PORTFOLIO SMALL BUSINESS PROJECT POSTJETHESIS

Transcriptie

1 PORTFOLIO SMALL BUSINESS PROJECT POSTJETHESIS ACADEMIEJAAR Master IW&T: Elektronica-ICT Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Spinnewyn & Pieter Van den Bergh

2 1 Portfolio SBP PostJeThesis INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 3 DOELSTELLINGEN EN SCOPE... 4 HET ADMINISTRATIEVE LUIK... 5 HET BUSINESSPLAN... 5 DE PROGRAMMA-OPDRACHT... 5 HET ORGANISATIEPLAN... 5 HUISSTIJL... 6 PERSOONLIJK PLAN VAN AANPAK... 6 AANDELEN CONTACTGEGEVENS OVERZICHT CONTACTEN MET BUITENSTAANDERS HET TECHNISCHE LUIK FUNCTIONEEL DESIGN VAN DE WEBSITE ONDERVONDEN PROBLEMEN BIJ HET TECHNISCH DESIGN HET FINANCIËLE LUIK HET FINANCIEEL PLAN DE KASBOEKEN HET BANKBOEK HET JURIDISCHE LUIK DE WET OVER VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS DE WET OVER HET AUTEURSRECHT IN COMBINATIE MET ARTESIS AFHANDELING DOMEINNAAMPROBLEMEN DISCLAIMERS GECONTACTEERDE PERSONEN HET COMMERCIËLE LUIK HET COMMERCIEEL PLAN OMGEVINGSANALYSE EN MARKTONDERZOEK SJABLOON OVEREENKOMSTEN VERGADERINGEN LOGBOEK VAN DE VERGADERINGEN OPENINGSVERGADERING VERGADERING 10/10/ BRAINSTORM 14/10/ VERGADERING 4/11/

3 2 VERGADERING 13/11/ VERGADERING 21/11/ VERGADERING 28/11/ VERGADERING 8/12/ VERGADERING 15/12/ SLOTVERGADERING 5/1/ RESULTATEN DOELSTELLINGEN BEREIKT? ALGEMENE PLANNING GEVOLGD? AFTOETSING LOGBOEKEN EN VOOROPGESTELDE RESOURCEPLANNING VOORTZETTING VAN DE DIENST EEN EENMANSZAAK VENNOOTSCHAP CONCLUSIE PERSOONLIJKE REFLECTIES PHILIPPE BELET DEAN GORIS PIETER SPINNEWYN PIETER VAN DEN BERGH PERSOONLIJKE PEEREVALUATIES PHILIPPE BELET DEAN GORIS PIETER SPINNEWYN PIETER VAN DEN BERGH PERSOONLIJKE LOGBOEKEN PHILIPPE BELET DEAN GORIS PIETER SPINNEWYN PIETER VAN DEN BERGH... 92

4 3 INLEIDING Dit is het portfolio van Philippe Belet, Dean Goris, Pieter Spinnewyn en Pieter Van den Bergh voor het Small Business Project (SBP) PostJeThesis in het kader van het opleidingsonderdeel Ondernemen. Dit SBP heeft als missie studenten vertrouwd te maken met het ondernemerschap en werkt hiervoor samen met de vzw Vlajo (Vlaamse Jonge Ondernemingen). Het bezit van ondernemerschap is belangrijk en leidt tot een grote meerwaarde op diverse gebieden. Daarom richt het SBP zich tot het bijbrengen van waarden, vaardigheden en kennis omtrent hieromtrent. Als willekeurig samengestelde groep werden we aangespoord een eigen project te bedenken en uit te voeren in het kader van ons SBP. Verschillende ideeën werden gespuid, maar slechts één kon met ons mee doorgaan. Onze keuze viel op de dienst PostJeThesis. PostJeThesis is een webplatform waarop elke student (of afgestudeerde) het sluitstuk van zijn eindwerk (paper, scriptie, thesis) kan achterlaten. Deze informatie kan door een geselecteerde groep ingeschreven bedrijven nageslagen worden. We richten ons hierbij vooral op Vlaamse studenten. Dit idee vervult voor beide partijen enkele behoeften. De student krijgt de kans zijn kennis niet zomaar verloren te laten gaan in de archieven van de school. Onze dienst zorgt er voor dat het materiaal bekend geraakt bij bedrijven en kan zo studenten in contact brengen met geïnteresseerde bedrijven. De bedrijven krijgen er met onze dienst een extra en eenvoudig toegankelijk kanaal bij om informatie in te winnen omtrent gediplomeerden. Ze kunnen op de hoogte blijven van lopende projecten en eventueel via deze weg op zoek gaan naar toekomstige werknemers waarvan men zeker is dat ze over bepaalde kwaliteiten beschikken. Onze dienst is uniek in Vlaanderen. Gelijkaardige projecten zijn wel lopend, maar niet via dezelfde kanalen en niet van dezelfde omvang, alsook niet zo eenvoudig toegankelijk. Daarom zien we onze dienst als nieuw voor vele studenten en bedrijven. In dit portfolio vindt u het merendeel van wat we ondernomen hebben om ons SBP tot een goed einde te brengen. Dit portfolio wordt tevens vergezeld van een uitgebreid businessplan en de programmaopdracht gemaakt in functie van het opleidingsonderdeel Projectmatig Werken. Er za regelmatig naar deze documenten verwezen worden, omdat zij heel wat relevante en interessante informatie bevatten die wij u niet willen achterhouden. Tijdens het doornemen van dit portfolio moet u in gedachten houden dat de meeste teksten geproduceerd zijn als apart verslag. Om het doornemen van alle geproduceerde informatie enigszins eenvoudiger te maken, hebben we ervoor gekozen deze verslagen te bundelen in één portfolio.

5 4 DOELSTELLINGEN EN SCOPE Een groot project kan niet zonder een goed afgelijnde scope en een lijst van te behalen doelstellingen. De themaweek rond projectmatig werken heeft ons hier duidelijk bewust van gemaakt. In de projectopdracht die toegevoegd is aan dit portfolio is een uitgebreide lijst met doelstellingen opgesteld aan de hand van het SMART-principe. Deze lijst met doelstellingen is meerdere malen gecontroleerd en gecorrigeerd om de perfectie te kunnen benaderen. Ik verwijs u hier dan ook graag door naar punt 3 in de Programmaopdracht, Doelstelling. Naast deze doelstellingen is het ook belangrijk een scope af te bakenen. In deze scope wordt ontegensprekelijk vastgelegd wat tot de uit te voeren taken behoort en wat niet. Op deze manier kan er later nooit iemand voor verrassingen komen te staan. Ook voor de scope van het project verwijs ik u graag door naar punt 4 in de Programmaopdracht, Afbakening. Later in dit portfolio zal u merken dat elk SBP-lid opgelegd werd een Persoonlijk Plan van Aanpak (PPVA) op te stellen. Hierin moest een eigen scope en planning opgesteld worden. Belangrijk hierbij was dat elk van de opgenomen elementen in de scope ook terug te vinden was in de eigen planning, maar ook onder te brengen was in één van de algemene scope elementen van het SBP.

6 5 HET ADMINISTRATIEVE LUIK HET BUSINESSPLAN Een businessplan is een document om een onderneming voor te stellen. Het geeft weer wat er wil bereikt worden en hoe dit zal gedaan worden. Het businessplan kan zowel intern als extern van nut zijn. Intern wordt het gebruikt om achteraf de vooropgestelde doelen af te toetsen met de werkelijk behaalde resultaten. Extern moet het er voor zorgen dat potentiële partners overtuigd worden om te investeren in de onderneming. Uiteraard kan ons SBP dus ook niet zonder businessplan. Er is dan ook heel wat tijd gekropen in het samenstellen hiervan. Het resultaat is toegevoegd aan dit portfolio. DE PROGRAMMA-OPDRACHT De programmaopdracht die ook in dit portfolio terug te vinden is, werd gemaakt om het SBP op een projectmatige manier te kunnen uitvoeren. Dit document hoort dus ook essentieel bij dit SBP en moet nagelezen worden om een goed zicht te krijgen op de voorbereidingen die gesteld zijn om dit SBP uit te voeren. Hierbij wil ik zeker verwijzen naar puntje 6 uit de programmaopdracht, namelijk Beheersaspecten. Hierin wordt de structuur binnen ons SBP uit de doeken gedaan en per persoon in detail functies toegekend. Daarnaast worden er mijlpalen opgesteld die een beeld geven van hoe de periode van ons SBP zal ingevuld worden. Er wordt een budget opgesteld, zowel financieel als de benodigde manuren. Naast dit wordt ook toegelicht hoe de informatiestroming tussen de SBP leden zal verlopen en worden de nodige afspraken hier rond gemaakt. De uitvoering van het SBP wordt ingedeeld in fasen en er wordt ingevuld hoeveel manuren er nodig zullen zijn per fase. Als laatste worden de belangrijkste risico s die ons SBP bedreigen opgesomd en voorzien van de nodige reacties. Onze programmaopdracht beoogde meer inkomsten dan in realiteit zijn verwezenlijkt tot nu toe. Dit was echter opgesteld voor de publieke aanvang van de crisis. Nu dat de perceptie van crisis/recessie leeft, moesten wij als onderneming hiervan akte nemen en onze verwachtingen aanpassen. HET ORGANISATIEPLAN Het organisatieplan is een onderdeel van het businessplan dat al eerder vermeld werd. Hierin is het organigram van onze projectgroep terug te vinden. Omdat dit toch vrij essentieel is om een beeld te krijgen van wie welke functies verricht heeft, wil ik het ook graag even in dit portfolio herhalen. Hierbij dus het organigram van ons SBP: Dean Goris Gedelegeerd Bestuurder (Projectleider) Pieter Van Den Bergh Technisch Directeur Pieter Spinnewyn Commercieel Directeur Philippe Belet Financieel Directeur Dean Goris Administratief Directeur Philippe Belet Juridisch Afgevaardigde

7 6 U zal merken dat één persoon een functie onder zichzelf uitvoert, namelijk Dean Goris. In principe kan dit niet. Dit organigram is echter opgesteld om een goed overzicht te krijgen van de taakverdeling en hoe deze zich ten opzichte van elkaar bevinden en daar leek ons deze structuur het meest voor aangewezen. Het organisatieplan omvat uiteraard nog veel meer dan dit organigram alleen, maar daarvoor verwijs ik u graag door naar het businessplan van PostJeThesis. HUISSTIJL Voor het inleveren van verslagen en andere documenten is het belangrijk eenvormigheid te creëren. Om deze reden zijn we overgegaan tot het creëren van een eigen huisstijl. Deze wordt vooral gereflecteerd in het gebruik van een sjabloon voor het schrijven van allerhande documentatie. Dit sjabloon werd ter beschikking gesteld voor alle SBP-leden via onze gezamenlijke opslagplaats, de GDrive. Een uitgebreid project als dit vraagt ook om een goede structuur van de documentatie. Daarom is er op deze GDrive ook een strikte reglementering van toepassing voor het plaatsen van documenten. Meer informatie rond naamgeving en tijdgebonden indeling volgens fases is terug te vinden in de Programmaopdracht in punt 6.4, Informatie. PERSOONLIJK PLAN VAN AANPAK Zoals reeds vermeld onder het punt Doelstellingen en Scope aan het begin van dit portfolio is het belangrijk een goede afbakening te maken van het te verrichten werk. Er dient duidelijk afgelijnd te worden wat wel tot de uit te voeren taken behoort en wat niet om later misverstanden te vermijden. Om deze reden namen we geen genoegen met het opstellen van een algemene scope voor ons SBP-project, maar gingen we over tot het opstellen van een Persoonlijk Plan van Aanpak (PPVA).Dit plan moest door elk SBP-lid persoonlijk opgesteld worden en bevat een persoonlijke scope en een planning van de te verwezenlijken doelstellingen. Belnagrijk hierbij was dat elk opgenomen element in de persoonlijke scope terug te vinden was in de planning en ook enigszins kon teruggebracht worden onder één van de elementen van de algemene scope van het SBP. Aan het einde van het semester zal ook nagegaan worden of de opgestelde planning per persoon in grote mate is opgevolgd of dat er sterk is van afgeweken. Deze aftoetsing kan u terugvinden in dit portfolio in het onderdeel Resultaten. Hierbij worden de vier PPVA s toegevoegd aan het portfolio.

8 7 PPVA PHILIPPE BELET In scope: administratie kasboek, aankoopboek en verkoopboek; beheer kas; openen en afsluiten bankrekening; opstellen financieel plan (beginbalans, verwachte aan- en verkopen, resultaatrekening, belasting); vereffening SBP; analyse algemene onderwijsregeling (Artesis); analyse wet auteursrecht en praktische invulling; analyse wet persoonsgegevens en praktische invulling; bepalen financiële gevolgen van een verkoopactie; evaluatie contracten naar de bedrijven toe; onderhandelen met instellingen en mogelijkheden aftasten met betrekking tot de selectieve distributie van het sluitstuk van eindwerken; opstellen disclaimer naar de studenten toe; opvolgen naleving contracten; communiceren volgens de vooropgestelde methode; mogelijkheid bieden technisch werk op zich te nemen, mocht dit nodig blijken; rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen. Out of scope: aansprakelijkheid bij conflicten; bewaken uitvoering businessplan; boekhouding; marktonderzoek en marketing; opstellen verkoopsvoorwaarden; opzetten implementatieproces; organisatie vergaderingen; verkoop en aankoop; Planning:

9 8 PPVA DEAN GORIS In scope: Wat betreft mijn functie als projectleider: bewaken van de doelstelling; bewaken van de voortgang; Eindverantwoordelijke van het project. Wat betreft mijn functie als gedelegeerd bestuurder: Leiding geven aan het SBP; Het bewaken van de uitvoering van het businessplan; Het organiseren en leiden van de verschillende vergaderingen; Ervoor zorgen dat de leden hun afspraken nakomen en goed samenwerken; Eindverantwoordelijke voor de samenstelling van het businessplan; Hulp bieden bij de andere leden wanneer dat nodig is en mogelijk is; Controle afsluiten van het SBP aan de hand van checklist; Leiding nemen in de voortzetting van het project na het SBP. Wat betreft mijn functie als administratief directeur: Verslagen van de vergaderingen uitschrijven; Registratie SBP bij VLAJO; Uitreiken aandeelhouderscertificaten; Organiseren aandeelhoudersvergaderingen en bijhouden aandeelhoudersregister; Wat betreft het businessplan, verantwoordelijk voor: o Projectvoorstelling; o Omgevingsanalyse (uitgezonderd het marktonderzoek); o SWOT-analyse; o Organigram. Verantwoordelijk voor het opstellen, afwerken en bijsturen van de Programmaopdracht; Overzicht houden in de documentatie; Zorgen dat alle verplichtingen nagekomen worden tegenover Vlajo qua documentatie e.d.; Rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen. Out of scope: De financiële tak van het SBP; o Kasboek o Bankrekening o Financieel plan De juridische tak van het SBP; o Onderzoek naar wetgevingen De commerciële tak van het SBP; o Opstellen van logo o Marktonderzoek o Marketing o Bedrijven contacteren o Studenten contacteren o promotie De technische tak van het SBP; o Ontwerp webplatform o Implementatie webplatform o Technische eisen webplatform

10 9 Aansprakelijkheid bij conflicten; Verantwoordelijkheid tijdens de voortzetting van het project na de afloop van het SBP; Planning:

11 10 PPVA PIETER SPINNEWYN In scope: Opstellen verkoopsvoorwaarden (contract) met de bedrijven. Onderzoek welk type contract met de bedrijven (abonnement / betaling per download) Aanschrijven studenten / bedrijven (zal hoofdzakelijk per mail zijn om kosten te reduceren en tijdsbesparend te werken). opvolgen contacten met studenten en bedrijven communiceren volgens de vooropgestelde methode; mogelijkheid bieden technisch werk op zich te nemen, mocht dit nodig blijken; rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen onderzoek of het mogelijk is om een.doc automatisch om te zetten naar een.pdf via onze webserver en indien mogelijk ook implementeren logboek bij houden. Uittesten online website Bekendmaking PostJeThesis site per mail (pas nadat de site 100% getest is) Out of scope: aansprakelijkheid bij conflicten; bewaken uitvoering businessplan; boekhouding; opzetten implementatieproces; verkoop; Onderhoud servers; Opvolging vrije opslagcapaciteit server (ivm stijgende hoeveelheid data door toegevoegde papers e.d.) Planning:

12 11 PPVA PIETER VAN DEN BERGH In scope: Opstarten van het ontwikkelproces; Configureren van de ontwikkelomgeving; Opstellen van het functionele en technische design van de website; Ontwerp van het webplatform; Implementatie van het webplatform; Onderhoud van het webplatform; Communiceren volgens de vooropgestelde methode; Rapporteren van resultaten tijdens de vergaderingen. Out of scope: De delegerende tak van het SBP; De administratieve tak van het SBP; De financiële tak van het SBP; De juridische tak van het SBP; De commerciële tak van het SBP; Aansprakelijkheid bij conflicten; Boekhouding; Verantwoordelijkheid tijdens de voortzetting van het project na de afloop van het SBP; Planning:

13 12 AANDELEN Aan het begin van ons SBP kozen we ervoor om ons kapitaal te verzamelen aan de hand van aandelen. Deze aandelen werden wel enkel onder de eigen SBP-leden verkocht, hoewel er even getwijfeld werd toen een buitenstaander ook geïnteresseerd bleek te zijn. De aandeelhouderscertificaten werden uitgedeeld en het register werd opgesteld. In principe kunnen we slechts spreken van een bescheiden aandeelhoudersstructuur. Dit is mede de reden waarom we ook geen specifieke aandeelhoudersvergaderingen hebben georganiseerd. Een andere reden was de zeer korte levensduur van het SBP. Hieronder vindt u een voorbeeld van één van de aandeelhouderscertificaten terug die ondertekend en uitgedeeld werden aan de aandeelhouders. Daarna vindt u het aandeelhoudersregister terug. Het aantal uitgedeelde certificaten was vier, alleen met een waarde van 10 euro die werd verzameld op de Fortis rekening van ons SBP.

14 13 CONTACTGEGEVENS In groep samenwerken wilt ook zeggen dat er goed moet gecommuniceerd worden. Communicatie staat dan ook centraal in ons SBP. Hoewel elk SBP-lid een eigen functie heeft, moet er regelmatig gecommuniceerd worden om het werk op elkaar te kunnen afstellen. Daarbij mogen we dan ook zeker niet de functie van de bestuurder vergeten. Deze berust nog meer op communicatie omdat hij in staat moet zijn de andere SBP-leden op te volgen en bij te sturen waar nodig. Al vanaf het begin werd er dan ook voldoende aandacht besteed aan het uitwisselen van elkaars contactgegevens en werd er op de gezamenlijke opslagplaats een bestand geplaatst met alle nodige informatie. Telefoneren, sms en, en, chatten en huisbezoekjes, op elke manier waren we in staat elkaar lastig te vallen. Om eenvoudig nieuwe contacten te kunnen leggen met externe partners werden er voor ieder van ons businesskaartjes gemaakt.

15 14 OVERZICHT CONTACTEN MET BUITENSTAANDERS In dit stuk zal een overzicht gegeven worden van de contacten die gemaakt zijn tijdens de uitvoering van het SBP. Fortis Een van de eerste zaken die moesten geregeld worden, was het openen van de gratis Fortis bankrekening. Hiervoor werd ons een formulier meegegeven waarop drie gevolmachtigden konden worden ingegeven voor het beheer van de rekening. We maakten een afspraak met het Fortis kantoor (Meir 48, 2000 Antwerpen) en openden de rekening. We gaven de vierde persoon van ons SBP ook onmiddellijk volmacht over deze rekening. Juridisch advies Wellicht waren deze contacten de belangrijkste die we raadpleegden tijdens ons SBP. Onze dienst raakt namelijk een gevoelige snaar, namelijk het online plaatsen van geproduceerde documenten onder naam van hogescholen of universiteiten. Om hier meer duidelijkheid in te krijgen werden verscheidene personen gecontacteerd binnen onze eigen hogeschool waaronder Luc Pieters, Sigrid Pauwels, Willy Loockx, Frederik Schrooyen, Tim Dams en Maarten Weyn. Naast dit moesten er zowel voor de website, de gebruikersovereenkomst en de contracten met bedrijven de nodige disclaimers opgesteld worden. Hiervoor legde onze juridisch afgevaardigde contact met enkele raadgevers, namelijk: Veronique van Nijnaten 3de jaar academische bachelor rechten Aanreiken bronnen/wetteksten (op Motiveerde om duidelijk afgebakend op het moreel recht te steunen Beoordeling finale disclaimers Tobias Van Royen 1ste jaar academische master rechten Beoordeling tussentijdse disclaimers Beoordeling finale disclaimers Hosting Ons eerste idee was om de hosting van ons webplatform via een bevriend persoon te doen, namelijk Bart Van Geyt, oud-student aan onze hogeschool. De nodige s werden hiervoor verstuurd, maar uiteindelijk bleek zijn voorstel niet te voldoen aan onze verwachtingen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een beter alternatief.

16 15 Marktonderzoek Met betrekking tot het marktonderzoek werden uiteraard heel wat bedrijven en studenten gecontacteerd. Belangrijk hierbij is om een zo breed mogelijk publiek aan te spreken. Meer informatie hierover is terug te vinden in het marktonderzoek.

17 16 HET TECHNISCHE LUIK Een belangrijk onderdeel van heel ons SBP is uiteraard de effectieve implementatie van het webplatform. Zonder dit kan er niet gesproken worden van een dienst. Hieronder is een verslag te vinden van het functioneel design van ons webplatform. Hierin wordt uitgelegd welke functionaliteiten allemaal moesten ingebouwd worden om onze dienst werkende te krijgen, maar ook juridisch volledig in orde te maken. FUNCTIONEEL DESIGN VAN DE WEBSITE 1. Student Registratie Bij de registratie moet een student de volgende zaken ingeven: Naam & Voornaam adres Geboortedatum Afgestudeerd? School Studierichting Studentenkaartnummer Diploma s Paswoord (2x) Het is de bedoeling dat er voor de school een drop box wordt geïmplementeerd die alle mogelijkheden zou bevatten. Voor de gebruikersnaam zal het adres gebruikt worden, omdat deze steeds uniek en vaak gemakkelijker om te onthouden zijn. Verder kan deze gebruikersnaam later ook niet meer aangepast worden. We geven ook de mogelijkheid om meer dan één diploma in te vullen, indien dit gewenst zou zijn. De diploma s moeten niet verplicht ingevuld worden. Indien de student aangeeft dat hij afgestudeerd is moet hij de school, studierichting en studentenkaartnummer ook niet invullen. In het andere geval zijn deze wel verplicht in te vullen, net zoals de andere velden die altijd moeten ingevuld worden. Voor het invullen van de gegevens moet de gebruiker een disclaimer accepteren. Wanneer hij beide zaken gedaan heeft, krijgt hij de melding dat zijn gegevens zijn opgeslagen in de database, waarna er een confirmati gestuurd zal worden naar het ingevoerde adres met de gebruikersnaam ( ) van de student en een link waar de gebruiker op moet klikken om zijn account op de website te activeren. Vooraleer de student een volwaardig account krijgt, zal zijn aanvraag eerst gecontroleerd worden door een administrator, die hiervoor een apart formulier ter beschikking zal hebben. Ingelogd Wanneer de student inlogt op de website, krijgt hij een profielpagina te zien, welke volgende elementen bevat: Eventueel de status van zijn account: in orde, niet in orde of nog te controleren. Bij het eerste geval zal de rest van de profielpagina zichtbaar zijn, maar niet de status. Het omgekeerde is waar bij de andere gevallen. Alle gegevens die hij heeft ingegeven bij de registratie, met de mogelijkheid om deze aan te passen (behalve de gebruikersnaam, zoals eerder vermeld). Een functionaliteit om nieuwe scripties te uploaden, en zijn reeds toegevoegde thesissen te bekijken.

18 17 Voor het toevoegen van een nieuwe scriptie moet de gebruiker naast de scriptie zelf, ook enkele parameters meegeven, namelijk: Titel Algemene categorie Taal Jaar van publicatie Abstract Tags Voor de algemene categorie en de taal zal weer een drop box met alle mogelijkheden voorzien worden. De tags zal de gebruiker zelf naar wens kunnen invullen, maar lidwoorden zullen hierbij automatisch verwijderd worden. De thesis zelf kan in pdf en doc formaat doorgestuurd kunnen worden. Verder zal de student ook kunnen zien hoeveel keer zijn scripties al zijn opgevraagd door bedrijven. 2. Bedrijf Registratie Bij de registratie moet een bedrijf de volgende zaken ingeven: Naam bedrijf Naam verantwoordelijke contactpersoon adres Website Paswoord (2x) Het logo van het bedrijf Een banner Behalve het logo en de banner zijn ook hier alle velden verplicht in te vullen. Voor de gebruikersnaam zal het e- mailadres genomen worden. Voor het invullen van de gegevens moet het bedrijf een disclaimer accepteren. Wanneer de registratie dan voltooid is, krijgt het bedrijf de melding dat zijn gegevens zijn opgeslagen in onze database, waarna er een mail wordt verstuurd naar het ingegeven adres met een activatielink en de nodige gegevens voor het verzorgen van de betaling. Dit zal via een overschrijving gebeuren. Wanneer de betaling afgehandeld is, zal het account volledig beschikbaar zijn voor het bedrijf. Ingelogd Wanneer het bedrijf inlogt op zijn account, zal deze toegang hebben tot twee pagina s, een profielpagina en een zoekpagina. De profielpagina bevat de gegevens van het bedrijf die ingegeven werden tijdens de registratie, met de mogelijkheid om deze aan te passen. De zoekpagina biedt de mogelijkheid om te zoeken naar scripties waar het bedrijf interesse in heeft. Er zal kunnen gezocht worden op tags, titel, school en algemene categorie. De titel van de scripties die voldoen aan de zoektermen zullen dan onder elkaar getoond worden. Het bedrijf kan hier dan op klikken om meer informatie over deze thesis te verkrijgen.

19 18 Verder zal twee maanden voor dat het account van een bedrijf dreigt af te lopen, een verwittiging gestuurd worden, opdat het bedrijf ervan op de hoogte is dat het zijn account moet verlengen met een nieuwe betaling. 3. Algemene lay-out Hieronder volgt een beschrijving van de algemene lay-out van de website. Figuur 1 toont een overzicht van deze lay-out. Figuur 1: Layout Website Bovenaan is er een sectie voorzien voor onze banner. De banners die links en rechts getoond worden zullen automatisch wisselen tussen de beschikbare banners van geregistreerde bedrijven. Onder onze banner zal er links een menu te zien zijn met de volgende items: Home Student Bedrijf About Contact Rechts van dit menu zal dan de inhoud van de huidige pagina te zien zijn. Verder zal er onderaan de pagina nog een balk komen met copyrightgegevens, een link naar de disclaimer van onze website en contactgegevens. Mocht een groepslid aanpassingen of toevoegingen willen doorvoeren aan dit concept, kan hij dit voorleggen aan de overige groepsleden.

20 19 4. Technologieën Om onze website te kunnen ontwikkelen zullen we gebruik maken van een aantal technologieën. Ten eerste hebben we de opmaaktaal XHTML. Dit is een uitbreiding van de standaard opmaaktaal, HTML, die voor compatibiliteit met XML zorgt. XHTML biedt hierdoor enkele voordelen ten opzichte van HTML, zoals het makkelijker kunnen verwerkt worden door een XML-parser bij de client dan de HTML documenten, waardoor wij ervoor kiezen om XHTML te gebruiken. In combinatie met XHTML gebruiken we CSS, Javascript en PHP. De CSS technologie wordt gebruikt om de stijl van onze website te ontwikkelen. Javascript is een Client-side scriptingtaal waarmee men interactieve elementen in een website kan inbouwen. Bij ons webplatform wordt dit bijvoorbeeld samen met CSS gebruikt om hoeken af te ronden. PHP ten slotte is een server-side scriptingtaal die onder andere wordt gebruikt voor het verzorgen van de communicatie met de database. Om onze website te kunnen laten draaien maken we gebruik van een virtual machine waarop een LAMP server geconfigureerd is. Deze virtual machine, genaamd Virtual Appliances LAMP 1.1RC1 (build 207), bestaat uit een Ubuntu Server Edition 8.04 JeOS met daarop Apache 2.0, PHP 5 en MySQL 5.0 geïnstalleerd. Apache is een open-source webserver, waarmee we onze website zelf kunnen hosten, waardoor we de mogelijkheid krijgen om ons webplatform te testen. MySQL ten slotte is een open-source relationele databasemanagementsysteem dat we gebruiken om onze database te implementeren. Dit zijn dus alle gebruikte technologieën: XHTML 1.0 CSS2 Javascript Apache 2.0 PHP 5 MySQL Webruimte en datatrafiek Om een inschatting te kunnen maken hoeveel webruimte onze website gedurende de eerste 3 maanden in beslag zal nemen, moeten we eerst de gemiddelde grote van een paper proberen te bepalen. Papers die bijna alleen maar tekst bevatten zullen slecht enkele honderden kilobytes in beslag nemen, maar er bestaan ook papers die op elke pagina één of meerdere afbeeldingen bevatten. Deze kunnen meerdere megabytes groot zijn. Verder kunnen thesissen natuurlijk ook zeer hard verschillen in lengte. Over het algemeen kan er gesteld worden dat papers gemiddeld een tweetal megabytes opslagruimte in beslag nemen. Calculatie: 1 PDF = gemiddeld 2MB Upload per maand: 30 uploads van 1 PDF per maand = 60 MB => veiligheidsmarge op 100 MB Download per maand: Gemiddeld 3 keer per dag 1 PDF 3 x 2 MB x 31 dagen = 506 MB => veiligheidsmarge op 1000 MB Maandelijks totaal: 1,5 GB trafiek

21 20 De benodigde webruimte zonder ge-upload materiaal zal slechts enkele megabytes in beslag nemen. Maandelijks zal deze dan geschat aangroeien met een 60 MB. Deze schattingen zijn volledig gebaseerd op optimistische verwachtingen, en niet op enige ervaringen, dus het is best mogelijk dat deze schattingen niet erg nauwkeurig zullen blijken. Na de eerste drie maanden kunnen we de datatrafiek analyseren, en zullen we een veel betere schatting kunnen maken van de nodige webruimte en datatrafiek voor het overige deel van het jaar. ONDERVONDEN PROBLEMEN BIJ HET TECHNISCH DESIGN 1. Moeilijkheden Tijdens het ontwikkelen van de website ben ik op een aantal moeilijkheden gelopen. Hier volgt een kleine bespreking van de grootste moeilijkheden die ik ben tegengekomen. Configuratie LAMP-server Om mijn website regelmatig te kunnen testen heb ik op mijn laptop een LAMP (Linux Apache MySQL PHP) server geïnstalleerd via een virtuele machine. De bestanden van mijn site moeten in een gedeelde map geplaatst worden, zodat de LAMP server die kan hosten. Ik heb echter zeer veel last gehad met het delen van die map, zodat ik mijn bestanden van Windows, waar ik de bestanden in ontwikkelde, naar de LAMP server zou kunnen verplaatsen. Volgens de (zeer beperkte) documentatie van deze server, zou deze map wwwroot als naam hebben, maar ik vond nergens een map met deze naam. Na veel zoekwerk ben ik er dan achter gekomen dat ik in een configuratiebestand van Samba, het programma die in Linux de mogelijkheid geeft om bestanden te delen, één regel moest aanpassen zodat ik de map in Window zou kunnen zien. Blijkbaar was de echte naam van de map ook niet wwwroot, maar gewoon www, waardoor ik de map aanvankelijk dus niet vond. PHP Debuggen Ik heb tijdens het ontwikkelen van de website gemerkt dat het debuggen van PHP code wel wat lastiger is dan het debuggen van C++ of C# code in Visual Studio, wat ik veel meer gewend ben. De foutberichten die je van PHP krijgt zijn veel minder gevarieerd, waardoor je voor verschillende soorten fouten hetzelfde bericht krijgen. Vaak wist ik enkel dat er op een bepaalde regel één of andere fout is gebeurd. Ik heb het ook vaak meegemaakt dat ik helemaal geen fout te zien kreeg. Bij het uittesten moest ik dan constateren dat het niet werkt. Ik moest dan zelf maar op zoek naar de oorzaak van de fout. Dit kan heel frustrerend zijn wanneer je net heel wat code hebt aangepast, en de fout dus in verschillende regels code kan liggen. Mail versturen Nadat iemand zich heeft geregistreerd bij onze website, willen we een automatische mail versturen. PHP heeft hier een functie voor, maar het probleem is dat je hiervoor een mailserver op hetzelfde IP-adres als de website moet hebben. Thuis kon ik dit dus niet testen. Wanneer we de website dan online hebben geplaatst bij een hostingsite, merkte ik dat de mails wel verstuurd werden, maar dat dit een hele tijd duurde, wegens een overwerkte mailserver. Verder zullen deze mails ook nooit aankomen bij hotmail en Yahoo mailadressen, omdat hun spamfilter de mails tegenhoudt.