Autoriteit Persoonsgegevens De heer mr. U.H. Oelen Postbus AJ DEN HAAG

Transcriptie

1 Autoriteit Persoonsgegevens De heer mr. U.H. Oelen Postbus AJ DEN HAAG Kenmerk oval.bri Betreft Reactie op uw brief inzake verwerking persoonsgegevens en gebruik BSN Datum 30 juni 2016 Geache heer Oelen, U heeft met uw brief van 14 april 2016 OVAL gevraagd een tweetal onderwerpen onder de aandacht te brengen van gecertificeerde arbodiensten. Het gaat om: 1. het doorsturen van persoonsgegevens (o.a. BSN) van nieuwe en/of niet zieke werknemers door personeelssystemen van werkgevers aan de contractueel aangesloten bedrijfsarts en/of arbodienst en 2. het verwerken van persoonsgegevens waaronder het BSN voor het preventieve spreekuur van een bedrijfsarts en/of arbodienst en of het BSN en overige persoonsgegevens hiertoe mogen worden verwerkt. U geeft daarbij aan: Ad1 Persoonsgegevens nieuwe en/of niet-zieke werknemers ( positieve registratie ) Er is geen wettelijke grondslag aanwezig voor verwerking van het BSN van nieuwe medewerkers en/of niet-zieke medewerkers door een bedrijfsarts of arbodienst. Het BSN mag wel worden verstrekt door personeelssystemen (in opdracht van werkgever) als het noodzakelijk is voor uitoefening van de taak van een bedrijfsarts of arbodienst 1 : begeleiding bij ziekte, ten behoeve van re-integratieverplichtingen en verplichte loondoorbetaling werkgever. Er is geen grondslag aanwezig voor verwerking van de overige persoonsgegevens door de bedrijfsarts/arbodienst. Hierbij wordt getoetst aan het noodzakelijkheidsvereiste in de zin van artikel 8 Wbp. Het vaststellen van een verzuimpercentage vereist inzicht in een deel of het gehele personeelsbestand, inclusief verzuimhistorie. Hiervoor is het niet noodzakelijk gegevens op persoonsniveau te verstrekken. Het ziekteverzuim kan anoniem worden geanalyseerd. 1 Artikel 14, eerste lid, sub b, juncto 14, vijfde lid, Arbeidsomstandighedenwet. Reitseplein AA Tilburg I Postbus JB Tilburg Telefoon I info@oval.nl I website I bank NL79 INGB I KvK Utrecht

2 Ad2 Preventieve spreekuur De Wet BSN in de zorg is van toepassing op zorgaanbieders (artikel 1 sub c). Zowel een arbodienst als bedrijfsarts zijn zorgaanbieders in de zin van deze wet. Het BSN mag dus verwerkt worden voor handelingen op het gebied van individuele gezondheidszorg. Hieronder kan een preventief spreekuur vallen. Dit houdt in dat de zorgaanbieder het BSN van de cliënt mag opnemen in zijn administratie bij het vastleggen van persoonsgegevens met betrekking tot verlening van zorg. Bij ziekmelding aan een arbodienst/bedrijfsarts mag de werkgever een beperkt aantal persoonsgegevens verstrekken: naam werknemer, adres, telefoonnummer. Wij hebben uw brief gedeeld met gecertificeerde arbodiensten. Graag brengen wij een aantal nieuwe elementen inzake bovenstaande punten onder uw aandacht. OVAL is van mening dat er wettelijke grondslagen zijn die toestaan dat arbodiensten/bedrijfsartsen gebruik mogen (kunnen) maken van BSN en overige persoonsgegevens van nieuwe en niet-zieke werknemers in het kader van positieve registratie en in het kader van een Positieve registratie Om de dienstverlening goed in te richten en aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen vragen arbodiensten van werkgevers de NAW-gegevens en bij aanvang van de individuele geneeskundige behandeling ook het BSN van iedere medewerker. De rechtsgeldige grondslag van de verwerking van de NAW-gegevens en het BSN door arbodiensten is gelegen in diverse wetgeving, hetgeen hierna is beschreven voor de werkzaamheden op het terrein van verzuim, re-integratie en preventie. Het gaat om de volgende wetsartikelen: Artikel 8 sub a van de Wbp: voor het verwerken van de persoonsgegevens (niet zijnde BSN, waarover hieronder meer) van de werknemer. Dit artikel luidt als volgt: Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. Artikel 8 sub c van de Wbp: voor het verwerken van persoonsgegevens door arbodienst/bedrijfsarts. Deze luidt als volgt: de gegevensverwerking is noodzakelijk ter uitvoering van een wettelijke plicht waaraan de verantwoordelijke onderworpen is. De wettelijke plicht die hiermee wordt bedoeld is neergelegd in de wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek), waarmee wordt bedoeld het bijhouden van bedrijfsgeneeskundige/medische dossiers met daarin persoonsgegevens, gezondheidsgegevens en medische gegevens van werknemers. De bedrijfsarts kan zijn werk slechts uitvoeren als hij bij verzuimbegeleiding en preventieve contacten met de werknemer (preventief spreekuur en PAGO) de beroepsrisico s op werknemersniveau kent en risico s op blootstelling of feitelijke blootstelling in het verleden aan gevaarlijke stoffen, carcinogene/mutagene stoffen en asbest kent 2. De bedrijfsarts moet dus van alle werknemers weten of er een specifiek beroepsrisico is en of er blootstelling is geweest (mate, duur). Dit kan alleen worden 2 Arbeidsomstandighedenbesluit artikel 4.10 t/m 4.15 en artikel oval.bri

3 gerealiseerd als van alle werknemers NAW-gegevens en BSN zijn gemeld en deze beroepsrisico s ook op werknemersniveau in het medisch dossier zijn aangegeven. Ook is er een wettelijke meldplicht beroepsziekten voor de bedrijfsarts 3. Artikel 8 sub c van de Wbp: geldt ook voor het verwerken van persoonsgegevens die kunnen worden verstrekt aan de werkgever. De wettelijke plicht waar naar verwezen wordt door AP is artikel 14 van de Arbeidsomstandighedenwet. Ons inziens is het verkrijgen van de NAW-gegevens van alle werknemers van een klant bij aanvang van een contractuele relatie met een klant noodzakelijk om de dienstverlening zorgvuldig uit te voeren. Door middel van de persoonsgegevens die een arbodienst van de klant verkrijgt, is zij in staat om de overeengekomen diensten te verrichten en aan haar wettelijke verplichtingen jegens werkgever en werknemer te voldoen. Door de persoonsgegevens in het zorgadministratiesysteem op te slaan, kan een arbodienst de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden als gecertificeerde arbodienst en zorgaanbieder (zie hierna) tijdig en adequaat oppakken. Artikel 8 sub f van de Wbp. Dit artikel luidt als volgt: de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert. De gerechtvaardigde belangen van werkgever (ook wel klant genoemd) en de arbodienst zijn: een goede bedrijfsvoering, waarbij in het kader van een zorgvuldige financiële afhandeling van het contract tussen de werkgever en de arbodienst op ieder moment inzicht nodig is in het actuele personeelsbestand van de werkgever. De praktijk heeft geleerd dat periodiek opvragen bij de werkgever van het actuele aantal werknemers geregeld tot een onderrapportage leidt. Dit heeft gevolgen voor de kwaliteit van adviezen van de arbodienst/bedrijfsarts aan werknemer en organisatie op het gebied van preventie en verzuim. het kunnen genereren van zorgvuldige verzuimrapportages, niet alleen qua verzuimpercentage en meldingsfrequentie, maar ook qua leeftijdscategorieën, geslacht en functie- en/of afdelingsniveau. Alleen op die manier is het mogelijk om adequate verzuimgegevens te genereren met de mogelijkheid om van daaruit tot gerichte (preventieve) adviezen te komen hoe verzuim te voorkomen en te beïnvloeden en duurzame inzetbaarheid van werknemers te vergroten; het voorkómen van onnodige administratieve belasting voor zowel de werkgever als de arbodienst; de mogelijkheid om alle werknemers van een werkgever te benaderen met belangrijke informatie over activiteiten om hun gezondheid en vitaliteit te bevorderen en verzuim te voorkomen. Werknemers staat het uiteraard vrij om wel of niet deel te nemen aan aangeboden activiteiten. Artikel 8 sub f van de Wbp vormt hiermee voor de arbodienst één van de wettelijke grondslagen voor verwerking van de persoonsgegevens van alle werknemers van de werkgever. 3 Artikel 9, lid 3, Arbeidsomstandighedenwet oval.bri

4 Verwerking BSN preventieve activiteiten Ten aanzien van de verwerking van het BSN geldt dat de wettelijke grondslag, zoals u schetst, is vastgelegd in de Wet BSN in de zorg (Wbsn-z). Deze zorg bestaat uit handelingen die arbodiensten voor werknemers verrichten door bij haar of voor haar werkzame BIG geregistreerde professionals op het gebied van de individuele gezondheidszorg, zoals opgenomen in de Wet BIG en de WGBO. Naast de verzuimbegeleiding en re-integratieactiviteiten, vallen hier ook de preventie-gerelateerde activiteiten onder zoals het arbeidsomstandighedenspreekuur (vanaf 1 januari 2017 verplicht preventief spreekuur voor alle werknemers) 4 en het preventief medisch onderzoek (PMO). Bedrijfsmatige zorg kan dus, afhankelijk van de contractuele afspraken met de werkgever, worden verleend aan zieke c.q. arbeidsongeschikte werknemers en aan niet zieke c.q. arbeidsongeschikte werknemers. De Wbsn-z verplicht de zorgaanbieder het BSN van de cliënt te gebruiken, om te waarborgen dat de in het kader van de verleende zorg 5 te verwerken persoonsgegevens op die cliënt betrekking hebben. In de systemen van arbodiensten dient daarom het BSN van iedere cliënt bij aanvang van de individuele geneeskundige behandeling geregistreerd te worden. De start van de behandeling is gelijk aan de dag waarop het contract tussen arbodienst en werkgever start, omdat op dat moment de preventiegerichte activiteiten voor werknemers plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld een PMO en Zoals aangegeven zijn er op dit moment nog contracten met werkgevers met de mogelijkheid tot een arbeidsomstandighedenspreekuur. De verwachting is dat per 1 januari a.s. met de wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet er weer een verplicht preventief spreekuur komt voor alle werknemers. Men heeft een wettelijk recht een dergelijk spreekuur anoniem te bezoeken. Een arbodienst mag op de factuur aan de werkgever zelfs niet vermelden wie dat spreekuur heeft bezocht. Een arbodienst moet dus zelf kunnen verifiëren dat een werknemer die om een dergelijk spreekuur vraagt bij de arbodienst, daadwerkelijk bij werkgever X hoort, zodat die er ofwel nu inderdaad recht op heeft gelet op het geldende contract, dan wel straks de juiste werkgever wordt gefactureerd. Enerzijds is het verifiëren bij de werkgever of het wel diens werknemer is niet toegestaan in verband met recht op privacy van de werknemer. Anderzijds wordt het werknemers onmogelijk gemaakt gebruik te maken van hun wettelijk recht op een 4 Het wetsvoorstel tot wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht werkgevers tot het aanbieden van een Beoogde datum van inwerkingtreding is 1 januari Daarbij verwijzen we specifiek naar artikel 1B 4 handelingen op het gebied van de individuele gezondheidszorg als bedoeld in artikel 1b van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; (hierin is opgenomen: alle verrichtingen - het onderzoeken en het geven van raad daaronder begrepen -, rechtstreeks betrekking hebbende op een persoon en ertoe strekkende hem van een ziekte te genezen, hem voor het ontstaan van een ziekte te behoeden of zijn gezondheidstoestand te beoordelen, dan wel verloskundige bijstand te verlenen) oval.bri

5 Voorts komen de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens in het gedrang en neemt het risico op datalekken aanzienlijk toe doordat: 1. Gegevens van werknemers niet meer automatisch kunnen worden ingelezen omdat er geen unieke match (BSN) plaatsvindt. i. Persoonsgegevens moeten door een administratief medewerker worden ingevoerd per werknemer. De kans op foutieve invoer en informatieverstrekking wordt groter. Gevolg kan zijn dat een uitslag van werknemer X van bv. adresgegevens terecht komt bij werknemer Y. Maar ook dat informatie van werknemer X terechtkomt bij een werkgever waarbij deze werknemer niet in dienst is. ii. Het zonder BSN (unieke match) verwerken van overige persoonsgegevens geeft ook bij automatisch inlezen en matchen op overige gegevens, zoals bijvoorbeeld naam, geboortedatum zeer grote risico s op persoonsverwisselingen en datalekken. 2- Doordat gegevens niet gekoppeld kunnen worden aan BSN is de kans op dubbele personen in de database groot. Dit heeft onder meer tot gevolg dat arbodiensten de beroepsrisico s op werknemersniveau niet meer in beeld kunnen brengen. De bedrijfsarts zal dan bij een preventieve of verzuimtaak alleen de meest recent ingevoerde persoon zien. Het beroepsrisico dat bedrijfsartsen niet continu (laten) vastleggen op werknemersniveau is dan niet meer in beeld evenals de historie. Beroepsziekten en arbeidsgebonden aandoeningen vaststellen en behandelen en melden, wordt moeilijk c.q. kansloos. Bedrijfsartsen zijn, zoals eerder aangegeven, wettelijk verplicht beroepsziekten te melden en kunnen deze wettelijke taak daarop niet uitvoeren. Tenslotte merken wij op dat de SER, ministeries van SZW en VWS en politiek willen dat de bedrijfsarts toegang tot de werkvloer heeft. In dat kader is preventieve kennis van het bedrijf, afdelingen en de medewerkers een vereiste. In de campagnes van het ministerie van SZW over duurzame inzetbaarheid, werkstress, pesten op de werkvloer en ongewenst gedrag en recente adviezen van o.a. de SER over psychosociale arbeidsbelasting, participatie chronisch zieken en arbeidsgehandicapten zijn randvoorwaarden als een goede dialoog tussen werkgever en werknemer en een preventieve aanpak in de organisatie, waar nodig ondersteunt door arbodienstverleners benoemt als cruciaal. Met bovenstaande brengen wij een aantal nieuwe elementen met bijbehorende wet- en regelgeving naar voren waaruit blijkt dat gebruik van het BSN en verwerken van persoonsgegevens van niet-zieke werknemers noodzakelijk is. Graag gaan wij op korte termijn met u in gesprek voor een nadere toelichting en gedachtenwisseling. Met vriendelijke groet, Petra van de Goorbergh directeur oval.bri