9.1 STAP 1 INLOGGEN MIJN EASYFAIRS DOCUMENTEN & MATERIALEN VAN EASYFAIRS STAP 2 PAS CATEGORIE(EN) AAN MATCHMAKING...

Transcriptie

1

2 INHOUDSOPGAVE 1. CONTACTGEGEVENS... 4 ORGANISATIE... 4 OPERATIONS... 4 SALES... 4 MARKETING... 4 LOCATIE... 4 OV... 4 AUTO... 4 HANDLING / LOGISTIEK... 4 CATERING STAND INFORMATIE... 6 ALL-IN STAND... 6 XL-STAND... 7 EIGEN STANDBOUW WEBSHOP & EXTRA ITEMS... 8 STANDNAAM... 8 ELEKTRA & PERSLUCHT... 9 PRINTWERK MEUBILAIR AFVAL TIJDEN EN TOEGANG OVERZICHT LADEN EN LOSSEN PARKEREN TOEGANGSCONTROLE EXPOSANTEN BADGES SERVICE TIJDENS OPBOUW & BEURS EVENTREGLEMENT EASYFAIRS REGLEMENT REGLEMENT BRABANTHALLEN DEADLINES TECHNISCHE ZAKEN STANDPLATTEGROND HANDLEIDING MIJN EASYFAIRS

3 9.1 STAP 1 INLOGGEN MIJN EASYFAIRS DOCUMENTEN & MATERIALEN VAN EASYFAIRS STAP 2 PAS CATEGORIE(EN) AAN MATCHMAKING BEKIJK UW BESTELDE ITEMS STAP 3 BEKIJK UW VOORGEREGISTREERDE BEZOEKERS / SCHRIJF UW STANDPERSONEEL IN AAN DE SLAG STAP 4 BEDRIJFSPROFIEL EN LOGO STAP 5 MIJN CATALOGUS ZOEKMACHINE STAP 6 PRODUCTEN SCANNEN D.M.V EEN QR CODE BEZOEKERSBADGE SCANNEN ONLINE365 PLUS PACK ZICHTBAARHEID VAN UW LOGO CAMAPGNE VOOR DE BEURS VACATURETOOL ONLINE365 PREMIUM PACK WIE SCANT MIJN PRODUCTEN? MAAK UW EIGEN PROMOTIEFILM DEADLINES MARKETING UITNODIGINGSKAARTEN BESTELLEN UITNODIGINGENSERVICE BEURSCATALOGUS CHECKLIST MARKETING BIJLAGE A SPECIFICATIES PRINTWERK BIJLAGE B BESTELFORMULIEREN AFVALBEHANDELING BIJLAGE C BESTELFORMULIEREN CATERING BIJLAGE D BESTELFORMULIEREN LOGISTIEKE HANDLING BIJLAGE E DEADLINES EMPACK SPECIAL VERPAKKINGSMANAGEMENT 3

4 1. CONTACTGEGEVENS ORGANISATIE OPERATIONS Femke Fens Operations Coördinator Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) SALES Aukje Bruers - Sales Executive Aukje.Bruers@easyFairs.com Tel: + 31 (0) Bianca Wouters Sales Executive Bianca.Wouters@easyFairs.com Tel: +31 (0) MARKETING Eefje van Ginneken Project Marketeer Eefje.van.Ginneken@easyfairs.com Tel: +31 (0) LOCATIE Brabanthallen `s Hertogenbosch Diezekade AK `s Hertogenbosch Tel: +31 (0) OV Buslijn 65 vanaf Centraal Station, halte Brabanthallen AUTO De Brabanthallen zijn vanaf de A59 aangegeven, zie ook HANDLING / LOGISTIEK Valverde Evert van Beekstraat CL Schiphol Tel: +31 (0) empack@valverde.nl Alleen heftrucks en elektrische palletwagens van Valverde hebben toegang tot de eventlocatie. 4

5 CATERING Bijlage C bevat alle informatie omtrent het bestellen van catering op uw stand. Daarnaast is er altijd de mogelijkheid om bij één van de cateringpunten op de beursvloer uw lunch of snack te halen. Koffie en thee zijn bij alle cateringpunten op vertoon van uw exposantenbadge gratis. Libema Catering Tel: +31 (0) servicebalie@brabanthallen.nl 5

6 2. STAND INFORMATIE U heeft bij het boeken kunnen kiezen uit twee standconcepten: all-in (standaard) of XL (luxer). Onderstaand worden beide concepten puntsgewijs uitgelegd. Mocht u willen upgraden naar een XL-stand, neemt u dan s.v.p. contact op met Aukje Bruers, aukje.bruers@easyfairs.com ALL-IN STAND In uw deelname zijn de volgende zaken inclusief: Witte modulaire standbouw, 250cm hoog inclusief 10cm hoge aluminium frieslijst Zichtmaat per paneel is 97cm br x 230cm h Donkerblauwe tapijttegels Naambord in groen met vermelding bedrijfsnaam en standnummer Dagelijkse schoonmaak (stofzuigen en afnemen horizontale oppervlakten) Gebruik van WiFi (niet geschikt voor live streaming) Een aantal items zijn afhankelijk van uw standgrootte, in onderstaande tabel ziet u op welke aantallen u recht heeft. 12 t/m 16 m² 17 t/m 23 m² 24 t/m 35 m² >36 m² Stoel synthetic grey (105gr) Tafel wit, rond (603W) Brochurerek antraciet (935) Spots, 120W Parkeerkaarten Stopcontact incl. stroomtoevoer 1 kw 1 1 Stopcontact incl. stroomtoevoer 3 KW 1 1 Het is niet mogelijk items uit het standaard pakket te ruilen of te crediteren. Indien u onderdelen hiervan niet gebruikt, stellen wij het op prijs als u ons dat vooraf laat weten. 6

7 Het is niet toegestaan om in de wanden te boren, schroeven of spijkeren. Ook het gebruik van velcro/klitteband direct op de wanden is niet toegestaan. Tijdens de opbouw kunt u bij de service desk gratis haken of dubbelzijdig tape halen, waarmee u posters kunt ophangen. XL-STAND Een XL-stand heeft een minimale afmeting van 40m2. Bij een XL-stand zijn de volgende zaken inclusief: Witte modulaire standbouw, 250cm hoog Berging van 2 bij 1 meter met afsluitbare deur Donkerblauwe tapijttegels Twee naamborden met vermelding bedrijfsnaam en standnummer Friesconstructie langs de open zijdes van 350cm hoog Logo print op de friesconstructie Zes spots 300W achter de friesconstructie gemonteerd Stroomtoevoer 3kW inclusief stopcontact met 3 plugpunten Dagelijkse schoonmaak (stofzuigen en afnemen horizonale oppervlakten) Gebruik van WiFi (niet geschikt voor live streaming) Twee parkeerkaarten Standaard pakket inrichting Stoel, lichtgrijs (105gr) 8 Tafel 74cm hoog, wit, rond (603w) 2 Brochurerek, antraciet (935) 2 Balie, antraciet met beukenblad (820) 1 Barkruk, zwart (503z) 1 Kentia palm 2 Bij XL-stands is het mogelijk om de twee lage tafels met stoelen te wisselen voor statafels met krukken. Wij nemen contact met u op over de mogelijkheden. Het is niet mogelijk verdere items uit het pakket te ruilen of te crediteren. 7

8 EIGEN STANDBOUW Het is mogelijk om in de all-in stand eigen standbouw te plaatsen. Alle ontwerpen dienen vooraf door easyfairs goedgekeurd te zijn. De ontwerpen kunnen ter goedkeuring g d worden naar Wij ontvangen graag een impressie en een technische tekening waarop duidelijk de maatvoering is aangegeven. Deadline voor standgoedkeuring is 3 maart De maximale bouwhoogte is 400cm. Er kan geen gebruik worden gemaakt van rigging of tuidraden. De frieslijst kan weggelaten worden, mits uw standontwerp voldoende stevig is en het weglaten van de fries niet de stabiliteit van het blok stands waar u onderdeel van bent in gevaar brengt. Met het weglaten van de fries vervallen ook de spots die inclusief in de all-in stand zijn. Het is niet mogelijk de wanden of het tapijt weg te laten. Het easyfairs reglement (zie pagina 13) is van toepassing op op alle eigen standbouw. 3. WEBSHOP & EXTRA ITEMS Alle bijbestellingen voorafgaand aan de beurs en het doorgeven van de juiste standnaam verlopen via Mijn easyfairs. Na uw boeking heeft u een welkomst van ons ontvangen met de link naar uw persoonlijke Mijn easyfairs pagina s. Mocht u deze onverhoopt niet hebben, dan kunt u deze altijd opvragen door een mail te sturen naar Femke.Fens@easyFairs.com. STANDNAAM Hier kunt u uw standnaam invullen deze gebruiken wij op de stand en in alle communicatie rondom de beurs. Via deze blauwe button komt in de webshop waar u uw bijbestellingen kunt plaatsen. 8

9 De deadline voor het doorgeven van de standnaam is 18 maart Indien u na 18 maart de naam op uw stand nog wilt wijzigen, zijn daar kosten aan verbonden i.v.m. de herprint. De kosten zijn 30 euro per naamsvermelding, gemiddeld 2 per stand. ELEKTRA & PERSLUCHT Per stand is een 230V aansluiting inbegrepen. Hier kunt u zonder problemen uw laptop, een TVscherm en een koelkast op aansluiten. Onderstaand een overzicht van veel gebruikte items en hun verbruik. N.B. Als u via ons spotjes bijbesteld, sluiten wij deze aan en gaat het verbruik hiervan niet van uw aansluiting af. Koelkast Plasma/LED tv Laptop Waterkoker Espresso / Nespresso apparaat Senseo Telefoon oplader Eigen verlichting Max 50W Max 250W 60W 2000W 2000W 1500W 20W Svp nagaan bij uw leverancier Let op : 380V aansluitingen t.b.v. machines worden uitgevoerd als separate aansluitingen, maar wel met aardlek (conform de geldende NEN normen). U kunt perslucht bijbestellen via de webshop. De perslucht wordt uitgevoerd als 1/2" slang, 250l/min, max 6 bar, uiteinde is een kraan ¾ buitendraad. U vindt elektra, perslucht (en water) onder het kopje Technische uitrusting in de webshop. 9

10 PRINTWERK Wij bieden de mogelijkheid om de panelen van uw stand te voorzien van full colour prints. De deadline voor het aanleveren van het materiaal is dinsdag 18 maart Het materiaal dient printklaar aangeleverd te worden, u vindt de specificaties in bijlage A. Daarnaast bieden wij de mogelijkheid om een optopper op uw stand te plaatsen. Dit zijn banieren van 1 of 1,5 meter hoog, breedte is afhankelijk van uw standgrootte en uw wensen. Mocht u hier interesse in hebben, neemt u dan s.v.p. contact op met ons via Femke.Fens@easyFairs.com Deadline voor het aanleveren van dit materiaal is ook 18 maart MEUBILAIR Naast alle losse items, biedt easyfairs 3 verschillende complete meubelpakketten die een luxere uitstraling hebben dan het standaard pakket. Als u één van deze pakketten besteld, vervalt automatisch het standaardpakket. De pakketten zijn te bestellen via de webshop en speciaal voor de all-in stands gecreëerd. Figuur 1 - Pakket A Figuur 2 - Pakket B Figuur 3 - Pakket C 10

11 AFVAL In bijlage B vindt u het bestelformulier voor afval containers. easyfairs probeert haar beurzen zo groen mogelijk te organiseren en gebruikt zelf (bijna) alleen maar herbruikbare materialen. Ook afval willen we zo ecologisch verantwoord mogelijk verwerken, vandaar dat we u willen vragen uw afval gescheiden af te voeren. U kunt het zelf afvoeren of door middel van het bestelformulier containers bestellen en het door de Brabanthallen laten verwerken. Wij verzoeken u met klem uw afval niet achter te laten op de beursvloer wij hanteren het principe de vervuiler betaalt. 4. TIJDEN EN TOEGANG OVERZICHT Dinsdag 1 april Woensdag 2 april Donderdag 3 april Inrichting stand / aanvoer materieel uur uur uur Openingstijden Empack uur uur Demontage (klein materiaal, alleen busjes, max lengte 6 m) uur Demontage (vrachtwagens > 6 m) uur Het is niet toegestaan om af te bouwen voor de officiële sluitingstijd van het event. Alle materialen dienen uiterlijk 3 april uur afgevoerd te zijn. Materialen die vrijdagochtend 4 april nog aanwezig zijn, worden als afval beschouwd en als zodanig behandeld. Alleen machines en pallets die bij Valverde aangemeld zijn, kunnen op vrijdagochtend 4 april nog opgehaald worden. LADEN EN LOSSEN Het leveren van machines of standtoebehoren op maandag 31 maart is alleen toegestaan als dit via Valverde verloopt. Standtoebehoren dienen op een pallet gesealed en gelabeled te zijn, losse items kunnen wij i.v.m. risico op zoek raken niet accepteren. Maandag 31 maart is geen opbouwdag. Alleen heftrucks en elektrische palletwagens van Valverde zijn toegestaan in de eventlocatie. Neem s.v.p. tijdig contact op met Valverde om uw handling te bestellen. Bij het oprijden van het terrein krijgt u een laad- en lospas. Deze pas geeft u maximaal 1 uur de tijd om te laden/lossen. Er wordt gewerkt in kleurzones, zodat u kunt lossen bij de deur het dichtst bij uw stand. Als uw auto leeg is, kunt u gratis parkeren op het naastgelegen parkeerterrein. 11

12 Indien u gebeld wordt om uw voertuig elders te parkeren, vragen wij u vriendelijk om uw medewerking, zodat uw collega exposanten ook tijdig hun stand kunnen inrichten. Tijdens de demontage is het laad- en losterrein de eerste anderhalf uur (tot uur) alleen toegankelijk voor personenwagens, busjes en bakwagens tot maximaal 6 meter. Na uur worden er vrachtwagens toegelaten, alleen als er plaats is. Wij verzoeken u vriendellijk te allen tijde de instructies van de parkeerbegeleiders op te volgen. PARKEREN Parkeren is tijdens de op- en afbouw gratis. Parkeren tijdens de beursdagen is 8,- per dag. In uw stand zijn één of meerdere parkeerkaarten inclusief (zie pagina 6), bijbestellen kan via Mijn easyfairs. De Brabanthallen werken met betalen bij uitrijden. De kaarten zijn niet op naam. TOEGANGSCONTROLE Tijdens de op- en afbouw wordt er met polsbandjes gewerkt. De bandjes worden uitgegeven op bedrijfsnaam / standnummer. Zorg dat eventuele koeriers hiervan ook op de hoogte zijn. EXPOSANTEN BADGES Op Mijn easyfairs kunt u vooraf kosteloos uw standpersoneel registreren. Met de uitgeprinte barcode kunt u de badges afhalen bij de service desk. Om wachtrijen te voorkomen op woensdagochtend, verzoeken wij u vriendelijk de badges op dinsdag op te halen. LET OP: tijdens het event dient de badge zichtbaar gedragen te worden. 5. SERVICE TIJDENS OPBOUW & BEURS Tijdens de opbouw en de beurs is onze service desk geopend op het Business Point in de Kempenhal (middelste hal). U kunt hier tijdens de opbouw uw badges ophalen. Ook kunt u nog meubilair, spots e.d. bijbestellen, maar uit beperkt assortiment. Alle bijbestellingen dienen ter plekke afgerekend te worden. U kunt betalen met pin, credit card (VISA of Master Card) of cash. Eventuele klachten over standbouw, elektra, meubels en andere services die besteld zijn via Mijn easyfairs worden alleen in behandeling genomen als deze tijdens de opbouw of de beurs gemeld zijn bij de Operations Manager op de service desk. De openingstijden van de service desk zijn: Dinsdag 1 april Woensdag 2 april Donderdag 3 april 08:00-22:00 uur 07:00-17:00 uur uur 12

13 Uw contactperso(o)n(en) van operations kunnen tijdens de opbouw telefonisch moeilijk bereikbaar zijn, omdat zij u graag persoonlijk te woord staan op de service desk. Wij vragen uw begrip hiervoor. Gedurende de dag lopen er easyfairs mensen door de hal, herkenbaar aan de easyfairs jas. Heeft u een vraag of een probleem, schroom dan niet om hen aan te spreken. Tijdens opbouw en beurs bent u ook van harte welkom op ons Business Point voor een heerlijk kopje koffie. 6. EVENTREGLEMENT EASYFAIRS REGLEMENT Alle zichtbare zijden van de stand boven 250cm grenzend aan buurstands moeten worden afgewerkt in het wit zonder enige vorm van logo uiting. Maximale bouwhoogte is 400 cm. Uitzonderingen zijn niet mogelijk. De wanden kunnen niet verwijderd worden. De hele hal wordt voorzien van blauwe tapijttegels. Gezien het concept dat easyfairs uitdraagt (geen verschil tussen gangpad en stand om het zo laagdrempelig mogelijk te maken voor bezoekers) wordt het ten zeerste afgeraden andere vloerbedekking in uw stand te leggen. Het is voor de organisator technisch niet mogelijk de stand zonder vloerbedekking op te leveren. Er mag geen gebruik worden gemaakt van beamers en lichteffecten buiten de stand. Er mogen geen commerciële acties worden gevoerd buiten de stand, zonder toestemming van de beursorganisator. Alle eigen inbouw stands dienen vooraf goedgekeurd te zijn door de beursorganisator. Elke vorm van dakconstructie is niet toegestaan. Versterkt geluid dient tot een minimum beperkt te worden en mag nooit omliggende stands hinderen. Indien hierover klachten zijn, kan de organisatie te allen tijde besluiten het geluid uit te schakelen. Eigen heftrucks en/of elektrische palletwagens zijn niet toegestaan in de hal. Schroeven, boren of spijkeren in easyfairs materiaal is niet toegestaan. Beschadigde materialen zullen gefactureerd worden aan de klant à 50,- per paneel. Demomateriaal wordt in de stand geplaatst, niet in de gangpaden. Omruilen of terugbetalen van standaard of gehuurd materiaal is niet mogelijk. Balies en/of bergingen zijn huurmaterialen waarvan de beursorganisator niet kan garanderen dat het een veilige bergplaats voor uw waardevolle spullen is. Laat waardevolle spullen daarom nooit onbeheerd achter. Bij annulering van gehuurd materiaal zijn wij genoodzaakt annuleringskosten door te belasten: > tot 2 weken voor de beurs: 50% annuleringskosten > vanaf 2 weken voor de beurs: 100% annuleringskosten REGLEMENT BRABANTHALLEN Roken is niet toegestaan in De Brabanthallen. Alle nooduitgangen dienen te allen tijde vrijgehouden te worden. Tijdens op en afbouw zijn de hallen niet toegankelijk voor kinderen onder de 16 jaar. 13

14 Het is niet toegestaan onderdelen van het gebouw zelf te gebruiken om materialen tegen aan te plakken en/of aan op te hangen. Gasflessen zijn niet toegestaan in de hal. Demo voertuigen zijn toegestaan in de hal, mits de accu is losgekoppeld en er een minimum aan benzine in de tank aanwezig is. 14

15 7. DEADLINES TECHNISCHE ZAKEN Ontwerp eigen standbouw 3 maart 2014 VERPLICHT indien u gebruik maakt van eigen standbouw Bijbestellingen tegen vroegboek tarief* 18 maart 2014 Naam op de stand (naamsvermelding) 18 maart 2014 VERPLICHT Printwerk (logo, panelen) 18 maart 2014 Stand plattegrond bij bestellingen berging, elektra of water 25 maart 2014 VERPLICHT bij bestelling berging, water of lucht Sluitingsdatum mijn easyfairs (webshop)** 25 maart uur *Tussen 18 en 24 maart kunt u nog online bestellen, maar gelden de reguliere prijzen. Dit zijn dezelfde prijzen als tijdens de opbouw gerekend worden. ** Na het sluiten van de webshop op mijn easyfairs kan er niet meer besteld worden, alleen nog tijdens de opbouw (dinsdag 1 april). 15

16 8. STANDPLATTEGROND Als u een berging, water, perslucht of elektra heeft besteld, vragen wij u de gewenste positie op onderstaand raster in te tekenen. Eén vierkantje is 1m². Bij bergingen ook graag de plaats van de deur aangeven. Dit is geen bestelbon, de artikelen dienen via de webshop besteld te worden. Bedrijfsnaam: Contactpersoon: Standnummer: LEGENDA: B = berging W= extra wand E = elektra P = perslucht Wa = Water Retourneren graag voor 25 maart Fax: 0031-(0) femke.fens@easyfairs.com 16

17 9. HANDLEIDING MIJN EASYFAIRS Uw deelname aan Empack betekent meer dan twee dagen live contact met uw (potentiële) klanten. Wij bieden u een aantal online tools aan in Mijn easyfairs, waardoor u 365 dagen per jaar met ze in contact bent. Elke deelnemer heeft een all-in pakket waar het Online365 Pack standaard onderdeel van uitmaakt. Met het Plus en Premium Pack haalt u nog meer rendement uit uw deelname door de extra tools die u kunt gebruiken. 1 Wij raden u aan de onderstaande stappen te doorlopen en de tips op te volgen voor een volledige beursdeelname met behulp van onze online tools. Deze geven u extra zichtbaarheid onder uw (potentiële) klanten en zitten inbegrepen in uw beursdeelname. 9.1 STAP 1 INLOGGEN MIJN EASYFAIRS Bij het boeken van uw stand ontvangt u automatisch vanuit easyfairs een , waarmee u zich via de link (zie onderstaand voorbeeld) kunt aanmelden en een account kunt aanmaken voor Mijn easyfairs om de online tools te kunnen gebruiken. 1 In deze handleiding gebruiken wij in sommige gevallen specifieke beurzen als voorbeeld. De tools zijn natuurlijk mogelijk voor alle beurzen. 17

18 Met uw account kunt u vervolgens inloggen op Mijn easyfairs. U vindt Mijn easyfairs rechtsbovenin de easyfairs homepage of de homepage van Empack. U klikt op My easyfairs Vervolgens logt u in met uw gebruikersnaam ( ) en wachtwoord (afbeelding links). U komt op de beginpagina van Mijn easyfairs en klikt op de betreffende beurs, in dit geval Empack U komt vervolgens in onderstaand menu (afbeelding rechts) met de volgende opties: 18

19 9.2 DOCUMENTEN & MATERIALEN VAN EASYFAIRS In documenten & materialen vindt u o.a. het deelnemershandboek, maar ook banners en logo s in verschillende afmetingen. Deze kunt u gebruiken om uw klanten en prospects te laten weten dat u exposant bent op Empack, bijvoorbeeld door deze te plaatsen in uw handtekening, advertentie of andere communicatiemiddelen. 9.3 STAP 2 PAS CATEGORIE(EN) AAN Via deze optie kunt u uw bedrijf categoriseren in maximaal drie verschillende categorieën. U bent dan zichtbaar in de deelnemerslijst, maar ook in de deelnemerslijst opgesplitst per productcategorie. 19

20 9.4 MATCHMAKING Met het invullen van de categorieën maakt u automatisch gebruik van de online matchmaking tool. Wanneer bezoekers zich inschrijven voor een bezoek aan Empack wordt hen dezelfde vraag gesteld. Op deze manier krijgen de bezoekers een met exposanten die alleen voor hen interessant zijn (zie onderstaand voorbeeld). 9.5 BEKIJK UW BESTELDE ITEMS Bij bestelde items kunt u bekijken welke items er bij uw stand inbegrepen zijn en welke items u heeft bijbesteld. 20

21 9.6 STAP 3 BEKIJK UW VOORGEREGISTREERDE BEZOEKERS / SCHRIJF UW STANDPERSONEEL IN U kunt in mijn easyfairs de voorgeregistreerde bezoekers bekijken en standpersoneel inschrijven. Wanneer u op deze link klikt, wordt u doorverwezen naar het onderstaande scherm. Met de link aan de linkerzijde (Default url) kunt u (potentiële) klanten uitnodigen om een bezoek aan Empack te brengen. Deze link kunt u bijvoorbeeld plakken achter een logo of banner in uw handtekening. Vervolgens kunt u bij Registraties bijhouden wie zich allemaal via uw link of uitnodiging hebben ingeschreven. Via Personeel kunt u het standpersoneel voor de beurs inschrijven. 21

22 10. AAN DE SLAG 10.1 STAP 4 BEDRIJFSPROFIEL EN LOGO Presenteer uw bedrijfsprofiel (incl. logo) op uw eigen pagina op de beurswebsite en publiceer onbeperkt uw promotiemateriaal, zoals productbrochures en persberichten, waardoor u voorafgaand aan de beurs al onder de aandacht bent bij uw (potentiële) klanten. Overigens kunt u uw eigen pagina in verschillende talen bewerken. 22

23 10.2 STAP 5 MIJN CATALOGUS In Mijn catalogus kunt u producten, persberichten en productnieuws toevoegen. Let op: zowel Engelse als Nederlandse blokken invullen! Alles mag in het Nederlands. 23

24 In dit overzicht kunt u aangeven dat uw producten online zichtbaar moeten zijn op uw eigen pagina op de beurswebsite, maar ook in het tabblad productnieuws en persberichten van deelnemers. Dit doet u door het betreffende materiaal aan te vinken bij In de catalogus. Tevens kunt u hier één product selecteren om in de tab Innovaties te tonen op de website en één product boosten d.m.v. plaatsing bovenaan de online deelnemerslijst ZOEKMACHINE Gebruik bij het invullen van uw bedrijfsprofiel woorden die in uw branche vaak worden gebruikt, zodat bezoekers u direct via onze online zoekmachine vinden. Deze zoekmachine is beschikbaar voor bezoekers van al onze beurswebsites (zowel nationaal als internationaal) en zoekt over alle easyfairs beurzen heen, waardoor u een groter publiek bereikt. 24

25 10.4 STAP 6 PRODUCTEN SCANNEN D.M.V EEN QR CODE De easyfairs app voor bezoekers is voorzien van een QR code scanner. U kunt QR codes aanmaken en aan uw producten koppelen, zodat bezoekers deze codes kunnen scannen om toegang te krijgen tot alle informatie in uw online bedrijfsprofiel. Empack deelnemers met een Online365 Premium pack hebben de mogelijkheid om een lijst te downloaden met Wie heeft mijn product gescand? BEZOEKERSBADGE SCANNEN Met de Visit Connect app kunt u gegevens van bezoekers eenvoudig vastleggen door simpelweg de badges te scannen met uw smartphone. Dit betekent geen losse visitekaartjes meer, klantgegevens direct digitaal en een snelle opvolging van leads. U krijgt één Visit Connect activering met het Online365 Pack, drie Visit Connect activeringen met het Online365 Plus Pack en vijf met het Online365 Premium Pack. Note: als u niet uw eigen smartphone wilt gebruiken, kunt u een mini-ipad huren. De Visit Connect app is vooraf geïnstalleerd. U kunt de mini ipad via de webshop bestellen. 25

26 11. ONLINE365 PLUS PACK Extra promotietools bij een Online365 Plus Pack. Neem voor meer informatie contact op met Aukje of Bianca (zie 1. Contactgegevens) 11.1 ZICHTBAARHEID VAN UW LOGO Met het Online365 Plus Pack is uw logo van uw bedrijfsprofiel zichtbaar op alle webpagina s en in de online deelnemerslijst. Uw logo verschijnt ook op de online en onsite plattegronden en in de zoekresultaten van uw producten, waardoor u optimale zichtbaarheid genereert het hele jaar door. Dit zorgt uiteindelijk voor meer bezoekers op uw eigen pagina op de beurswebsite. 26

27 11.2 CAMAPGNE VOOR DE BEURS U kunt een item (een foto of logo en tot 25 woorden tekst) laten opnemen in een van onze e- mailcampagnes voor de beurs, waarbij er kan worden doorgeklikt naar uw bedrijfsprofiel op de beurswebsite. Neem voor meer informatie contact op met Eefje van Ginneken (zie 1. Contactgegevens) VACATURETOOL Plaats vacatures op de beurswebsite, een zeer gerichte manier om toptalent binnen uw sector aan te trekken. 27

28 12. ONLINE365 PREMIUM PACK Extra promotietools bij een Online365 Premium Pack. Neem voor meer informatie contact op met Aukje of Bianca (zie 1. Contactgegevens) 12.1 WIE SCANT MIJN PRODUCTEN? Met het Online365 Premium Pack heeft u het grote voordeel informatie van bezoekers te verkrijgen die u wellicht niet gesproken heeft, maar die wel interesse in uw product hebben getoond. U kunt een lijst downloaden in Mijn easyfairs van bezoekers die uw producten op de beurs hebben gescand, waardoor uw follow-up een stuk gerichter en efficiënter is. 28

29 13. MAAK UW EIGEN PROMOTIEFILM Bent u op zoek naar een stukje extra publiciteit en professioneel filmmateriaal wat u zelf eindeloos in kunt zetten binnen uw marketingcampagne? Tijdens Empack is een cameraploeg aanwezig om een professionele promotiefilm te produceren. easyfairs geeft u de mogelijkheid om hier op mee te liften; wij bieden u de mogelijkheid om voor een kleine investering ( 200,-) een eigen reportage op de beursvloer te laten maken. De regie hiervoor heeft u helemaal zelf in handen en kunt u direct met deze ploeg tot uitvoering brengen. Het eindresultaat is geheel rechtenvrij en 100% uw eigendom. Neem voor meer informatie contact op met Aukje of Bianca (zie 1. Contactgegevens). 14. DEADLINES MARKETING 14.1 UITNODIGINGSKAARTEN BESTELLEN Hoeveel (papieren) uitnodigingskaarten wenst u kosteloos te ontvangen? U krijgt van ons een pakketje met uitnodigingen waarmee u zelf uw relaties uit kunt nodigen. Deadline woensdag 5 februari. Tot 7 maart kunt u uitnodigingskaarten bijbestellen zolang de voorraad strekt UITNODIGINGENSERVICE Maak gebruik van de uitnodigingenservice. Stuur ons voor woensdag 5 februari een overzicht van de relaties die u uit wilt nodigen met een maximum van 250 adressen binnen de Benelux. Deze personen ontvangen een uitnodiging vanuit uw naam, door ons en op onze kosten verzonden. In het Excel bestand dienen de volgende kolommen te zijn opgenomen: - Bedrijfsnaam - Dhr. / Mevr. - Voornaam - Achternaam - Straat + huisnummer - Postcode - Plaats - Land 14.3 BEURSCATALOGUS Zorg voor een juiste bedrijfsnaam in Mijn easyfairs voor een juiste vermelding in de beurscatalogus. Gedrukt = gedrukt. Doe dit voor 4 maart. De deadline voor het aanleveren van het persbericht voor in de beurscatalogus staat op 18 februari (daarna in overleg). Zie bijlage E voor meer informatie rondom de beurscatalogus en de aanleverspecificaties. 29

30 15. CHECKLIST MARKETING Deadlines marketing Aantal uitnodigingskaarten doorgegeven Adressenbestand voor de uitnodigingenservice verstuurd Bedrijfsnaam gecontroleerd voor in de beurscatalogus Aan de slag met Mijn easyfairs Aanmaken account Mijn easyfairs (9.1) Bedrijfsprofiel geplaatst: contactgegevens en bedrijfsomschrijving (10.1) Producten, persberichten en productnieuws gepubliceerd en zichtbaar op de website (10.2) Producten, persberichten en/of productnieuws gekoppeld aan de QR codes (10.4) Eén product geselecteerd om te presenteren in de tab Innovaties op de website (10.2) Mijn berichten zijn goed vindbaar in de zoekmachine (trefwoorden) (10.3) Ik heb één product geboost voor bovenaan de deelnemerslijst (10.2) Uw bedrijf staat in de juiste categorie aangevinkt (9.3) Op mijn website staat dat wij aanwezig zijn op de vakbeurs (9.2) Banners en logo s geplaatst in mijn handtekening (9.2) Persoonlijke registratielink gedownload en verspreid onder mijn (potentiële) klanten (9.6) Wie heeft zich al ingeschreven en met wie kan ik direct een afspraak maken (9.6) Standpersoneel inschrijven (9.6) easyfairs App en Visit Connect App gedownload (10.4 en 10.5) Lid geworden van de LinkedIn groep Empack Ik volg Empack op Twitter Optioneel Online365 Plus Pack Bedrijfslogo opgeladen Een item (logo en of tekst) voor de campagne aangeleverd Vacatures geplaatst Online365 Premium Pack Lijst bezoekers gedownload na afloop van de beurs 30

31 BIJLAGE A SPECIFICATIES PRINTWERK Uw stand afstemmen op uw eigen huisstijl? Dat kan! Wilt u uw stand onderscheiden van de standaard formule? Dan kunt u ervoor kiezen om uw wanden te laten bedrukken met een persoonlijk gekozen kleur of opgemaakte afbeelding. Voor slechts 95,- per paneel (excl. BTW) kiest u uw eigen uitstraling. De bruto afmetingen van een paneel zijn 231cm hoog en 98cm breed met aluminium staanders van 3cm er tussen. De zichtmaat van de panelen is 230cm hoog en 97cm breed. De bestanden dienen aangeleverd te worden in minimaal PDF acrobat 5.0. Als er slagschaduw gebruikt wordt aanleveren in EPS. Verdere aanleverspecificaties: - teksten in lettercontour; - logo s in ai of eps; - foto s of bitmap afbeeldingen in 72 dpi bij 1 op 1 opmaak; - afbeeldingen s.v.p. niet downsamplen, maar uitsluitend ZIP-compressie toepassen om de kwaliteit te waarborgen; - aanleveren schaal 1: 1; - zichtmaat 97x230cm, bestand met 0.5cm afloop rondom aanleveren. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Gerbrig Reitsma; Operations Manager Tel: +31 (0) gerbrig.reitsma@easyfairs.com Voorbeeld XL stand met geprinte achterwand 31

32 BIJLAGE B BESTELFORMULIEREN AFVALBEHANDELING Naam beurs / evenement: Empack 2014 s.v.p. retourneren voor: 21 maart 2014 (s.v.p. invullen in blokletters) Firma: Adres: Pc & woonplaats: Uw Referentie nr: Telefoonnr: Mailadres: Contactpersoon: Standnr: VERGEET NIET EEN KOPIE VAN DIT FORMULIER AAN UW STANDBOUWER TE FAXEN! De milieuzorg in het algemeen en de afvalverwijdering in het bijzonder maakt het noodzakelijk dat ook B.V. Brabanthallen Exploitatie Maatschappij zorgvuldig omgaat met begrippen als afvalscheiding en de vervuiler betaalt. E.e.a. betekent dat u het door u geproduceerde afval niet op het terrein van Brabanthallen kunt achterlaten maar dat het meegenomen moet worden naar uw eigen bedrijf. Indien u wenst dat B.V. Brabanthallen Exploitatie Maatschappij de afvoer regelt, kunt u door middel van dit formulier hiervoor containers of plastic zakken bestellen. Materialen en afval welke na de opbouw- of afbraakperiode achterblijven zullen door B.V. Brabanthallen Exploitatie Maatschappij naar eigen goeddunken voor rekening en risico van de deelnemer worden opgeslagen of weggegooid. Tevens wordt u erop gewezen dat de standruimte na de afbraakperiode vrij van plakband dient te worden opgeleverd. Wij verzoeken u om bij onze stand te leveren: Aantal Opbouw Datum levering Aantal Afbraak Datum levering Prijs per stuk Houtcontainer 1 m³ 40,80 Houtcontainer 240 liter 15,00 Container t.b.v.papier- & karton à 1 m³ 25,50 Container t.b.v. papier- & karton à 240 liter 15,00 Container t.b.v. restafval à 1 m³ 45,90 Container t.b.v. restafval à 240 liter 20,00 Plastic zak incl. afval à 0,50 m³ per stuk 9,18 Chemischafvalbak à 60 liter 35,00 Plastic zak t.b.v. folie à 400 liter Gratis Bestelde plastic zakken dient u op te halen bij de servicebalie van Brabanthallen s -Hertogenbosch. Als tijdens de opbouw- of afbraakperiode blijkt dat u extra afvoermiddelen nodig heeft, dan kunt u zich wenden tot de Servicebalie in de Centrale Entree. Een toeslag van 10% wordt gehanteerd voor alle aanvragen die worden ingediend na de hierboven genoemde deadline. Voor aanvragen tijdens de 1 e opbouw dag van de beurs / evenement wordt een toeslag van 25% gehanteerd. 32