Beleidsplan Open Standaarden en Open Source Software

Transcriptie

1 Beleidsplan Open Standaarden en Open Source Software

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Open standaarden, open source software en ODF Doel Open source software Open standaarden Open Document Format (ODF) Kabinetsbeleid Doelstellingen Norm Pas-toe-of-leg-uit-principe Inkoop en aanbesteding Afspraken Nationaal uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid Gemeentelijk beleid Onze opdracht Huidig beleid Visie Toelichting bij de visie Maatregelen Implementatietraject Communicatie Bijlage 1 Geraadpleegde bronnen Bijlage 2 Afspraken NUP m.b.t. open standaarden en open source software Bijlage 3 Lijst open standaarden voor pas-toe-of-leg-uit Versiebeheer Versie Auteur Omschrijving Datum 1 Felicia Breukink Eerste Concept 8 september Felicia Breukink Tweede concept na bespreking met 24 september 2009 Robert Jan van Vliet 3 Felicia Breukink Derde concept na verwerking commentaar 25 september 2009 Jan v.d. Veen def Felicia Breukink Behandeld in DB Behandeld in MO Opmerkingen NOiV verwerkt Vastgesteld in DB na aanleveren extra informatie 7 oktober oktober oktober

3 1. Inleiding Het kabinet wil in deze kabinetsperiode ( ) een aantal doelen bereiken zoals: een goede participatie van burgers; verbetering van de dienstverlening; duurzaamheid van informatie en innovatie; en een administratieve lastenvermindering (onder andere door eenmalige gegevensverstrekking). De Tweede Kamer heeft aangegeven, met het oog op deze maatschappelijk doelen, het gebruik van open standaarden en open source software door de overheid en de (semi-) publieke sectoren belangrijk te vinden. Het gebruiken van standaarden helpt de beoogde doelen te bereiken. De staatssecretaris van Economische zaken heeft daarom op 17 september 2007 het Actieplan Nederland open in verbinding (NOiV) aangeboden aan de Tweede Kamer. Open Standaarden zijn specificaties die iedereen vrij mag gebruiken om samenwerking en uitwisseling tussen toepassingen, diensten, systemen en netwerken mogelijk te maken. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld de taal HTML waarin webpagina s opgemaakt kunnen worden en PDF voor documenten. Open source software is software waarbij er vrije toegang is tot de broncode van software. Aan het gebruik van open source software zijn geen licentiekosten verbonden en de software is vrijelijk te bewerken. Bekende open source software is bijvoorbeeld het besturingssysteem Linux, de webbrowser Mozilla Firefox en het kantoorautomatiseringpakket OpenOffice.org. In dit beleidsplan wordt aangegeven hoe de gemeente Den Helder invulling geeft aan het kabinetsbeleid. Eerst worden de diverse begrippen toegelicht zodat duidelijk is waar we het over hebben. Daarna wordt het kabinetsbeleid geschetst waar de opdracht voor onze gemeente uit volgt. Onze visie op het gebruik van open standaarden en open source software wordt beschreven en welke maatregelen we nemen om daar te komen. 3

4 2. Open standaarden, open source software en ODF Beleidsplan Open standaarden en open source software Dit hoofdstuk geeft een toelichting op het doel van het gebruik van open standaarden, open source software en het open document format en geeft een uitleg over deze drie begrippen Doel Het gebruik van open standaarden en open source software is belangrijk voor de overheid omdat het de toegankelijkheid verhoogt van informatie doordat een open standaard vrije en toekomstvaste koppelingen naar informatie kan regelen. Ook verbetert het de transparantie van overheidshandelen doordat de werking van computertoepassingen volledig inzichtelijk is voor EDP 1 -auditors en informatieveiligheid wordt verhoogd doordat de broncode door iedereen beoordeeld kan worden. De toekomstvastheid van de gekozen oplossingen wordt vergroot doordat de code ook door derden onderhouden kan worden en achteraf inzichtelijk blijft (leveranciersonafhankelijk) en doordat gegevens in bestanden met een vrije en openbare structuur worden opgeslagen. Een ander aspect van het gebruik van open standaarden en open source software is dat het de concurrentiekracht van lokale softwareleveranciers vergroot doordat ook zij in staat zijn toepassingen te onderhouden en uit te breiden, en koppelingen kunnen realiseren naar andere bestanden en programmatuur. Ook wordt innovatie op de softwaremarkt bevorderd doordat open standaarden en open source software derden de mogelijkheid bieden door te bouwen op eerdere ontwikkelingen. Een laatste aspect van het gebruik van open standaarden en open source software is het verlagen van de licentiekosten doordat open standaarden en open source software per definitie kosteloos worden aangeboden Open source software Open source software is software net als andere software. Het verschil is dat de broncode, de tekst waarin de software origineel is geschreven, open en beschikbaar is voor iedereen. Vandaar de term open source. Bekende voorbeelden van open source software en hun alternatieve closed source software zijn: Type software Gesloten source software Open source software besturingssysteem Windows; Mac OS X Linux; UNIX browser Internet Explorer Mozilla Firefox kantoorautomatisering MS Office OpenOffice.org internet client Groupwise; Outlook Express Mozilla Thunderbird Document-grafisch Adobe Photoshop GIMP Contentmanagement- Tridion, Green Valley Typo8, Joomla!, Mambo Systemen (websites) Serverssystemen Novell RedHat, Samba/Linux Software wordt als 'open' beschouwd als de broncode gelezen, aangepast en verspreid mag worden. Beschikbaarheid betekent dat iedereen de code gratis of tegen een nominaal bedrag kan verkrijgen. Open source software maakt vaak (ook) gebruik van open standaarden, maar dat is niet noodzakelijk. Gesloten source software kan met open standaarden omgaan en omgekeerd. De vrijheid om de software aan te passen heeft ertoe geleid dat belanghebbenden samenwerken om de software te verbeteren of uit te breiden, zonder dat eigendomskwesties deze samenwerking in de weg zitten. De officiële definitie van open source software is: Open source software is software die een door het Open Source Initiative (OSI) goedgekeurde licentie heeft en daarmee voldoet aan twee kenmerken: de broncode van de software is vrij beschikbaar; in het licentiemodel is het intellectueel eigendom en het (her)gebruik van de software en bijbehorende broncode dusdanig geregeld dat de licentienemer de broncode mag inzien, gebruiken, verbeteren, aanvullen en distribueren. 1 EDP=electronic data processing 4

5 De voor- en nadelen van open source software zijn vaak afhankelijk van de specifieke situatie en het specifieke softwareproduct. Als voordelen gelden onder andere: verminderde afhankelijkheid van leveranciers, meer flexibiliteit bij de inzet van software, vergroten van de transparantie van overheidshandelen en meer concurrentie en innovatie in de softwaremarkt. Nadelen van open source software (kunnen) zijn: onzekerheid, gebrek aan kennis, juridische vraagstukken met betrekking tot inkoop en aanbesteding en de benodigde extra aandacht van gebruikers voor ontwikkeling, beheer en ondersteuning van software. Het gebruik van open source software binnen de overheid biedt ook de mogelijkheid met die sofware weer eigen programmatuur te ontwikkelen en dat gemeenschappelijk door te ontwikkelen en te beheren. Tegelijkertijd vraagt dat dus opdrachtgeverschap (formuleren van functionele vraag) of meer eigen deskundig personeel, dus een capaciteitsuitbreiding in een ICT-afdeling. Het gebruik van gesloten source software betekent weliswaar meer afhankelijkheid van leveranciers en belemmert daadkrachtig optreden, maar deskundigheid in eigen huis is niet nodig. Open source software is dus niet per definitie altijd een beter alternatief dan gesloten source software. De kosten van open source software bestaan uit kosten voor gerelateerde activiteiten, zoals opleidingskosten en ondersteuning en beheer, maar er zijn geen licentiekosten. Daardoor is de totale oplossing soms goedkoper, maar soms ook duurder. De aanschaf van software zonder bezwarende titel 2 valt niet onder het aanbestedingsrecht. Gratis te verkrijgen software hoeft daarom niet Europees aanbesteed te worden als er geen aanvullende te betalen diensten aan verbonden zijn (zoals verplichte afname van opleiding of implementatieactiviteiten). Figuur 1: diverse open source software 2 Van een bezwarende titel is sprake als er - direct of indirect - een op geld waardeerbare tegenprestatie naar de leverancier gaat. Dat kan een betaling in geld zijn, maar ook prestaties in natura kunnen daar onder vallen. 5

6 2.3. Open standaarden Het gaat hier om standaarden 3 (normen) voor het kunnen uitwisselen van gegevens tussen computerprogramma's 4. Standaarden kunnen 'open' zijn of 'gesloten'. Door open standaarden te gebruiken, in plaats van standaarden die door intellectueel eigendomsrecht leveranciergebonden zijn, kan de gebruiker informatie vastleggen in een toekomstvast formaat. Bekende voorbeelden van gesloten standaarden en hun alternatieve open standaard zijn: Type bestand Gesloten standaard Open standaard Tekst Microsoft Word; WordPerfect HTML; plain text; PDF/A-1a; ODF Afbeelding GIF; BMP PNG; JPEG Video RealVideo; WMV Theora; H.264/AVC/MPEG-4 part 10 Uitwisseling en bevraging gegevens StUF Standaarden zijn pas open standaarden als aan de volgende definitie wordt voldaan: 1. De standaarden worden vastgesteld op basis van een open beslissingsprocedure, zoals consensus of meerderheidsbeslissing. 2. Het beheer van de standaard ligt bij een not-for-profit organisatie die een volledig vrij toetredingsbeleid kent. 3. De standaarden zijn gepubliceerd. 4. De kosten voor het gebruik van de standaard zijn laag en vormen geen drempel voor toegang tot de standaard. Eventueel aanwezig intellectueel eigendom dat aan een open standaard ten grondslag ligt, wordt royalty-vrij ter beschikking gesteld. 5. Er zijn geen beperkende voorwaarden over het hergebruik van een standaard. Om standaardisatie binnen de overheid te bewerkstelligen is in 2006 het College Standaardisatie en het Forum Standaardisatie ingesteld. De Nederlandse Overheids Referentie Architectuur 5 NORA, die ook door het forum en college wordt uitgedragen, schrijft bij voorkeur het gebruik van open standaarden voor. Het Forum Standaardisatie heeft een lijst gepubliceerd met de standaarden die moeten worden ondersteund door de overheid (zie bijlage 3). Voorbeelden zijn: het toepassen van de webrichtlijnen voor overheidswebsites, het toepassen van NEN-ISO standaarden bij de IT-beveiliging en het gebruik van de standaarden ODF en PDF voor de uitwisseling tussen overheden van documenten. Naast de vele voordelen van open standaarden kleven er ook nadelen en risico s aan. Zo zijn er niet altijd open standaarden beschikbaar of kan het voorkomen dat een open standaard nog niet voldoende wordt ondersteund door de markt Open Document Format (ODF) Het Open Document Format (ODF) is een ISO-standaard (en dus ook een open standaard) voor het bewerken, bewaren en/of het uitwisselen van opgeslagen documenten van bureautoepassingen zoals tekstverwerking, presentaties maken of werken met spreadsheets. ODF is een internationale open standaardenfamilie die de opvolger is van veelgebruikte bedrijfsspecifieke document-formaten als.doc,.wpd en.xls 6. 3 Het belang van standaarden bij het communiceren of uitwisselen van informatie kan het beste worden uitgelegd met een voorbeeld: taal. Een taal is een set spraak- en schriftregels (een standaard) die ervoor zorgt dat mensen met elkaar kunnen communiceren, mits de zender en ontvanger dezelfde taal spreken. Als twee partijen dezelfde standaard hanteren, wordt communicatie vergemakkelijkt: het uitwisselen van informatie is effectief. Als zender en ontvanger ieder een andere taal spreken, wordt het communiceren uiteraard moeilijk. 4 ook wel genoemd interoperabiliteit van informatiesystemen 5 De (Informatie)Architectuur beschrijft de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling. Hiermee worden de relaties met informatie en communicatie als bedrijfsmiddelen/productiefactoren van een organisatie inzichtelijk. De informatiearchitectuur is daarmee een onderdeel van de Informatievoorziening binnen een organisatie. 6 PDF is ook een open standaard. Het verschil met de open standaard ODF is dat ODF-bestanden wél gewijzigd kunnen worden en PDF-bestanden niet. 6

7 ODF is geen software, maar een universele manier van informatie opslaan en verwerken. Het is niet alleen flexibeler en efficiënter dan bedrijfsspecifieke document- formaten, maar ook toekomstvast. Het formaat wordt ondersteund door vrijwel alle commerciële en open source-toepassingen in de markt. Het kabinet is gestart met de invoering van ODF als formaat voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten onderling en met mede-overheden en burgers en bedrijven. ODF is daarbij voorlopig nevengeschikt aan en aanvullend op andere, al in gebruik zijnde bestandsformaten (zoals.doc en.pdf) en eventueel nieuwe toekomstige open standaarden. Een concreet voorbeeld van het gebruik van ODF is om op de website van de gemeente bewerkbare documenten in ODF-formaat te zetten in plaats van in Word-formaat. 7

8 3. Kabinetsbeleid Het kabinet wil in deze kabinetsperiode ( ) een aantal doelen bereiken zoals: een goede participatie van burgers; duurzaamheid van informatie en innovatie; en een administratieve lastenvermindering (onder andere door eenmalige gegevensverstrekking). De Tweede Kamer heeft aangegeven, met het oog op deze maatschappelijk doelen, het gebruik van open standaarden en open source software door de overheid en de (semi-) publieke sectoren belangrijk te vinden. De Staatssecretaris van Economische zaken heeft daarom op 17 september 2007 het Actieplan Nederland open in verbinding (NOiV) aangeboden aan de Tweede Kamer Doelstellingen De doelstellingen van het Actieplan Nederland open in verbinding zijn van toepassing op de rijksoverheid, de medeoverheden en de (semi-) publieke sector: De doelstellingen zijn: 1. het vergroten van de interoperabiliteit 6 tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de e-overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden; 2. het verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open standaarden en open source software; 3. het bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremarkt en voorts het bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van open source software krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan open source software bij gelijke geschiktheid. Belangrijke randvoorwaarden voor dit actieplan zijn: de continuïteit en betrouwbaarheid van de elektronische overheidsdienstverlening voor burgers en bedrijven komen niet in gevaar; de administratieve lasten voor burgers en bedrijven mogen niet stijgen Norm Het kabinet erkent het maatschappelijke belang van interoperabiliteit en stelt het gebruik van open standaarden als norm. De hoofdlijn is: gebruik open standaarden, of kom met een zeer goed verhaal waarom dit niet mogelijk is en geef aan wanneer open standaarden dan wél toegepast worden. Dit is het principe van pas-toe-of-leg-uit. In tegenstelling tot het gebruik van open standaarden, wordt het gebruik van open source software door het kabinet níet als norm gesteld, maar wel krachtig gestimuleerd Pas-toe-of-leg-uit-principe Rijksdiensten en mede-overheden worden dus geacht bij aanbesteding, inkoop en het gebruik van software, open standaarden als norm te stellen bij de keuze voor nieuwe software. Als overheden dat niet doen, moeten zij uitleggen waarom niet. Hoewel open standaarden als norm worden gesteld, is dit pas-toe-of-leg-uit-principe uitsluitend van toepassing op de lijst met open standaarden voor pas-toe-of-leg-uit (zie bijlage 3). Het betekent dat overheden, voorafgaand aan de aanschaf van ICT-diensten of producten boven de , na moeten gaan of het beoogde toepassingsgebied voorkomt op de lijst met open standaarden voor pas-toe- 6 Het Kabinet spreekt van interoperabiliteit als het vermogen van (informatie)systemen om op elektronische wijze gegevens en informatie te kunnen uitwisselen binnen en tussen organisaties. Interoperabiliteit is een essentiële randvoorwaarde voor een toekomstvaste ontwikkeling van diensten en toepassingen die door en met ICT in brede zin mogelijk worden gemaakt. 8

9 of-leg-uit. Komt het toepassingsgebied op de lijst voor, dan moeten de daarbij genoemde open standaarden in principe worden opgenomen in het programma van eisen. Er zijn criteria opgesteld die kunnen leiden tot níet toe passen van een open standaard van de lijst in de bijlage 3. Het niet toepassen van open standaarden is mogelijk om de volgende redenen: voor de vereiste functionaliteit is geen open standaard beschikbaar; bij een keuze voor een open standaard komt de bedrijfsvoering op onaanvaardbare wijze in gevaar inclusief beveiligingsrisico s; andere redenen van bijzonder gewicht, hierbij gaat het om de aspecten geld, tijd en capaciteit 7. Als één of meerdere van deze leg uit criteria van toepassing zijn en de organisatie daarom wil afwijken van de standaarden op de lijst met open standaarden voor pas toe-of- leg uit, dan moet de overheidsorganisatie dat dus uitleggen. Dit gebeurt of in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag in de vorm van een uitzonderingsrapportage of in de openbare aanbestedingsdocumenten. De overheidsorganisatie verantwoordt waarom zij bij de bewuste ICT-opdracht gebruik heeft gemaakt van de leg uit optie en heeft gekozen voor een afwijkende (gesloten) standaard Inkoop en aanbesteding Onder bepaalde voorwaarden kunnen open standaarden en/of open source oplossingen als eis worden gesteld, dan wel als voorkeur worden opgenomen in een aanbesteding. Daarbij wordt in het aanbestedingdocument iedere keer de zinsnede of daarmee overeenstemmend opgenomen om te voldoen aan het discriminatieverbod van artikel 28 EG verdrag. Voorwaarde is in ieder geval dat de specifieke kenmerken van open standaarden en/of open source software naar voren moeten komen in de aanbestedingstukken. Van belang is om in de voorfase van de aanbesteding een goede en gerichte keuze te maken voor open source software of open standaarden en deze keuze door het correct hanteren van selectie- en gunningscriteria en het wegingsmodel in de aanbesteding op te nemen. Juist ook een goede hantering van de selectie- en gunningscriteria en weging zijn een belangrijke factor om open source software in aanbestedingen een kans te geven. Voor meer informatie wordt verwezen naar de uitgebreide handleiding van het Programmabureau over open standaarden en open source software in Europese aanbestedingen 8. De inkoopadviseur speelt een belangrijke rol bij het op juiste wijze omgaan bij inkoop en aanbestedingen met open standaarden en open source software. Ook de inhoudelijk betrokkenen spelen een belangrijke rol bij het formuleren van de functionele eisen en wensen. Kennis bij hen van open oplossingen is randvoorwaardelijk Afspraken Om de genoemde doelstellingen te bereiken, zet het kabinet actief in op het volgende: 1. Voor brede toepassing van open standaarden wordt het pas-toe-of-leg-uit-principe ingevoerd bij opdrachten van Rijksdiensten vanaf april 2008 en vanaf december 2008 voor de overige overheden en instellingen. Door het College Standaardisatie is een basislijst en wordt een interoperabiliteitsraamwerk (basisversie juni 2008) opgesteld met richtinggevende keuzes voor interoperabiliteit en de ontwikkeling en het gebruik van standaarden; 2. Implementatiestrategieën voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van open source software worden gerealiseerd door alle ministeries (januari 2009) en door medeoverheden en instellingen in semi-publieke sectoren (onderwijs, zorg, sociale zekerheid) in januari De open standaard ODF wordt stapsgewijs ingevoerd voor het lezen, schrijven, uitwisselen, publiceren en ontvangen van documenten (uiterlijk januari 2009 door alle ministeries en mede- 7 Het kabinet is daarbij van mening dat de eventuele extra kosten van een migratie naar een interoperabel en op open standaarden gebaseerd ICT-systeem in beginsel geen reden mag zijn voor het gebruik van de leg-uit-optie. Het niet zelf beschikken over voldoende capaciteit is geen goede reden indien die capaciteit eenvoudig is in te huren of indien er in de organisatie nooit aandacht besteedt word aan het op peil brengen van de bestaande tekorten in de eigen capaciteit. 8 zie verder voor Handleiding Open Standaarden en Open Source Software in aanbestedingen 9

10 overheden ondersteund) op weg naar grootschalig gebruik van open document formats voor overheidstoepassingen Nationaal uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid De uitgangspunten van het actieplan Nederland Open in Verbinding zijn opgenomen in het Nationaal uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP) en zijn daarmee ook van toepassing op alle partijen die het NUP hebben ondertekend. Dus ook op gemeenten. Dit betekent onder andere dat in % van de leden over een beleidsaanpak op het gebied van open source software en open standaarden beschikt (actielijn 8 uit het actieplan). Ook worden de leden gevraagd het pas toe-of-leguit-principe voor open standaarden toe te passen. Alle afspraken met betrekking tot de doelstellingen van NOiV zijn terug te vinden in de volledige tekst van het NUP (zie bijlage 2 voor samenvatting). 10

11 4. Gemeentelijk beleid In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens het huidige gemeentelijk beleid beschreven en de toekomstvisie hoe wij willen omgaan met open standaarden en open source software. Wij streven daarbij dezelfde doelstellingen na als het kabinetsbeleid Onze opdracht Uit het voorgaande hoofdstuk zijn de volgende opdrachten voor ons af te leiden: vanaf december 2008 is voor brede toepassing van open standaarden het pas-toe-of-leg-uitprincipe ingevoerd en moeten wij dit toepassen; in januari 2010 moet er een beleidsaanpak/implementatiestrategie voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik op het gebied van open source software en open standaarden zijn opgesteld; vanaf januari 2009 moeten wij het lezen en schrijven van ODF-bestanden ondersteunen, als eerste stap in de richting van grootschalig gebruik van open document formats voor overheidstoepassingen Huidig beleid In het huidige gemeentelijk beleid zijn geen afspraken gemaakt over het gebruik van open standaarden en open source software. In het visiedocument ICT Inzoomen op informatie (2005) is weliswaar bij de externe ontwikkelingen een paragraaf opgenomen over open standaarden en open source software, maar er is verder niet beschreven wat we op dat gebied willen bereiken. Dat betekent echter niet dat open source software en open standaarden onbekend terrein zijn voor de gemeente Den Helder. Binnen de gemeente wordt op dit moment het volgende beleid gehanteerd: Gebruik Open standaarden Wij gebruiken alleen maar open standaarden. Gebruik Open source software Bij inkoop een aanbesteding op IT-gebied krijgt open source software een gelijke kans als closed source software. Mocht op basis van de wensen en eisen open source software binnen de criteria vallen, dan wordt eerst gekeken naar de open source software en daarna pas naar de closed source software. Gebruik standaard Open Document Format Het ODF-formaat wordt nog niet gebruikt of ondersteund. Wel vindt op de achtergrond in Corsa een vertaling plaats naar de open standaard PDF. Deze werkwijze sluit al goed aan bij de norm van het kabinetsbeleid die in hoofdstuk 5 is beschreven. Praktisch voorbeeld is dat momenteel (najaar 2009) gekeken wordt naar vervanging voor het content management systeem van de website waarbij nadrukkelijk gekeken wordt naar een open source software-toepassing. 11

12 4.3. Visie In deze paragraaf wordt beschreven wat onze visie op de toekomst is voor het gebruik van open standaarden en open source software en welke maatregelen we nemen om dat te bereiken. De visie sluit voor een groot deel aan bij het huidige gemeentelijk beleid. Den Helder geeft invulling aan kabinetsbeleid met de volgende visie: Visie Gebruik Open standaarden Wij passen alleen open standaarden toe en wanneer dat niet mogelijk is, wordt dat uitgelegd (pas-toeof-leg-uit-principe). Gebruik Open source software Bij inkoop een aanbesteding op IT-gebied krijgt open source software een gelijke kans als closed source software. Mocht op basis van de wensen en eisen open source software binnen de criteria vallen, dan wordt eerst gekeken naar de open source software en daarna pas naar de closed source software. Gebruik standaard Open Document Format In de toepassing van ODF volgen wij de landelijke ontwikkelingen en voeren zo stapsgewijs het gebruik van ODF in. De eerste stap is de ondersteuning voor het lezen en schrijven van ODF mogelijk te maken Toelichting bij de visie De gemeente is een voorstander van het gebruik van open standaarden en open source software. Voor open standaarden wordt de huidige werkwijze voortgezet en worden er dus alleen maar open standaarden toegepast. In die gevallen dat dat toch niet zou kunnen, wordt dat uitgelegd. Wij hebben niet de ambitie om helemaal over te gaan naar open source software omdat dat niet realistisch is. Nog lang niet alle leveranciers bieden open source oplossingen en vooral opleidingskosten en ondersteuning voor de nieuwe open source software kan een flinke kostenpost met zich meebrengen en ontevreden medewerkers opleveren. Bij de keuze voor open source software speelt ook de vraag of de gemeente zelf wil verder ontwikkelen met de software. In dat geval moet ook de nodige expertise in huis gehaald worden, wat structurele kosten met zich meebrengt. Als voorbeeld wordt genoemd het open source kantoorautomatiseringspakket OpenOffice als potentiële vervanger van het huidige Microsoft Office. Zou de gemeente voor al haar werkplekken over willen gaan naar dit pakket, dan moeten alle medewerkers daarvoor worden opgeleid en de ondersteuningsvraag is naar verwachting groot. Om de ondersteuning te kunnen bieden is eigen deskundigheid nodig. De ervaring heeft geleerd dat het eigen maken van nieuwe software voor veel medewerkers een lastige zaak is. Het is verstandig hiermee rekening te houden bij de overweging dergelijke open source software gemeentebreed in te zetten. Wat betreft het toepassen van ODF volgen wij de landelijke stappen die worden gezet en ondernemen steeds de nodige acties om er uitvoering aan te geven. 12

13 4.5. Maatregelen Om de visie te realiseren worden de hierna beschreven maatregelen genomen. Open standaarden Den Helder hanteert alleen open standaarden en neemt dat op in het programma van eisen bij elk nieuw (IT-)project, aanbesteding of inkooptraject. De lijst van het college standaardisatie (zie voor meest actuele lijst) wordt daarbij als richtlijn gehanteerd. Wanneer geen open standaarden kunnen worden toegepast, dan wordt dit uitgelegd en daarmee verantwoord in de openbare aanbestedingsdocumenten. Dit geldt alleen als het gaat om opdrachten boven de euro. Over de mate van naleving van het pas-toe-of-leg-uit-principe wordt jaarlijks verantwoording afgelegd in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmarekening in de P&C-cyclus. Elk programma van eisen (gerelateerd aan informatietechnologie) dient vanaf 2010 te zijn voorzien van een paragraaf over open standaarden. Monitoring van de toepassing van open standaarden en toetsing van nieuwe trajecten is belegd bij de Concernstaf waarbij nauw wordt samengewerkt met FB/I&T. Open source software Bij elk nieuw project, aanbesteding of inkooptraject krijgt open source software gelijke kansen als closed source software. Den Helder past open source software-vriendelijke wegingsfactoren toe (stabiliteit en uitwisselbaarheid) tijdens het proces van aanschaf (open source is geen knock-outcriterium). Bij gelijke geschiktheid heeft open source sofware de voorkeur mits het beheer en onderhoud van de open source software de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar brengt. Elk programma van eisen (gerelateerd aan software) dient vanaf 2010 te zijn voorzien van een paragraaf over open source software. Gebruik van open standaarden gaat boven gebruik van open source software omdat het gebruik van open standaarden verplicht is. Bij de keuze tussen closed source software die een open standaard ondersteunt en open source software die dit niet ondersteunt, heeft de closed source software de voorkeur. Aanbieders van open source software moeten bij aanbestedingen en inkooptrajecten van software voor nieuw- of verbouw en contractverlenging dezelfde kansen krijgen als de andere leveranciers. Open Document Format Den Helder ondersteunt ODF in MS Office d.m.v. een plug-in. Landelijke ontwikkelingen rond ODF worden gevolgd en wanneer nodig worden maatregelen genomen om up-to-date te blijven met deze ontwikkelingen Implementatietraject Voor de implementatie van dit beleidsplan wordt voor bovenstaande maatregelen gekeken welke actie concreet moet worden uitgevoerd. Naar verwachting zijn deze acties niet al te ingrijpend. De meeste maatregelen moeten opgenomen worden in het inkoop- en aanbestedingsproces van ICT-toepassingen en de architectuurprincipes, anderen zijn heel concreet zoals het installeren van de ODF-plug-in. De adviseur inkoop en aanbesteding en het team FB/I&T zijn belangrijke partners hierbij Communicatie Via de standaard communicatiekanaal binnen de gemeentelijke organisatie wordt de organisatie geïnformeerd over dit beleidsplan. 13

14 Bijlage 1 Geraadpleegde bronnen Nederland Open in Verbinding, Een actieplan voor het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software bij de (semi-) publieke sector, Ministerie van Economische Zaken, november 2007 Nationaal uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid, 2008 Hoe moet de overheid omgaan met open standaarden bij inkoop en aanbesteding? Uitleg over het pas toe of leg uit principe, Programmabureau NOiV, juni 2009 Ontwikkelingen Open Standaarden en Open Source Software bij de (semi-) publieke sector, Gemeente Rotterdam, juli 2008 Stand van zaken van het open source software beleid van de Rijksoverheid', Programmabureau NOiV, 2009 Handreiking verwerven van (open source) software, programma OSOSS, Versie 1.0, december 2007 Samenvatting Handleiding Open standaarden en open source software in Nederlandse en Europese aanbestedingen, programma OSOSS, mei 2005, link: Handleiding Open Standaarden en Open Source Software in Nederlandse en Europese Aanbestedingen Deel A en Deel B, programma OSOSS, mei www. forumstandaardisatie.nl 14

15 Bijlage 2 Afspraken NUP m.b.t. open standaarden en open source software In het kader van het NUP wordt met betrekking tot open standaarden afgesproken voor eind 2010 de volgende stappen te zetten: Koepelorganisaties en Rijk lichten alle modelverordeningen, inkoopcontracten en standaardcontracten op het gebied van ICT en aanbestedingen door. Koepelorganisaties vragen leden mee te werken aan het principe van pas-toe-of-leg-uit en committeer je hier aan. Leden richten een beleid in op het gebied van open standaarden. Koepelorganisaties dragen het kabinetsbeleid uit. Het Rijk ondersteunt de acties van de koepelorganisaties bij de leden. In het kader van het NUP wordt met betrekking tot open source software afgesproken voor eind 2010 de volgende stappen te zetten: Koepelorganisaties en rijk lichten alle modelverordeningen, inkoopcontracten en standaardcontracten op het gebied van ICT en aanbestedingen door. Leden richten een beleid in op het gebied van open source software. Koepelorganisaties dragen het kabinetsbeleid uit. Het Rijk ondersteunt de acties van de koepelorganisaties bij de leden. In het kader van het NUP wordt met betrekking tot standaards afgesproken dat: Gemeenten, provincies en waterschappen gaan wenselijke standaarden aan het College Standaardisatie voordragen voor opname op de lijst met kandidaat-standaarden; Het Rijk onderzoekt of en hoe een wettelijke voorziening kan worden gecreëerd waarmee standaarden die bestuurlijk belangrijk worden geacht, algemeen verbindend worden gesteld voor de gehele overheid. 15

16 Bijlage 3 Lijst open standaarden voor pas-toe-of-leg-uit Beleidsplan Open standaarden en open source software Standaard Webrichtlijnen zoals vastgelegd in het Besluit kwaliteit Rijksoverheidswebsites, ministerraad 30 juni meer informatie NEN-ISO/IEC 27001:2005 nl meer informatie NEN-ISO/IEC 27002:2007 nl meer informatie Open Document Format ISO meer informatie ISO/IEC 15948:2003, Portable Network Graphics (PNG) Specification (Second Edition) Beheerorganisatie Toepassingsgebied Organisatorisch Werkingsgebied Overige informatie Documentatie m.b.t. de procedure programma Overheidswebsites (mede bestemd Organisaties die onderdeel zijn van de Bij het gebruik van deze standaarden 'Overheid heeft voor burgers) rijksoverheid zijn vanaf 1 september wordt aangetekend dat de standaarden antwoord' van 2006 verplicht ervoor te zorgen dat alle gezien moeten worden in de de stichting nieuwe websites voldoen aan de standaarden. gehele context van de webrichtlijnen. ICTU. Reeds bestaande websites Ter toetsing van de richtlijnen is het moeten uiterlijk 31 december 2010 aan 'Normdocument Webrichtlijnen voor de standaarden te voldoen. Waarmerk drempelvrij.nl', Versie 1.0, 20 juli 2007 beschikbaar. Dit document wordt beheerd door de stichting Stichting Waarmerk drempelvrij.nl. NEN IT-beveiliging Alle overheden De norm is een specificatie van managementsystemen van informatiebeveiliging. Het beschrijft een model dat ingevuld kan worden met de elementen uit de ISO NEN IT-beveiliging Alle overheden Deze norm is gebaseerd op de standaard en wordt omschreven als een set van 'best practices' in informatiebeveiliging waaruit gekozen kan worden bij de implementatie van een beveiligingsstrategie. De norm dient in samenhang met NEN-ISO/IEC 27001:2005 nl gehanteerd te worden. OASIS Uitwisseling van reviseerbare documenten Rijksdiensten moeten vanaf april 2008 ODF ondersteunen. Mede-overheden en overige instellingen volgen uiterlijk december ISO/IEC Het gebruik van grafische afbeeldingen Rijksdiensten moeten vanaf april 2008 ('lossless' compressie) binnen PNG hanteren. Mede-overheden en ODF-documenten overige instellingen volgen uiterlijk 16

17 Standaard Beheerorganisatie Toepassingsgebied Organisatorisch Werkingsgebied Overige informatie Documentatie m.b.t. de procedure meer informatie december ISO/IEC IS , Joint Photographic ISO/IEC Het gebruik van grafische afbeeldin- Rijksdiensten moeten vanaf april 2008 Experts Group (JPEG) gen (met 'lossy' compressie) binnen JPEG hanteren. Mede-overheden en meer informatie ODF-documenten overige instellingen volgen uiterlijk december NEN-ISO :2005 EN NEN Lange termijn archivering van documenten. Alle overheidsorganisaties. Expertadvies voor open- (PDF/A-1) (PDF/A-1 mag naast ODF bare consultatie meer informatie gehanteerd worden voor de lange Openbare consultatie termijn archivering, specifiek voor document niet-reviseerbare documenten.) Reactie uit openbare consultatie Expertadvies voorgelegd aan College identiek aan advies voor consultatie Forumadvies PDF/A-1 Standaard Uitwisselings Formaat VNG/EGEM - Uitwisseling en bevraging van basisgegevens Gemeenten en ketens waarbinnen Het ICTU programma EGEM en Expertadvies voor open- (StUF) die behoren tot een gemeenten participeren. Geonovum hebben een gezamenlijk bare consultatie meer informatie aantal wettelijk vastgestelde basisregistraties; plan van aanpak gemaakt om met Openbare consultatie overlap om te gaan. document - uitwisseling en bevraging van zaakgegevens Samengevoegde reacties die behoren tot de produc- Expertadvies voorgelegd ten- en dienstenportfolio van gemeenten; aan College Forumadvies StUF - uitwisseling van domein- of sectorspecifieke gegevens waarin ook basis- en/of zaakgegevens voorkomen en waarvoor geen andere (inter)nationale (XML-gebaseerde) berichtenstandaard is vastgesteld. 17

18 Standaard ebms en WUS zoals nader gespecificeerd binnen de OSB meer informatie ebms en WUS SETU standaard meer informatie Beheerorganisatie GBO.Overheid Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche (SETU) Beleidsplan Open standaarden en open source software Toepassingsgebied Organisatorisch Werkingsgebied Overige informatie Documentatie m.b.t. de OSB-ebMS standaard voor meldingen tussen informatiesystemen OSB-WUS standaard voor de (geautomatiseerde) bevraging van informatiesystemen De elektronische berichtenuitwisseling rondom de bemiddeling/inhuur van flexibele arbeidskrachten voor sectoroverstijgend berichtenverkeer binnen de publieke sector te hanteren, inclusief het verkeer met de basisregistraties Overheden en instellingen uit de (semi- )publieke sector procedure Expertadvies OSB Forumadvies OSB aanmeldformulier expertadvies consultatiedocument samengevoegde reacties Forumadvies SETU Opmerking: deze lijst wordt steeds uitgebreid. Voor een actuele lijst kijk op: 18