MARSHAL HANDLEIDING KLM OPEN 2016

Transcriptie

1 MARSHAL HANDLEIDING KLM OPEN 2016

2 Beste marshals, Hartelijk dank voor jullie aanmelding om een hole te bemannen tijdens het KLM Open 2016 op The Dutch. Met dit document willen we aangeven wat deze functie precies inhoudt, zodat iedereen goed geïnformeerd aan de voorbereidingen van het KLM Open kan beginnen. Het document zal aangevuld worden met informatie die we nog van The European Tour zullen ontvangen. ORGANISATIE NGF CHIEF MARSHAL CHIEF RECORDING Jeroen van Triest Jeroen zal voor de NGF tijdens het KLM Open verantwoordelijk zijn voor het baan gedeelte. Dit betekent vooral de marshals en de roping zodat het publiek in goede banen wordt geleid en de spelers ongestoord hun wedstrijd kunnen spelen. Telefoonnummer : Christine Saxton Christine is verantwoordelijk voor de recording en de planning en begeleiding van alle vrijwilligers. Tevens zal zij Pieter helpen in de voorbereiding rondom de marshals en hem ondersteunen waar nodig. Telefoonnummer: CONTROLLING MARSHALS Marja van den Breemer Ervaren club coördinator van Golfclub Almeerderhout Telefoonnummer: Albert Meijerink Ervaren club coördinator van de Haarlemmermeersche Vrijwilliger van het jaar 2014 Telefoonnummer: Bert Slotboom Ervaren club coördinator van de Haarlemmermeersche Telefoonnummer: adres: 2 Partner van de golfsport

3 CLUB COÖRDINATOREN 18 Personen die coördinator zijn van alle vrijwilligers van hun club. Alle 18 holes van The Dutch zullen onder verantwoordelijkheid van een club vallen, te weten 17 Nederlandse clubs en één Belgische club. Zonder de inzet van deze clubs is het onmogelijk een professioneel en succesvol evenement neer te zetten. Chief Marshals NGF: PIETER BIJNEN Controlling Marshals Marja v.d. Breemer Albert Meijerink Bert Slotboom Clubcoördinatoren 6 clubcoördinatoren Hole clubcoördinatoren Hole 9, 10, 11, 13, 14, 18 6 clubcoördinatoren Hole 8, 12, 15, 16, 17 Marshals Marshals Marshals Marshals ROL CLUB COÖRDINATOREN Als clubcoördinator ben je verantwoordelijk voor de crowd controle van de hole die jullie als club met je team bemannen. Dit betekent dat de marshals goed worden begeleid door de coördinator om het publiek in goede banen te leiden. Als clubcoördinator werf je voldoende vrijwilligers voor jouw hole. Hierbij houd je rekening met de verschillende dagen, shifts en posities. TIP: Het is handig een hole captain aan te wijzen die jou kan assisteren. Voorafgaand aan het toernooi: Binnen de club werf je leden die het leuk vinden om marshal te zijn gedurende het mooiste golftoernooi van het jaar. De NGF, ING Private Banking en KLM zouden graag een verjongingsslag willen maken dus wij waarderen het als jullie ook de leeftijdsgroep willen enthousiasmeren. We zouden het waarderen als jullie per dag 1 marshal kunnen inzetten die in het bezit is van een BHV/EHBO diploma. De clubcoördinator houdt de aanmeldingen en de beschikbaarheid bij en maakt een schema waarin staat wie wanneer op de hole moet staan. De aankomst en het vertrek dienen hierbij helder beschreven te zijn net als de verschillende posities. Voor eind februari ontvangen jullie een format. TIP: Het is handig om jezelf niet in te plannen zodat je altijd anderen kan aflossen mocht het nodig zijn. Van elke vrijwilliger inventariseren jullie de kledingmaten voor een polo en een jasje. Tevens krijgt iedere vrijwilliger een pet. 3 Partner van de golfsport

4 Tijdens het toernooi: Let er op dat jullie marshals hun stilte bordje meenemen naar de hole. Sommige holes zijn blinde holes. Dan ligt er in het Crew Café (verzamelplaats voor de vrijwilligers) een rood/groen bord dat iedere dag meegenomen moet worden naar de betreffende blinde hole. Op de holes zijn er verschillende functies. TIP: Je kan zorgen dat iedereen na een bepaald aantal passerende flights doordraait voor de variatie. Bekijk wel goed op welk moment dat het handigste kan. Mocht er bij een bepaalde flight steeds meer publiek mee lopen en de holes hebben assistentie nodig, geef dit dan aan jouw controlling marshal door met een portofoon, zodat de organisatie meer marshals kan regelen. MARSHALS Competenties van marshals en alle vrijwilligersv Vriendelijk naar spelers en caddies, publiek, pers, referees en collega s. Geef duidelijkheid aan het publiek zodat iedereen weet waar hij/ zij aan toe is. Fysiek in orde waarmee we bedoelen dat iedereen minimaal 4 uur achter elkaar op een hole kan staan. Houd rekening met wind, regen en kou en loopafstanden. Goede ogen zijn van belang met name op posities op de tee en voor de spotters. Alert zijn op het spel. Wanneer gaan spelers slaan, waar is het publiek, etc. Het voorzien van problemen zodat deze op voorhand opgelost kunnen worden. Belangrijk voor alle marshals: Als marshal sta je op een vaste positie en ben je verantwoordelijk dat het publiek op de juiste momenten stil is en niet beweegt tijdens het spelen van een bal door een professional. Je kijkt dus als marshal vooral naar het publiek en niet naar de spelers. (Dit is vaak lastig). De meeste marshals krijgen een Stilte a.u.b. bord mee vanuit het Crew Café. TIP: Gebruik het bord verstandig. Dus niet altijd, alleen als het nodig is. Zorg er voor dat het publiek dat mee loopt op gepaste afstand van de spelers blijft en dat het publiek geen gevaar loopt omdat ze op een gevaarlijke positie staan. Laat het publiek zien waar ze het beste kunnen lopen. TIP: Attendeer hen op de slootjes en de bruggen op The Dutch. Rond de baan zal roping (touwen) zijn waar mensen achter horen te lopen. Zorg ervoor dat het publiek zich achter de touwen bevindt. De marshal kan het publiek hier gerust op aanspreken. Het gaat om hun veiligheid en de concentratie van de spelers. Marshals hebben een uitdagende taak, met twee groepen klanten, met soms tegengestelde belangen. Allereerst de spelers, die zo ongestoord mogelijk hun ronde willen spelen. Maar die spelers kunnen niet zonder toeschouwers. Die toeschouwers hebben een kaartje gekocht en willen dan zoveel mogelijk genieten van wat er te zien is. Toon voor beide groepen evenveel respect en zorg dat ze allemaal de beleving krijgen waarvoor ze gekomen zijn. Professionele spelers zijn gewend om voor publiek te spelen. Zorg dat ze niet meer last hebben van het orde houden door de marshal, dan van de toeschouwers. TIP: Less is more. 4 Partner van de golfsport

5 Hoofdzaak is om een goede doorstroom van spelers en toeschouwers door de baan te creëren. Daarnaast is het van belang ervoor te zorgen dat de TV- en mediamedewerkers, referees en hulpverleners de gelegenheid krijgen bepaalde spelers te volgen. Als het nodig is, houdt dan het stilte bord omhoog. Houd het bord stil. Schaduw kan heel storend zijn. Voordat een speler zijn bal adresseert, moet het stiltebordje al omhoog zijn. Voorkom onnodige beweging als spelers in de buurt zijn. Moedig toeschouwers aan te lopen (niet te rennen) en zachtjes te praten. Denk eerst aan de spelers. Als marshal blijf je altijd vriendelijk naar het publiek en de spelers. Als publiek praat of beweegt probeer je via oogcontact of door te fluisteren hun aandacht te krijgen zodat je ze kan wijzen op het spel. TIP: Pas wel op met fluisteren, ook dat kan de speler verstoren. Probeer rust uit te stralen zodat mensen je begrijpen en waarderen. Spreek/ maak contact met de toeschouwers zodat ze sneller geneigd zijn de instructies van de marshals te begrijpen. Bij noodgevallen, bijvoorbeeld bij ambulancevervoer, evacuatie van de spelers of anderszins dienen marshals te assisteren. (Evacuatieplan volgt) Vragen spelers om een referee, zoek dan de Controlling Marshal, is deze niet snel genoeg in de buurt, zoek dan de dichtstbijzijnde persoon met een portofoon, (recorder of leaderbord) deze zal het verzoek doorsturen. Er wordt niet door de marshals met de spelers gesproken, tenzij de speler de marshal aanspreekt. Als het echt nodig is, communiceer dan met de caddie. Alleen op de tee kan de marshal de speler vertellen dat de bal niet is gevonden of wanneer hij nog niet kan slaan. Blijf te allen tijde beleefd zowel tegen spelers als het publiek. Gebruik geen fysieke kracht of stemverheffing om probleemgevallen op te lossen. TIP: vaak kan oogcontact al duidelijk maken wat de marshal bedoelt. Bovendien kan dit de spelers storen. Praat nooit als je er niet 100% zeker van bent dat het veilig is om te doen! Ook niet als de hole leeg is, holes in de buurt kunnen er last van hebben. Geluid draagt ver! Geluid draagt ver, dus ook op paden achter greens, tees en langs de fairways en op de dijk dienen mensen stil te zijn. Probeer met z n allen de baan schoon te houden. Ruim afval op en spreek publiek aan mochten zij afval achterlaten. Camera, films, foto s. Beleid volgt NOODNUMMER in geval van serieuze calamiteiten: Nummer volgt MARSHALS BIJ DE TEE Marshals bij de tee zijn niet alleen verantwoordelijk voor de organisatie bij de tee, maar ook voor de opvang van spelers die van de green van de voorgaande hole komen. Zij hebben naast de zorg voor de spelers, niet alleen te maken met toeschouwers bij de tee maar ook met toeschouwers op de doorgaande wegen. Op de tee staan vaak twee marshals. Om het geheel soepel te laten verlopen besteed je aandacht aan de volgende punten: Creëer een vrije toegang voor spelers en hun caddies die vanaf de vorige green komen. Dit in samenspraak met de marshals die de green van de vorige hole bemannen. 5 Partner van de golfsport

6 Let op het teken van de spotter, soms kunnen de spelers nog niet slaan. Geef dit dan aan de spelers door. Sta altijd achter de boarding i.v.m. de tekst op de boarding. Als marshal bij de tee (achter de boarding) is het van belang dat je het publiek rondom de tee stil krijgt zodra de spelers zich gaan klaarmaken om te slaan. Houd de toeschouwers stil totdat het teeshot is geslagen. De andere marshal staat buiten de boarding naast de speler (aan de zijde van de balpositie) en volgt de balvlucht. Hij geeft vervolgens aan waar de bal naartoe gaat zodat de spotter op de fairway weet waar hij/zij moet kijken. A: De bal gaat rechtdoor en komt op de fairway. B: De bal gaat naar rechts. C: De bal gaat naar links. D: De bal is niet gevonden (wordt door de spotter aangegeven). In 2016 kan het zijn dat het stilte bord wordt vervangen door een holevlag. Geef de balvlucht duidelijk aan en zorg dat je door de spotters gezien wordt. De spotters staan langs de fairways. Als de spotter de bal niet kan vinden, dan geeft hij of zij dit aan door het stiltebord horizontaal boven het hoofd te houden. (Zie D: op bovenstaand plaatje). Als marshal op de tee is het van belang de speler te informeren door te vertellen dat de bal niet is gevonden. Sir, your ball is not found. Dan kan de speler ervoor kiezen een provisionele bal te slaan. Zorg ervoor dat de tee netjes blijft (afval, tees etc). TIP: Check na het verlaten van de tee door de spelers de tee op afval. Geef het door als de prullenbakken vol zijn of wanneer er te weinig waterflesjes zijn voor de spelers. Soms is het noodzakelijk om publiek dat iets verder van de tee verwijderd is in de gaten te houden. Dit gebeurt met name bij doorgangsroutes achter de tee. Het publiek kan vaak niet zien dat een speler zich op de tee bevindt en realiseert zich niet dat het geluid ver draagt. Bespreek de situatie met de controlling marshal. 6 Partner van de golfsport

7 SPOTTERS Spotters staan naast de fairway en proberen de ballen van de spelers te zien en te vinden. De spotter is van groot belang voor de speler als de bal buiten de touwen belandt. Je probeert deze ballen te spotten en te lokaliseren. Je staat hierbij op een plek, niet op de fairway, waar je alles goed kunt overzien. Houd goed de signalen in de gaten van de marshal bij de tee zodat je weet waar de bal heen gaat. Zodra de bal is geslagen duurt het vaak 8 seconde tot de bal is gevallen. Je kan dan goed luisteren waar de bal terecht komt als je de balvlucht niet hebt gezien. Zet een vlaggetje (aanwezig op de hole) in de grond bij de bal als deze in de rough ligt, of buiten de roping zodat de bal snel teruggevonden kan worden en het publiek er niet op gaat staan. TIP: Voorkom elk risico van het bewegen van de bal. Dus plaats het vlaggetje ver genoeg vanaf de bal. Als je de bal niet hebt gevonden, houd je het stilte bord horizontaal boven je hoofd. Zie D op het plaatje op pagina 6. Als je de bal hebt gevonden dan steek je het bord omhoog. Als de bal buiten de roping ligt, leid het publiek dan weg van de bal en let ook op de speellijn van de speler zodat als de speler bij zijn bal is aangekomen hij deze meteen kan gaan slaan. Haal de roping weg als dit nodig is (of op verzoek van de speler) en plaats deze weer terug na de slag. TIP: Mocht de bal bij kabels liggen dan is het aan de speler om ze te verplaatsen. Blijf hier dus vanaf. MARSHALS BIJ CROSSINGS Toeschouwers mogen alleen bij officiële crossing points oversteken die bepaald zijn door de organisatie. Bij deze crossings staan marshals die aangeven aan de toeschouwers wanneer ze wel en niet mogen oversteken. Het kan namelijk zijn dat er wordt geslagen of de spelers komen aan lopen. De toeschouwers moeten aan de goede kant van de roping blijven. De toeschouwers die oversteken moeten doorlopen naar de andere kant waar ook een marshal staat. De toeschouwers hoeven niet te rennen. Binnen de roping is de crossing aangegeven met twee witte lijnen. Zorg dat toeschouwers bij het crossen tussen die lijnen blijven. Bij drukte en nat weer wordt dat gebied vaak kapotgelopen. Daarom krijgt dat gebied binnen de lijnen tijdens het toernooi de status van GUR. Soms is het nodig om als marshal naar het midden van de crossing te lopen en net buiten de lijnen te gaan staan om de toeschouwers op het pad te houden. Crossings moeten zoveel mogelijk open gelaten worden. Meestal zijn de crossings verder dan drive-afstand, maar als de wind op gaat zetten kan de landing area zich in de buurt van of op de crossing bevinden. Houd het weer en de wind goed in de gaten. TIP: Vraag de controlling marshal om advies. Misschien moet de crossing worden verplaatst. Ligt een crossing dicht bij de tee, sluit deze dan af op het moment dat de spelers de tee naderen. Wacht vervolgens tot de spelers en officials gepasseerd zijn alvorens het crossing point te openen. Als een crossing op drive-afstand ligt, open deze als dat mogelijk is direct nadat de spelers hebben afgeslagen en sluit deze weer ruim voordat de spelers bij hun bal zijn 7 Partner van de golfsport

8 aangekomen. Laat de spelers vervolgens eerst passeren alvorens de crossing weer te openen. Ligt een crossing dichtbij de green, laat dan de toeschouwers oversteken voordat de spelers bij de green zijn aangekomen. Laat de crossing dicht totdat de spelers klaar zijn met putten. Zodra de crossing dichtgaat mogen de toeschouwers er niet meer doorheen. Leg de toeschouwers uit waarom, zodat ze het begrijpen. MARSHALS BIJ GREENS De marshals rond de greens zorgen ervoor dat de spelers in alle rust kunnen putten. Daarnaast hebben zij ook de zorg voor een goede doorstroom van het publiek van de green naar de volgende tee. Dit betekent dat zij al voordat de spelers hun laatste putt hebben gemaakt, gereed moeten zijn om de meelopende toeschouwers op te vangen zodat de spelers onbelemmerd naar de volgende tee kunnen lopen. Om de wedstrijd op en rond de green soepel te laten verlopen, besteed je aandacht aan de volgende punten: De speler dient in volledige stilte zijn putt te kunnen maken (eenduidig gepraat/ geroesemoes ver op de achtergrond is geen probleem). Zorg ervoor dat voordat de spelers de green oplopen het publiek een plek heeft gevonden en de pers en de fotografen hun posities hebben ingenomen. Zorg als green marshal dat je niet in de puttinglijn van een speler staat! Niet voor en niet achter de puttinglijn van de speler. Bij het hooghouden van het stilte bord let er op dat er geen schaduw op de green zichtbaar is. Help kinderen of personen met een rolstoel een plekje vooraan te krijgen. Het publiek moet zich stilhouden en niet gaan lopen voordat alle spelers klaar zijn met putten. Dit kan lastig zijn als een groep toeschouwers alleen geïnteresseerd is in één van de spelers. Let wel op wanneer en hoe je hen daarop attendeert. Stoor de spelers zo min mogelijk. Vaak waarschuwt de caddie. Stel je ongeveer twee stappen binnen de roping op zodat de toeschouwers je duidelijk kunnen zien, maar ga vooral niet voor een tribune of reclame boarding staan. Let rond de tribunes altijd op passerende toeschouwers die de acties op de green niet kunnen zien. Met behulp van het stilte bord kan je de marshal op de tribune kenbaar maken deze toeschouwers tegen te houden. Communiceer in stilte met elkaar TIP: Gebruik het liefst non-verbale communicatie. Samenwerking tussen marshal al green en marshal volgende tee Om een goede doorstroom van spelers en caddies van vorige green naar de volgende tee te bewerkstelligen moeten de marshals van de vorige en volgende hole goede afspraken worden gemaakt. De marshals bij de green maken vrij baan voor de spelers en hun caddies en dragen deze halverwege over aan de marshals die de volgende tee bemannen. Dit voorkomt dat spelers en caddies door toeschouwers worden gestoord. Toeschouwers hebben de neiging zo snel mogelijk een goede plek te veroveren zonder zich om spelers en caddies te bekommeren. Hierbij is een goede samenwerking tussen clubcoördinatoren nodig. 8 Partner van de golfsport

9 MARSHALS BIJ TRIBUNES Op een aantal holes staan tribunes. De ene groter dan de andere. Publiek op tribunes kunnen behoorlijk voor geluidsoverlast zorgen. Hierbij een paar tips voor de marshals op of bij tribunes: Veiligheid is super belangrijk. Zorg ervoor dat de trappen vrij zijn zodat niemand struikelt. Toeschouwers mogen alleen de tribune op of af wanneer de spelers klaar zijn met slaan of putten. Het kijken vanaf de trappen en in gangpaden is niet toegestaan, publiek moet op een stoeltje zitten. Ga voor de tribune of op de tribune vooraan staan, zodat het publiek je kan zien. Gebruik indien nodig je stilte bord. MARSHALS BIJ BRUGGEN Denk aan de veiligheid van de toeschouwers. Laat niet te veel mensen tegelijk over de brug. Zorg ervoor dat je dit goed begeleidt. TIP: Attendeer toeschouwers bij regen op extra gladheid. Bij de bruggen waar zowel spelers al toeschouwers toegang tot hebben, hebben de spelers altijd voorrang. Bij de bruggen met tweerichtingsverkeer voor het publiek is het belangrijk dat je de stroom mensen goed coördineert. Heb je assistentie nodig, dan vraag je deze bij de controlling marshal. 9 Partner van de golfsport

10 OVERIGE INFORMATIE AFSPRAKEN PERS De uitgebreide afspraken over pers en fotografen volgen. Echter een aantal zaken gelden altijd: Het is belangrijk dat alle marshals de afspraken kennen die gelden voor de pers en fotografen. Als marshal spreek je de pers of fotografen aan wanneer ze ergens zijn waar het gevaarlijk is, of waar ze niet mogen zijn. Sta niet in de weg van pers of fotografen. Als pers of fotografen niet luisteren, ga dan niet in discussie maar geef dit door aan de controlling marshals Fotografen en journalisten moeten duidelijk zichtbaar een pas dragen om binnen de roping te mogen werken. Ze moeten een armlengte van de roping blijven. CREW CAFE Het Crew Café is een verzamelplek voor alle vrijwilligers. Alle vrijwilligers krijgen een polsbandje zodat ze het Crew Café in kunnen. In het Crew Café kan je je opladen voor een mooie toernooidag of na je dienst gezellig een drankje drinken met je collega-vrijwilligers. Er zal een strenge controle bij de ingang plaatsvinden, zodat het ook in de toekomt mogelijk blijft alle vrijwilligers van gratis eten en drinken te kunnen voorzien. Ook kunnen de vrijwilligers zich melden in het Crew Café zodat de organisatie weet dat de vrijwilliger aanwezig is. SLECHT WEER PROCEDURE Volgt EVACUATIE- EN CALAMITEITEN PLAN Volgt KLEDING Elke vrijwilliger krijgt een polo, een jasje en een pet. Afhaalprocedure volgt PARKEREN Volgt 10 Partner van de golfsport