagen tussen uur en uur. Daarnaast kunnen schriftelijk klachten via de web-based beheertool, worden ingediend. e De opdrachtgever beoordeelt of een klacht niet ontvankelijk is. Indien een klacht niet ontvankelijk is dient de klager hiervan uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangstbevestiging in kennis te worden gesteld.

3 ons kenmerk Volgvel 3 a Een door de opdrachtgever ontvangen klacht wordt, indien en voor zover de klacht betrekking heeft op de dienstverlening door de vervoerder, binnen 2 werkdagen na ontvangst doorgestuurd aan de vervoerder; e Indien de klacht geen betrekking heeft op de dienstverlening door de vervoerder zal de klacht, mits ontvankelijk, binnen 5 werkdagen worden afgehandeld door de opdrachtgever; a De vervoerder draagt binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht zorg voor een zorgvuldige, schriftelijke, afhandeling van deze klacht. De opdrachtgever ontvangt een afschrift van de afhandelingbrief. e Indien de klacht naar het oordeel van de opdrachtgever niet afdoende is opgelost, treedt de opdrachtgever in overleg met de vervoerder om tot een andere oplossing te komen. De vervoerder kan de klacht van de klager, gemotiveerd, gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaren. De opdrachtgever registreert de klachten en de afhandeling daarvan. De klachtenprocedure is kosteloos. Vraag 6: Ons is gebleken dat de oudergeleding in eerdere Klankbordgroep bijeenkomsten genoemde zaken aan de orde heeft gesteld en hierop geen adequate antwoorden heeft gekregen. Bent u met ons van mening dat dit niet de juiste gang van zaken is en dat de gemeentelijke verfegenwoordiger dergelijke vragen tijdens de daarvoor bedoelde bijeenkomsten adequaat dient te beantwoorden? Antwoord: Hier is inderdaad enige vertraging in opgetreden. De vragen zijn inmiddels beantwoord. Een aantal vragen met betrekking tot de rol van Trafficon heeft ons echter pas later bereikt, waardoor wij daar nu met deze brief antwoord op geven. Vraag 7: In het verlengde van de brief van de Klankbordgroep is de fractie van de HAP benieuwd hoe het college de samenwerking met cq. het functioneren van de Klankbordgroep enlaarf. Wat is uw visie hierop? Antwoord: Het leerlingenvervoer moet zo worden georganiseerd dat dit geen belemmering vormt om goed onderwijs te volgen. De klankbordgroep leerlingenvervoer speelt hierbij een belangrijke rol. De klankbordgroep is opgericht, zodat ouders ons gevraagd en ongevraagd kunnen adviseren over het beleid en uitvoering van het leerlingenvervoer. Zij kunnen op die manier bijdragen aan een betere uitvoering van het leerlingenvervoer in onze gemeente.

4 ons kenmerk Volgvel 4 In hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden. Daarnaast hebben twee afgevaardigden van de klankbordgroep meegewerkt aan een verbeterde aanmeldprocedure voor de start van het nieuwe schooljaar. Wij hebben de bijdrage van de klankbordleden zowel in als buiten de bijeenkomsten om als constructief ervaren. Daarnaast hebben wij ook begrepen dat de klankbordgroep tevreden is over de klantvriendelijkheidsslag die is gemaakt. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,

5 gemeente Haaï!emmesrmeer Oudergeleding klankbordgroep Leerlingenvervoer postbus 250 Mevrouw L. Pannekeet (Coördinator BGH) 2130 AG Hoofddorp Postbus AK Hoofddorp Bezoekadres: Raadhulspiein 1 Hoofddorp Telefoon Telefax Cluster Beleid Contactpersoon Cor Spreeuw 1 Suzanne Bos Doorkiesnummer / UW brief d.d. 29 november 2010 Ons kenmerk Bijlage(n) Geen Onderwerp Organisatie leerlingenvervoer Haarlemmermeer Verzenddatum Geachte mevrouw Pannekeet, In reactie op uw vragen aan de raad van de gemeente Haarlemmermeer en in aansluiting op de raadsvragen van de HAP over het leerlingenvervoer in de gemeente Haarlemmermeer, informeren wij u als volgt. Vraag f: Is er, vergeleken met de situatie van , een werkelijke kostenbesparing te constateren? Antwoord: Naar aanleiding van de resultaten van de laatste aanbesteding van het leerlingenvervoer is de begroting neerwaarts bijgesteld. De werkelijke kosten zijn nagenoeg gelijk aan die bijgestelde raming. Dat ondanks het feit dat er meer leerlingen in het vervoer zitten en dat meer scholen worden aangedaan. Dus ondanks deze gewijzigde omstandigheden blijven we binnen begroting. Vraag 2: Waf is de rol van Trafficon op dit moment. Mensen van dit bureau zijn nog steeds actief op het Raadhuis. Trafficon vervult als expert op het gebied van leerlingenvervoer op dit moment de rol van "Backoffice Leerlingenvervoer". Dat houdt onder andere in dat Trafficon eventuele problemen in de uitvoering probeert op te lossen met de ouders en de vervoerder. Verder bewaakt Trafficon de uitvoering van de klachtenprocedure, maakt twee keer per jaar een managementsrapportage en analyseert de vervoersgegevens. Daarnaast fungeert Trafficon als vraagbaak voor de medewerkers van de front-office en de vervoerder. Op termijn dient Mixed Sources ~rodii'lgro",, iiitqoil,, brheerde,>03z*>i *,La"Ch,e <,<'""t,",*",,i,~ broiineii p iritiio liss.coc UOdlll www,sc nrq OI'l"6 r"rrrtifrwa<drli,>i"iiiiol

6 Ons kenmerk Voigvei 2 de gemeente de taken van Trafficon over te nemen en zal de inhuur van Trafficon worden afgebouwd. Momenteel is dit proces in uitvoering. Vraag 3: Hoe zwaar drukken de kosten voor Trafficon op de begroting van het leerlingenvervoer Antwoord: Trafficon is een gespecialiseerde partij met een ruime expertise op het gebied van collectief vervoer. In opdracht van de gemeente Haarlemmermeer voeren zij de controle uit op de planning en de facturatie van de vervoerder. Hierdoor zijn we in staat gebleken de gewenste kwaliteit en taakstelling op het budget leerlingenvervoer te realiseren. De totale uitvoeringskosten van het beheer leerlingenvervoer zijn 7% van het totale budget leerlingenvervoer, waarvan een deel voor Trafficon. Vraag 4 Is er zicht op de klanttevredenheid van het vervoer Antwoord: Wij monitoren de klachten. Op grond hiervan kunnen we een goed beeld vormen van de klanttevredenheid. Het percentage gegronde klachten is ca. 0,13% van het aantal persoonsritten. Over het schooljaar zijn tot en met november 100 klachten ingediend. Daarvan waren er 71 gegrond. Het aantal persoonsritten over deze periode bedroeg Uitgedrukt in een percentage van het aantal persoonsritten bedroeg het aantal ingediende klachten 0,19% en het aantal gegronde klachten 0,13%.. Vraag 5: Hoe verloopt de communicatie tussen: - Gemeente en ouders - Gemeente en de gecontracteerde vervoerder (A-Tax) - Vervoerder en de werkelijke uitvoerder (Verhoe0 - Vervoerder en chauffeur - Vervoerder en ouders Antwoord: Na wat opstartproblemen in 2009, verloopt de communicatie inmiddels al geruime tijd goed. Op alle niveaus is er sprake van snelle bereikbaarheid en interactie. Sinds begin 2010 kunnen de ouders gebruik maken van Vervoersmanagement Online. Dat is een web-based beheertool. Via deze tool kunnen de ouders hun kinderen aan- of afmelden (bijv. bij ziekte), wijzigingen doorgeven, klachten indienen, vragen stellen, etc. Ruim 200 ouders maken hier inmiddels gebruik van. Dat is ongeveer 45% van het totaal aantal ouders met kinderen in het taxivervoer. Daarnaast kunnen de ouders ook gewoon met de gemeente bellen. Op korte termijn zal nog een reminder actie gestart worden met als doel om nog meer ouders kennis te laten maken met het gemak en de voordelen van de beheertool (Vervoersmanagement Online). Vraag 6: Hoe zit hef mef de veiligheid f. a. v. - Gladheid (Bijvoorbeeld winterbanden en wie neemt het besluit de ritten te staken bij extreme weersomstandigheden) - Begeleiding op de bus in geval van gedragsproblematiek

7 Ons kenmerk Volgvel 3 - Medische begeleiding Antwoord: In het Bestek voor de aanbesteding van het leerlingenvervoer is vastgelegd dat de vervoerder dient te zorgen voor het veilig vervoeren van de kinderen. Uiteraard geldt dit te allen tijde en onder alle omstandigheden. indien er sprake is van gedragsproblematiek in de bus neemt de gemeente direct passende maatregelen. Momenteel zijn er geen kinderen waarvoor medische begeleiding noodzakelijk is. Indien medische begeleiding noodzakelijk is, dan zullen wij daar direct opdracht toe geven. Vraag 7: Hoe functioneert de klankbordgroep Antwoord: Het leerlingenvervoer moet zo worden georganiseerd dat dit geen belemmering vormt om goed onderwijs te volgen. De klankbordgroep leerlingenvervoer speelt hierbij een belangrijke rol. De klankbordgroep is opgericht zodat ouders het college van B en W gevraagd en ongevraagd kunnen adviseren over het beleid en uitvoering van het leerlingenvervoer. Zij kunnen op die manier bijdragen aan een betere uitvoering van het leerlingenvervoer in onze gemeente. In hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden. Daarnaast hebben twee afgevaardigden van de klankbordgroep meegewerkt aan een verbeterde aanmeldprocedure voor de start van het nieuwe schooljaar, Wij hebben de bijdrage van de klankbordleden zowel in als buiten de bijeenkomsten om als constructief ervaren. Daarnaast hebben wij ook begrepen dat de klankbordgroep tevreden is over de klantvriendelijkheidsslag die is gemaakt. Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend, Burgemeester en wethouders vpn Haart.-' ii J C W inederstigt, ~ethduder Duurzaamheid. Werk, Jeugd en Onderwijs