Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software

Transcriptie

1 Versie 3.4 December 2010 Door onderzoeksbureau GBNED

2 Disclaimer Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaard onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden. Onderzoeksbureau GBNED

3 Voorwoord Allereerst ben ik me ervan bewust dat deze uitgave niet volledig zal zijn. Meer dan 25 jaar ervaring op het gebied van administratieve softwaresystemen is geen garantie om op alle vragen een antwoord te weten. Ook de veranderde omgeving speelt een belangrijke rol. Daar waar financiële administratiesystemen 25 jaar geleden nog veelal op zich zelf stonden is nu sprake van vergaande integratie tussen de diverse systemen en hun omgeving. Een ontwikkeling als breedband internet zorgt voor een nog meer directe uitwisseling van gegevens, enerzijds tussen systemen onderling en anderzijds tussen organisaties. Over nog eens 25 jaar kan ik me wellicht niet eens meer voorstellen dat in- en verkoopfacturen en bankafschriften handmatig geboekt worden. En de fiscale aangiftes kunnen dan misschien wel echt met één druk op de knop geregeld worden. Voorlopig blijft het echter nog steeds opletten geblazen om als organisatie het juiste administratiesysteem (of zo u wilt administratiesystemen) in huis te halen. Ik hoop dat dit document een bijdrage kan leveren aan een juiste keuze. Facit experientia cautus (ervaring maakt voorzichtig) Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne Onderzoeksbureau GBNED

4 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Samenvatting 3.1. Inleiding 3.2. Leverancier 3.3. Algemeen pakket Doelgroep pakket Algemene eigenschappen Beveiliging en Audit Bediening Uitvoer 3.4. Aanschaf, implementatie en ondersteuning Installatie en techniek Implementatie Support en updates Aanschaf en kosten 3.5. SAAS model Inleiding Financiële administratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Loon- en salarisadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Personeelsadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Urenregistratie en declaraties Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Inkoopadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Voorraadadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Verkoopadministratie Pakketeigenschappen Point of Sale administratie (POS) Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Webwinkel administratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Relatiebeheer administratie (CRM) Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Ledenadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Projectenadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Productie administratie (ERP) (volgt) Verhuuradministratie Pakketeigenschappen Onderhoud- / Service administratie Onderzoeksbureau GBNED

5 Pakketeigenschappen Werkorderadministratie Pakketeigenschappen Materieeladministratie Pakketeigenschappen Dossieradministratie (volgt) Document Managementadministratie (volgt) Marketingadministratie Pakketeigenschappen 4. Thema s Inleiding Elektronisch factureren XBRL (Management)rapportage (volgt) (Web)portals (volgt) 5. Bronnen Onderzoeksbureau GBNED

6 1. Inleiding Deze uitgave is primair bedoeld als leidraad bij het beoordelen van administratieve software. De nadruk ligt op het MKB, maar grote(re) organisaties kunnen ook gebruik maken van deze uitgave. Daarnaast kan deze uitgave gebruikt worden als checklist bij de aanschaf van administratieve software of als leidraad om kennis te krijgen van functies en eigenschappen die aanwezig kunnen zijn binnen administratieve softwaresystemen. Onder administratieve software wordt hier verstaan: alle standaard softwaresystemen die aangevuld kunnen worden met het woord administratiesysteem. Voorbeelden hiervan zijn: Financieel administratiesysteem Inkoop administratiesysteem Loon- en salarisadministratiesysteem Leden administratiesysteem Groothandelsadministratiesysteem Relatiebeheer administratiesysteem Urenadministratiesysteem Service administratiesysteem Zo vallen systemen op het gebied van kantoorautomatisering (zoals Office toepassingen) en besturingssystemen buiten deze definitie. Beoordelen administratieve softwaresystemen Dit document is zodanig opgezet dat het direct gebruikt kan worden als leidraad (en model) voor het beoordelen van administratieve software. Een belangrijk aandachtspunt is dat toepasbaarheid van een administratiesysteem afhankelijk is van de eisen en wensen van de gebruiker. Als dit document wordt gebruik als checklist bij de aanschaf van een administratiesysteem is het aan te raden eerst goed af te stemmen welke functies en eigenschappen noodzakelijk zijn. Suggesties voor deze uitgave zijn van harte welkom en kunnen gericht worden aan: (Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED). Onderzoeksbureau GBNED

7 2. Samenvatting Als dit document wordt gebruikt voor het beoordelen van een administratiesysteem, door bijvoorbeeld een accountant, consultant of auditor, dan is dit hoofdstuk van belang om in te vullen op basis van het beoordeelde systeem. Dit hoofdstuk kan ook als afzonderlijk document gebruikt worden ter verantwoording en ondersteuning van een verdere pakketselectie. Beoordeeld door Organisatie: Betrokken personen (met ): Aanpak De leverancier heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken (namen en ): De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie van het pakket. Leverancier (Samenvatting van hoofdstuk 3.2. over de producent en/of leverancier van het pakket). Pakket (Samenvatting over pakket) Doelgroep (Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in weke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk ). Omgeving (Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken). Aandachtspunten voor aanschaf (In te vullen door beoordelaar). Support (Samenvatting van hoofdstuk over het support door de leverancier). Kosten (Samenvatting van hoofdstuk over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. Of opgave van kosten op basis van een voorbeeldbedrijf). Beoordeelde functies en/of eigenschappen (Samenvatting van beoordeling ter plaatse via demonstraties) Onderzoeksbureau GBNED

8 Gebruikerservaring (Op basis van telefonische interviews of via scores op Oordeel (In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket): (goed, ruim voldoende, voldoende, matig of slecht) Aspect Oordeel Toelichting Installatie Documentatie Functionaliteit Basisgegevens Boekingen Uitvoer Bediening Service Prijs/prestatie Totaal oordeel Beperkingen (Misschien wel een van de belangrijkste hoofdstukken van dit rapport. De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht). Onderzoeksbureau GBNED

9 3.1. Inleiding 3.2. Leverancier 3.3. Algemeen pakket Doelgroep pakket Algemene eigenschappen Beveiliging en Audit Bediening Uitvoer 3.4. Aanschaf, implementatie en ondersteuning Installatie en techniek Implementatie Support en updates Aanschaf en kosten 3.5. ASP (SAAS) model Inleiding Financiële administratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Loon- en salarisadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Personeelsadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Urenregistratie en declaraties Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Inkoopadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Voorraadadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Verkoopadministratie Pakketeigenschappen Point of Sale administratie (POS) Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Webwinkel administratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Relatiebeheer administratie (CRM) Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Ledenadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Projectenadministratie Pakketeigenschappen Branchegerichte eigenschappen Productie administratie (ERP) (volgt) Verhuuradministratie Onderzoeksbureau GBNED

10 Pakketeigenschappen Onderhoud- / Service administratie Pakketeigenschappen Werkorderadministratie Pakketeigenschappen Materieeladministratie Pakketeigenschappen Dossieradministratie (volgt) Document Managementadministratie (volgt) Marketingadministratie Pakketeigenschappen Onderzoeksbureau GBNED

11 3.1. Inleiding Op de volgende pagina s vindt u algemene vragen die van toepassing kunnen zijn op alle administratieve softwaresystemen en vragen die zijn gerelateerd aan een bepaald systeem of zelfs functies daarbinnen. Per vraag is ruimte gelaten voor antwoord door de leverancier en eventueel voor een beoordelaar. Toelichting antwoorden leverancier Ja = Standaard aanwezig Nee = Niet aanwezig Verwacht = Gepland in nieuwe versie Optie = Tegen meerprijs als optie verkrijgbaar Ander pakket = Maakt onderdeel uit van andere toepassing Toelichting antwoorden beoordelaar Gezien = Antwoord leverancier gecontroleerd door beoordelaar door bijvoorbeeld inzage in functie of een schermafdruk. Niet aanwezig = Betreffende functie of eigenschap maakt (nog) geen deel uit van het systeem. Onderzoeksbureau GBNED

12 3.2. Leverancier Naam leverancier Adres Postcode en woonplaats Land Contactpersoon verkoop Telefoonnummer verkoop verkoop Website Aantal vaste medewerkers (Uitgedrukt in FTE s) Jaar van oprichting Is bedrijf winstgevend? Is bedrijfsresultaat openbaar? Zijn referenties opvraagbaar? Waarborgen continuïteit Cliëntenbestand in te zien ter controle door een extern auditor? Is er een privacy reglement? Oftewel hebben medewerkers getekend voor geheimhouding. Welke supportvormen worden geboden en wie verzorgd deze dan? Welke helpdeskfaciliteit worden geboden en wat zijn de openingstijden van de helpdesk? Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE's) zijn werkzaam op de helpdesk? Is een customerportal aanwezig voor bestaande cliënten? Kort profiel van leverancier Onderzoeksbureau GBNED

13 3.3. Algemeen pakket Doelgroep pakket Bedrijfsomvang Omschrijf voor welke bedrijfsomvang het pakket geschikt is. Omschrijf voor welke bedrijfsomvang het pakket het meest gebruikt wordt. Branchespecifiek Geef aan of sprake is van een horizontaal en/of branchegericht pakket. Omschrijving van de branches waarvoor het pakket eventueel specifiek branchegericht is gemaakt. Vermeld daarbij de belangrijkste functies die branchespecifiek zijn. Aantal operationele klanten Vermeld het aantal operationele klanten in binnen- en buitenland. Ingeval van buitenland zo mogelijk een onderverdeling maken naar: - Benelux - Europa - Buiten Europa. Indien van toepassing een onderverdeling maken naar branche. Referenties Vermeldt enkele referenties waarmee contact opgenomen kan worden. Ingeval branche specifiek per branche benoemen. Onderzoeksbureau GBNED

14 Algemene eigenschappen Producent pakket. Alleen van toepassing als de leverancier van het pakket niet tevens de producent is. Taal pakket (gebruikers interface) Taal handleiding Is het pakket onderdeel van een ander pakket? Sinds wanneer is het pakket op de markt? Indien van toepassing aangeven voor binnenland en buitenland Is een demoversie van het pakket beschikbaar en zo ja wat is de demo duur en wat zijn de kosten? Wordt het pakket direct en/of via dealers geleverd? Ingeval dealers graag verwijzen welke. Is sprake van een opensource licentie? Dat wil zeggen of de broncode vrij beschikbaar is, aangepast en gedistribueerd mag worden. Is een escrowregeling getroffen voor het pakket? Dat wil zeggen dat de broncode (source) in bewaring wordt gegeven bij een onafhankelijk escrow agent. Is het pakket al eens getest door een derde, zo ja: door wie, wanneer en met welk resultaat. Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd met het pakket kan werken (single-, Multi-user)? Is aanvullend maatwerk mogelijk op het standaard pakket? Kent het pakket een actieve gebruikersgroep? Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, WORD, EXCEL, XML, etc.? Zo ja, dan graag specificeren. Onderzoeksbureau GBNED

15 Beveiliging en Audit Vraag Op welke wijze hebben gebruikers toegang tot de applicatie? Veelal is sprake van een gebruikerscode en wachtwoord. Er kunnen ook aanvullende eisen gesteld worden aan toegang, zoals een speciale toegangscode die per SMS wordt ontvangen door de gebruiker. Welke voorwaarden worden gesteld aan gebruikersnaam en wachtwoord? - Minimale lengte gebruikersnaam - Minimale lengte wachtwoord - Wachtwoord niet zichtbaar opgeven - Wachtwoord versleuteld opslaan Wordt inloggen geblokkeerd na enkele foutieve pogingen en is er een logging van alle inlogpogingen? Zijn er meerdere gebruikersniveaus in te stellen met verschillende rechten (zo ja, welke en op welk niveau)? Wordt bij alle mutaties de gebruiker bijgehouden? Zodat achteraf de gebruiker van een bepaalde mutatie eenvoudig getraceerd kan worden. Zijn voorloopgegevens duidelijk zichtbaar op rapporten? Is er een audittrail van alle mutaties? (Wijzigen en verwijderen bijhouden van instellingen, basisgegevens en transacties) Welke auditrapportages zijn opgenomen in het pakket? Is er een beveiliging dat geen (basis)gegevens verwijderd worden waarop (financiële) transacties zijn geboekt? Zijn rapportages dermate beveiligd dat er geen gegevens beïnvloed kunnen worden? Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als rapportages via Excel of Word aangemaakt worden. Is een backup mogelijkheid van de data opgenomen binnen het pakket? Antwoord leverancier NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) Evaluatie beoordelaar Onderzoeksbureau GBNED

16 Bediening Beschikt het pakket over invoer wizards? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bedrijf of voor de jaarafsluiting. NVT (alleen opgave door beoordelaar) Beschikt het pakket over online helpteksten? Zijn de online helpteksten aanpasbaar door de gebruiker? Zijn de online helpteksten contextgevoelig? Wordt bij een invoerveld en/of scherm direct de juiste helptekst getoond als gekozen wordt voor opvragen helpinformatie. Kan er gezocht worden in de online helpteksten? Zoeken naar zelf op te geven woorden of delen daarvan. Kan per tabel aangegeven worden door de gebruiker welke kolommen getoond worden op schermen? Is het pakket volledig via het toetsenbord te bedienen? Ter voorkoming van RSI. Is er een taalkeuze per gebruiker mogelijk en zo ja graag specificeren waarvoor: schermen, helpteksten en rapporten. Is een aparte gebruikershandleiding beschikbaar? Kent het pakket een querytool of rapportgenerator? Kan de gebruiker zelf op eenvoudige wijze rapportages samenstellen. Is sprake van een logische menu-indeling? Is sprake van consistente keuzes binnen alle functies? Zijn geen overbodige gegevens zichtbaar in menu s en schermen? Zoals opties die uitgeschakeld zijn maar wel zichtbaar voor de gebruiker? Zijn er geen harde fouten aanwezig in de software? Zijn alle meldingen in de Nederlandse taal? (zoals systeemmeldingen) Zijn er sorteermogelijkheden bij uitvoer op het scherm en kunnen kolommen verschoven worden door de gebruiker? NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) NVT (alleen opgave door beoordelaar) Onderzoeksbureau GBNED

17 3.4 Aanschaf-, implementatie en ondersteuning Installatie en techniek Onder welke besturingssystemen draait het pakket? Welke databases worden ondersteund door het pakket? Kan het pakket op server (of lokale PC) van de cliënt geïnstalleerd worden? Het gaat erom dat het pakket lokaal geïnstalleerd kan worden. Wordt pakket aangeboden via het ASP/SAAS model? ASP staat voor Application Service Providing. SAAS staat voor Software as a Service. In dit geval wordt het pakket niet lokaal geïnstalleerd. Is sprake van een web(based) applicaties? Het gaat erom of de applicatie speciaal is ontworpen en gebouwd om via internet te gebruiken. Is Terminal Server ondersteuning mogelijk? Kan de applicaties bijvoorbeeld via internet toegankelijk worden gemaakt voor externe gebruikers via een Terminal Server programma? In dit verband wordt vaak gesproken over Web enabled. Dit laatste wil zeggen dat de applicatie geschikt is voor gebruik op internet met behulp van een hulpprogramma (Terminal Server emulatieprogramma). Op deze wijze kunnen bestaande Windows applicaties geschikt worden gemaakt voor extern gebruik. Welke configuratie eisen worden gesteld aan de applicatie? Welke software eisen worden gesteld? Bijvoorbeeld de noodzaak van de aanwezigheid van Microsoft Excel voor het vervaardigen van rapporten. Wat is de ontwikkeltaal waarin het pakket is gebouwd? Welke eventuele beperkingen in aantallen kent het pakket? Onderzoeksbureau GBNED

18 Implementatie Wie verzorgt de installatie van het pakket? Hoe is de implementatie geregeld? Welke rol speelt bijvoorbeeld de producent van het pakket of een dealer. Wat is de gemiddelde duur van een implementatie? Welke documentatie wordt bij het pakket geleverd? Hoe is de opleiding geregeld? Is sprake van webbased/computerbased training? Wordt dataconversie uitgevoerd voor de klant? Zo ja, voor welke systemen. Onderzoeksbureau GBNED

19 Support en updates Welke garantie wordt geboden? Is een onderhoudsabonnement verplicht? Wanneer gaat een onderhoudsabonnement in? Wat is begrepen in een onderhoudsabonnement? Wat is de gemiddelde wachttijd op de helpdesk? Updates Hoe worden updates beschikbaar gesteld? Bijvoorbeeld via internet of per post op CD(-rom). Wie installeert de updates? Bijvoorbeeld automatisch via internet of via een installatie wizard. Verschijnen er regelmatig updates met nieuwe functionaliteit? En wat is de frequentie daarvan? NVT (alleen opgave door beoordelaar) Onderzoeksbureau GBNED

20 Aanschaf en kosten Wanneer is de volgende versie gepland? NVT (alleen opgave door beoordelaar) Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de volgende versie? NVT (alleen opgave door beoordelaar) Kosten Hoe is het licentiemodel opgebouwd? Bijvoorbeeld per administratie, gebruiker of module? Wat zijn de eenmalige (aanschaf, licentie)kosten van het pakket? Graag specificeren en niet antwoorden op aanvraag of afhankelijk van situatie of iets dergelijks. Hoeveel bedragen de periodieke kosten, zoals onderhoud en updates? Graag specificeren en niet antwoorden marktconform of iets dergelijks. Hoe zijn de implementatiekosten opgebouwd? Wat zijn de kosten van opleiding en training? Met welke overige kosten moet rekening worden gehouden? Bijvoorbeeld andere software die noodzakelijk is om met het pakket te kunnen werken. Wat zijn de kosten van dataconversie? Onderzoeksbureau GBNED

21 3.5. SAAS Model Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het SAAS model. SAAS staat in dit verband voor Software as a Service. Wij hebben voor toepassingen die via internet draaien volgens het SAAS model een aantal specifieke eigenschappen opgenomen. Wat is de minimale contractduur? Wat is de opzegtermijn? Hoe is de (toegangs)beveiliging geregeld? Hoe is de backup geregeld? Hoe is de exit strategie geregeld? Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als u het contract opzegt of als de ASP aanbieder onverhoopt ophoudt te bestaan? Welke partners zijn betrokken bij het ASP model? (zoals datacentrum) Moet lokaal nog software geïnstalleerd worden? (behalve een webbrowser) Nadere toelichting SAAS model (bijv. Installatiemodel) Onderzoeksbureau GBNED

22 Inleiding Per soort administratiesysteem worden allereerst pakketfuncties en -eigenschappen in kaart gebracht die min of meer algemeen zijn. Hierna worden, voor zover van toepassing, branchegerichte functies en eigenschappen in kaart gebracht. U zult voor u zelf moeten nagaan in hoeverre de genoemde functies en eigenschappen voor u relevant zijn. Onderzoeksbureau GBNED

23 Financiële administratie Pakketeigenschappen Aanwezige functies Vraag Grootboekadministratie aanwezig? Debiteurenadministratie aanwezig? Crediteurenadministratie aanwezig? BTW aangifte aanwezig? Kostenplaatsen- administratie mogelijk? Budgettering mogelijk? Vreemde valuta administratie aanwezig? Facturering mogelijk? Vaste activa administratie aanwezig? Elektronisch bankieren? In aanvulling op het handmatig vastleggen van kas, bank en giroboekingen. Rekening Courant mogelijk? Kent het pakket een kostenverdeelstaat? Kent het pakket vaste periodieke boekingen? Consolidatie mogelijk? Verplichtingenadministratie aanwezig? Uitwisseling van financiële gegevens? Workflow aanwezig? Activity based costing mogelijk? Managementinformatie? Zijn er andere (sub)administraties opgenomen? Zo ja, specificeren welke. Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Onderzoeksbureau GBNED

24 Algemene kenmerken Is het voeren van meerdere administraties mogelijk? Zo ja, wat is het maximum aantal administraties dat gevoerd kan worden. Worden vaste (ingevulde) basisgegevens meegeleverd met het pakket? Zoals: rekeningschema, dagboeken, landen en valuta s. Zijn er meerdere templates voor het aanmaken van een nieuwe administratie mogelijk? Is er een Wizard voor het aanmaken van een nieuwe administratie? Is het kopiëren van een bestaande administratie mogelijk? Inclusief alle saldi en historie, bijvoorbeeld voor testdoeleinden. Is het kopiëren van alleen de basisgegevens mogelijk naar een nieuwe administratie? Bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe administratie op basis van een bestaande administratie. Is een voorbeeld administratie beschikbaar? Kent het systeem meerdere boekingsdimensies? Dus dimensies naast grootboekrekening, debiteur en crediteur. Zo ja, aangeven hoeveel dimensies en aangeven of de benamingen van de dimensies zelf zelf zijn te kiezen. Kan het pakket omgaan met gebroken boekjaren? Onderzoeksbureau GBNED

25 Basisgegevens vastleggen Is het mogelijk om basisgegevens integraal te muteren? Kan de volgorde van velden aangepast worden op de schermen waarmee de basisgegevens worden onderhouden? Is het mogelijk om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens? Is een postcodetabel opgenomen? Waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats bepaald wordt? Kunnen nieuwe kolommen toegevoegd worden aan tabellen (met name bij debiteuren) Kan vooraf het aantal boekingsperiodes vastgelegd worden en kan dan per boekingsperiode aangegeven worden of boeken is toegestaan? Kan per dagboek en boekstuknummer per boekjaar ingesteld worden? Onderzoeksbureau GBNED

26 Boekingen vastleggen en journaalposten verwerken Boekingen vastleggen Worden de bestanden direct bijgewerkt na het vastleggen van een boeking? Is het mogelijk nog correcties uit te voeren na het bijwerken van de bestanden? Kan er geboekt worden in meerdere periodes? Zo ja, dan aangeven hoeveel periodes minimaal en maximaal. Kan er geboekt worden in meerdere boekjaren? Zo ja, dan aangeven in hoeveel boekjaren maximaal. Is het mogelijk basisgegevens vast te leggen tijdens het invoeren van boekingen? Zoals een nieuwe debiteur of crediteur. Kunnen stornoboekingen vastgelegd worden? Waarbij dus het saldo van de boeking en stornering niet zichtbaar zijn op de saldibalans per rekening. Kan een notitie toegevoegd worden aan een boeking? Hiermee wordt bedoeld een aparte notitie in aanvulling op de boekingsomschrijving per regel. Kan een aparte bijlage toegevoegd of gekoppeld worden aan een boeking? Bijvoorbeeld een ingescande inkoopfactuur. Kan tijdens het boeken eenvoudig gezocht worden naar rekeningen en relaties? Kan tijdens het boeken een nieuwe rekening of relatie eenvoudig aangemaakt worden? (zonder boeking af te breken) Kan de BTW automatisch geboekt worden en zo ja wordt de BTW per boekingsregel berekend en geboekt of per boekingsdocument, zoals een factuur? Kunnen bedragen naar keuze in- en exclusief BTW geboekt worden, waarbij de BTW automatisch wordt berekend? (met name van belang bij een kasboek) Kan de omschrijving van een boekingsregel ingesteld worden? Bijvoorbeeld overnemen naam debiteur bij een verkoopboeking. Kunnen boekingskolommen ingesteld en verschoven worden? Kunnen meerdere openstaande posten afgeletterd worden o.b.v. één boekingsbedrag. Kan achteraf altijd de vervaldatum van een (openstaande)post aangepast worden? Dus ook na bijvoorbeeld blokkeren boekingsperiode. Controles vastleggen boekingen Kunnen geen boekingen gewijzigd of verwijderd Onderzoeksbureau GBNED

27 worden buiten reguliere boekingsfuncties om? Is het systeem zodanig beveiligd dat alleen boekingen gewijzigd kunnen worden als deze nog niet definitief zijn verwerkt? Bijvoorbeeld gerapporteerd of verwerkt in een BTW-aangifte. Alleen een extra correctieboeking mag dan nog toegestaan zijn. Wordt bij alle boekingen bijgehouden wie de boeking heeft ingevoerd, gewijzigd en eventueel verwijderd en ook wanneer? Worden alle wijzigingen op een bestaande boeking bijgehouden? Is sprake van een negatieve kascontrole? Is het automatisch toekennen van opeenvolgende boekstuknummers verplicht? Is er controle op het ontbreken van boekstuknummers? Is er controle op aanwezigheid van dubbele boekstuknummers? Kunnen periodes geblokkeerd worden voor boeken? Is er een logging als periodes weer open gezet worden voor boeken? Is er tijdens het boeken een signalering als de boekstukdatum afwijkt van de boekingsperiode? Al dan niet door achteraf een overzicht hiervan op te vragen. Kan tijdens het boeken van berekende BTW afgeweken worden door opgave van een andere BTW instelling? Via een rekening of indicatie BTW bij debiteuren of crediteur. En is er dan een overzicht van boekingen waarbij is afgeweken. Kan tijdens het boeken een afwijkend BTW bedrag opgegeven worden. Is bij het boeken van Kas, bank en giro sprake van saldocontrole door weergave vorig saldo, mutaties en nieuw saldo? Is bij Kas, bank en giro sprake van een dwingende relatie tussen dagboek en grootboekrekening? (kan een rekening bijvoorbeeld niet aan meerdere dagboeken gekoppeld worden?) NVT (alleen opgave door beoordelaar) Journaalposten Is er een functie om journaalposten te importeren vanuit andere systemen? Zo ja, graag specificeren. Is het vastleggen van voorafgaande journaalposten mogelijk? Kan een journaalpost die op meerdere boekjaren betrekking heeft, vast worden gelegd? Is een automatische Rekening Courant boeking mogelijk tussen verschillende bedrijven? Kent het pakket automatische verdeelsleutels? Vaak gebruikt in combinatie met kostenplaatsen en kostensoorten. Is er een controle dat journaalposten nimmer dubbel verwerkt worden? Bijvoorbeeld Onderzoeksbureau GBNED